Se describe brevemente algunos factores importantes que se deben tomar en cuenta a la hora de migrara registros a otra plataformas.

1. Factores generales en la migración hacia otros
sistemas: caso Koha. Por qué el resultado no es 100%
perfecto
Procedimientos previos.
Elaboración de un formato en Win isis
para migrar los registros hacia Excel y
de Excel a un archivo CSV. Luego, con
el uso del utilitario MX de Isis, lo
convertimos en un archivo ISO. Con el
uso de una FST de formateo y una
base de datos espejo con campos
Marc, logramos la importación de todos
los registros. Una vez insertados en
Win isis y con estructura de campos
Marc, exportamos los registros a un
archivo ISO de nuevo. Ya con este ISO, lo manipulamos con MarcEdit
para convertirlo a formato Marc, compatible en Koha. Pero previo a
todo esto, hicimos abundantes correcciones y agregamos campos
faltantes en la hoja Excel.
En un primer intento fracasó el proceso, por que en el formato de
Winisis utilizamos el punto y coma (;) para la división de campos y, al
momento de la migración, todos los títulos que tenía el punto y coma,
se vieron afectados. Por lo que procedimos a utilizar el carácter 124
(pipe = |), como divisor de campos. A la hora de insertarlo en Excel, le
indicamos este carácter.
Cabe destacar que, el formato desde Winisis, para migrar a Excel es
muy sencillo y es algo como esto:
v10'|',v11'|',v12'|'
En donde cada campo de la base isis se representa por la “v” y le
ponemos a cada uno al lado y entre comillas simples el carácter pipe.
Luego, mandamos a imprimir toda la base de datos, con este formato
(que en mi caso lo nombré Excel) y en lugar de enviarlo a la
impresora, escogemos “archivo ascii”. Vea la imagen siguiente.

2. Esto genera un archivo de texto plano (txt), el cual abrimos en Excel
desde la pestaña “Datos” y luego la opción “desde textos”.

3. Marcamos luego la opción “delimitados”.
Lo siguiente es la opción “otros” e insertamos en el cuadrito, el
carácter pipe (con las teclas alt + 124) y desde ahí continuamos el
asistente. Ver imagen siguiente.

4. Estos fueron los datos previos que tuvimos que dar en nuestro caso.
Esto no era necesario del todo, pues existen tres formas de hacerlo:
 De la forma que le acabo de explicar.
 Directamente con un archivo iso y MarcEdit
 Con el archivo iso, una fst de formateo y una base espejo en formato
Marc y luego MarcEdit.
¿Por que escogí el proceso más largo? Por que necesitaba añadir
otros campos a la base de datos y solo lo podía hacer en la hoja
Excel. Simplemente.
Explicados estos pasos previos, continuemos con este artículo.
La migración de datos en ocasiones tiene pérdida de algunas
informaciones, así como la idea de asumir por defecto algunos
parámetros.
La estructura Marc supone unas etiquetas que van desde los campos
cabeceras hasta los 999, dos indicadores que pueden ser desde 0
hasta el 9 o simplemente vacíos (#) y la indicación de sub campos
representados por letras en minúscula (a – z).
Si hacemos uso del programa MarcEdit, para la conversión final a
Marc, ya tenemos la ventaja de una estructura aceptable y compatible
para Koha u otro programa que utilice Marc. Aún así, faltarán
elementos no definidos en el momento de la migración y que se podría
lograr, si analizamos más profundamente el comportamiento de los
registros Marc dentro del programa migrante, que en este caso se
trata del sistema para bibliotecas Koha.
Mientras observaba esto último en la plantilla del programa citado y,
editando tres registros migrados, no pude luego guardar los registros,
por que el sistema Koha me exigía completar los campos cabecera
003 (identificador de número de control), 005 (fecha y hora de la última
modificación), 008 (elementos de longitud fija) y el campo 942 sub
campo c (tipo de ítem). Todo esto me dice que estos tres campos
deben estar presentes en la tabla de selección de campos (FST) que
se va a utilizar en el proceso de migración.

5. Para lograr la migración al sistema Koha, hicimos varios intentos, de
los cuales la mayoría fallaron. La elaboración de una buena y bien
meditada FST, es la que al fin dará un resultado más perfecto. Los
campos básicos desde el 020 hasta 900 no tienen grandes problemas,
toda vez que tengamos conciencia de la equivalencia de campos
entre ambos sistemas. Debemos tener bien claro en que formato se
encuentran los registros de la base de datos a migrar. Existen solo
unos pocos formatos y los más comunes son, a saber: CEPAL,
LILACs, BIBES, BIBUM, MARC, IBERMARC, UNIMARC, los formatos
propios, etc. De ellos, los más conocidos en nuestro país son el Cepal,
Lilacs y el Marc.
La tabla de formateo utilizada.
Una tabla de formateo no es mas que una estructura de campos y sub
campos, con sus indicadores y signos convencionales
correspondientes, que nos permite extraer de la base de datos
información legible por el usuario. La FST utilizada en este proceso fue
la siguiente:
01 0 mpl,v1
05 0 mpl,v18
20 0 mpl,'##$a 'v29
35 0 mpl,'##$a 'v37v1
40 0 mpl,'##$a 'v38
41 0 mpl,'0#$a 'v14
082 0 mpl,'#4$a 'v4
100 0 mpl,'1#$a 'v6
110 0 mpl,'2#$a 'v7
111 0 mpl,'1#$a 'v16'. ','$n','('$d 'v17':','$c 'v19')'
240 0 mpl,'10$a 'v10
245 0 mpl,'#0$a 'v8,' / ',v21,'.'
250 0 mpl,'##$a 'v23
260 0 mpl,'##$a 'v25,' : ',v22,', 'v24
257 0 mpl,'##$a 'v26
300 0 mpl,'##$a 'v9,':',v15
490 0 mpl,'#0$a 'v11,';','$v 'v12,';','$n 'v13
500 0 mpl,'##$a 'v28
505 0 mpl,'##$a 'v27
650 0 mpl,'#7$a 'v30

6. 700 0 mpl,'1#$a 'v31
852 0 (|$a|v2, |$b|v36, |$h|v4, |^t|v35)
952 0 (|$e|v32, |$d|v33, |$g|v34, |$8|v3)
Nota: se utilizó una hoja Excel con los registros
Explicando.
La primera columna contiene los campos del formato al que vamos a
migrar (en este cao hacia Marc21). La segunda – la columna de ceros
(0) – es lo que se conoce en ISIS como técnica de indización, que en
este caso usamos el cero (0), por que es la que más caracteres
atrapa, por líneas. La columna siguiente contiene los caracteres de
indizado en Marc. El símbolo de la almohadilla (#), significa en blanco.
El siguiente carácter es el signo de dólar que representan los sub
campos y, finalmente todos los números precedido de la letra “v”, son
los campos desde donde migra. En este caso desde una base con
formato Lilacs, que luego pasamos a Excel. En Excel, cada celda es
un campo. Por lo tanto debes saber bien que contiene cada campo.
Procedimientos.
Los pasos a dar son bastantes técnicos, pero vale la pena la
experiencia adquirida. Uno debe conocer primero la estructura de
campos de ambos formatos y luego adecuar la FST. Tenga presente
los campos repetibles y aquellos campos cuya equivalencia en Marc
responden a un solo campo. Por ejemplo:
260 0 mpl,'##$a'v25,' : ',v22,', 'v24
El campo 260 en Marc equivale a tres campos en lilacs y son: Lugar:
Editorial, año. En esta secuencia de comando utilizamos la técnica de
indización cero, el modo de encabezado que indica que los datos
pasarán sin que sean modificados (mpl). Le siguen los indicadores
vacío vacío, luego el sub campo a ($a) y en ese mismo lugar lanzamos
el campo 25 (v25), que equivale al Lugar. Luego mandamos a imprimir
los dos puntos que separan al lugar de la editora entre comillas
simples. Le sigue el campo 22 (v22), que se refiere a la editorial, luego
mandamos a imprimir una coma, que es la que separa la editora del

7. año de publicación y, finalmente le indicamos el año representado por
el campo 24 (v24).
Al similar sucede con el campo de 111 en Marc, que es la entrada
para eventos.Observe:
111 0 mpl,'1#$a'v16'.','$n','('$d'v17':','$c'v19')'
Fíjense en todo lo que se manda a imprimir, incluso los paréntesis.
Para ello, hay que ver como se comporta el registro una vez digitado.
En el caso de los campos repetibles, se colocan entre paréntesis y
entre barras verticales y la barra invertida al final. Ejemplo:
500 0 (|##$a|v28/)
650 0 (|#4$a|v30/)
En la FST que utilizamos no se utilizó este método, por que fue una
migración desde Excel hacia Win isis y desde Win isis hacia MarcEdit.
Si hubiese sido directamente desde la base isis en Lilacs, si tendría
que haber utilizado este método, pues los campos de materias y autor,
por ejemplo, en Lilacs son repetibles.
Habiendo ya comprendido todo esto, nos queda solo explicar los
aspectos generales que hay que tomar en cuenta a la hora de tomar la
decisión de migrar. En el caso de los indicadores, hay que decidirse
por cual indicador más general nos decidiremos. Observen los
indicadores en rojo del campo 245 de la FST:
245 0 mpl,'#0$a'v8
Si se dan cuenta, el segundo indicar 0 en el título indica el número de
caracteres a ignorar, lo cual va desde 0 hasta el 9, pero aquí hemos
colocado el 0 por defecto. Con este cero estoy diciendo que todos los
títulos de la base de datos migrada no tienen artículos ni preposiciones
delante, que son los caracteres que se ignoran. Si es por ejemplo, el
artículo “Los”, tendría que colocar un 4 en lugar de de un cero. Esto
para que el sistema ignore ese artículo y lea a partir de la palabra
siguiente significativa. Pero en la FST debo colocar un indicador y, en
este caso nos inclinamos por el más general.

8. Lo mismo sucede en el caso del código de idioma. Tenemos que
colocar un idioma por defecto al campo 041 de Marc y, en nuestro
caso colocamos el español (spa). Osea, que todos los libros están en
idioma español. Pero no hay de otra. Los arreglos serán posteriores.
Esa es la razón del por que una migración de datos no es 100%
perfecta. En bases de datos menos estructura se podría dar el caso de
que funcione al 100%.
Si la base de datos a migrar está en una hoja de Excel, se aprovecha
esta oportunidad para agregar campos que le falte a la base de datos
y que se necesitan en Marc. Por ejemplo: algunos campos cabecera,
código de sala, entre otros.
En estos casos citados, necesitamos hacer uso del programa
MarcEdit, el cual nos permite hacer cambios globales y sustituciones.
Por ejemplo: en el caso del campo de título, bajo el programa citado,
solo necesitaríamos copiar la parte que dice:
=245 10 $a Los
Y luego sustituir todo este fragmento de campo por:
=245 14 $a Los
Ya que aquí el segundo indicador (el 4) está correcto. Pero en la
migración tuvimos que colocar el cero (0). Solo basta ir colocando
artículos como La, Las, El, etc., después del indicador de sub campo
($a) y dejar que el programa MarcEdit lo encuentre y luego los vamos
sustituyendo por la expresión correcta.
Esta es la estructura de la base de datos en MarcEdit. En el menú
“Edit” se encuentra las opciones para buscar y reemplazar y es ahí
donde hacemos todos los cambios de lugar.

9. Le aconsejamos buscar un tutorial de Marcedit en Youtube, que le
explicarán con detalles estos complejos procesos, talvés con un poco
más de detalle.