Este documento describe los conceptos y procesos clave de la gestión documental en una universidad. Explica el proceso de recepción, registro, clasificación, trámite, almacenamiento y disposición final de los documentos de acuerdo con tablas de retención que asignan tiempos de conservación. También cubre conceptos como consulta, protección y eliminación de documentos.

2. • ¿que es un programa de gestión documental?
• objetivos de la gestión documental
• ¿para que sirve la recepción de documentos ?
• tablas de correspondencia
• en que consiste el tramite y despacho
• que es :
- Consulta
-retención
-Almacenamiento
- Recuperación
- Preservación temporal
- protección
-Disposición final
- Eliminación
- Conservación permanente

3. Es un proceso archivístico cuyo fin es
tener un manejo eficaz y
ordenamiento de la documentación
producida en una entidad desde su
inicio hasta su destino final, para
facilitar su producción, tramite,
utilización y conservación. En este
programa intervienen el funcionario
encargado de la administración de
documentos, apoyado por los
estamentos que dirigen la
organización para garantizar su
funcionalidad.

5. Procedimiento mediante el cual un organismo o sujeto
productor, genera o Recibe documentos en cumplimiento de
sus funciones.
En una universidad los mensajeros deben ser recibidos por la
secretaria de la rectoría para que su información sea
verificada, es decir, su firma y los anexos y si no cumple esta
norma pueden ser devueltos los documentos (queda
prohibido el recibo de correspondencia en otra
dependencia). Una vez se verifiquen los documentos se
separan bien sea los que correspondan a cartas u otras
documentaciones.

6. Formatos de correspondencia
La correspondencia se radica imprimiendo el sello del reloj
radiador, el cual Consta de los siguientes datos: Membrete de la
empresa, espacio para el Número de radicación, serie documental,
fecha y hora de recibo.
Se asigna una numeración consecutiva al documento y un código
de acuerdo con sus funciones y estructuras orgánicas, se asigna el
sello y el número de dependencia al que será enviado según los
datos del destinatario. Cada empresa tiene un código propio para
efectos de correspondencia:
DEPENDENCIA CÓDIGO
RECTORIA 1000
planeación 1001
Secretaria general 1002
Mercadeo 1003
VICERRECTORÍA ACADÉMICA
1010

7. 1011
Coordinación Programas
Tecnológicos
1012
Admisiones Registro y La correspondencia a la dependencia que se
Control indique en el destinatario, antes de enviar la
Investigación 1013 documentación debe ir digitada en una base
de datos y en caso de no contar con esta se
Bienestar Institucional 1014
llevara un registro temporal tanto como
Extensión y Proyección a la 1015 para la radicación de la correspondencia
Comunidad recibida como para La despachada. Una vez
Laboratorios Informática 1016 es registrada la información el mensajera
Biblioteca 1017
clasifica lo recibido en el casillero y realiza el
comprobante o en su defecto hace las entrega
tomando los recibidos en el registro de la
DIRECCIÓN 1030 correspondencia recibida, este procedimiento
ADMINISTRATIVA se hace todos los días a las 08:30 horas.
Recursos Financieros 1031
Recursos Humanos
Recursos Generales

8. Cuando una dependencia recibe la correspondencia
realiza el debido trámite, el cual se hace con normas
Icontec se hace un documento original y dos copias las
cuales deben ser firmadas por el jefe respectivo, para
quienes no tienen autorización para realizar el envió de
una comunicación la generan colocando el código de
su dependencia y además proyectan la firma del jefe
autorizado para firmar. (Es prohibido usar papelería
para enviar correspondencia que no cumpla los
requisitos. El juego de la original y las dos copias deben
llegar a la secretaria para su radicación la cual es
diferente a la que se le da cuando llega la información
ya que su numeración es diferente y se debe devolver
el documento que origino esta respuesta . Una vez
verificada que la información cumpla con sus requisitos
se envía por correo o en caso de emergencia es
entregada por el mensajero. La primera copia se guarda
en el consecutivo de correspondencia despachada que
se guardara en la unidad de información, la segunda
copia se devolverá a la oficina productora junto con su
antecedente.

9. Que es :
Consulta
Es el derecho que tiene un usuario del archivo (entidad,
dependencia, Persona natural, etc.) a consultar la información
contenida en los Documentos de archivo y es a obtener copia
de los mismos. Las consultas pueden hacerla los funcionarios
autorizados en cada dependencia, para el caso de requerir
consultas de documentación de otra dependencia a la que
corresponda el funcionario, éste deberá solicitar autorización
al jefe respectivo
Retención
Es el tiempo en que los documentos deben permanecer en el
archivo de gestión, (el archivo de cada (el archivo de cada
dependencia) una vez finalizado su trámite administrativo tal
como se consigna en la tabla de redención documental. El
tiempo de retención va de acuerdo con la necesidad de
utilización de la información que se determina por la
administración y sus leyes.

10. Almacenamiento :Los documentos se colocaran en unidades de
conservación adecuada como en carpetas (a-z) que lo
identifique con la correspondiente asignatura topográfica
(nombre de la serie o sub serie, nombre del expediente, fechas
extremas y número de folios. La disposición física de los
elementos se realiza en los elementos: dispositivos apropiados
para la frecuencia de su uso para las fases del ciclo vital,
manteniendo su conservación física en su estructura y
contenido.
Recuperación :Consiste en localizar el documento para obtener
información de manera eficiente y eficaz, lo cual se logra con la
disposición de instrumentos de control consulta y descripción,
los archivos implementaran programas para elaborar guías,
inventarios e índices de sus fondos documentales de acuerdo a
su naturaleza y propiedades de servicio.
Preservación temporal :Se relacionan con el tiempo de
retención que se deben conservar los documentos ya sea en el
archivo de gestión o en el central.

11. Protección :Se relaciona con las medidas a tomas para
garantizar la integridad física de los documentos y el manejo
de la información en el primero se deben usar programas de
conservación preventiva de doc. Para la protección de
información se debe tener en cuenta que toda persona tiene
el derecho de acceder a documentos públicos estipulados en
la constitución política, esto garantiza su seguridad personal y
privacidad. En caso de que los documentos presenten
deterioro la información se presenta mediante una copia que
certifica su autenticidad.
Disposición final Se relaciona con el análisis documental para
conocer los valores administrativos, legales, fiscales,
contables o técnico y si previo aviso del comité de archivo de
la entidad, si estos documentos son de interés para la
investigación se integraran a al archivo histórico de la
universidad.
Eliminación :Es la destrucción de documentos perdieron sus
valores administrativos, legales, contables, fiscales y que no
representen ningún interés para la investigación
retrospectiva. La eliminación se ajustara a la valoración de la
tabla de retención documental de la entidad adoptada por el
correspondiente comité de archivo.

13. Son un listado de series y tipos
-Garantizan la selección y
documentales recibidos por una
conservación de los documentos
unidad administrativa, a las cuales se
que tienen Carácter permanente.
asignan un tiempo de permanencia.
-Controlar las transferencias de los
BENEFICIOS CON LA ELABORACION
documentos en las diferentes
DE LAS TABLAS DE RETENCION
fases de Archivo Ayudan a
DOCUMENTAL (TRD)
realizar los procesos
administrativos.
Para la Administración:
-Facilitan el manejo de la
información
Contribuyen a la racionalización de
la producción documental.
-Facilitan el control y acceso a los
documentos a través de los tiempos
de Retención en ellas estipulados.

14. Desde la óptica archivística la tablas de retención
documental son fundamentales porque:
Permiten el manejo integral de los documentos.
Facilitan la organización de los documentos a partir
del concepto de Archivo Total.
-Controlan la producción y trámite documental.
- Identifican y reflejan las funciones institucionales.
- Integran todos los procesos archivísticos para el
manejo racional de los
Documentos.