Este documento presenta los métodos básicos para archivar y mantener documentos, incluyendo métodos manuales y computarizados. Define términos clave como sistema de archivo, expediente y rótulo. Describe las categorías de documentos y las fases del ciclo de vida de los documentos, como creación, archivo, protección y disposición.

1. Métodos Básicos para
Archivar y Mantener los
Documentos
Prof. Marisol Martínez-Vega
© Derechos Reservados
Enero 2008

2. Objetivos, continuación…
 Mencionar los dos  sistema
métodos básicos para
archivar y mantener los  expediente
documentos.  rótulo
 Definir los siguientes
términos:  insumo
 correspondencia  egreso o producto
 sistema de archivo
 campo
manual
 archivo central  y, archivo.

3. Objetivos, continuación…
 Indicar las diferentes categorías en que se
clasifican los documentos y dar ejemplos de
documentos que correspondan a cada una
de esas categorías.
 Indicar y describir las diferentes fases en el
ciclo de vida de los documentos comerciales.

4. Métodos para mantener los
registros o documentos
 Método manual
 Método computadorizado

5. Método Manual
 Hay varios sistemas relacionados al archivo
manual:
 Guía telefónica –
 Sistema alfabético - se busca el nombre de una
empresa en orden alfabético.
 Sistema por asunto – en las páginas amarillas:
médicos, abogados, etc.
 Sistema de archivo numérico – instituciones
bancarias, para archivar cheques, facturas, etc.

6. Sistemas de Archivo
 Alfabético
 Los expedientes se rotulan con los nombres de los
individuos o las instituciones.
 Sistema por Asunto
 Los rótulos corresponden a los nombre de los temas.
 Sistema Numérico
 El rótulo corresponde al número asignado al individuo,
organización o asunto.
 Geográfico
 El rótulo indica los nombres de las localidades y luego el
nombre del corresponsal.

7. Conoce estos términos:
 sistema – es un conjunto de reglas o principios
relacionados entre si que se siguen parfa poder
realizar una actividad escencial en la oficina.
 sistema de archivo manual – es el arreglo
sistemático de equipo y materiales que permiten la
conservación de documentos de acuerdo a un plan
establecido y siguiendo unos procedimientos
específicos.
 procedimiento – es una serie de pasos relacionados
que se siguen para desarrollar el sistema.

8. continuación…
 archivar – es el arte de conservar en orden,
debidamente agrupados y protegidos, los
documentos pertenecientes a un individuo, firma o
asunto.
 archivos centrales – lugar donde las empresas
conservan los documentos en papel e importantes,
por el tiempo de vida útil.
 expediente – es un conjunto de todos los
documentos correspondiente a un individuo, asunto
o negocio.
 rótulo – es el nombre o número con que se
identifica un récord o expediente.

9. Método Computadorizado
 Existe una variedad de sistemas y programas de
computadoras diseñados específicamente para el
manejo de la información.
 ACCESS
 DBASE, etc.
 Los programas de base de datos pueden utilizarse
para mantener información de:
 empleados y computar la nómina
 productos o piezas y obtener el inventario
 las ventas a crédito y preparar las facturas de los clientes.

10. Conoce estos términos
 base de datos – es toda información
organizada en filas o columnas.
 base de datos computadorizada – programa
de computadora que organiza y procesa en
listas o tablas la información.
 egreso o producto – es la información que la
computadora genera como resultado de sus
cálculos.

11. continuación…
 archivo de base de datos – consiste de una serie de
récords o expedientes de una misma naturaleza.
 récord – contiene información de un asunto en
particular, de un individuo o firma, de un empleado
o de un cliente.
 campos – los récords consisten de diferentes
campos que contienen cierta información.
 Ejemplo:
 Nombre
 Dirección
 Teléfono

12. Clasificación de documentos
 documentos vitales – son esenciales para la
existencia de una organización.
 No deben destruirse mientras estén vigentes.
 Podemos encontrar:
 títulos de propiedad
 planos
 contratos
 testamentos

13. continuación…
 documentos importantes – facilitan las
operaciones diarias de los negocios.
 Se pueden reemplazar a un costo alto, pero
conlleva mucho tiempo reemplazarlos.
 Incluyen:
 órdenes de compra
 facturas
 cuentas por cobrar
 registros inventarios

14. continuación…
 documentos útiles – Su utilidad es
temporera y se pueden reemplazar a
un costo bajo.
 Incluyen:
 correspondencia general
 memorandos
 estados de cuentas bancarios.

15. continuación…
 documentos no esenciales – se pueden destruir tan
pronto se tramitan.
 De conservarlos temporeramente, no se deben
archivar con otros documentos importantes.
 Incluyen:
 información de rutina
 invitaciones
 hojas de trámite
 solicitudes rutinarias
 material publicitario.

16. El ciclo de vida de un documento
 Creación o recibo
 Disposición
 Distribución
 Transferencia  Archivo
 Protección
 Localización y uso

17. Creación o recibo
 El documento se crea
al mecanografiarlo, al
preparar un borrador a
mano, al dictarlo a una
persona o equipo o al
llenar un formulario. Se
recibe por correo,
servicio de mensajero o
por correo electrónico.

18. Distribución
 Consiste en hacer
llegar los
documentos a las
personas dentro o
fuera de la
institución que
necesiten la
información.

19. Archivo
 Se refiere a la
conservación de
documentos en
diferentes medios
y áreas de tal
forma que se
facilite el acceso a
la información.

20. Protección
 Se refiere a la
conservación de
documentos en gabinetes
de archivo, en bóvedas
especiales o en sistemas
computadorizados
debidamente protegidos
de modo que se proteja
su integridad y se puedan
localizar rápidamente
cuando se necesitan.

21. Localización y uso
 Se refiere a la
localización de los
documentos en los
archivos para
consultarlos con
diferentes
propósitos.

22. Transferencia
 Es el traspaso de
documentos de
archivos activos a
archivos
semiactivos o
inactivos para
hacer mejor uso
del espacio.

23. Disposición
 Es la destrucción
o disposición de
los documentos
cuando ya no
tienen ningún
valor para la
empresa.

24. Recuerda…
 Para lograr un sistema eficaz de
administración de documentos se deben
tener en cuenta los siguientes aspectos:
 El sistema debe corresponder a las necesidades
de la firma.
 Mantener control apropiado sobre la creación,
préstamo, retención y disposición de documentos
para evitar la acumulación de documentos
innecesarios y el uso exagerado de equipo y de
espacio.

25. continuación…
 Mantener control del acceso a los archivos y
del acceso a información confidencial.
 Rotular adecuadamente las gavetas,
expedientes y los discos y no sobrecargar las
gavetas.
 Mantener un sistema adecuado para la
codificación, ordenación y clasificación de los
documentos en las carpetas y medios o
discos magnéticos.

26. continuación…
 Ofrecer adiestramiento periódico al personal
y tener normas claras y precisas para la
selección y evaluación del mismo.
 Establecer normas fijas que apliquen a toda
la empresa y que regulen la compra de
equipo y materiales.