Archivo


 Conjunto ordenado de documentos que una persona
u organización crean cuando se realiza una
actividad.
 Lugar físico donde se guardan los documentos.
 1. ARCHIVO


 Evitar la pérdida o extravíos.
 Guardar y conservar la documentación.
 Toma de decisiones.
 Localización más rápida.
 Elementos probatorios.
La Ley obliga a conservar determinada documentación
(hasta 6 años de su elaboración).
FINALIDAD

1. SEGÚN SU FRECUENCIA DE USO:
 ACTIVOS: (Archivos de oficina o de gestión).
Se utilizan frecuentemente, deben localizarse en lugares accesibles y
cercanos al puesto de trabajo para evitar pérdida de tiempo
innecesarios.
 2. TIPO DE ARCHIVOS EMPRESARIALES


 SEMIACTIVOS: (Archivos centrales). Se guardan
documentos de poca actividad que han sido retirados
por haber terminado la operación relacionada con ellos.
 INACTIVOS: (Archivos pasivos, históricos o
definitivos). Contienen documentos que rara vez se
consultan pero tienen un alto valor legal y documental.

Gestión
centralizada
Documentación
empresarial en
un mismo lugar.
• Ahorro en
espacios y
recursos.
• Mayor control
sobre la
información.
• Reducción de
las
posibilidades
de extravío.
• Mayor
facilidad para
localizar un
documento en
concreto.
• Poco útil si se
quiere
localizar un
documento
rápidamente.
• Gestión
burocrática y
rígida que
puede llegar a
ser poco
operativa.
2. SEGÚN SU LOCALIZACIÓN.
VENTAJAS DESVENTAJAS

Gestión
descentralizada
Cada
departamento
tiene su propio
archivo
• Rápido acceso
a los
documentos.
• Reducción de
costes
derivados del
mantenimiento
• Diferentes
formas de
clasificar los
dificulta su
localización,
y facilita el
extravío.

Gestión
mixta
Archivos activos y
semiactivos están
descentralizados
en distintos
departamentos.
Existe un único
archivo inactivo
centralizado.
• Mayor control
sobre la
documentación.
• Mayor
operatividad en
el desarrollo de
las funciones
diarias.
• Puede tener los
inconvenientes
de una gestión
centralizada o
descentralizada

 3. SISTEMAS DE CLASIFICACIÓN
DE DOCUMENTOS
Cualquier archivo debe establecer un criterio de
ordenación, que permiten tanto archivar correctamente
cualquier documento nuevo como acceder fácilmente a su
contenido

REQUISITOS:
Fácil de comprender.
Sencillo de aplicar.
No debe ser ambiguo.
Ha de permitir futuras ampliaciones.
Localización rápida y eficiente.

1. SISTEMA ALFABÉTICO
A cada documento se le asigna una palabra clave que sirve
como referencia.
Es un sistema muy extendido por su rápida localización.
El inconveniente surge cuando se ordena un documento con
una palabra que sea poco representativa con su contenido.
(Dificulta su localización).

2. SISTEMA NUMÉRICO
Las ventajas que se evitan duplicados, se archiva un numero
ilimitado de documentos y si se extravía, es fácil detectar su
falta.
Inconveniente: Dificulta para intercalar documentos. Esto
obliga a crear listados auxiliares.

Ordena y archiva en función de una determinada fecha
3. SISTEMA CRONÓLOGICO

Ordena la documentación en función de un lugar o dirección.
Es adecuado para empresas comerciales que desarrollan su actividad en
múltiples zonas o regiones.
Ventajas, Su flexibilidad, ya que permite intercalar subdivisiones.
No es recomendable para archivos con mucha documentación.
4. SISTEMA GEOGRÁFICO

5. SISTEMA TEMÁTICO
Los documentos se agrupan por temas o asuntos.
Suele combinarse con el sistema alfabético, dando lugar a una ordenación
alfabética por materias.
Ej.: La ordenación de los expedientes de matricula de los alumnos.
Ventajas: Simplicidad de archivo y consulta. Flexibilidad para intercalar
documentos.
Inconvenientes: Un documento puede tratar dos o más temas. Esto generará
dificultades para su clasificación y posterior localización.

Surge de combinar el sistema alfabético y el sistema numérico.
Ej.: 2012NLE
6. SISTEMA MIXTOS: EL SISTEMA ALFANUMÉRICO

 4. ARCHIVO DE DOCUMENTOS EN
FORMATO PAPEL
Es el sistema tradicional de conservación de la información.
Se pueden dar ciertos problemas:
• En caso de elevado volumen de documentos guardados, el
espacio se incrementa, así como su coste de mantenimiento y
funcionamiento.
• La localización resulta más compleja.
• El archivo de todos los documentos escritos, enviados y
recibidos, es casi imposible.

 Hay que determinar el valor de los documentos : Documentos que
no necesiten ser conservados (Se destruirán), documentos con valor
legal u operativo) pasan a la siguiente fase.
 Documentos de importancia, se realizarán copias de seguridad o
fotocopias.
 Se les dará una referencia a estos archivos.
 Se prearchivarán los documentos para finalmente archivarlos
definitivamente.
1. Entrada de la documentación en el archivo

Plazos mínimos legales:
 Los libros de matrícula, libros contables y los de visitas al menos
seis años.
 La documentación justificativa (propiedad de bienes y la
relacionadas con la constitución de una empresa o sociedad)
deberá conservarse indefinidamente.
2. Conservación y utilización de la documentación

Al utilizar la información de un archivo escrito, hay que respetar
unas normas básicas:
• Dejar constancia de la entrada o salida en un registro auxiliar de
entradas y salidas.
• Sacar el expediente completo (aconsejable)
• Devolución de la documentación al archivo, lo antes posible.

3. Purga y destrucción de documentos
La destrucción de documentos debe hacerse con una
frecuencia prefijada. Lo que evitará:
• Un posible uso indebido.
• Acumulación innecesaria de documentos y aumenta la
operatividad del archivo.
Suelen utilizarse maquinas destructoras de documentación.

 5. ARCHIVO INFORMÁTICO DE
DATOS
La utilización de soportes y medios informáticos permite el uso, la
conservación y el intercambio de datos hacerse de una manera
más eficiente.
Ventajas:
• Poseen motores de búsqueda
• No ocupa tanto espacio físico
• Consulta de información en cualquier momento y lugar
En cuanto al tratamiento informático de la información,
diferenciamos entre:

1. Archivo informático de documentos
Está formado por un conjunto de datos elaborados o recibidos en
formato electrónico que son ordenados, clasificados y conservados
para su posterior consulta.
Estructura:
• Todos tienen una ruta y nombre identificativo
• Se utilizan carpetas o directorios (dentro puede contener más
carpetas)
• Fecha en la que se creó, se modificó o se consultó por última vez

2. Sistema de gestión de datos
Programa o aplicación informática capaz de gestionar el acceso, la
consulta y eliminación de los datos alojados y organizados en una
base de datos.
Ventajas:
• Organización flexible
• Distintos niveles de restricciones para acceder a los datos
• Modificación se actualiza de forma automática
• Consulta simultánea de datos (varios usuarios)
• La repetición de datos en el sistema se reduce
• copias de seguridad de los datos.

Una base de datos está compuesta de un conjunto de tablas o
ficheros relacionados entre sí, cada fichero se divide en:
 Campos: Son las unidades más sencillas de información
recopilada.
Ej.: El fichero serían los proveedores de una empresa, y los
campos sus datos (nombre, apellido, forma de pago…).
 Registros: Forman las unidades elementales del archivo.
En el ejemplo anterior, cada registro corresponde con cada uno
de los proveedores concretos de la empresa.

 6. SOPORTES Y MATERIALES DEL
ARCHIVO
La empresa debe elegir según sus necesidades, qué
tipo de archivo utilizará para toda su documentación,
tanto escrita como en formato electrónico.

1. Materiales para el archivo de la documentación
escrita
Se utilizan distintos tipos de carpetas y cajas.
SIMPLES CLASIFICADORAS COLGANTES
ARCHIVADORAS CAJAS SIMPLES

Para el almacenamiento de datos informáticos, se utilizan:
Disco SSD (Sustituye al disco Disco duro extraíble
duro convencional)
CD, CD-ROW, DVD USB y tarjetas de memoria
2. Soportes tradicionales para los archivos informáticos

3. Almacenamiento en la nube
Google Drive Dropbox Business
OneDrive Box

 7. PROTECCIÓN DE LA INFORMACIÓN
Todo documento conservado en un archivo debe ser protegido de
cualquier uso inadecuado, pérdida, robo, eliminación, modificación etc.
MEDIDAS:
Para documentos escritos:
• Crear un procedimiento claro de
uso y manipulación.
• Establecer un sistema de archivo
protegido.
• Elaborar un plan de actuación
ante accidentes.
• Nombrar un responsable de
seguridad.
• Establecer mecanismos que
impidan la divulgación.
• Exigir secreto y confidencialidad.
Para documentos electrónicos
• Deberá realizar copias de
seguridad.
• Accesos restringidos.
• Algunos archivos pueden
establecerse como “solo lectura”.
• Instalará en cada equipo
informático un antivirus y un
firewall (evita accesos externos).
• Para el correo electrónico usar
programas cifrados y
encriptados, evitar la intrusión y
lectura por parte de usuarios
externos.

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