El documento habla sobre la organización de archivos. Explica que la clasificación y ordenación son tareas prioritarias para mantener el cumplimiento de criterios de calidad y eficiencia en el acceso a la documentación. Describe los diferentes tipos de clasificación como funcional, orgánica y por materias. Además, explica los principios y sistemas de ordenación como alfabético, alfanumérico y cronológico. Finalmente, resalta la importancia de la instalación física de los documentos en las estanterías con su respectiva

1. ORGANIZACIÓN DE
ARCHIVOS

2. La organización de archivos es una tarea prioritaria para
mantener el cumplimiento de los criterios de calidad y
eficacia en el acceso a la documentación creada.

3. CLASIFICACIÓN
Clasificación funcional
Se tienen en cuenta las funciones de
la entidad que genera los
documentos.
Clasificación orgánica
La entidad necesita de una
estructura organizativa que le
permita su funcionamiento.
Clasificación por materias
Este elemento no deriva
directamente de la entidad sino de
la percepción que se tenga de la
misma o de sus actividades.
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4. LA CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA SEGÚN FERNÁNDEZ
“La importancia de clasificar
los documentos para un
mejor uso gubernamental de
la información”.

5. ORDENACIÓN DE LOS
ARCHIVOS

6. LA ORDENACIÓN
01
La ordenación es una tarea
consistente en relacionar unos
elementos con otros de acuerdo con
un criterio establecido de antemano,
bien sea la fecha, las letras del
alfabeto, los números. Y se aplica
sobre diversos elementos o en
diferentes niveles: los documentos,
los expedientes, las series

7. LOS PRINCIPALES ARCHIVISTICOS DE
LA ORDENACION SE REFIERE
❖ EL ARREGLO DE
LOS GRUPOS O
SERIES E
DOCUMENTOS
EN RELACION
UNOS CON
OTROS.
❖ LA ORDENACIÓN
DE LAS PIEZAS
INDIVIDUALES
QUE HAY DENTRO
DE LOS GRUPOS O
SERIES.

8. LA ORDENACION ES UN PROCESO
POSTERIOR ALA CLASIFICACION,LA CUAL
NOS PERMITE
❑ Facilita la
comprension
documental.
❑ Rapida localizacion.
❑ Acceso ala informacion.

9. SISTEMAS DE ORDENACION
ALFABETICA
❖ Consiste en la utilizacion
De las letras del alfabeto
ALFANUMERICO
❖ Se utiliza para series
documentales, que
permanecen abiertos
por largo tiempo
ALFABETICA
GEOGRAFICA
❖ Consiste en agrupar las
carpetas en orden
geográfico, por países,
regiones,
territos.

10. ALFABETICA DE
ORGANISMOS
ALFABETICA DE
MATERIAS
Se ordenan las series y subseries
documentales por el asunto o tema de su
contenido.
Se ordena la documentación por orden
alfabético de los nombres
Instituciones, centros, organismos u oficinas
.

11. ORDENACION
CRONOLOGICA
✓ Se ordena de acuerdo
ala fecha en que la
documentación ha sido
tramitada.
✓ Consiste en
asignar
números
consecutivos
alas personas o
empresas que
escriben para

12. INSTALACION
La instalación de los documentos en
el deposito es la última tarea en la
organización del fondo documental.
Consiste en la ubicación física de los
documentos en las estanterías,
mediante unidades de instalación

13. Antes de introducir un expediente en su
correspondiente caja, se identifica con una
signatura que haga referencia a la unidad de
instalación que lo contiene y a su orden
dentro de la misma. De esta forma se
conocerá de manera inequívoca, la ubicación
física del expediente dentro del depósito

14. En la instalación de las cajas, legajos y libros seguiremos el
sistema de numeración continua, el más indicado para un
archivo en crecimiento, mediante la numeración arábiga
desde el nº 1 en adelante, siguiendo la secuencia natural.
Ejemplo: un expediente ubicado en la caja o legajo 97, y
que ocupa el nº3, de los 10 que contiene, tendrá la
signatura: 97,3.

15. ORGANIZACIÓN
DE ARCHIVO
EN UNA
EMPRESA

16. ORGANIZACION DE LOS
DOCUMENTOS DIGITALES
Crear un archivo
para cada uno de
ellos.
Deja en el escritorio
únicamente las
carpetas necesarias.
Almacenarlos en un
disco duro externo
para que no ocupe
espacio.
Guárdalo
directamente en su
carpeta
correspondiente.
Ordena por proyectos
o clientes
Archivar lo que ya no
uses
Organizar desde el
principio
Manten el escritorio
despejado

17. ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS FÍSICOS

18. ORGANIZACIÓN
DE ARCHIVO
EN UNA
OFICINA

20. • Reproducir el orden original en
que se han emitido o creado.
• Considerar al expediente
administrativo como base de la
actuación administrativa.
Principios
fundamentales.
• La formación de los expedientes y la
correcta ordenación de las series
documentales
• La elaboración de los instrumentos
de control e información de la
propia documentación que genera.
Funciones • Todos los documentos y expedientes
deben formar parte de una misma
serie documental.
• Cada unidad administrativa debe
mantener su archivo correctamente
organizado.
• Esta organización debe basarse
exclusivamente en mantener
diferenciados los distintos tipos de
expedientes.
• El primer paso será identificar y
separar los documentos.
Recomendaciones

21. Organización
de archivos
de gestión

22. ¿Qué SON ARCHIVOS DE GESTION?
Los archivos de gestión son los encargados de
conservar y organizar la documentación
activa desde su creación o recepción hasta su
eliminación o transferencia. Esta documentación
activa es la de uso habitual en la oficina productora.
Es donde los documentos se encuentran en fase de
tramitación y están bajo responsabilidad y manejo
directo de las unidades administrativas.

23. Son los documentos
conservados en los
archivos de cada una de
las oficinas de las
instituciones
La localización física de los
archivos de gestión son las
oficinas
La frecuencia de consulta
del documento es muy alta
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Archivo de gestión.
Son los documentos
conservados en los
archivos de cada una de
las oficinas de las
instituciones

24. Las unidades de instalación
para esta etapa generalmente
son los archivadores
Toda la documentación
tiene valor primario
Archivo de gestión.
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25. FUNCIONES DEL ARCHIVO
DE GESTIÓN:
• Conservar de manera óptima los
documentos a través del tiempo.
• Mantener el orden y la clasificación de la
información, de manera lógica.
• Proporcionar facilidad de búsqueda y
consulta.
• Funcionar como centro activo, es decir,
que permita la relación entre la
información nueva, con la mantenida en
el tiempo.
gestión documental tiene su
énfasis en la correcta
conservación y tratamiento
de los documentos

26. producción
recepción
distribución tramite
organización
consulta Disposición
final
Ciclo vital de archivos
de gestión

27. Mobiliarios e insumos para la organización de archivos
de gestión
mobiliarios

28. INSUMOS

29. Organización de los archivos
de gestión y responsabilidad
de los jefes de las Unidades
Administrativas Todos los funcionarios deben velar
por la conformación,
organización, preservación y
control de los archivos de gestión,
atendiendo los parámetros
establecidos por el Archivo
General de la Nación. Los jefes de
las dependencias de la Función
Pública deben velar por la
adecuada organización, consulta,
conservación y custodia del
archivo de gestión de su área

30. CREACIÓN DE UN
SISTEMA DE ARCHIVO
01
Como ya hemos indicado la implantación de un
sistema de archivo debe hacerse sobre los
documentos que se encuentran en trámite y los
que hayan sido tramitados en los últimos meses.

31. Cuadros de
clasificacion
SISTEMA DE ARCHIVOS
Recuperacion Instalacion
Ordenacion
fisica
Identificacion de
series
Normas

39. EL REGISTRO
Son los medios que se utilizan para
anotar toda la documentación referida a
la entrada y salida que se tiene.
Clases de registro
• Registro general
• Registro auxiliar
• Registro de archivo

40. EL ARCHIVO
.

41. CLASES DE ARCHIVO
SEGÚN LA
FRECUENCIA
• Archivo activos
• Archivos semiactivos
• Archivos inactivos
SEGÚN EL
LUGAR
• Generales
• Desentralizados

42. GRACIAS