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Métodos Básicos para
Archivar y Mantener los
          Documentos

    Prof. Marisol Martínez-Vega
     © Derechos Reservados
            Enero 2008
Objetivos,         continuación…




   Mencionar los dos                 sistema
    métodos básicos para
    archivar y mantener los           expediente
    documentos.                       rótulo
   Definir los siguientes
    términos:                         insumo
     correspondencia                 egreso o producto
     sistema de archivo
                                      campo
       manual
     archivo central                 y, archivo.
Objetivos,       continuación…




   Indicar las diferentes categorías en que se
    clasifican los documentos y dar ejemplos de
    documentos que correspondan a cada una
    de esas categorías.
   Indicar y describir las diferentes fases en el
    ciclo de vida de los documentos comerciales.
Métodos para mantener los
registros o documentos
   Método manual
   Método computadorizado
Método Manual
   Hay varios sistemas relacionados al archivo
    manual:
       Guía telefónica –
           Sistema alfabético - se busca el nombre de una
            empresa en orden alfabético.
           Sistema por asunto – en las páginas amarillas:
            médicos, abogados, etc.
       Sistema de archivo numérico – instituciones
        bancarias, para archivar cheques, facturas, etc.
Sistemas de Archivo
   Alfabético
       Los expedientes se rotulan con los nombres de los
        individuos o las instituciones.
   Sistema por Asunto
       Los rótulos corresponden a los nombre de los temas.
   Sistema Numérico
       El rótulo corresponde al número asignado al individuo,
        organización o asunto.
   Geográfico
       El rótulo indica los nombres de las localidades y luego el
        nombre del corresponsal.
Conoce estos términos:
   sistema – es un conjunto de reglas o principios
    relacionados entre si que se siguen parfa poder
    realizar una actividad escencial en la oficina.
   sistema de archivo manual – es el arreglo
    sistemático de equipo y materiales que permiten la
    conservación de documentos de acuerdo a un plan
    establecido y siguiendo unos procedimientos
    específicos.
   procedimiento – es una serie de pasos relacionados
    que se siguen para desarrollar el sistema.
continuación…


   archivar – es el arte de conservar en orden,
    debidamente agrupados y protegidos, los
    documentos pertenecientes a un individuo, firma o
    asunto.
   archivos centrales – lugar donde las empresas
    conservan los documentos en papel e importantes,
    por el tiempo de vida útil.
   expediente – es un conjunto de todos los
    documentos correspondiente a un individuo, asunto
    o negocio.
   rótulo – es el nombre o número con que se
    identifica un récord o expediente.
Método Computadorizado
   Existe una variedad de sistemas y programas de
    computadoras diseñados específicamente para el
    manejo de la información.
       ACCESS
       DBASE, etc.
   Los programas de base de datos pueden utilizarse
    para mantener información de:
       empleados y computar la nómina
       productos o piezas y obtener el inventario
       las ventas a crédito y preparar las facturas de los clientes.
Conoce estos términos
   base de datos – es toda información
    organizada en filas o columnas.
   base de datos computadorizada – programa
    de computadora que organiza y procesa en
    listas o tablas la información.
   egreso o producto – es la información que la
    computadora genera como resultado de sus
    cálculos.
continuación…


   archivo de base de datos – consiste de una serie de
    récords o expedientes de una misma naturaleza.
   récord – contiene información de un asunto en
    particular, de un individuo o firma, de un empleado
    o de un cliente.
   campos – los récords consisten de diferentes
    campos que contienen cierta información.
       Ejemplo:
         Nombre

           Dirección
           Teléfono
Clasificación de documentos
   documentos vitales – son esenciales para la
    existencia de una organización.
   No deben destruirse mientras estén vigentes.
   Podemos encontrar:
         títulos de propiedad
         planos
         contratos
         testamentos
continuación…


   documentos importantes – facilitan las
    operaciones diarias de los negocios.
   Se pueden reemplazar a un costo alto, pero
    conlleva mucho tiempo reemplazarlos.
   Incluyen:
        órdenes de compra
        facturas
        cuentas por cobrar
        registros inventarios
continuación…



 documentos útiles – Su utilidad es
  temporera y se pueden reemplazar a
  un costo bajo.
 Incluyen:

     correspondencia general

     memorandos

     estados de cuentas bancarios.
continuación…


   documentos no esenciales – se pueden destruir tan
    pronto se tramitan.
   De conservarlos temporeramente, no se deben
    archivar con otros documentos importantes.
   Incluyen:
         información de rutina
         invitaciones
         hojas de trámite
         solicitudes rutinarias
         material publicitario.
El ciclo de vida de un documento
                                   Creación o recibo



                 Disposición
                                             Distribución




          Transferencia                              Archivo




                                       Protección
         Localización y uso
Creación o recibo
    El documento se crea
     al mecanografiarlo, al
     preparar un borrador a
     mano, al dictarlo a una
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     llenar un formulario. Se
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                   llegar los
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                   personas dentro o
                   fuera de la
                   institución que
                   necesiten la
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Archivo

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                Se refiere a la
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                 documentos en gabinetes
                 de archivo, en bóvedas
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                 computadorizados
                 debidamente protegidos
                 de modo que se proteja
                 su integridad y se puedan
                 localizar rápidamente
                 cuando se necesitan.
Localización y uso

   Se refiere a la
    localización de los
    documentos en los
    archivos para
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Transferencia

                   Es el traspaso de
                    documentos de
                    archivos activos a
                    archivos
                    semiactivos o
                    inactivos para
                    hacer mejor uso
                    del espacio.
Disposición

   Es la destrucción
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    cuando ya no
    tienen ningún
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    empresa.
Recuerda…
   Para lograr un sistema eficaz de
    administración de documentos se deben
    tener en cuenta los siguientes aspectos:
       El sistema debe corresponder a las necesidades
        de la firma.
       Mantener control apropiado sobre la creación,
        préstamo, retención y disposición de documentos
        para evitar la acumulación de documentos
        innecesarios y el uso exagerado de equipo y de
        espacio.
continuación…


   Mantener control del acceso a los archivos y
    del acceso a información confidencial.
   Rotular adecuadamente las gavetas,
    expedientes y los discos y no sobrecargar las
    gavetas.
   Mantener un sistema adecuado para la
    codificación, ordenación y clasificación de los
    documentos en las carpetas y medios o
    discos magnéticos.
continuación…


   Ofrecer adiestramiento periódico al personal
    y tener normas claras y precisas para la
    selección y evaluación del mismo.
   Establecer normas fijas que apliquen a toda
    la empresa y que regulen la compra de
    equipo y materiales.

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Metodos Basicos Para Archivar Y Mantenr Los Documentos

  • 1. Métodos Básicos para Archivar y Mantener los Documentos Prof. Marisol Martínez-Vega © Derechos Reservados Enero 2008
  • 2. Objetivos, continuación…  Mencionar los dos  sistema métodos básicos para archivar y mantener los  expediente documentos.  rótulo  Definir los siguientes términos:  insumo  correspondencia  egreso o producto  sistema de archivo  campo manual  archivo central  y, archivo.
  • 3. Objetivos, continuación…  Indicar las diferentes categorías en que se clasifican los documentos y dar ejemplos de documentos que correspondan a cada una de esas categorías.  Indicar y describir las diferentes fases en el ciclo de vida de los documentos comerciales.
  • 4. Métodos para mantener los registros o documentos  Método manual  Método computadorizado
  • 5. Método Manual  Hay varios sistemas relacionados al archivo manual:  Guía telefónica –  Sistema alfabético - se busca el nombre de una empresa en orden alfabético.  Sistema por asunto – en las páginas amarillas: médicos, abogados, etc.  Sistema de archivo numérico – instituciones bancarias, para archivar cheques, facturas, etc.
  • 6. Sistemas de Archivo  Alfabético  Los expedientes se rotulan con los nombres de los individuos o las instituciones.  Sistema por Asunto  Los rótulos corresponden a los nombre de los temas.  Sistema Numérico  El rótulo corresponde al número asignado al individuo, organización o asunto.  Geográfico  El rótulo indica los nombres de las localidades y luego el nombre del corresponsal.
  • 7. Conoce estos términos:  sistema – es un conjunto de reglas o principios relacionados entre si que se siguen parfa poder realizar una actividad escencial en la oficina.  sistema de archivo manual – es el arreglo sistemático de equipo y materiales que permiten la conservación de documentos de acuerdo a un plan establecido y siguiendo unos procedimientos específicos.  procedimiento – es una serie de pasos relacionados que se siguen para desarrollar el sistema.
  • 8. continuación…  archivar – es el arte de conservar en orden, debidamente agrupados y protegidos, los documentos pertenecientes a un individuo, firma o asunto.  archivos centrales – lugar donde las empresas conservan los documentos en papel e importantes, por el tiempo de vida útil.  expediente – es un conjunto de todos los documentos correspondiente a un individuo, asunto o negocio.  rótulo – es el nombre o número con que se identifica un récord o expediente.
  • 9. Método Computadorizado  Existe una variedad de sistemas y programas de computadoras diseñados específicamente para el manejo de la información.  ACCESS  DBASE, etc.  Los programas de base de datos pueden utilizarse para mantener información de:  empleados y computar la nómina  productos o piezas y obtener el inventario  las ventas a crédito y preparar las facturas de los clientes.
  • 10. Conoce estos términos  base de datos – es toda información organizada en filas o columnas.  base de datos computadorizada – programa de computadora que organiza y procesa en listas o tablas la información.  egreso o producto – es la información que la computadora genera como resultado de sus cálculos.
  • 11. continuación…  archivo de base de datos – consiste de una serie de récords o expedientes de una misma naturaleza.  récord – contiene información de un asunto en particular, de un individuo o firma, de un empleado o de un cliente.  campos – los récords consisten de diferentes campos que contienen cierta información.  Ejemplo:  Nombre  Dirección  Teléfono
  • 12. Clasificación de documentos  documentos vitales – son esenciales para la existencia de una organización.  No deben destruirse mientras estén vigentes.  Podemos encontrar:  títulos de propiedad  planos  contratos  testamentos
  • 13. continuación…  documentos importantes – facilitan las operaciones diarias de los negocios.  Se pueden reemplazar a un costo alto, pero conlleva mucho tiempo reemplazarlos.  Incluyen:  órdenes de compra  facturas  cuentas por cobrar  registros inventarios
  • 14. continuación…  documentos útiles – Su utilidad es temporera y se pueden reemplazar a un costo bajo.  Incluyen:  correspondencia general  memorandos  estados de cuentas bancarios.
  • 15. continuación…  documentos no esenciales – se pueden destruir tan pronto se tramitan.  De conservarlos temporeramente, no se deben archivar con otros documentos importantes.  Incluyen:  información de rutina  invitaciones  hojas de trámite  solicitudes rutinarias  material publicitario.
  • 16. El ciclo de vida de un documento  Creación o recibo  Disposición  Distribución  Transferencia  Archivo  Protección  Localización y uso
  • 17. Creación o recibo  El documento se crea al mecanografiarlo, al preparar un borrador a mano, al dictarlo a una persona o equipo o al llenar un formulario. Se recibe por correo, servicio de mensajero o por correo electrónico.
  • 18. Distribución  Consiste en hacer llegar los documentos a las personas dentro o fuera de la institución que necesiten la información.
  • 19. Archivo  Se refiere a la conservación de documentos en diferentes medios y áreas de tal forma que se facilite el acceso a la información.
  • 20. Protección  Se refiere a la conservación de documentos en gabinetes de archivo, en bóvedas especiales o en sistemas computadorizados debidamente protegidos de modo que se proteja su integridad y se puedan localizar rápidamente cuando se necesitan.
  • 21. Localización y uso  Se refiere a la localización de los documentos en los archivos para consultarlos con diferentes propósitos.
  • 22. Transferencia  Es el traspaso de documentos de archivos activos a archivos semiactivos o inactivos para hacer mejor uso del espacio.
  • 23. Disposición  Es la destrucción o disposición de los documentos cuando ya no tienen ningún valor para la empresa.
  • 24. Recuerda…  Para lograr un sistema eficaz de administración de documentos se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:  El sistema debe corresponder a las necesidades de la firma.  Mantener control apropiado sobre la creación, préstamo, retención y disposición de documentos para evitar la acumulación de documentos innecesarios y el uso exagerado de equipo y de espacio.
  • 25. continuación…  Mantener control del acceso a los archivos y del acceso a información confidencial.  Rotular adecuadamente las gavetas, expedientes y los discos y no sobrecargar las gavetas.  Mantener un sistema adecuado para la codificación, ordenación y clasificación de los documentos en las carpetas y medios o discos magnéticos.
  • 26. continuación…  Ofrecer adiestramiento periódico al personal y tener normas claras y precisas para la selección y evaluación del mismo.  Establecer normas fijas que apliquen a toda la empresa y que regulen la compra de equipo y materiales.