Este documento describe los procedimientos para la microfilmación de documentos. Explica que la microfilmación implica fotografiar documentos en papel en una película de plástico flexible a alta reducción sin perder calidad. Luego describe los pasos del proceso de microfilmación, que incluyen registrar los documentos en la película, procesar la película, montar la película en un receptáculo, e indexar y leer las imágenes. Finalmente, detalla los requisitos para preparar correctamente los documentos antes de la micro

1. MICROFILMACION
GUIA 1
APRENDIZ
MIGUEL ANDRES GOMEZ GARCIA
SERVICIO NACIONAL DE APRENDISAJE-SENA
CENTRO DE GESTION ADMINISTRATIVA
GESTION DOCUMENTAL - JORNADA MADRUGADA
BOGOTA D.C. 2015
MICROFILMACIÓN Y/O LA DIGITALIZACIÓN, LA AUTOMATIZACIÓN

2. La microfilmación es una técnica de archivamiento de documentos basado
fundamentalmente en el cambio de soporte de los documentos de papel, en otro
de un material sintético muy resistente y durable. Normalmente es una cinta de
30,5 metros de un material plástico flexible, sobre la cual se ha depositado una
capa de material tipo fotográfico de altísima calidad. En esta cinta se
¨fotografían¨ los documentos con fuertes reducciones, sin por ello perder calidad
o información.
OBJETIVOS VENTAJAS DESVENTAJAS
Los objetivos de la
microfilmación van desde
la conservación,
seguridad y preservación
de los documentos,
hasta la economía y
reducción de espacios
físicos de
almacenamiento.
Durabilidad: En
condiciones de
almacenamiento
adecuado a los
microfilmes pueden durar
100 años o más sin que
se altere su composición
física y química.
Imposibilidad de mejorar
la imagen por su carácter
fotográfico, el microfilm
no puede mejorar la
legibilidad de la
información que tiene
problemas en soporte
papel.
Su objetivo es obtener
una reproducción exacta
del documento original,
representada a un grado
de reducción
determinado y conocido,
sobre un soporte
fotográfico normalizado y
cuya posición dentro de
una serie documental
puede ser establecida.
Tecnología Estable: La
evolución de esta
tecnología ha sido
estable en estos últimos
30 años, otorgándole
seguridad y
permanencia.
Lentitud en la búsqueda:
Aun partiendo de
documentación
organizada y con apoyo
de bases de datos, la
recuperación de un
documento microfilmado
puede ser hasta 100
veces más lenta que en
los sistemas
informáticos.
Microfilmar documentos
varios, organizando,
clasificando y
distribuyendo el material;
a fin de contribuir con el
suministro, archivo y
resguardo de
documentos de la
Institución.
Versatilidad: Puede
manejar diferente tipo de
documentación con
excelente calidad de
reproducción.
Consulta única: Un
microfilme solo puede ser
consultado por un
usuario a la vez.
Preservar los
documentos originales
cualquiera que sea su
soporte.
Es un medio rápido y
práctico para la
localización de
información.
Determinar las
características del
Reducción de espacios
hasta de un 2% del

3. proceso de
microfilmación para los
diferentes documentos y
su respectivo tratamiento
a su soporte.
volumen ocupado por el
papel.
Desarrollar directrices,
lineamientos, políticas,
parámetros, normas y
estándares a seguir para
la automatización,
digitalización y
microfilmación segura de
los archivos
administrativos en todos
los formatos y soportes
en los que se registren y
archiven documentos.
Genera procesos de
selección y eliminación,
lo cual disminuye el peso
en las estructuras y
locales de archivo.
CUALES SON LOS PROCEDIMIENTOS QUE SE DEBEN APLICAR EN LA
MICROFILMACIÓN.
1. REGISTRÓ O MICROFILMACIÓN DEL DOCUMENTO.
Primero debemos estudiar cómo se fotografían los documentos (simplex, dúplex,
dúo, modo comic o sine, modo negativo o modo imagen positivo). En el campo de
la microfotografía se conoce este paso como "Registro" del documento. Existen
cuatro tipos de microfilmadoras (Cámaras) utilizadas para registrar (fotografiar).
 Microfilmadoras Planetarias.
 Microfilmadoras Rotativas.
 Microfilmadoras Pasó a Paso.
 COM Microfilmadoras de salida de computadora.
MICROFILMADORAS PLANETARIAS.
Con una microfilmadora planetaria el documento a registrar se sitúa en la mesa de
la cámara, frente al lente. Este tipo de
microfilmadora puede utilizarse para fotografiar
las páginas de un libro sin necesidad de
desencuadernarlo. La microfilmadora se activa
generalmente de forma manual para cada
documento a fotografiar. Este tipo de

4. microfilmadora produce imágenes de la mejor calidad ya que tanto la cámara
como el documento están inmóviles.
MICROFILMADORA ROTATIVA
Con la microfilmadora rotativa se consigue microfilmar con el método más rápido y
automatizado. Con este método pueden
fotografiarse miles de documentos por
hora. La microfilmadora rotativa acepta,
por lo general, hojas sueltas. Los
documentos a fotografiar deben ser
colocados en el alimentador. Una vez
introducidos en el crea de alimentación, los documentos pasan a través de la
microfilmadora, son filmados y depositados en una bandeja receptora.
MICROFILMADORA PASÓ A PASO
La microfilmadora paso a paso es un tipo de microfilmadora planetaria que utiliza
película de microfilm de 105 mm. En forma
de rollo u hoja. Se utiliza para producir
microfichas. (La microficha es una hoja de
microfilm que contiene varias imágenes
posicionadas en una cuadrícula). La
microfilmadora expone un fotograma
(pequeña parte) del microfilm de 105 mm.
por cada imagen.
COM: MICROFILMADORA DE SALIDA DE COMPUTADORA
Estas microfilmadoras pasan directamente a microfilm datos contenidos en una
cinta magnética de computadora, de esta forma no es necesario imprimir estos
datos; el papel no se utiliza para nada.(el
microfilm es generalmente un rollo de 16 mm. o
105 mm. puede ser cortado para convertirlo en
microficha). Las microfilmadoras de salida de
computadoras COM solucionan muchos
problemas causados por la gran cantidad de
datos producidos por una computadora al eliminar
la etapa intermedia de impresión filmación
2. PROCESO DE PELÍCULA
Una vez captados los documentos en microfilm, la película debe ser procesada.
Este procesamiento, comúnmente conocido como revelado, fija la imagen en la
película. Al igual que otros tipos de película fotográfica de plata, el microfilm debe
ser tratado químicamente para producir la visualización de la imagen latente. La
imagen latente permanece invisible hasta que la película es procesada (revelado,

5. fijado, lavado, y secado).Después de procesada la película, se evalúa el resultado
de la microfilmación o se hace control de la calidad, que consisten en la inspección
de los rollos procesados para comprobar el cumplimiento de las normas técnicas
que regulan la microfilmación.
Este procesado puede hacerse en la misma empresa o en laboratorios
especializados. El procesado en la misma empresa es aconsejable en los
siguientes casos:
- Cuando el usuario utiliza la información de forma activa y necesita consultar
rápidamente esta información.
- Cuando el usuario no puede, por razones de seguridad, desprenderse de
los documentos microfilmados.
- Cuando el usuario genera un gran volumen de microfilm.
3. MONTAJE DE LA PELÍCULA EN UN RECEPTÁCULO (Archivo de la diferente
microfilmación)
A fin que los microfilm puedan manejarse con facilidad y pueda localizarse
fácilmente la información contenida en ellos, el microfilm debe ser montado en un
mecanismo adecuado. El tipo de mecanismo utilizado depende del sistema de
microfilmación en el que vaya a utilizarse.
Existen dos categorías básicas:
 Película plana : son las de 105 mm
 Película en rollo. Son las de 16 mm
Las imágenes en microfilme se pueden conservar en diferentes formas
 Cajetillas:
Receptáculos de plástico de 10 cm por lado y 2.5 mm de espesor, dentro de los
cuales va un rollo de película procesada en 16 mm de ancho por 30.5 mm de
largo. Se puede modificar fácilmente para localización automatizada de la
microfilmación.
 Fundas:
Microfilme de 16 mm en tiras, dentro de cubiertas de 10 cm x 15 cm con
capacidad para 5 bandas (70 imágenes).
 Portadores:
Una o más tiras de 30 cm de microfilme de 16 mm, dentro de portadores de
plástico. Con esta micro forma, los datos se localizan rápidamente por medio de
simples índices numéricos o alfabéticos.

6.  Magazines:
El magazine protege la película de elementos externos y sobre todo, brinda un
acceso más rápido; se enhebra automáticamente en el lector.
Los mecanismos o receptáculos para película en rollo pueden ser de los
siguientes tipos:
 Rollo:
Cintas de 16 mm y 35 mm, y usualmente, de 30.5 mm y 61
mm de longitud enrolladlos en carretes. Los registros de
este tipo de micro forma primera se puede se puede
localizar visualmente o por medio de una clave de
identificación.
 Casete:
La película se enrolla utilizando dos núcleos; puede
sacarse del lector sin necesidad de rebobinarlo.
 Cartucho y magazín:
La película está enrollada en un carrete situado en
el interior de una caja plástica.
Los receptáculos para película plana pueden ser de los siguientes tipos:
 Jacket:
O conocido funda transparente que trata de mirar
transparentemente con uno o más canales que
contienen la película de microfilm previamente
cortada en tiras. Estos formatos van desde 7,6 cm x

7. 12,7. Hasta 12,7 cm x 20,3 cm. Ofrece nitidez y facilidad para guardar registros
médicos consecutivos, correspondencia e información que debe utilizarse con
cierta frecuencia.
 Microfichas:
Es una hoja de microfilm que contiene varias
imágenes estructuradas de forma de filas. Las de
10.2 cm x 15.2 cm contiene de 60 a 240
imágenes. Las microfichas son consultadas por
medio de tiras de identificación visual se usa para
simplificar y acceder la publicación de datos.
 Tarjeta de Abertura:
Es una tarjeta (Parecida a una
tarjeta IBM) que tiene una ventana
en la que se monta el microfilm. Son
cuadros de microfilme de 16 mm o
35, con una o más imágenes,
montadas en tarjetas de ventanilla,
las cuales pueden ser tarjetas de
tabulación, tarjetas perforadas, o simplemente tarjetas de registro.
4. LOCALIZACIÓN Y LECTURA DE IMÁGENES
(búsqueda de la información)
Seleccionar el formato deseado a partir de un grupo de microfilmas no es
problema. Solo debe localizarse las letras en números de identificación de los
magacines o rollos, los títulos de las microfichas o jackets transparente situadas
en las cabeceras, o las etiquetas numeradas o escritas.
Para seleccionar una imagen entre siento o miles de ellas alojadas en el micro
formato, se debe utilizar simple técnicas de codificación, a medidas que los
documentos son microfilmados.
CRITERIOS EN RELACIÓN CON LA MICROFILMACIÓN
Cuando una identidad determina microfilmar sus documentos, libros, papeles y
correspondencia en general debe analizar:
 ¿Qué es lo que sebe microfilmar?
 ¿qué se debe microfilmar y destruir una vez microfilmado?

8.  ¿qué se debe destruir sin microfilmar?
 ¿qué documentos se requieren su conservación original?
EN QUE CONSISTE LA PREPARACIÓN DE LOS DOCUMENTOS PARA
MICROFILMAR
 Las hojas, páginas, fólder, folios y otras unidades de archivo mal colocadas,
deben ser ubicados en el orden correcto y los documentos que no
pertenezcan a las mismas deben ser removidos.
 Todas las imperfecciones tales como mutilaciones, rasgaduras, manchas y
omisiones que afecten la legalidad del documento deben ser reparadas en
lo posible sin afectar la originalidad de este si se microfilman en cámaras
rotativas documentos deben ser separados con citas transparentes de color
mate. Las imperfecciones que no afectan ningún texto o lustraciones
pueden ser ignoradas.
 Si las páginas, documentos y otras unidades faltantes no pueden ser
localizados, se debe microfilmar una tarjeta con el título “página faltante” o
“documentos faltantes” (Tarjeta Flash) de 5 a 8 veces en fotogramas o
imágenes consecutivas identificando cada documento y explicando su
omisión, a fin de crear la apariencia de un “espacio en blanco”, ópticamente
diferente.
 Deben ser removidos todos los ganchos, clips y otros elementos extraños,
este procedimiento es indispensable si se utiliza la microfilmadora rotativa,
ya que tales elementos se atoran, rayan, dañan la microfilmadora y las
agujas del vidrio. Se debe determinar el número de imágenes o
documentos, que probablemente se puedan acomodar en el royo de la
película.
QUE ES LA INDIZACIÓN DE ROLLOS DE PELÍCULA
Las películas de microfilm deben ser
dispuestas, identificadas e indizadas de
modo que los documentos ya sean de
forma individual o en serie sea localizado
fácilmente. Este proceso requiere trabajos
previos en los que encontramos la filiación
de manera consecutiva en cada
documento. Las fechas extremas serán
determinadas por el propio rollo; también se
pueden emplear otros sistemas que
resultan muy útiles al momentos de microfilmar tales como tarjetas flash, títulos
guía, odómetro, contador de imágenes y marca de imágenes.

9. QUE ES LA INSPECCIÓN FINAL DEL DOCUMENTO
Antes de iniciar el proceso de microfilmación se debe realizar un chequeo final
con el fin de verificar que los documentos se encuentren el perfecto orden, que
todas las tarjetas estén correctamente en su lugar y que los documentos estén
listos para ser microfilmados.
INSTRUCCIONES PARA EL OPERADOR DE LA MICROFILMADORA
Después de la inspección final de los archivos, debe prepararse las instrucciones
especiales que requiera el operario de la microfilmadora. Si el operario es
experimentado o si el trabajo de microfilmación hace parte de una serie que ha
estado en marcha durante algún tiempo, las instrucciones no necesitarían ser tan
detalladas. Estas instrucciones deben contener información sobre formatos de
filmación, anotaciones para índices, reducción, etc.

10. QUE ES LA INSPECCIÓN FINAL DEL DOCUMENTO
Antes de iniciar el proceso de microfilmación se debe realizar un chequeo final
con el fin de verificar que los documentos se encuentren el perfecto orden, que
todas las tarjetas estén correctamente en su lugar y que los documentos estén
listos para ser microfilmados.
INSTRUCCIONES PARA EL OPERADOR DE LA MICROFILMADORA
Después de la inspección final de los archivos, debe prepararse las instrucciones
especiales que requiera el operario de la microfilmadora. Si el operario es
experimentado o si el trabajo de microfilmación hace parte de una serie que ha
estado en marcha durante algún tiempo, las instrucciones no necesitarían ser tan
detalladas. Estas instrucciones deben contener información sobre formatos de
filmación, anotaciones para índices, reducción, etc.