Este documento proporciona información sobre la gestión auxiliar de archivo y reproducción de documentos. Explica conceptos clave como archivo, clasificación de documentos, sistemas de ordenación, equipos y materiales de archivo. También describe los procesos de archivo, conservación y destrucción de documentos según la normativa.

1. VEMOS COMO ES TRABAJAR
EN LA NUBE.
CREACIÓN DE UN BLOG
Generalmente de carácter
personal, con una estructura
cronológica que se actualiza
regularmente y que se suele
dedicar a tratar un tema
concreto.

2. MÓDULO FORMATIVO 3
Denominación: Reproducción y archivo.
Código: MF0971_1.
Nivel de cualificación profesional: 1.
Asociado a la Unidad de Competencia:
UC0971_1 Realizar operaciones auxiliares de
reproducción y archivo en soporte convencional o
informático.
UNIDAD FORMATIVA 1
Denominación: Gestión
auxiliar de archivo en
soporte convencional o
informático.
Código: UF0513.
Duración: 60 horas.
UNIDAD FORMATIVA 2
Denominación: Gestión
auxiliar de reproducción
en soporte convencional o
informático.
Código: UF0514.
Duración: 60 horas.

3. UNIDAD FORMATIVA 1
Denominación: Gestión auxiliar
de archivo en soporte
convencional o informático.
Código: UF0513.
Duración: 60 horas.

4. 2. Archivo y clasificación de documentación administrativa
– El archivo en la empresa.
▫ Descripción.
▫ Finalidad.
▫ Importancia del archivo para la empresa.
▫ Tipos de archivos.
▫ Equipos y materiales para el archivo.
▫ Funcionamiento de un archivo.
▫ Mantenimiento de un archivo.
▫ Proceso de archivo de un documento.
▫ Normas que regulan la conservación de documentos.
▫ Destrucción de los documentos.
▫ Confidencialidad y seguridad de la información.
– La organización del archivo.
▫ Centralizado.
▫ Descentralizado.
▫ Mixto.
▫ Activo.
▫ Semiactivo.
▫ Inactivo o pasivo.
– Sistema de ordenación y clasificación de documentación administrativa.
▫ Concepto de ordenación y clasificación.
▫ Clasificación alfabética.
▫ Clasificación numérica.
▫ Sistema mixto.
▫ Clasificación cronológica.
▫ Criterio geográfico.
▫ Clasificación por materias.

5. Gestión auxiliar de archivo en soporte
convencional o informático.
Código: UF0513.
22/10/14 - 04/11/14
Evaluación práctica 3 de noviembre 9:15 horas.
Evaluación teórica 4 de noviembre 9:15 horas

6. OBJETIVOS OPERATIVOS
OBJETIVO ESPECÍFICO
CLASIFICACION Y ARCHIVO DE
DOCUMENTOS
TEMA 2. ARCHIVO Y
CLASIFICACIÓN DE
DOCUMENTACIÓN
ADMINISTRATIVA

7. CONCEPTO DE ARCHIVO
POSEE VARIOS SIGNIFICADOS
Puede referirse a un conjunto de documentos
producidos o recibidos en una entidad, al lugar
físico donde se conservan esos documentos o
a la institución o servicio que custodia los
documentos.
Conjunto ordenado de documentos que una
persona u organización crean cuando realizan
una actividad.

8. CONCEPTO DE ARCHIVO
Lugar donde se custodian de forma ordenada y
sistemática los documentos de interés para la empresa
con el fin de preservalos y garantizar las peticiones de
consulta de información con rapidez.

9. FINALIDAD DEL ARCHIVO Pag. 33
• Guardar, conservar y custodiar.
• Localización rápida y eficiente de los
documentos.
• Constituir un centro activo de información.
• Cumplir con las disposiciones legales.

10. IMPORTANCIA DEL ARCHIVO PARA LA
EMPRESA
• Para el trabajo administrativo y de carácter
histórico para la organización.
• Toma de decisiones
• Exigencias legales
(4 años según artículo 29 de la Ley General Tributaria, 6 años
según el artículo 30 del Código de Comercio y 10 años
según la Ley 10/2010 Prevención de Blanqueo de Capitales
y Financiación de Terrorismo)

11. En el archivo están implicados:
Medios materiales
Normas y procedimientos
Personas que realizan las labores de archivo

12. POR TANTO,
La organización de un archivo es un conjunto
de todos los recursos humanos, medios
materiales y normas o procedimientos
establecidos para ejecutar las acciones de
archivo, debidamente coordinadas y
estructuradas.

13. EQUIPOS Y MATERIALES
PARA EL ARCHIVO

14. EQUIPOS Y MATERIALES PARA EL ARCHIVO
Factores que los determinan:
• Las necesidades de información de la
empresa.
• La disponibilidad física de espacio.
• Los recursos económicos disponibles.
• Del soporte del archivo, esto es, convencional
o informático.

16. FICHEROS

18. MUCHO ORDEN
http://www.youtube.com/watch?
v=PMoINjIgE3o&feature=related

19. SEGUIMIENTO, ARCHIVO, CONSERVACIÓN,
ENTREGA Y DESTRUCCIÓN DE DOCUMENTOS
Vemos Pag. 39

20. CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTOS
Se requiere un procedimiento preestablecido para la
clasificación y tratamiento de la documentación.
Manual de procedimientos
El manual de procedimientos contiene una descripción
precisa de cómo deben desarrollarse las actividades de
cada empresa
Complementando al manual de procedimientos, están las
instrucciones de trabajo que completan o detallan los
procedimientos, ya que se utilizan para documentar
procesos específicos.

21. CLASIFICACIÓN SEGÚN SU FRECUENCIA DE USO
ACTIVO
Documentación de uso habitual y de
reciente actualidad. Uso constante,
cerca del puesto del trabajo, de
localización rápida.

22. SEMIACTIVO
Generalmente pertenecen al año anterior.
Es un archivo transitorio entre activo e inactivo

23. INACTIVO O PASIVO
No van a ser consultados, pero son
importantes o es de obligatoria
conservación.

24. CLASIFICACIÓN SEGÚN EL LUGAR DE
EMPLAZAMIENTO
CENTRALIZADO
Recoge la totalidad de los documentos de la empresa.

25. DESCENTRALIZADO
Se dividen los archivos, utilizando para ello criterios
de departamentalización de la empresa.
Los documentos estarán más cerca de donde son
reclamados.

26. MIXTO
Combina los dos sistemas anteriores, utilizando el
archivo centralizado para la documentación de
carácter general y el descentralizado por
departamentos para procesos activos

27. SISTEMAS DE ORDENACIÓN Y CLASIFICACIÓN
DE DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA
La documentación puede clasificarse como:
Documentos vitales: escrituras, patentes…
Documentos importantes: facturas, movimientos
bancarios …
Documentos útiles: correspondencia, documentos de
gestión….
Documentos no esenciales: folletos, carteles…. que
pueden destruirse una vez que se han utilizado.

28. CONCEPTO DE ORDENACIÓN Y CLASIFICACIÓN
Alfabético
Numérico
Cronológico
Geográfico
Por materias

29. ALFABÉTICA Pag. 44
Se ordena según la serie del alfabeto.
Apellidos y nombre.

30. NUMÉRICA
No obedece a ninguna
referencia del
contenido.
Facilidad de uso, requiere
un registro auxiliar.
Mixto:
Numérica para
archivadores y
contenido alfabética o
cronológica

31. CRONOLÓGICA
Por criterio de fecha.
Ventaja ordenación sencilla
y natural, pero tiene
grandes dificultades para
búsqueda.

32. GEOGRÁFICO
Localización geográfica
de procedencia.
Se utiliza para archivos
de clientes,
proveedores o listas
de direcciones.

33. POR MATERIAS
Por el asunto del que trata
el documento o
contenido.
Se suele combinar con otros
sistemas: alfabética.

34. TIPOS DE ARCHIVOS
Según la función de la forma en la que se
conservan los documentos:
• Horizontales, verticales y laterales
• En soporte convencional o soporte informático

35. • Que hacemos si un
documento tiene
más de 100 años de
antigüedad?

36. REVISAMOS ESTA PÁGINA WEB EN INTERNET
http://www.mecd.gob.es/cultura-mecd/areas-cultura/
archivos/mc/dta/diccionario.html

37. RESPALDO DE INFORMACIÓN
http://www.youtube.com/watch?v=ToewXby_bik&feature=related
MICROFILM
http://www.youtube.com/watch?v=Aog6c9BNNBc
http://www.youtube.com/watch?v=6Mw9cqF_b4Q&feature=related

38. http://www.youtube.com/watch?
v=Kdv51sq8ubQ
MULTIMEDIA