En este documento se describen los pasos para migrar registros bibliográficos desde microsoft Excel a formato Marc21

1. Migración de registros: una experiencia
técnica
Por Luis M. Peña
La experiencia de migración de registros, es una labor muy técnica en
el ámbito de la bibliotecología y se requirere de destrezas y
conocimientos de programación en los lenguajes de formateo de los
programas ISIS. Lo que encontré al inicio de mi trabajo en la
Dirección General de Minería, fue una tabla excel conteniendo una
gran parte de la documentación, con criterios más o menos
bibliotecológicos, pero que me permitieron iniciar mi trabajo. Ya era
de todos modos, un gran logro. Comencé a pensar en el posible
sofware a utilizar para automatizar esos registros. Pensé en MicroIsis,
al principo, luego dirigí mi atención al WinIsis. Pero los documentos
estaban digitados en una hoja de cálculo. Cuál podría ser entonces, el
programa inmediato apropiado? Microsoft Access. Diseñé entonces la
primera base de datos en Access, la cual me permitió tener acceso
rápido a la documentación.
Pasó un tiempo así. Luego diseñe una interfaz en Visual Basic, lo cual
me dió más acceso y funcionalidad. Pero mis regsitros continuaban
teniendo una estrucctura de base de datos relacional, al estilo SQL.
Todavía no se ajustaba a los estándares de los programas Isis o a
ningún formato reconocido como el CEPAL o Marc21.
Por esas razones comencé a pensar con el tiempo, como pasar mis
registros de access hacia Marc21. Pasó un largo tiempo de lectura,
aprendizajes, acceso a forum de discusiones, etc. para aprender de la
experiencia de otros. Finalmente, indagando en la red, encontré un
simple tutorial para migrar registros desde excel hacia el sistema
Aguapey. Las tablas access se pueden pasar a excel y desde allí a un
archivo CSV. Con la tabla de mis registros en CSV (separados por
comas) y elaborando una tabla de formateo de campos, logré insertar
en el sistema mencionado, todos mis registros. Pero, había baches
que corregir. Ya con los campos en Marc21, probé en Isis Marc, en
Catalis y en ABCD.
Encontré problemas en IsisMarc, y en Catalis. En Aguapey y ABCD es
donde más flexibilidad encontré. Solo que se necesita hacer
correcciones aun, pues la conversión de datos - con la tabla de
formateo - no resulta al 100 %.

2. Plataforma en Acces
Platafor
ma en Win Isis

3. Plataforma en Visual Basic
Sistema Aguapié

4. Sistema ABCD (Automatización de Biblioteca y Centro de Documentación)
Plataforma Web en ASP y HTML

5. Estas son las diversas plataformas por la que han pasado los
registros de la DGM. Pero hay un espacio intermedio que corresponde
a la plataforma Web. Me dediqué a aprender HTML, CSS y ASP y
monté un sistema web para la búsqueda de datos. Está actualmente
instalado en el servidor de la institución. Pero está desactualizado y
no contiene registros marc. Funciona muy bien y su buscador web es
simple y rápido, pero como explicara antes, no es estandarizado. Ver
imagen de abajo.
En resumen: los registros del centro de Documentación de Minería,
han pasado de una plataforma a otra en su evolución, esto debido a
la búsqueda de la estandarización y ajustes a los tiempos modernos
de la catalogación electrónica.
En la actualidad estoy usando Isis marc en la captura de datos y
ABCD en la manipulación y búsqueda en la OPAC, usando el motor de
búsqueda IAH de BIREME. Mi meta es utilizar el ABCD como
programa final en estos procesos de catalogación del catálogo público
de esta unidad de información. La experiencia ha sido amplia,
innovadora y rica.
A continuación explico el proceso paso a paso, espero lo comprendan
bien.

6. Conversión de formatos desde Microsoft Access
hacia Marc21
El procedimiento es bastante técnico y se requiere de varios
programas y técnicas de formateo del lenguaje Micro Isis. Por lo cual
está dirigido a personas que conocen MicroIsis y Marc21
Con un pequeño tutorial que vi en la página de Aguapey
http://aguapeycordoba.wordpress.com/2009/10/31/migrar-listado-
de-libros-en-excel-a-aguapey/, me quedé pensativo y decidí trabajar
con mi base de datos hecha en Access desde hace mucho tiempo y
que yo mismo había hecho, pero que deseaba pasarla a Win Isis o a
formato Marc21.
Intenté hacerlo con IsisConvert, lo único que he encontrado para
convertir bases de datos access a bases de datos Isis, pero no
funciona bien.
Lo primero es ver bien la estructura de la tabla hecha en Access. La
copias luego en Excel, le borras la primera fila, que contiene la
descripción de los campos. Ver imagen de abajo.
Donde dice Número, Signatura, Tema, Título, etc., estando en Excel,
se la borra. Luego grabas la tabla (la que has pegado en Excel desde
Access) como archivo CSV (archivo delimitado por comas).
Utilitario MX de Isis.
Créate una carpeta en donde colocarás la tabla Excel convertida en
archivo CSV y el programa MX de los utilitarios CISIS. Disponibles
aquí: http://productos.bvsalud.org/reference/pt/cisis_es/cisis.htm

7. Ahora ve a:
INICIO/EJECUTAR/CMD y le das a ENTER. Te sale la pantalla negra de
la consola D O S. Ver imagen:
Sal de ese directorio con CD y enter. Luego ve a la carpeta donde
pusiste el archivo CSV y el utilitario MX con el comando CD espacio +
nombre de la carpeta, ENTER
Observa la imagen de arriba. Mi carpeta se llama “cv”, doy ENTER y
ya estoy dentro. Esto lo he explicado a causa de los que no usaron el
sistema operativo DOS.
Ahora dentro de la carpeta que creaste y que colocaste el MX y tu
archivo CSV, ejecuta, bajo la consola DOS, el comando siguiente:
Mx seg=archivo.csv; from = 1 iso=archivo.iso –all now
En donde “archivo” es el nombre de tu archivo CSV y el nombre de
salida pero .ISO (punto ISO). Esto creará un archivo ISO. Ya tienes

8. la mitad del proceso. Ahora falta la parte técnica, y es hacer una FST
de formateo en el lenguaje de MicroIsis.
Cada campo de Excel se representa por v1, v2, v3, v4….etc. Debes
tomar cada campo de esos y pasarlo a formato Marc21. Te muestro
ahora los campos de mi base que estaba en access y que pasé a
Excel, a modo de ejemplo:
Cuando lo copié en Excel y vuelto
archivo CSV, se convirtieron en
v1, v2, v3, v4, v5, v6, v7…etc.
Lo que debo saber ahora es, cual
campo de Marc21 corresponde a
los campos del archivo CSV, que
ya convertiste en ISO .
Has de saber que la estructura
Marc es diferente y debes conocer
Mar21 para hacer este ejercicio de
conversión.

9. Esta es la tabla de formateo (FST) que hicimos:
3005 0 'n'
3006 0 'a'
3007 0 'm'
3017 0 '5'
3018 0 'a'
852 0 '##^a'v1
020 0 '##^a'v13
041 0 '0#^a'v9
084 0 '04^a'v2
100 0 '10^a'v5
245 0 '10^a'v4
250 0 '##^a'v16
260 0 '##^a'v12,'^b'v11,' ,','^c'v8
300 0 '##^a'v7,'^b'v17
490 0 '#0^a'v18,'^p'v19
500 0 '##^a'v21
520 0 ‘##^a’v6
653 0 '#4^a'v3
700 0 '10^a'v14
Nota: Los campos de rojo me los sugirió el Ing. Smet (de la
comunidad Isis / ABCD) y en efecto funcionan, pero Win Isis no los
maneja y al verlo en Marc, se presentan vacíos.
Explicando: los números de la izquierda, son los campos Marc21; los
ceros del centro es la técnica de indización cero que se usa en marc y
otros de la familia Isis. Lo demás corresponde al subcampos “a” y el
correspondiente a cada campo de la hoja CSV. Cada campo de hoja
CSV debe corresponder a uno en Marc21. Fíjese que en algunos
marc, equivale a más de uno de mi hoja CSV. Como es el caso del
campo 260 que corresponde en Marc21 a la ciudad, editora y fecha.
Estos, pues se corresponden con los campos 15, 14 y 9 en mi hoja
Excel convertida a CSV. Cada campo se representa por una “v” en el
lenguaje de Isis.
Esta tabla se guarda como: nombre.FST. En donde “nombre” es
un nombre para tu tabla, que no exceda los 6 caracteres.

10. Importando los registros en Win Isis
Llevándome del tutorial que vi en la página citada arriba, abrí mi base
Isis Marc (o la base con formato marc que se esté usando en tu
biblioteca. Has una copia vacía), luego exporté los registros de
ejemplos (para
guardarlos).
Volví y solo
exporté un
registro y lo
volví a cargar
para borrar
todo y que
solo quede
uno. Ver
imagen.
La idea es borrar los registros de prueba de IsisMarc, con la opción
“Carga” del menú de importación, para luego cargar todos los
registros de mi archivo CSV, convertido a ISO con el uso de MX.
Una vez borrados los registros de prueba que trae Isis Marc(o copia
de la base de tu biblioteca), actualizo la base – por si acaso – y
procedo a importar el archivo ISO que se hizo con MX y usando la
FST de formateo.
Nota: uso IsisMarc, por que trae la estructura Marc21, la cual
abro desde win Isis.
Nos vamos a “bases de datos / importar
La pantalla siguiente es la de
importación

11. Busco mi archivo ISO, en la carpeta que creamos al principio
Una vez cargado el archivo ISO,
debo especificarle la FST de
formateo. Ver imagen siguiente:
La imagen habla por si sola. Este paso es el final casi…
Los registros se importan, luego actualizas la base de datos. Vas
“bases de datos “ / Actualizar”

12. Lo has logrado!!
Debilidades: Los acentos no se visualizan, a veces, algunos
campos quedan dislocados.
FST de ejemplo.
3005 0 'n'
3006 0 'a'
3007 0 'm'
3017 0 '5'
3018 0 'a'
852 0 '##^a'v1
020 0 '##^a'v13
041 0 '0#^a'v9
084 0 '04^a'v2
100 0 '10^a'v5
245 0 '10^a'v4
250 0 '##^a'v16
260 0 '##^a'v12,'^b'v11,' ,','^c'v8
300 0 '##^a'v7,'^b'v17
490 0 '#0^a'v18,'^p'v19
500 0 '##^a'v21
520 0 ‘##^a’v6
653 0 '#4^a'v3
700 0 '10^a'v14
Nota: debes usar una base de datos marc, que puedas subir con Win

13. Isis. El caso de Isis marc o aguapey. Este ultimo es mas flexible.
Otro, siempre practica con una copia, no con la base real.
Luis Peña. Octubre, 2010
Sobre el autor:
Luis M. Peña es bibliotecario técnico en la
Biblioteca Pedro Mir, UASD. Labora allí desde
1991. Laboró en servicio al público durante 8
años. Desde 1998 hasta 2005 labora alimentando
el catálogo público en el sistema Micro Isis. Desde
el 2005 hasta hoy es Bibliotecario de los procesos
técnicos y es encargado del área de la Videoteca.
Trabajó durante 5 años en la biblioteca de la Cancillería de la Rep.
Dominicana como encargado de Hemeroteca, soporte técnico y
servicio al público. También laboró en las mismas funciones durante 2
años en la Biblioteca de la Universidad Iberoamericana – UNIBE. Es
actual encargado en centro de Documentación de la Dirección General
de Minería en donde ha experimentado todo lo expuesto arriba.
Además de lo anterior Luis M. Peña es Lic. en Lenguas Modernas
mención Inglés y es estudiante de término de la Lic. en Educación
mención Bibliotecología. Tiene muchos cursos en el área informática,
biblioteca, relaciones humanas, archivo, etc. Y, además, ha
participado en la organización y automatización de tres bibliotecas.
Ha participado en cursos de capacitación para auxiliares de
bibliotecas por cinco ocasiones como facilitador y ha instalado
aplicaciones para bibliotecas en diversas ocasiones.
Por último, Luis M. Peña ha desarrollado varias aplicaciones para
bibliotecas en Visual Basic, Accsess y ASP / HTML. Se desenvuelve en
algunos lenguajes informáticos como el Visual Basic, ASP, HTML,
Access y otros de menor importancia. Conoce y maneja además
algunos programas para bibliotecas como el SIABUC, Micro Isis, Win
Isis, Aguapey, IsisMarc, ABCD, Catalis, CaMPI, Weblis y otros.