Este documento proporciona lineamientos para la organización y clasificación de archivos en una carpeta compartida. Se recomienda nombrar los documentos y archivos con una estructura común para facilitar la búsqueda de información. Además, sugiere evitar nombres excesivamente largos o duplicados, e identificar los archivos de manera institucional sin personalizaciones. También aconseja determinar el uso futuro de los archivos y revisarlos antes de subirlos a la nube.

1. SECRETARIADO PERMANENTE
Taller de Normalización y Estandarización de Contenido
Área de Tecnologías de Información

2. Indice de contenido CNU
Indice de carpetas
compartidas SP
Objetivo:
Facilitar búsqueda y resguardo
de la información
Temas

3. Indice de Contenido CNU
Agenda, Convocatoria, Documento transcrito,
Resolución, Acta, Gaceta Oficial
Leyenda: Documentos para página web(PDF).
Multimedia: Audio, Video
Formatos:
 Documentos: Word/Writer, Excel/Calc,
PowerPoint/Impress, Winrar/Winzip, PDF.
 Archivos: MP3, MP4 (DVD, Pendrive,
Wetransfer).
Tipos de CNU:
 Ordinario, Extraordinario, Presencial, Virtual (Por año).

4. Una empresa, en cualquier parte del mundo, con 1.000 trabajadores
pierde casi 45.500 euros al mes por no poder localizar y recuperar
información preexistente.
Business Intelligence IDC

5. Organización de Archivos
Prearchivístico
Archivístico

6. Indice de Carpetas Compartidas SP
1. Nombre de documentos y archivos con estructura común.
2. Fácil de identificar.
3. No deben ser excesivamente largos (Dificultad para los backups).
4. No debe haber duplicidad.
5. Deben identificarse institucionalmente, sin personalización.
6. Determinar proyección y uso de los archivos en el tiempo.
7. No debe haber caracteres especiales.
8. Se deben auditar/revisar los documentos antes de subir a la nube.