Este documento proporciona consejos para mejorar el rendimiento de Excel. Recomienda actualizar el hardware, establecer los cálculos en manual, eliminar celdas no utilizadas, usar VBA de forma estratégica, mantener todo en el mismo libro y hoja cuando sea posible, trabajar de izquierda a derecha, limpiar objetos innecesarios, y controlar opciones de cálculo. También sugiere evitar múltiples funciones volátiles, fórmulas de matriz, fórmulas monstruosas, y demasiados formatos condic

1. Excel
Mejorar rendimiento en Libros
Por Juan Astudillo

2. Presentación
 Como Ingeniero de Sistemas uno de los problemas con que me he encontrado,
ha sido el problema de rendimiento de Excel en varias empresas.
 He construido una compilación de las mejores técnicas para mejorar la
performance desde las básicas que son la gran mayoría hasta las avanzadas,
que es entrar de fondo en el problema, pero con un poco de orden y cambios
de reglas en la construcción de libros Excel por lo general se llega a buenos
resultados.
 Espero les sirvan estos consejos.

3. Consejos Generales
 1. Actualiza tu computador / Laptop: Excel depende en gran medida de RAM y procesador para
velocidad. Aplica las ultimas actualizaciones, Hotfix, etc. No te quedes con antiguo Hardware.
 2. Cuando tengas problemas, ya comienza a hacer Insight de la idea de un Plan de rediseñar tu hoja
de cálculo: Antes de calcular, Excel crea una pila de cálculo, o un enfoque óptimo para el cálculo de
las células basadas en las dependencias de celdas. Esto ayudará a Excel si las fórmulas no saltan por
todo el libro (es decir .: utilizan un flujo lógico y mantienen dependencias en una sola hoja).
 3. Establecer los cálculos a Manual: haga clic en fórmulas en la barra Ribbon -> opciones de cálculo -
> Manual. Cuando tenga que actualizar una hoja, haga clic en Shift + F9 en el teclado.
 4. Eliminar las celdas no utilizadas: Usa Ctrl + Fin para encontrar la última celda utilizada de la
hoja. Si esta muy abajo de tus datos, tendrás que borrar las filas no utilizadas.
 5. Usa VBA: Dependiendo de su nivel de comodidad, se puede usar VBA (Visual Basic For Aplications)
para aumentar la eficiencia. Algunos ejemplos serían: apagar los cálculos de tablas dinámicas
durante las actualizaciones, la creación de una macro específica para tus necesidades, etc.

4. Mantener todo en el mismo Libro.
 Hacer referencia a otros libros hará que Excel por lo general más
lento, incluso en un libro sin Formulas complicadas. Si es posible,
almacena todo en el mismo libro.
 El uso de menos libros de trabajo de mayor tamaño será más eficiente
que usar varios libros vinculados más pequeños.
 Cuando tengas que utilizar libros vinculados, abre todos ellos antes de
abrir los libros de trabajo que se unen - para mejorar el rendimiento.

5. Mantener todo en una sola Hoja.
 En lo posible, guarde todo en la misma hoja. Excel tarda más tiempo
para calcular expresiones en que los valores se evalúan en otra hoja.
 Si ya has difundido tu trabajo a través de varias hojas, el reordenar
todo, probablemente no vale la pena el esfuerzo.
 Hay que tener ésto en cuenta en la planificación de construcción de
hojas. Mantenga expresiones y referencias en la misma hoja, si es
posible.

6. Trabaja desde Izquierda a Derecha.
 Excel calculará expresiones desde la esquina superior izquierda de la
hoja primero y luego continuará hacia la derecha y luego hacia abajo.
Por esto, deberás almacenar valores independientes en la parte
superior izquierda de la hoja e ingresar expresiones (celdas
dependientes) a la derecha o por debajo de esos valores.

7. Limpia los objetos.
 Lo que no se esté usando, se elimina. Crea una copia de seguridad
para que pueda recuperar la funcionalidad en una fecha posterior y
elimine todo lo que ya no usa.
 De este modo, se minimizará el rango utilizado. Para determinar el
rango utilizado, pulse [Ctrl] + [Fin]. A continuación, elimina todas las
filas y columnas debajo ya la derecha de la última celda utilizada
real. A continuación, guarda el libro.

8. Convertir Fórmulas utilizadas.
 Crea una copia de seguridad del archivo en primer lugar, por si acaso.
 Si todavía hace referencia a valores derivados (los resultados de las
fórmulas), el punto de Limpiar los objetos no te será factible. Puedes, sin
embargo, convertir las fórmulas a valores estáticos. Pero ello sólo si estás
seguro de que nunca tendrás que volver a calcular las fórmulas que
generan los valores en el primer lugar. Para convertir las fórmulas a sus
valores estáticos, utilizar pegado especial y selecciona Valores para
pegar.
 Si lo haces, se sobreponen a las fórmulas con los resultados de esas
fórmulas. Ten cuidado, verifica si las fórmulas realmente se han ido.

9. Evitar múltiples funciones volátiles.
 Una función volátil vuelve a calcular cada vez que hay un cambio en la
hoja de trabajo, y que deteriora el rendimiento.
 Una alternativa eficiente es para entrar en la función volátil en sí
misma y después hacer referencia a esa celda en sus fórmulas.
 La función fija calculará como se esperaba, pero sólo una vez en lugar
de cientos de veces. Ejemplos de funciones volátiles son RAND (),
RANDBETWEEN (), NOW (), HOY (), OFFSET (), etc.

10. Evitar las Fórmulas de Matriz (Array
Formulas).
 Gurús y usuarios avanzados aman por igual las matrices, y son una
herramienta poderosa. Por desgracia, son monstruos come-memoria.
 Puede ser que sea difícil de creer, pero un par de fórmulas regulares
calculará más rápido que su matriz equivalente.
 Si las fórmulas de ayuda no son adecuadas, considere una función
definida por el usuario. Además, es posible que pueda sustituir las
matrices con nuevas funciones, como la función SUMIF(), de COUNTIF(), y
AVERAGEIF. (Las fórmulas de matriz se ejecutan mejor en las versiones de
Excel con barra Ribbon).

11. Evitar Fórmulas monstruosas.
 Un asesino de rendimiento en la mayoría de los libros de trabajo es el
número de referencias de las celda y sus operaciones, no el número
de fórmulas.
 Arrojarse a usar funciones ineficientes puede ralentizar las cosas lo
suficiente para que los usuarios se quejen.
 Dos o tres fórmulas de ayuda son casi siempre más eficientes que una
fórmula enorme.

12. Use IF.ERROR () para actualizar viejas
fórmulas de enmascarado de error.
 Si se ha actualizado a una versión de Ribbon de Excel, puede reemplazar
la mayoría de sus IF () enmascarado con la Función IF.ERROR () :
= IF.ERROR (expresión, acción si error)
Esta función es más eficiente que la solución de pre-Ribbon de la utilización
la Función IF () de la siguiente forma:
= IF (ESERROR (expresión), True Action, false Action)
Si todavía está trabajando con una versión pre-Ribbon, considere una
fórmula de ayuda. Dos columnas de fórmulas simples serán más eficientes
que una sola columna de funciones IF () .

13. Límite de Formatos condicionales
 Muchas técnicas se basan en gran medida en el formato condicional,
pero a veces a un costo, sobre todo de procesamiento. Cada formato
condicional se evalúa cada vez que el libro realiza cálculos.
 Utilizar el formato condicional con moderación y prudencia.
Demasiados formatos condicionales puede poner lentas las cosas.

14. Utilizar Tablas de Excel y Rangos con
Nombre.
 Usar Tablas de Excel y rangos con nombre son dos características sorprendentes que mantienen sus
datos y hace referencia a súper fácil. Se puede tomar un tiempo para acostumbrarse a ellas, pero
cuando comienzas a usarlas, la vida se pone fácil y rápida. En la creación de cuadros de mando
basados en datos, es casi siempre una buena idea para convertir sus datos en una tabla de Excel.
También tiene una ventaja añadida de hacer tus fórmulas más comprensibles.
Por ejemplo, ¿qué es más fácil de entender?
= Precio de venta Menos precio de costo
O
= SUMA (A1: A10) - sum (G1: G10)

15. Controlar opciones de cálculo.
 Tiene una gama de opciones que permiten controlar la forma en que
se calcula en Excel. Puede cambiar las opciones usadas con más
frecuencia en Excel a través del grupo de cálculo en la
ficha fórmulas, en la cinta de opciones.
 La figura 1. Grupo de cálculo en la ficha fórmulas
 Para ver más opciones de cálculo de Excel, haga clic en la ficha
de archivo y haga clic en Opciones. En el cuadro de diálogo Opciones
de Excel, haga clic en la ficha fórmulas.

16. Controlar opciones de cálculo.
 Figura 2. Opciones de cálculo de la ficha Fórmulas, en Opciones de
Excel
 Muchas opciones de cálculo (Automático, Automático excepto para
tablas de datos, manual, vuelva a calcular libro antes de guardar) y la
configuración de iteración (Habilitar cálculo iterativo, máximo de
iteraciones, cambio máximo) operar a nivel de aplicación en lugar de
a nivel de libro (que son los mismos para todos los libros abiertos).
 Para encontrar opciones avanzadas de cálculo, haga clic en la pestaña
Archivo y haga clic en Opciones. En el cuadro de diálogo Opciones de
Excel, haga clic en Opciones avanzadas. Bajo las Formulas la sección
Configuración de opciones de cálculo.

17. Controlar opciones de cálculo.
 Figura 3. Opciones avanzadas de cálculo
 Para las versiones de Excel anteriores a Excel 2007, seleccione Opciones en el menú Herramientas y,
a continuación, haga clic en la ficha cálculo, que contiene todas las opciones de cálculo.
 Al iniciar Excel, o cuando se está ejecutando sin los libros abiertos, la configuración inicial del modo
de cálculo y de iteración se establecen a partir de la primera plantilla no, no se suman en libro que
abra. Esto significa que los ajustes de cálculo en los libros abiertos más tarde se ignoran, aunque,
por supuesto, puede cambiar manualmente la configuración de Excel en cualquier momento. Cuando
se guarda un libro, los ajustes actuales de cálculo se almacenan en el libro.

18. Recomendaciones desde Manual de
Microsoft.

19. Recomendaciones desde Manual de
Microsoft 1/2.
Resumen
 En Microsoft Excel, el rendimiento del recálculo se ve afectado por la forma en que los datos y las fórmulas están distribuidas en la hoja: La
lista siguiente contiene sugerencias para optimizar las hojas de cálculo y aumentar la velocidad de recálculo:
 Organice sus hojas verticalmente. Utilice solamente una o dos pantallas de columnas, pero con tantas filas como sea posible. Con un
esquema estrictamente vertical, obtendrá un flujo de cálculo más claro.
 Cuando sea posible, una fórmula debe hacer referencia únicamente a las celdas que estén por encima de ella. Por tanto, los cálculos deben
continuar estrictamente hacia abajo: los datos sin procesar estarán en la parte superior y los resultados de los cálculos en la parte inferior.
 Si sus fórmulas requieren muchos datos sin procesar, es preferible mover esos datos a otra hoja y vincularla a la que contiene las fórmulas.
 Las fórmulas deben ser lo más sencillas posibles para evitar cálculos innecesarios. Si utiliza constantes en una fórmula, calcule su valor
antes de introducirlas en la fórmula, en lugar de hacer que Excel las calcule cada vez que realice un cálculo de toda la hoja.
 Reduzca o elimine el uso de tablas de datos en las hojas de cálculo o defina el cálculo de tablas como manual.
 Si sólo necesita que se recalculen unas cuantas celdas, reemplace los signos de igual (=) en las celdas que desee recalcular. Esta mejora sólo
surtirá efecto si se va a calcular un porcentaje muy pequeño de las fórmulas de la hoja.

20. Recomendaciones desde Manual de
Microsoft 2/2.
 Cuando se deba recalcular un grupo determinado de fórmulas muchas veces, puede ser conveniente reemplazar el signo de igual (=) de las
fórmulas que no necesita recalcular por una única cadena que no aparezca en otra parte. Las fórmulas que no tienen el signo de igual (=) no
se recalculan (ya no se consideran fórmulas). Cuando Microsoft Excel haya recalculado las fórmulas que aún contienen el signo igual, busque
la cadena única y restaure el signo igual (=).
 Active la opción de cálculo Automático excepto tablas. Para ello, siga el procedimiento apropiado para su versión de Microsoft Excel.
Microsoft Excel 5.0 y posteriores
-----------------------------
1. En el menú Herramientas, elija Opciones y seleccione la ficha Cálculo.
2. En la ficha Cálculo, seleccione la opción Automático excepto tablas.
Microsoft Excel 4.x y anteriores
-------------------------------
1. En el menú Opciones, seleccione Cálculo.
2. Seleccione la opción Automático excepto tablas.
 No utilice la opción Precisión como se muestra de la ficha de Cálculo (el cuadro de diálogo Opciones de cálculo Microsoft Excel 4.0 y
anteriores). Esta opción retrasará el cálculo, ya que Excel deberá redondear los resultados mientras calcula.
 Fuente: https://support.microsoft.com/es-es/kb/72622

21. Revisión Básica de Procesador y Ram.

22. Revisión de Disco, Ram y CPU.
 Veamos un Archivo “Hola Mundo” con formato Excel:
 en disco, pesa 8kb, y funcionando en Excel funcionando al 0%, con 29,
9MB en Ram, un entorno saludable de trabajo.

23. Revisión de Disco, Ram y CPU.
 Veamos un caso extremo en Excel:
 en disco, pesa 3.8 MB, y funcionando en Excel funcionando al 0%,
pero ojo !!!!! 336.3 MB en Ram, un entorno pésimo de trabajo,
candidato a aplicar nuestras estrategias antes mencionadas.

24. Conclusiones.
 Siga estas prácticas, mucho usuarios en Foros, Blogs, compañeros de
trabajo, etc. han ocupado estas estrategias y han dado buenos
resultados.
 Averigua si este problema ocurre con otras personas que ocupen los
mismos Archivos podría ser algo puntual del computador o alguna otra
cosa.
 Si no se pueden solucionar estos problemas, me llamas porque tu
libro Excel es candidato a ser convertido en una Aplicación de
Escritorio o una Aplicación web que yo puedo hacer  …
 … es broma … revísalo con el Área de Desarrollo de tu Empresa o tu
proveedor de Software Externo.

25. Gracias.
 Microsoft Excel y Microsoft Office son Marcas Registradas
de Microsoft Corporation.
 Presentación y pruebas realizadas con Software Microsoft Original y
Licenciado.