Este documento describe la importancia de la organización de archivos en una empresa u organización. Explica que los archivos deben estar bien organizados y ordenados para facilitar el manejo, registro, conservación y consulta eficiente de los documentos. También destaca los objetivos de un archivo como archivar, localizar y consultar documentos de manera rápida y segura, así como conservar documentos históricos. Finalmente, resalta la importancia de que los archivos estén bien organizados para garantizar el flujo de información, tomar mejores decisiones y conservar la memoria instit

1. ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS
LAURA JULIETH QUIJANO CRUZ
CENTRO DE SERVICIOS FINANCIEROS
ASISTENCIA ADMINISTRATIVA
BOGOTA D.C
2013

2. ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS
LAURA JULIETH QUIJANO CRUZ
PRESENTADO A:
RODOLFO LIZARAZO
CENTRO DE SERVICIOS FINANCIEROS
ASISTENCIA ADMINISTRATIVA
BOGOTA D.C
2013

3. INTRODUCCION
El archivo es la organización metódica y apropiada para los documentos para
su manejo, registro, conservación, restauración, consulta y control, por lo tanto
es necesario que en una empresa ya sea pequeña, mediana o grande exista
una adecuado orden para cada documento, para así
funcionamiento
y
también
contando
con
una
establecer un buen
excelente
gestión
de
conocimientos, eficiencia por parte de cada uno de los trabajadores. Mediante
este trabajo se identificara importancia, objetivos, fundamentos, del archivo en
una organización, aspectos importantes para una su excelente organización.

4. ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS
El archivo de una empresa u organización es fundamental, debe estar muy bien
organizado, ordenado, y mantener claro los respectivos manejos de cada
documento, se debe tener en cuenta aspectos importantes como objetivos,
finalidad, y su uso:
Primordialmente se debe contar con:
Actitud positiva.
Dedicarle el tiempo necesario
La labor de archivar, organizar y gestionar un archivo de empresa, debe
ser llevada a cabo por un profesional de la materia.
La organización documental implica dos procesos como son la clasificación y
ordenación. La clasificación es el proceso intelectual que consiste en agrupar
clases o categorías de un conjunto de documentos. La ordenación es la acción
de unir de manera coherente los grupos o unidades de un conjunto documental
teniendo en cuenta las reglas o criterios establecidos que pueden ser por:
Asunto.
Numérico
Alfabético.
Alfanumérico.
Geográfico.
Entre otros.

5. 1. OBJETIVOS DEL ARCHIVO.
Sin duda alguna el archivo debe contar con una serie de objetivos específicos
para una adecuada organización lo que llevara a ser cada vez más un área de
éxito lo cuales son:
Archivar, localizar y consultar en forma rápida, fácil y segura.
Conservar las fuentes históricas, haciendo la selección con base en
normas bien estudiadas y cumpliendo la legislación pertinente, para
realizar una política racional de eliminación.
Unificar los criterios en cuanto a registro, manejo, conservación,
clasificación, restauración, consulta y control de los documentos.
Registrar datos útiles y depurados para que sirvan a los ejecutivos en la
toma de decisiones.
Evitar repeticiones innecesarias y, de esta manera, disminuir la
duplicidad del trabajo y su costo, economizar espacio y lograr un
acondicionamiento técnico del local.
2. FUNDAMENTOS DE UN ARCHIVO.
Lógica.
Como necesitamos la información.
Rigor.
Sencillez.

6. 3. FINALIDAD DEL ARCHIVO.
Los archivos están llamados a ser:
Centros activos y dinámicos de documentación e información: Porque
conservan el patrimonio histórico de la empresa.
Centro vitales de estudio de investigación: Por ser una fuente primaria.
Aunque exista información editada, el archivo sigue siendo el depósito
de los documentos originales.
Centro de desarrollo de la empresa y del país: Aportan su eficaz ayuda a
la gestión administrativa; y su aporte en los ámbitos social, económico,
educativo, cultural y religioso y político para el desarrollo del país.
Por su uso:
Activo:
Satisface
las
necesidades
de
conservación
y
consulta
permanente o para el periodo corriente.
Semiactivo: Representa el cambio de los documentos en intervalos
determinados (una o dos veces por año), para su conservación y
consulta esporádica u ocasional.
Inactivo: Comprende el traspaso definitivo de los documentos para su
conservación perpetua, de acuerdo con disposiciones legales, fiscales,
comerciales o históricas.
4. IMPORTANCIA DE LA ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO.
Un archivo bien organizado garantiza el flujo y disposición de la información en
forma ágil y oportuna; evita la acumulación innecesaria de información; facilita
la toma de decisiones; conserva la memoria institucional. También se puede
decir que los archivos son la imagen de quien los produce, acreditan y
documentan la evolución jurídica administrativa de las organizaciones.

7. Cabe destacar que su importancia se podrá comprender a partir del valor que
para: la administración, la investigación, la comunidad, el desarrollo económico,
social:
Para la administración: Los archivos son creados por personas e
instituciones en el desarrollo de sus tareas, para sus propios fines, en
realidad todo gobierno, dependencia, entidad o empresa debe recurrir
con frecuencia a los documentos que ha producido o recibido.
Para la investigación: Tienen la responsabilidad de ser fuentes
primarias de mejoramiento para todos los sectores de la comunidad.
Para comunidad y el estado: Tienen capacidad de documentar
derechos y deberes de las personas y de las organizaciones.
Para el desarrollo económico y social: Para lleva a cabo nuevas
iniciativas, el conocimiento y la comprensión de los antecedentes sobre
programas, logros y fracasos es de mucho importancia.