La gestión documental es importante para las organizaciones ya que permite administrar de forma ordenada los documentos de todo tipo, recuperar información de ellos, determinar cuánto tiempo deben guardarse y asegurar la conservación de los más valiosos. Los documentos deben clasificarse y almacenarse de manera que se puedan localizar fácilmente y proteger, siguiendo las normas legales. Un buen sistema de archivo es crucial para el funcionamiento eficaz de cualquier empresa.

1. Instituto Politécnico la Esperanza
Gestión Admin. y tributaria (4to.B)
Título:
Temas de la clase
Asignatura:
Gestión de datos y documentos
Maestro:
Juan Francisco Azcona
Nombre del estudiante:
Smerly Jaquez
Fecha de entrega
6/12/2017
No.#
10

2. La gestión documental es el conjunto de normas técnicas
y prácticasusadaspara administrarel flujo de documentos
de todo tipo en una organización permitir la recuperación
de información desde ellos determinar el tiempo que los
documentos deben guardarse, eliminar los que ya no
sirven y asegurar la conservación indefinida de los
documentos más valiosos aplicando principio de
racionalización y economía.
Es una actividad casi tan antigua como la escritura que
nació debido a la necesidad de documentar o fijar actos
administrativos y transacciones legales y comerciales por
escrito para dar fe de los hechos.

3. El soporte papelresulta sin duda algunaen la mayor parte
de los casos el enorme olvido en la aplicación de políticos
de seguridad
Con la llegada y extensión de las nuevas tecnologías los
sistemas informáticos y las redes corporativas han creado
un ambiente cerrado en el que es más simple administrar
de forma conveniente los privilegios de acceso a
documento
Sistema alfabético: Clasificalos documentos
según el orden establecidopor el alfabeto.
Sistema numérico: Ordena los documentosdel
archivo en base de un número natural, tanto ascendente
como descendente.
Sistema geográfico: Es el sistema de archivar los
documentospor el nombre de la localidaden que residen
los interesadosen los asuntos.

4. Sistema decimal: Se forma un catálogo para guía
de clarificaciónque se basa en dividirlos asuntos de la
empresa en diez grandes grupos.
Los archivoses el lugardonde se guarda los documentos
de la empresa.
-Centralizado Se almacenaun único archivo.
-Descentralizado Cada departamentotiene su
propio archivo.
-Mixtos: Se usan los dos sistemas anteriores.
-Activo: Almacenala documentaciónde consulta
frecuenta.

5. -Semiactivo: Almacena documentacióny consulta
esporádica.
-Inactivo: Almacena informaciónque debe
conservarse infinitivamente.
-Convencionales: Almacena documentosque están
en soporte papel. Ejemplo:Un record de notas.
-Microfilm: Permite una reproducción exacta de los
documentosen muy poco espacio.
-Informático: Permite el almacenamientode los
archivosgenerados con las aplicacionesinformáticas.

6. Dos son las razones principales por las que la
empresa debe y tiene que conservar la
documentación:
A-) Por el propio interés de la organización:conservar o
guardar la empresa debidamenteorganizadasy
clasificadas,permite mantener viva la memoria de la
empresa.
El archivo es la memoria de la empresa y como tal, habrá
que atenderloy cuidarlocon esmero.
B-) Por exigencias legales: el código de comercio en su
artículo 30, aparte primero, indicalo siguiente:
Los empresarios conservarán los libros, correspondencia,
documentacióny judicantesconcernientesa su negocio,
debidamente ordenados

7. El proceso de decepcionar,ordenar, clasificary conservar
adecuadamentelos documentosen un lugardeterminado
a fin de localizarlosfácil y rápidamentey protegerlos de
pérdidas y deterioros entre otros.
Los documentosson colocadosen un mismo orden
debidamenteclasificado,toda la correspondencia,
papeles y otros documentosrelacionadoscon el individuo
o firma y a la vez facilitarsu localizacióny manejo.
Es un sistema que nos va a permitir clasificary buscar
rápidamentelos documentos.

8. Un archivo no tiene mayor valorcuando los documentos
que contiene no pueden ser localizadoscon prontitud. Si
cada persona inventarásus propiasreglas para decidir
dónde guardar un documento, sólo esa persona podría
encontrarlo.
Hay que tratar clasificary custodiar la información de la
empresa.
Todos los documentos en la empresa deben de ser
registrados.
Se debe proceder a su estudio y análisis,para poder
extraer los datos que interesan.

9. Se han de clasificar, para lo que se utilizarándistintos
sistemas.
Sólo con los datos ya extraídosy guardados, se podrán
crear archivoscorrespondientes.
Los documentos han de ser custodios,
convenientemente mientras sean útiles.
Consiste identificary agruparlos documentos según sus
características.
-Alfabético -Cronológico
-Numérico -Geográfico
-Alfanumérico -Analítico

10. Deben permanecer en el archivo mientras resulten de
utilidado durante el tiempo que marque la ley. En el
momento de destruir la documentaciónhay que tener
respeto al medio ambiente y necesidad de reciclar y
reutilizarlos materiales.
Todo el personal debe conocer y utilizar unas series de
normas básicas.
-Archivo manual.
-Microfilm.
-Informático.

11. ↓
Registro → Anotación
↓
Clasificación → Ordenación
↓
Tratamiento → Denominación
↓
Cálculo → Manipulación
↓
Archivo → Custodia
La destrucción de documentosque ya no se necesitan, es
decir documentosque no se deben conservar, no sólo
permite un ahorro de espacio y coste de almacenamiento
de estos documentossino que también permite que
ningunaotra persona puedaacceder a estos documentos,
independientementede que se encuentren obsoletos o
no. Si bien es cierto que en la actualidad se digitalizany
guardan en soportes informáticos los documentosque es
necesario guardar, los que no se deben guardar no sólo
se ahorra de digitalizarlossino que también se deben
destruir.

12. 1. Archivos y Gestión Documentalse compromete a
guardar la más absolutaconfidencialidad yreserva
respecto a los datos e informaciónincluidaen la
documentaciónque debe ser gestionada durante la
prestación de sus servicios, y a adoptartodas
aquellasmedidasque garanticen el cumplimientode
tal obligación,al amparo de lo establecido en la
LOPD, así como lo regulado en cualquierotra
disposiciónlegal vigente
Fichero de nivel básico: El nivel básicosde
seguridad, se aplicaráentre otros, a los ficheros que solo
contengan datos identificativosy a todos los niveles
medio y alto de seguridad. Ejemplos: Nombre, domicilio,
teléfono, DNI, número de afiliación ala seguridad social,
fotografía, firmas, correos electrónicos, datosbancarios,
edad, fecha de nacimiento,sexo, nacionalidad,etc.
Ficheros de nivel medio:En el nivelmedio de
seguridad, se aplicaráesta protección, entre otros, a los
ficheros que contengan datos relativosa solvencia

13. patrimonial,operacionesfinancierasy de crédito.
Ejemplos: Datosde personalidad,hábitosde consumo,
hábitosde carácter, datos de seguridad social, solvencia
patrimonialy crédito, antecedentes penales, sanciones
administrativas,pruebaspsicotécnicas, currículos, etc.
Ficheros de nivel alto: El nivelalto de seguridad
es el que se aplicaa los ficheros que contienen datos
especialmente protegidoscomo los relativos a ideología,
afiliaciónsindicaly política,religión y creencias, origen
racial, salud, alimentación,bajaslaborales, vida y de
práctica sexual, etc.
La 1era hace referencia: al conjunto de documentosde
una empresa.
La 2da: al localdonde se almacenanlos documentos.

14. Ventajas:
-Puede establecerse sistemas para tipossimilares kardex.
-Archiveros expertos realizan un trabajo.
-Eliminael estrés.
-La labordel archivo se realiza diariamentey no de vez en
cuando (útil)
-Es posible establecer una supervisiónafectiva
Desventajas:
-No es raro encontrar los documentosarchivados, al no
cuidarlos archivos radican.
-Las pérdidasde tiempo por búsquedasinútiles son
degradables.
-Se archivandemasiadospapeles, los cuales algunos
deberían de ir a la papelera de reciclajes.
-Cuando los documentosestán desordenadosson difíciles
de encontrar.