Gestión Documental

1. GESTIÓN DOCUMENTAL II TRABAJO UNIDAD CUATRO: EL SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL
EL SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL
TRABAJO UNIDAD CUATRO
GERMAN LIBARDO MARIÑO FONSECA
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
CIENCIA DE LA INFORMACION Y LA DOCUMENTACION BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA
GESTION DOCUMENTAL II
ARMENIA 2015

2. GESTIÓN DOCUMENTAL II TRABAJO UNIDAD CUATRO: EL SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL
EL SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL
TRABAJO UNIDAD CUATRO
GERMAN LIBARDO MARIÑO FONSECA
PROFESORA:
LUZ MARINA ARIAS GONZALEZ
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
CIENCIA DE LA INFORMACION Y LA DOCUMENTACION BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA
GESTION DOCUMENTAL II
ARMENIA 2015

3. GESTIÓN DOCUMENTAL II TRABAJO UNIDAD CUATRO: EL SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL
INTRODUCCION
Este trabajo de investigación sobre temas de Sistema de Gestión
Documental, muestra una recopilación de conceptos y definiciones,
que se desarrollo tomando como referencia el decreto 2609 de
2012, y algunos documentos mas del AGN, nos sirve como
referente para la conceptualización sobre el Sistema de Gestión
Documental, y nos permite entender directamente su aplicabilidad
mediante una visita a una entidad, para conocer mas
profundamente su aplicabilidad.

4. GESTIÓN DOCUMENTAL II TRABAJO UNIDAD CUATRO: EL SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL
OBJETIVO
General.
Entender y analizar lo que es un Sistema de Gestión Documental, y
aplicabilidad en una entidad.
Específicos.
Comprender la normatividad sobre Sistema de Gestión Documental.
Ver la aplicabilidad de un Sistema de Gestión Documental, en una
entidad, donde se observa su desarrollo, aplicación y utilidad dentro
del funcionamiento y operabilidad.

5. GESTIÓN DOCUMENTAL II TRABAJO UNIDAD CUATRO: EL SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL
1. Investigue y defina que es un SISTEMA DE GESTIÓN
DOCUMENTAL y que requisitos se deben de tener en cuenta para
su implementación.
Un SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL es una serie de
conceptos, actividades, elementos, normativas, profesionales,
tecnologías y políticas, que permiten organizar, garantizar la
autenticidad , mantener la integridad, facilitar acceso y
disponibilidad de los documentos físicos y electrónicos, y sus
metadatos, para soportar medidas administrativas y operativas
dentro de una organización, desde que el documento es creado y
recibido hasta su disposición final.

6. GESTIÓN DOCUMENTAL II TRABAJO UNIDAD CUATRO: EL SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL
1. Investigue y defina que es un SISTEMA DE GESTIÓN
DOCUMENTAL y que requisitos se deben de tener en cuenta para
su implementación.
Se debe tener en cuenta para la implementación de un Sistema de
Gestión Documental las siguientes orientaciones:
• Estar ajustado con los objetivos estratégicos de la entidad para
que sigan el mismo norte.
• Determinar dentro de su programación el desarrollo a corto,
mediano y largo plazo.
• Asegurar la asignación de la parte económica y operativa
(recursos), para lograr sus metas y objetivos trazados.
• Estar engranado y articulado con los otros programas y
sistemas de la entidad, dentro de la normatividad que se aplica a
cada sector en que se este trabajando.

7. GESTIÓN DOCUMENTAL II TRABAJO UNIDAD CUATRO: EL SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL
2. Indague y explique cada una de las generalidades del
sistema de Gestión Documental de acuerdo con el Decreto 2609
de 2012.
Generalidades del Sistema de Gestión Documental.
•Por medio del cuadro de clasificación documental, incluyendo los
metadatos, organizar los documentos independientemente de su
soporte.
•A través de las TRD y TVD, establecer los plazos de conservación y
eliminación de la información y los documentos.
•Programar las eliminaciones documentales en cumplimiento a las
TRD y TVD.
•Con agrupaciones documentales en serie y subseries lograr la
integridad de los documentos, en todo su ciclo de vida.

8. GESTIÓN DOCUMENTAL II TRABAJO UNIDAD CUATRO: EL SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL
2. Indague y explique cada una de las generalidades del
sistema de Gestión Documental de acuerdo con el Decreto 2609
de 2012.
Generalidades del Sistema de Gestión Documental.
•Con agrupaciones documentales en serie y subseries lograr
la integridad de los documentos, en todo su ciclo de vida.
•Permitir a usuarios externos e internos, acceder a los
documentos cuando sean requeridos, alineados a la
normatividad.
•Lograr la preservación de los documentos en sus diferentes
fases, por el tiempo establecido en las TRD y TVD , respetando
su conformación de series y subseries

9. GESTIÓN DOCUMENTAL II TRABAJO UNIDAD CUATRO: EL SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL
3. Usted está en una entidad en la cual se va a implementar un
Sistema de Gestión Documental, y es llamado(a) a dar su
opinión sobre cuáles son las características que debe reunir
dicho Sistema. Indague y elabore una tabla en la cual incluya
las características mínimas que debe reunir el sistema y
explique en qué consiste cada una de ellas.
Sistema de Gestión Documental
Características mínimas que debe reunir
para su implementación.
Comentario
Conformidad. Sistemas de información y procesos y
procedimientos administrativos
Soportar la gestión de la información plasmados y
evidenciados en los procesos y procedimientos de la
entidad.
La gestión de calidad y la gestión documental deben
trabajar de la mano.
Interoperabilidad. Sistemas que se comunican con
otros.
Lo que se busca es que los sistemas compartan e
intercambien información, haciendo más ágiles las
actividades de la entidad y evitando la duplicidad de
información.

10. GESTIÓN DOCUMENTAL II TRABAJO UNIDAD CUATRO: EL SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL
3. Usted está en una entidad en la cual se va a implementar un
Sistema de Gestión Documental, y es llamado(a) a dar su
opinión sobre cuáles son las características que debe reunir
dicho Sistema. Indague y elabore una tabla en la cual incluya
las características mínimas que debe reunir el sistema y
explique en qué consiste cada una de ellas.
Seguridad. Se debe contar con un esquema de seguridad
acorde al tipo de soporte en que se encuentra la
información, igualmente contar con áreas físicas y
repositorios electrónicos que faciliten su acceso,
todo bajo las políticas de seguridad.
Metadescripción. El sistema debe definir las formas para identificar
y determinar los metadatos, de los documentos,
para su fácil acceso y preservación.
Adición de Contenidos. El sistema debe permitir la actualización de
metadatos, sin que se pierda la integridad,
autenticidad, identidad y valor de los documentos.
Sistema de Gestión Documental
Características mínimas que debe reunir
para su implementación.
Comentario

11. GESTIÓN DOCUMENTAL II TRABAJO UNIDAD CUATRO: EL SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL
3. Usted está en una entidad en la cual se va a implementar un
Sistema de Gestión Documental, y es llamado(a) a dar su
opinión sobre cuáles son las características que debe reunir
dicho Sistema. Indague y elabore una tabla en la cual incluya
las características mínimas que debe reunir el sistema y
explique en qué consiste cada una de ellas.
Diseño y funcionamiento. Hacer del sistema una herramienta amigable para
los usuarios, facilitando su maniobrabilidad y
funcionamiento.
Gestión Distribuida. Que el sistema permita el envió y recepción de
documentos, entre otros sistemas de gestión
documental.
Disponibilidad y acceso. El sistema debe garantizar sobre los documentos,
una serie de sustantivos y/o características que le
permitan ser procesados y reutilizados durante su
ciclo de vida.
Neutralidad Tecnológica. Que se utilice un sistema cualesquiera que sea,
siempre y cuando cumpla con la normatividad.
Sistema de Gestión Documental
Características mínimas que debe reunir
para su implementación.
Comentario

12. GESTIÓN DOCUMENTAL II TRABAJO UNIDAD CUATRO: EL SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL
Figura No1 Archivo de Gestión
4. Visite una entidad que tenga implementado un Sistema de
Gestión Documental e investigue todo lo relacionado con dicho
sistema, si es posible algunos aspectos importantes desde su
proyecto hasta la fase final de implantación del mismo.
Entidad Contraloría.

13. GESTIÓN DOCUMENTAL II TRABAJO UNIDAD CUATRO: EL SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL
El sistema de Gestión Documental de la entidad esta conformado por:
•Dependencia encargada de los lineamientos para la gestión (Dirección de
Archivo).
•Profesionales, técnicos, tecnólogos en el área de Gestión Documental, ingenieros
de sistemas, administradores públicos, contador, entre otras profesiones que
contribuyen al fortalecimiento de la gestión documental desde cada una de sus
disciplinas.
•Comité de archivo.
•Software de gestión documental, y ha ido integrando los demás sistemas de
información a la gestión documental. (Sica, Sipar, Sae, entre otros)
•Cuenta con instrumentos como: TRD, Plan Institucional de Archivos PINAR,
Programa de Gestión Documental, Cuadro de Clasificación Documental, Manual
de Gestión Documental y Manual para los diferentes aplicativos.
4. Visite una entidad que tenga implementado un Sistema de
Gestión Documental e investigue todo lo relacionado con dicho
sistema, si es posible algunos aspectos importantes desde su
proyecto hasta la fase final de implantación del mismo.
Entidad Contraloría.

14. GESTIÓN DOCUMENTAL II TRABAJO UNIDAD CUATRO: EL SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL
El sistema de Gestión Documental de la entidad esta conformado por:
•Cada año elabora programas de transferencias y eliminaciones documentales; de
visitas de seguimiento a los archivos de la entidad y desarrolla otros programas
específicos.
•Desarrolla programas de capacitación a todos los funcionarios de la entidad,
dándoles a conocer actualizaciones sobre gestión documental que la entidad va
adoptando.
•La entidad cuenta con 31 archivos de gestión, un archivo de gestión centralizado y
un archivo central en el nivel central; en el nivel desconcentrado, es decir en cada
gerencia departamental se cuenta con un archivo de gestión y un archivo central.
•Se esta gestionando la adquisición del área física para la conformación del
archivo histórico.
•Este archivo por ser de orden Nacional contiene documentos que hacendarte del
patrimonio documental de la nación.
4. Visite una entidad que tenga implementado un Sistema de
Gestión Documental e investigue todo lo relacionado con dicho
sistema, si es posible algunos aspectos importantes desde su
proyecto hasta la fase final de implantación del mismo.
Entidad Contraloría.

15. GESTIÓN DOCUMENTAL II TRABAJO UNIDAD CUATRO: EL SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL
Figura No 2 Archivo de Central
4. Visite una entidad que tenga implementado un Sistema de
Gestión Documental e investigue todo lo relacionado con dicho
sistema, si es posible algunos aspectos importantes desde su
proyecto hasta la fase final de implantación del mismo.
Entidad Contraloría.

16. GESTIÓN DOCUMENTAL II TRABAJO UNIDAD CUATRO: EL SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL
5. Indague en la misma entidad lo siguiente:
¿Cuáles son los criterios que se han tenido en cuenta para la selección del
sistema de Gestión de documentos?.
•Toda la normatividad expedida por el archivo general de la nación, y otras que
hagan referencia al manejo de la información, ejemplo ley de protección de datos
personales, ley de transparencia, y toda la normatividad externa e interna que
aplica a la entidad en cumplimiento a su función.
•El sistema se ajusta de forma transversal en a toda la entidad.
•Para su elaboración se tuvo en cuenta la estructura organizacional, así como las
funciones de cada dependencia.
•El modelo de gestión documental es la estructura principal del sistema, ya que
todo se ambienta en la documentación.
•En la medida en que se le asignen recursos económicos, se van desarrollando sus
actividades dentro de lo establecido por la ley.

17. GESTIÓN DOCUMENTAL II TRABAJO UNIDAD CUATRO: EL SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL
Figura No 3 Archivo de Central, escalera para facilitar su acceso
5. Indague en la misma entidad lo siguiente:
¿Cuáles son los criterios que se han tenido en cuenta para la selección del
sistema de Gestión de documentos?.

18. GESTIÓN DOCUMENTAL II TRABAJO UNIDAD CUATRO: EL SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL
5. Indague en la misma entidad lo siguiente:
¿De qué manera logran garantizar la integridad de la información en el
sistema?
•La integridad de la información en el sistema se realiza a través de procedimientos,
Protocolos y políticas que entidad establece, por medio de grupos de trabajo
interdisciplinarios, en documentos aprobados por el comité de archivo de la entidad.
Figura No 4 Archivo de Gestión. Estantería rodante y señalizado.

19. GESTIÓN DOCUMENTAL II TRABAJO UNIDAD CUATRO: EL SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL
CONCLUSIONES
Se determino la importancia que tiene un Sistema de Gestión
Documental, al interior de una entidad, y todo el trabajo que
implica su implantación, desarrollo y puesta en marcha.
Todos los componentes y elementos del Sistema de Gestión
Documental, pueden ser actualizados dependiendo de las
necesidades, de las nuevas normas y requerimientos de último
momento.

20. GESTIÓN DOCUMENTAL II TRABAJO UNIDAD CUATRO: EL SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL
BIBLIOGRAFIA
ARCHIVO GENERAL DE LA NACION. Manual
Implementación de un programa de Gestión Documental- PGD.
2014.
COLOMBIA. Ministerio de Cultura. Decreto número 2609 de
2012 de 14 de Diciembre de 2012.