Este documento presenta un resumen del sistema documentario desarrollado para la empresa SEMAPA BARRANCA S.A. El sistema permite gestionar de forma digital los documentos de las diferentes áreas de la empresa para agilizar los procesos. El sistema cuenta con funcionalidades como registro de documentos, seguimiento del flujo de aprobación, consulta de documentos y administración de usuarios.

1. Curso: Practica Pre profesional II
Presentado por: Santos Mallqui Edgardo
Quispe Marcelo Eber
Asesor: Ing. Nilton Aranbulo Vera

2. Resumen
 El presente informe de práctica pre-profesional titulado
sistema documentario dará a conocer algunas
experiencias adquiridas durante el desarrollo de la misma.
La práctica se llevó a cabo en el área de sistemas.
Definición de la Situación Actual del Caso Practico.
 El caso de aplicación práctica que se presenta es el
realizado en la Empresa Semapa Barranca S.A, la que en
adelante denominaremos EPS,
 La EPS. Es una empresa que:
 Se encuentra organizada en 20 áreas y sub-unidades
(áreas).

3. HISTORIA DE LA EMPRESA SEMAPA BARRANCA S.A.
 La E.P.S. SEMAPA BARRANCA S.A. se dedica a la prestación de servicios de agua potable
y alcantarillado en los distritos de Barranca y Supe Pueblo. Desde sus inicios solo
distribuía el servicio en los distritos de Barranca, y Supe Pueblo por separado; la misma
que era administrado por las municipalidades de modo particular hasta 1990, en la cual el
estado lo formaliza y tres años más tarde se constituye como empresa privada con
nombre propio.
 Desde entonces es una entidad Pública con personería jurídica de derecho privado
exactamente desde el 15 de Junio de 1993, según lo dispuesto por la Ley Nº 26284, de la
"Superintendencia Nacional de Servicios de Saneamiento" SUNASS, que todas las
Empresas prestadoras de servicios de agua potable y alcantarilladlo que se encontraban
bajo la administración directa de las Municipalidades, según el D.S. Nº 132-90 PCM;
pasan a formarse como empresas privadas regidas por la Ley General de Sociedades, ley
Nº 26887, cuyos accionistas están conformados por las Municipalidades que participan
en ella.
 Mision "Brindar a los usuarios un servicio continuo en calidad y un adecuado volumen
para satisfacer la demanda y mejorar la calidad de vida de los usuarios, preservando el
medio ambiente y manteniéndonos dentro de los parámetros establecidos por los
organismos regulares".
 Vision Aspiramos a ser una empresa líder a nivel regional, sólida que brinde confianza
necesaria en la calidad y eficiencia de los servicios prestados; mejorando para ello la
cobertura, el control de la producción y distribución del agua potable, sobre todo por el
cuidado de la vida y la salud".

4. Objetivos
Objetivos Generales:
 Desarrollar un Sistema de trámite documentario de la Empresa
SEMAPA BARRANCA S.A. que permita mejoras en el proceso de
actividades de los diferentes departamentos así como determinar las
pautas y actividades a considerarse en la construcción del Sistema.
Objetivos Específicos:
 Conocer las actividades que realiza cada departamento de la empresa.
 Identificar y eliminar aquellas actividades que no agregan valor a los
procesos del sistema.
 Integrar todos los procesos de documentación de la empresa mediante
un Sistema de documentario de automatización de departamentos
Integrado.
 Diseñar un sistema que brinde las facilidades para definir
los flujos de aprobación que sean necesarios dentro de la
empresa en cualquier momento, evite la pérdida y/o
deterioro de los documentos físicos y evite la duplicidad de
documentos a tramitar.

5. Sistemas de documentación
 La gran mayoría de empresas a lo largo del ejercicio de su actividad
económica, realizará adquisiciones de bienes y necesitará la prestación
de diversos servicios como parte de la cadena de suministro, es decir,
tendrá proveedores. Los proveedores emiten comprobantes de pago por
los servicios prestados, y la empresa debe encargarse de verificar que el
detalle de cada documento sea el correcto, para luego proceder a su
pago. Las pequeñas empresas y aquellas que tienen pocos proveedores,
pueden manejar la revisión y aprobación de estos documentos con
métodos manuales sin problemas.
 Entrada de Información: Es el proceso mediante el cual el Sistema de
Información toma los datos que requiere para procesar la información.
 Almacenamiento de información: El almacenamiento es una de las
actividades o capacidades más importantes que tiene una
computadora, ya que a través de esta propiedad el sistema puede
recordar la información guardada en la sección o proceso anterior.
 Procesamiento de Información: Es la capacidad del Sistema
documentario para efectuar cualquier tipo de reclamos de acuerdo con
una secuencia de operaciones preestablecida. Estos métodos pueden
efectuarse con datos introducidos recientemente en el sistema o bien
con datos que están almacenados.

6. Registro de documento

7. Recepción de documentos

8. Visión del proyecto
 Se desea contar con un nuevo Sistema de Trámite de Documento
que permita la flexibilidad de soportar las necesidades descritas
en las reglas del negocio y futuros requerimientos, y que brinde
satisfacción a los usuarios finales.
 Perspectiva del sistema El sistema proveerá una alternativa al sistema de trámite
de documentos de la empresa, semapa barranca S.A.
 El sistema de Trámite de Documentos para el usuario estará integrado en la empresa como uno
de los sistemas de apoyo administrativo que se ofrece.
• Beneficio del sistema
 Confidencialidad en el manejo de la información.
 Reducción del tiempo del trámite.
 Mejoras en la conservación de los comprobantes de pago.
 Funcionalidades que satisfagan las expectativas de los usuarios.
 Mejoras en las interfaces con los sistemas existentes.
 Disponibilidad de los documentos en todo momento.
 Optimización de los procesos de negocio.

9. Análisis de la solución
 A continuación se presentan los casos de uso del
sistema, los cuales describen la secuencia de eventos
que el sistema realiza para interactuar con los actores
 Primero se presenta el diagrama de actores, y luego se
presentan los diagramas de casos de uso que se han
agrupado en 2 diagramas, el primero para los casos de
uso relacionados al documento, y el segundo los casos
de uso relacionados al lote de documentos.

10. Caso de uso de Actores
Áreas RR.HH.. Áreas gerencia

11. Caso de uso relacionado al documento

12. Diagrama de estado de documento
 A continuación se presentan los diagramas de estados
del sistema. Primero se presenta el diagrama de
estados del documento, y luego se presentan el
diagrama de estados del lote de documentos, clases
principales del sistema.

13. Especificación de las clases del sistema
Clases Descripción
Documento Es la clase base del sistema, es la representación del documento físico dentro del sistema.
Documento Referencia Es la clase que representa el documento de referencia. Un objeto de la clase Documento “tiene
referencia” con cero o un objeto de la clase Documento Referencia; un objeto de la clase
Documento Referencia “tiene referencia” con cero o un objeto de la clase Documento.
Proveedor Es la clase que representa al proveedor que emite el documento. Un objeto de la clase Documento
“es emitido por” un objeto de la clase Proveedor; un objeto de la clase Proveedor “emite” muchos
objetos de la clase Documento.
Área Es la clase que representa las áreas de la empresa
Responsable del área Es una generalización de la clase unidad, y es la representación del área responsable del
documento de trámite. Un objeto de la clase Documento “es tramitado por” un objeto de la clase
Unidad Responsable, y un objeto de la clase Unidad Responsable “tramita” muchos objetos de la
clase Documento.
Historial aprobación Esta clase es parte de la clase Documento, y representa la distribución contable presupuestal del
importe del documento. Un objeto de la clase Documento “contiene” uno o más objetos de la
clase Historial Aprobación; un objeto de la clase Historial Aprobación “está contenido en” un
objeto de la clase Documento.
Tipo de documento Esta clase representa el tipo de documento. Un objeto de la clase Documento “se clasifica en” un
objeto de la clase Tipo Documento; un objeto de la clase Tipo Documento “clasifica a” muchos
objetos de la clase Documento.
Tipo de tramite Esta clase representa los tipos de trámite que tiene el sistema.
Sistema de referencia Esta clase representa a los sistemas de bienes o servicios, también llamados sistemas de
referencia. Un objeto de la clase Sistema Referencia “es tramitado a través de” muchos objetos de
la clase Tipo Tramite. Un objeto de la clase Tipo Tramite “tramita” muchos objetos de la clase
Sistema Referencia.
Nivel x tramite Esta clase es la asociación de la clase Nivel y la clase Trámite.
Nivel Esta clase representa a un nivel de aprobación dentro del sistema. Un objeto de la clase Nivel “es
administrado por” un objeto de la clase Unidad. Un objeto de clase Unidad “administra” un objeto
de la clase Nivel.
Flujo Esta clase representa los flujos de aprobación del sistema. Un objeto de la clase Nivel “pertenece”

14. consultar documentos

15. secuencias abrir documento

16. Diagrama de Administrar Documentos