El documento aborda la gestión de archivos, destacando su importancia en la conservación y acceso a la información en empresas, así como las técnicas de clasificación y ordenación de documentos. Explica la necesidad de evaluar la documentación, realizar transferencias y eliminar lo innecesario, y detalla el ciclo de vida de los documentos desde su creación hasta su eliminación. Además, describe las normas de acceso, indización y organización para optimizar la gestión documental.

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GESTIÓN DE ARCHIVOS
GESTIÓN DE ARCHIVOS, PÚBLICOS Y
PRIVADOS I

2. Tema 1. Aplicación de técnicas de
archivo documental.
Sistemas de clasificación y ordenación
Concepto
• El archivo es el lugar físico, local o mueble donde se almacenan y se custodian de
forma ordenada todos los documentos.
• El archivo es uno o más conjuntos ordenados de documentos, sea cual sea su
fecha, forma y soporte material (papel, CD, etc.) recibidos o producidos por una
persona o institución pública o privada, acumulados en un proceso natural como
consecuencia del ejercicio de sus funciones o actividades y que se conserva para
una utilización posterior.
En una empresa, el archivo es el lugar donde están reunidos de forma ordenada
todos los documentos de interés, con el fin de asegurar su perfecta conservación
y garantizar la rapidez a la hora de solucionar las peticiones de consulta,
procedentes de las diversas unidades organizativas de la empresa.
• Un archivo o fichero informático es un conjunto de bits que son almacenados
en un dispositivo.

3. El archivo: utilidad e importancia
• En la empresa se producen operaciones que no solo
deben de ser registradas sino que deben de dejar
constancia física para demostrar que tuvieron lugar
• Se reciben y tramitan gran cantidad de documentos de
deben ser guardados correctamente.
• No toda la información ha de ser guardada.
• El personal de oficina deberá de conocer las principales
técnicas de archivo y gestión de la información, así como
tener en cuenta las normas de protección de datos
• La deberá archivas documentos como por ejemplo:
– Las escrituras de constitución
– Facturas de clientes u proveedores
– Las nominas y seguros sociales
– Libros y registros contables,…etc.
• Los documentos deben ser conservados en un orden y
sirven de testimonio e información para quien los
produce.

4. Los objetivos de la gestión de archivos son varios:
• Generales: Las prestaciones o servicios que ofrece el archivo
son mayores que los costes que soporta o conlleva.
• Particulares: La localización rápida y eficaz del material
archivado, siguiendo unos procedimientos unificados de
clasificación.

5. valorar la utilidad del documento

6. El valor de la documentación
• El valor primario o finalidad por la cual éste ha sido
diseñado.
– Valor administrativo. (un albarán)
– Valor jurídico o probatorio (un contrato de compra-vena)
– Valor financiero o económico (un pagaré)
• El valor secundario es el que puede adquirir un
documento una vez finalizado el período de tiempo
de vigencia de la utilidad por la cual fue creado.

7. Funciones del archivo

8. El funcionamiento del archivo
Normas de acceso al archivo
– Unificarlos sistemas de clasificación y ordenación.
– Establecer un índice en el que aparezca el
contenido del archivo.
– Determinar quién puede acceder a la información
contenida en el archivo.
– Saber quién tendrá que llevar el control de
seguimiento de la documentación que salga del
archivo y como lo ha de hacer.
– Saber qué documentación se puede eliminar del
archivo y cual se ha de transferir.
Además de contar con unas instalaciones adecuadas
para la correcta conservación de dicho archivo.

9. Sistema de clasificación y ordenación

10. El ciclo de vida de los documentos y
la organización del archivo
Etapa 1
• Creación del documento
Etapa 2
• Clasificación, ordenación y utilización
Etapa 3
• Archivo y conservación
Etapa 4
• Transferencia
Etapa 5
• Eliminación

11. Selección de la documentación
La empresa que quiere trabajar de manera eficiente ha de aprender a
valorar qué documentación no le será de utilidad en un futuro, y
deshacerse de ella.
Conveniente evaluar los costes y los beneficios de conservar la
documentación. Entre los costes de mantener más documentación de la
necesaria, podríamos destacar dos grandes grupos:
– Los costes de los recursos utilizados. Necesitaremos más espacio, más
archivadores, más mobiliario.
– Los costos derivados de dificultar búsquedas posteriores
Un caso especial es el de la documentación que se ha de conservar por
imposición de la normativa legal.

12. Transferencia de la documentación
El proceso de transferencia de archivos consiste en el cambio de ubicación
de la documentación a medida que disminuye el grado de utilización.
Al hacer este proceso de transferencia, es importante volver a escoger la
documentación, eliminando del archivo la que se haya convertido en
innecesaria.

13. Finalidad y objetivos
1. Poder recuperar la información
a) Disponer de la información a la cual tendremos que acceder cuando necesitamos
realizar el trabajo (contestar cartas, hacer promociones, realizar un análisis de
nuestra clientela).
b) Facilitar el control y seguimiento de las tareas de los diferentes departamentos de
la empresa. Un ejemplo sería el archivo de las actas de reuniones de los
departamentos.
c) Poder hacer un seguimiento de la evolución de la empresa
(comparativas de ventas, evolución de los resultados...).
2. Por imperativo legal.

14. Índices de archivo: actualización
La indización es el proceso de describir y caracterizar un documento a través de los
conceptos contenidos en él.
El proceso de indización se lleva a cabo en 3 etapas:
1. Se examina el contenido del documento y se describen sus puntos
fundamentales:
– Su formato
– Título
– Autor (quien lo ha generado)
– Destinatario (clientes, entidades)
– Finalidad
– Fechas
– Resumen
2. Se identifican y seleccionan los conceptos fundamentales y se traducen a
términos de indización, formando un lenguaje especializado, un lenguaje
documental.
3. Se eligen aquellos términos que pasarán a formar parte de la lista

15. Los términos (o conceptos) elegidos para la indización tienen que cumplir las
siguientes condiciones:
– Precisión: evitar expresiones genéricas o ambiguas
– Exhaustividad: la lista debe contener los conceptos básicos de documento
– Pertinencia: rigor al seleccionar los términos
– Uniformidad: usar las mismas expresiones para los mismos conceptos, y mantener
la coherencia.
Los tipos de índices habituales son:
– Onomásticos: los que contienen nombres de personas, instituciones…
– Materias
– Topográficos: los que contienen términos geográficos
Las reglas para su redacción son:
– Para nombres de persona: por apellido y después el nombre, en la lengua de
origen, las iniciales se posponen, los apellidos con guión se consideran uno solo,
las preposiciones de los apellidos se posponen al nombre, las partículas de
tratamiento se posponen
– Para instituciones: en forma directa sin inversión, abreviaturas y siglas se
desarrollan para evitar confusiones
– Para términos geográficos: entre paréntesis su jurisdicción, país, si existe en varios
países, en el idioma del centro o institución
– Para materias: uso del singular para nombres incontables y plural para los
contables, entradas directas sin inversión

16. Mejoras ante detección de problemas
de organización
Algunos de los problemas de organización
que se pueden presentar derivan del
desconocimiento de la organización en la que
se trabaja.
La solución de problemas de organización es
el rigor en el desarrollo de las tareas de
archivo, y el seguimiento riguroso de las
normas establecidas. Estas normas estarán
desarrolladas en manuales o catálogos de
procedimiento donde se describa de forma
detallada cómo realizar cada paso.