La microfilmación es una técnica de archivamiento que consiste en fotografiar documentos en una cinta plástica a pequeña escala para preservarlos. El proceso incluye la captura de imágenes, revelado de la película, montaje en un receptáculo y lectura de las imágenes. El documento explica los tipos de microfilmadoras, procesos, ventajas como la durabilidad, y decretos que regulan el uso de la microfilmación para archivos oficiales en Colombia.

2. QUE ES MICROFILMACIÓN La microfilmación es una técnica de archivamiento de documentos basado fundamentalmente en el cambio de soporte de los documentos electrónicos o, de papel, en otro de un material sintético muy resistente y durable. Normalmente es una cinta de 30,5 metros de un material plástico flexible, sobre la cual se ha depositado una capa de material tipo fotográfico de altísima calidad. En esta cinta se ¨fotografían¨ los documentos con fuertes reducciones, sin por ello perder calidad o información

6. PROCEDIMIENTOS PARA Microfilmadora Planetaria : Con una microfilmadora planetaria el documento a registrar se sitúa en la mesa de la cámara, frente a la lente. Este tipo de microfilmadora puede utilizarse para fotografiar las páginas de un libro sin necesidad de desencuadernarlo. La microfilmadora se activa generalmente de forma manual para cada documento a fotografiar. Este tipo de microfilmadora produce imágenes de la mejor calidad ya que tanto la cámara como el documento están inmóviles.

7. Microfilmadora Rotativa: Con la microfilmadora rotativa se consigue microfilmar con el método más rápido y automatizado. Con este método pueden fotografiarse miles de documentos por hora. La microfilmadora rotativa acepta, por lo general, hojas sueltas. Los documentos a fotografiar deben ser colocados en el alimentador. Una vez introducidos en el área de alimentación, los documentos pasan a través de la microfilmadora, son filmados y depositados en una bandeja receptora. En una microfilmadora rotativa, tanto el documento como la película están en movimiento. Al moverse en el interior de la mcrofilmadora, los documentos activan un dispositivo el cual hace que el obturador se abra y el microfilm empieza a moverse. Al pasar los documentos por el área de fotografía, la imagen del documento se proyecta por medio de espejos y a través de las lentes de la cámara, sobre la película, cuya velocidad de movimiento está sincronizada con la velocidad del documento. Esta sincronización entre el movimiento de la película y del documento hacen que parezcan estacionarios uno con respecto al otro .

8. Microfilmadora Paso a Paso: La microfilmadora paso a paso es un tipo de microfilmadora planetaria que utiliza película de microfilm de 105 mm. en forma de rollo u hoja. Se utiliza para producir microfichas. (La microficha es una hoja de microfilm que contiene varias imágenes posicionadas en una cuadrícula). La microfilmadora expone un fotograma (pequeña parte) del microfilm de 105 mm. por cada imagen.

9. COM : Microfilmadora de salida de Computadora: Estas microfilmadoras pasan directamente a microfilm datos contenidos en una cinta magnética de computadora, de esta forma no es necesario imprimir estos datos; el papel no se utiliza para nada.(el microfilm es generalmente un rollo de 16 mm. o 105 mm. puede ser cortado para convertirlo en microficha). Las microfilmadoras de salida de computadoras COM solucionan muchos problemas causados por la gran cantidad de datos producidos por una computadora al eliminar la etapa intermedia de impresión filmación.

11. 3) Montaje de la película en un receptáculo: A fin que los microfilm puedan manejarse con facilidad y pueda localizarse fácilmente la información contenida en ellos, el microfilm debe ser montado en un mecanismo adecuado. El tipo de mecanismo utilizado depende del sistema de microfilmación en el que vaya a utilizarse. Existen dos categorías básicas: Película plana y en rollo. Los mecanismos o receptáculos para película en rollo pueden ser de los siguientes tipos: Rollo: La película se coloca en un carrete.

12. Cassette: La película se enrolla utilizando dos núcleos; puede sacarse del lector sin necesidad de rebobinarla. Cartucho y magazín: La película está enrollada en un carrete situado en el interior de una caja plástica. Los receptáculos para película plana pueden ser de los siguientes tipos

13. Jacket de microfilm: Se trata de la transparente con uno o más canales que contienen la película de microfilm previamente cortada en tiras. Microficha: Es una hoja de microfilm que contiene varias imágenes estructuradas de forma determinada. Tarjeta de Abertura: Es una tarjeta (Parecida a una tarjeta IBM) que tiene una ventana en la que se monta el microfilm.

14. Localización y lectura de imágenes Cuando es necesario tener acceso a un documento que ha sido filmado, la imagen contenida en el microfilm debe observarse por medio de lector o de un lector impresor. Existen distintos tipos de lectores y de lectores impresores, de acuerdo con las distintas formas en que puede estar montado el microfilm. Los cassettes, cartuchos y rollos de película se utilizan en lectores para rollos. Los microfilm en jackets, las microfichas y tarjetas de abertura requieren lectores de película plana. Para localizar el documento deseado se coloca la película en el lector y se va haciendo correr hasta que aparece el documento buscado. Los lectores amplían la imagen a un tamaño legible y proyectan la imagen ampliada en una pantalla, donde el operador puede leerla. Los Lectores impresores pueden producir, además, copias en papel. Con estos aparatos el operador puede leer primero los documentos e imprimirlos después. INSPECCION FINAL DEL DOCUMENTO La persona que prepara los documentos para la microfilmación debe hacer un chequeo final antes de la filmación con el objeto de determinar que la documentación no haya sido desordenada mientras fue revisada, que todas las tarjetas estén correctamente en su lugar y que los papeles estén listos para ser microfilmados, este chequeo final es un paso de control de calidad, esencial, porque elimina el riesgo de que la película quede con paginas o documentos desordenados.

15. Que por Decreto número 3518 de 1949 se declaró turbado el orden público y en estado de sitio todo el territorio nacional; Que es conveniente darle mayor seguridad a los archivos tanto oficiales de la Administración Pública, como a los demás de interés colectivo, especialmente a los de las instituciones de crédito y las entidades vinculadas a la economía y a la cultura patrias, Que la técnica moderna permite, por el procedimiento de microfilm, conservar los archivos en las mejores condiciones de seguridad, economía y eficacia, por los cual se hace no sólo lícita sino aconsejable la microfilmación. Que corresponde al Gobierno la organización de los archivos oficiales, procurando su tecnificación para el mejoramiento de la Administración Pública, y la fijación de condiciones para la validez con mérito probatorio de las copias de documentos públicos y probados. DECRETO

16. DECRETO 3354 DE 1954 (ARTÍCULO ÚNICO ¿El artículo 2º del Decreto 2527 de 1950 quedará así: Podrán microfilmarse los documentos y expedientes que han sido sometidos al trámite normal y los que encontrándose en trámite, por su importancia merezcan un especial cuidado en la conservación y autenticidad; pero no podrán ser destruidos sus originales hasta cuando haya transcurrido el tiempo que la prudencia y la costumbre aconsejen en cada caso, de acuerdo con su naturaleza. Al someter a la microfilmación cualquier documento, debe tenerse el cuidado de que quede copiado en la cinta íntegramente y con absoluta fidelidad, de tal modo que queda prohibido hacerles recortes, dobleces, enmendaduras o cualquier adulteración, con pena de perder su valor probatorio. El procedimiento de microfilm, deberá aplicarse en los archivos oficiales de la administración nacional, departamental y municipal, y en los de las instituciones de crédito y demás entidades sometidas a la supervigilancia del Estado, cumpliendo las disposiciones de este decreto y las que para cada caso establezca la correspondiente autoridad, sea ministerio, gobernación, comando de fuerza o arma, departamento administrativo, alcaldía, superintendencia o junta directiva .