Microsoft office 2007

Microsoft office.

¿Qué es Microsoft Office?: Es una suite de oficina, es decir, es una recopilación de
programas, los cuales son utilizados en oficinas y sirve para diferentes funciones como
crear, modificar, organizar, escanear, imprimir, etc. archivos y documentos, que
abarca e interrelaciona aplicaciones de escritorio.

Programas comunes de office:

La suite de office ofrece una gran variedad de aplicaciones que se adaptan a diversas
necesidades a continuación veremos algunas

1. Microsoft Word: Es un programa editor de texto ofimático muy popular, que
permite crear documentos sencillos o profesionales, fácilmente se puede realizar un
libro, ya que se puede realizar portadas, platillas, gráficos, crear tablas etc.
Además Word tiene una muy buena integración con el resto de las aplicaciones del
paquete Microsoft Office.

2. Microsoft Excel: Es una aplicación para manejar hojas de cálculo, y es utilizado
normalmente en tareas financieras y contables.
Una hoja de cálculo es un programa que es capaz de trabajar con números de
forma sencilla e intuitiva.

3. Microsoft PowerPoint: Es un programa que permite hacer presentaciones, y es
usado ampliamente los ámbitos de negocios y educacionales. El sistema es
bastante sencillo: se crean "diapositivas" o slides que contienen información, en
formato de texto, dibujos, gráficos o videos.

Partes de la pantalla de Microsoft office Excel:
 La Barra de Título: Muestra el nombre del programa y el nombre del fichero.
Como no hemos dado nombre todavía al fichero se le da un nombre provisional de
Libro 1, si el fichero tiene nombre pondrá el nombre que le hemos dado. A la
derecha se encuentran los botones típicos de Windows para reducir la imagen,
restaurarla y cerrar.

 La barra de acceso rápido: Es la que contiene las operaciones más habituales de
Excel como Guardar , Deshacer o Rehacer .

Esta barra puede personalizarse para añadir todos los botones que quieras. Para ello
haz clic en la flecha desplegable de la derecha y selecciona Personalizar Banda de
opciones de acceso rápido.

 La barra de opciones: Es la que contiene todas las opciones del programa
agrupadas en pestañas, está diseñada para mostrar solamente aquellas opciones
que te serán útiles en cada pantalla.

Todas las operaciones se pueden hacer a partir de estos menús. Pero las más
habituales podríamos añadirlas a la barra de acceso rápido como hemos visto en el
punto anterior.

Pulsando la tecla ALT entraremos en el modo de acceso por teclado. De esta forma
aparecerán pequeños recuadros junto a las pestañas y opciones indicando la tecla (o
conjunto de teclas) que deberás pulsar para acceder a esa opción sin la necesidad del
mouse.

 Barras de desplazamiento: Sirve para mover el área de trabajo.

 El botón de Office: Es donde se encuentra el menú, donde podrás ver las
acciones que puedes realizar sobre el documento, incluyendo, guardar, imprimir, o
crear un nuevo documento. Este se encuentra en la parte superior izquierda de la
pantalla.

Este menú contiene tres tipos básicos de elementos:

o Opción con otro menú desplegable: Se
reconocen porque tienen un triángulo a la
derecha. Colocando el mouse en ese triángulo
puedes acceder a otro listado de opciones. Por
ejemplo, la opción Administrar para acceder a
las opciones de administración de la base de
datos.

o Comandos inmediatos. Se ejecutan de
forma inmediata al hacer clic sobre ellos. Se
reconocen porque a la derecha del nombre del
comando no aparece nada. Por ejemplo, la
opción Guardar para guardar el documento
actual. O también, al hacer clic en la opción
puede aparecer un cuadro de diálogo donde
nos pedirá más información sobre la acción a
realizar como la opción Abrir.

 La Ayuda: Microsoft nos da un mecanismo donde podemos resolver inquietudes,
haciendo clic en el símbolo de interrogación. Otro método consiste en utilizar la
tecla F1 del teclado.

 Inicio:

 Portapapeles: Es un área de almacenamiento temporal para la información que se
ha copiado o movido de un lugar y tiene previsto usar en otra ubicación. Puede
seleccionar texto o gráficos y usar los comandos Cortar o Copiar para mover la
selección al Portapapeles, donde se almacenará hasta que ejecute el comando
Pegar para insertar el contenido en otro lugar. Por ejemplo, puede copiar una parte
del texto de un sitio web para copiarlo en un mensaje de correo electrónico. El
Portapapeles está disponible en la mayoría de programas de Windows.

 Fuente: Puede cambiar la fuente o el tamaño de fuente de las celdas o los rangos
seleccionados en una hoja de cálculo. También puede cambiar la fuente y el
tamaño de fuente predeterminados (valor predeterminado: configuración
predefinida. Puede aceptar las configuraciones predeterminadas o cambiarlas para
ajustarlas a sus necesidades.) utilizados en los libros nuevos.

 Alineación: En esta parte de Excel puedes cambiar la alineación del párrafo que se
encuentra en las celdas (hacia la derecha, izquierda, centrado o justificado),
combinar celdas, aumentar o reducir el margen entre el borde y el texto de la celda,
hacer que todo el contenido sea visible dentro de una celda mostrándolo entre
varias líneas y cambiar de ángulo el texto.

 Numero: En esta parte puedes elegir la manera en que se van a mostrar los
valores en una celda: porcentaje, moneda, fecha, hora, etc., mostrar valores más
precisos aumentando o disminuyendo los decimales.

 Estilos:

o Formato condicional: Resalta celdas interesantes, enfatiza valores poco
usuales y visualiza datos usando barras de datos, escalas de color, y conjuntos
de iconos basados en criterios.
o Dar formato como tabla: Da formato rápidamente a un conjunto de celdas y
lo convierte en una tabla seleccionando un estilo de tabla predefinido.
o Estilos de celda: Aplica rápidamente un formato a una celda con los estilos
predefinidos. También puede definir estilos propios para las celdas.

 Celdas: Inserta celdas, filas o columnas en la hoja o tabla o para agregar una hoja
al libro. Elimina filas o columnas de la tabla de la hoja.
Camba el alto de las filas o el ancho de las columnas, organiza las hojas o protege
y oculta las celdas.

 Modificar: Suma. Muestra el resultado del cálculo de simple, como valor medio o
máximo después de las celdas seleccionadas.
Rellenar: Continúa un modelo en una o más celdas adyacentes.
Puede rellenar celdas en cualquier dirección y en cualquier rango de la celda
adyacente.
o Borrar: Elimina todo de la celda o quita de manera selectiva el formato, el
contenido o los comentarios.
o Ordenar y filtrar: Organiza los datos para facilitar el análisis. Puede ordenar
los datos seleccionados en orden ascendente o descendente, o filtrar
temporalmente valores específicos.
o Buscar y seleccionar: Buscar y seleccionar un texto, un formato o un tipo de
información específico dentro del libro. También puede remplazar la
información con nuevo texto o formato.

 Insertar:

 Tablas: Crea tabla para administrar y analizar datos relacionados. Permiten
ordenar, filtrar y dar formato a los datos de una hoja más fácilmente.

o Tabla dinámica: Resume los datos usando una tabla dinámica o inserta un
grafico dinamico.las tablas dinámicas facilitan la organización y el resumen de
datos complicados y la obtención de detalles.

 Ilustraciones:
o Imagen: Insertas una imagen de un archivo.
o Imágenes prediseñadas: Insertas imágenes prediseñadas en el documento,
incluyendo dibujos, películas, sonidos o fotografías almacenadas para ilustrar
un concepto específico.
o Formas: Inserta formas previamente diseñadas como rectángulos, círculos,
flechas, líneas, símbolos de diagrama de flujo y llamadas.
o SmartART: Inserta un grafico para comunicar información visualmente.
Estos incluyen listas graficas y diagramas de procesos, así como gráficos más
complejos.

 Gráficos:
o Columna: Se utilizan para comparar valores de categorías.
o Línea: Se utilizan para mostrar tendencias en el tiempo.
o Circular: Muestran la contribución de cada valor al final.
o Barra: Son el mejor tipo de grafico para comparar varios valores.
o Área: Enfatizan las diferencias entre diferentes conjuntos de datos en un
periodo de tiempo.
o Dispersión: Compara pares de valores.
o Otros gráficos: Inserta gráficos de cotización, de superficie, de anillos, de
burbuja o radial.

 Vínculos: Crea un vínculo a una página Web, una imagen, una dirección de correo
electrónico o un programa.

 Texto:

 Cuadro de texto: Inserta un cuadro de texto para colocarlo en cualquier parte
de la página.
 Encabezado y pie de página: Edita el encabezado o el pie de página del
documento. Estos aparecerán en la parte superior o inferior de cada página
impresa.
 WordArt: Inserta un texto decorativo en el documento.
 Línea de firma. Inserta una línea de firma para especificar la persona que debe
firmar.
 Objeto: Inserta un objeto incrustado.
 Símbolo: Inserta caracteres que no existen en el teclado, como símbolos de
copyright, símbolos de marca registrada, marcas de párrafo y caracteres
Unicode.

 Diseño de Pagina:

 Temas: Cambia el diseño general de todo el documento, incluidos los colores, las
fuentes y los efectos.

 Configuración página:
o Márgenes: Selecciona los tamaños de los márgenes para todo el
documento o para la sección actual.
o Orientación: Cambia el diseño de la página entre horizontal o vertical.
o Tamaño: Elije un tamaño de papel para la sección actual.
o Área de impresión: Marca un área de la hoja específica para imprimirla.
o Saltos: Especifica el inicio de una nueva hoja en una copia impresa.
o Fondo: Elije una imagen para el fondo de la hoja.
o Imprimir títulos: Especifique las filas y columnas que se repetirán en cada
página impresa.

 Ajustar área de impresión:
o Ancho: Reduce el ancho del resultado de impresión para ajustarlo a un
número máximo de páginas.
o Alto: Reduce el alto del resultado de impresión para ajustarlo a un número
máximo de páginas.

o Escala: Aumenta o disminuye el resultado de impresión en porcentaje de
tamaño real.

 Opciones de hoja:
o Líneas de la cuadricula: Muestra las líneas entre filas y columnas de la
hoja para facilitar la edición y la lectura. Imprime las líneas entre filas y
columnas de la hoja para facilitar la edición y la lectura.
o Encabezados: Muestra los encabezados de filas y columnas. Imprime los
encabezados de filas y columnas.

 Organizar: Trae al frente, envía al fondo, alinea, agrupa o gira un objeto
seleccionado.

 Formulas:

 Biblioteca de Funciones:

o Insertar función: Edita la formula de la celda actual.
o Autosuma: Muestra la suma de las celdas seleccionadas directamente
después de las celdas seleccionadas.
o Usadas recientemente: Busca y selecciona de la lista de funciones
usadas recientemente.
o Financieras: Examina y selecciona de una lista de funciones financieras.
o Lógicas: Examina y selecciona de una lista de funciones lógicas.
o Texto: Examina y selecciona de una lista de funciones de texto.
o Fecha y hora: Examina y selecciona de una lista de funciones de fecha y
hora.
o Búsqueda y referencia: Examina y selecciona de una lista de funciones
de búsqueda y referencia.
o Matemáticas y trigonométricas: Examina y selecciona de una lista de
funciones matemáticas y trigonométricas.

o Más funciones: Examina y selecciona de una lista de funciones
estadísticas, de ingeniería, del cubo y de información.

 Nombres definidos:
o Administrador de nombres: Crea, edita, busca y elimina todos los
nombres utilizados en el libro.
o Asigna el nombre a un rango: Asigna nombres a celdas para referirse a
ellas por sus nombres en las formulas.
o Utiliza una fórmula: Elige un nombre utilizado en este libro y lo inserta en
la fórmula actual.
o Crear desde la selección: Genera automáticamente nombres desde las
celdas seleccionadas.

 Auditoria de fórmulas:
o Rastrear precedentes: Muestra flechas que indiquen las celdas que
afectan al valor de la celda seleccionada actualmente.
o Rastrear dependientes: Muestra flechas que indiquen las celdas afectadas
al valor de la celda seleccionada actualmente.
o Quitar flechas: Quita las flechas por rastrear precedentes o dependientes.
o Mostrar formulas: Muestra la formula en cada celda en lugar del valor
resultante.
o Comprobación de errores: Busca errores comunes en formulas.
o Evaluar formulas: Indica el cuadro de dialogo evaluar fórmula para
depurar una formula evaluando cada parte de la formula individualmente.
 Ventana inspección: Supervisa los valores de determinadas celdas al mismo
tiempo que se realizan cambios en la hoja.

 Calculo:
o Opciones para el cálculo: Específica cuando se calcularan las formulas.
o Calcular ahora: Calcular todo el libro ahora.
o Calcular hoja: Calcula la hoja actual ahora.

 Datos:

 Obtener datos externos:
Importa datos desde:
* Access.

* Web.
* Texto.
* Otras fuentes.
* Conexiones existentes.

 Conexiones:
o Actualizar todo: Actualiza la información del libro que provenga de una
fuente de datos.
o Conexiones: Muestra todas las conexiones de datos para el libro.
o Propiedades: Especifica la manera en que se actualizaran las celdas
conectadas a un origen de datos, los contenidos del origen que se
mostraran y la manera en que se controlaran los cambios en el numero de
filas columnas del origen de datos.
o Editar vínculos: Muestra todos los archivos a los que está vinculado una
hoja de cálculo para que actualice o quite los vínculos.

 Ordenar y filtrar:
o Filtro: Habilita el filtrado de celdas seleccionadas.
o Borrar: Borra el filtro y el estrado de ordenar en el intervalo actual.
o Volver a aplicar: Vuelve a aplicar el filtro y el estrado de ordenar en el
intervalo actual.
o Avanzadas: Especifica criterios complejos para limitar los registros que se
incluirán en el conjunto de resultados de una consulta.

 Herramientas de datos:
o Texto en columnas: Divide el contenido de una celda de Excel en varias
columnas.
o Quitar duplicados: Elimina filas duplicadas de una hoja.
o Validación de datos: Evita la entrada de datos no validos en una celda.
o Consolidar: Combina valores de varios rangos en un solo rango.
o Análisis y si: Prueba varios valores para las nuevas formulas de una hoja.

 Esquema:
o Agrupar: Agrupa un rango de celdas para expandirlas o contraerlas.
o Desagrupar: Desagrupa un rango de celdas agrupadas anteriormente.

o Subtotal: Obtiene el total de varias filas de datos relacionados insertando
automáticamente subtotales y totales para las celdas seleccionadas.
o Mostrar detalle: Expande un grupo de celdas contraído.
o Ocultar detalle: Contrae un grupo de celdas.

 Revisar:

 Revisión:
o Ortografía: Comprueba la ortografía del texto.
o Referencias: Abre el panel de tareas de referencia y busca en los
materiales de referencia como diccionarios, enciclopedias y servicios de
traducción.
o Sinónimos: Sugiere otras palabras con un significado parecido a las
palabras que han seleccionado.
o Traducir: Traduce el texto seleccionado a un idioma diferente.

 Comentario:
o Nuevo comentario: Agrega un comentario sobre la selección.
o Eliminar: Elimina el comentario seleccionado.
o Anterior: Selecciona el comentario anterior en la hoja.
o Siguiente: Selecciona el comentario siguiente en la hoja.
o Mostrar u ocultar comentarios: Muestra u oculta el comentario adjunto
a la celda seleccionada.
o Mostrar todos los comentarios: Muestra todos los comentarios de la hoja.
o Mostrar entradas manuscritas: Muestra u oculta cualquier anotación
manuscrita en una hoja.

 Cambios:
o Proteger hoja: Impide que se realicen cambios no deseados en los datos
de una hoja especificando la información que se puede cambiar.
o Proteger libro. Restringe el acceso al libro.
o Compartir libro: Permite que varias personas trabajen en un libro al
mismo tiempo.
o Proteger y compartir libro: Comparte el libro y lo protege con una
contraseña al mismo tiempo.
o Permitir que los usuarios modifiquen rangos: Permite que personas
concretas editen rangos de celdas en un libro u hoja protegidos.

o Control de cambios: Controla todos los cambios realizados en el
documento, incluidas las inserciones, eliminaciones y los cambios de
formato.

 Vista:

 Vista del libro:
o Normal: Muestra el documento en tipo normal.
o Diseño de página: Muestra el documento tal y como aparecerá en la hoja
impresa.
o Vista previa de salto de página: Muestra una vista preliminar donde se
interrumpen las paginas al imprimir el documento.
o Vistas personalizadas: Guarda un conjunto de valores de configuración de
presentación e impresión como una vista personalizada.
o Pantalla completa: Muestra el documento en modo de pantalla completa.

 Mostrar u Ocultar:
o Regla: Muestra las reglas utilizadas para medir y alinear objetos en el
documento.
o Líneas de cuadricula: Muestra las líneas entre las filas y las columnas de
la hoja para facilitar la edición y la lectura.
o Barra de mensajes: Abre la barra de mensajes para completar cualquier
acción necesaria del documento.
o Barra de formulas: Muestra la barra de formulas en la que puede escribir
texto y formulas en las celdas.
o Títulos: Muestra los encabezados de filas y columnas.

 Zoom:
o Zoom: Especifica el tamaño o las dimensiones en que se verá el documento
antes de imprimirlo.
o 100%: El documento se ve a un 100%.
o Ampliar selección: Se amplía solo el tamaño del texto seleccionado.

 Ventana:
o Nueva ventana: Abre una nueva ventana que contenga una vista al
documento actual.
o Organizar todo: Coloca en mosaico todas las ventanas de los programas
abiertos en paralelo en la pantalla.
o Inmovilizar paneles: Mantiene una parte de la hoja visible durante el
desplazamiento por la hoja.
o Dividir: Divide la ventana en varios paneles ajustables que contienen las
listas del libro.
o Ocultar: Oculta la ventana actual para que no se vea.
o Mostrar: Muestra las ventanas ocultas mediante la función ocultar ventana.
o Ver en paralelo: Ver dos hojas de cálculo en paralelo para poder comparar
su contenido.
o Desplazamiento sincrónico: Sincroniza el desplazamiento de los dos
documentos para que se desplacen juntos.
o Restablecer posición de la ventana: Restablece la posición de la ventana
del documento que se está comparando en paralelo para que compartan la
pantalla.

 Macros:
o Macros: Graban macros.

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