1. 1
GERENCIA DE PROYECTOS
Universidad del Valle
Programa de Ingeniería Industrial
CICLO DE VIDA
Gloria Stella Ramírez R.
glorami@univalle.edu.co
Conjunto de fases/etapas por las que pasa el
proyecto
Cada fase/etapa se completa con la obtención de uno
o más entregables
Los entregables y por lo tanto las fases/etapas son
parte de una secuencia lógica diseñada para
asegurar la definición apropiada de los productos del
proyecto
El fin de una fase/etapa generalmente está marcada
por una revisión de los entregables claves y del
rendimiento del proyecto hasta esa fecha
Conceptualización Básica
Ciclo de vida

2. 2
Conceptualización Básica
Ciclo de vida
Ciclo de vida depende de:Ciclo de vida depende de:
Si el proyecto es complejo o sencillo
Si el proyecto es interno o externo
Si el proyecto es:
Industrial / De Innovación / De desarrollo
Social
De Investigación
........
Ciclo de vida Proyectos sencillos
Administración de proyectos
Etapas
Actividades
Ciclos de vida Proyectos complejos:
Dirección integrada de proyectos / Gestión de proyectos
Cuatro grandes fases
Procesos verticales y procesos transversales
Modelo Project Management Institute (PMI)
Tecnología o
Metodología
usada
QUÉ DETERMINA LA COMPLEJIDAD DE UN PROYECTO?
Alcance Objetivos (producto) / Impacto
Restricciones Potenciales / Acumulativas (# recursos)
Tecnología Proceso (# actividades)
Adaptar la metodología a la envergadura y características
de cada caso en concreto
En proyectos grandes y complejos, es difícil y costoso
aplicar los principios de la gestión de proyectos.
Descomposición del proyecto en subproyectos
WORK BREAKDOWN STRUCTURE (WBS) Entregas
Conceptualización Básica
Complejidad de los proyectos

3. 3
Viabilidad
Ejecución
y control
Cierre
Proyecto Sencillo (Etapas):Proyecto Sencillo (Etapas):Proyecto Sencillo (Etapas):Proyecto Sencillo (Etapas):
Proyecto complejo (Fases)Proyecto complejo (Fases)Proyecto complejo (Fases)Proyecto complejo (Fases)
Conceptual Diseño
Ejecución
y control
Cierre
Organización
y planificación
Conceptualización Básica
Ciclo de vida
Identificación del problema y
Formalización de ideas de solución
Formulación de alternativas
de solución
Análisis y evaluación de las
alternativas de proyectos
DECISIÓN
Ciclo de vida
proyecto
Sencillo con
AP
NO
SI
Etapadeviabilidad
Abandonar

4. 4
Organización:
- Director del proyecto
- Equipo de Trabajo
Planificación:
-Preparación
-Programación
-Presupuestación
-Encaje
Cierre y entrega
Ciclo de vida
proyecto
Sencillo con
AP
Etapas de
Ejecución y control
I. Fase de concepto: estudio
de viabilidad (concepción) – 5%
t
Fase IVFase I Fase IIIFase II
II. Fase de Diseño (definición) - 20% IV. Fase de cierre ó desactivación
- 15%
III: Fase de Ejecución (construcción)
- 60%
Ciclo de Vida de un Proyecto Complejo de Inversión con GP
% Desarrollo
ó
% Horas de
Trabajo
PREINVERSIONPREINVERSIONPREINVERSIONPREINVERSION INVERSIONINVERSIONINVERSIONINVERSION OPERACIONOPERACIONOPERACIONOPERACION

5. 5
FASES
t
IVI IIIII
FaseConceptual
FasedeEjecución
FasedeEntregay
Puestaenmarcha
FasedeDesarrollo
Dirección del alcance
Dirección de los plazos
Dirección del costo
Dirección de la calidad
Dirección de comunicaciones del proyecto
Dirección del riesgo
Dirección de aprovisionamientos
Procesos en la Gestión de Proyectos
Dirección de recursos humanos
Problema
Ideas de Solución
(Formalización)
Opciones de Solución
Ideas de Solución
(Formalización)
Opciones de Solución
Formulación de
Alternativas de Solución
Estudios de Viabilidad
(Técnica/Financiera....)
Preparación de
Ofertas
Decisión
(Evaluación y selección)
Contrato
Proyectos
Internos Sencillos
Proyectos
Externos Sencillos
Técnico
Comercial

6. 6
Organización
Planeación
Organización
Planeación
Ejecución
Control
Ejecución
Control
Entrega y
Puesta en Marcha
Entrega y
Puesta en Marcha
AP
Ciclo de vida General de proyectos internos y externos sencillosCiclo de vida General de proyectos internos y externos sencillosCiclo de vida General de proyectos internos y externos sencillosCiclo de vida General de proyectos internos y externos sencillos
Componentes de una
Oferta
COMERCIAL
Atractiva
Completa y Clara
Bien presentada
Adaptada al
cliente
Competitiva
TÉCNICA
Solución correcta
Solución concreta
Viable
Especificaciones
CONTRACTUAL
Marco de
referencia
Compromisos
Completa
Concreta
PROYECTOS EXTERNOSPROYECTOS EXTERNOSPROYECTOS EXTERNOSPROYECTOS EXTERNOS

7. 7
Identificación del problema, oportunidad, necesidadIdentificación del problema, oportunidad, necesidad
IDENTIFICACIÓN: Reconocimiento del problema real
(necesidad u oportunidad) que se quiere solucionar:
Identificarlo y definirlo exactamente
Qué es un problema:
Cuestión que se trata de aclarar / Proposición o dificultad de
solución dudosa
Conjunto de hechos o circunstancias que dificultan la consecución
de algún fin
Situación insatisfactoria que se requiere solucionar
Qué es una oportunidad/necesidad?
I Fase conceptual – Etapa de
viabilidad
I Fase conceptual – Etapa de
viabilidad
... Y para los cuales existen cursos de acción con diferentes relaciones
de Costo/beneficio
Tipos de problemas:
Según su solución:
Problema cuya solución implica tomar una decisión (usando modelos,
técnicas, herramientas)
Problemas desgracia: “estar enfermo es un problema,....... morirse es
una desgracia”
Problemas a ser resueltos con proyectos: NO TODOS LOS PROBLEMAS,
NECESIDADES, OPORTUNIDADES GENERAN UN PROYECTO, PERO
TODOS LOS PROYECTOS DEBEN NACER EN UNA OPORTUNIDAD,
NECESIDAD, PROBLEMA.
Según su nivel:
Estratégicos / Tácticos / Operativos

8. 8
1.1. Identificación del problemaIdentificación del problema
a. Preparación de la Descripción del problema
(documento)
Preguntas claves:
Cuál es el problema: Hechos, Datos disponibles, Datos
que se necesitan
Localización
Causas y efectos
Afectados
Es posible disolver el problema?
Merece la pena solucionarlo: Existe una solución potencial?
(Cursos de acción diferentes e interesantes)
La solución es políticamente viable
I Fase conceptual – Etapa de
viabilidad
1. Identificación del problema1. Identificación del problema
b. Definición del problema:Definición del problema:
Sujeto (objeto) + indicador
No soluciones implícitas
c. Análisis de los interesados
(stakeholders)
Identificación de los involucrados
Visión (percepción) que tienen del problema
Actitud frente a una posible solución del
problema
d. Árbol del problema (análisis de causa y
efecto)
Causas
Efectos
Métodologías:
- AHP
- Mapas mentales,
- ZOPP
- Métodos BID
Etc.
I Fase conceptual – Etapa de
viabilidad

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1.1. Identificación del problemaIdentificación del problema
e. Análisis del problema
Análisis estratégico: Con qué fin debe ser resuelto
(Para qué debe ser resuelto: FINALIDAD)
Consecuencias de no resolverlo
Situación deseada
Restricciones de tiempo y dinero disponible,
tecnología, políticas, sociales (definidas por el
cliente)
I Fase conceptual – Etapa de
viabilidad
Requerimientos / aspiraciones de involucrados
Riesgos
Interacción con el entorno (sistema)
Variables no controlables (ambientales,
culturales, políticas, sociales)
Supuestos
MEMORIA DE IDENTIFICACIÓN DELMEMORIA DE IDENTIFICACIÓN DEL
PROBLEMAPROBLEMA
I Fase conceptual – Etapa de
viabilidad

10. 10
2.2. Formulación y selección de perfiles deFormulación y selección de perfiles de
soluciónsolución
Comprende el planteamiento de posibles ideas de solución y
la formulación de opciones de solución.
Camino metodológico para evitar el “salto a la solución”:
avanzar en la solución más obvia sin un verdadero
análisis del problema
Comprende:
Planteamiento de ideas de solución
Selección de opciones de solución
Selección de perfiles de solución
Selección de alternativas de solución
I Fase conceptual – Etapa de
viabilidad
2. Formulación y selección de perfiles de2. Formulación y selección de perfiles de
soluciónsolución
a. Planteamiento de ideas de solución
Tiene por objeto proponer posibilidades para atender una
necesidad o aprovechar una oportunidad, o resolver el problema
Puesta en común de posibilidades
Fuentes de ideas:
Talleres de creatividad / Técnicas de lluvia de ideas
Sugerencia personales / Propuestas de los clientes
Técnicas de análisis de problemas / Análisis del entorno / Estudios
especiales
REQUIERE CONFORMAR UN EQUIPO QUE CONOZCA EL PROBLEMA, LAS
SOLUCIONES Y DE EVALUACIÓN DE PROYECTOS.
CONTINUAR O ABANDONAR ?
I Fase conceptual – Etapa de
viabilidad

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2.2. Formulación y selección de perfiles deFormulación y selección de perfiles de
soluciónsolución
b. Selección de opciones de solución: preparación y
evaluación de las ideas de solución
Planificación y definición inicial del alcance para c/idea
Objetivo: Qué se llevará a cabo para resolver el problema y dar respuesta a
los requerimientos definidos por los interesados y acordados con el
cliente
Producto(s) principal(es) asociados a los requerimientos de los interesados
Estimación de costo (presupuesto tipo I) / plazos: ordenes de magnitud
(expertos)
Requerimientos en recursos y tecnología
Riesgos
Eliminación de ideas:
Relación con las estrategias organizacionales (alineación estratégica)
Aplicando las restricciones definidas previamente
Se dispone de opciones o se abandona?
I Fase conceptual – Etapa de
viabilidad
2.2. Formulación y selección de perfiles deFormulación y selección de perfiles de
soluciónsolución
c. Selección de perfiles de solución: preparación y
evaluación de las opciones de solución
Para cada opción:
Refinamiento de la Declaración del Alcance
Objetivo
Productos entregables (componentes / resultados):
EDP conceptual
Estimación del Costo / Plazos:
Presupuesto inicial de inversiones (Tipo II)
Programa inicial de hitos
Requerimientos en recursos y tecnología
Supuestos / Riesgos
I Fase conceptual – Etapa de
viabilidad

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Eliminación (evaluación) de opciones:
Comparación con las restricciones
Análisis de pertinencia:
Alineación estratégica
Pertinencia política, cultural, filosófica
La obtención de los resultados o productos del proyecto
garantizan la obtención de los objetivos propuestos?
La consecución de los objetivos propuestos en el proyecto
contribuyen a alcanzar la finalidad?
Se dispone de perfiles o se abandona
I Fase conceptual – Etapa de
viabilidad
2.2. Formulación y selección de perfiles de soluciónFormulación y selección de perfiles de solución
d. Selección de alternativas de solución: preparación y evaluación
de las perfiles de solución
Para cada perfil:
– Refinamiento de:
• Declaración del Alcance
• EDP conceptual
• Estimación del Costo / Plazos:
– Presupuesto de inversiones (Tipo II)
– Programa de Metas
• Requerimientos en recursos y tecnología
• Supuestos / Riesgos
– Preparación de estudios de prefactibilidad
I Fase conceptual – Etapa de
viabilidad

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Evaluación (eliminación) de perfiles:
Comparación con las restricciones
Análisis de pertinencia
Evaluación de prefactibilidad
Prefactibilidad técnica,
Prefactibilidad social / ambiental
Prefactibilidad económica y financiera
Análisis de Riesgos
Se dispone de ALTERNATIVAS DE PROYECTO
(recomendable entre 1 y 3) o se abandona
I Fase conceptual – Etapa de
viabilidad
3.3. Formulación y evaluación de alternativas deFormulación y evaluación de alternativas de
solución y selección de un proyectosolución y selección de un proyecto
b. Formulación y evaluación de las alternativas de
solución
Estudio de mercado: ingresos
Identificación plena de fuentes de financiación
Evaluación:
Estratégica y política,
Económica y financiera
Social y ambiental
Tecnológica
c. Selección de la mejor alternativa
Métodos y Técnicas de selección
Se tiene un proyecto o se abandona?
Si se tiene un proyecto seleccionado:
MEMORIA DE APROBACIÓN DEL PROYECTO
I Fase conceptual – Etapa de
viabilidad

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3.3. Formulación y evaluación de alternativas deFormulación y evaluación de alternativas de
solución y selección de un proyectosolución y selección de un proyecto
Permite clarificar los objetivos del proyecto y analizar en
detalle las partes que lo componen.
Refinamiento mayor de las etapas anteriores, que permite
generar soportes más confiables a la evaluación.
I Fase conceptual – Etapa
de viabilidad
3.3. Formulación y evaluación de alternativas deFormulación y evaluación de alternativas de
solución y selección de un proyectosolución y selección de un proyecto
a. Preparación de las alternativas de solución
• Identificación plena de cada alternativa:
– Planificación y Definición del Alcance: Revisión y refinamiento de
la Declaración del alcance y EDP conceptual
(Incluye revisión del Documento de Identificación del
Problema)
– Revisión del Programa de Hitos y presupuesto de inversión
– Revisión de los requerimientos de recursos y tecnología
– Análisis de riesgos
– Supuestos
I Fase conceptual – Etapa
de viabilidad

15. 15
3.3. Formulación y evaluación de alternativas deFormulación y evaluación de alternativas de
solución y selección de un proyectosolución y selección de un proyecto
Memoria de Aprobación del Proyecto
Memoria de Identificación del Problema
Alcance:
Declaración del Alcance (Planificación del alcance*)
EDP conceptual
Programa de Hitos (Planificación del tiempo*)
Presupuesto Tipo II (Planificación del costo*)
Análisis de Riesgos
Supuestos
Evaluación
Acta de aprobación
(Planificación de la organización de dirección: director y equipo)
Anexos (soportes)
Componente de planificación de la fase conceptual
I Fase conceptual – Etapa de
viabilidad
3.3. Formulación y evaluación de alternativas deFormulación y evaluación de alternativas de
solución y selección de un proyectosolución y selección de un proyecto
c. Selección de un proyecto:
Se requiere el manejo de métodos y técnicas de selección de alternativas de
proyectos. Algunos métodos y técnicas:
Métodos no numéricos
Alternativas impuestas
Necesidades operativas
Necesidades competitivas
Métodos numéricos
Solo estudio económico
Basados en puntajes
Modelo 0-1 no ponderado
Modelo no ponderado con escalas
Modelo ponderado con escalas
I Fase conceptual – Etapa de
viabilidad

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ORGANIZACIÓN:
Diseño de la organización del proyecto: cargos, roles, funciones
(Estructura de Desagregación de la Organización EDO)
Definición del equipo de dirección
Director del proyecto
Equipo de dirección
Definición de los equipos operativos
Desarrollo de los equipos
Selección y vinculación del equipo de dirección al proyecto
Elaboración del Manual de dirección
Redacción de procedimientos
Elaboración de la Matriz de responsabilidades
(Relaciones entre Áreas funcionales y la dirección del proyecto
II. Fase de Diseño – Etapa de
Organización (Inversión)
PLANIFICACIÓN:
a. Planificación y Definición del Alcance
Diseño básico: Determinación de las especificaciones de los
productos del proyecto
Diseño de detalle: Procesos de construcción o fabricación
Refinamiento del alcance
Ajuste de la Declaración del Alcance
Ajuste de la EDP conceptual EDP de desarrollo
Establecer el sistema de control del alcance (Plan de Manejo
del Alcance)
II. Fase de Diseño – Etapa de
Organización (Inversión)

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b. Planificación del Tiempo y el costo
• Elaboración del Programa Maestro (Cronograma línea
base)
• Elaboración de Presupuestos Tipo III y IV (Presupuesto
línea base)
• Encaje de programas y presupuestos
• Elaborar los procedimientos de control del tiempo y del
costo
II. Fase de Diseño – Etapa de
Organización (Inversión)
PLANIFICACIÓN:
c. Actividades complementarias
Diseñar y poner en marcha el sistema de comunicaciones
(incluido el sistema de información)
Establecer el sistema de dirección y control del riesgo
Establecer el sistema de dirección de la calidad
(planificación de la calidad)
Poner en marcha el sistema de dirección de los
aprovisionamientos (planificación de adquisiciones y
proveedores)
Construcción del Plan del Proyecto
II. Fase de Diseño – Etapa de
Organización (Inversión)

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Poner en marcha el proyecto (a):
Vinculación de personal operativo
Desarrollo de equipos de trabajo
Ejecución de la línea base del proyecto (cronograma y
presupuesto línea base): Implementar los paquetes de
trabajo de la EDP de desarrollo y ejecutar el
presupuesto
Elaboración de Programas detallados
Control de la línea base del proyecto: alcance, plazos, costos
III. Fase (Etapa) de Ejecución
y Control (Inversión)
• Dirección de las comunicaciones del proyecto: Secretaría
técnica del proyecto
– Distribución y almacenamiento de información
– Administración del Sistema de información
• Consecución de créditos
• Solicitud de permisos a autoridades
• Adquisición de materiales, equipos y servicios
necesarios: Administración de proveedores (contratos)
– Negociación de tecnología
– Compra de equipos y servicios
• Aseguramiento y control de la calidad
• Seguimiento y control de riesgos
III. Fase (Etapa) de Ejecución
y Control (Inversión)

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Entrega formal de resultados
Preparación de informe final:
Evaluación expost
Elaboración del INFORME FINAL DEL
PROYECTO
Presentación de informe final (acta de cierre)
Lecciones aprendidas
Cierre administrativo
Liberación de personal
Cierre contable y financiero
Archivo de Memorias del proyecto
Cierre de contratos
IV. Fase (etapa) de Cierre
(Desactivación del proyecto)