La ofimática: algunos aspectos y programas. Por: natavc02

1. Ofimática
Natalia Valencia Castro - 901

3. Cualquier actividad que
pueda hacerse
manualmente en una
oficina puede ser
automatizada o ayudada
por herramientas
ofimáticas: dictado,
mecanografía, archivado,
fax, microfilmado, gestión
de archivos y
documentos, etc.
Por ejemplo, se deja la
máquina de escribir y se
La ofimática comienza a
desarrollarse en la
década del 70, con la
masificación de los
equipos de oficina que
comienzan a incluir
microprocesadores,
dejándose de usar
métodos y herramientas
por otras más modernas.
reemplaza por
computadoras y sus
procesadores de texto e
incluso el dictado por voz
automatizado.

4. Hoja de Calculo
Herramientas
de presentación
Paquete de
múltiples
herramientas
ofimáticas como
Microsoft Office,
OpenOffice, etc.
Herramientas
y procesos
Ofimáticos
multimedia
Base de datos
Agendas
Calculadoras
Herramientas
Programas de
e-mail, correo
de voz y
mensajeros.
de
reconocimiento
de voz

5. La ofimática o la automatización de la oficina moderna, comienza con la
máquina de escribir y con la fotocopiadora, que permitieron mecanizar
tareas que antes eran manuales.
Más cerca en el tiempo, la automatización de la oficina también comenzó
a incluir el traspaso de información hacia medios electrónicos.
Pero la revolución de la automatización llegó de la mano de las
computadoras, en especial de las computadoras personales en 1980.
La ofimática básicamente se originó para la gestión de datos (gracias al
poder de cálculo y procesamiento de las computadoras), luego para el
almacenamiento de información (dado que la capacidad de almacenamiento
crecía y se hacía más barato) y finalmente el intercambio de datos (gracias
a las facilidades de las redes, la conexión a internet, etc.).

7. Una base de datos de
Microsoft Access es
un conjunto de
información
relacionada con un
tema o propósito
particular.
Microsoft Access
se basa en la
simplicidad, con
plantillas listas
para que
empecemos a
trabajar
Tiene herramientas
eficaces para
mantenerse al día
a medida que los
datos crecen.

8. Access es gráfico, por lo que aprovecha al máximo la potencia gráfica de
Windows, ofreciendo métodos usuales de acceso a los datos y
proporcionando métodos simples y directos de trabajar con la información.
Access facilita la administración de datos, ya que sus posibilidades de
consulta y conexión le ayudan a encontrar rápidamente la información
deseada, cualquiera que sea su formato o lugar de almacenamiento.
Con Access es posible producir formularios e informes sofisticados y
efectivos, así como gráficos y combinaciones de informes en un solo
documento.
Access permite lograr un considerable aumento en la productividad mediante
el uso de los asistentes y las macros. Estos permiten automatizar fácilmente
muchas tareas sin necesidad de programar.

9. Moneda
Se utiliza para
valores de
moneda y para
evitar el
redondeo
durante los
cálculos.
Fecha /
Hora
Se utiliza para
fechas y horas.
Numérico
Se utiliza para
los datos que se
van a incluir en
cálculos
matemáticos,
exceptuando los
cálculos
monetarios (en
este caso se
utiliza el tipo
Moneda).
Memo
Se utiliza para
texto de gran
longitud y
números, como
notas o
descripciones.
Texto
Se utiliza para
texto o
combinaciones
de texto y
números, como
direcciones, o
para números
que no
requieren
cálculo, como
números de
teléfono,
números de
pieza o códigos
postales.

10. Asistente para
búsquedas
Se utiliza para
crear un campo
que permite
elegir un valor
de otra tabla o
de una lista de
valores
mediante un
cuadro
combinado. La
elección de esta
opción en la lista
de tipos de
datos inicia un
asistente que
realiza la
definición
automáticament
e.
Hipervínculo
Se utiliza
para hipervíncul
os. Un
hipervínculo
puede ser
una ruta UNC o
una
dirección URL.
Objeto
OLE
Se utiliza para
objetos OLE
(como
documentos de
Microsoft Word,
hojas de cálculo
de Microsoft
Excel,
imágenes,
sonidos u otros
datos binarios)
que se crearon
en otros
programas
mediante el
protocolo OLE.
Sí/No
Se utiliza para
datos que
pueden ser uno
de dos valores
posibles, como
Sí/No,
Verdadero/Falso
,
Activado/Desacti
vado. Los
valores Nulos no
están
permitidos.
Autonumérico
Se utiliza para
números
secuenciales
exclusivos (con
incremento de
una unidad) o
números
aleatorios que
se insertan
automáticament
e cuando se
agrega un
registro.

11. Campo
Un campo en Microsoft
Access es una pieza de
información relacionada
con una persona o cosa.
Los campos
relacionados se agrupan
juntos para formar un
registro
Los campos
proporcionan una
manera de organizar y
ordenar la información
particular de una base
de datos. Usando un
nombre de empleado
como un ejemplo, puede
haber tres campos
involucrados, y cada
campo especifica dónde
comienza el primer
nombre y dónde termina,
y lo separa del segundo
nombre o apellido.
El campo también
diferencia entre un
registro de la información
y otros. Recuerda que un
registro es un conjunto
de campos que
contienen valores
relacionados con un
tema en particular, como
un empleado nuevo.

12. Un formulario es
un objeto de base
de datos que se
puede usar para
escribir, modificar
o mostrar los
datos de una tabla
o consulta. Los formularios se
Formu-larios
pueden usar para
controlar el acceso
a los datos, como
qué campos o filas
de datos se van a
mostrar.
Por ejemplo,
puede que
algunos usuarios
necesiten ver sólo
algunos de los
campos de una
tabla que contiene
numerosos
Si se proporciona campos.
a esos usuarios un
formulario con sólo
esos campos, les
será más fácil usar
la base de datos.
Considere los
formularios como
ventanas por las
que los usuarios
ven y alcanzan las
bases de datos.
Asimismo, se
pueden agregar
botones y otras
funciones a un
formulario con el
fin de automatizar
las acciones
frecuentes.

13. Un informe es un objeto de base de datos
que se usa para mostrar y resumir datos.
Los informes proporcionan una manera de
distribuir o archivar instantáneas de los
datos, ya sea mediante su impresión, su
conversión a archivos PDF o XPS, o su
exportación a otros formatos de archivo.
Informes
Los informes pueden ofrecer
detalles sobre registros
individuales, resúmenes de varios
registros o ambos. También se
pueden usar los informes de
Access para crear etiquetas para
correo u otros fines.
Es posible crear informes “no
enlazados” que no muestren
datos, pero para el objeto de
este artículo, se dará por
sentado que un informe está
enlazado a un origen de datos
como una tabla o consulta.

14. En una base de
datos bien
diseñada, los datos
que se quieren
plasmar en un
formulario o informe
suelen estar
repartidos en varias
tablas.
Consultas
Con una consulta,
se puede extraer
información de
diversas tablas y
ensamblarla para
mostrarla en el
formulario o
informe.
Una consulta
puede servir para
pedir resultados
de datos de la
base de datos,
para llevar a cabo
una acción relativa
a los datos o para
ambas cosas.
Dada su enorme
versatilidad,
existen muchos
tipos de consulta
y el tipo que se
cree depende de
la tarea que
quiera realizarse.
También sirve para
obtener una
respuesta a una
pregunta sencilla,
efectuar cálculos,
combinar datos de
distintas tablas o
agregar, cambiar o
eliminar datos de
una base de datos.

15. Relación con
Otros programas
Puede crear un
proyecto de
Microsoft Access
que se conecte
fácilmente a una
base de datos de
Microsoft SQL
Server o bien
utilizar el
Asistente para
bases de datos
de Microsoft SQL
Server para crear
rápidamente una
base de datos de
SQL Server y un
proyecto de
Access al mismo
tiempo.
Crear una nueva
base de datos de
Access a partir de
los datos de un
formato de
archivo distinto.
Puede abrir el
archivo que tiene
un formato
distinto en
Access; Microsoft
Access crea
automáticamente
una base de
datos de Access y
establece un
vínculo con el
archivo.
Puede utilizar el
Asistente para
importar de
Exchange u
Outlook o el
Asistente para
vincular
Exchange u
Outlook, para
importar o
vincular datos de
Microsoft
Exchange Server
y Microsoft
Outlook.
Exportar, importar
o vincular datos
de una lista de
Microsoft
Windows
SharePoint
Services En
Access puede
utilizar varios
asistentes para
compartir datos
almacenados en
una lista de
Windows
SharePoint
Services
Puede exportar
datos a varios
formatos y
aplicaciones de
Access. De la
misma forma que
puede exportar a
varios formatos y
aplicaciones,
también puede
trabajar con datos
de otros orígenes
y aplicaciones.

17. Tiene una variedad de
características básicas
que lo hacen útil,
incluso para nuevos
usuarios que no saben
cómo utilizar sus
funciones más
avanzadas.
Excel permite crear
tablas que calculan de
forma automática los
totales de los valores
numéricos que
especifica, imprimir
tablas con diseños
cuidados, y crear
gráficos simples.
Excel es un software
que permite crear
tablas, y calcular y
analizar datos.

18. Almacenamiento
de datos
Una sola hoja de cálculo de Excel puede contener
miles de filas y columnas, permitiéndote almacenar
grandes cantidades de datos en un solo lugar. Un solo
libro de Excel puede contener muchas hojas de
cálculo, cada una es una hoja separada. Esto te
permite almacenar muchas tablas de datos diferentes
dentro del mismo archivo de Excel.
Diagramas y
gráficos
Crear un diagrama o un gráfico básico es
relativamente sencillo, debes seleccionar un rango
de celdas en la tabla, elegir crear un gráfico y
especificar el tipo de gráfico. Excel puede producir
muchos tipos de gráficos, tales como de pastel, de
barras y de líneas.
Formatear
Puedes modificar el tamaño, el estilo y el color de
letra y te permite resaltar las celdas con diferentes
colores para diferenciar los valores de datos.
También puedes aumentar o disminuir el tamaño y
el espaciamiento de las celdas para ajustar los
datos.
Fórmulas
Excel te ofrece la capacidad de introducir fórmulas
matemáticas en las celdas para realizar cálculos
sobre otras celdas. Las fórmulas pueden ser
simples o complejas y una fórmula incluso puede
referirse a una celda que contiene un valor
calculado usando una fórmula diferente, lo que
permite múltiples niveles de cálculo

19. • La función CONCATENAR tiene una sintaxis muy sencilla donde cada argumento será un texto
que se irá uniendo al resultado final.
• Nos puede ayudar en casos en los que la información está distribuida en varias columnas y
deseamos integrar la información en una sola.
CONCATENAR
• La función SUMAR.SI en Excel nos permite hacer una suma de celdas que cumplen con un
determinado criterio y de esta manera excluir aquellas celdas que no nos interesa incluir en la
operación.ayuda a redondear un número a una cantidad de decimales especificados.
• La cantidad de decimales especificados puede ser un número positivo, negativo o cero.
REDONDEAR
• La función SUMAR.SI en Excel nos permite hacer una suma de celdas que cumplen con un
determinado criterio y de esta manera excluir aquellas celdas que no nos interesa incluir en la
operación.
• El Criterio de la suma puede estar especificado como número, texto o expresión. Si es un
número hará que se sumen solamente las celdas que sean iguales a dicho número. Si el criterio
es una expresión podremos especificar alguna condición de mayor o menor que.
SUMAR SI
• La función O es una de las funciones lógicas de Excel y como cualquier otra función lógica
solamente devuelve los valores VERDADERO o FALSO después de haber evaluado las
expresiones lógicas que se hayan colocado como argumentos.
• La única manera en que la función O devuelva el valor FALSO es que todas las expresiones
lógicas sean falsas. Si al menos una expresión es verdadera entonces el resultado de la función
O será VERDADERO.
O
• La función ALEATORIO.ENTRE en Excel devuelve un número aleatorio que se encontrará entre
el límite inferior y el límite superior especificados. La función ALEATORIO.ENTRE siempre
devolverá un número entero.
• La función ALEATORIO.ENTRE regresará un nuevo número aleatorio cada vez que se recalcule
la hoja de cálculo
ALEATORIO
ENTRE

20. Word
Utilizando en Word la
opcion Combinar
correspondencia
tomando como origen
de datos una hoja de
un libro de Excel.
Utilizando los datos
recabados a traves
de un formulario de
Word.
Access
Ambos son
programas donde se
manejan bases de
datos
Publisher
Gráficas
Combinar
Correspondencia
Power Point
Gráficas

22. Microsoft Publis
her le ayuda a
crear,
personalizar y
compartir con
facilidad una
amplia variedad
de
publicaciones y
material de
marketing de
calidad
profesional.
Puede
comunicar
fácilmente su
mensaje en
diferentes tipos
de
publicaciones,
lo cual le
permite ahorrar
tiempo y dinero.
Ya sea que
necesite crear
folletos, boletines,
postales, tarjetas
de felicitación o
boletines
electrónicos,
puede obtener
resultados de alta
calidad sin tener
experiencia en
diseño gráfico.

23. Filtros gráficos que permiten que inserte un diversos
formatos de archivo gráfico en una publicación.
También las aplicaciones distintas pueden instalar
otros filtros de gráficos aquel Microsoft Publisher
puede ser capaz de utilizarse para importar otros
formatos de gráfico.
Asistente de Correo Electrónico y una herramienta
mejorada de Envío de Correo Electrónico para
diseñar y enviar a los clientes mensajes de correo
electrónico de marketing. El asistente de Correo
Electrónico incluye gran variedad de tipos de
publicación de correo electrónico
Un nuevo y sencillo Asistente para Crear Sitios Web.
Este asistente permite a los trabajadores de una
empresa pequeña crear de forma sencilla y rápida un
sitio en Internet de aspecto profesional y establecer
así una presencia online para los clientes.
Buen diseño y la distribución de elementos. Estas
herramientas permiten a los trabajadores de las
empresas pequeñas obtener resultados
profesionales. Pueden empezar a trabajar a partir de
plantillas diseñadas de forma profesional para luego
personalizarlas con los colores, fuentes y opciones
de distribución de elementos que prefieran
Combinación de Catálogo. Esta herramienta permite
a los usuarios crear de forma sencilla catálogos y
publicaciones de aspecto profesional con varios
registros por página. Con la Combinación de
Catálogo es más fácil construir una publicación
fusionando las fotos y el texto de una fuente
Soporte de PostScript mixto en CMYK. Esta
herramienta facilita a las empresas pequeñas la tarea
de operar con las impresoras comerciales de alta
calidad y trabajo en serie.

24. Access y Excel:
Acceso a bases
de datos y
catálogos
Power Point:
Importación de
Presentaciones
Word: edición
de imágenes y
objetos. Se
pueden
importar
documentos.

26. Con él se hacen diapositivas; se
pueden combinar imágenes, textos,
gráficas, audios, videos y animaciones,
con las que se amenizan y simplifican
las presentaciones y explicaciones que
se realizan.
PowerPoint es una herramienta que
simplifica la exposición de los temas,
mediante gráficas, imágenes, videos y
textos que producen una rápida y
mejor comprensión de aquello que se
Se usan en ámbitos distintos, como en el
empresarial, escolar, gubernamental y médico entre
muchos otros campos.
desea expresar.

27. El uso de plantillas; que
se pueden hacer por el
usuario, además de las
que ya están
preestablecidas. Poder introducir textos
Caracte-rísticas
variando el color y el
tamaño de las letras
conforme a las
necesidades y gustos del
usuario. nos permite
integrar diferentes
formatos de archivo para
hacer nuestra
presentación.
Se pueden insertar
imágenes con las que se
da una mejor
presentación a la
diapositiva, facilitando
comprender mejor a
aquello de lo que trata la
diapositiva, además de
poderse insertar textos a
las imágenes
complementándose la
exposición.
Posee herramientas de
animación, con las que se
puede dar efectos a los
textos e imágenes,
dándole una mejor
apariencia.
En el PowerPoint se
pueden utilizar videos
para confeccionar la
diapositiva, videos con los
que se da a entender
mejor el tema que se
desarrolla.
En el audio que ya
mencionamos podemos
variarlo entre insertar
música, explicaciones,
narraciones, o pláticas
relacionadas que se
pueden ajustar. Esto se
hace en forma intuitiva
con herramientas de fácil
manejo.

28. Word: Importación de
datos con formato
predeterminado.
Excel: Importación de
bases de datos
Access: Importación de
bases de datos.
Publisher: Intercambio
bidireccional de archivos
completos.
Relación con
otros
programas