Este documento presenta un modelo de gestión de las adquisiciones para la Unidad Estratégica de Negocio de Transporte de Electricidad de acuerdo con los estándares PMI. El documento analiza la problemática actual de la gestión de las adquisiciones, propone mejoras al proceso de contratación y a los procesos de planificación de compras, solicitud de respuestas, selección de vendedores y administración de contratos de acuerdo a la Guía PMBOK.

1. UNIVERSIDAD PARA LA COOPERACIÓN INTERNACIONAL
(UCI)
Modelo de Gestión de las Adquisiciones para la Unidad
Estratégica de Negocio de Transporte de Electricidad, según
estándares PMI.
LUIS DIEGO MAROTO SEGURA
PROYECTO FINAL DE GRADUACIÓN PRESENTADO COMO
REQUISITO PARCIAL PARA OPTAR POR EL TÍTULO DE MASTER
EN ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS
San José, Costa Rica
Abril de 2006
Febrero de 2007

2. ii

3. iii
UNIVERSIDAD PARA LA COOPERACIÓN INTERNACIONAL
(UCI)
Este Proyecto Final de Graduación fue aprobado por la Universidad como
Requisito Parcial para optar al grado de Master en Administración de
Proyectos.
Ing. Luis Diego Maroto Segura
SUSTENTANTE
Ing. Federico Vargas Ugaza, MSc, PMP
LECTOR No.2
Ing. Jorge Villalobos Astorga, MBA
LECTOR No.1
Lic. Luis Diego Villalobos Yock, MBA
PROFESOR TUTOR

4. iv

5. v
DERECHOS DE PROPIEDAD INTELECTUAL
Todos los derechos son reservados. Este trabajo de investigación no puede
ser reproducida, ni del todo ni en parte, ni registrada o transmitida por
ningún sistema de recuperación de información, forma o medio, sea
mecánico, fotoquímico, electrónico, magnético, electrónico, por
fotocopiadora o cualquier otro, sin el permiso previo del autor. La solicitud
del permiso puede ser enviada a la dirección electrónica:
ldmaroto@costarricense.cr.
La marca “PMBOK” está registrada por el Project Mangement Institute, Inc.,
en los Estados Unidos de Norte América y/o otras naciones.

6. vi

7. vii
DEDICATORIA:
Dedico el fruto de este esfuerzo a mi
esposa Silvia, por darme todo su apoyo y
comprensión, y por ser quien es.
A mi hermano Fernando, para que nunca
deje de soñar y perseverar en convertir
sus sueños en realidad.
A mi Madre (V), por seguir
acompañándome en el camino de la vida.

8. viii

9. ix
AGRADECIMIENTOS ESPECIALES
Deseo agradecer a las siguientes personas: Lic. Luis Diego Villalobos Yock
por su apoyo como Profesor de Tesis (Profesor de la Maestría en
Administración de Proyectos, UCI); Ing. Diego Sánchez Rodríguez y su
conocimiento sobre el Tratado Marco (Proceso Expansión de la Red, UEN
Transporte Electricidad); Lic. José Antonio Solera Víquez por mantenerme
informado de los cambios en la Reforma a la Ley de Contratación
Administrativa (Arisol Consulting Group); Lic. Raúl Mercau y su
conocimiento sobre LEAN Management, necesario para el análisis de los
procesos de las adquisiciones (Profesor de Especialización en Project
Management, ADEN Business School); Ing. Alexander Orozco y su apoyo en
la revisión de los procedimientos propuestos para los procesos de gestión
de las adquisiciones (Gestión de la Calidad, UEN Transporte Electricidad); a
los lectores del trabajo, ingenieros Jorge Villalobos Astorga (UEN Transporte
Electricidad) y Federico Vargas Ugaza (Profesor de Maestría en
Administración de Proyectos, UCI) y al Ing. Marco Vinicio Rodríguez Calzada
por su apoyo.
Las ideas expuestas en este trabajo, no necesariamente son de las personas
antes mencionadas o son compartidas por ellas.

10. x

11. xi
PENSAMIENTOS
Si el tiempo es lo más caro, la pérdida de tiempo
es el mayor de lo derroches.
Benjamín Franklin (1706 – 1790)
Estadista y Científico estadounidense
Los que se enamoran de la práctica sin la teoría
son como los pilotos sin timón ni brújula, que
nunca podrán saber adónde van.
Leonardo Da Vinci (1452 – 1519)
Pintor, escultor e inventor italiano
Cuando las calamidades caen, se olvidan los
dioses y nadie se preocupa de honrarlos.
Eurípides (480 – 406 a.C.)
Poeta trágico griego

12. xii

13. xiii
INDICE DE CONTENIDO
CAPÍTULO I: INTRODUCCIÓN...............................................................................1
1.1 Antecedentes .................................................................................................1
1.2 Problemática que da origen al PFG y su justificación ....................................2
1.3 Objetivos Generales.......................................................................................6
1.4 Objetivos Específicos.....................................................................................6
CAPÍTULO II: MARCO TEÓRICO ...........................................................................9
2.1 Marco referencial ...........................................................................................9
2.1.1 Descripción del ICE .................................................................................9
2.1.2 Descripción de la UEN Transporte Electricidad.....................................12
2.1.3 Compromiso Regional por la Competitividad.........................................16
2.1.4 Realidad Actual de la Contratación Administrativa................................19
2.2 Teoría de la administración de proyectos.....................................................23
2.2.1 Introducción a la Administración de Proyectos......................................23
2.2.2 Ciclo de vida del proyecto......................................................................24
2.2.3 Grupos de procesos de la Dirección de Proyectos................................26
2.2.4 Áreas del Conocimiento de la Dirección de Proyectos ..........................38
2.2.5 Gestión de las Adquisiciones del Proyecto según PMI..........................39
2.2.6 Procesos de la Gestión de las Adquisiciones del Proyecto ...................46
2.3 Teoría de la Cadena de Abastecimiento ....................................................101
2.3.1 Estrategias para el desarrollo de la Estructura de la Cadena de
Abastecimiento.............................................................................................102
2.3.2 El Ciclo de Abastecimiento..................................................................109
2.3.3 Compras..............................................................................................110
2.4 Teoría de la Contratación Administrativa ...................................................117
2.4.1 Principios Generales de la Contratación Administrativa ......................117
2.4.2 Clases de Procedimientos...................................................................122

14. xiv
2.4.3 Recursos .............................................................................................124
2.5 Teoría de la Administración LEAN de Proyectos .......................................125
2.5.1 Principios del LEAN Thinking ..............................................................125
2.5.2 Baches de Tiempo...............................................................................129
2.5.3 Costos de Transacción y Teoría de la Información..............................133
CAPÍTULO III: MARCO METODOLÓGICO.........................................................139
3.1 Tipo de Investigación .................................................................................139
3.2 Método de investigación.............................................................................140
3.3 Técnicas y Herramientas............................................................................142
3.3.1 Técnicas y Herramientas blandas (cualitativas) de uso general..........143
3.3.2 Técnicas y Herramientas duras (cuantitativas) de uso general ...........145
3.3.3 Técnicas y Herramientas para la Administración de Proyectos...........146
3.3.4 Herramientas de Cómputo...................................................................149
CAPÍTULO IV: DESARROLLO DE RESULTADOS.............................................151
4.1 Presentación de hallazgos .........................................................................155
4.1.1 Estructura de la Cadena de Abastecimiento (ECA) de la UENTE.......155
4.1.2 Proceso de Contratación Administrativa..............................................175
4.1.3 Reglamento Interno de la Contratación Administrativa del ICE...........205
4.1.4 Impacto en la UENTE por la Reforma de la Ley de Contratación
Administrativa...............................................................................................209
4.1.5 Brechas entre la Gestión Actual de Adquisiciones y el Proceso de
Planificación de las Compras y Adquisiciones de la Guía PMBOK ..............221
4.1.6 Brechas entre la Gestión Actual de Adquisiciones y el Proceso de
Planificación de la Contratación de la Guía PMBOK ....................................228
4.1.7 Brechas entre la Gestión Actual de Adquisiciones y el Proceso de
Solicitud de Respuesta de Vendedores de la Guía PMBOK ........................237
4.1.8 Brechas entre la Gestión Actual de Adquisiciones y el Proceso de
Selección de Vendedores de la Guía PMBOK .............................................241

15. xv
4.1.9 Brechas entre la Gestión Actual de Adquisiciones y el Proceso de
Administración de Contratos de la Guía PMBOK .........................................248
4.1.10 Brechas entre la Gestión Actual de Adquisiciones y el Proceso de
Cierre del Contrato de la Guía PMBOK........................................................259
4.2 Propuestas o mejoras ................................................................................265
4.2.1 Estructura de la Cadena de Abastecimiento de la UENTE..................265
4.2.2 Propuesta de mejora al Proceso de Contratación Administrativa........270
4.2.3 Análisis del Reglamento Interno de la Contratación Administrativa del
ICE................................................................................................................286
4.2.4 Medidas a tomar respecto a la reforma de la Ley de Contratación
Administrativa...............................................................................................335
4.2.5 Planificación de las Compras y Adquisiciones.....................................337
4.2.6 Planificación de la Contratación...........................................................375
4.2.7 Solicitud de Respuestas de Vendedores.............................................403
4.2.8 Selección de Vendedores....................................................................423
4.2.9 Administración del Contrato.................................................................463
4.2.10 Cierre del Contrato ............................................................................473
CAPITULO V: CONCLUSIONES.........................................................................489
CAPITULO VI: RECOMENDACIONES ...............................................................499
CAPITULO VII: BIBLIOGRAFÍA...........................................................................503
CAPITULO VIII: ANEXOS....................................................................................507
7.1 Acta de Constitución del PFG ....................................................................507
7.2 Declaración del Alcance del PFG...............................................................510
7.3 Descripción del Alcance del PFG...............................................................514
7.4 Cronograma del PFG.................................................................................515
7.5 Reglamento de Contratación Administrativa del Instituto Costarricense de
Electricidad.......................................................................................................517
7.6 Reforma a la Ley de Contratación Administrativa ......................................543
7.7 Plazos en los procesos licitatorios, nota GG-0719-2006............................560

16. xvi
7.8 Expediente No. 15583 - Proyecto de Ley: Reforma de la Ley General de
Contratación Administrativa .............................................................................566

17. xvii
INDICE DE FIGURAS
Figura 1: Estructura Organizacional del ICE (ICE, 2005) ......................................11
Figura 2: Estructura Organizacional de la UENTE (UENTE, 2005) .......................13
Figura 3: Demarcación Regional de la Red Nacional de Transporte de Electricidad
(RNTE)...................................................................................................................15
Figura 4: Ciclo de vida del proyecto de acuerdo al porcentaje de terminación
(Morris, 2005) ........................................................................................................24
Figura 5: Ciclo de vida del proyecto de acuerdo a las entradas y salidas (PMI,
2004) .....................................................................................................................25
Figura 6: Relación entre los Grupos Procesos de la Dirección de Proyectos (PMI,
2004) .....................................................................................................................26
Figura 7: Grupo de Proceso de Iniciación (PMI, 2004)..........................................27
Figura 8: Grupos de Procesos de Planificación (PMI, 2004) .................................29
Figura 9: Grupo de Procesos de Ejecución (PMI, 2004)........................................32
Figura 10: Grupo de Procesos de Seguimiento y Control (PMI, 2004)..................34
Figura 11: Grupo de Procesos de Cierre (PMI, 2004) ...........................................36
Figura 12: Flujo de Procesos de Gestión de las Adquisiciones del Proyecto (PMI,
2004) .....................................................................................................................39
Figura 13: Relación entre Comprador y Vendedor ................................................42
Figura 14: Denominaciones del Comprador y Vendedor.......................................44
Figura 15: Fenómeno dinámico de la Cadena de Abastecimiento (Monterroso,
2001). ..................................................................................................................106
Figura 16: Estrategias de la Estructura de la Cadena de Abastecimiento...........106
Figura 17: El Ciclo de Abastecimiento (Monterroso, 2002)..................................109
Figura 18: Correspondencia entre los hallazgos y las propuestas o mejoras del
Capítulo IV – Desarrollo de Resultados...............................................................152

18. xviii
Figura 19: Correspondencia entre los hallazgos y las propuestas o mejoras del
Capítulo IV – Desarrollo de Resultados...............................................................153
Figura 20: Factores de Cambio de la ECA del ICE..............................................156
Figura 21: Estructura de la Cadena de Abastecimiento de la UENTE.................158
Figura 22: Transacciones de la ECA de la UENTE .............................................159
Figura 23: Naturaleza de las Adquisiciones de la UENTE...................................162
Figura 24: Esquemas usuales de adquisiciones para obras nuevas y ampliaciones
.............................................................................................................................163
Figura 25: Diagrama PERT del PCA ...................................................................176
Figura 26: Distribución de las actividades del entregable: “La publicación del
cartel”...................................................................................................................187
Figura 27: Distribución del flujo de valor de las tareas a cargo del ICE que
conforma el entregable: “La Publicación del Cartel”. ...........................................188
Figura 28: Distribución de las actividades del entregable: “El recibo de ofertas”.189
Figura 29: Distribución del flujo de valor de las tareas a cargo del ICE que
conforma el entregable: “El recibo de Ofertas”. ...................................................190
Figura 30: Distribución de las actividades del entregable: “El estudio y selección de
ofertas”.................................................................................................................191
Figura 31: Distribución del flujo de valor de las tareas a cargo del ICE que
conforma el entregable: “El Estudio y Selección de Ofertas”...............................192
Figura 32: Distribución de las actividades del entregable: “La adjudicación de
Ofertas”................................................................................................................193
Figura 33: Distribución del flujo de valor de las tareas a cargo del ICE que
conforma el entregable: “La Adjudicación de Ofertas”.........................................198
Figura 34: Distribución de las actividades del entregable: “La Contratación del
Proveedor”. Alternativa 1: Con Refrendo Externo................................................199
Figura 35: Distribución de las actividades del entregable: “La Contratación del
Proveedor”. Alternativa 2: Con Refrendo Interno.................................................201

19. xix
Figura 36: Distribución del flujo de valor de las tareas que conforma el entregable:
“La Contratación del Proveedor”..........................................................................203
Figura 37: Distribución del flujo de valor del PCA................................................204
Figura 38: Porcentaje de relación de los artículos del RICA con los procesos de
Gestión de las Adquisiciones de la Guía PMBOK (PMI, 2004)............................207
Figura 39: Áreas del “Business Core” de la UENTE............................................266
Figura 40: Estructura organizacional propuesta de la UENTE.............................267
Figura 41: Ciclo de Vida del Proceso de Contratación Administrativa (PCA) ......272
Figura 42: Diagrama PERT del PCA propuesto...................................................284
Figura 43: EDT del PCA propuesto .....................................................................285
Figura 44: Estructura de Desglose del Trabajo del Proyecto PFG ......................514

20. xx

21. xxi
INDICE DE CUADROS
Cuadro 1: Correspondencia entre Área de Negocio y UEN en el Sector Eléctrico
del ICE...................................................................................................................10
Cuadro 2: Entradas, Técnicas y Herramientas, y Salidas del Proceso: Planificar las
Compras y Adquisiciones (PMI, 2004)...................................................................47
Cuadro 3: Entradas, Técnicas y Herramientas, y Salidas del Proceso: Planificar las
Contratación (PMI, 2004).......................................................................................61
Cuadro 4: Entradas, Técnicas y Herramientas, y Salidas del Proceso: Solicitar
Respuestas de Vendedores (PMI, 2004)...............................................................69
Cuadro 5: Entradas, Técnicas y Herramientas, y Salidas del Proceso: Selección de
Vendedores (PMI, 2004)........................................................................................75
Cuadro 6: Entradas, Técnicas y Herramientas, y Salidas del Proceso:
Administración del Contrato (PMI, 2004)...............................................................86
Cuadro 7: Entradas, Técnicas y Herramientas, y Salidas del Proceso: Cierre del
Contrato (PMI, 2004) .............................................................................................96
Cuadro 8: Principios Básicos de la Licitación Pública (BCIE, 1999)....................118
Cuadro 9: Principios Constitucionales aplicables a la Contratación Administrativa
(Romero, 2003)....................................................................................................119
Cuadro 10: Procedimientos Ordinarios de la Contratación Administrativa ..........122
Cuadro 11: Distintos medios para distintas transacciones (Lledó, P.; Rivarola, G.;
Mercau, R.; Cucchi, D.H.; Esquembre J.F.; 2006)...............................................135
Cuadro 12: Resumen de Técnicas y Herramientas implementadas en el PFG...142
Cuadro 13: Fases para elaborar un proceso de Lluvia de Ideas (Cianfrani y West,
2004). ..................................................................................................................143
Cuadro 14: Simbología de un Flujograma (Cianfrani y West, 2004)....................144
Cuadro 15: Relación entre el Esquema de “Auto-abastecimiento” y el Ciclo de Vida
de las nuevas obras o ampliaciones....................................................................165

22. xxii
Cuadro 16: Relación entre el Esquema de “Adquisición de materiales y
contratación de mano de obra” y el Ciclo de Vida de las nuevas obras o
ampliaciones........................................................................................................169
Cuadro 17: Relación entre el Esquema “Proyectos Llave en Mano” y el Ciclo de
Vida de las nuevas obras o ampliaciones............................................................171
Cuadro 18: Actual Cronograma del PCA .............................................................175
Cuadro 19: Distribución del Flujo de Valor de los responsables del entregable: “La
Publicación del Cartel de Licitación”....................................................................188
Cuadro 20: Distribución del Flujo de Valor de los responsables del entregable: “El
Recibo de Ofertas”...............................................................................................190
Cuadro 21: Distribución del Flujo de Valor de los responsables del entregable: “El
Estudio y Recomendación de Ofertas” ................................................................192
Cuadro 22: Distribución del Flujo de Valor de los responsables del entregable: “La
Adjudicación de Ofertas” cuando la adjudicación se realiza por el Consejo
Directivo...............................................................................................................194
Cuadro 23: Distribución del Flujo de Valor de los responsables del entregable: “La
Adjudicación de Ofertas” cuando la adjudicación se realiza por la Gerencia
General................................................................................................................195
Cuadro 24: Distribución del Flujo de Valor de los responsables del entregable: “La
Adjudicación de Ofertas” cuando la adjudicación se realiza por la Subgerencia. 196
Cuadro 25: Distribución del Flujo de Valor de los responsables del entregable: “La
Adjudicación de Ofertas” cuando la adjudicación se realiza por la UEN. ............197
Cuadro 26: Distribución del Flujo de Valor de los responsables del entregable: “La
Contratación del Proveedor” si el Refrendo del Contrato es Externo. .................200
Cuadro 27: Distribución del Flujo de Valor de los responsables del entregable: “La
Contratación del Proveedor” si el Refrendo del Contrato es Interno....................202
Cuadro 28: Porcentaje de relación de los artículos del RICA con los procesos de
Gestión de las Adquisiciones de la Guía PMBOK (PMI, 2004)............................206
Cuadro 29: Descripción de los entregables del PCA...........................................271

23. xxiii
Cuadro 30: Cronograma del PCA adaptado........................................................273
Cuadro 31: Mapa de Flujo de Valor del PCA.......................................................276
Cuadro 32: Cronograma del PCA propuesto.......................................................283
Cuadro 33: Cronograma del Proyecto Final de Graduación................................515

24. xxiv

25. xxv
INDICE DE ABREVIACIONES.
AC Administrador de Contratos
BOT Siglas del inglés que significa: Construir, Operar y Transferir.
CCA Coordinador de Contratación Administrativa
CENPE Centro Nacional de Planificación Eléctrica
CGR Contraloría General de la República.
CNFL Compañía Nacional de Fuerza y Luz S.A.
CRIE Comisión Regional de Interconexión Eléctrica
ECA Estructura de la Cadena de Abastecimiento
EOR Ente Operador Regional
ICE Instituto Costarricense de Electricidad
LCA Ley de Contratación Administrativa
MER Mercado Eléctrico Regional
OBS Organizational Breakdown Structure, conocido como Estructura de Desglose de
la Organización (Organigrama).
PCA Proceso de Contratación Administrativa
PFG Proyecto final de graduación
PMBOK Project Management Body of Knowledge, conocido como Fundamentos de la
Dirección de Proyectos.
PMI Instituto de Administración de Proyectos (Project Management Institute)
PRN Programa de Refuerzos Nacionales
RACSA Radiográfica Costarricense S.A.
RGCA Reglamento General de Contratación Administrativa
RICA Reglamento Interno de Contratación Administrativa
RNTE Red Nacional de Transporte de Electricidad
RTR Red de Transporte Regional
SEN Sistema Eléctrico Nacional
SER Sistema Eléctrico Regional
SIEPAC Sistema de Interconexión Eléctrica de los Países de América Central

26. xxvi
Tratado Marco Tratado Marco del Mercado Eléctrico de América Central.
TLC Tratado de Libre Comercio con los Estados Unidos y Centro América.
UENPYSA UEN Proyectos y Servicios Asociados
UEN Unidad Estratégica de Negocio
UENTE UEN Transporte de Electricidad
WBS Work Breakdown Structure, conocido como Estructura de Desglose del Trabajo

27. xxvii
RESUMEN EJECUTIVO
La presente investigación se realizó en la Unidad Estratégica de Negocio de
Transporte de Electricidad (UENTE) del Instituto Costarricense de Electricidad
(ICE), empresa estatal costarricense, que posee el monopolio de los servicios de
la industria de la energía y de las telecomunicaciones. La misión de la UENTE es
planificar, desarrollar, operar y mantener la Red Nacional de Transporte de
Electricidad (RNTE).
El ICE actualmente se encuentra ante grandes cambios globales del mercado.
Particularmente el Sector de Energía del ICE, ha puesto su atención en: 1. La
demanda creciente del mercado, 2. Las consecuencias originadas por la
aprobación del Tratado de Libre Comercio con los Estado Unidos y 3. El Tratado
Marco del Mercado Eléctrico de América Central (Tratado Marco). Estos retos
exigen al ICE una transformación para ser más competitivo, sin embargo los
cambios internos necesarios para encarar estos retos presentan un gran
obstáculo: el exceso de la burocracia.
Hoy por hoy la Gestión de Adquisiciones es un área muy poco atendida como en
muchas organizaciones, el cual representa un gran potencial de mejora, en vista
que los costos, la calidad y la velocidad de respuesta hacia el cliente, están
fuertemente condicionados con los costos, la calidad y el tiempo de entrega de los
bienes adquiridos (Monterroso, 2002). Dado que el exceso de burocracia dentro
del ICE resta eficiencia a los procesos de abastecimiento, aumenta los costos
(costos operativos) y disminuyen la capacidad de respuesta oportuna hacia los
clientes sin ninguna garantía de la calidad, se consideró que mejorar la Gestión de
las Adquisiciones del ICE beneficiaría a la institución, sobre todo a los Proyectos
de Inversión de Transporte de Energía, los cuales son de interés de la UENTE,
dentro del contexto de los grandes cambios globales, dado que en la ejecución de
los proyectos se requiere de una componente de Gestión de Adquisiciones.
Por tanto se ha propuesto desarrollar un Modelo de Gestión de Adquisiciones para
Unidad Estratégica de Negocio de Transporte de Electricidad del ICE, basado en
los estándares del Project Management Institute (PMI), de manera que sirva de
vehículo para mejorar los procesos de abastecimiento de la UENTE y represente
el modelo de mejora a seguir por el resto del ICE. Este modelo consiste de una
serie de políticas, normas y procedimientos orientados a resultados, los cuales
permitirán mejorar el proceso de abastecimiento de la UENTE.
Los objetivos desarrollados en el presente trabajo son: 1. Analizar la Estructura de
la Cadena de Abastecimiento de la UENTE para formar un claro entendimiento del
Área de Aplicación (PMI, 2004) en la que están inmersos los proyectos del ICE, 2.
Analizar el Proceso de Contratación Administrativa y el Reglamento Interno de
Contratación Administrativa desde una óptica de la Guía PMBOK (PMI, 2004),
para sustentar las brechas entre las prácticas y procedimiento actuales de

28. xxviii
adquisiciones y las recomendadas por la Guía PMBOK (PMI, 2004), 3. Analizar la
Reforma a la Ley de Contratación Administrativa y su potencial impacto en las
adquisiciones de la UENTE, para considerarlo dentro de la definición del modelo
propuesto, 4. Señalar las brechas entre las prácticas y procedimientos actuales de
adquisiciones y las recomendadas por la Guía PMBOK (PMI, 2004) para sustentar
el modelo propuesto, 5. Definir políticas, normas y procedimientos a la UENTE,
para cada uno de los procesos del Área del Conocimiento de las Adquisiciones de
la Guía PMBOK (PMI, 2004), para conformar el Modelo de Gestión de
Adquisiciones para Unidad Estratégica de Negocio de Transporte de Electricidad,
6. Identificar estrategias o soluciones para reducir las brechas entre las prácticas y
procedimientos actuales de adquisiciones y el modelo propuesto.
El modelo propuesto se basa en los Fundamentos de la Dirección de Proyectos,
norma nacional americana para la Administración de Proyectos (Guía PMBOK,
ANSI/PMI 99-001-2004), particularmente en los aspectos relativos a la Gestión de
las Adquisiciones para los Proyectos.
Se empleó como metodología, la Investigación Documental para sustentar los
hallazgos y aportes presentados. Aparte se usó la Metodología Analítico –
Inductivo para descomponer los elementos de estudio en componentes más
simples, y examinar cada uno por separado, volviendo a agrupar las partes para
considerarlas de nuevo en un conjunto, como por ejemplo el Análisis al Proceso
de Contratación Administrativa y el Reglamento Interno de la Contratación
Administrativa. Igualmente se usó la Metodología Sintético – Deductivo, para
observar hechos particulares y proponer conclusiones generales, como por
ejemplo el Análisis a la Estructura de la Cadena de Abastecimiento.
De los resultados obtenidos figura la necesidad de “Externalizar” la Estructura de
la Cadena de Abastecimiento de ICE - UENTE, por medio del Outsourcing, como
respuesta a un mejor posicionamiento de la empresa frente al mercado. Por otro
lado, las actividades que conforman el Proceso de Contratación Administrativa,
carecen de un vínculo con Entregables, de manera que se pierde el foco de
atención de la actividad de la adquisición, permitiendo la aparición de actividades
redundantes, que aumentan los Costos de Transacción del Proceso de
Contratación Administrativa. Un hallazgo encontrado reveló que de las actividades
del Proceso de Contratación Administrativa para la Adjudicación del Contrato en el
Consejo Directivo, solo el 1% genera valor al proceso, un 25% corresponde a
actividades que pueden ser optimizadas y el 75% restante corresponde a
actividades innecesarias.
Se analizó el Reglamento Interno de Contratación Administrativa del ICE, y se
encontró que de la totalidad de sus artículos, un 20% están orientados al Proceso
de Gestión de las Adquisiciones, y el restante 80% no tienen ninguna orientación a
la Gestión de las Adquisiciones. Del 20%, no existe ningún artículo que trate el
tema de Planificación de las Adquisiciones, tal como lo define la Guía PMBOK.
Por último, se señalaron las brechas existentes entre la Gestión Actual de las
Adquisiciones y el Proceso de Gestión de las Adquisiciones de la Guía PMBOK,
los cuales permitieron definir el modelo propuesto.

29. 1
CAPÍTULO I: INTRODUCCIÓN
1.1 Antecedentes
La presente investigación se realizó en la Unidad Estratégica de Negocio de
Transporte de Electricidad (UENTE) del Instituto Costarricense de Electricidad
(ICE).
El ICE es una empresa estatal costarricense, el cual posee el monopolio de los
servicios de la industria de la energía y de las telecomunicaciones. Su misión es
servir a estos mercados con los mejores niveles de competitividad internacional,
para satisfacer las crecientes y variadas necesidades de los clientes
costarricenses.
La UENTE es la encargada de planificar, desarrollar, operar y mantener la Red
Nacional de Transporte de Electricidad (RNTE), según los requerimientos de los
diferentes segmentos de clientes, de manera que la electricidad pueda llegar de
los centros de generación (ejemplo: plantas hidroeléctricas, térmicas, eólicas) a los
centros de consumo.

30. 2
1.2 Problemática que da origen al PFG y su justificación
El ICE actualmente se encuentra ante grandes cambios globales, los cuales
pondrán de manifiesto las capacidades de cambio de la institución para adaptarse
a las nuevas reglas del mercado.
El Sector de Energía del ICE, ha puesto sus ojos en grandes retos: 1. La demanda
creciente del mercado, 2. Las consecuencias originadas por la aprobación del
Tratado de Libre Comercio con los Estado Unidos y 3. El Tratado Marco del
Mercado Eléctrico de América Central (Tratado Marco).
La demanda del mercado: Aún cuando Costa Rica presenta un patrón de consumo
de energía eléctrica predominantemente doméstico, el sector industrial
experimentó de marzo de 2004 a marzo de 2005, un crecimiento del consumo de
energía de 12,6 veces el crecimiento en el consumo de energía del sector
residencial en ese mismo periodo. De mantenerse esa tendencia, el segmento
industrial tomará cada vez más importancia, obligado al ICE a invertir en
infraestructura que permita mejorar la confiabilidad y calidad de la energía, tal
como lo exige este segmento del mercado. (CENPE, 2005)
Tratado de Libre Comercio con los Estados Unidos: El ICE mantuvo hasta el año
2002, una práctica donde el Sector de Telecomunicaciones financiaba al Sector de
Energía. Sin embargo la crisis económica del gobierno central obligó al ICE a
eliminar dicha práctica, provocó que el Sector de Energía atrasara algunos
proyectos y postergara otros. Con la aprobación del Tratado de Libre Comercio
(TLC) y la apertura de las Telecomunicaciones, la eliminación de dicha práctica
será permanente. A pesar que la UENTE trabaja con costos marginales de

31. 3
operación, la eliminación del apoyo financiero del Sector de Telecomunicaciones,
representa hoy por hoy un obstáculo para cumplir con los compromisos que el
mercado le exige.
Así mismo, si el TLC estimula la inversión industrial en Costa Rica, podría
incrementar aún más la demanda eléctrica del segmento industrial, como antes se
mencionó.
Tratado Marco: Este tratado restringe a las empresas eléctricas estatales a
construir obras de infraestructura eléctrica, si las mismas representan un interés
estratégico para el desarrollo regional. Este panorama pone en veto la existencia
de la UEN Proyectos y Servicios Asociados (UENPYSA) del ICE, responsable de
la construcción de toda la infraestructura para la generación y transmisión de
energía eléctrica del país. Por otro lado, la UENTE mantiene aún hoy una
dependencia con la UENPYSA, en cuanto a servicios de ingeniería y apoyo
logístico para responder con la construcción de nuevas obras o ampliaciones de la
infraestructura eléctrica existente. Además el Tratado Marco obliga a mejorar los
estándares de calidad eléctrica del ICE, lo que implica la necesidad de realizar
más inversión en la infraestructura existente.
Sin embargo los cambios necesarios para hacer frente a estos retos de forma
eficiente y económica, presentan un gran obstáculo: el exceso de la burocracia
Ronald Coase, premio novel de economía en 1991 (galardonado por su teoría
sobre los “Costos de Transacción”), planteó que el tamaño óptimo de las
empresas productivas era consecuencia del Costo de Comunicación y
Negociación entre las distintas etapas de cualquier proceso productivo. A mayor el
costo, más integradas deberían ser las empresas; mientras menor fuera, en
cambio, más desagregadas podían ser (Schneider, 2004). Esto implica que al
haber exceso de burocracia en el ICE, resultado de la dificultad de comunicación y

32. 4
negociación, la organización tiende a integrar más servicios y recurso humano
(contratar más cantidad de empleados) y no precisamente porque el mercado así
lo demande, de tal manera que aumenta la dificultad de comunicación y
negociación, y finalmente se requiera de más burocracia para su control. Esta
situación cíclica sin retorno, resta cada vez eficiencia a los cambios requeridos.
Hoy por hoy la Gestión de Adquisiciones es un área muy poco atendida en
muchas organizaciones y representa un gran potencial de mejora, en vista que los
costos, la calidad y la velocidad de respuesta hacia el cliente, están fuertemente
condicionados con los costos, la calidad y el tiempo de entrega de los bienes
adquiridos (Monterroso, 2002). Dado que el exceso de burocracia dentro del ICE
resta eficiencia a los procesos de abastecimiento, aumentando los costos (costos
operativos) y disminuyendo la capacidad de respuesta oportuna hacia los clientes
sin ninguna garantía de la calidad, se considera que mejorar la Gestión de las
Adquisiciones del ICE beneficiaría a la institución, sobre todo a los Proyectos de
Inversión de Transporte de Energía, los cuales son de interés de la UENTE, donde
el componente de las adquisiciones es fundamental para la ejecución de los
proyectos.
Por último, la Asamblea Legislativa está tramitando un proyecto de ley para
reformar la actual legislación en materia de contratación administrativa,
instrumento que regula la adquisición de los bienes y servicios necesarios para el
cumplimiento de los objetivos y metas de tanto el ICE como las demás
instituciones del estado (CPAJ-ALCR, 2006). Esta reforma busca la eficiencia y la
rendición de cuentas, por lo que traerá consigo cambios en los procesos de
adquisiciones de las instituciones públicas.
En resumen, la demanda energética acompañado de un creciente segmento
industrial y los cambios en las reglas del mercado (el TLC y el Tratado Marco),

33. 5
exigen al ICE a transformarse para ser más competitivo, pero el exceso de
burocracia impide los cambios necesarios. La reforma a la Ley de Contratación
Administrativa obliga tanto al ICE como las instituciones públicas a una mayor
eficiencia y rendición de cuentas en los procesos de adquisiciones, de manera tal
que será obligatorio mejorar los procesos de adquisiciones.
Por lo tanto, se propone mejorar la Gestión de las Adquisiciones, presentado un
Modelo de Gestión de Adquisiciones para Unidad Estratégica de Negocio de
Transporte de Electricidad del ICE, basado en la Guía PMBOK del Project
Management Institute (PMI). Esta guía contiene una serie de fundamentos de la
Dirección de Proyectos, generalmente reconocidos como buenas prácticas, donde
el concepto de Generalmente Reconocido significa que los conocimientos y las
prácticas descritos son aplicables a la mayoría de los proyectos, la mayor parte del
tiempo y existe un amplio consenso sobre su utilidad y valor; el concepto de
Buenas Prácticas significa que existe un acuerdo general en que la correcta
aplicación de estas habilidades, herramientas y técnicas pueden aumentar la
posibilidades de éxito de una amplia variedad de proyectos distintos.
En este modelo se consideró la reciente reforma a la Ley de Contratación
Administrativa, de manera que sirva de vehículo para mejorar los procesos de
abastecimiento de la UENTE y represente el modelo de mejora a seguir por el
resto del ICE.

34. 6
1.3 Objetivos Generales
Presentar un Modelo de Gestión de Adquisiciones para la Unidad Estratégica de
Negocio de Transporte de Electricidad, según la Guía PMBOK del PMI, que sirva
de guía para mejorar los procesos de abastecimiento.
1.4 Objetivos Específicos
Analizar la Estructura de la Cadena de Abastecimiento de la UENTE para formar
un claro entendimiento del Área de Aplicación (PMI, 2004) en la que están
inmersos los proyectos del ICE.
Analizar el Proceso de Contratación Administrativa y el Reglamento Interno de
Contratación Administrativa desde una óptica de la Guía PMBOK (PMI, 2004),
para sustentar las brechas entre las prácticas y procedimiento actuales de
adquisiciones y las recomendadas por la Guía PMBOK (PMI, 2004).
Analizar la Reforma a la Ley de Contratación Administrativa y su potencial impacto
en las adquisiciones de la UENTE, para considerarlo dentro de la definición del
modelo propuesto.
Señalar las brechas entre las prácticas y procedimiento actuales de adquisiciones
y las recomendadas por la Guía PMBOK (PMI, 2004) para sustentar el modelo
propuesto

35. 7
Definir políticas, normas y procedimientos a la UENTE, para cada uno de los
procesos del Área del Conocimiento de las Adquisiciones de la Guía PMBOK
(PMI, 2004), para conformar el Modelo de Gestión de Adquisiciones para Unidad
Estratégica de Negocio de Transporte de Electricidad.
Identificar estrategias o soluciones para reducir las brechas entre las prácticas y
procedimientos actuales de adquisiciones y el modelo propuesto.

36. 8

37. 9
CAPÍTULO II: MARCO TEÓRICO
2.1 Marco referencial
2.1.1 Descripción del ICE
El Instituto Costarricense de Electricidad (ICE) es una empresa estatal
costarricense y tiene como misión servir a los mercados de la industria nacional
eléctrica y de las telecomunicaciones e información, con los mejores niveles de
competitividad internacional, para satisfacer las crecientes y variadas necesidades
de los clientes.
Fue creado por el Decreto - Ley No.449 del 8 de abril de 1949 como una
institución autónoma, con personalidad jurídica y patrimonio propio. Constituyó el
resultado de una larga lucha de varias generaciones de costarricenses que
procuraron solucionar, definitivamente, los problemas de la escasez de energía
eléctrica presentada en los años 40.
Posteriormente, en 1963 y por medio de la Ley No. 3226, la Asamblea Legislativa
le confirió al ICE un nuevo objetivo: el establecimiento, mejoramiento, extensión y
operación de los servicios de comunicaciones telefónicas, radiotelegráficas y
radiotelefónicas en el territorio nacional.

38. 10
Con el devenir de los años, ha evolucionado como un grupo corporativo de
empresas estatales, integrado por el propio ICE (Sectores Electricidad y
Telecomunicaciones) y sus empresas: Radiográfica Costarricense S.A. (RACSA) y
la Compañía Nacional de Fuerza y Luz S.A. (CNFL).
En 1998, después de un proceso de dos años de reingeniería, el ICE puso en
operación, una estructura empresarial basado en Unidades Estratégicas de
Negocio (UEN). Para el sector de energía, se definieron seis áreas de negocio:
1. La generación de electricidad,
2. El transporte de electricidad,
3. La distribución de electricidad,
4. La construcción de obras y gestión de proyectos,
5. La planificación del mercado eléctrico,
6. El control y despacho de la electricidad.
Cada una de estas áreas de negocio es administrada por una UEN en particular,
tal como se indica a continuación.
Cuadro 1: Correspondencia entre Área de Negocio y UEN en el Sector Eléctrico del ICE
Área de Negocio Unidad Estratégica de Negocio
La Generación de Electricidad UEN Producción de Electricidad
El Transporte de Electricidad UEN Transporte de Electricidad
La Distribución de Electricidad UEN Servicio al Cliente
La construcción de obras y gestión de
proyectos
UEN Proyectos y Servicios Asociados
La Planificación del Mercado Eléctrico
UEN Centro Nacional de Planificación
Eléctrica
El Control y Despacho de la Electricidad UEN Centro Nacional de Control de Energía

39. 11
La estructura global institucional del ICE y la ubicación de cada una de las UEN
del Sector Eléctrico, Administrativo y Telecomunicaciones es la siguiente:
CONSEJO
DIRECTIVO
GERENCIA
GENERAL
SECRETARÍA
CONSEJO
FONDO GAR. Y
AHORRO
PRESIDENCIA
EJECUTIVA
AUDITORÍA
ASESORES
PLANIFICACIÓN
ESTRATÉGICA
PROGRAMA P/
CALIDAD
ASESORÍA LEGAL
INSTITUC.
MERCADEO PRENSA Y
RELAC. PUBLIC.
GESTIÓN INTEGRAL
DEL RIESGO
GESTIÓN DOCUMEN. E
INFORMACIÓN
SUBGERENCIA
ADMINISTRATIVA
SUBGERENCIA
TELECOM.
SUBGERENCIA
ELECTRICIDAD
ASISTENCIA
ADMINISTRATIVA
ASISTENCIA
ADMINISTRATIVA
Proyectos y Servicios Asoc.
Producción de Electricidad
Servicio al Cliente
Transporte Electricidad
Centro Nal. Plaific. Eléctrica
Centro Nal. Control Energía
Recursos Humanos
Tecnologías de Información
Logística
Finanzas
Adm. Bienes Inmuebles
Proveeduría
Telefonía Pública
Servicio al Cliente
Servicios Empresariales
Servicios Internacionales
Des. Y Ejecución Proyectos
Servicios Móviles
Información y Valor Agregado
Gestión y Mantenimiento de Red
Planificación y Mercadeo de Telecom.
Unidad organizacional permanente
Línea de autoridad formal
Línea de asesoría (staff)
Línea de asistencia o subordinación
Línea de coordinación
Área de Modernización del Estado. Aprobado
por MIDEPLAN en Oficio DM-079-2001 de 27
de julio de 2001 y modificado con oficio
D.V.M.047-02 de 9 de abril, 2002
INSTANCIA
OPERATIVAS
NIVEL
GERENCIAL
NIVEL DIRECTIVO
INSTANCIAS
ASESORAS
NIVEL POLÍTICO
Figura 1: Estructura Organizacional del ICE (ICE, 2005)

40. 12
2.1.2 Descripción de la UEN Transporte Electricidad
La Unidad Estratégica de Negocio de Transporte Electricidad (UENTE) es la
encargada de planificar, desarrollar, operar y mantener la Red Nacional de
Transporte de Electricidad (RNTE), según los requerimientos de los diferentes
segmentos de clientes. Además, le corresponde realizar estudios de alternativas
de red asociadas a los proyectos de generación que optimicen las inversiones,
mismas que serán analizadas por la Centro Nacional de Planificación Eléctrica
(CENPE).
También, la UENTE se encarga de llevar a cabo una serie de actividades
relacionadas con el proceso de integración eléctrica de Centroamérica.
Por otro lado le corresponde planificar y gestionar la red de cables de fibra, que
serán instalados en todas las regiones del país, aprovechando las servidumbres
de paso de las líneas de alta tensión, con el fin de garantizar un mejor servicio de
comunicaciones de la RNTE, y aumentar la confiabilidad de los esquemas de
protecciones.
La UENTE trabaja con costos marginales que le permiten cubrir su operación y
expansión de acuerdo a las necesidades del país, de los clientes y de la calidad
del servicio. Las inversiones garantizan la confiabilidad del sistema de manera que
no hay fines de lucro para los servicios regulados que ofrece.

41. 13
Figura 2: Estructura Organizacional de la UENTE (UENTE, 2005)
La UENTE está compuesta por Áreas de Apoyo y Áreas de Proceso. De acuerdo
con el concepto del PMI (2004), la estructura organizacional de la UENTE es del
tipo Funcional, donde los miembros que la componen, se agrupan según su
especialidad, se mantiene una jerarquía donde cada empleado tiene un superior
claramente establecido, la comunicación entre los centros funcionales se realiza
pasando por los mandos de cada centro funcional, y el alcance de los proyectos
de la organización se ven restringidos por los límites funcionales.
En la estructura organizacional de la UENTE, las Áreas de Apoyo son centros
funcionales simples, donde el mando cae en manos de un coordinador del área en
tanto que las Áreas de Proceso corresponden a una estructura más compleja,
compuesta por varios centros funcionales. El Área de Proceso esta al mando de
un Director de Proceso.

42. 14
El área de Gestión Recursos Materiales y Adquisiciones, es responsable del
proceso de suministro de recursos, bienes y servicios de la UENTE. Está a cargo
por un Coordinador de Área, el cual a la vez es el Coordinador de Contratación
Administrativa (CCA) de la UENTE ante el ICE. En esta área se administra los
Procesos de Contratación Administrativa de la UEN por medio de los
Administradores de Contrato (AC), que a diferencia de otras UEN, en la UENTE el
personal nombrado a tiempo completo. Además esta área alberga la gestión de
inventarios, actividad complementaria para llevar una adecuada gestión de
compras.
El Proceso Gestión de la Red fue descentralizado en tres zonas: Región
Chorotega, Región Central y Región Huetar Brunca, para formar procesos
independientes entre si.

43. 15
En la siguiente figura, se muestra el mapa de Costa Rica, junto con un diagrama
superpuesto del RNTE y la demarcación de las regiones antes mencionadas.
Figura 3: Demarcación Regional de la Red Nacional de Transporte de Electricidad (RNTE)

44. 16
2.1.3 Compromiso Regional por la Competitividad
En 1995 los gobiernos centroamericanos acordaron: 1. Crear y poner en marcha
un mercado eléctrico centroamericano mayorista y 2. Desarrollar el primer sistema
regional de transporte de energía, en donde cualquier agente calificado pueda
vender o comprar electricidad, independiente de su ubicación geográfica. Esta
intención fue conocida como Proyecto SIEPAC (Sistema de Interconexión
Eléctrica de los Países de América Central).
El Tratado Marco del Mercado Eléctrico de América Central (Tratado Marco) fue
suscrito por los presidentes de los gobiernos centroamericanos, el día 28 de
diciembre de 1996 en la ciudad de Guatemala, y consiste de un mecanismo
jurídico que compromete a los seis países a determinadas reglas comunes,
necesarias para asegurar el éxito del desarrollo del mercado eléctrico
centroamericano. Posteriormente el Tratado Marco y su primer protocolo fueron
ratificados por los Congresos Nacionales.
El Tratado Marco crea dos figuras regionales, el Ente Operador Regional (EOR) y
la Comisión Regional de Interconexión Eléctrica (CRIE).
El EOR es una entidad regional con personería jurídica propia y capacidad de
derecho público internacional, situado en El Salvador. Es responsable de dirigir y
coordinar la operación técnica del Sistema Eléctrico Regional (SER), y realizar la
gestión comercial del Mercado Eléctrico Regional (MER) con criterio técnico y
económico de acuerdo con la regulación regional aprobada por la CRIE. (CRIE,
2005).

45. 17
La CRIE es ente regulador del MER (Gobiernos Centroamericanos, 1996), con
personalidad jurídica propia y capacidad de derecho público internacional,
domiciliado en Guatemala.
Además el Tratado Marco impulsa paralelamente la construcción de la primera
línea de transmisión regional, conocida como Línea SIEPAC (Línea del Sistema de
Interconexión Eléctrica de los Países de América Central).
En 1999, entró en vigencia el Tratado Marco, con lo que obligó al ICE a tomar
nuevos estándares de calidad y confiabilidad definidos por el mismo mercado
mayorista.
Para lograr tal objetivo, la UENTE preparó el Programa de Refuerzos Nacionales
(PRN), el cual consiste de una serie de proyectos para la mejora de la
infraestructura de la RNTE, con el fin disminuir la brecha entre los actuales índices
de desempeño de la red (parámetros eléctricos), y los índices de desempeño
propuestos por el mercado regional. Esto proyectos abarcan la construcción de
nuevas subestaciones y líneas de transmisión, reconstrucción de líneas de
transmisión existentes para aumentar su capacidad de transporte, modificación de
los esquemas de barras de subestaciones existentes y la implementación de
sistemas de comunicación digital entre las subestaciones. Al final permitirá a la
RNTE poder convivir operar con la Red de Transporte Regional (RTR).
Sin embargo, el Tratado Marco fue concebido para incentivar la inversión del
capital privado (Gobiernos Centroamericanos, 1996), de manera que cuando entre
a operar la Línea SIEPAC en el año 2008, los proyectos de inversión de las
empresas eléctricas estatales en Centroamérica (como por ejemplo: construcción
de plantas hidroeléctricas, subestaciones y de líneas de transmisión), cuyo interés
estratégico sea regional, serán administrados por el EOR.

46. 18
Ante este panorama, se pone en riesgo la existencia de la UEN Proyectos y
Servicios Asociados (UENPYSA), encargada de la cuarta área de negocio del
sector eléctrico del ICE, y de los servicios que brinda la UENPYSA a las demás
UEN del Sector Eléctrico.
Esto obligará a la UENTE a considerar subcontratar servicios a terceros, que
actualmente son brindados por la UENPYSA, por lo que colocará la Gestión de las
Adquisiciones en una posición de estrategia vital para las futuras operaciones, no
solo de la UENTE, sino del Sector de Electricidad del ICE.

47. 19
2.1.4 Realidad Actual de la Contratación Administrativa
El modelo de desarrollo económico centroamericano hace décadas atrás, se
orientaba a la sustitución de las importaciones y a la expansión de las funciones
del Estado como catalizador del proceso de desarrollo económico.
Hoy día el modelo de desarrollo económico se ha sustituido por la liberación
económica y la inserción de las economías nacionales en los mercados
internacionales como resultado de la globalización, y por la tendencia hacia la
modernización del Estado para contraerse y descentralizarse. (Lizano, 2000).
En Costa Rica, el cambio del modelo de desarrollo económico obliga a analizar y
adaptar los procesos para las adquisiciones del sector público a las nuevas
circunstancias. Según Bellanger (2006), las adquisiciones en el sector público,
más que procesos mecánicos, son importantes factores políticos que pueden
convertirse en valiosas oportunidades económicas para el desarrollo; pues el
Gobierno tiene poderes que lo capacitan para obtener ciertas cosas a un costo
menor que una organización privada (una sin los poderes especiales del
Gobierno) (Coase, 1960).
Sin embargo, los paises pierden de vista valiosas oportunidades económicas
cuando mantienen antiguos esquemas y procedimientos de adquisición, los cuales
llegan a convertirse con el tiempo en obsoletos e incongruentes (Bellanger, 2006).
La maquinaria administrativa del Gobierno no es en sí misma, exenta de costo.
Ronald Coase (1960) señala que no hay razón para suponer que las regulaciones
zonales y restrictivas, realizadas por una administración falible sujeta a presiones
políticas y operando sin el aliciente competitivo, será necesariamente siempre
aquella que incremente la eficiencia con que opera el sistema económico.

48. 20
A pesar que los cambios y reformas mundiales han dejado su huella en la
Administración Pública en Centroamérica, las adquisiciones del sector público en
términos generales, no han sido ajustadas como parte de ese proceso de cambio.
(Bellanger, 2006)
Por tradición, en la Administración Pública Centroamericana no han existido
instituciones especializadas que se dediquen a vigilar y/o administrar los procesos
de adquisición de forma prioritaria y sistemática, dando lugar a inconsistencias en
la aplicación de las normas que rigen las adquisiciones, así como deficiencias en
los sistemas de control. (Bellanger, 2006)
En Costa Rica desde hace ya algunos años funciona la Proveeduría Nacional
como ente técnico y consultivo de los procesos de adquisición del Estado. Pero el
Estado todavía tiene grandes dificultades en lograr una interacción entre diferentes
instituciones adquirientes debido a que las responsabilidades de los procesos de
las adquisiciones, por lo general, se han encontrado fragmentadas o diluidas,
provocando que la administración central del Estado no tenga una visión integral.
(Bellanger, 2006)
Desde el siglo pasado, los sistemas de control de compras públicas se centraban
en la fiscalización detallada y la aprobación previa de los actos administrativos
(Herrero, 2005)
Fernando Herrero (2005), Exministro de Hacienda, señala que el Control de las
Compras Estatales, se ha convertido en un peso excesivo para el desarrollo de las
instituciones estatales, a pesar que desde hace 60 años, existe en el mundo
sistemas industriales de control de calidad – fundamentados en el análisis de
riesgo y el uso de métodos estadísticos – y la experiencia adquirida de la

49. 21
transferencia de las aprobaciones previas por parte de los órganos externos hacia
los responsables de la toma de decisiones, impulsada por la imposibilidad de
fiscalizar las decisiones detalladas durante la Segunda Guerra Mundial.
La tendencia a descentralizar provoca que la mayor parte de las entidades
públicas no cuenten con personal capaz y experimentado en el campo de las
adquisiciones, de manera que las probabilidades de cumplir adecuadamente los
procesos de adquisiciones sean pocas. (Bellenger, 2006).
Así mismo la descentralización de las adquisiciones deja de lado los beneficios
que brinda la Economía de Escala, al no concebir las compras y los proyectos
dentro de una Visión Integral Estratégica del Estado.
Herrero (2005) propone la necesidad de redoblar la marcha en 3 direcciones:
a. La Contraloría debe superar los métodos arcaicos del control previo y
sustituirlos por un sistema avanzado de control estratégico.
b. El Sistema de Control debe descentralizarse, fortaleciendo las instituciones, su
capacidad de decidir y su responsabilidad por sus actuaciones.
c. El Marco Normativo debe ajustarse para dar un papel protagónico al interés
colectivo y eliminar los incentivos perversos para apelaciones injustificadas.

50. 22
En Costa Rica, la compras administradas por el Estado se encuentran reguladas
por la Ley de Contratación Administrativa, Ley Nº 7494, de 2 de mayo de 1995, y
acompañada por otras leyes en el plano del control: Ley Orgánica de la
Contraloría General de la República, la Ley de Administración Financiera de la
República y Presupuestos Públicos y la Ley General de Control Interno.
El 4 de julio de 2006, salió publicada en el diario oficial La Gaceta la Ley Nº 8511,
que reforma la Ley de Contratación Administrativa la cual se tramitaba en el
Expediente Legislativo 15583 (CPAJ-ALCR, 2006).

51. 23
2.2 Teoría de la administración de proyectos
2.2.1 Introducción a la Administración de Proyectos
Según Gido y Clements (2003), un proyecto es un esfuerzo para lograr un objetivo
específico mediante una serie especial de actividades interrelacionadas y la
utilización eficiente de los recursos.
Sobre dicha definición podemos comentar que una vez que se logra tal objetivo
específico el esfuerzo cumple su cometido.
Igualmente el PMI (2004) define también el proyecto como un esfuerzo temporal
que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único.
En ambas definiciones se encuentran implícitas tres importantes características de
cualquier proyecto: 1. Es temporal, porque encierra al proyecto dentro de un
marco temporal específico. 2. Es único, la singularidad de los productos o
servicios obtenidos a través de los proyectos, resaltan esta característica. 3. Es
secuencial, el cual es una característica de los proyectos que acompaña a los
conceptos temporal y único (PMI, 2004), como ejemplo la ejecución gradual de la
etapas de un proyecto.

52. 24
2.2.2 Ciclo de vida del proyecto
Una forma práctica de poder administrar los proyectos, es dividir a los mismos por
etapas, dado que las etapas respetan las tres características importantes de los
proyectos antes mencionadas. El conjunto de esas fases se conoce como Ciclo de
Vida del Proyecto (PMI, 2004).
A continuación se muestran dos ejemplos del Ciclo de Vida del Proyecto.
Etapa I
FACTIBILIDAD
Formulación del
proyecto
Estudios básicos de
factibilidad
Diseño estratégico y
evaluación
Decisión de
continuar con
el proyecto
I
Etapa II
DISEÑO
Diseño básico
Costeo y
calendarización
Condiciones y términos
contractuales
Planeación detallada
Contratos principales
de arrendamiento
II
Etapa III
PRODUCCIÓN
Fabricación
Expedición
Obra civil
Instalación
Pruebas
III IV
Etapa IV
CULMINACIÓN Y
PUESTA EN MARCHA
Pruebas finales
Mantenimiento
Instalación
Operación sustancialmente
completa
Porcentajedeterminación
Figura 4: Ciclo de vida del proyecto de acuerdo al porcentaje de terminación (Morris, 2005)

53. 25
INICIAL INTERMEDIA FINAL
Acta
Enunciado
del Alcance
Plan
Línea Base
Avance
Aceptación
Idea
Equipo de dirección del proyecto
Aprobación
Entrega
Producto
Entradas
Fase
Salidas de la
dirección de
proyectos
Producto entregable
del proyecto
Figura 5: Ciclo de vida del proyecto de acuerdo a las entradas y salidas (PMI, 2004)
En ambos ejemplos, se observa como el Ciclo de Vida del Proyecto esta
caracterizado por los entregables generados durante la ejecución del proyecto.
En ningún momento hay que confundir las fases del Ciclo de Vida del Proyecto
con los Grupos de Procesos de la Dirección de Proyectos, descritos con detalle en
el apartado 2.2.3.

54. 26
2.2.3 Grupos de procesos de la Dirección de Proyectos
Los procesos de la Dirección de Proyectos se dividen en cinco grupos:
• Procesos de Iniciación.
• Procesos de Planificación
• Procesos de Ejecución
• Procesos de Seguimiento y Control
• Procesos de Cierre.
Procesos de
Seguimiento y Control
Procesos
de Iniciación
Procesos
de Planificación
Procesos
de Ejecución
Procesos
de Cierre
Figura 6: Relación entre los Grupos Procesos de la Dirección de Proyectos (PMI, 2004)
Seguidamente se explica cada grupo de procesos de la Dirección de Proyectos.

55. 27
Grupo de Procesos de Iniciación:
En la siguiente figura, se muestra el Grupo de Procesos de Iniciación y sus
interrelaciones:
Desarrollar el Acta
de Constitución
del Proyecto
3.2.1.1 (4.1)
Desarrollar el
Enunciado del
Alcance del
Proyecto
(Preliminar)
3.2.1.2 (4.2)
GRUPO DE PROCESOS DE PLANIFICACIÓN
GRUPO DE PROCESOS DE EJECUCIÓN
GRUPO DE PROCESOS DE
SEGUIMIENTO Y CONTROL
Figura 7: Grupo de Proceso de Iniciación (PMI, 2004)
El Grupo de Procesos de Iniciación facilitan la autorización formal para comenzar
un nuevo proyecto o fase del mismo. Durante el proceso de iniciación se refina la
descripción del alcance inicial y los recursos que la organización está dispuesta a
invertir. Además se documentan las restricciones y asunciones iniciales, los cuales
se reflejaran en el Acta de Constitución del Proyecto. (PMI, 2004)

56. 28
El grupo lo componen los siguientes procesos:
• Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto.
• Desarrollar el Enunciado del Alcance del Proyecto (Preliminar).
Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto:
El Acta de Constitución del Proyecto corresponde al documento que autoriza
formalmente un proyecto, además que confiere al director del proyecto la
autoridad para aplicar recursos de la organización a las actividades del proyecto.
(PMI, 2004)
Desarrollar el Enunciado del Alcance del Proyecto (Preliminar):
El Enunciado del Alcance del Proyecto Preliminar, es la definición del proyecto, y
trae con sigo los objetivos que deberán cumplirse en el proyecto, los requisitos o
características de los productos obtenidos, criterios de aceptación, límites del
proyecto, restricciones y asunciones del proyecto, EDT inicial, estimación de
costes de orden de magnitud. (PMI, 2004)

57. 29
Grupo de Procesos de Planificación:
En la siguiente figura, se muestra el Grupo de Procesos de Planificación y sus
interrelaciones:
Planificación del
Alcance 3.2.2.2
(5.1)
Planificación del
Alcance 3.2.2.2
(5.1)
Definición del
Alcance 3.2.2.3
(5.2)
Definición del
Alcance 3.2.2.3
(5.2)
Definición de las
Actividades 3.2.2.5
(6.1)
Definición de las
Actividades 3.2.2.5
(6.1)
Crear EDT
3.2.2.4 (5.3)
Crear EDT
3.2.2.4 (5.3)
Estimación de
Recursos de las
Actividades 3.2.2.7
(6.3)
Estimación de
Recursos de las
Actividades 3.2.2.7
(6.3)
Estimación de la
Duración de las
Actividades 3.2.2.8
(6.4)
Estimación de la
Duración de las
Actividades 3.2.2.8
(6.4)
Estimación de
Costes 3.2.2.10
(7.1)
Estimación de
Costes 3.2.2.10
(7.1)
Planificación de la
Gestión de
Riesgos 3.2.2.15
(11.1)
Planificación de la
Gestión de
Riesgos 3.2.2.15
(11.1)
Establecimiento de
la Secuencia de
las Actividades
3.2.2.6 (6.2)
Establecimiento de
la Secuencia de
las Actividades
3.2.2.6 (6.2)
Identificación de
Riesgos 3.2.2.16
(11.2)
Identificación de
Riesgos 3.2.2.16
(11.2)
Análisis Cualitativo
de Riesgos
3.2.2.17 (11.3)
Análisis Cualitativo
de Riesgos
3.2.2.17 (11.3)
Preparación del
Presupuesto de
Costes 3.2.2.11
(7.2)
Preparación del
Presupuesto de
Costes 3.2.2.11
(7.2)
Desarrollo del
Cronograma
3.2.2.9 (6.5)
Desarrollo del
Cronograma
3.2.2.9 (6.5)
Planificación de
los Recursos
Humanos 3.2.2.13
(9.1)
Planificación de
los Recursos
Humanos 3.2.2.13
(9.1)
Planificación de
Calidad 3.2.2.12
(8.1)
Planificación de
Calidad 3.2.2.12
(8.1)
Análisis
Cuantitativo de
Riesgos 3.2.2.18
(11.4)
Análisis
Cuantitativo de
Riesgos 3.2.2.18
(11.4)
Planificación de
las
Comunicaciones
3.2.2.14 (10.1)
Planificación de
las
Comunicaciones
3.2.2.14 (10.1)
Planificar la
Contratación
3.2.2.21 (12.2)
Planificar las
Com pras y
Adquisiciones
3.2.2.20 (12.1)
Planificación de la
Respuesta a los
Riesgos 3.2.2.19
(11.5)
Planificación de la
Respuesta a los
Riesgos 3.2.2.19
(11.5)
Desarrollar el
Plan de Gestión
del Proyecto
3.2.2.1 (4.3)
Desarrollar el
Plan de Gestión
del Proyecto
3.2.2.1 (4.3)
GRUPO DE
PROCESOS DE
SEGUIMIENTO Y
CONTROL
GRUPO DE
PROCESOS DE
SEGUIMIENTO Y
CONTROL
GRUPO DE
PROCESOS DE
INICIACIÓN
GRUPO DE
PROCESOS DE
INICIACIÓN
GRUPO DE
PROCESOS DE
EJECUCIÓN
GRUPO DE
PROCESOS DE
EJECUCIÓN
GRUPO DE
PROCESOS DE
CIERRE
GRUPO DE
PROCESOS DE
CIERRE
Proceso de Gestión de las
Adquisiciones del Proyecto
Proceso de Gestión de las
Adquisiciones del Proyecto
Figura 8: Grupos de Procesos de Planificación (PMI, 2004)

58. 30
El Grupo de Procesos de Planificación ayudan a recoger información de varias
fuentes para planificar y gestionar con éxito un proyecto para la organización. Los
procesos de planificación desarrollan el Plan de Gestión del Proyecto, además que
identifican, definen y maduran el alcance del proyecto, el costo y planifican las
actividades del proyecto. (PMI, 2004)
Este grupo está compuesto por 21 procesos, los cuales son:
• Desarrollar el Plan de Gestión del Proyecto
• Planificación del Alcance
• Definición del Alcance
• Crear EDT
• Definición de las Actividades
• Establecimiento de la Secuencia de las Actividades
• Estimación de Recursos de las Actividades
• Estimación de la Duración de las Actividades
• Desarrollo del Cronograma
• Estimación de Costes
• Preparación del Presupuesto de Costes
• Planificación de Calidad
• Planificación de los Recursos Humanos
• Planificación de las Comunicaciones
• Planificación de la Gestión de Riesgos
• Identificación de Riesgos

59. 31
• Análisis Cualitativo de Riesgos
• Análisis Cuantitativos de Riesgos
• Planificación de la Respuesta a los Riesgos
• Planificar las Compras y Adquisiciones
• Planificar la Contratación
De la anterior lista, los procesos: Planificar las Compras y Adquisiciones, y
Planificar la Contratación, pertenecen al Área del Conocimiento de la Gestión de
las Adquisiciones según el PMI (2004).

60. 32
Grupo de Procesos de Ejecución:
En la siguiente figura, se muestra el Grupo de Procesos de Ejecución y sus
interrelaciones:
Realizar
Aseguramiento
de Calidad
3.2.3.2 (8.2)
Dirigir y
Gestionar la
Ejecución del
Proyecto 3.2.3.1
(4.4)
Adquirir el
Equipo del
Proyecto 3.2.3.3
(9.2)
Desarrollar el
Equipo del
Proyecto 3.2.3.4
(9.3)
Solicitar
Respuestas de
Vendedores
3.2.3.6 (12.3)
Distribución de
la Información
3.2.3.5 (10.2)
Selección de
Vendedores
3.2.3.7 (12.4)
GRUPO DE
PROCESOS DE
SEGUIMIENTO Y
CONTROL
GRUPO DE
PROCESOS
DE CIERRE
GRUPO DE
PROCESOS DE
PLANIFICACIÓN
GRUPO DE
PROCESOS DE
INICIACIÓN
Realizar
Aseguramiento
de Calidad
3.2.3.2 (8.2)
Realizar
Aseguramiento
de Calidad
3.2.3.2 (8.2)
Dirigir y
Gestionar la
Ejecución del
Proyecto 3.2.3.1
(4.4)
Dirigir y
Gestionar la
Ejecución del
Proyecto 3.2.3.1
(4.4)
Adquirir el
Equipo del
Proyecto 3.2.3.3
(9.2)
Adquirir el
Equipo del
Proyecto 3.2.3.3
(9.2)
Desarrollar el
Equipo del
Proyecto 3.2.3.4
(9.3)
Desarrollar el
Equipo del
Proyecto 3.2.3.4
(9.3)
Solicitar
Respuestas de
Vendedores
3.2.3.6 (12.3)
Solicitar
Respuestas de
Vendedores
3.2.3.6 (12.3)
Distribución de
la Información
3.2.3.5 (10.2)
Distribución de
la Información
3.2.3.5 (10.2)
Selección de
Vendedores
3.2.3.7 (12.4)
Selección de
Vendedores
3.2.3.7 (12.4)
GRUPO DE
PROCESOS DE
SEGUIMIENTO Y
CONTROL
GRUPO DE
PROCESOS
DE CIERRE
GRUPO DE
PROCESOS DE
PLANIFICACIÓN
GRUPO DE
PROCESOS DE
INICIACIÓN
Proceso de Gestión de las
Adquisiciones del Proyecto
Proceso de Gestión de las
Adquisiciones del Proyecto
Figura 9: Grupo de Procesos de Ejecución (PMI, 2004)
El grupo está conformado por procesos utilizados para completar el trabajo
definido en el Plan de Gestión del Proyecto a fin de cumplir con los requisitos del
proyecto. En estos procesos se realiza la coordinación de personas y recursos,
como también la integración y ejecución del proyecto.

61. 33
El Grupo de Procesos de Ejecución lo componen los siguientes siete procesos:
• Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto
• Realizar Aseguramiento de Calidad
• Adquirir el Equipo del Proyecto
• Desarrollar el Equipo del Proyecto
• Distribución de la Información.
• Solicitar Respuestas de Vendedores
• Selección de Vendedores
De la anterior lista, los procesos: Solicitar Respuesta de Vendedores y Selección
de Vendedores, pertenecen al Área del Conocimiento de la Gestión de las
Adquisiciones según el PMI (2004).

62. 34
Grupo de Procesos de Seguimiento y Control:
En la siguiente figura, se muestra el Grupo de Procesos de Seguimiento y Control,
y sus interrelaciones:
Verificación del
Alcance 3.2.4.3
(5.4)
Control del
Alcance 3.2.4.4
(5.5)
Control del
Cronograma
3.2.4.5 (6.6)
Control de
Costes 3.2.4.6
(7.3)
Realizar Control
de Calidad
3.2.4.7 (8.3)
Gestionar el
Equipo del
Proyecto 3.2.4.8
(9.4)
Informar el
Rendimiento
3.2.4.9 (10.3)
Gestionar a los
Interesados
3.2.4.10 (10.4)
Seguimiento y
Control de
Riesgos
3.2.4.11 (11.6)
Administración
del Contrato
3.2.4.12 (12.5)
Supervisar y
Controlar el
Trabajo del
Proyecto
3.2.4.1 (4.5)
Control
Integrado de
Cambios
3.2.4.2 (4.6)
GRUPO DE
PROCESOS DE
INICIACIÓN
GRUPO DE
PROCESOS DE
PLANIFICACIÓN
GRUPO DE
PROCESOS DE
EJECUCIÓN
GRUPO DE
PROCESOS DE
CIERRE
Verificación del
Alcance 3.2.4.3
(5.4)
Control del
Alcance 3.2.4.4
(5.5)
Control del
Cronograma
3.2.4.5 (6.6)
Control de
Costes 3.2.4.6
(7.3)
Control de
Costes 3.2.4.6
(7.3)
Realizar Control
de Calidad
3.2.4.7 (8.3)
Realizar Control
de Calidad
3.2.4.7 (8.3)
Gestionar el
Equipo del
Proyecto 3.2.4.8
(9.4)
Gestionar el
Equipo del
Proyecto 3.2.4.8
(9.4)
Informar el
Rendimiento
3.2.4.9 (10.3)
Informar el
Rendimiento
3.2.4.9 (10.3)
Gestionar a los
Interesados
3.2.4.10 (10.4)
Gestionar a los
Interesados
3.2.4.10 (10.4)
Seguimiento y
Control de
Riesgos
3.2.4.11 (11.6)
Seguimiento y
Control de
Riesgos
3.2.4.11 (11.6)
Administración
del Contrato
3.2.4.12 (12.5)
Administración
del Contrato
3.2.4.12 (12.5)
Supervisar y
Controlar el
Trabajo del
Proyecto
3.2.4.1 (4.5)
Control
Integrado de
Cambios
3.2.4.2 (4.6)
GRUPO DE
PROCESOS DE
INICIACIÓN
GRUPO DE
PROCESOS DE
INICIACIÓN
GRUPO DE
PROCESOS DE
PLANIFICACIÓN
GRUPO DE
PROCESOS DE
PLANIFICACIÓN
GRUPO DE
PROCESOS DE
EJECUCIÓN
GRUPO DE
PROCESOS DE
EJECUCIÓN
GRUPO DE
PROCESOS DE
CIERRE
GRUPO DE
PROCESOS DE
CIERRE
Proceso de Gestión de las
Adquisiciones del Proyecto
Proceso de Gestión de las
Adquisiciones del Proyecto
Figura 10: Grupo de Procesos de Seguimiento y Control (PMI, 2004)

63. 35
Este grupo esta compuesto por 12 procesos, indicados a continuación:
• Supervisar y Controlar el Trabajo del Proyecto
• Control Integrado de Cambios
• Verificación del Alcance
• Control del Alcance
• Control del Cronograma
• Control de Costes
• Realizar Control de Calidad
• Gestionar el Equipo del Proyecto
• Informar el Rendimiento
• Gestionar a los Interesados
• Seguimiento y Control de Riesgos
• Administración del Contrato
De la anterior lista, el proceso: Administración del Contrato pertenecen al Área del
Conocimiento de la Gestión de las Adquisiciones según el PMI (2004).

64. 36
Grupo de Procesos de Cierre:
En la siguiente figura, se muestra el Grupo de Procesos de Cierre y sus
interrelaciones:
Cerrar Proyecto
3.2.5.1 (4.7)
Cierre del
Contrato 3.2.5.2
(12.6)
GRUPO DE PROCESOS DE PLANIFICACIÓN
GRUPO DE PROCESOS DE EJECUCIÓN
GRUPO DE PROCESOS DE
SEGUIMIENTO Y CONTROL
Cerrar Proyecto
3.2.5.1 (4.7)
Cierre del
Contrato 3.2.5.2
(12.6)
GRUPO DE PROCESOS DE PLANIFICACIÓN
GRUPO DE PROCESOS DE EJECUCIÓN
GRUPO DE PROCESOS DE
SEGUIMIENTO Y CONTROL
Proceso de Gestión de las
Adquisiciones del Proyecto
Proceso de Gestión de las
Adquisiciones del Proyecto
Figura 11: Grupo de Procesos de Cierre (PMI, 2004)
El grupo lo componen los siguientes procesos:
• Cerrar el Proyecto
• Cierre del Contrato

65. 37
Cerrar Proyecto:
Este proceso supone realizar la parte del cierre del proyecto del plan de gestión
del proyecto. Incluye finalizar todas las actividades completadas a lo largo de
todos los Grupos de Procesos de la Dirección de Proyectos para cerrar
formalmente el proyecto o fase del proyecto (PMI, 2004)
Además se establecen procedimientos para coordinar las actividades requeridas
para verificar y documentar los productos entregables del proyecto, coordinar e
interactuar para formalizar la aceptación de estos productos entregables por parte
del cliente o del patrocinador, e investigar y documentar las razones por las cuales
se realizaron ciertas acciones si un proyecto se da por finalizado antes de
completarlo. (PMI, 2004)
Cierre del Contrato:
Da un respaldo al proceso de Cerrar Proyecto, pues incluye la verificación de que
todo el trabajo y todos los productos entregables han sido aceptables. Además
incluye actividades administrativas como: actualización de registros para reflejar
los resultados finales y archivo de dicha información para uso en el futuro. (PMI,
2004). Este último proceso pertenece al Área del Conocimiento de la Gestión de
las Adquisiciones según el PMI (2004).

66. 38
2.2.4 Áreas del Conocimiento de la Dirección de Proyectos
Otra forma de visualizar los procesos de la Dirección de Proyectos, de acuerdo
con el PMI (2004), es clasificándolos en Áreas del Conocimiento. Según PMI
(2004) existen nueve áreas del conocimiento de la Dirección de Proyectos, los
cuales son:
• Gestión de la Integración del Proyecto
• Gestión del Alcance del Proyecto
• Gestión del Tiempo del Proyecto
• Gestión del Costo del Proyecto
• Gestión de la Calidad del Proyecto
• Gestión de los Recursos Humanos del Proyecto
• Gestión de las Comunicaciones del Proyecto
• Gestión de los Riesgos del Proyecto
• Gestión de las Adquisiciones del Proyecto

67. 39
2.2.5 Gestión de las Adquisiciones del Proyecto según PMI
En esta figura observamos las interrelaciones entre los procesos del Área del
Conocimiento de las Adquisiciones del Proyecto:
Planificar las
Compras y
Adquisiciones
12.1 (3.2.2.20)
Control
Integrado de
Cambios 4.6
(3.2.4.2)
Condiciones del mercado
Plan de gestión del
proyecto
Planificar la
Contratación 12.2
(3.2.2.21)
Solicitar
Respuestas de
Vendedores 12.3
(3.2.3.6)
Selección de
Vendedores 12.4
(3.2.3.7)
Administración
del Contrato 12.5
(3.2.4.12)
Cierre del
Contrato 12.6
(3.2.5.2)
Desarrollar el
Plan de
Gestión del
Proyecto 4.3
(3.2.2.1)
Definición del
Alcance 5.2
(3.2.2.3) Crear
EDT 5.3
(3.2.2.4)
Estimación de
Recursos de las
Actividades 6.3
(3.2.2.7) Desarrollo
del Cronograma 6.5
(3.2.2.9)
Estimación de
Costes 7.1 (3.2.2.10)
Preparación del
Presupuesto de
Costes 7.2 (3.2.2.11)
Identificación de
Riesgos 11.2
(3.2.2.16)
Planificación de la
Respuesta a los
Riesgos 11.5
(3.2.2.19)
Informar el
Rendimiento
10.3 (3.2.4.9)
Dirigir y
Gestionar la
Ejecución del
Proyecto 4.4
(3.2.3.1)
Cerrar
Proyecto 4.7
(3.2.5.1)
Activos de los
procesos de la
organización
Factores
Ambientales de la
Empresa
Habilidades de compra
Políticas, procedimientos y
guías
Lecciones aprendidas
Base de datos de
conocimientos
Plan de gestión de las adquisiciones
Enunciado del trabajo del contrato
Decisiones de fabricación propia o compra
Solicitudes de cambio aprobadas
Acciones correctivas aprobadas
Enunciado del alcance del
proyecto
Estructura de desglose del
trabajo
Diccionario de la EDT
Estimación de recursos de
las actividades
Cronograma del proyecto
Documentos de la adquisición
Criterios de evaluación
Enunciado del trabajo del contrato (actualizaciones)
Lista de vendedores calificados
Paquete de documentos de la adquisición
Propuestas
Cambios solicitados
Estimación de costes de las
actividades
Preparación del presupuesto de
costes
Registro de riesgos
Acuerdos contractuales
relacionados con el riesgo
Vendedores Seleccionados
Contrato
Plan de gestión del contrato
Disponibilidad de recursos
Informes de rendimiento
Plan de gestión de las
adquisiciones (actualizaciones)
Cambios solicitados
Acciones correctivas recomendadas
Información sobre el
rendimiento del trabajo
Documentación del contrato
Plan de gestión de las
adquisiciones
Plan de gestión del contratoActivos de los procesos
de la organización
(actualizaciones)
Contratos
cerrados
Procedimiento de cierre de los
contratos
Planificar las
Compras y
Adquisiciones
12.1 (3.2.2.20)
Planificar las
Compras y
Adquisiciones
12.1 (3.2.2.20)
Control
Integrado de
Cambios 4.6
(3.2.4.2)
Control
Integrado de
Cambios 4.6
(3.2.4.2)
Condiciones del mercado
Plan de gestión del
proyecto
Planificar la
Contratación 12.2
(3.2.2.21)
Planificar la
Contratación 12.2
(3.2.2.21)
Solicitar
Respuestas de
Vendedores 12.3
(3.2.3.6)
Solicitar
Respuestas de
Vendedores 12.3
(3.2.3.6)
Selección de
Vendedores 12.4
(3.2.3.7)
Selección de
Vendedores 12.4
(3.2.3.7)
Administración
del Contrato 12.5
(3.2.4.12)
Administración
del Contrato 12.5
(3.2.4.12)
Cierre del
Contrato 12.6
(3.2.5.2)
Cierre del
Contrato 12.6
(3.2.5.2)
Desarrollar el
Plan de
Gestión del
Proyecto 4.3
(3.2.2.1)
Desarrollar el
Plan de
Gestión del
Proyecto 4.3
(3.2.2.1)
Definición del
Alcance 5.2
(3.2.2.3) Crear
EDT 5.3
(3.2.2.4)
Definición del
Alcance 5.2
(3.2.2.3) Crear
EDT 5.3
(3.2.2.4)
Estimación de
Recursos de las
Actividades 6.3
(3.2.2.7) Desarrollo
del Cronograma 6.5
(3.2.2.9)
Estimación de
Recursos de las
Actividades 6.3
(3.2.2.7) Desarrollo
del Cronograma 6.5
(3.2.2.9)
Estimación de
Costes 7.1 (3.2.2.10)
Preparación del
Presupuesto de
Costes 7.2 (3.2.2.11)
Estimación de
Costes 7.1 (3.2.2.10)
Preparación del
Presupuesto de
Costes 7.2 (3.2.2.11)
Identificación de
Riesgos 11.2
(3.2.2.16)
Planificación de la
Respuesta a los
Riesgos 11.5
(3.2.2.19)
Identificación de
Riesgos 11.2
(3.2.2.16)
Planificación de la
Respuesta a los
Riesgos 11.5
(3.2.2.19)
Informar el
Rendimiento
10.3 (3.2.4.9)
Informar el
Rendimiento
10.3 (3.2.4.9)
Dirigir y
Gestionar la
Ejecución del
Proyecto 4.4
(3.2.3.1)
Dirigir y
Gestionar la
Ejecución del
Proyecto 4.4
(3.2.3.1)
Cerrar
Proyecto 4.7
(3.2.5.1)
Cerrar
Proyecto 4.7
(3.2.5.1)
Activos de los
procesos de la
organización
Activos de los
procesos de la
organización
Factores
Ambientales de la
Empresa
Factores
Ambientales de la
Empresa
Habilidades de compra
Políticas, procedimientos y
guías
Lecciones aprendidas
Base de datos de
conocimientos
Plan de gestión de las adquisiciones
Enunciado del trabajo del contrato
Decisiones de fabricación propia o compra
Solicitudes de cambio aprobadas
Acciones correctivas aprobadas
Enunciado del alcance del
proyecto
Estructura de desglose del
trabajo
Diccionario de la EDT
Estimación de recursos de
las actividades
Cronograma del proyecto
Documentos de la adquisición
Criterios de evaluación
Enunciado del trabajo del contrato (actualizaciones)
Lista de vendedores calificados
Paquete de documentos de la adquisición
Propuestas
Cambios solicitados
Estimación de costes de las
actividades
Preparación del presupuesto de
costes
Registro de riesgos
Acuerdos contractuales
relacionados con el riesgo
Vendedores Seleccionados
Contrato
Plan de gestión del contrato
Disponibilidad de recursos
Informes de rendimiento
Plan de gestión de las
adquisiciones (actualizaciones)
Cambios solicitados
Acciones correctivas recomendadas
Información sobre el
rendimiento del trabajo
Documentación del contrato
Plan de gestión de las
adquisiciones
Plan de gestión del contratoActivos de los procesos
de la organización
(actualizaciones)
Contratos
cerrados
Procedimiento de cierre de los
contratos
Figura 12: Flujo de Procesos de Gestión de las Adquisiciones del Proyecto (PMI, 2004)

68. 40
La Gestión de las Adquisiciones del Proyecto incluye los procesos para comprar o
adquirir los productos, servicios o resultados necesarios fuera del equipo del
proyecto para realizar el trabajo. Este capitulo presenta dos perspectivas de
adquisición. La organización puede ser la compradora o la vendedora del
producto, servicio o resultados bajo un contrato. (PMI, 2004)
La Gestión de las Adquisiciones del Proyecto incluye los procesos de gestión del
contrato y de control de cambios necesarios para administrar contratos u órdenes
de compra emitidas por miembros autorizados del equipo del proyecto. (PMI,
2004)
La Gestión de las Adquisiciones del Proyecto también incluye la administración de
cualquier contrato emitido por una organización externa (el comprador) que esté
adquiriendo el proyecto a la organización ejecutante (el vendedor), y la
administración de las obligaciones contractuales que corresponden al equipo del
proyecto en virtud del contrato. (PMI, 2004)
Según el PMI (2004), los procesos de Gestión de las Adquisiciones del Proyecto
son:
1. Planificar las Compras y Adquisiciones: determinar qué comprar o adquirir,
y cuando y cómo hacerlo.
2. Planificar la Contratación: documentar los requisitos de los productos,
servicios y resultados, e identificar a los posibles vendedores.
3. Solicitar Respuestas de Vendedores: obtener información, presupuestos,
licitaciones, ofertas o propuestas según corresponda.

69. 41
4. Selección de Vendedores: revisar ofertas, elegir entre posibles vendedores,
y negociar un contrato por escrito con cada vendedor.
5. Administración del Contrato: gestionar el contrato y la relación entre el
comprador y el vendedor, revisar y documentar cuál es o fue el rendimiento
de un vendedor a fin de establecer las acciones correctivas necesarias y
proporcionar una base para relaciones futuras con el vendedor, gestionar
cambios relacionados con el contrato y, cuando corresponda, gestionar la
relación contractual con el comprador externo del proyecto.
6. Cierre del Contrato: completar y aprobar cada contrato, incluida la
resolución de cualquier tema abierto, y cerrar cada contrato aplicable al
proyecto o a una fase del proyecto.
Estos procesos interactúan entre sí y también con los procesos de las demás
Áreas de Conocimiento. Cada proceso puede implicar el esfuerzo de una o más
personas o grupos de personas, dependiendo de los requisitos del proyecto. Cada
proceso tiene lugar por lo menos una vez en cada proyecto y se realiza en una o
más fases del proyecto, si el proyecto se encuentra dividido en fases. (PMI, 2004)
Cabe resaltar que si bien los procesos se presenta el PMI son como componentes
discretos con interfaces bien definidas, en la realidad, estos se solapan e
interactúan de formas que no se muestran en la Guía PMBOK (PMI, 2004).

70. 42
Los procesos de Gestión de las Adquisiciones del Proyecto se encargan de
contratos, que son documentos legales entre un comprador y un vendedor. Un
contrato es un acuerdo vinculante para las partes en virtud del cual el vendedor se
obliga a proveer los productos, servicios o resultados especificados, y el
comprador se obliga a proporcionar dinero u otra contraprestación válida.
Comprador VendedorContrato
Figura 13: Relación entre Comprador y Vendedor
Un contrato e un vínculo legal sujeto a resolución en los juzgados. El acuerdo
puede ser simple o complejo, y puede reflejar la simplicidad o complejidad de los
productos entregables. Un contrato incluye términos y condiciones, y puede incluir
otros temas, tales como la propuesta del vendedor o literatura de marketing, y
cualquier otra documentación en la que el comprador se base para establecer lo
que el vendedor debe realizar o proporcionar. Es responsabilidad del equipo de
dirección del proyecto ayudar a adaptar el contrato a las necesidades específicas
del proyecto. Según el área de aplicación, los contratos también pueden
denominarse acuerdo, subcontrato u orden de compra. La mayoría de las

71. 43
organizaciones cuentan con políticas y procedimientos documentados que definen
específicamente quién puede firmar y administrar dichos acuerdos en nombre de
la organización. (PMI, 2004)
Aunque todos los documentos del proyecto están sujetos a algún tipo de revisión y
aprobación, la naturaleza legalmente vinculante de un contrato generalmente
significa que estará sujeto a un proceso de aprobación más amplio. En todos los
casos, el objetivo principal del proceso de revisión y aprobación es asegurar que la
redacción del contrato describa los productos, los servicios o los resultados que
satisfarán la necesidad del proyecto identificada. En el caso de grandes proyectos
emprendidos por agencias públicas, el proceso de revisión puede incluir una
revisión pública del acuerdo. (PMI, 2004)
El equipo de dirección del proyecto puede buscar respaldo temprano de
especialistas en las disciplinas de contratación, adquisiciones y legislación. Dicha
participación puede venir exigida por una política de la organización. (PMI, 2004)
Las diferentes actividades implicadas en los procesos de Gestión de las
Adquisiciones del Proyecto forman el ciclo de vida de un contrato. Al gestionar
activamente el ciclo de vida del contrato y redactar cuidadosamente los términos y
condiciones del contrato, se pueden evitar o mitigar algunos riesgos identificables
del proyecto. Celebrar un contrato por productos o servicios es uno de los
métodos para asignar la responsabilidad de gestionar o asumir posibles riesgos.
(PMI, 2004)

72. 44
Un proyecto complejo puede involucrar la gestión de múltiples contratos o
subcontratos de forma simultánea o secuencial. En tales casos, cada ciclo de vida
de contrato puede finalizar durante cualquier fase del ciclo de vida del proyecto
(…). La Gestión de las Adquisiciones del Proyecto es tratada dentro de la
perspectiva de la relación comprador-vendedor. La relación comprador-vendedor
puede existir a muchos niveles en cualquier proyecto, y entre organizaciones
internas y externas a la organización que compra. (PMI, 2004)
Dependiendo del área de aplicación, la parte vendedora puede ser denominada
contratista, subcontratista, vendedor, proveedor de servicios o proveedor.
Dependiendo de la posición de la parte compradora en el ciclo de adquisición del
proyecto, ésta puede denominarse cliente, contratista principal, contratista,
organización que compra, agencia gubernamental, solicitante de servicios o
comprador. (PMI, 2004)
VendedorComprador
Solicitante de Servicios Proveedor de Servicios
Cliente
Organización que compra
Agencia Gubernamental
Comprador
Vendedor
Contratista Principal Contratista
Contratista Sub-contratista
VendedorVendedorCompradorComprador
Solicitante de Servicios Proveedor de Servicios
Cliente
Organización que compra
Agencia Gubernamental
Comprador
Vendedor
Contratista Principal Contratista
Contratista Sub-contratista
Figura 14: Denominaciones del Comprador y Vendedor

73. 45
Durante el Ciclo de Vida del Contrato, el vendedor puede ser considerado primero
como licitador, luego como fuente seleccionada, y finalmente como proveedor o
vendedor contratado.
De acuerdo con la Guía PMBOK (PMI, 2004), generalmente, el vendedor
gestionará el trabajo como un proyecto si la adquisición no se limita a materiales,
bienes o productos comunes. En dichos casos:
• El comprador se transforma en el cliente, y por lo tanto es un interesado
clave en el proyecto para el vendedor.
• El equipo de dirección del proyecto del vendedor debe ocuparse de todos
los procesos de dirección de proyectos, no sólo de los de esta Área de
Conocimiento.
• Los términos y condiciones del contrato se convierten en entradas clave de
muchos de los procesos de gestión del vendedor. El contrato puede
efectivamente contener las entradas (por ejemplo, principales productos
entregables, hitos clave, objetivos de coste) o puede limitar las opciones del
equipo del proyecto (por ejemplo, a menudo, en los proyectos de diseño se
requiere que el comprador apruebe las decisiones de personal). (PMI,
2004)
La Guía PMBOK (PMI, 2004) supone dos situaciones: 1. el comprador de artículos
para el proyecto está dentro del equipo del proyecto y que el vendedor no
pertenece al equipo del proyecto, 2. que entre el comprador y el vendedor se
desarrolla y existe una relación contractual formal.

74. 46
2.2.6 Procesos de la Gestión de las Adquisiciones del Proyecto
a. Planificar las Compras y Adquisiciones.
El proceso Planificar las Compras y Adquisiciones identifica qué necesidades del
proyecto pueden satisfacerse de mejor manera comprando o adquiriendo los
productos, servicios o resultados fuera de la organización del proyecto, y qué
necesidades del proyecto puede satisfacer el equipo del proyecto durante la
ejecución del proyecto. Este proceso implica considerar si es conveniente adquirir,
qué y cuánto adquirir, y cómo y cuándo hacerlo. (PMI, 2004)
Cuando el proyecto obtiene los productos, servicios y resultados necesarios para
el rendimiento del proyecto fuera de la organización ejecutante, se realizan los
procesos desde Planificar las Compras y Adquisiciones hasta Cierre del Contrato
para cada artículo que se va a comprar o adquirir. (PMI, 2004)
El proceso Planificar las Compras y Adquisiciones también incluye la
consideración de posibles vendedores, especialmente si el comprador desea
ejercer algún tipo de influencia o control sobre las decisiones de contratación.
También se deberá considerar quién es el responsable de obtener o mantener los
permisos y licencias profesionales relevantes que la legislación, alguna regulación
o la política de la organización puedan requerir al ejecutar el proyecto. (PMI, 2004)
El cronograma del proyecto puede influir significativamente en el proceso
Planificar las Compras y Adquisiciones. Las decisiones que se toman al desarrollar
el plan de gestión de las adquisiciones también pueden influir en el cronograma

75. 47
del proyecto, y están integradas con el Desarrollo del Cronograma (…), la
Estimación de Recursos de las Actividades (…) y las decisiones de fabricación
propia o compra. (PMI, 2004)
El proceso Planificar las Compras y Adquisiciones comprende la revisión de los
riesgos involucrados en cada decisión de fabricación propia o compra; también
incluye la revisión del tipo de contrato que se planea usar con respecto a mitigar
los riesgos y transferir riesgos al vendedor. (PMI, 2004)
Cuadro 2: Entradas, Técnicas y Herramientas, y Salidas del Proceso: Planificar las Compras
y Adquisiciones (PMI, 2004)
Entradas Herramientas y Técnicas Salidas
1. Factores ambientales de la
empresa.
2. Activos de los procesos de la
organización.
3. Enunciado del alcance del
proyecto.
4. Estructura de desglose del
trabajo.
5. Diccionario de la EDT
6. Plan de gestión del proyecto:
a. Registro de riesgos, b.
Acuerdos contractuales
relacionados con el riesgo, c.
Requisitos de recursos, d.
Cronograma del proyecto, e.
Estimaciones de costes de las
actividades, f. Línea base de
coste.
1. Análisis de fabricación directa o
compra.
2. Juicio de expertos.
3. Estimación paramétrica.
4. Tipos de contratos.
1. Plan de gestión de las
adquisiciones.
2. Enunciado del trabajo del
contrato.
3. Decisiones de fabricación
directa o compra.
4. Cambios solicitados.

76. 48
a.1 Entradas del Proceso: Planificar las Compras y Adquisiciones.
a.1.1 Factores Ambientales de la Empresa
Los factores ambientales de la empresa (…) que se consideran incluyen las
condiciones del mercado, y qué productos, servicios y resultados están
disponibles en el mercado, quién los tiene, y bajo qué términos y condiciones. Si la
organización ejecutante no tiene grupos formales de compra o contratación,
entonces el equipo del proyecto tendrá que proporcionar los recursos y la
experiencia para realizar las actividades de adquisición del proyecto. (PMI, 2004)
a.1.2 Activos de los Procesos de la Organización
Los activos de los procesos de la organización (…) proporcionan las políticas,
procedimientos, guías y sistemas de gestión formales e informales existentes
relacionados con la adquisición, que se tienen en cuenta al desarrollar el plan de
gestión de las adquisiciones y seleccionar los tipos de contrato que se han de
usar. Las políticas de la organización a menudo restringen las decisiones de
adquisición. Estas restricciones de las políticas pueden incluir limitar el uso de
órdenes de compra simples y exigir que todas las compras que superen un
determinado valor usen una forma de contrato más larga, exigir formas específicas
de contratos, limitar la capacidad para tomar decisiones de fabricación propia o
compra específicas, y limitar o exigir tipos o tamaños específicos de vendedores.
Las organizaciones en algunas áreas de aplicación también cuentan con un
sistema establecido de proveedores de múltiples niveles, compuesto por
vendedores seleccionados y precalificados, para reducir el número de vendedores
directos de la organización y establecer una cadena de suministro extendida.
(PMI, 2004)

77. 49
a.1.3 Enunciado del Alcance del Proyecto
El enunciado del alcance del proyecto (…) describe los límites, requisitos,
restricciones y asunciones del proyecto relacionados con el alcance del proyecto.
Las restricciones son factores específicos que pueden limitar las opciones tanto
del comprador como del vendedor. Una de las restricciones más comunes en
muchos proyectos es la disponibilidad de fondos. Otras restricciones pueden
incluir fechas de entrega requeridas, recursos especializados disponibles y
políticas de la organización. Las asunciones son factores que se considerarán
verdaderos, y que pueden incluir temas tales como la disponibilidad asumida de
múltiples vendedores o de un vendedor único. Los requisitos con implicaciones
contractuales y legales pueden incluir la salud, la seguridad personal y material, el
rendimiento, el medioambiente, los seguros, los derechos de propiedad intelectual,
igualdad de oportunidades de trabajo, licencias y permisos. El enunciado del
alcance del proyecto proporciona información importante sobre las necesidades y
estrategias del proyecto que se consideran durante el proceso Planificar las
Compras y Adquisiciones.
El enunciado del alcance del proyecto también proporciona la lista de productos
entregables, y los criterios de aceptación para el proyecto y sus productos,
servicios y resultados. También se consideran todos los factores que puede ser
necesario incluir en la documentación de adquisición y que deben ser transmitidos
a los vendedores dentro de un contrato.
El componente descripción del alcance del producto, del enunciado del alcance
del proyecto, proporciona información importante acerca de temas o aspectos
técnicos relacionados con los productos, servicios y resultados del proyecto, que
se consideran durante el proceso Planificar las Compras y Adquisiciones.
La estructura de desglose del trabajo (EDT) y los componentes del diccionario de
la EDT del enunciado del alcance del proyecto proporcionan el plan estructurado y
detallado para el alcance del proyecto. (PMI, 2004)

78. 50
a.1.4 Estructura de Desglose del Trabajo
La estructura de desglose del trabajo (…) proporciona la relación entre todos los
componentes del proyecto y los productos entregables del proyecto (…). (PMI,
2004).
a.1.5 Diccionario de la EDT
El diccionario de la EDT (…) proporciona enunciados del trabajo detallados que
proporcionan una identificación de los productos entregables y una descripción del
trabajo en cada componente de la EDT necesario para producir cada producto
entregable. (PMI, 2004)
a.1.6 Plan de Gestión del Proyecto
El plan de gestión del proyecto (…) suministra el plan general para gestionar el
proyecto e incluye planes subsidiarios, como por ejemplo, un plan de gestión del
alcance, un plan de gestión de las adquisiciones, un plan de gestión de calidad y
planes de gestión de contratos, que proporcionan orientación e instrucciones para
la planificación de gestión de las adquisiciones. En la medida en que estén
disponibles otras salidas de planificación, esas otras salidas de planificación se
considerarán durante el proceso Planificar las Compras y Adquisiciones. (PMI,
2004).

79. 51
De acuerdo con la Guía PMBOK (PMI, 2004), otras salidas de planificación que se
consideran frecuentemente son:
• Registro de riesgos (…). Contiene información relacionada con los riesgos,
tal como los riesgos identificados, los propietarios de los riesgos y las
respuestas a los riesgos.
• Acuerdos contractuales relacionados con el riesgo (…). Incluye acuerdos
por seguros, servicios y otros temas, según corresponda, que se preparan
para especificar la responsabilidad de cada parte en cuanto a los riesgos
específicos, en caso de que ocurran.
• Requisitos de recursos de las actividades (…).
• Cronograma del proyecto (…).
• Estimaciones de costes de las actividades (…).
• Línea base de coste (…)

80. 52
a.2 Herramientas y Técnicas del Proceso: Planificar las Compras y Adquisiciones
a.2.1 Análisis de Fabricación Propia o Compra.
El análisis de fabricación directa o compra es una técnica de dirección general y
una parte del proceso Planificar las Compras y Adquisiciones del proyecto que
puede usarse para determinar si el equipo del proyecto puede producir un
producto o servicio determinado, o puede ser comprado. Todas las restricciones al
presupuesto del proyecto se tienen en cuenta en las decisiones de fabricación
propia o compra. Si se va a tomar una decisión de compra, entonces se deberá
decidir, además, si es conveniente comprar o alquilar. El análisis incluye tanto los
costes directos como los indirectos. Por ejemplo, el análisis de la alternativa de
compra incluye tanto los costes reales de compra del producto como los costes
indirectos de la gestión del proceso de compra.
En un análisis de fabricación propia o compra, el hecho de que vaya a tomarse
una decisión de compra también refleja la perspectiva de la organización del
equipo del proyecto y las necesidades inmediatas del proyecto. Por ejemplo,
comprar un artículo (cualquier cosa, desde una grúa para la construcción hasta un
ordenador personal) en vez de alquilarlo o hacer un "leasing" puede ser o no
rentable desde la perspectiva del proyecto. Sin embargo, si la organización del
equipo del proyecto tiene una necesidad continuada de dicho artículo, la porción
del coste de compra asignada al proyecto puede ser menor que el coste del
alquiler. La asignación del coste puede basarse en un análisis del margen.
La estrategia de largo alcance de la organización del equipo del proyecto es
también un componente en el análisis de fabricación propia o compra. Es posible
que los artículos necesarios para el rendimiento del proyecto no estén disponibles
dentro de la organización. Sin embargo, la organización puede anticipar la
necesidad futura de dichos artículos, y los planes de la organización también
pueden basarse en la fabricación propia de los artículos en el futuro. Dichas

81. 53
consideraciones pueden llevar a una decisión de fabricación a pesar de las
restricciones y los requisitos del proyecto actual. Cuando ocurre esto, los costes
cargados al proyecto pueden ser menores que los costes reales, representando la
diferencia la inversión de la organización para el futuro. (PMI, 2004)
a.2.2 Juicio de Expertos
El juicio de expertos técnicos es a menudo requerido para evaluar las entradas y
las salidas de este proceso. El juicio de expertos en compras también puede
usarse para desarrollar o modificar los criterios que se aplicarán para evaluar las
ofertas o las propuestas hechas por los vendedores. El juicio de expertos legales
puede involucrar los servicios de un abogado para ayudar con los términos y
condiciones de las adquisiciones que no se ajusten a las normas. Dicho juicio y
experiencia, incluida la experiencia en negocio y técnica, pueden aplicarse tanto a
los detalles técnicos de los productos, servicios o resultados adquiridos como a los
diferentes aspectos de los procesos de gestión de las adquisiciones. (PMI, 2004)
a.2.3 Tipos de Contrato
Según la Guía PMBOK (PMI, 2004), hay diferentes tipos de contratos, que serán
más o menos apropiados para los diferentes tipos de compras. El tipo de contrato
usado y los términos y condiciones específicos del contrato determinan el grado
de riesgo asumido tanto por el comprador como por el vendedor. Generalmente,
los contratos se dividen en tres grandes categorías:

82. 54
• Contratos de precio fijo o de suma global. Esta categoría de contrato
implica un precio total fijo para un producto bien definido. Los contratos de
precio fijo pueden incluir también incentivos para quienes cumplan o
superen objetivos del proyecto seleccionados, tales como los objetivos del
cronograma. La forma más simple de contrato de precio fijo es una orden
de compra por un artículo específico que debe ser entregado en una fecha
específica por un precio determinado.
• Contrato de costes reembolsables. Esta categoría de contratos implica el
pago (reembolso) al vendedor de sus costes reales, más un honorario que,
por lo general, representa la ganancia del vendedor. Los costes se
clasifican generalmente en directos e indirectos. Los costes directos son
aquellos incurridos para beneficio exclusivo del proyecto (por ejemplo,
salarios del personal del equipo con dedicación completa). Los costes
indirectos, también denominados gastos generales y costes administrativos
y generales, son costes asignados al proyecto por el equipo del proyecto
como coste de hacer negocio (por ejemplo, salarios de la dirección
indirectamente involucrada en el proyecto y el coste de los servicios
públicos de electricidad para la oficina). Generalmente, los costes indirectos
se calculan como un porcentaje de los costes directos. Los contratos de
costes reembolsables incluyen a menudo cláusulas de incentivos en virtud
de las cuales, si el vendedor cumple o supera determinados objetivos del
proyecto, como los objetivos del cronograma o coste total, recibe del
comprador un incentivo o pago de bonificación. Hay tres tipos comunes de
contrato de costes reembolsables: CPF, CPFF y CPIF.

83. 55
o Coste Más Honorarios (CPF) o Coste Más Porcentaje del Coste
(CPPC). Al vendedor se le reembolsan los costes permitidos por
realizar el trabajo del contrato y recibe un honorario calculado como
un porcentaje de los costes previamente acordado. El honorario
varía en función del coste real.
o Coste Más Honorarios Fijos (CPFF). Al vendedor se le reembolsan
los costes permitidos por realizar el trabajo del contrato y recibe un
honorario fijo calculado como un porcentaje de los costes estimados
del proyecto. El honorario fijo no varía con los costes reales a menos
que se modifique el alcance del proyecto.
o Coste Más Honorarios con Incentivos (CPIF). Al vendedor se le
reembolsan los costes permitidos por realizar el trabajo del contrato y
recibe un honorario predeterminado y una bonificación de incentivo,
dependiendo de que logre ciertos niveles de objetivos de rendimiento
establecidos en el contrato. En algunos contratos de CPIF, si los
costes finales son menores que los costes esperados, tanto el
comprador como el vendedor se benefician de los ahorros sobre la
base de una fórmula de distribución prenegociada.
• Contratos por Tiempo y Materiales (T&M). Los contratos por tiempo y
materiales son un tipo híbrido de acuerdo contractual que contiene
aspectos tanto de los contratos de costes reembolsables como de los
contratos de precio fijo. Estos tipos de contratos se asemejan a los
acuerdos de costes reembolsables en que son abiertos. El valor total del
acuerdo y la cantidad exacta de artículos a ser entregados no son definidos
por el comprador en el momento de la adjudicación del contrato. Por tanto,
los contratos por tiempo y materiales pueden crecer en valor contractual
como si fueran acuerdos del tipo de costes reembolsables. Por otro lado,

84. 56
los acuerdos por tiempo y materiales también se asemejan a los acuerdos
de precio fijo. Por ejemplo, el comprador y el vendedor establecen por
anticipado las tarifas unitarias cuando ambas partes acuerdan las tarifas
para una categoría específica de recurso.
Los requisitos (por ejemplo, una versión estándar o personalizada del producto,
informes de rendimiento, presentaciones de datos de costes) que un comprador le
impone a un vendedor, junto con otras consideraciones de planificación, como el
grado de competencia del mercado y el grado de riesgo, también determinarán
qué tipo de contrato se usará. Además, el vendedor puede considerar algunos de
esos requisitos específicos como artículos que tienen costes adicionales. Otra
consideración se relaciona con la posible compra futura del producto o servicio
que va a ser adquirido por el equipo del proyecto. Cuando dicha posibilidad pueda
ser significativa, los vendedores pueden preferir o sentirse inducidos a cobrar
precios menores de los que cobrarían sin esa posible venta futura. Aunque esto
puede reducir los costes del proyecto, existen derivaciones legales si el comprador
promete dicha posibilidad y, de hecho, no se cumple. (PMI, 2004)

85. 57
a.3 Salidas del Proceso: Planificar las Compras y Adquisiciones.
a.3.1 Plan de Gestión de las Adquisiciones
Según la Guía PMBOK (PMI, 2004), el plan de gestión de las adquisiciones
describe cómo serán gestionados los procesos de adquisición, desde el desarrollo
de la documentación de adquisición hasta el cierre del contrato. El plan de gestión
de las adquisiciones puede incluir:
• Los tipos de contratos que serán usados.
• Quién preparará estimaciones independientes y si son necesarias como
criterios de evaluación.
• Las acciones que el equipo de dirección del proyecto puede llevar a cabo
por sí mismo, si la organización ejecutante tiene un departamento de
adquisiciones, contratación o compras.
• Documentos de adquisición estandarizados, si fueran necesarios.
• Gestión de múltiples proveedores.
• Coordinación de las adquisiciones con otros aspectos del proyecto, como
establecer el cronograma e informar el rendimiento.
• Restricciones y asunciones que podrían afectar a las compras y
adquisiciones planificadas.
• Manejo de los períodos de adelanto requeridos para comprar o adquirir
artículos a los vendedores, y coordinación de los mismos con el desarrollo
del cronograma del proyecto.
• Manejo de las decisiones de fabricación propia o compra, y vinculación de
las mismas en los procesos Estimación de Recursos de las Actividades y
Desarrollo del Cronograma.

86. 58
• Determinación de las fechas planificadas en cada contrato para los
productos entregables del contrato y coordinación con los procesos de
desarrollo y control del cronograma.
• Identificación de garantías de cumplimiento o de contratos de seguros para
mitigar algunas formas de riesgos del proyecto.
• Determinación de las instrucciones que se proporcionarán a los vendedores
para desarrollar y mantener una estructura de desglose del trabajo del
contrato.
• Determinación de la forma y el formato que se usarán en el enunciado del
trabajo del contrato.
• Identificación de vendedores seleccionados precalificados, si los hubiera,
que se utilizarán.
• Métricas de adquisiciones que se usarán para gestionar contratos y evaluar
vendedores.
El plan de gestión de las adquisiciones puede ser formal o informal, sumamente
detallado o ampliamente esbozado, y se basa en las necesidades del proyecto. El
plan de gestión de las adquisiciones es un componente subsidiario del plan de
gestión del proyecto (…). (PMI, 2004)
a.3.2 Enunciado del Trabajo del Contrato
Cada enunciado del trabajo del contrato define, para aquellos artículos que se van
a comprar o adquirir, sólo la parte del alcance del proyecto que está incluida
dentro del contrato relacionado. El enunciado del trabajo (SOW) correspondiente a
cada contrato se desarrolla a partir del enunciado del alcance del proyecto, de la
estructura de desglose del trabajo del proyecto (EDT) y del diccionario de la EDT.
El SOW del contrato describe el artículo a adquirir con suficiente detalle como para
permitir que los potenciales vendedores determinen si podrán suministrar el
artículo. El alcance del término “suficiente detalle” puede variar, dependiendo de la

87. 59
naturaleza del artículo, de las necesidades del comprador o de la forma esperada
del contrato. Un SOW del contrato describe los productos, los servicios o los
resultados que el vendedor suministrará. La información contenida en un SOW del
contrato puede incluir: las especificaciones, la cantidad deseada, los niveles de
calidad, los datos de rendimiento, el período de rendimiento, el lugar del trabajo y
otros requisitos.
El SOW del contrato se redacta de manera clara, completa y concisa. Incluye una
descripción de cualquier servicio complementario requerido, tal como informes de
rendimiento o el soporte operativo para el artículo adquirido después de finalizado
el proyecto. En algunas áreas de aplicación, existen requisitos específicos acerca
del contenido y formato correspondientes a un SOW del contrato. Cada artículo
individual a adquirir requiere un SOW del contrato. Sin embargo, varios productos
o servicios pueden agruparse como un único artículo a adquirir dentro de un solo
SOW del contrato.
El SOW del contrato puede revisarse y refinarse, según sea necesario, a medida
que se avanza en el proceso de adquisición hasta que se incorpora a un contrato
firmado. Por ejemplo, un vendedor potencial puede sugerir un enfoque más
eficiente o un producto más económico que el originalmente especificado. (PMI,
2004)
a.3.3 Decisiones de Fabricación Propia o Compra
Son las decisiones documentadas acerca de qué productos, servicios o resultados
del proyecto serán adquiridos o desarrollados por el equipo del proyecto. Esto
puede incluir decisiones para comprar pólizas de seguros o contratos de garantía
de rendimiento con el fin de tratar algunos de los riesgos identificados. El
documento de decisiones de fabricación propia o compra puede consistir
simplemente en una lista que incluya una justificación breve de la decisión. Estas
decisiones pueden ser iterativas a medida que las actividades de adquisición
subsiguientes indiquen la necesidad de un enfoque diferente. (PMI, 2004)

88. 60
a.3.4 Cambios Solicitados
El proceso Planificar las Compras y Adquisiciones puede generar cambios
solicitados (…) en el plan de gestión del proyecto y sus planes subsidiarios y otros
componentes. Los cambios solicitados se procesan para su revisión y disposición
a través del proceso Control Integrado de Cambios (…). (PMI, 2004)

89. 61
b. Planificar la Contratación
El proceso Planificar la Contratación prepara los documentos necesarios para
respaldar el proceso Solicitar Respuestas de Vendedores y el proceso Selección
de Vendedores.
Cuadro 3: Entradas, Técnicas y Herramientas, y Salidas del Proceso: Planificar las
Contratación (PMI, 2004)
Entradas Herramientas y Técnicas Salidas
1. Plan de gestión de las
adquisiciones.
2. Enunciado del tratado del
contrato.
3. Decisiones de fabricación
directa o compra.
4. Plan de gestión del proyecto:
a. Registro de riesgos, b.
Acuerdos contractuales
relacionados con el riesgo, c.
Requisitos de recursos, d.
Cronograma del proyecto, e.
Estimaciones de costes de las
actividades, f. Línea base de
coste.
1. Formularios estándar.
2. Juicio de expertos.
1.Documentos de la adquisición.
2.Criterios de evaluación.
3.Enunciado del trabajo del
contrato (actualizaciones).

90. 62
b.1 Entradas del Proceso: Planificar la Contratación
b.1.1 Plan de Gestión de las Adquisiciones
Descrito en el punto a.3.1.
b.1.2 Enunciado del Trabajo del Contrato
Descrito en el punto a.3.2
b.1.3 Decisiones de Fabricación Propia o Compra
Las decisiones de fabricación propia o compra (…) se documentan en la lista
emitida de artículos que se comprarán o se adquirirán, y artículos que el equipo
del proyecto producirá. (PMI, 2004)
2.1.4 Plan de Gestión del Proyecto
El plan de gestión del proyecto (…) proporciona otros documentos de salida de
planificación, que pueden haberse modificado y puede ser necesario revisar
nuevamente como parte del desarrollo de la documentación de adquisición. En
particular, el desarrollo de la documentación de adquisición está estrechamente
alineado con las fechas de entrega planificadas en el cronograma del proyecto
(…). (PMI, 2004)
• Registro de riesgos. Contiene información relacionada con los riesgos, tal
como los riesgos identificados, causas de los riesgos, propietarios de los
riesgos, resultados de los análisis de los riesgos, priorización de riesgos,
categorización de riesgos y las respuestas a los riesgos generadas por los
procesos de gestión de riesgos.

91. 63
• Acuerdos contractuales relacionados con el riesgo (…). Incluye acuerdos
por seguros, servicios y otros temas, según corresponda, que se preparan
para especificar la responsabilidad de cada parte en cuanto a riesgos
específicos, en caso de que ocurran.
• Requisitos de recursos de las actividades (…).
• Cronograma del proyecto (…).
• Estimaciones de costes de las actividades (…).
• Línea base de coste (…). (PMI, 2004).

92. 64
b.2 Herramientas y Técnicas del Proceso: Planificar la Contratación.
b.2.1 Formularios Estándar
Los formularios estándar incluyen contratos estándar, descripciones estándar de
artículos a adquirir, acuerdos de no divulgación, listas de control de criterios de
evaluación de propuestas o versiones estandarizadas de todas las partes de los
documentos necesarios para solicitar ofertas. Las organizaciones que realizan una
cantidad considerable de adquisiciones pueden tener muchos de estos
documentos estandarizados. Las organizaciones de compradores y vendedores
que realizan transacciones de propiedad intelectual se aseguran de que los
acuerdos de confidencialidad sean aprobados y aceptados antes de revelar
cualquier información específica sobre la propiedad intelectual del proyecto a la
otra parte. (PMI, 2004)
b.2.2 Juicio de Expertos
Descrito en el punto a.2.2.

93. 65
b.3 Salidas del Proceso: Planificar la Contratación.
b.3.1 Documentos de la Adquisición.
Los documentos de la adquisición se usan para pedir propuestas de los
potenciales vendedores. Los términos licitación, oferta o presupuesto
generalmente se usan cuando la decisión de selección del vendedor se basa en el
precio (como cuando se compran artículos estándar o comerciales), mientras que
el término propuesta se usa generalmente cuando otras consideraciones, tales
como habilidades o enfoques técnicos, son las más importantes. Sin embargo, los
términos a menudo se usan indistintamente, y se debe tener cuidado de no hacer
asunciones injustificadas sobre la base del término usado. Los nombres más
comunes de los diferentes tipos de documentos de la adquisición son: invitación a
licitación, solicitud de propuesta, solicitud de presupuesto, aviso de oferta,
invitación a la negociación y respuesta inicial del contratista.
El comprador estructura los documentos de la adquisición para facilitar una
respuesta exacta y completa de cada vendedor potencial y facilitar una evaluación
sencilla de las ofertas. Estos documentos incluyen una descripción del formato de
respuesta deseado, el enunciado del trabajo del contrato relevante y cualquier
especificación contractual requerida (por ejemplo, una copia del modelo de
contrato, disposiciones de confidencialidad). Cuando el contratista es el gobierno,
parte o todo el contenido y estructura de los documentos de la adquisición puede
estar definido por regulaciones.
La complejidad y el nivel de detalle de los documentos de la adquisición deberán
ser coherentes con el valor y el riesgo asociado de la compra o adquisición
planificada. Los documentos de la adquisición deben ser lo suficientemente
rigurosos como para asegurar respuestas coherentes y similares, pero con
suficiente flexibilidad como para permitir la consideración de las sugerencias de
los vendedores de mejores formas de satisfacer los requisitos. Esto puede

94. 66
lograrse invitando a los vendedores a presentar una propuesta que responda
completamente a la solicitud de licitación y a proporcionar una solución alternativa
en una propuesta independiente.
La emisión de una solicitud para que los posibles vendedores presenten una
propuesta u oferta se realiza formalmente conforme a las políticas de la
organización del comprador, lo cual puede incluir la publicación de la solicitud en
periódicos públicos, revistas, registros públicos o en Internet. (PMI, 2004)
b.3.2 Criterios de Evaluación.
Los criterios de evaluación se desarrollan y usan para calificar o puntuar las
propuestas. Pueden ser objetivos (por ejemplo, “El director del proyecto propuesto
debe ser un Profesional de la Dirección de Proyectos, PMP®, certificado”) o
subjetivos (por ejemplo, “El director del proyecto propuesto debe tener experiencia
previa documentada en proyectos similares”). Los criterios de evaluación a
menudo se incluyen como parte de los documentos de la adquisición.
Los criterios de evaluación pueden limitarse al precio de compra si el artículo a
adquirir está inmediatamente disponible a través de una cantidad de vendedores
aceptables. El precio de compra en este contexto incluye tanto el coste del artículo
como los gastos secundarios tales como la entrega. (PMI, 2004)
Según la Guía PMBOK (PMI, 2004), se pueden identificar y documentar otros
criterios de selección para respaldar la evaluación de un producto o servicio más
complejo. Por ejemplo:

95. 67
• Entender la necesidad. ¿En qué medida la propuesta del vendedor
responde al enunciado del trabajo del contrato?
• Coste total o del ciclo de vida. ¿Producirá el vendedor seleccionado el coste
total más bajo (coste de compra más coste de operación)?
• Capacidad técnica. ¿Tiene el vendedor las habilidades y conocimientos
técnicos necesarios, o puede esperarse razonablemente que los adquiera?
• Enfoque de gestión. ¿Tiene el vendedor los procesos y procedimientos de
gestión para asegurar el éxito del proyecto, o puede esperarse
razonablemente que los desarrolle?
• Enfoque técnico. ¿Cumplen las metodologías, técnicas, soluciones y
servicios técnicos propuestos por el vendedor con los requisitos de la
documentación de adquisición, o es probable que proporcionen más que los
resultados esperados?
• Capacidad financiera. ¿Tiene el vendedor los recursos financieros
necesarios, o puede esperarse razonablemente que los obtenga?
• Capacidad e interés de producción. ¿Tiene el vendedor la capacidad y el
interés para cumplir con los posibles requisitos futuros?
• Tamaño y tipo de negocio. ¿Responde la empresa del vendedor a un
tamaño o tipo de negocio específico, como por ejemplo, una pequeña
empresa, una empresa dirigida por mujeres o una pequeña empresa
desfavorecida, según la definición del comprador o de acuerdo con lo
establecido por una agencia gubernamental y determinado como una
condición para que se le adjudique un contrato?
• Referencias. ¿Puede el vendedor proporcionar referencias de clientes
anteriores que verifiquen la experiencia laboral y el cumplimiento de los
requisitos contractuales por parte del vendedor?

96. 68
• Derechos de propiedad intelectual. ¿Reivindica el vendedor los derechos de
propiedad intelectual en los procesos de trabajo o servicios que usarán o en
los productos que producirán para el proyecto?
• Derechos de propiedad exclusiva. ¿Reivindica el vendedor los derechos de
propiedad exclusiva en los procesos de trabajo o servicios que usarán o en
los productos que producirán para el proyecto?
b.3.3 Enunciado del Trabajo del Contrato (Actualizaciones).
Las modificaciones en uno o más enunciados del trabajo del contrato (…) pueden
identificarse durante el desarrollo de la documentación de adquisición. (PMI, 2004)

97. 69
c. Solicitar Respuestas de Vendedores.
De acuerdo con la Guía PMBOK (PMI, 2004), el proceso Solicitar Respuestas de
Vendedores obtiene respuestas, tales como ofertas y propuestas, de potenciales
vendedores, acerca de la forma en que puede cumplirse con los requisitos del
proyecto. La mayor parte del esfuerzo real en este proceso es realizado por los
vendedores potenciales, normalmente sin coste directo para el proyecto ni para el
comprador.
Cuadro 4: Entradas, Técnicas y Herramientas, y Salidas del Proceso: Solicitar Respuestas
de Vendedores (PMI, 2004)
Entradas Herramientas y Técnicas Salidas
1. Activos de los procesos de la
organización.
2. Plan de gestión de las
adquisiciones.
3. Documentos de la
adquisición.
1. Conferencias de los
oferentes.
2. Publicidad.
3. Desarrollar lista de
vendedores calificados.
1. Lista de vendedores
calificados.
2. Paquete de documentos de la
adquisición.
3. Propuestas.

98. 70
c.1 Entradas del Proceso: Solicitar Respuestas de Vendedores.
c.1.1 Activos de los Procesos de la Organización
Algunas organizaciones, como parte de sus activos de los procesos de la
organización, mantienen listas o archivos con información sobre vendedores
potenciales previamente calificados, que algunas veces se denominan oferentes, a
quienes se les puede solicitar que presenten una oferta, propuesta o presupuesto
sobre el trabajo. Estas listas generalmente tienen información sobre experiencia
anterior relevante y otras características de los potenciales vendedores. Algunas
organizaciones mantienen listas de vendedores preferidos que incluyen sólo a
vendedores previamente seleccionados a través de algún tipo de metodología de
calificación. (PMI, 2004)
c.1.2 Plan de Gestión de las Adquisiciones
Descrito en el punto a.3.1.
c.1.3 Documentos de la Adquisición
Descritos en el punto b.3.1.

99. 71
c.2 Herramientas y Técnicas del Proceso: Solicitar Respuestas de Vendedores.
c.2.1 Conferencias de Oferentes
Las conferencias de oferentes (también llamadas conferencias de contratistas,
conferencias de proveedores y conferencias previas a la licitación) son reuniones
con los potenciales vendedores previas a la preparación de una oferta o
propuesta. Estas son usadas para asegurar que todos los vendedores potenciales
tengan un entendimiento claro y en común de las adquisiciones (por ejemplo,
requisitos técnicos y requisitos del contrato). Las respuestas a las inquietudes
planteadas pueden ser incorporadas a los documentos de la adquisición como
modificaciones. Durante esta interacción inicial entre comprador y vendedor, todos
los posibles vendedores son colocados en un plano de igualdad para generar la
mejor oferta. (PMI, 2004)
c.2.2 Publicidad
Las listas existentes de posibles vendedores pueden a menudo ampliarse
poniendo anuncios en publicaciones de circulación general, como periódicos, o en
publicaciones especializadas, como revistas de profesionales. Algunas
jurisdicciones gubernamentales exigen la publicidad de ciertos tipos de artículos a
adquirir; la mayoría de las jurisdicciones gubernamentales exigen la publicidad de
los contratos gubernamentales pendientes. (PMI, 2004)

100. 72
c.2.3 Desarrollar una Lista de Vendedores Calificados
Se pueden desarrollar listas de vendedores calificados a partir de los activos de la
organización si dichas listas o información están fácilmente disponibles. Tanto si la
información está disponible como si no, el equipo del proyecto también puede
desarrollar sus propias fuentes. Existe información general ampliamente disponible
a través de Internet, guías de bibliotecas, asociaciones locales relevantes,
catálogos comerciales y otras fuentes similares. Obtener información más
detallada de fuentes específicas puede requerir esfuerzos adicionales, tales como
visitas en el lugar o ponerse en contacto con clientes anteriores. También pueden
enviarse documentos de la adquisición (…) para determinar si algunos o todos los
potenciales vendedores están interesados en convertirse en posibles vendedores
calificados. (PMI, 2004)

101. 73
c.3 Salidas del Proceso: Solicitar Respuestas de Vendedores.
c.3.1 Lista de Vendedores Calificados
En la lista de vendedores calificados se incluye a aquellos vendedores a quienes
se les solicita que presenten una propuesta o presupuesto. (PMI, 2004).
c.3.2 Paquete de Documentos de la Adquisición
El paquete de documentos de la adquisición es una solicitud formal preparada por
el comprador y enviada a cada vendedor, que es la base sobre la cual el vendedor
prepara una oferta para los productos, servicios o resultados solicitados que se
definen y describen en la documentación de adquisición. (PMI, 2004)
c.3.3 Propuestas
Las propuestas son documentos preparados por el vendedor que describen su
capacidad y disposición para suministrar los productos, servicios o resultados
solicitados descritos en la documentación de adquisición. Las propuestas se
preparan de acuerdo con los requisitos de los documentos de la adquisición
pertinentes y reflejan la aplicación de los principios aplicables del contrato. La
propuesta del vendedor constituye una oferta formal y legal en respuesta a la
solicitud de un comprador. Después de que se presenta una propuesta
formalmente, el comprador a veces solicita al vendedor que complemente sus
propuestas con una presentación oral. La presentación oral tiene por objeto
suministrar información adicional acerca del personal propuesto, de la propuesta
de gestión y de la propuesta técnica del vendedor, que el comprador puede usar
para evaluar la propuesta del vendedor. (PMI, 2004)

102. 74
d. Selección de Vendedores
De acuerdo con la Guía PMBOK (PMI, 2004), el proceso Selección de Vendedores
recibe ofertas o propuestas y aplica criterios de evaluación, según corresponda,
para seleccionar uno o más vendedores calificados y aceptables como tales. En el
proceso de decisión de selección de vendedores se pueden evaluar muchos
factores, a saber:
• El precio o coste puede ser el determinante principal para un artículo listo
para vender, pero el menor precio propuesto puede no ser el menor coste si
el vendedor se demuestra incapaz de entregar los productos, servicios o
resultados a tiempo.
• Las propuestas a menudo son divididas en secciones técnicas (enfoque) y
comerciales (precio), y cada una se evalúa por separado. A veces, se
requieren secciones de gestión como parte de la propuesta, que también
tienen que ser evaluadas.
• Pueden requerirse múltiples fuentes para productos, servicios y resultados
críticos, para poder mitigar los riesgos que pueden estar asociados a temas
tales como cronogramas de entrega y requisitos de calidad. Se tienen en
cuenta el coste potencialmente superior asociado a esos múltiples
vendedores, incluida toda pérdida de posibles descuentos por cantidad, y
los temas de reemplazo y mantenimiento. (PMI, 2004)
Las herramientas y técnicas descritas aquí pueden usarse solas o en combinación
para seleccionar vendedores. Por ejemplo, un sistema de ponderación puede ser
usado para:

103. 75
• Seleccionar un solo vendedor al que se le solicitará que firme un contrato
estándar.
• Establecer una secuencia de negociación clasificando todas las propuestas
por medio de puntuaciones de evaluación ponderadas asignadas a cada
propuesta.
En las adquisiciones importantes, el proceso total de requerir respuestas por parte
de los vendedores y evaluarlas puede repetirse. Se puede establecer una lista
corta de vendedores calificados basándose en una propuesta preliminar. Luego
puede realizarse una evaluación más profunda basándose en una propuesta más
detallada y completa que se les solicita a los vendedores de la lista corta. (PMI,
2004)
Cuadro 5: Entradas, Técnicas y Herramientas, y Salidas del Proceso: Selección de
Vendedores (PMI, 2004)
Entradas Herramientas y Técnicas Salidas
1. Activos de los procesos de la
organización.
2. Plan de gestión de las
adquisiciones.
3. Criterios de evaluación.
4. Paquetes de documentos de
la adquisición
5. Propuestas
6. Lista de vendedores
calificados
7. Plan de gestión del proyecto:
a. Registro de riesgos, b.
Acuerdos contractuales
relacionados con el riesgo.
1. Sistema de ponderación.
2. Estimaciones independientes.
3. Sistema de selección.
4. Negociación del contrato.
5. Sistemas de calificación de
vendedores.
6. Juicio de expertos.
7. Técnicas de evaluación de
propuestas.
1. Vendedores seleccionados.
2. Contrato.
3. Plan de gestión del contrato.
4. Disponibilidad de recursos.
5. Plan de gestión de las
adquisiciones
(actualizaciones)
6. Cambios solicitados.

104. 76
d.1 Entradas del Proceso: Selección de Vendedores.
d.1.1 Activos de los Procesos de la Organización
Los activos de los procesos de la organización de las organizaciones involucradas
en las adquisiciones del proyecto normalmente tienen políticas formales que
afectan a la evaluación de las propuestas. (PMI, 2004)
d.1.2 Plan de Gestión de las Adquisiciones
Descrito en el punto a.3.1.
d.1.3 Criterios de Evaluación
Los criterios de evaluación (…) pueden incluir muestras de los productos, servicios
o resultados producidos anteriormente por el proveedor que permiten evaluar sus
capacidades y la calidad de los productos. Los criterios de evaluación también
pueden incluir una revisión del historial del proveedor con la organización
contratante y otros. (PMI, 2004)
d.1.4 Paquete de Documentos de la Adquisición
Descrito en el punto c.3.2.
d.1.5 Propuestas
Las propuestas del vendedor preparadas en respuesta a un paquete de
documentos de la adquisición (…) forman el conjunto de información básica que
será usada por un cuerpo de evaluación para seleccionar uno o más oferentes
(vendedores) exitosos. (PMI, 2004)

105. 77
d.1.6 Lista de Vendedores Calificados
Descrito en el punto c.3.1.
d.1.7 Plan de Gestión del Proyecto
El plan de gestión del proyecto proporciona el plan general para gestionar el
proyecto, e incluye planes subsidiarios y otros componentes. En la medida en que
estén disponibles documentos de otros componentes, éstos serán considerados
durante el proceso Selección de Vendedores. (PMI, 2004)
Según la Guía PMBOK (PMI, 2004), otros documentos que a menudo se tienen en
cuenta son:
• Registro de riesgos (…).
• Acuerdos contractuales relacionados con el riesgo (…).

106. 78
d.2 Herramientas y Técnicas del Proceso: Selección de Vendedores.
d.2.1 Sistema de Ponderación
Un sistema de ponderación es un método para cuantificar información cualitativa
con el fin de minimizar el efecto de los prejuicios personales en la selección de
vendedores. Muchos de estos sistemas implican asignar un valor numérico a cada
uno de los criterios de evaluación, calificar a los potenciales vendedores respecto
a cada criterio, multiplicar el valor numérico por la calificación y sumar los
productos resultantes para calcular una puntuación global. (PMI, 2004)
d.2.2 Estimaciones Independientes
Para muchos artículos a adquirir, la organización que compra puede preparar sus
propias estimaciones independientes de los costes, o solicitar la preparación de
una estimación independiente, como forma de verificar los precios propuestos.
Esta estimación independiente a veces se denomina estimación de lo que “debería
costar”. La existencia de diferencias significativas con respecto a estas
estimaciones de costes puede indicar que el enunciado del trabajo del contrato no
ha sido el adecuado, que el vendedor potencial no ha comprendido o no ha podido
responder totalmente al enunciado del trabajo del contrato, o que el mercado ha
cambiado. (PMI, 2004)
d.2.3 Sistema de Selección
Un sistema de selección establece los requisitos mínimos de rendimiento para uno
o más criterios de evaluación, y puede emplear un sistema de ponderación y
estimaciones independientes. Por ejemplo, a un vendedor potencial se le podría
requerir que proponga un director del proyecto con calificaciones específicas antes
de que sea considerada el resto de la propuesta. Estos sistemas de selección se

107. 79
usan para proporcionar una clasificación ponderada, de mejor a peor, de todos los
vendedores que han presentado una propuesta. (PMI, 2004)
d.2.4 Negociación del Contrato
La negociación del contrato aclara la estructura y los requisitos del contrato, de
manera que se pueda llegar a un acuerdo mutuo antes de firmar el contrato. La
redacción del contrato final refleja todos los acuerdos alcanzados. Entre los temas
incluidos se encuentran: responsabilidades y autoridades, términos y legislación
aplicable, enfoques de gestión técnico y de negocio, derechos de propiedad
exclusiva, financiación del contrato, solución técnica, cronograma general, forma
de pago y precio. Las negociaciones del contrato concluyen con un documento
que pueden firmar el comprador y el vendedor, es decir, el contrato. El contrato
final puede ser una oferta revisada por el vendedor o una contraoferta propuesta
por el comprador.
Para adquisiciones complejas, la negociación del contrato puede ser un proceso
independiente con entradas (por ejemplo, una lista de temas o artículos abiertos) y
salidas (por ejemplo, decisiones documentadas) propias. Para adquisiciones
simples, los términos y condiciones del contrato pueden ser fijos y no negociables,
y sólo deben ser aceptados por el vendedor.
Es posible que el director del proyecto no sea el negociador principal del contrato.
El director del proyecto y demás miembros del equipo de dirección del proyecto
pueden estar presentes durante las negociaciones para proporcionar, si fuera
necesario, alguna aclaración sobre los requisitos técnicos, de calidad y de gestión
del proyecto. (PMI, 2004)

108. 80
d.2.5 Sistemas de Calificación de Vendedores
Muchas organizaciones desarrollan sistemas de calificación de vendedores y usan
información que incluye el rendimiento anterior del vendedor, las calificaciones de
calidad, el rendimiento en la entrega y el cumplimiento contractual. La
documentación de evaluación del rendimiento del vendedor generada durante el
proceso Administración del Contrato para vendedores anteriores constituye una
fuente de información relevante. Estos sistemas de calificación se usan para la
selección de vendedores además del sistema de selección de evaluaciones de
propuestas. (PMI, 2004)
d.2.6 Juicio de Expertos
El juicio de expertos se usa para evaluar las propuestas del vendedor. Un equipo
de revisión multidisciplinario con experiencia en cada una de las áreas cubiertas
por los documentos de la adquisición y el contrato propuesto realiza la evaluación
de las propuestas. Esto puede incluir experiencia en disciplinas funcionales, tales
como contratos, legal, finanzas, contabilidad, ingeniería, diseño, investigación,
desarrollo, ventas y fabricación. (PMI, 2004)
d.2.7 Técnicas de Evaluación de Propuestas
Para calificar y puntuar las propuestas, pueden usarse muchas técnicas
diferentes, pero todas ellas emplearán el juicio de expertos en alguna medida y
alguna forma de criterios de evaluación (…). Los criterios de evaluación pueden
incluir componentes objetivos y subjetivos.

109. 81
En general, cuando se usan criterios de evaluación para una evaluación de
propuestas formalizada, se les asigna ponderaciones predefinidas. La evaluación
de propuestas luego usa entradas de múltiples revisores que se obtienen durante
el proceso Selección de Vendedores, y se resuelven todas las diferencias
significativas de puntuación. Entonces, se puede realizar una evaluación general y
la comparación de todas las propuestas usando un sistema de ponderación que
determina la puntuación ponderada total para cada propuesta. Estas técnicas de
evaluación de propuestas también pueden emplear un sistema de selección y usar
datos provenientes de un sistema de calificación de vendedores. (PMI, 2004)

110. 82
d.3 Salidas del Proceso: Selección de Vendedores.
d.3.1 Vendedores Seleccionados
Los vendedores seleccionados son aquellos que se considera que están dentro de
un rango competitivo basándose en el resultado de la evaluación de la propuesta u
oferta, y que han negociado un borrador de contrato, que se convertirá en el
contrato real cuando se realice la adjudicación. (PMI, 2004)
d.3.2 Contrato
Se adjudica un contrato a cada vendedor seleccionado. El contrato puede tener el
formato de un documento complejo o una simple orden de compra.
Independientemente de la complejidad del documento, un contrato es un acuerdo
legal vinculante para las partes en virtud del cual el vendedor se obliga a proveer
los productos, servicios o resultados especificados, y el comprador se obliga a
pagarle al vendedor. Un contrato es un vínculo legal sujeto a resolución en los
juzgados. Los componentes principales del documento de un contrato incluyen,
entre otros, los títulos de sección, el enunciado del trabajo, el cronograma, el
período de rendimiento, los roles y responsabilidades, los precios y la forma de
pago, los ajustes por inflación, los criterios de aceptación, la garantía, el soporte
del producto, la limitación de responsabilidad, los honorarios, la retención, las
sanciones, los incentivos, el seguro, las garantías de cumplimiento, la aprobación
del subcontratista, el manejo de las solicitudes de cambio, y un mecanismo de
finalización y resolución de conflictos. (PMI, 2004)

111. 83
d.3.3 Plan de Gestión del Contrato
Para compras o adquisiciones significativas, se prepara un plan para administrar el
contrato basándose en los temas específicos determinados por el comprador
dentro del contrato, tales como la documentación, y los requisitos de entrega y
rendimiento con los que el comprador y el vendedor deben cumplir. El plan cubre
las actividades de administración del contrato durante su vigencia. Cada plan de
gestión del contrato es un subconjunto del plan de gestión del proyecto. (PMI,
2004)
d.3.4 Disponibilidad de Recursos
Se documentan la cantidad y disponibilidad de recursos, y las fechas en que cada
recurso específico puede estar activo o inactivo. (PMI, 2004)
d.3.5 Plan de Gestión de las Adquisiciones (Actualizaciones)
El plan de gestión de las adquisiciones (…) se actualiza para reflejar las
solicitudes de cambio aprobadas (…) que afectan la gestión de las adquisiciones.
(PMI, 2004)
d.3.6 Cambios Solicitados
El proceso Selección de Vendedores puede generar cambios solicitados en el plan
de gestión del proyecto y sus planes subsidiarios y otros componentes, como por
ejemplo, el cronograma del proyecto (…) y el plan de gestión de las adquisiciones.
Los cambios solicitados se procesan para su revisión y disposición a través del
proceso Control Integrado de Cambios (…). (PMI, 2004)

112. 84
e. Administración del Contrato.
Tanto el comprador como el vendedor administran el contrato con finalidades
similares. Cada parte se asegura de que ambas partes cumplan con sus
obligaciones contractuales y de que sus propios derechos legales se encuentren
protegidos. El proceso Administración del Contrato asegura que el rendimiento del
vendedor cumplirá con los requisitos contractuales y que el comprador actuará
conforme a los términos del contrato. En proyectos más grandes con varios
proveedores de productos, servicios y resultados, un aspecto clave de la
administración del contrato es gestionar las interfaces entre los diversos
proveedores.
La naturaleza legal de la relación contractual hace imperativo que el equipo de
dirección del proyecto sea muy consciente de la importancia de las implicancias
legales de las acciones llevadas a cabo al administrar un contrato. Por motivos
legales, muchas organizaciones tratan la administración del contrato como una
función administrativa independiente de la organización del proyecto. Aunque el
administrador del contrato pertenezca al equipo del proyecto, en general, esta
persona dependerá de un supervisor de un departamento diferente. Esto en
general es así cuando la organización ejecutante es también la vendedora del
proyecto a un cliente externo.
La Administración del Contrato incluye la aplicación de los procesos de dirección
de proyectos apropiados a las relaciones contractuales, y la integración de las
salidas de estos procesos en la gestión general del proyecto. Esta integración se
produce a menudo a múltiples niveles cuando hay múltiples vendedores y
múltiples productos, servicios o resultados involucrados. (PMI, 2004)

113. 85
Según la Guía PMBOK (PMI, 2004), los procesos de dirección de proyectos que
se aplican incluyen, entre otros:
• Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto (…) para autorizar el trabajo
del contratista en el momento oportuno
• Informar el Rendimiento (…) para supervisar el coste, el cronograma y el
rendimiento técnico del contratista
• Realizar Control de Calidad (…) para inspeccionar y verificar la conformidad
del producto del contratista
• Control Integrado de Cambios (…) para asegurar que los cambios estén
correctamente aprobados y que todas las personas que necesiten
conocerlos estén enteradas de esos cambios
• Seguimiento y Control de Riesgos (…) para asegurar que se mitiguen los
riesgos.
La administración del contrato también tiene un componente de gestión financiera
que involucra el seguimiento de los pagos al vendedor. Esto asegura que los
plazos de pago definidos dentro del contrato se cumplan y que la compensación
del vendedor se corresponda con sus avances, según lo establecido en el
contrato.
El proceso Administración del Contrato revisa y documenta cuál es o ha sido el
rendimiento de un vendedor basándose en el contrato y en las acciones
correctivas establecidas. Asimismo, el rendimiento se documenta como base para
relaciones futuras con el vendedor. La evaluación del rendimiento del vendedor
por parte del comprador se lleva a cabo principalmente para confirmar la
competencia o incompetencia del vendedor, en relación con el rendimiento en un
trabajo similar dentro del proyecto o en otros proyectos. También se llevan a cabo
evaluaciones similares cuando se debe confirmar que un vendedor no está
cumpliendo con sus obligaciones contractuales, y cuando el comprador contempla

114. 86
la posibilidad de aplicar acciones correctivas. La administración del contrato
incluye gestionar la finalización anticipada (…) del trabajo contratado (por justa
causa, conveniencia o incumplimiento) de acuerdo con la cláusula de finalización
del contrato.
Los contratos pueden ser modificados en cualquier momento con anterioridad al
cierre del contrato por mutuo consentimiento, de acuerdo con los términos
relativos al control de cambios incluidos en el contrato. Es posible que dichas
modificaciones no siempre beneficien por igual al vendedor y al comprador. (PMI,
2004)
Cuadro 6: Entradas, Técnicas y Herramientas, y Salidas del Proceso: Administración del
Contrato (PMI, 2004)
Entradas Herramientas y Técnicas Salidas
1.Contrato.
2.Plan de gestión del contrato.
3.Vendedores seleccionados.
4.Informes de rendimiento.
5.Solicitudes de cambio
aprobadas
6.Información sobre el
rendimiento del trabajo.
1. Sistema de control de
cambios del contrato.
2. Revisiones del rendimiento
realizada por el comprador.
3. Inspecciones y auditorías.
4. Informar el rendimiento
5. Sistema de pago.
6. Administración de
reclamaciones.
7. Sistema de gestión de
registros.
8. Tecnología de la información.
1. Documentación del contrato.
2. Cambios solicitados.
3. Acciones correctivas
recomendadas.
4. Activos de los procesos de la
organización (actualizaciones).
5. Plan de gestión del proyecto
(actualizaciones): a. Plan de
gestión de las adquisiciones; b.
Plan de gestión del contrato.

115. 87
e.1 Entradas del Proceso: Administración del Contrato.
e.1.1 Contrato
Descrito en el punto d.3.2.
e.1.2 Plan de Gestión del Contrato
Descrito en el punto d.3.3.
e.1.3 Vendedores Seleccionados
Descrito en el punto d.3.1.
e.1.4 Informes de Rendimiento
Según la Guía PMBOK (PMI, 2005), la documentación relacionada con el
rendimiento del vendedor incluye:
• Documentación técnica desarrollada por el vendedor y otra información
sobre los productos entregables suministrada en virtud de los términos del
contrato
• Informes de rendimiento del vendedor (…) .
e.1.5 Solicitudes de Cambio Aprobadas
Las solicitudes de cambio aprobadas pueden incluir modificaciones en los
términos y condiciones del contrato, incluidos el enunciado del trabajo del contrato,
los precios, y la descripción de los productos, servicios o resultados que se
suministrarán. Todos los cambios se documentan formalmente por escrito y se
aprueban antes de ser implementados. Todo cambio discutido oralmente, pero no
documentado, no necesita ser procesado o implementado. (PMI, 2004)

116. 88
e.1.6 Información sobre el Rendimiento del Trabajo.
La información sobre el rendimiento del trabajo (…), incluido la medida en que se
está cumpliendo con los estándares de calidad, los costes incurridos o
comprometidos, las facturas del vendedor, etc., se recoge como parte de la
ejecución del proyecto. Los informes de rendimiento del vendedor indican qué
productos entregables se han completado y cuáles no. El vendedor también debe
presentar facturas (a veces denominadas cuentas o solicitudes de pago) de forma
oportuna para solicitar el pago por el trabajo realizado. Los requisitos de
facturación, incluida la documentación de respaldo necesaria, están definidos en el
contrato. (PMI, 2004)

117. 89
e.2 Herramientas y Técnicas del Proceso: Administración del Contrato.
e.2.1 Sistema de Control de Cambios del Contrato.
Un sistema de control de cambios del contrato define el proceso por el cual el
contrato puede ser modificado. Incluye los formularios, sistemas de seguimiento,
procedimientos de resolución de conflictos y niveles de aprobación necesarios
para autorizar los cambios. El sistema de control de cambios del contrato está
integrado con el sistema de control integrado de cambios. (PMI, 2004)
e.2.2 Revisión del Rendimiento realizada por el Comprador.
Una revisión del rendimiento de las adquisiciones es una revisión estructurada del
progreso realizado por el vendedor para cumplir con el alcance y la calidad del
proyecto, dentro del coste y del cronograma, tomando el contrato como referencia.
Puede incluir una revisión de la documentación preparada por el vendedor y las
inspecciones del comprador, así como también auditorías de calidad realizadas
durante la ejecución del trabajo del vendedor. El objetivo de una revisión del
rendimiento es identificar los éxitos o fracasos en el rendimiento, el avance con
respecto al enunciado del trabajo del contrato, y el incumplimiento del contrato, lo
cual le permite al comprador cuantificar la capacidad o incapacidad demostrada
por el vendedor para realizar el trabajo. (PMI, 2004)
e.2.3 Inspecciones y Auditorías.
Las inspecciones y auditorías (…), solicitadas por el comprador y respaldadas por
el vendedor según lo establecido en la documentación del contrato, pueden
realizarse durante la ejecución del proyecto para identificar las debilidades en los
procesos de trabajo o en los productos entregables del vendedor. Si el contrato lo
autoriza, algunos equipos de inspección y auditoría podrán incluir al personal de
adquisición del comprador. (PMI, 2004)

118. 90
e.2.4 Informar el Rendimiento.
El proceso de informar el rendimiento proporciona información a la dirección sobre
la efectividad del vendedor para alcanzar los objetivos contractuales. El proceso
de informar el rendimiento del contrato está integrado en el proceso de informar el
rendimiento (…). (PMI, 2004)
e.2.5 Sistema de Pago.
Los pagos al vendedor son normalmente manejados por el sistema de cuentas a
pagar del comprador. En proyectos más grandes con muchos o complejos
requisitos de adquisición, el proyecto puede desarrollar su propio sistema de pago.
En cualquiera de los dos casos, el sistema de pago incluye las revisiones y
aprobaciones correspondientes por parte del equipo de dirección del proyecto, y
los pagos se realizan de acuerdo con los términos del contrato (…). (PMI, 2004)
e.2.6 Administración de Reclamaciones.
Los cambios impugnados y los cambios constructivos son aquellos cambios
solicitados (…) respecto de los cuales el comprador y el vendedor no pueden
ponerse de acuerdo sobre la compensación correspondiente o incluso sobre si un
cambio ha tenido lugar. Estos cambios impugnados se denominan reclamaciones,
conflictos o apelaciones. Las reclamaciones se documentan, procesan, supervisan
y gestionan a lo largo del ciclo de vida del contrato, en general de acuerdo con los
términos del contrato. Si las partes no resuelven una reclamación por sí solas, es
posible que tenga que ser gestionada conforme a los procedimientos de resolución
de conflictos establecidos en el contrato. Estas cláusulas del contrato pueden
disponer que las reclamaciones sean sometidas a arbitraje o litigio, y pueden ser
invocadas antes o después del cierre del contrato. (PMI, 2004)

119. 91
e.2.7 Sistema de Gestión de Registros.
Un sistema de gestión de registros es un conjunto específico de procesos,
funciones de control relacionadas y herramientas de automatización que se
consolidan y combinan en un todo, como parte del sistema de información de la
gestión de proyectos (…). El director del proyecto usa un sistema de gestión de
registros para gestionar la documentación y los registros de un contrato. El
sistema se usa para llevar un índice de los documentos y de la correspondencia
del contrato, y para ayudar a recuperar y archivar esa documentación. (PMI, 2004)
e.2.8 Tecnología de la Información.
El uso de las tecnologías de la información y de la comunicación puede mejorar la
eficiencia y la efectividad de la administración del contrato, automatizando partes
del sistema de gestión de registros, del sistema de pago, de la administración de
reclamaciones o del proceso de informar el rendimiento, y proporcionando un
intercambio de información electrónica entre el comprador y el vendedor. (PMI,
2004)

120. 92
e.3 Salidas del Proceso: Administración del Contrato.
e.3.1 Documentación del Contrato
La documentación del contrato incluye, entre otros, el contrato (…), junto con
todos los cronogramas de respaldo, los cambios del contrato solicitados no
aprobados y las solicitudes de cambio aprobadas. La documentación del contrato
también incluye toda la documentación técnica desarrollada por el vendedor y otra
información sobre el rendimiento del trabajo, tal como productos entregables,
informes de rendimiento del vendedor, garantías, documentos financieros,
incluidas las facturas y los registros de pago, y los resultados de las inspecciones
relacionadas con el contrato. (PMI, 2004)
e.3.2 Cambios Solicitados.
El proceso Administración del Contrato puede generar cambios solicitados en el
plan de gestión del proyecto y sus planes subsidiarios y otros componentes, como
por ejemplo, el cronograma del proyecto (…) y el plan de gestión de las
adquisiciones (...). Los cambios solicitados se procesan para su revisión y
aprobación a través del proceso Control Integrado de Cambios (…).
Los cambios solicitados pueden incluir instrucciones suministradas por el
comprador, o acciones llevadas a cabo por el vendedor, que la otra parte
considere un cambio constructivo en el contrato. Dado que estos cambios
constructivos pueden ser objetados por una de las partes y pueden llevar a una
reclamación contra la otra parte, cada uno de estos cambios se identifica y
documenta de forma exclusiva por medio de la correspondencia del proyecto.
(PMI, 2004)

121. 93
e.3.3 Acciones Correctivas Recomendadas.
Una acción correctiva recomendada es cualquier cosa que deba realizarse para
hacer que el vendedor cumpla con los términos del contrato. (PMI, 2004)
e.3.4 Activos de los Procesos de la Organización (Actualizaciones).
• Correspondencia. Los términos y condiciones del contrato a menudo
requieren documentación escrita de ciertos aspectos de las comunicaciones
entre comprador y vendedor, tales como avisos de rendimiento no
satisfactorio, y solicitudes de cambios o aclaraciones del contrato. Esto
puede incluir los resultados informados de las auditorías e inspecciones
realizadas por el comprador que indican las debilidades que el vendedor
debe corregir. Además de los requisitos específicos del contrato en cuanto
a la documentación, ambas partes deben llevar un registro por escrito
completo y exacto de todas las comunicaciones escritas y orales del
contrato, así como de las acciones llevadas a cabo y las decisiones
tomadas. (PMI, 2004)
• Cronogramas y solicitudes de pago. Esto supone que el proyecto usa un
sistema de pago externo. Si el proyecto tiene su propio sistema de pago
interno, la salida aquí sería simplemente “pagos”. (PMI, 2004)
• Documentación de evaluación del rendimiento del vendedor. El comprador
prepara la documentación de evaluación del rendimiento del vendedor.
Dichas evaluaciones del rendimiento documentan la capacidad del
vendedor para seguir realizando el trabajo del contrato actual, indican si se
le permitirá al vendedor realizar trabajos en proyectos futuros, o califican el
rendimiento del vendedor en el trabajo del proyecto. Estos documentos
pueden constituir la base para la finalización anticipada del contrato del
vendedor o para determinar cómo se administran las sanciones, honorarios
o incentivos del contrato. Los resultados de estas evaluaciones del

122. 94
rendimiento también pueden incluirse en las listas de vendedores
calificados apropiadas (…). (PMI, 2004)
e.3.5 Plan de Gestión del Proyecto (Actualizaciones).
• Plan de gestión de las adquisiciones. El plan de gestión de las
adquisiciones (…) se actualiza para reflejar las solicitudes de cambio
aprobadas que afectan a la gestión de las adquisiciones. (PMI, 2004)
• Plan de gestión del contrato. Cada plan de gestión del contrato (Sección
12.4.3.3) se actualiza para reflejar las solicitudes de cambio aprobadas que
afectan a la administración del contrato. (PMI, 2004)

123. 95
f. Cierre del Contrato.
El proceso Cierre del Contrato respalda al proceso Cerrar Proyecto (…), ya que
incluye la verificación de que todo el trabajo y todos los productos entregables han
sido aceptables. El proceso Cierre del Contrato también incluye actividades
administrativas, como por ejemplo, actualización de registros para reflejar los
resultados finales y archivo de dicha información para su uso en el futuro. El cierre
del contrato aborda cada contrato aplicable al proyecto o a una fase del proyecto.
En proyectos de múltiples fases, el plazo de un contrato puede ser aplicable sólo a
una fase determinada del proyecto. En estos casos, el proceso Cierre del Contrato
cierra los contratos aplicables a esa fase del proyecto. Las reclamaciones sin
resolver pueden quedar sujetas a litigio después del cierre del contrato. Los
términos y condiciones del contrato pueden prescribir procedimientos específicos
para el cierre del contrato.

124. 96
La finalización anticipada de un contrato es un caso especial de cierre del
contrato, y puede resultar de un acuerdo mutuo entre las partes o del
incumplimiento de una de las partes. Los derechos y responsabilidades de las
partes en caso de finalización anticipada están incluidos en una cláusula de
finalización del contrato. Basándose en esos términos y condiciones del contrato,
el comprador puede tener derecho a dar por finalizada la totalidad del contrato o
una parte del proyecto, por justa causa o conveniencia, en cualquier momento. Sin
embargo, de acuerdo con dichos términos y condiciones del contrato, es posible
que el comprador tenga que compensar al vendedor por los preparativos de este
último, y por todo trabajo completado y aceptado relacionado con la parte del
contrato que se da por finalizada. (PMI, 2004)
Cuadro 7: Entradas, Técnicas y Herramientas, y Salidas del Proceso: Cierre del Contrato
(PMI, 2004)
Entradas Herramientas y Técnicas Salidas
1.Plan de gestión de las
adquisiciones.
2.Plan de gestión del contrato.
3.Documentación del contrato.
4.Procedimiento de cierre del
contrato.
1. Auditorias de adquisiciones.
2. Sistema de gestión de registros.
1.Contratos completados.
2.Activos de los procesos de la
organización (actualizaciones).

125. 97
f.1 Entradas del Proceso: Cierre del Contrato.
f.1.1 Plan de Gestión de las Adquisiciones.
Descrito en el punto a.3.1.
f.1.2 Plan de Gestión del Contrato.
Descrito en el punto d.3.3.
f.1.3 Documentación del Contrato.
Descrita en el punto e.3.1.
f.1.4 Procedimiento de Cierre del Contrato.
Este procedimiento se desarrolla para proporcionar una metodología paso a paso
que aborde los términos y condiciones de los contratos y todos los criterios de
conclusión o salida requeridos para el cierre del contrato. Comprende todas las
actividades y responsabilidades relacionadas de los miembros del equipo del
proyecto, de los clientes y de los demás interesados involucrados en el proceso de
cierre del contrato. Las acciones realizadas cierran formalmente todos los
contactos relacionados con el proyecto completado. (PMI,2004).

126. 98
f.2 Herramientas y Técnicas del Proceso Cierre del Contrato:
f.2.1 Auditorias de Adquisición.
Una auditoria de adquisición es una revisión estructurada del proceso de
adquisición, desde el proceso Planificar las Compras y Adquisiciones (…) hasta la
Administración del Contrato (…). El objetivo de una auditoria de adquisición es
identificar los éxitos y fracasos que merecen ser reconocidos en la preparación o
administración de otros contratos de adquisición en el proyecto, o en otros
proyectos dentro de la organización ejecutante. (PMI, 2004)
f.2.2 Sistema de Gestión de Registros.
Descrito en el punto e.3.7

127. 99
f.3 Salidas del Proceso: Cierre del Contrato.
f.3.1 Contratos Cerrados.
El comprador, generalmente a través del administrador autorizado del contrato, le
entrega al vendedor una notificación formal por escrito informándole que el
contrato ha sido completado. Habitualmente, los requisitos para el cierre formal del
contrato se definen en los términos del contrato, y si se hubiera preparado un plan
de gestión del contrato, se incluirían en él. (PMI, 2004)
f.3.2 Activos de los Procesos de la Organización (Actualizaciones).
• Archivo del contrato. Se prepara un juego completo indexado con la
documentación del contrato, incluso el contrato cerrado, para su
incorporación en los archivos finales del proyecto (…).
• Aceptación del producto entregable. El comprador, generalmente a través
del administrador autorizado del contrato, le entrega al vendedor una
notificación formal por escrito informándole que los productos entregables
han sido aceptados o rechazados. En general, los requisitos para la
aceptación formal de los productos entregables, y cómo tratar los productos
entregables que no cumplen con los requisitos, se definen en el contrato.
• Documentación sobre lecciones aprendidas. El análisis de las lecciones
aprendidas y las recomendaciones para la mejora del proceso se
desarrollan para la planificación e implementación de compras y
adquisiciones en el futuro. (PMI, 2004)

128. 100

129. 101
2.3 Teoría de la Cadena de Abastecimiento
Es usual asociar la Cadena de Abastecimiento con un proceso de compra de
bienes o servicios, sin embargo la Cadena de Abastecimiento va más allá, al
enmarcar todo un proceso productivo.
Monterroso (2002) afirma que todo Sistema Productivo, para asegurarse su
funcionamiento, necesita obtener del exterior una serie de insumos y materiales a
partir de los cuales se realizarán los procesos de transformación.
El Pan es un claro ejemplo, donde la unión de insumos y materiales a través de un
Sistema Productivo, logra convertirse en un producto terminado.
Sin caer en una estricta regla taxonomática, consideremos que la fabricación del
pan comenzó con alguien que primeramente sembró y cosechó el trigo, y luego
fue vendido a la molienda para fabricar la harina. Por último la harina fue vendida
a una panadería, la cual junto con otros insumos se fabricó el Pan. Evidentemente
el Proceso Productivo para la fabricación del Pan, está enmarcado dentro de una
Cadena de Abastecimiento, donde cada proceso (Cosechar Trigo, Fabricar Harina,
Producir Pan), abastece de insumos a procesos posteriores.
La función de abastecimiento es fundamental en el desempeño de no sólo la
organización, sino del Proceso Productivo, de forma que condiciona los costos
productivos y la capacidad de respuesta al consumidor. (Monterroso; 2002). Esto
convierte a la Administración de la Cadena de Abastecimiento en un arma
competitiva, la cual muchas organizaciones no le prestan su debida atención.

130. 102
2.3.1 Estrategias para el desarrollo de la Estructura de la Cadena de
Abastecimiento
Según Monterroso (2002), los costos, la calidad y la velocidad de respuesta al
cliente quedan fuertemente condicionados por los costos, calidad y tiempos de
entrega de los bienes adquiridos, por lo que se ha convertido la Cadena de
Abastecimiento en un arma competitiva clave para las empresas. Aún hoy la
Gestión de Adquisiciones es un área muy poco atendida en muchas
organizaciones, por lo cual representa un gran potencial de mejora. Por tanto se
debe establecer estrategias para realizar el abastecimiento de forma eficaz.
Antes es necesario identificar que bienes serán adquiridos externamente y cuales
serán provistos internamente (Monterroso; 2002). Este paso es también
mencionado en el proceso Planificar las Compras y Adquisiciones de la Gestión de
las Adquisiciones del Proyecto, de la Guía PMBOK (PMI, 2004).
Existen dos tipos de estrategias para el Gestión del Abastecimiento y el desarrollo
de la Estructura de la Cadena de Abastecimiento: La Internalización y la
Externalización.
a. Internalización
Según Sapag (2003), la Internalización corresponde a la ejecución de tareas
internas o procesos que hasta ahora se contrataban externamente. Se
fundamenta en la conveniencia de aumentar la productividad mediante el
desarrollo de más actividades con los mismos recursos. También es conocido

131. 103
como Integración Vertical. De acuerdo con Monterroso (2002), esta estrategia se
relaciona con la propiedad y el control de los procesos productivos hacia atrás o
hacia adelante en la Cadena de Abastecimiento.
La Integración Vertical hacia Atrás (hacia las fuentes de aprovisionamiento o
aguas arriba en la Cadena de Abastecimiento), se refiere a la habilidad de una
empresa de producir internamente, las materias primas, materiales e insumos que
podría adquirir de terceros (Monterroso, 2002). Siguiendo el ejemplo de la
fabricación del pan, podríamos suponer que la panadería ante un crecimiento en la
demanda de sus productos, determina que adquirir una empresa de molienda del
trigo o adquirir maquinaria para fabricar trigo, aumentará la productividad y
rentabilidad de la elaboración de sus productos de pan.
La Integración Vertical hacia Adelante (hacia el mercado), se refiere a la
adquisición de procesos aguas abajo en la Cadena de Abastecimiento
(Monterroso, 2002). Continuando con el caso ilustrativo, la panadería extiende sus
actividades más allá de la fabricación de sus productos de pan, incluyendo un
nuevo el proceso de distribución de sus productos a supermercados, hoteles y
restaurantes.
b. Externalización
También es conocida como Adquisición a Proveedores, y es opuesta a la
Internalización. Se fundamenta que es más fácil comprar en forma inteligente que
producir en forma económica (Monterroso, 2002). Según Sapag (2003), consiste
en reducir recursos, manteniendo las mismas actividades. En este caso la
panadería pudo haber decidido especializarse en la producción de pan para
diversificar sus productos y presentaciones, contratando a otros la fabricación de

132. 104
sus materias primas, como también su distribución. Según Monterroso (2002), la
mayoría de las empresas tienden a concentrarse en aquello que mejor saben
hacer, especializándose solamente en la sección de la cadena productiva y
adquiriendo los insumos necesarios en forma externa.
Además es importante mencionar, tal como lo señala Moterroso (2002), la
adquisición a terceros no sólo involucra la Gestión de Abastecimiento de materias
primas para el proceso de transformación: los proveedores pueden proporcionar
una variedad de servicios tales como estudios de mercado, diseño de productos,
publicidad y promociones, contratación de personal, liquidación de haberes,
servicios de consultoría, asesoramiento legal, gestión contable, servicios de
comercio exterior, servicios informáticos, mantenimiento, limpieza, disposición de
residuos, seguridad, almacenamiento y distribución de los productos, entre otros.
Hay varios tipos de alternativas de abastecimiento relacionadas con la estrategia
de Adquisiciones a Proveedores:
b.1 Compras tradicionales: se refiere a las adquisiciones basadas en múltiples
proveedores, y la relación entre el proveedor y el cliente es exclusivamente
transaccional, buscando beneficios propios a corto plazo. (Monterroso; 2002).
b.2 Outsourcing (tercerización, subcontratación): es un término genérico, aplicado
a la adquisición externa de bienes o servicios con una reducción en el número de
proveedores y una mayor interacción proveedor-cliente (Monterroso; 2002).
Opuesto a la Integración Vertical, se desarrolla como respuesta a los altos costos
que supone mantener una infraestructura material y humana que, por no estar
directamente relacionada con las actividades distintivas de la empresa, resulta
innecesaria. (Schneider; 2004).

133. 105
b.3 Partnership: se refiere a una relación proactiva de integración entre proveedor
y cliente, donde la empresa proveedora se convierte en un socio exclusivo del
cliente (Monterroso; 2002).
b.4 Alianza estratégicas: Similar a la alternativa de Partnership, sin embargo
puede abarcar además la generación de negocios conjuntos basados en la
especialización. En este caso la empresa proveedora no sólo puede transformarse
en el único proveedor de otra sino, además desarrollar en forma conjunta
mercados (Monterroso; 2002).
b.5 Redes Keiretsu: corresponde a un punto de equilibrio entre la estrategia de
Integración Vertical y Adquisición a Proveedores. Fue concebida por los
japoneses, donde los proveedores forman parte de una asociación de empresa,
garantizado a largo plazo. Por ejemplo un fabricante podría asistir de forma
financiera a sus proveedores.
La escogencia de la estrategia de Gestión de Abastecimiento (Internalización o
Externalización), obedece al posicionamiento de la empresa frente al mercado y
sus competidores. Según Monterroso (2002), la estructura de una Cadena de
Abastecimiento no es estable, es un fenómeno dinámico visualizado como una
doble hélice, donde el patrón de la estructura de la Cadena de Abastecimiento,
oscila entre una forma integral/vertical y una modular/horizontal.

134. 106
Producto
integral
Industria
Vertical
Producto
modular
Industria
horizontal
Presiones
para la
integración
Avances
tecnológicos
Poder de los
proveedores
Rentabilidad
del sistema
de propiedad
para la
desintegración
Presiones
Competidores
de nichos
Alta
complejidad
Rigidez
organizacional
Figura 15: Fenómeno dinámico de la Cadena de Abastecimiento (Monterroso, 2001).
Dependiendo de la estructura de la Cadena de Abastecimiento, y de las presiones
que obligan a esta a una integración o desintegración vertical, la Gestión de
Abastecimiento puede optar por una estrategia de Internalización o
Externalización.
Actividades o Procesos
del “Business Core”
Actividades o Procesos
de “Soporte”
Adquisición de
materiales, bienes y
servicios a Terceros
(Proveedores)
Actividades o Procesos
del “Business Core”
Adquisición de
materiales, bienes y
servicios a Terceros
(Proveedores)
Actividades o Procesos
de “Soporte”
Estructura “INTERNALIZADA” Estructura “EXTERNALIZADA”
Estrategia de
Externalización
Estrategia de
Internalización
Procesos o recursos “Internalizados”.
Procesos o recursos “Externalizados”.
Procesos o recursos “Internalizados”.
Procesos o recursos “Externalizados”.
Figura 16: Estrategias de la Estructura de la Cadena de Abastecimiento
Materiales, bienes y
servicios de Terceros
(Proveedores)
Materiales, bienes y
servicios de Terceros
(Proveedores)

135. 107
Según Monterroso (2001), una industria altamente integrada verticalmente puede
estar sujeta a distintas fuerzas que presionan hasta lograr su desintegración; como
la proliferación de competidores en determinados segmentos, nichos o etapas de
producción, que obligan a la empresa a abandonar su estructura vertical para
conformar una estructura modular – a través de la tercerización de la producción,
subcontratación. Sin embargo en una industria modular con el tiempo, aquellas
empresas que son más competitivas en costo, calidad, tecnología o servicio; van
ganando mayor participación en el mercado. Una vez que dicha empresa es
suficientemente grande y adquiere alta participación en el mercado, ve la
oportunidad de expandirse de forma vertical.
Las fuerzas que obligan a la Desintegración Vertical de la Cadena de
Abastecimiento, entre otras son: (Monterroso; 2001)
• Entrada de competidores que intentan capturar segmentos de la Cadena de
Abastecimiento.
• Rigidez burocrática y organizacional que aparece en las grandes
estructuras.
• Desafío de mantener a la competencia lejos de las etapas de producción.

136. 108
Por otro lado, las fuerzas que obligan a la Integración Vertical de la Cadena de
Abastecimiento, entre otras son: (Monterroso; 2001)
• Los Avances Tecnológicos en una de las etapas de la Cadena de
Abastecimiento, donde modifica la cuota de poder, entre las empresas
participantes y la empresa más innovadora.
• El Poder de los Proveedores, donde algunos de ellos modifican la
estructura de la Cadena de Abastecimiento, por medio de la fusión,
adquisición, joint venture con otras empresas que pertenecen a la Cadena
de Abastecimiento.
• Rentabilidad del Sistema de Propiedad, donde varios subsistemas de la
Cadena de Abastecimiento se integran para desarrollar soluciones
integrales, obteniendo ventajas diferenciales derivadas de su propiedad.

137. 109
2.3.2 El Ciclo de Abastecimiento
Se pueden nombrar la siguientes actividades vinculantes con la adquisición de
bienes y servicios necesarios para el Proceso Productivo: (Monterroso, 2002)
• Compras
• Recepción
• Almacenamiento
• Gestión de Inventarios
Estas actividades interactúan dinámicamente entre si, dando origen al Ciclo de
Abastecimiento. El ciclo comienza con la recepción de necesidades de
requerimientos de bienes y/o servicios.
Figura 17: El Ciclo de Abastecimiento (Monterroso, 2002)

138. 110
2.3.3 Compras
La función de compra se ocupa del proceso de abastecimiento de bienes y
servicios necesarios para el Proceso Productivo. Dada la variedad y
características específicas de los bienes y servicios que se consumen, el área de
compras debe realizar diferentes gestiones ante múltiples proveedores bajo
distintas modalidades (Monterroso, 2002).
Por eso es necesario establecer claras políticas de compra que den respuesta a
las siguientes preguntas:
• ¿Qué comprar?
• ¿Cuánto comprar?
• ¿Cuándo comprar?
• ¿Cómo comprar?
• ¿Dónde comprar?
a. Actividades típicas del Área de Compras
El rol del Área de Compras no solo se limita a ejecución de las compras, sino
además una serie de tareas que contribuyen al mejoramiento en la administración
de recursos los recursos de la organización (Moterroso, 2002). Estos son según
Monterroso (2002):

139. 111
• Investigar los mercados: condiciones de los mismos, número, tamaño y
localización de proveedores, su confiabilidad de los mismos, fuentes
alternativas de suministros, sustitutos de materias primas, materiales e
insumos, clases y costos de transportes factibles de utilizar.
• Asesorar a los clientes internos acerca de nuevos productos, nuevos
materiales, precios y calidades alternativos.
• Asesorar en cuanto a la conveniencia de hacer o comprar.
• Confeccionar y actualizar un registro de proveedores.
• Seleccionar proveedores.
• Negociar precios, calidad, fechas y modalidades de entrega, servicios pos-
venta, fechas y formas de pago.
• Pedir cotizaciones de un modo tal que permita su posterior comparación
• Efectuar un análisis de valor de las diferentes propuestas.
• Armar pliegos de licitación cuando correspondiere, publicar los anuncios
correspondientes, abrir las ofertas y proceder a su estudio.
• Confeccionar contratos ú órdenes de compra.
• Registrar los pedidos, agruparlos por ítems y elaborar cronogramas de
entregas.
• Realizar seguimiento de los pedidos, activar las compras.
• Efectuar el control de cantidades recibidas, realizar o colaborar en el control
de calidad de las mercaderías enviadas por los proveedores, rechazar o
aceptar las entregas.
• Vigilar e informar del éxito o fracaso de pruebas realizadas con nuevos
materiales o productos.
• Administrar la devolución de productos fallados, entregas de diferente
calidad a la solicitada y/ o cantidades equivocadas.

140. 112
• Evaluar a los proveedores (cumplimiento de fechas de entrega, de calidad,
de cantidades entregadas, de devoluciones, de servicios posventa
realizados efectivamente, de tiempo de respuesta, entre otros parámetros).
• Analizar, junto con el proveedor, el mal desempeño de los artículos
comprados o de la gestión de provisión.
• Efectuar la recepción e ingreso de los pedidos a los almacenes o despachar
a los lugares de utilización.
• Intervenir en el control y venta de rezagos.
• Confeccionar y actualizar un archivo del estado de inventarios.
• Intervenir en las auditorías de los almacenes.
• Administrar las normas de embalaje.
• Administrar los transportes y los envíos a otras plantas, sucursales o
centros de distribución.
• Dirigir la contratación, la supervisión y la evaluación del personal del área.
• Formular y presentar estadísticas relacionadas con su función.
Monterroso (2002) considera que el encargado de las compras no solo debe
conocer si las características específicas son realmente esenciales o meramente
estéticas; también debe conocer qué materiales, productos, o servicios sustitutos
pueden ser igualmente funcionales, de manera que el encargado de compras esté
en mejores condiciones para la búsqueda, selección, negociación y asesoramiento
a las partes interesadas.
Dado que en ocasiones los solicitantes de las compras desconocen las
implicaciones de una pequeña diferencia del diseño, o calidad sobre los costos, es
recomendable mantener una fluida comunicación entre el área de compras y los
usuarios finales. Lo ideal es que el encargado de la compra posea también
experiencia técnica de los bienes o servicios por adquirir.

141. 113
b. Tipos de Compras
Dada la diversidad de recursos que requiere un Proceso Productivo, no existe un
procedimiento universal o modalidad de compra que cubra la adquisición de la
totalidad de los recursos. Se puede hablar de formas o tipos de compras basados
en algunas consideraciones.
b.1 Según la concentración de la función.
b.1.1 Compras centralizadas: Las adquisiciones son realizadas desde un solo
departamento central para todas las demás áreas funcionales y/o sucursales de la
empresa. Según Monterroso (2002), una modalidad creciente que responde al tipo
de compras centralizadas es el denominado pool de compras, en donde varios
solicitantes con idénticas necesidades conforman un solo pedido único, con la
intención de obtener importantes descuentos por volumen.
b.1.2 Compras descentralizadas: las solicitudes son efectuados desde distintos
centros productivos o comerciales.
b.2 De acuerdo a la Filosofía de gestión.
b.2.1 Compras tradicionales: caracterizado por la existencia de múltiple
proveedores para un mismo tipo de bien o servicio, relaciones a corto plazo entre
el comprador y el proveedor, un ambiente de desconfianza y basado en la
conveniencia individual de cada uno de los participantes. (Monterroso, 2002)

142. 114
b.2.2 Compras Justo a Tiempo: caracterizado por la existencia de fuentes únicas
de abastecimiento y las relaciones de asociación a largo plazo con proveedores.
(Monterroso, 2002)
b.3 Según el tipo de bien que se adquiere
La compra se clasifica en dos tipos, compras de bienes físicos y compras de
servicios. Particularmente la compra de servicios presenta mayores dificultades en
el aprovisionamiento, ya que no es posible una evaluación previa a su prestación.
b.4 Según los mercados implicados
Se clasifican en Compras Locales o Compras Internacionales. Las compras
locales se refieren a las contrataciones de servicios nacionales o nacionalizados y
a las adquisiciones de materias primas, materiales o insumos que se fabrican en el
mismo país en donde opera la firma compradora, independientemente que las
firmas proveedoras sean de origen nacional o extranjero.
En las Compras Internacionales, estas se realizan en mercados del mundo a
trasvés de proveedores con oficinas comerciales en el mismo país que la firma
compradora o a través de diferentes agentes de comercio internacional
(corredores, representantes, distribuidores, u otros intermediarios). (Monterroso,
2002).

143. 115
b.5 Según la naturaleza de las compras
b.5.1 Compras de economato: corresponde a compras de pequeña importancia
económica, y usualmente no se justifica la emisión de órdenes de compra para
este tipo de adquisiciones. (Monterroso, 2002).
b.5.2 Compras de mediana magnitud: se refiere básicamente a compras que
involucra mayores montos de dinero. (Monterroso, 2002).
b.5.3 Compras de elementos críticos: son aquellos esenciales para garantizar la
continuidad de la producción, debido por su escacez, sus características, su costo
o fragilidad. (Monterroso, 2002).
b.5.4 Licitaciones: corresponde a un proceso por medio del cual se efectúa un
pedido de presentación de ofertas de bienes o servicios a proveedores, se evalúan
las ofertas y se escoge la mejor de acuerdo a las condiciones requeridas.
(Monterroso, 2002).
b.6 Según a la frecuencia de adquisiciones
Se puede clasificar en dos tipos, compras recurrentes donde se realizan en forma
constante y relativamente uniforme y compras spot, donde se efectúa la compra
por única vez. (Monterroso, 2002).

144. 116

145. 117
2.4 Teoría de la Contratación Administrativa
2.4.1 Principios Generales de la Contratación Administrativa
Según Bellanger (2006), el concepto de Contratación Administrativa, que abarca
todos los procesos de selección, contratación y ejecución en el desarrollo de
proyectos de orden público, conlleva para las instituciones una importante
responsabilidad comunitaria, ya que dichas instituciones y los mismos funcionarios
que administran tales procesos, tienen que rendir cuentas tanto desde el punto de
vista técnico como económico, a los habitantes y autoridades de un determinado
sector o región, del funcionamiento y costo de los proyectos a su cargo, así como
de los procedimientos empleados para contratar y ejecutar tales proyectos.
La Contratación Administrativa está basada en Principios, los cuales son el
espíritu que inspira al legislador al momento de dictar las normas. Son el
fundamento de todo Ordenamiento Jurídico. Los Principios vienen a restringir y
limitar las Potestades de Imperio que posee el Estado frente al Administrado, de
manera que el Estado al desplegar su poder, no se convierta arbitrario ni violatorio
contra los derechos a quienes gobierna.
En un Estado de Derecho como el nuestro, la Administración se encuentra
sometida necesariamente a cumplir con los preceptos de ley, con el fin de limitar
las Potestades de Imperio del Estado y resguardar igualmente los derechos y
garantías de los ciudadanos.

146. 118
Es así como la Administración debe actuar apegado al fundamento previo y
necesario de su actividad. Esto implica que en todo momento requiere de
habilitación normativa que previamente justifique y autorice la conducta
desplegada por el Estado para que esta pueda considerase lícita, y más que lícita
prohibida. La Constitución Política resguarda este principio en el artículo 11, y es
ratificado en el artículo 11 de la Ley General de la Administración Pública (Ley
6227).
El Banco Centroamericano de Integración Económica (1999), señala principios
básicos de excelencia y equidad que deben de estar presentes en todo proceso de
licitación pública local o internacional, los cuales cumplen con los parámetros
normales de calidad y competitividad reconocidos internacionalmente. Estos
principios básicos son:
Cuadro 8: Principios Básicos de la Licitación Pública (BCIE, 1999).
Principio Descripción
1. Competencia
Persigue asegurar la participación en los procesos de
adquisición o licitación, del mayor número posible de
oferentes calificados, para que exista una verdadera y
efectiva competencia en el negocio, que asegure que los
participantes en dichos procesos, realizarán sus mayores
esfuerzos para ofrecer las mejores condiciones de
contratación para el propietario.
2. Debido Proceso
Se refiere a que los procedimientos que se apliquen en todos
los procesos de adquisición deben ser correctos y estar de
conformidad con la correspondiente legislación y normativas
aplicables, y que además los participantes puedan con toda
facilidad, hacer sus consultas e impugnaciones, o defenderse
si fuese el caso.
3. Igualdad
Requiere que los contratistas participantes en la licitación,
sean tratados y considerados bajo las mismas condiciones
técnicas, administrativas, o de cualquier otra índole, sin
preferencia o discriminación de ningún tipo.

147. 119
4. Publicidad
Requiere que la información relativa a una adquisición o
licitación, debe ser debidamente divulgada, para que todo
interesado pueda enterarse con facilidad de las
oportunidades existentes y pueda participar en el proceso
que se abra.
5. Transparencia
Se refiere a que toda la información relativa al proceso de
licitación debe estar disponible y accesible para todos los
contratistas que existen en el medio, así como para el público
en general que pueda estar interesado en dicho proceso.
El jurista costarricense Jorge Enrique Romero Pérez, en su libro “Contratación
Pública” (Romero, 2003), señala en Costa Rica los principios constitucionales en
los que se basa la Contratación Administrativa, los cuales serán aplicables en la
medida que resulten razonables y proporcionados a los fines que se persiguen.
Estos principios constitucionales son los siguientes:
Cuadro 9: Principios Constitucionales aplicables a la Contratación Administrativa (Romero,
2003)
Principio Descripción
1. Buena Fe
Convencimiento de que el negocio que se realiza es lícito,
verdadero y justo. En el campo de los negocios, la buena fe
es esencial.
2.
Competencia o Libre
Concurrencia.
A las contrataciones del Estado, deben tener acceso todas
las personas naturales o jurídicas que cumplan con el
ordenamiento jurídico establecido.

148. 120
3.
Control de los
Procedimientos.
Los procedimientos operativos bajo los cuales debe ser
ejercido un control eficiente son: a.- Contables. Formulación,
examen y manejo de cuentas, técnicamente adecuado de los
recursos públicos. b.- Financieros. Administración financiera
correcta de los recursos e ingresos y verificación de la
legalidad del acto público.
c.- Económicos o de Resultados. Eficiencia y eficacia de la
gestión financiera. Cumplimiento de metas y óptimo
aprovechamiento de los recursos.
d.- Apego a Disponibilidad Presupuestaria. El Estado debe
contar con la disponibilidad presupuestaria necesaria y
suficiente antes de iniciar un proceso de licitación.
4. Eficiencia.
Administración eficiente de las ofertas recibidas, conforme el
interés público perseguido.
5. Eficacia.
La actuación administrativa, debe ser encaminada al
cumplimiento del fin público asignado al Estado.
6.
Equilibrio de
Intereses.
Debe existir siempre un equilibrio entre los deberes y
derechos de las partes contratantes.
7.
Formalismo de los
procedimientos
licitatorios.
Cumplimiento de los requisitos formales de la contratación
administrativa, como recurso de fiscalización del buen uso de
los recursos públicos.
8. Igualdad.
Tratamiento igualitario para los interesados en la
participación, proceso y oportunidades, en los negocios con
el Estado.
9.
Intangibilidad
Patrimonial.
El Estado está obligado a mantener la equivalencia de la
negociación, en protección al interés público.
10. Interés Público.
La actuación del Estado debe estar encaminada hacia el
logro del bien común, bien público o interés público.
11.
Legalidad o
Transparencia de los
procedimientos.
Los procedimientos de selección de contratistas a aplicarse,
deben ser definidos a priori, en forma precisa, cierta y
concreta.
12. Licitación Pública.
La Licitación Pública es definida como el medio idóneo para
realizar la contratación administrativa, en la selección de los
contratistas para ejecutar labores públicas.
13. Lesividad.
La Contratación Administrativa, solo puede ser declarada
nula, si se comprueba que es lesiva a los intereses del
Estado.

149. 121
14.
Mutabilidad del
Contrato.
El Contrato debe ser susceptible a sufrir variaciones de
acuerdo al fin público de la negociación.
15. Publicidad.
Los negocios públicos deben ser debidamente publicitados,
para difundir las oportunidades y controlar el empleo de los
recursos de la comunidad.
16. Razonabilidad.
El Estado debe restringir o limitar, el ejercicio abusivo del
derecho, pero vigilando que la norma jurídica se adecue en
todos sus elementos.
17. Reajuste de Precios.
El ajuste de precios no es facultativo, sino que es una
obligación del Estado, formando parte integral del precio
pactado.
18. Seguridad Jurídica.
Las obligaciones contractuales deben estar bien definidas,
para que las partes sepan a que atenerse, garantizándose de
este modo la correcta aplicación del derecho.

150. 122
2.4.2 Clases de Procedimientos
Los procedimientos se pueden dividir en dos categorías generales: 1. Los
Procedimientos Ordinarios y 2. Los Procedimientos No Ordinarios.
La actividad ordinaria es aquella que está normada por la Ley de Contratación
Administrativa y su Reglamento.
Entre los procedimientos ordinarios se encuentra:
Cuadro 10: Procedimientos Ordinarios de la Contratación Administrativa
Procedimiento Descripción
a. Licitación Pública
Invitación abierta al público, aplicable en obras públicas,
suministro de bienes, contrato de servicios, enajenación de
bienes inmuebles, concesión instalaciones públicas, y gestión
de servicios públicos, arrendamiento de inmuebles y equipo.
Es el procedimiento de contratación obligatorio para los
supuestos previstos la LCA y su Reglamento, así como en
los procesos de concesión. La Ley establece la estructura
mínima que debe cumplir este procedimiento.
La Licitación Pública Internacional es una variante, cuya
aplicación se recomienda cuando convenga a los intereses
públicos o por haberlo acordado así con el ente público
internacional que financia la contratación.
b.
Licitación por
Registro
Se invitan a todos los proveedores calificados acreditados en
el Registro. Para este caso, la Ley establece la estructura
mínima que debe cumplir este procedimiento, así como las
disposiciones que correspondan de conformidad al número
de proveedores registrados
c.
Licitación
Restringida
Se realiza una invitación a un número limitado de
proveedores debidamente registrados, sin ser inferior a cinco,
salvo casos especiales.
e. Remate
Utilizado para vender o arrendar bienes muebles o
inmuebles, al mejor postor, de conformidad a un precio base
preestablecido. La ley detalla el correspondiente
procedimiento.

151. 123
A estos procedimientos ordinarios se puede aplicar las siguientes modalidades
complementarias:
Modalidad Descripción
a. Precalificación
Consiste en incorporar una etapa de precalificación, como
parte de la licitación pública o de la licitación por registro, a
fin de seleccionar previamente a los participantes, de
acuerdo con sus condiciones particulares.
b. Subasta a la Baja
Cuando se requiera adquirir productos genéricos, la
Administración podrá emplear la adjudicación por subasta a
la baja.
c.
Licitación con
financiamiento
Se utiliza la licitación con financiamiento cuando, dentro de
las condiciones generales del concurso, se requiera el
otorgamiento, por cuenta o gestión del contratista, de una
línea de crédito para respaldar los gastos derivados de la
contratación.

152. 124
2.4.3 Recursos
a. Recurso de Objeción al Cartel
Es el medio que tiene un oferente para lograr la modificación de especificaciones o
requisitos del pliego de condiciones, que de alguna manera le resultan limitantes
de sus posibilidades de participación en una licitación.
b. Recursos de Apelación
Corresponde a un Acto Administrativo mediante el cual la parte recurrente puede
apelar al acto de adjudicación. Se interpone ante la Contraloría General de la
República. Cuando el monto no proceda el Recurso de Apelación, podrá la parte
recurrente solicitar la Revocatoria del acto de adjudicación.
c. Recurso de Revocatoria
Corresponde al mismo fin anterior, solo que se interpone ante la Administración.

153. 125
2.5 Teoría de la Administración LEAN de Proyectos
2.5.1 Principios del LEAN Thinking
El Pensamiento Lean consiste en una serie de métodos y herramientas orientados
a:
• Eliminar las pérdidas por demoras e ineficiencias en los procesos internos.
• Prevenir y eliminar fallas de equipos, interrupciones y otras pérdidas de
producción.
• Buscar de manera continua la perfección y las mejoras de calidad.
Esta corriente de pensamiento tiene origen en 1995 y se basa en gran parte, en
algunas prácticas implementadas por TOYOTA en Japón. (Lledó, P.; Rivarola, G.;
Mercau, R.; Cucchi, D.H.; Esquembre J.F.; 2006)
De acuerdo con Lledó, Rivarola, Mercau, Cucchi y Esquembre (2006), el
Pensamiento Lean es una actitud frente a los proyectos. Esta actitud puede verse
desde el lado positivo como una búsqueda permanente de la perfección en los
proyectos. Por el lado negativo, como la sospecha permanente de la existencia de
desperdicios en los proyectos. Otra forma de verlo es como la actitud de tolerancia
cero con los desperdicios. Los desperdicios no agregan valor y disminuyen la
rentabilidad.

154. 126
Esta corriente postula cinco principios básicos:
• Definir el valor desde la perspectiva del cliente.
• Identificar el flujo de valor.
• Optimizar el flujo de valor, o permitir que fluya sin obstáculos.
• Permitir que el cliente extraiga el valor.
• Buscar permanentemente la perfección.
a. Definir el valor desde la perspectiva del cliente.
El primer principio consiste en ponerse del lado del cliente para evaluar si una
actividad crea valor. Esto es una prueba crítica para cualquier actividad, en vista
que el cliente paga por las cosas que cree que tiene valor. Se considera valor
cualquier cosa por la cual un cliente estará dispuesto a pagar. Cualquier otra
actividad que no incremente el precio que pagaría el cliente, solo agrega costos al
proyecto (Lledó, P.; Rivarola, G.; Mercau, R.; Cucchi, D.H.; Esquembre J.F.;
2006).
Sin embargo hay actividades que no queda más remedio que realizarlas, con el fin
de llevar adelante el proyecto. Estas actividades las clasifica el Pensamiento Lean
en dos tipos:
• Desperdicio tipo 1: Actividad parcialmente sin valor agregado, pero
necesaria para completar las tareas. Solo agrega costos al proyecto.
• Desperdicio tipo 2: Actividad que carece de valor agregado y podrían
eliminarse de la corriente del valor.

155. 127
b. Identificar el flujo de valor.
El segundo principio consiste en identificar el flujo de valor, el cual se compone de
todas las tareas necesarias que deben ser completadas para entregar el producto.
De esas tareas, muchas no agregan ningún valor adicional al cliente, por el que
estaría dispuesto a pagar. Para identificar el flujo de valor, se crea un mapa donde
se identifican las tareas que agregan valor de aquellas que no lo agregan.
Un aspecto importante a considerar durante la identificación del flujo de valor, es
que cada tarea debería orientarse hacia la creación de entregables. (Lledó, P.;
Rivarola, G.; Mercau, R.; Cucchi, D.H.; Esquembre J.F.; 2006).
c. Optimizar el flujo de valor.
El tercer principio considera que no basta con definir el valor del proyecto e
indetificar por donde fluye ese valor hacia el cliente. Requiere trabajar
intensamente en remover aquellos obstáculos que tradicionalmente distorsionan
este valor hasta que llega a su destinatario final (Lledó, P.; Rivarola, G.; Mercau,
R.; Cucchi, D.H.; Esquembre J.F.; 2006). Significa que se debe reducir los tiempos
de demora en el flujo de valor al quitar obstáculos innecesarios en el proceso.
Según Lledó, Rivarola, Mercau, Cucchi y Esquembre (2006), algunos obstáculos
típicos a remover del flujo de valor son:
• Rigidez de los departamentos funcionales.
• Ciclos de aprobación recurrentes
• Cambios constantes en los requerimientos del proyecto
• Interferencia innecesaria de la gerencia general.

156. 128
d. Permitir que el cliente extraiga el valor.
A parte de los anteriores principios, es necesario que el cliente pueda reconocer
este valor y hacerlo suyo. Una manera eficaz de lograrlo es a través de la
generación de entregables.
Para que estos entregables tengan verdaderamente el valor exacto que el cliente
reclama, los equipos de proyectos deberían permitir a sus consumidores que se
involucren en el proceso del proyecto a fin de poder extraer valor de ellos. El
involucrar temprano a los clientes en el proceso de diseño e implementación de un
proyecto permite no generar desperdicios (Lledó, P.; Rivarola, G.; Mercau, R.;
Cucchi, D.H.; Esquembre J.F.; 2006).
e. Buscar permanentemente la perfección
La base fundamental de este principio es que nunca hay que abandonar la
búsqueda de las fuentes de ineficiencias.

157. 129
2.5.2 Baches de Tiempo
Según Lledó, Rivarola, Mercau, Cucchi y Esquembre (2006), en la teoría y práctica
del Pensamiento Lean, los baches e tiempo se relacionan con los Desperdicios de
Tipo 2, y generalmente ocurren al interior de la organización.
Los baches están constituidos por el conjunto de procesos, procedimientos,
prácticas gerenciales, estilos de liderazgo, elementos organizacionales y culturales
que son un obstáculo para que el valor del proyecto fluya adecuadamente, los
cuales están muy arraigados en los usos y costumbres de la organización (Lledó,
P.; Rivarola, G.; Mercau, R.; Cucchi, D.H.; Esquembre J.F.; 2006).
Entre los baches de tiempo más comunes se encuentran:
• Parálisis en la toma de decisiones.
• Múltiples ciclos de aprobación.
• Procedimientos erróneos respecto a la remisión “formal” de documentos.
• Abundancia de reuniones regulares innecesarias.
• Colas de espera sin ninguna racionalidad o falta de priorización.
• Cultura inadecuada en cuanto al manejo de la información.

158. 130
a. Parálisis en la toma de decisiones.
Es la detención de cualquier actividad, funcionamiento o proceso. Según Lledó,
Rivarola, Mercau, Cucchi y Esquembre (2006), en la mayoría de los casos es peor
aún que la toma errada de decisiones, debido a que una decisión equivocada
puede corregirse, en cambio frente al parálisis en la toma de decisión, nada se
puede hacer, salvo esperar.
b. Múltiple ciclos de aprobación.
Se relacionan con los procedimientos repetitivos y ordenados que existen en las
organizaciones para la aceptación y validación de un documento, proyecto, etc.
Mientras más largos los recorridos, mayor es el tiempo consumido (Lledó, P.;
Rivarola, G.; Mercau, R.; Cucchi, D.H.; Esquembre J.F.; 2006).
c. Remisión Formal de Documentos
Corresponde a la mala interpretación o abuso de la remisión formal de
documentos, pues la remisión formal de documentos no debería ser un obstáculo
para los cambios necesarios exigidos por el proyecto.

159. 131
d. Reuniones regulares
Son unas de las prácticas que más ineficientemente son llevadas a cabo en la
mayoría de los proyectos. Generalmente no hay una minuta de temas a tratar, los
temas son propuestos durante la misma reunión, no se establecen prioridades y
son más largas de lo necesario (Lledó, P.; Rivarola, G.; Mercau, R.; Cucchi, D.H.;
Esquembre J.F.; 2006).
e. Colas de espera
Son baches de tiempo que ocurre cuando las organizaciones han adoptado como
método aceptable el PEPS (primero entra, primero sale), donde los individuos de
la organización no están preparadas para entender razones respecto a las
prioridades (Lledó, P.; Rivarola, G.; Mercau, R.; Cucchi, D.H.; Esquembre J.F.;
2006).
f. Cultura inadecuada en cuanto al manejo de la información
Ocurre en las organizaciones donde se considera que la información es poder, de
manera que si algun individuo tiene la posibilidad de tener una información y
retenerla (al menos durante un cierto tiempo) frente al resto de la organización,
esto le otorga una situación de ventaja que puede aprovechar a su favor (Lledó,
P.; Rivarola, G.; Mercau, R.; Cucchi, D.H.; Esquembre J.F.; 2006).

160. 132
Entre las consecuencias de los baches de tiempo se encuentran:
• Aumento de la duración del proyecto.
• Aumento de costos derivados de las demoras
• Aumento de los costos, en que se debe incurrir para “apurar el proyecto”.
• Pérdidas ocasionadas por malas decisiones, debido a que la información no
llega a tiempo.
• Dificultad en obtener la información justo a tiempo.

161. 133
2.5.3 Costos de Transacción y Teoría de la Información
EL concepto de Costo de Transacción fue originalmente acuñado por el
economista Ronald Coase (1937) y posteriormente desarrollado por Oliver
Williamson (1989) y Douglass North (1990).
Nace de las ciencias económicas y el concepto tradicional de Costo de
Transacción, se aplicaba a la organización industrial, conocida también como
organización de los mercados.
Los Costos de Transacción se originan durante la interacción entre los individuos
de una organización (antes sólo los clientes externos de la organización de
acuerdo con el concepto original de Costo de Transacción), de manera que a
mayor sea la cantidad de transacciones y a demás más complejas o burocráticas,
mayor serán los costos asociados a ellas (Lledó, P.; Rivarola, G.; Mercau, R.;
Cucchi, D.H.; Esquembre J.F.; 2006).
Actualmente el concepto de Costo de Transacción, evalúa también las
transacciones existentes al interior de las organizaciones.
Una transacción puede ser desde algo sencillo como una transferencia electrónica
de dinero por Internet o utilizar la tarjeta de crédito para hacer una compra hasta
algo bastante complejo como negociar y acordar un tratado de libre comercio. Lo
cierto es que en ambos casos, los costos asociados a ellas son completamente
distintos.

162. 134
Entre las principales fuentes de costos de transacción en los proyectos, de
acuerdo con Lledó, Rivarola, Mercau, Cucchi y Esquembre (2006), se pueden
mencionar:
• Pobre elección de medios de comunicación.
• Falta de un lenguaje común.
• Formalidad excesiva.
• Repetición sin final.
• Exceso o falta de información.
• Grandes distancias entre las partes comunicantes.
a. Pobre elección de medios de comunicación.
La comunicación es una de las principales transacciones que ocurren en los
proyectos. Si bien la abundancia de medios ha facilitado las comunicaciones
(ejemplos: Llamadas telefónicas, teleconferencias, faxes, envíos expresos, correo
electrónico, páginas web, celulares, teleconferencias, etc), se ha generado el
problema que la mayoría de las personas no conocen cuales son los más
adecuados para cada una de las circunstancias.
En el siguiente cuadro se presentan los medios más adecuados acorde con el tipo
de transacción dado.

163. 135
Cuadro 11: Distintos medios para distintas transacciones (Lledó, P.; Rivarola, G.; Mercau,
R.; Cucchi, D.H.; Esquembre J.F.; 2006)
Dirección de la
comunicación
Cantidad de
interlocutores
Ancho de Banda
Primera
alternativa
Segunda
Alternativa
Reuniones de
coordinación
Bidireccional Pocos a pocos Moderado Cara a cara
Breve
teleconferencia
Reuniones de
colaboración
Bidireccional Pocos a pocos Alto Cara a cara
Video-
conferencia
Distribución de
documentos
Unidireccional Uno a muchos Bajo
Anuncio pagina
Internet
Attachment en e-
mail
Revisión y/o
aprobación de
documentos
Bidireccional Uno a muchos Moderado Mail prioritario
Fotocopia
prioritaria
Memos de rutina Unidireccional Uno a uno Bajo E-mail Fax
Pedidos formales Unidireccional Uno a uno Bajo Carta formal Fax
Transferencia de
información
detallada
Unidireccional Uno a uno Moderado
Fotocopia y cara a
cara
E-mail o fax más
tele-conferencia
Negociaciones Bidireccional Uno a uno Alto Cara a cara
Video-
conferencia
Entrenamiento de
equipos
Unidireccional
Uno a uno o uno a
muchos
Alto Cara a cara
Video-
conferencia
Documentos
Flujo de Información
Negociaciones
Recursos humanos
TIPO DE
TRANSACCIÓN
SUGERENCIASCARACTERÍSTICAS DEMANDADAS DEL MEDIO
Reuniones
La dirección de la comunicación se refiere al sentido de la información a través de
los medios. Puede ser en un solo sentido (unidireccional) o en ambos
(Bidireccional).
El ancho de banda se entiende a la capacidad que tiene el medio para transportar
información.

164. 136
b. Falta de lenguaje común
El lenguaje se caracteriza por tener dos elementos: Conjunto de símbolos y
Significado comúnmente aceptado. Este segundo en particular es importante
porque de él depende la eficacia del lenguaje, pues es necesario que el significado
de la simbología sea conocido y aceptado por aquellos que tienen contacto o
acceso a él (Lledó, P.; Rivarola, G.; Mercau, R.; Cucchi, D.H.; Esquembre J.F.;
2006).
Según Lledó, Rivarola, Mercau, Cucchi y Esquembre (2006), los problemas no se
generan solamente cuando existe ignorancia del idioma que se habla, sino cuando
los interlocutores le dan un significado distinto. Esto es quizás más grave que no
entender, porque ello moviliza la compresión; en cambio el error inmoviliza las
acciones correctivas y lleva a resultados y costos de transacción realmente
elevados.
c. Formalidad excesiva
La formalidad excesiva esta relacionada principalmente a los sistemas de
controles burocráticos e innecesarios, implementados en las empresas con el fin
de reducir costos. Son una fuente de una gran cantidad de ineficiencias o
desperdicios (Lledó, P.; Rivarola, G.; Mercau, R.; Cucchi, D.H.; Esquembre J.F.;
2006).

165. 137
d. Repeticiones sin final.
Tal como señalan Lledó, Rivarola, Mercau, Cucchi y Esquembre (2006), uno de
los problemas que suelen aparecer los proyectos es el excesivo sometimiento a
procesos repetitivos sin fin. Un ejemplo claro de esta situación son las revisiones.
Generalmente las versiones finales deben ser sometidas a un proceso de revisión
por parte de un superior encargado de validar o aprobar el documento.
Las razones pueden ser múltiples, pero se puede señalar algunas (Lledó, P.;
Rivarola, G.; Mercau, R.; Cucchi, D.H.; Esquembre J.F.; 2006):
• No incluir correcciones puede ser una señal de que no hay control.
• Las correcciones justifican la existencia de instancias superiores de
supervisión o aprobación.
• Procesos repetitivos sin fin debido a una cultura heredada en la
organización.
e. Exceso o falta de información
El exceso de información como la falta del mismo es fuente de futuros errores de
interpretación.
Excederse de información puede estar relacionado a varias causas (Lledó, P.;
Rivarola, G.; Mercau, R.; Cucchi, D.H.; Esquembre J.F.; 2006):

166. 138
• La sensación de que se ha trabajado mucho.
• Justificar lo que se cobra.
• Necesidad de incluir toda la información.
• La información demás será siempre valorado.
Por otro lado el no entregar la información suficiente atenta con una información
adecuada y oportuna, restando valor a la información.
f. Grandes distancias
Es otra fuente habitual de costos de transacción, es está relacionada con las
distancias físicas entre los miembros del equipo de trabajo. A mayor distancia
entre los miembros del equipo de trabajo, es menor la probabilidad de
comunicarse una vez por semana. Esto está basado en un estudio realizado por
Allen, T. J., llamado Managing the Flow of Technology, y publicado por el MIT
Press en 1994. (Lledó, P.; Rivarola, G.; Mercau, R.; Cucchi, D.H.; Esquembre J.F.;
2006).

167. 139
CAPÍTULO III: MARCO METODOLÓGICO
3.1 Tipo de Investigación
El tipo de investigación se determinó con base en el aspecto que se pretende
afrontar respecto al objeto de estudio. (Ortiz y García. 2005).
El objeto de estudio es el “Modelo de Gestión de Adquisiciones para la Unidad
Estratégica de Negocio de Transporte de Electricidad”, y se pretende de él, la
preparación de una propuesta para la alta dirección institucional del ICE, de tal
forma que se ha seleccionado para el desarrollo de este trabajo la Investigación
Aplicada como tipo de investigación principal y la Investigación Documental para
sustentar los hallazgos y aportes presentados.
Según Ortiz y García (2005), la investigación aplicada tiene como objetivo
específico satisfacer necesidades relativas al bienestar de la sociedad. En este
sentido, su función se orienta a la búsqueda de fórmulas que permitan aplicar los
conocimientos científicos en la solución de problemas de producción de bienes y
servicios.

168. 140
3.2 Método de investigación
La metodología de investigación de este trabajo, está basado en el método
científico, que en sí es un conjunto de métodos particulares o modalidades. (Ortiz
y García. 2005)
Del método científico, se implementaron las siguientes modalidades:
Método Inductivo:
Es el proceso de razonamiento de una parte de un todo; va de lo particular a lo
general, (Rosas y Riveros. 1990) y toma la información obtenida de otros métodos
para tratar de inducir una relación que incluya no solo los casos particulares, sino
que permita su generalización. (Ortiz y García. 2005)
Método Deductivo:
Corresponde al procedimiento de razonamiento que va de lo general a lo
particular, y se parte del hecho que las conclusiones obtenidas son solo validas, si
sus premisas también lo son. Tanto el método Inductivo como el Deductivo, son
formas de inferencia, y como indica Rosas y Riveros (1990), es un error
considerarlas como formas de razonamiento diferentes, ya que ambas alcanzan el
mismo propósito en diferentes puntos de partida.
Método Analítico:
Consiste en desagregar el todo, descomponiéndolo en elementos inferiores para
observar los efectos, causas o naturaleza. El análisis es la observación y exámen
de un hecho en particular. Es necesario conocer la naturaleza del fenómeno y
objeto que se estudia para comprender su esencia. (Ortiz y García. 2005)

169. 141
Método Sintético:
Es el proceso de razonamiento que reconstruye un todo, a partir de elementos
inferiores distinguidos por el análisis, es decir que la síntesis es un procedimiento
mental que tiene como meta la comprensión cabal de la esencia de lo que ya
conocemos en todas sus partes y particularidades.(Ortiz y García. 2005)

170. 142
3.3 Técnicas y Herramientas
A continuación se muestra un resumen de las técnicas y herramientas en este
estudio.
Cuadro 12: Resumen de Técnicas y Herramientas implementadas en el PFG
Grupo de Técnicas y Herramientas Técnicas y Herramientas
1 Técnicas y herramientas blandas de uso general Lluvia de Ideas
Diagrama de Flujo
2 Técnicas y herramientas duras de uso general Gráfico de Pastel
Mapa de la Corriente de Valor
3 Técnicas y herramientas para la Administración de
Proyectos
Juicio Experto
Acta de Constitución (Charter)
Declaración del Alcance
Estructura de Desglose del Trabajo (WBS)
Diagrama Organizacional (OBS)
Diagrama GANTT
4 Herramientas de Cómputo Microsoft Project
Microsoft Excel
PERT Chart EXPERT
WBS Chart Pro

171. 143
3.3.1 Técnicas y Herramientas blandas (cualitativas) de uso general
a. Lluvia de Ideas
La lluvia de ideas es una técnica o proceso disciplinario que se emplea con grupos
pequeños de personas, con el propósito de obtener ideas. (Cianfrani y West,
2004).
Consiste de las siguientes fases:
Cuadro 13: Fases para elaborar un proceso de Lluvia de Ideas (Cianfrani y West, 2004).
Fase Actividades
Definir el tema 1. Preparar una descripción clara y por escrito del tema.
1. Cada miembro del grupo enumera en silencio las alternativas que se
le ocurren.
Enumerar alternativas 2. Recorrer el grupo y enumerar un punto de cada participante; continuar
hasta que todos los temas se enumeran; enumerar cada uno de ellos
que no haya sido cuestionado.
1. Siempre que sea apropiado, combinar los temas.
Ordenar y combinar 2. Si el número de temas es demasiado grande, clasificarlos en grupos
lógicos.
1. Analizar los participantes y asegurar que cada uno de ellos es claro.
Aclarar
2. Escribir una descripción concisa de cada artículo, o grupo de artículos.
1. Cada miembro del grupo clasifica los puntos.
2. Las clasificaciones se tabulan.
Desarrollar consenso
3. El grupo resume y revisa los resultados, haciendo énfasis en los
puntos en los que existe un fuerte consenso.

172. 144
b. Diagramas de Flujo
El diagrama manifiesta una secuencia de eventos que ocurren en el proceso.
Según Cianfrani y West (2004), los flujogramas pueden ser de alto nivel,
mostrando sólo los principales elementos de un proceso o sistema, o por lo
contrario detallados.
Usualmente puede utilizarse la siguiente simbología:
Cuadro 14: Simbología de un Flujograma (Cianfrani y West, 2004)
Símbolo Nombre Interpretación
Óvalo Inicio o terminación de proceso
Rectángulo Actividad o paso en un proceso
Rombo Punto de decisión
Símbolo de espera o demora Punto de retención o espera en el proceso
Línea de flujo, o flecha Muestra la dirección del flujo
Documento
Para indiciar la necesidad de crear un documento o
registro
El diagrama de flujo de implementará en donde se requiera entender los
elementos de los procesos.

173. 145
3.3.2 Técnicas y Herramientas duras (cuantitativas) de uso general
a. Gráfico de Pastel
Es una herramienta muy útil para mostrar visualmente las proporciones de
distintas categorías sobre un total. Presenta claramente las categorías importantes
del desempeño.
b. Mapa de la corriente de Valor
Es una herramienta que se emplea para clasificar de forma tabular, las actividades
de un proceso. Se clasifican las actividades en 3 tipos: 1. Actividades que generan
valor, 2. Actividades de desperdicio tipo 1, 3. Actividades de desperdicio tipo 2.
La clasificación se basa en el primer principio del Pensamiento Lean.

174. 146
3.3.3 Técnicas y Herramientas para la Administración de Proyectos
a. Juicio Experto:
Es una técnica utilizada para evaluar las entradas requeridas para el desarrollo de
un determinado proceso. En ella aplica el juicio y experiencia a todos los detalles
técnicos y de gestión durante el proceso (PMI, 2004).
Esta experiencia es proporcionada por cualquier persona o grupos de personas
con conocimientos o formación especializada, y puede obtenerse de numerosas
fuentes. (PMI, 2004)
b. Acta de Constitución (Charter):
De acuerdo a Chamoun (2002), esta herramienta permite formalizar el inicio del
proyecto, asignar al gerente y otorgarle autoridad y responsabilidades requeridas.
Facilita la comprensión del proyecto, el porqué y sus riesgos (restricciones y
supuestos). Además permite documentar las expectativas y capitaliza experiencias
al revisar la información histórica relevante de proyectos anteriores de similar
naturaleza.

175. 147
c. Declaración del Alcance
Consiste en una descripción detallada de los productos entregables del proyecto y
el trabajo necesario para crear tales productos entregables, además proporciona
un entendimiento común del alcance entre los interesados del proyecto y una
descripción de los objetivos principales.
d. Estructura de Desglose del Trabajo (WBS):
Sirve para organizar y definir el alcance total de un proyecto, mediante una
estructura lógica orientada a entregables. Se utiliza durante el desarrollo del plan y
es actualizado a lo largo de la ejecución del proyecto cuando surja cambio en el
alcance (Chamoun, 2002). Esta herramienta será utilizada en la definición del
alcance del Proyecto PFG.
e. Diagrama Organizacional (OBS):
Es una representación gráfica que se utilizará para definir la línea de autoridad, la
dependencia organizacional y la toma de decisiones. Además se muestra el orden
jerárquico de las organizaciones involucradas y personal a cargo (Chamoun,
2002).

176. 148
f. Diagrama GANTT:
El Diagrama GANTT es una herramienta para programar una serie de tareas o
eventos. De acuerdo a Cianfrani y West (2004), se enumeran las tareas que
deberán realizarse en el eje vertical y el tiempo en el horizontal. Se trata de una
herramienta para ilustrar con claridad los elementos o tareas de un proyecto o
programa, así como la cantidad de tiempo que se prevé para llevar a cabo cada
uno de ellos.
Esta herramienta será de utilidad para la programación de las actividades del
cronograma del presente estudio de investigación.

177. 149
3.3.4 Herramientas de Cómputo
a. Microsoft Project
Microsoft Project es un software comercial de Administración de Proyectos
desarrollado y vendido por Microsoft Corporation.
b. Microsoft Excel
Es una aplicación comercial de una Hoja Electrónica desarrollado y vendido por
Microsoft Corporation.
c. WBS Chart Pro
Es una aplicación comercial para crear y visualizar el alcance de un proyecto
usando una Estructura de Desglose del Trabajo (WBS), y es desarrollado por
Critical Tools, Inc.
d. PERT Chart EXPERT
Es una aplicación comercial para crear y visualizar diagramas PERT y es
desarrollado por Critical Tools, Inc.

178. 150

179. 151
CAPÍTULO IV: DESARROLLO DE RESULTADOS
El presente capítulo lo componen dos secciones:
• 4.1 Presentación de hallazgos.
• 4.2 Propuestas o mejoras.
En la primera sección, se exponen los hallazgos obtenidos del análisis de la
Gestión Actual de las Adquisiciones y los hallazgos encontrados en la preparación
del Modelo de Gestión de las Adquisiciones Propuesto.
En ambos casos, los elementos de investigación tomados fueron: a. La Estructura
de la Cadena de Abastecimiento, b. El Proceso de Contratación Administrativa, c.
El Reglamento Interno de la Contratación Administrativa, d. La Reforma a la Ley
de Contratación Administrativa, e. El Proceso de Gestión de las Adquisiciones de
la Guía PMBOK, f. Los Costos de Transacción y la Teoría de la Información.
Además, a lo largo de este sub-capítulo, se va mostrando las vías en que la
Gestión Actual de las Adquisiciones destruye valor al negocio de la UENTE.
En el segundo sub-capítulo, se exhiben aportes, propuestas o mejoras de acuerdo
con los hallazgos expuestos en el sub-capítulo anterior.
Para una mejor compresión del capítulo entero, se presenta a continuación en las
siguientes figuras, la correspondencia entre los puntos que conforman tanto la
primera sección sobre hallazgos de la investigación, como la segunda sección
sobre propuestas o mejoras, a manera de entradas y salidas.

180. 152
Capítulo IV: Desarrollo de Resultados
4.1 Presentación de hallazgos 4.2 Propuestas o mejoras
4.1.1 Estructura de la Cadena de
Abastecimiento (ECA) de la UENTE
4.2.1 Estructura de la Cadena de
Abastecimiento (ECA) de la UENTE
4.1.2 Proceso de Contratación
Administrativa
4.2.2 Propuesta de mejora al Proceso de
Contratación Administrativa.
4.1.3 Reglamento Interno de la
Contratación Administrativa del ICE.
4.2.3 Análisis del Reglamento Interno de
la Contratación Administrativa del ICE.
4.1.4 Impacto en la UENTE por la
Reforma de la Ley de Contratación
Administrativa.
4.2.4 Medidas a tomar respecto
a la reforma de la Ley de
Contratación Administrativa.
4.1.5 Brechas entre la Gestión Actual de
Adquisiciones y el Proceso de Planificación
de las Compras y Adquisiciones de la Guía
PMBOK.
4.2.5 Planificación de las
Compras y Adquisiciones.
4.1.6 Brechas entre la Gestión Actual de
Adquisiciones y el Proceso de Planificación
de la Contratación de la Guía PMBOK.
4.2.6 Planificación de la
Contratación.
4.1.7 Brechas entre la Gestión Actual de
Adquisiciones y el Proceso de Solicitud de
Respuesta de Vendedores de la Guía PMBOK.
4.2.7 Solicitud de Respuestas
de Vendedores.
4.1.8 Brechas entre la Gestión Actual de
Adquisiciones y el Proceso de Selección de
Vendedores de la Guía PMBOK.
4.2.8 Selección de
Vendedores.
4.1.9 Brechas entre la Gestión Actual de
Adquisiciones y el Proceso de
Administración de Contratos de la Guía
PMBOK.
4.2.9 Administración del
Contrato.
4.1.10 Brechas entre la Gestión Actual
de Adquisiciones y el Proceso de Cierre
del Contrato de la Guía PMBOK.
4.2.10 Cierre del Contrato.
Capítulo IV: Desarrollo de Resultados
4.1 Presentación de hallazgos 4.2 Propuestas o mejoras
4.1.1 Estructura de la Cadena de
Abastecimiento (ECA) de la UENTE
4.2.1 Estructura de la Cadena de
Abastecimiento (ECA) de la UENTE
4.1.2 Proceso de Contratación
Administrativa
4.2.2 Propuesta de mejora al Proceso de
Contratación Administrativa.
4.1.3 Reglamento Interno de la
Contratación Administrativa del ICE.
4.2.3 Análisis del Reglamento Interno de
la Contratación Administrativa del ICE.
4.1.4 Impacto en la UENTE por la
Reforma de la Ley de Contratación
Administrativa.
4.2.4 Medidas a tomar respecto
a la reforma de la Ley de
Contratación Administrativa.
4.1.5 Brechas entre la Gestión Actual de
Adquisiciones y el Proceso de Planificación
de las Compras y Adquisiciones de la Guía
PMBOK.
4.2.5 Planificación de las
Compras y Adquisiciones.
4.1.6 Brechas entre la Gestión Actual de
Adquisiciones y el Proceso de Planificación
de la Contratación de la Guía PMBOK.
4.2.6 Planificación de la
Contratación.
4.1.7 Brechas entre la Gestión Actual de
Adquisiciones y el Proceso de Solicitud de
Respuesta de Vendedores de la Guía PMBOK.
4.2.7 Solicitud de Respuestas
de Vendedores.
4.1.8 Brechas entre la Gestión Actual de
Adquisiciones y el Proceso de Selección de
Vendedores de la Guía PMBOK.
4.2.8 Selección de
Vendedores.
4.1.9 Brechas entre la Gestión Actual de
Adquisiciones y el Proceso de
Administración de Contratos de la Guía
PMBOK.
4.2.9 Administración del
Contrato.
4.1.10 Brechas entre la Gestión Actual
de Adquisiciones y el Proceso de Cierre
del Contrato de la Guía PMBOK.
4.2.10 Cierre del Contrato.
Figura 18: Correspondencia entre los hallazgos y las propuestas o mejoras del Capítulo IV –
Desarrollo de Resultados.

181. 153
Capítulo IV: Desarrollo de Resultados
4.1 Presentación de hallazgos 4.2 Propuestas o mejoras
4.1.2 Proceso de Contratación Administrativa. 4.2.2 Proceso de Contratación Administrativa.
a. Actual cronograma del PCA. a. Definición del Ciclo de Vida del
PCA.
b. Cronograma del PCA adaptado.b. Hallazgos en la definición del
valor del PCA.
c. Mapa de flujo de valor del PCA.
d. Optimización del flujo de valor.
e. Cronograma propuesto para el
PCA.
c. Análisis del grado de valor del
PCA.
Capítulo IV: Desarrollo de Resultados
4.1 Presentación de hallazgos 4.2 Propuestas o mejoras
4.1.2 Proceso de Contratación Administrativa. 4.2.2 Proceso de Contratación Administrativa.
a. Actual cronograma del PCA. a. Definición del Ciclo de Vida del
PCA.
b. Cronograma del PCA adaptado.b. Hallazgos en la definición del
valor del PCA.
c. Mapa de flujo de valor del PCA.
d. Optimización del flujo de valor.
e. Cronograma propuesto para el
PCA.
c. Análisis del grado de valor del
PCA.
Figura 19: Correspondencia entre los hallazgos y las propuestas o mejoras del Capítulo IV –
Desarrollo de Resultados

182. 154

183. 155
4.1 Presentación de hallazgos
4.1.1 Estructura de la Cadena de Abastecimiento (ECA) de la UENTE
El tema de adquisiciones del estado, es sin duda bastante complejo, en relación
con las adquisiciones que se rigen por el derecho privado. Podemos señalar con
toda seguridad, que en Costa Rica las adquisiciones son más dinámicas en la
empresa privada que en la empresa pública.
Para abordar el análisis de la Estructura de la Cadena de Abastecimiento (ECA)
de la UENTE, se debe comenzar en un plano más general, reconocer cuál ha sido
la estrategia en torno a la ECA del ICE.
a. Estrategia de la ECA del ICE
Desde el inicio, el ICE se caracterizó por tener una ECA “Internalizada”. La
estrategia de “Internalización” de su ECA, se vio favorecida gracias a factores
como:
• Rentabilidad del sistema de propiedad.
• Poder de los proveedores
• Avances Tecnológicos
Adicionalmente, la ideología del Estado Benefactor y el modelo de desarrollo
económico de Costa Rica, basado en la sustitución de las importaciones, concibió

184. 156
en la Administración Pública, un ambiente propicio para mantener “Internalizada”
la ECA del ICE.
En la siguiente figura, se observan dentro de un marco de tiempo, los factores
relevantes que favorecen a la “Internalización” o a la “Externalización” de la ECA
del ICE.
1949 20061982
Cadena de
abastecimiento
“Internalizada”
Presiones
para la
integración
Avances
tecnológicos
Poder de los
proveedores
Rentabilidad
del sistema
de propiedad
Cadena de
abastecimiento
“Externalizada”
Presiones para
la desintegración
Competidores
de nichos
Alta
complejidad
Rigidez
Organizacional
1990
Estado Benefactor Estado Neoliberal
(Globalización de la Economía)(Modelo Económico de Sustitución de las Importaciones)
Transición
Figura 20: Factores de Cambio de la ECA del ICE
Con la llegada de las ideas neoliberales, las tendencias de globalización (que
comienzan a aparecer dentro del periodo de transición comprendido por las
legislaturas de los expresidentes Monge y Arias) y las políticas económicas
actuales que dan mayor espacio a las fuerzas del mercado (PEN, 2004), se
desfavorece la ECA “Internalizada” del ICE.

185. 157
Por otro lado, surgen factores predominantes que presionan para cambiar la ECA
del ICE. Factores como: 1. Competidores en nichos de mercado estratégicos, 2.
Alta complejidad relacionada a la gestión de los proyectos y 3. Rigidez
Organizacional, que obligan a desintegrar la ECA.
Aún con estos factores que presionan para Externalizar la ECA del ICE, ésta se
mantiene actualmente “Internalizada”.
Dado que la UENTE es parte de la misma estructura corporativa del ICE, se puede
inferir que la ECA de la UENTE también guarda la misma condición (Estructura
“Internalizada”).
De acuerdo con la teoría sobre la Dinámica de la Cadena de Abastecimiento, la
escogencia de la estrategia de la ECA, obedece al posicionamiento de la empresa
frente al mercado y sus competidores, de manera que la “Externalización” de la
ECA del ICE (o el de la UENTE) propondría una mejor alternativa como respuesta
al mercado.
No obstante dicha estrategia se contrapone a lo que tradicionalmente la
Administración Pública ha reconocido como bueno o conveniente y además su
implementación presentaría dos grandes obstáculos: 1. Las normas jurídicas
vigentes y 2. La gestión administrativa.

186. 158
b. ECA de la UENTE.
En la siguiente figura se presenta la ECA de la UENTE, donde lo único que se
encuentra “Externalizado” son los materiales, bienes y servicios provenientes de
proveedores externos. La proporción de las partes es meramente ilustrativa.
Actividades o Procesos
del “Business Core”
Actividades o Procesos
de “Soporte”
Materiales, bienes y
servicios de Terceros
(Proveedores)
Estructura de la Cadena de Abastecimiento “Internalizada”.
Estructura de la Cadena de Abastecimiento “Externalizada”.
Figura 21: Estructura de la Cadena de Abastecimiento de la UENTE
El color gris representa la ECA de la UENTE que se encuentra “Externalizada” y el
color blanco, la que está “Internalizada”. Las actividades o proceso del “Business
Core” (procesos estratégicos o centrales de la UENTE) y las actividades o
procesos de soporte (procesos de apoyo como inventarios, compras, contabilidad
y finanzas entre otros), forman parte de la región blanca de la ECA.
Los procesos de soporte de otras organizaciones del ICE fuera de la organización
de la UENTE, (como por ejemplo la Dirección de Proveeduría o la Dirección
Jurídica Institucional) aunque no son considerados en la anterior figura, son parte
de la región blanca de la ECA del ICE.

187. 159
En vista que los materiales, bienes y servicios obtenidos de los proveedores,
forman parte de la ECA “Externalizado”, no debe dar pie para entender que el
Proceso de Gestión de las Adquisiciones forma también parte de la ECA
“Externalizado”, pues dicho proceso es una “Actividad o Proceso de Soporte”, el
cual reside dentro de la ECA “Internalizado”.
c. Transacciones en la ECA de la UENTE.
Dentro de la ECA de la UENTE se dan Transacciones. Estas se practican tanto a
lo interno de la organización de la UENTE como hacia el exterior.
En la siguiente figura se muestran algunas de las transacciones de la ECA de la
UENTE.
ECA “Internalizada”.
ECA “Externalizada”.
UENTE ⇓ ◊ Proveedores
Materiales,
bienes y
servicios$
UENTE ⇓ ◊ Proveedores
Materiales,
bienes y
servicios$
UENTE ⇓ ◊ UENTE
Relacionados con las
Actividades o Procesos
del “Business Core”
UENTE ⇓ ◊ UENTE
Relacionados con las
Actividades o Procesos
del “Business Core”
UENTE ⇓ ◊ Proveedores
Relacionados con la
Gestión de las
Adquisiciones
UENTE ⇓ ◊ Proveedores
Relacionados con la
Gestión de las
Adquisiciones
UENTE ⇓ ◊ CLIENTES
Relacionados con las
Actividades o Procesos
del “Business Core”
UENTE ⇓ ◊ CLIENTES
Relacionados con las
Actividades o Procesos
del “Business Core”
Transacciones de la UENTE con el exterior.
Transacciones internas de la UENTE.
UENTE ⇓ ◊ UENTE
Relacionados con las
Actividades o Procesos
de Soporte
UENTE ⇓ ◊ UENTE
Relacionados con las
Actividades o Procesos
de Soporte
UENTE ⇓ ◊ CLIENTES
Relacionados con las
Actividades o Procesos
de Soporte
UENTE ⇓ ◊ CLIENTES
Relacionados con las
Actividades o Procesos
de Soporte
1
2
3
4
5
6
Figura 22: Transacciones de la ECA de la UENTE

188. 160
De la porción de la ECA de la UENTE que se encuentra “Externalizada”, vemos la
transacción entre la UENTE y sus proveedores (transacción 1 de la figura
anterior), donde la UENTE a cambio de dinero, recibe materiales, bienes y
servicios de sus proveedores. El flujo que se dan entre ambos son las mercancías,
servicios y dinero.
Por otra parte, también se dan otras transacciones entre la UENTE y sus
proveedores (transacción 2 de la figura anterior), donde el flujo que se dan entre
ambos es Información. Esta Información está relacionada propiamente con la
Gestión de las Adquisiciones, proceso que pertenece a la porción de la Estructura
de la Cadena de Abastecimiento que se encuentra “Internalizada” (Actividades o
Procesos de Soporte).
También, se dan transacciones entre la UENTE y sus “clientes” (clientes
corporativos), sean estos relacionados con Procesos de Soporte o Procesos del
“Business Core” de la UENTE (transacciones 3 y 4 de la figura anterior), donde el
flujo es igualmente la Información. Estos “clientes” pueden ser: clientes externos
de la UENTE u otras organizaciones que pertenecen al ICE.
Así mismo, se dan transacciones a lo interno de la UENTE, relacionados con
Procesos de Soporte o Procesos de su “Business Core” (transacciones 5 y 6 de la
figura anterior).
En todos los casos, siempre hay costos asociados a las transacciones. Sin
embargo, si la suma total de todos los Costos de Transacción del ICE son
mayores a la suma total de todos los Costos de Transacción de alternativas o
iniciativas privadas que brindan al mercado servicios iguales o equivalentes a los

189. 161
del ICE, existirán presiones para desintegrar o “Externalizar” la ECA del ICE y de
la UENTE.
Por tanto resulta difícil que la UENTE (o en su defecto el ICE) pueda ser
competitivo cuando la Estructura de la Cadena de Abastecimiento no pueda ser
“Externalizada” o no se controlen los factores que ejercen presión en la
desintegración de la ECA.
A partir de aquí, se da comienzo al análisis de las Adquisiciones de la UENTE.

190. 162
d. Análisis de las Adquisiciones de la UENTE
Las adquisiciones la UENTE se caracterizan por relaciones de corto plazo entre
los proveedores y el ICE. Además, obedecen principalmente a dos naturalezas de
origen:
• Adquisiciones para obras nuevas y ampliaciones.
• Adquisiciones para operación y mantenimiento.
La primera naturaleza corresponde a las compras de materiales, bienes y servicios
con el fin de responder a las necesidades de ampliación de la infraestructura
existente o creación de nuevas obras de la RNTE (Relacionadas con Proyectos).
La segunda naturaleza corresponde a adquisiciones de materiales, bienes y
servicios necesarios para atender el mantenimiento y la operación de la RNTE
(Relacionadas con Actividades de Operación).
ADQUISICIONES DE LA
UENTE
2. Adquisiciones para
Mantenimiento y Operación
1. Adquisiciones para Obras
Nuevas y Ampliaciones
Figura 23: Naturaleza de las Adquisiciones de la UENTE

191. 163
d.1 Adquisiciones para Obras Nuevas y Ampliaciones.
El ICE por tradición ha tenido el rol de diseñar, planear, construir, y operar sus
obras con recurso propio. Esta concepción de la administración derivada de una
ECA “Internalizada”, planteó un esquema de adquisición a la que llamaremos:
“Auto-abastecimiento”.
Sin embargo, este esquema no ha sido el único utilizado hasta la fecha. Para
responder a las necesidades de la RNTE y su mercado, se ha recurrido a otros
esquemas:
• Adquisición de materiales y contratación de la mano de obra.
• Proyectos “Llave en Mano”.
• Concesiones de Obra Pública (Proyectos BOT)
Si bien estos esquemas son los más utilizados, el ICE no está limitado a utilizar
únicamente estos esquemas de adquisiciones.
Esquemas de
Adquisiciones para
Obras Nuevas y
Ampliaciones
Auto-abastecimiento
Adquisición de materiales y
contratación de la mano de
obra
Proyectos "Llave en Mano"
Concesiones de Obra Pública (BOT)
Figura 24: Esquemas usuales de adquisiciones para obras nuevas y ampliaciones

192. 164
A continuación se examinan los tres primeros esquemas, los cuales ya la UENTE
cuenta con experiencia. Los aspectos observados son:
• La implementación de la Gestión de los Proyectos
• La Estructura de Cadena de Abastecimiento utilizada
• El tipo de Organización.
Con el fin de examinar los aspectos antes señalados, se describieron cada uno de
los esquemas en etapas o fases, los cuales conforman el Ciclo de Vida de las
Nuevas Obras o Ampliaciones.
El último esquema, sólo se explicará brevemente en que consiste, en vista que la
UENTE no tiene experiencia en el mismo.

193. 165
d.1.1. Esquema: Auto-abastecimiento
Este esquema parte de la suposición que la UENTE tiene todo el recurso humano
(o acceso al mismo dentro del ICE) para llevar adelante las Nuevas Obras o
Ampliaciones de la RNTE.
Cuadro 15: Relación entre el Esquema de “Auto-abastecimiento” y el Ciclo de Vida de las
nuevas obras o ampliaciones
FASE 1 FASE 5 FASE 6
- X -
- - -
INT INT INT
UENTE UENPYSA UENTE
FUNC FUNC FUNC
Gestión de las Adquisiciones
Esquema: Auto-
abastecimiento
B. Estructura de Cadena de Abastecimiento
A. Implementación de la Gestión de Proyectos
X X XGestión del Proyecto
Proc.3Proc.2
FASE 5: Construcción de las Obras
FASE 6: Operación de las Obras Nuevas y/o Ampliaciones
Proc. 4: Selección de vendedores
Proc. 5: Administración del Contrato
Proc. 6: Cierredel Contrato
Fases del Ciclo de Vida del Proyecto
Proc. 2: Planificar laContratación
Proc. 3: Solicitar respuesta de Vendedores
FASE 4: Post-adjudicación
FASE 1: Formulación yEvaluación de Proyectos
FASE 2: Preadjudicación
FASE 3: Adjudicación
Procesos de la Gestión de las Adquisiciones
INT: Internalizado
EXT: Externalizado
FUNC: Funcional
Términos
UENTE: UEN Transporte Electricidad
UENPYSA: UEN Proyectos yServicios Aso.
PROV: Dirección de Proveeduría ICE
FASE 4
Principal responsables de la fase
FUNC FUNC FUNC
Proc.1 Proc. 5
UENTE UENTEPROV
INT (EXT los materiales y bienes)Tipo de ECA
Proc. 1: Planificar las Compras y Adquisiciones
Ciclo de Vida de la Nuevas Obras o Ampliaciones
FASE 2 FASE 3
Proc. 4
C. Organización
Tipo de Organización
Proc. 6
Del cuadro anterior, la Fase 1 es la etapa en donde se realiza la formulación y
evaluación de las Nuevas Obras o Ampliaciones. La formulación y evaluación de
los proyectos para las Nuevas Obras o Ampliaciones de la RNTE, está cargo del
Proceso de Expansión de la Red de la UENTE. Excepciones a la regla ocurren
cuando el proyecto es formulado y evaluado por otro centro funcional de la
UENTE.

194. 166
Los principales entregables en la Formulación de los Proyectos de la Fase 1 son:
el Planeamiento del Sistema de Transmisión, y Estudio de Desempeño de la Red.
Los principales entregables en la Evaluación de los Proyectos de esta fase son:
Análisis de Soluciones, Análisis de Prefactibilidad (Estudios técnicos, económicos,
financieros, ambientales) y la Priorización de Proyectos.
La mayoría de los entregables como los estudios preliminares, permiten llegar a la
conclusión de ejecutar o no los proyectos formulados. Pero hasta este momento
no se inicia el proceso de Gestión de Proyectos, por tanto se indica en el cuadro
anterior, la ausencia de la Gestión de Proyectos en esta primera fase.
Por otro lado, en esta etapa a veces se contratan servicios externos (fuera del
ICE) como por ejemplo los Estudios de Impacto Ambiental, por medio de la
contratación directa.
Las compras de los Estudios de Impacto Ambiental como cualquier otro contrato
necesario para el proceso de Formulación y Evaluación de Proyectos, no se
consideraran parte de la Gestión de las Adquisiciones de los Proyectos, por dos
razones: 1. Corresponde a una contratación de escasa cuantía que no requiere de
una planificación previa significativa y 2. Corresponde a un “Costo Hundido”, que
se pagara independientemente si se hace o no, la Nueva Obra o Ampliación de la
RNTE. Por tanto se considera que en la fase 2 no hay un Gestión de
Adquisiciones del Proyecto (PMI, 2004) tal como ocurre en la fases 2, 3 y 4.
El tipo de estructura de la Cadena de Abastecimiento es “Internalizada” el principal
responsable de esta fase es la UENTE, y el tipo de organización implementado es
la “Funcional”.

195. 167
La Fase 2, es la etapa de Preadjudicación. Comienza una vez que se identificó un
proyecto específico y se da luz para iniciarlo. En esta etapa comienza la Gestión
de los Proyectos como también la Gestión de las Adquisiciones de los Proyectos.
En esta fase se realizan los siguientes procesos de la Gestión de las
Adquisiciones del Proyecto (PMI, 2004):
• Planificar las Compras y Adquisiciones.
• Planificar la Contratación.
• Solicitar respuesta a Vendedores.
Esto no quiere decir, que en esta fase se llevan a cabo apropiadamente los
procesos de la Gestión de las Adquisiciones del Proyecto, de acuerdo con la Guía
PMBOK (PMI, 2004), al menos elementos que ocurren en esta fase, se relacionan
con los procesos antes mencionados. El análisis de las brechas entre la Gestión
Actual de las Adquisiciones y los Procesos de Gestión de las Adquisiciones del
Proyecto (PMI, 2004), se presentará posteriormente en este capítulo.
El tipo de estructura de la Cadena de Abastecimiento es “Internalizada”. No hay un
responsable principal en esta fase, al menos la UENTE responde a los procesos
de Planificar las Compras y Adquisiciones y Planificar la Contratación, y la
Proveeduría del ICE responde por el proceso de Solicitar respuesta a vendedores.
El tipo de organización implementado en esta fase es la “Funcional”.
La Fase 3, es la etapa de Adjudicación, y precisamente se lleva a cabo el proceso
de Selección de Vendedores. El tipo de ECA es “Internalizada”, la organización
utilizada corresponde al tipo “Funcional”. El principal responsable de esta fase en
la Proveeduría del ICE.

196. 168
La Fase 4, es la etapa de Post-Adjudicación, y se llevan acabo los procesos de:
Administración del Contrato y Cierre del Contrato.
El tipo de ECA en esta fase es la “Internalizada”, a excepción de los materiales,
bienes y servicios adquiridos durante la Administración del Contrato, en cuyo caso
pertenecen a una ECA “Externalizado”. El principal responsable de esta fase es la
UENTE, y el tipo de organización aplicado en esta fase es del tipo “Funcional”.
La Fase 5, es la etapa de Construcción de Obras, y consiste en la construcción de
las nuevas obras o ampliaciones de la RNTE con los recursos adquiridos en la
fase anterior. El tipo de ECA en esta fase es la “Internalizada”, el tipo de
organización aplicado es la “Funcional”. El principal responsable de esta fase es la
UENPYSA (UEN Proyectos y Servicios Asociados).
Por último, la Fase 6 es la etapa de Operación de las Obras Nuevas y/o
Ampliaciones. Ocurre cuando la UENTE recibe las obras o ampliaciones de la
UENPYSA. A partir de ese momento, la UENTE se encarga de la operación y
mantenimiento de las mismas.
Sin embargo, este esquema presenta un motivo de preocupación para la UENTE,
ante la incertidumbre de lo que pueda ocurrirle a la UENPYSA por el Tratado
Marco debido a la dependencia que tiene la UENTE con la UENPYSA, en cuanto
a servicios de ingeniería y apoyo logístico para la ejecución de la construcción de
proyectos como nuevas obras o ampliaciones.

197. 169
d.1.2. Esquema: Adquisición de materiales y contratación de la mano de obra
Este esquema es similar al anterior, sin embargo luego de la adquisición de los
materiales o bienes, se realiza posteriormente una contratación de Servicio de
Mano de Obra para la construcción o ampliación. Suele ocurrir por una mala
planificación debido que el recurso humano no logra estar disponible dentro del
ICE, por lo que se requiere contratar en otra licitación posterior la mano de obra.
Cuadro 16: Relación entre el Esquema de “Adquisición de materiales y contratación de
mano de obra” y el Ciclo de Vida de las nuevas obras o ampliaciones
FASE 1 F.3 F.6 FASE 8
- X X -
- P1. P2. P3. P4. P5. P6. P1. P2. P3. P4. P5. P6. -
INT INT
UENTE UENTE
FUNC FUNC
Procesos de la Gestión de las Adquisiciones
UENTE: UEN Transporte Electricidad
UENPYSA: UEN Proy.y Serv.Asoc.
PROV: Dirección de Proveeduría ICE
INT: Internalizado
EXT: Externalizado
FUNC: Funcional
INT (EXT los materiales, bienes y servicios)
PROV UENTE UENTE PROV
A. Implementación de la Gestión de Proyectos
Fases del Ciclo de Vida del Proyecto
FASE 1: Formulación y Evaluación de Proyectos
FASE 2: Preadjudicación de la Adq. Materiales
UENTE
Términos
P1: Planificar las Compras y Adquisiciones
P2: Planificar la Contratación
Principal responsables de la fase UENTE
FASE 4 FASE 5 FASE 7
Esquema: Adquisición de
materiales y contratación de
mano de obra
FASE 3: Adjudicación de la Adq. Materiales
Ciclo de Vida de la Nuevas Obras o Ampliaciones
P3: Solicitar respuesta de Vendedores
FUNC FUNC FUNC FUNC FUNC FUNC
FASE 2
FASE 8: Operación de las Obras Nuevas y Ampliaciones
FASE 5: Preadjudicación de la Mano de Obra
FASE 6: Adjudicación de la Mano de Obra
FASE 7: Post-adjudicación de la Mano de Obra
P4: Selección de vendedores
P5: Administración del Contrato
P6: Cierre del Contrato
FASE 4: Post-adjudicación de la Adq. Materiales
Tipo de ECA
C. Organización
Tipo de Organización
X X
B. Estructura de Cadena de Abastecimiento
Gestión del Proyecto
Gestión de las Adquisiciones
X X
La Fase 1 es idéntica a la Fase 1 del esquema anterior (Auto-abastecimiento).
Las fases del 2 al 4, se realizan los procesos de gestión de las adquisiciones para
la compra de materiales o bienes necesarios de la nueva obra o ampliación.
En la fases del 5 al 7, se realizan los procesos de gestión de las adquisiciones
para la contratación de servicios para la ejecución de la nueva obra o ampliación .

198. 170
En todas las fases, el tipo de organización visto es el “Funcional” y la ECA
utilizada es la “Internalizada” con excepción de los materiales, bienes y servicios
contratados para la construcción o ampliación de las nuevas obras.
El principal inconveniente es que la contratación de la mano de obra pudo haber
sido solicitado dentro de proceso de adquisición de los materiales y bienes, de
manera que al haber dos procesos de compra, se duplica el tiempo necesario para
la adquisición de los recursos requeridos. Esto genera más costos de transacción,
y encarece el costo total del proyecto.
Además, si llega a ocurrir que no se tiene el recurso económico para poder hacer
la contratación del servicio de mano de obra, el activo inmovilizado de los
materiales y bienes genera un costo financiero que también contribuye a aumentar
el costo total del proyecto.
Un caso real corresponde al Proyecto de Instalación de Cable OPGW de la
UENTE, donde por medio de la licitación 7084-E se recibió cerca de 550
kilómetros de cable para hilo guarda tipo OPGW en el año 2003, y no se incluyó la
contratación de la mano de obra para la instalación de dicho cable. La instalación
del cable se estima se realizará en el año 2008.
Sin duda alguna este esquema encarece los proyectos.

199. 171
d.1.3. Esquema: Proyectos “Llave en Mano”.
Este esquema ha mostrado claras ventajas para la UENTE.
Cuadro 17: Relación entre el Esquema “Proyectos Llave en Mano” y el Ciclo de Vida de las
nuevas obras o ampliaciones
FASE 1 FASE 5
- -
- -
INT INT
C. Organización
UENTE UENTE
FUNC FUNC
UENTE: UEN Transporte Electricidad
UENPYSA: UEN Proy.y Serv. Asoc.
PROV: Dirección de Proveeduría ICE
INT: Internalizado
EXT: Externalizado
FUN: Funcional
Procesos de la Gestión de las Adquisiciones Términos
FUNC FUNC FUNC FUNC
FASE 2: Preadjudicación
FASE 3: Adjudicación
FASE 4: Post-adjudicación
FUNC
Proceso 2: Planificar la Contratación
Proceso 3: Solicitar respuesta de Vendedores
Proceso 4: Selección de vendedores
Fases del Ciclo de Vida del Proyecto
FASE 1: Formulación y Evaluación de Proyectos Proceso 1: Planificar las Compras y Adquisiciones
FASE 5: Operación de las Obras Nuevas y Ampliaciones Proceso 5: Administración del Contrato
Proceso 6: Cierre del Contrato
Ciclo de Vida de la Nuevas Obras o Ampliaciones
Proc. 5
Esquema: Proyectos "Llave
en Mano"
Principal responsables de la fase
Tipo de ECA INT (EXT los materiales, bienes y servicios)
UENTE PROV
Proc.1 Proc.2
FASE 4FASE 2 FASE 3
Proc. 6Proc.3 Proc. 4
Tipo de Organización
UENTE
A. Implementación de la Gestión de Proyectos
Gestión del Proyecto
Gestión de las Adquisiciones
X XX
FUNC
B. Estructura de Cadena de Abastecimiento
Por un lado, se elimina la dependencia de la UENPYSA, requerida para la
ejecución de las nuevas obras o ampliaciones.
Por otro lado, con la participación de varios oferentes en el proceso de licitación, la
competencia obliga a los mismos a optimizar sus costos, beneficiándose el ICE.
El tipo de organización empleada a lo largo del Ciclo de Vida de la Nuevas Obras
o Ampliaciones de este esquema es la “Funcional” y la ECA utilizada es la
“Internalizada” con excepción de los materiales, bienes y servicios contratados.
La Fase 1 es idéntica a la Fase 1 del esquema anterior (Auto-abastecimiento). La
Fase 5 es igual a la Fase 6 del esquema anterior (Auto-abastecimiento).

200. 172
El proceso 5 de la Fase 4 del presente esquema y el proceso 5 de la Fase 4 del
esquema “Auto-abastecimiento”, se diferencian en que uno administra un contrato
para la recepción de una obra completa para operar, y en el otro se administra un
contrato para la recepción de materiales y equipos necesarios para la construcción
de una obra.
d.1.4. Esquema: Concesiones de Obra Pública (BOT)
Más que un esquema de adquisición, es una figura de financiamiento. Se apoya
en la leyes 7200 (Ley de Generación Autónoma o Paralela) y 7508 (Reforma a la
Ley de Generación Autónoma o Paralela), y define a la generación autónoma o
paralela como la energía producida por centrales eléctricas de capacidad limitada,
pertenecientes a empresas privadas o cooperativas que puedan ser integradas al
sistema eléctrico nacional.
Se faculta al Servicio Nacional de Electricidad a otorgar las respectivas
concesiones de explotación a las centrales eléctricas que el ICE adjudique
contrato para adquirir energía eléctrica
La concesión de obra pública es del tipo BOT (siglas en ingles de Construir,
Operar y Transferir), pues el concesionario se encarga de construir y operar la
obra hasta que finalice el período de concesión, donde finalmente traslada la obra
al ICE.
Se dice que es una figura de financiamiento, pues el contrato no corresponde a la
compra de una obra, sino a la compra de energía, es decir lo que interesa es
finalmente un flujo de caja.

201. 173
Para la UENTE, este esquema no es de utilidad, por cuanto requiere de una ley
que de respaldo para la dar en concesión, obras como subestaciones de energía,
líneas de transporte o bien cualquier otra infraestructura de la RNTE.

202. 174
d.2 Adquisiciones para operación y mantenimiento.
Estas adquisiciones corresponden a materiales, bienes y servicios necesarios para
atender el mantenimiento y la operación de la RNTE.
Las adquisiciones para operación y mantenimiento son similares al esquema
llamado “Auto-abastecimiento”. La diferencia se encuentra en que las
adquisiciones para operación y mantenimiento no presentan una fase de
formulación y evaluación de proyectos.
Sin embargo, algunas adquisiciones representan montos significativos dentro del
presupuesto anual de compra de la UENTE, por lo que cabe la necesidad de
incluir tales adquisiciones dentro de la priorización de los proyectos de la UENTE.
Esta observación se ampliará en el punto 4.1.5 del presente capítulo (Brechas
entre la Gestión Actual de Adquisiciones y el Proceso de Planificación de las
Compras y Adquisiciones de la Guía PMBOK).

203. 175
4.1.2 Proceso de Contratación Administrativa
a. Actual Cronograma del PCA
El siguiente cronograma muestra las diferentes tareas que conforman el Proceso
de Contratación Administrativa (PCA) del ICE, basado en la disposición de la
Gerencia General del ICE del 31 de mayo de 2006 (nota GG-0719-2006, adjunto
en los anexos). Esta disposición es de acatamiento obligatorio para todo el ICE.
Cuadro 18: Actual Cronograma del PCA
Item Tarea Duración Predesesoras Responsable
1 Envío del proyecto a la Proveeduría 0 días UEN
2 Revisión del proyecto por Proveeduría 5 días 1 Proveeduría
3 Corrección y envío del cartel definitivo a la Proveeduría 3 días 2 UEN
4 Envío de publicación del cartel 2 días 3 Proveeduría
5 Publicación y recepción de ofertas 38 días 4 Proveeduría
6 Apertura de ofertas 1 día 5 Proveeduría
7 Digitalización y foliado de expedientes 5 días 6 Proveeduría
8 Envío de ofertas a la UEN y legal 1 día 7 Proveeduría
9 Estudio legal de las ofertas 10 días 8 Legal
10 Estudio técnico y elaboración de recomendación de adjudicación 22 días 8 UEN
11 Confección recomendación de adjudicación 10 días 9;10 UEN
12 Recomendación de adjudicación Proveeduría 5 días 11 Proveeduría
13 Revisión de la Subgerencia 9 días 12 Sub-Gerencia / UEN
14 Adjudicación 21 días 13 Consejo Directivo
15 Publicación de la Adjudicación 2 días 14 Proveeduría
16 Publicación en la Gaceta 8 días 15 Proveeduría
17 Recurso 0 días? 16 Proveeduría
18 Adjudicación firme 10 días 17 Proveeduría
19
Solicitud de garantía de cumplimiento y certificación presupuestaria
para refrendo
1 día 18 Proveeduría
20
Rendimiento de la garantía de cumplimiento, certificación de la
CCSS y especies fiscales
10 días 19 Proveeduría
21 Emisión de certificación presupuestaria 3 días 20 Finanzas
22 Envío de expediente para elaboración del contrato 2 días 21 Proveeduría
23 Elaboración del contrato UEN 10 días 18 UEN
24 Revisión de borrador de contrato 15 días 23;22
Legal / Sub-Gerencia
/ Contratista
25 Firma de contrato Adjudicatario 5 días 24 Legal
26 Firma de contrato Subgerencia 3 días 25 Sub-Gerencia
27 Refrendo Interno 5 días 26 Legal
28 Envío a refrendo 3 días 27 Proveeduría
29 Refrendo externo 30 días 28 Proveeduría
30 Elaboración de la orden de compra / servicio 5 días 29 Proveeduría

204. 176
Basado en el cuadro anterior, se preparó la secuencia de actividades del
cronograma del PCA, el cual se muestra en el siguiente diagrama PERT:
Figura 25: Diagrama PERT del PCA

205. 177
Lo primero que se observó del cronograma del PCA fue la carencia de un vínculo
entre las tareas y la entrega de resultados (entregables) del Proceso de
Contratación Administrativa.
Además no se encontró dentro del Reglamento Interno de Contratación
Administrativa del ICE, ni en ningún otro documento institucional (como directrices
o procedimientos), la mención o descripción del Ciclo de Vida del PCA, que
permitiera de forma clara y comprensible relacionar las actividades del
cronograma del PCA con la entrega de resultados, por lo que se supone que el
Ciclo de Vida del PCA no ha sido definida aún de forma oficial.
Comparando el grupo de procesos que conforma la Gestión de las Adquisiciones
del Proyecto, presentado en la Guía PMBOK del PMI (2004) y el PCA del ICE, se
observó que el PCA carecía de:
• La Planificación de las Compras y Adquisiciones
• La Planificación de la Contratación.
• La Administración del Contrato.
• El Cierre del Contrato.
De manera que el PCA sólo se enfoca en dos procesos de la Gestión de las
Adquisiciones del Proyecto según el PMI (2004):
• Solicitud de Respuesta a Vendedores.
• Selección de Vendedores.

206. 178
b. Hallazgos en la definición del valor del PCA.
Una vez definido el Ciclo de Vida del PCA y preparado el Cronograma del PCA
adaptado, en el punto 4,2,2 literal a de este capítulo, se encontraron los siguientes
hallazgos:
• Tarea ID 3, Envío del proyecto a proveeduría: Consiste en enviar la
Solicitud de Inicio de Trámite de Licitación (con todos los documentos
adicionales que solicita el Reglamento Interno de Contratación
Administrativa – RICA) a la Dirección de Proveeduría (Proveeduría) para la
verificación de la inclusión de la adquisición dentro del programa de
compras. Se considera como Actividad de Valor, pues corresponde el
formalismo para iniciar el proceso de adquisición. Además la Proveeduría
está encargada de realizar las publicaciones de los carteles de licitación y
custodia de los expedientes públicos de las licitaciones de todo el ICE. El
nombre de la tarea se presta a confusión en vista que la administración del
proyecto que origina la necesidad de compra, pertenece a la dependencia
que solicitan bienes y servicios.
• Tarea ID 4, Revisión del proyecto por la proveeduría: Consiste en la
revisión de los documentos que conforma la Solicitud de Inicio de Trámite
de Licitación por parte de la Proveeduría. Además la Proveeduría prepara
una solicitud de respuesta con las correcciones para la dependencia
solicitante de la compra (UEN). Se considera como Actividad de
Desperdicio Tipo 2, en vista que el cronograma supone de ante mano, que
todas las Solicitudes de Inicio de Trámite de Licitación vienen defectuosas
en forma. Se tiene como práctica administrativa la revisión de las
condiciones y términos de todos los carteles de licitación en la Proveeduría.
El PCA podría mejorarse eliminando esta actividad y obligando a todas las

207. 179
dependencias solicitantes (Coordinadores de Contratación Administrativa –
CCA y Administradores de Contrato – AC) a responsabilizarse de los
resultados derivados de carteles mal confeccionados o datos erróneos en la
Solicitud de Inicio de Trámite de Licitación. Los tipos de baches de tiempo
ocasionados por esta actividad, producto de la Actividad de Desperdicio
Tipo 2 son: 1. Parálisis en la toma de decisión, 2. Remisión formal de
documentos.
• Tarea ID 5, Corrección y envío del cartel definitivo a la proveeduría: Es la
entrega de los documentos corregidos a la Proveeduría por parte de la
dependencia solicitante de la compra (UENTE). Se considera como
Actividad de Desperdicio Tipo 2, pues su haber esta sujeto a la Tarea ID 4.
• Tarea ID 6, Envío de publicación del cartel: Consiste en la entrega de la
carta a la Imprenta Nacional para la publicación del cartel en el diario oficial
La Gaceta. Se considera como Actividad de Valor, pues sin la publicación
del cartel, no es posible continuar con el PCA y se violenta el principio de
Publicidad.
• Tarea ID 7, Publicación del cartel: Son las actividades propias de la
Imprenta Nacional para la publicación del cartel en el diario oficial La
Gaceta. Se considera como Actividad de Valor, pues sin la publicación del
cartel, no es posible continuar con el PCA y se violenta el principio de
Publicidad.
• Tarea ID 9, Recepción de ofertas: Corresponde a la recepción de
Solicitudes de Aclaración de los potenciales oferentes y de ofertas de
licitación. Generalmente las ofertas llegan hasta el día de la apertura de
ofertas. La responsabilidad de esta actividad está en manos de la

208. 180
dependencia solicitante de la compra (UEN) y la Proveeduría. La
dependencia solicitante tiene la obligación de contestar todas las
aclaraciones de los potenciales oferentes, y la Proveeduría de custodiar el
expediente público de la licitación. Además la Proveeduría centraliza tanto
la recepción de las Solicitudes de Aclaración de los potenciales oferentes
como las respuestas de las dependencias solicitantes de la compra (UEN).
Se considera como Actividad de Valor en un 80%, a cargo de la
dependencia solicitante (UEN) por generar valor al aclarar las dudas de los
potenciales oferentes. Se considera como Actividad de Desperdicio Tipo 1
en un 10% a cargo de la Proveeduría, por la custodia del expediente
público de la licitación y Actividad de Desperdicio Tipo 2 en un 10% a cargo
de la Proveeduría, por mantener centralizado las comunicaciones entre el
proveedor y la dependencia solicitante de la compra (UENTE). El tipo de
baches de tiempo relacionado a la Actividad de Desperdicio Tipo 2 es: la
cola de espera.
• Tarea ID 10, Apertura de ofertas: Es el acto formal de la apertura de las
ofertas. La coordinación de la actividad esta en manos de la Proveeduría.
Es considerada como Actividad de Valor, pues marca el punto final para la
recepción de las ofertas.
• Tarea ID 13, Digitalización y foliado de ofertas: Consiste en foliar las ofertas
y documentos adicionales que se reciben en la apertura para adjuntarlos
físicamente al expediente público de la licitación. Adicionalmente se
digitalizan para el expediente digital. Es considerado como Actividad de
Desperdicio Tipo 2, por dos razones: 1. No genera valor en la obtención del
entregable. 2. Aunque esta actividad es necesaria dado que el expediente
público es el documento oficial de consulta del proceso de licitación, su

209. 181
relación de dependencia discrecional con sus tareas predecesoras (Lledó y
Rivarola, 2005), genera un bache de tiempo del tipo: Cola de espera.
• Tarea ID 14, Envío de ofertas a la UEN y legal: Corresponde a despachar
las ofertas recibidas en la apertura a la UEN y a la División de Contratación
Administrativa de la Dirección Jurídica Institucional. Es considerado como
Actividad de Desperdicio Tipo 2, y el tipo de bache de tiempo es: Cola de
espera.
• Tarea ID 15, Estudio Legal de Ofertas: Es el estudio de las ofertas desde el
punto de vista legal. Es considerado como Actividad de Valor.
• Tarea ID 16, Estudio Técnico y elaboración de Recomendación de
Adjudicación: Corresponde al estudio de las ofertas desde el punto de vista
técnico. Es considerado como Actividad de Valor.
• Tarea ID 17, Confección Recomendación de Adjudicación: Es la
preparación del documento de Recomendación de Adjudicación. Es
considerado como Actividad de Valor.
• Tarea ID 19, Recomendación de Adjudicación Proveeduría: Corresponde a
la recepción de la Recomendación de Adjudicación en la Proveeduría y
posteriormente reenviarla al Sugerencia respectiva (Subgerencia de
Telecomunicaciones o Subgerencia de Energía). Es considerada como
Actividad de Desperdicio Tipo 2, por cuanto el documento de
Recomendación de Adjudicación lo puede enviar directamente la
dependencia solicitante de la compra (UEN) a la Subgerencia, con copia a
la Proveeduría. El tipo de bache de tiempo ocasionado al PCA es: Cola de
espera.

210. 182
• Tarea ID 20, Revisión de la subgerencia: Consiste en la recepción de los
documentos de la recomendación y solicitud de documentos adicionales no
incluidos en la recomendación. Posteriormente sigue la entrega de los
documentos corregidos a la Subgerencia por parte de la dependencia
solicitante de la compra (UEN). Se considera una Actividad de Desperdicio
Tipo 2, pues el cronograma supone de ante mano, que todas las
Recomendaciones de Adjudicación vienen defectuosas en forma. Se
asigna un 50% a cargo de la Subgerencia y un 50% a cargo de la UEN. Los
tipos de baches de tiempo ocasionados por esta actividad, producto de la
Actividad de Desperdicio Tipo 2 son: 1. Parálisis en la toma de decisión, 2.
Remisión formal de documentos.
• Tarea ID 21, Adjudicación: Es la adjudicación del contrato a la oferta
recomendada. Dependiendo los tipos de montos, la adjudicación puede ser
realizada por: El Consejo Directivo, la Gerencia General, la Subgerencia o
la dependencia solicitante de la compra (UENTE). Si la adjudicación lo
realiza el Consejo Directivo, esta actividad es considerada como Actividad
de Valor en un 5% y como Actividad de Desperdicio Tipo 2 en un 95%,
pues de los 21 días de duración de esta actividad, sólo 1 le toma para hacer
el acto de adjudicación. Los tipos de baches de tiempo encontrados son: 1.
Parálisis en la toma de decisión, 2. Remisión formal de documentos y 3.
Cola de Espera. Si la adjudicación de lo realiza la Gerencia General, esta
actividad es considerada como Actividad de Valor en un 20% y como
Actividad de Desperdicio Tipo 2 en un 80%, pues de los 5 días de duración
de esta actividad, sólo 1 le toma para hacer el acto de adjudicación. Los
tipos de baches de tiempo encontrados son: 1. Parálisis en la toma de
decisión, 2. Remisión formal de documentos y 3. Cola de Espera. Si la

211. 183
adjudicación de lo realiza la Subgerencia, esta actividad es considerada
como Actividad de Valor en un 20% y como Actividad de Desperdicio Tipo 2
en un 80%, pues de los 5 días de duración de esta actividad, solo 1 le toma
para hacer el acto de adjudicación. Los tipos de baches de tiempo
encontrados son: 1. Parálisis en la toma de decisión, 2. Remisión formal de
documentos y 3. Cola de Espera. Si la adjudicación de lo realiza la UEN,
esta actividad es considerada como Actividad de Valor en un 33% y como
Actividad de Desperdicio Tipo 2 en un 67%, pues de los 3 días de duración
de esta actividad, sólo 1 le toma para hacer el acto de adjudicación. Los
tipos de baches de tiempo encontrados son: 1. Parálisis en la toma de
decisión, 2. Remisión formal de documentos y 3. Cola de Espera.
• Tarea ID 22, Publicación de la Adjudicación: Consiste en la entrega de la
carta de notificación de la adjudicación a la Imprenta Nacional para la
publicación en el diario oficial La Gaceta. Se considera como Actividad de
Desperdicio Tipo 1, dado que La Gaceta es el medio oficial para la
publicación de las contrataciones. Dicha actividad es necesaria pero no
genera valor.
• Tarea ID 23, Publicación en la Gaceta: Son las actividades propias de la
Imprenta Nacional para la publicación del la adjudicación en el diario oficial
La Gaceta. Se considera como Actividad de Valor, pues sin la publicación
de la adjudicación, no es posible continuar con el PCA y se violenta el
principio de Publicidad.
• Tarea ID 24, Recurso: Corresponde a la presentación de la apelación de
adjudicación por parte del oferente u oferentes no adjudicados. Los
recursos utilizados son: 1. Recurso de Apelación y 2. Recurso de

212. 184
Revocatoria. Esta actividad es considerada Actividad de Desperdicio Tipo 2,
y el tipo de bache de tiempo encontrado es: Cola de Espera.
• Tarea ID 25, Adjudicación firme: Corresponde al periodo que comprende
desde la publicación de la adjudicación y la firmeza del acto. Es
considerado Actividad de Desperdicio Tipo 1, pues aunque no genera valor
en la obtención de su entregable, este periodo de espera es obligatorio por
ley.
• Tarea ID 27, Solicitud de Garantía de Cumplimiento y certificación
presupuestaria para refrendo: Consiste en solicitar la garantía de
cumplimiento al proveedor elegido y una certificación presupuestaria a
Financiero. Esta actividad es considerada Actividad de Desperdicio Tipo 2,
y el tipo de bache de tiempo encontrado es: Remisión formal de
documentos.
• Tarea ID 28, Rendimiento de la Garantía de Cumplimiento, certificación de
la CCSS y especies fiscales: Consiste en el rendimiento de la garantía de
cumplimiento y demás documentos para formalizar la contratación entre le
proveedor y el ICE. Esta actividad es considerada Actividad de Desperdicio
Tipo 1, pues aunque esta no genera valor para la obtención del entregable,
es necesaria la presentación de la garantía de cumplimiento y documentos
adicionales de formalización.
• Tarea ID 29, Emisión de Certificación presupuestaria: Esta tarea consiste
en la presentación de la certificación presupuestaria por parte de Dirección
de Planificación Financiera Institucional a la Dirección de Proveeduría. Es
considerada Actividad de Desperdicio Tipo 2, por las siguientes dos
razones: 1. No genera valor en la obtención del entregable. 2. Aunque esta

213. 185
actividad es necesaria como control del presupuesto, su relación de
dependencia discrecional con su tarea predecesora (Lledó y Rivarola,
2005), genera un bache de tiempo del tipo: Cola de espera.
• Tarea ID 30, Envío del Expediente para elaboración del Contrato: Es el
envío del expediente de la Dirección de Proveeduría a la Dirección Jurídica
para la confección del contrato. Es considerada Actividad de Desperdicio
Tipo 2, porque no genera valor para la obtención del entregable y el tipo de
bache de tiempo ocasionado es: Cola de espera.
• Tarea ID 31, Elaboración del Contrato: Es la elaboración del borrador del
contrato por parte de la dependencia solicitante de la compra (UENTE) y su
posterior presentación a la Dirección Jurídica. Es considerada Actividad de
Valor.
• Tarea ID 32, Revisión del borrador de Contrato: Corresponde la revisión del
contrato en la Dirección Jurídica del ICE y la revisión del mismo en la
Subgerencia. Es considerada como Actividad de Desperdicio Tipo 1, por
dos razones: 1. No genera valor para la obtención del entregable, 2. Es
necesario debido a que tanto la Dirección Jurídica como la Subgerencia
asumen su responsabilidad del contrato, una vez que el mismo entre en
ejecución.
• Tarea ID 33, Firma de Contrato por el Adjudicatario y Tarea ID 34, Firma de
Contrato por la Subgerencia: Ambas tareas consisten en la firma del
contrato, una por parte del adjudicatario y la otra por parte de la
subgerencia. Estas dos tareas son consideradas como Actividades de
Valor.

214. 186
• Tarea ID 35, Refrendo Interno: Consiste en el acto de refrendar el contrato
firmado entre el proveedor y el ICE y presentarlo en la Dirección de
Proveeduría. Es considerada como Actividad de Desperdicio Tipo 1, por
cuanto no genera valor para la obtención del entregable.
• Tarea ID 36, Envío a refrendo: Consiste en enviar el expediente a la
Contraloría General de la República para el refrendo del contrato. Es
considerada como Actividad de Desperdicio Tipo 1, por cuanto no genera
valor para la obtención del entregable.
• Tarea ID 37, Refrendo Externo: Consiste en el trámite interno propio de la
Contraloría General de la República para el refrendo del contrato. Es
considerada como Actividad de Desperdicio Tipo 1, por cuanto no genera
valor para la obtención del entregable.
• Tarea ID 38, Elaboración de la Orden de Compra / Servicio: Es la
elaboración de la Orden de Compra o la Orden de Servicio. Es considerada
Actividad de Valor.

215. 187
c. Análisis del grado de valor del PCA.
De los hallazgos anteriores se determina la siguiente información de cada uno de
los entregables del cronograma del PCA adaptado:
Entregable 1: “La publicación del cartel”.
El 80% de las actividades es ejecutado por la organización del ICE y el 20%
restante fuera de la organización del ICE.
80%
20%
ICE Otros
Figura 26: Distribución de las actividades del entregable: “La publicación del cartel”.
Del 80% de las actividades que están en manos del ICE, el 50% de ellas generan
valor para la obtención del entregable, y el 50% restante corresponde a
actividades de desperdicio tipo 2, que son innecesarias para la obtención del
entregable.

216. 188
El cuadro muestra la distribución del esfuerzo total de cada uno de los
responsables del entregable en los distintos tipos de actividad (de valor,
desperdicio tipo 1 o desperdicio tipo 2).
Cuadro 19: Distribución del Flujo de Valor de los responsables del entregable: “La
Publicación del Cartel de Licitación”.
TIPO DE ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Valor Desperdicio Tipo 1 Desperdicio Tipo 2
UENTE 50% 0% 50%
Proveeduría 50% 0% 50%
Otros 100% 0% 0%
La figura muestra la distribución del flujo de valor de las actividades que
conforman el entregable.
0%
50% 50%
VALOR TIPO 1 TIPO 2
Figura 27: Distribución del flujo de valor de las tareas a cargo del ICE que conforma el
entregable: “La Publicación del Cartel”.

217. 189
Entregable 2: “El recibo de ofertas”.
El 100% de las actividades es ejecutado por la organización del ICE.
100%
0%
ICE Otros
Figura 28: Distribución de las actividades del entregable: “El recibo de ofertas”.
Un 90% de ellas generan valor para la obtención del entregable. Un 5%
corresponde a actividades de desperdicio tipo 1 que no generan valor pero son
necesarias para la obtención del entregable y el 5% restante corresponde a
actividades de desperdicio tipo 2, que son innecesarias para la obtención del
entregable.
El cuadro muestra la distribución del esfuerzo total de cada uno de los
responsables del entregable en los distintos tipos de actividad (de valor,
desperdicio tipo 1 o desperdicio tipo 2).

218. 190
Cuadro 20: Distribución del Flujo de Valor de los responsables del entregable: “El Recibo de
Ofertas”
TIPO DE ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Valor Desperdicio Tipo 1 Desperdicio Tipo 2
UENTE 100% 0% 0%
Proveeduría 50% 25% 25%
La figura muestra la distribución del flujo de valor de las actividades que
conforman el entregable.
90%
5%5%
VALOR TIPO 1 TIPO 2
Figura 29: Distribución del flujo de valor de las tareas a cargo del ICE que conforma el
entregable: “El recibo de Ofertas”.

219. 191
Entregable 3: “El estudio y selección de ofertas”.
El 100% de las actividades es ejecutado por la organización del ICE
100%
0%
ICE Otros
Figura 30: Distribución de las actividades del entregable: “El estudio y selección de ofertas”.
El 40% de ellas generan valor para la obtención del entregable. El 60% restante
corresponde a actividades de desperdicio tipo 2, que son innecesarias para la
obtención del entregable
El cuadro muestra la distribución del esfuerzo total de cada uno de los
responsables del entregable en los distintos tipos de actividad (de valor,
desperdicio tipo 1 o desperdicio tipo 2).

220. 192
Cuadro 21: Distribución del Flujo de Valor de los responsables del entregable: “El Estudio y
Recomendación de Ofertas”
TIPO DE ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Valor Desperdicio Tipo 1 Desperdicio Tipo 2
UENTE 100% 0% 0%
Legal 100% 0% 0%
Proveeduría 0% 0% 100%
La figura muestra la distribución del flujo de valor de las actividades que
conforman el entregable
40%
0%
60%
VALOR TIPO 1 TIPO 2
Figura 31: Distribución del flujo de valor de las tareas a cargo del ICE que conforma el
entregable: “El Estudio y Selección de Ofertas”

221. 193
Entregable 4: “La Adjudicación de Ofertas”.
El 57% de las actividades es ejecutado por la organización del ICE y el 43%
restante fuera de la organización del ICE.
57%
43%
ICE Otros
Figura 32: Distribución de las actividades del entregable: “La adjudicación de Ofertas”.
Para la adjudicación de ofertas se presenta cuatro posibles situaciones, pues
dependiendo del monto de la adjudicación, esta se llevará acabo en: 1. La UEN, 2.
La Subgerencia, 3. La Gerencia General o 4. El Consejo Directivo.
Se analizó cada alternativa de forma separada.

222. 194
Adjudicación en el Consejo Directivo:
Del 57% de las actividades que están en manos del ICE, el 1% de ellas generan
valor para la obtención del entregable. Un 25% corresponde a actividades de
desperdicio tipo 1 que no generan valor pero son necesarias para la obtención del
entregable y el 74% restante corresponde a actividades de desperdicio tipo 2, que
son innecesarias para la obtención del entregable. En el siguiente cuadro se
observa la distribución del esfuerzo total de cada uno de los responsables del
entregable en los distintos tipos de actividad (de valor, desperdicio tipo 1 o
desperdicio tipo 2).
Cuadro 22: Distribución del Flujo de Valor de los responsables del entregable: “La
Adjudicación de Ofertas” cuando la adjudicación se realiza por el Consejo Directivo.
TIPO DE ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Valor Desperdicio Tipo 1 Desperdicio Tipo 2
UENTE 0% 0% 100%
Proveeduría 0% 50% 50%
Subgerencia 0% 0% 100%
Consejo Directivo 5% 0% 95%
Otros 33% 33% 33%

223. 195
Adjudicación en la Gerencia General:
Del 57% de las actividades que están en manos del ICE, el 5% de ellas generan
valor para la obtención del entregable. Un 25% corresponde a actividades de
desperdicio tipo 1 que no generan valor pero son necesarias para la obtención del
entregable y el 70% restante corresponde a actividades de desperdicio tipo 2, que
son innecesarias para la obtención del entregable. En el siguiente cuadro se
observa la distribución del esfuerzo total de cada uno de los responsables del
entregable en los distintos tipos de actividad (de valor, desperdicio tipo 1 o
desperdicio tipo 2).
Cuadro 23: Distribución del Flujo de Valor de los responsables del entregable: “La
Adjudicación de Ofertas” cuando la adjudicación se realiza por la Gerencia General.
TIPO DE ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Valor Desperdicio Tipo 1 Desperdicio Tipo 2
UENTE 0% 0% 100%
Proveeduría 0% 50% 50%
Subgerencia 0% 0% 100%
Gerencia General 20% 0% 80%
Otros 33% 33% 33%

224. 196
Adjudicación en la Subgerencia:
Del 57% de las actividades que están en manos del ICE, el 5% de ellas generan
valor para la obtención del entregable. Un 25% corresponde a actividades de
desperdicio tipo 1 que no generan valor pero son necesarias para la obtención del
entregable y el 70% restante corresponde a actividades de desperdicio tipo 2, que
son innecesarias para la obtención del entregable. En el siguiente cuadro se
observa la distribución del esfuerzo total de cada uno de los responsables del
entregable en los distintos tipos de actividad (de valor, desperdicio tipo 1 o
desperdicio tipo 2).
Cuadro 24: Distribución del Flujo de Valor de los responsables del entregable: “La
Adjudicación de Ofertas” cuando la adjudicación se realiza por la Subgerencia.
TIPO DE ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Valor Desperdicio Tipo 1 Desperdicio Tipo 2
UENTE 0% 0% 100%
Proveeduría 0% 50% 50%
Subgerencia 10% 0% 90%
Otros 33% 33% 33%

225. 197
Adjudicación en la UEN:
Del 57% de las actividades que están en manos del ICE, el 8% de ellas generan
valor para la obtención del entregable. Un 25% corresponde a actividades de
desperdicio tipo 1 que no generan valor pero son necesarias para la obtención del
entregable y el 67% restante corresponde a actividades de desperdicio tipo 2, que
son innecesarias para la obtención del entregable. En el siguiente cuadro se
observa la distribución del esfuerzo total de cada uno de los responsables del
entregable en los distintos tipos de actividad (de valor, desperdicio tipo 1 o
desperdicio tipo 2).
Cuadro 25: Distribución del Flujo de Valor de los responsables del entregable: “La
Adjudicación de Ofertas” cuando la adjudicación se realiza por la UEN.
TIPO DE ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Valor Desperdicio Tipo 1 Desperdicio Tipo 2
UENTE 17% 0% 83%
Proveeduría 0% 50% 50%
Subgerencia 0% 0% 100%
Otros 33% 33% 33%

226. 198
En la siguiente figura, se muestra la distribución del flujo de valor de las
actividades que conforman el entregable “La Adjudicación de Oferta”, para cada
una de las posibles situaciones de adjudicación.
1%
25%
74%
VALOR TIPO 1 TIPO 2
(Adjudicación por el Concejo Directivo)
5%
25%
70%
VALOR TIPO 1 TIPO 2
(Adjudicación por la Gerencia General)
5%
25%
70%
VALOR TIPO 1 TIPO 2
(Adjudicación por la Subgerencia)
8%
25%
67%
VALOR TIPO 1 TIPO 2
(Adjudicación por la UEN)
Figura 33: Distribución del flujo de valor de las tareas a cargo del ICE que conforma el
entregable: “La Adjudicación de Ofertas”

227. 199
Entregable 5: “La Contratación del Proveedor”
La contratación del proveedor puede tomar dos alternativas posibles si el Refrendo
del Contrato se realiza a lo interno (en el ICE) o externo (en la Contraloría General
de la República). Cada alternativa se analizó de forma separada.
Contratación del proveedor con refrendo externo.
El 75% de las actividades es ejecutado por la organización del ICE y el 25%
restante fuera de la organización del ICE
75%
25%
ICE Otros
Figura 34: Distribución de las actividades del entregable: “La Contratación del Proveedor”.
Alternativa 1: Con Refrendo Externo.
Del 75% de las actividades que están en manos del ICE, el 34% de ellas generan
valor para la obtención del entregable. Un 33% corresponde a actividades de
desperdicio tipo 1 que no generan valor pero son necesarias para la obtención del
entregable y el 33% restante corresponde a actividades de desperdicio tipo 2, que
son innecesarias para la obtención del entregable.

228. 200
En el siguiente cuadro se observa la distribución del esfuerzo total de cada uno de
los responsables del entregable en los distintos tipos de actividad (de valor,
desperdicio tipo 1 o desperdicio tipo 2).
Cuadro 26: Distribución del Flujo de Valor de los responsables del entregable: “La
Contratación del Proveedor” si el Refrendo del Contrato es Externo.
TIPO DE ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Valor Desperdicio Tipo 1 Desperdicio Tipo 2
UENTE 100% 0% 0%
Proveeduría 25% 25% 50%
Finanzas 0% 0% 100%
Legal 0% 100% 0%
Subgerencia 50% 50% 0%
Otros 33% 67% 0%

229. 201
Contratación del proveedor con refrendo interno:
El 80% de las actividades es ejecutado por la organización del ICE y el 20%
restante fuera de la organización del ICE
80%
20%
ICE Otros
Figura 35: Distribución de las actividades del entregable: “La Contratación del Proveedor”.
Alternativa 2: Con Refrendo Interno
Del 80% de las actividades que están en manos del ICE, el 37% de ellas generan
valor para la obtención del entregable. Un 25% corresponde a actividades de
desperdicio tipo 1 que no generan valor pero son necesarias para la obtención del
entregable y el 38% restante corresponde a actividades de desperdicio tipo 2, que
son innecesarias para la obtención del entregable.

230. 202
En el siguiente cuadro se observa la distribución del esfuerzo total de cada uno de
los responsables del entregable en los distintos tipos de actividad (de valor,
desperdicio tipo 1 o desperdicio tipo 2).
Cuadro 27: Distribución del Flujo de Valor de los responsables del entregable: “La
Contratación del Proveedor” si el Refrendo del Contrato es Interno.
TIPO DE ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Valor Desperdicio Tipo 1 Desperdicio Tipo 2
UENTE 100% 0% 0%
Proveeduría 33% 0% 67%
Finanzas 0% 0% 100%
Legal 0% 100% 0%
Subgerencia 50% 50% 0%
Adjudicatario 50% 50% 0%

231. 203
En la siguiente figura, se muestra la distribución del flujo de valor de las
actividades que conforman el entregable “La Contratación del Proveedor”, para
cada una de los dos tipos de refrendos.
34%
33%33%
VALOR TIPO 1 TIPO 2
(Refrendo Externo)
Alternativa 1
37%
25%
38%
VALOR TIPO 1 TIPO 2
(Refrendo Interno)
Alternativa 2
Figura 36: Distribución del flujo de valor de las tareas que conforma el entregable: “La
Contratación del Proveedor”

232. 204
De todas las tareas que tiene a cargo el ICE, tal como está definido el PCA, el
47% de ellas generan valor para obtener los materiales, bienes y servicios
requeridos. Un 13% corresponde a actividades de desperdicio tipo 1 que no
generan valor pero son necesarias y el 40% restante corresponde a actividades de
desperdicio tipo 2, que son innecesarias.
47%
13%
40%
VALOR TIPO 1 TIPO 2
Figura 37: Distribución del flujo de valor del PCA.
Eliminando las Actividades Tipo 2 y optimizando las Actividades Tipo 1, el
cronograma del Cuadro 30: Cronograma del PCA adaptado se reduce de 224 días
hábiles (aproximadamente 10 meses) a 153 días hábiles (aproximadamente 7
meses) o 120 días sin el refrendo externo (aproximadamente 5.5 meses).
El entregable que tiene menos desperdicios asociados con actividades tipo 1 y 2
es “El recibo de Ofertas”, y el entregable que tiene más desperdicios asociados
con actividades tipo 1 y 2 es “La Adjudicación de Ofertas”.

233. 205
4.1.3 Reglamento Interno de la Contratación Administrativa del ICE
Una ventaja del Reglamento Interno de la Contratación Administrativa (RICA) es
que es bastante completo para la finalidad que persigue.
No obstante esa misma característica es también una desventaja, pues el
reglamento resulta extenso, por lo que el Administrador de Contratos (AC) debe
tomar un determinado tiempo en la revisión de la totalidad del reglamento para
evacuar alguna duda o consulta. Ese tiempo de revisión en los Administradores de
Contratos con poca experiencia resulta aun mayor.
Si el RICA tuviera una estructura lógica basado en los Procesos de Gestión de las
Adquisiciones de la Guía PMBOK (PMI, 2004), se facilitaría en gran medida el
trabajo de los AC, pues rápidamente asociarían la duda o consulta con algún
Proceso de Gestión de las Adquisiciones (PMI, 2004), delimitando la revisión total
del reglamento a un área más particular, para reducir tiempo y esfuerzo.
Por tanto se decidió vincular cada uno de los artículos del RICA con los Procesos
de Gestión de las Adquisiciones de la Guía PMBOK, y determinar en cuales áreas,
del RICA presta más atención a la Gestión de las Adquisiciones. Los hallazgos
fueron los siguientes:

234. 206
Cuadro 28: Porcentaje de relación de los artículos del RICA con los procesos de Gestión de
las Adquisiciones de la Guía PMBOK (PMI, 2004).
ARTÍCULOS RELACIONADOS CON: PORCENTAJE
Planificación de las Compras 0%
Planificación de la Contratación 1,5%
Solicitud de Respuesta a Vendedores 3,6%
Selección de Vendedores 3,0%
Administración del Contrato 11,0%
Cierre del Contrato 1,1%
Ninguno de los procesos anteriores. 79,6%
Ninguno de los artículos que conforman el RICA, se orientan al proceso de
Planificación de las Compras, un 1,49% de los artículos se orientan al proceso de
Planificación de la Contratación, el 3,6% de los artículos se orientan al proceso de
Solicitud de Respuesta a Vendedores.
El 3,0% de los artículos del RICA, se orientan al proceso de Selección de
Vendedores, el 11,0% al proceso de Administración del Contrato y el 1,1% al
proceso de Cierre del Contrato.
Finalmente el restante 79,6% de los artículos del RICA, no tienen ninguna
orientación o vínculo con los procesos de la Gestión de Abastecimiento del
Proyecto de la Guía PMBOK (PMI, 2004).

235. 207
0,0% Planificación de
las Compras
Planificación de
la Contratación
1,49%
3,62% Solicitud de
Respuesta a
Vendedores
3,07%
Selección de
Vendedores
11,03%
Administración
del Contrato
1,18%
Cierre del
Contrato
Artículos relacionados con los Procesos de
Gestión de las Adquisiciones de la Guía
PMBOK (PMI, 2004)
Artículos NO relacionados con los Procesos
de Gestión de las Adquisiciones de la Guía
PMBOK (PMI, 2004)
Figura 38: Porcentaje de relación de los artículos del RICA con los procesos de Gestión de
las Adquisiciones de la Guía PMBOK (PMI, 2004).
79,6 % 79,6 %
79,6 % 79,6 %
79,6 % 79,6 %

236. 208
De la proporción de los artículos del RICA que están vinculados con algún proceso
de la Gestión de las Adquisiciones del Proyecto de la Guía PMBOK (PMI, 2004), el
7,3% corresponde a artículos relacionados con la planificación de la gestión de las
adquisiciones, el 32,82% corresponde a ejecución de la gestión de las
adquisiciones, el 54,08% corresponde a seguimiento y control de la gestión de las
adquisiciones, y el 5,80% a cierre de la gestión de las adquisiciones.
El RICA está enfocado particularmente en regular las actividades o procesos que
no están relacionados con la Gestión de las Adquisiciones de la Guía PMBOK
(PMI, 2004), dejando áreas descuidadas importantes como los procesos de
planificación.
Si además, se considera que muchas de las actividades de PCA no generan valor,
tal como se planteó anteriormente en este capítulo, se puede concluir que el RICA
emplea mucho esfuerzo en regular actividades que no se orientan al objetivo final
del proceso de abastecimiento: la obtención de materiales, bienes o servicios
necesarios para la organización.

237. 209
4.1.4 Impacto en la UENTE por la Reforma de la Ley de Contratación
Administrativa
La reforma a la Ley de Contratación Administrativa obedece a un intento de
renovación del papel de la Administración Pública proyectada a futuro. Se
considera un intento de renovación por cuanto la Asamblea Legislativa dentro del
Expediente Legislativo 15583 (ALCR, 2006), consideró que dada la compleja
agenda de proyectos de ley, someter la ley a una revisión integral resultaba
inconveniente y desproporcionado.
Parte de las razones que condujeron la reforma a la ley, son los estudios de
fiscalización elaborados por la Contraloría General de la República sobre algunos
problemas ciertos (ALCR, 2006):
• Deficiencia en la Gestión de las Adquisiciones: La Administración no tiene
procesos bien establecidos que le permitan una adecuada gestión de
compras, acompañado de una ausencia de planificación de los proyectos.
• Debilidades en el diseño legal de los procedimientos: La Administración
tiene problemas para una adecuada gestión debido al exceso de
formalismos o falta de claridad en cuanto a las reglas de funcionamiento.
• Mecanismos de control previo muy reforzados: Los mecanismos de control
resultan excesivos en cantidad y no necesariamente garantizan los plazos
de tiempo a los distintos tipos de procedimientos.
• Énfasis en la tutela de los derechos de los proveedores con exclusión del
interés general: Los procedimientos se han convertido en fines en sí
mismos y se ha perdido de vista que la actividad contractual es el medio
para permitir satisfacer las necesidades públicas.

238. 210
Igualmente otras razones impulsaron el proyecto de ley:
• Normas jurídicas no diseñadas en términos de eficiencia y eficacia.
• Excesos o falta de idoneidad del instrumental de control.
• Insuficiencias en cuanto a normas sobre planificación y elaboración de
proyectos, ejecución contractual.
• Conflicto de intereses surgidos al reducir o fortalecer los mecanismos de
control en la gestión de compras.
El contenido de la reforma está organizado en los siguientes ejes temáticos:
• Principios y parámetros de interpretación normativa.
• Ajustes al esquema de procedimientos de selección del contratista.
• Aspectos relativos a la planificación, tramitación y ejecución.
• Aspectos relativos al control.
A continuación se analizan los aspectos que impactan de forma negativa a la
UENTE, de acuerdo con los ejes temáticos antes señalados.

239. 211
a. Principios y parámetros de interpretación normativa.
En la reforma de ley, se diferencia los principios de eficacia y eficiencia. Eficiencia
como el uso óptimo de los recursos institucionales y Eficacia como el cumplimiento
de los fines, las metas y los objetivos de la administración a través de los actos
relativos a la actividad de contratación administrativa. Antes de la reforma, la Ley
solo contemplaba el principio de Eficiencia.
La interpretación de los actos y actuaciones de las partes será en forma tal que se
permita su conservación, e incluso el de las ofertas en caso de duda.
Sobre la conservación de las ofertas, su aplicación es cuestionable, sobre todo
cuando existan dudas técnicas que compromete la satisfacción de la
administración. En algunos casos como: el estudio de ofertas para Proyectos BOT
(por ejemplo la construcción de Plantas Eléctricas) o Proyectos Llave en Mano
(por ejemplo la construcción de Subestaciones Eléctricas), el tiempo que asigna la
Proveeduría es actualmente corto (ver punto 4.1.2 del presente capítulo), de
manera que obviar aspectos técnicos importantes planteados en las ofertas de
forma dudosa por los oferentes, en aras de cumplir con los plazos del Proceso de
Contratación Administrativa propuesto por la Proveeduría, va sin duda alguna en
contra del mismo principio (Eficacia) que promueve la conservación de las ofertas.
Inclusive puede darse aquellos casos donde se afectan principios constitucionales
como el de Legalidad, pues de acuerdo con el expediente legislativo del proyecto
de ley (ALCR, 2006), se señala: “En este sentido, se pretende equilibrar la
tendencia a resolver las tensiones de principios a favor exclusivamente de los
intereses particulares de los proveedores”.
Este apéndice de la reforma, surge como respuesta a los problemas que el ICE ha
tenido para atender de forma oportuna la adquisición de nuevas líneas celulares y

240. 212
ampliaciones de la plataforma de la red celular, donde los procesos de
contratación administrativa parecen nunca acabar.
Por otro lado, después de diez años de vigencia de la ley anterior de Contratación
Administrativa (Ley 7494), el ICE y particularmente la Proveeduría no han resuelto
los problemas de eficiencia en el Proceso de Contratación Administrativa, sobre el
uso óptimo de los recursos institucionales, pues de acuerdo con los hallazgos en
el punto 4.1.2, el Proceso de Contratación Administrativa es completamente
ineficiente, particularmente la Adjudicación y la Contratación.
Tal como se plantea en la nota GG-0719-2006, sobre los plazos en los procesos
licitatorios, un plazo de estudio de ofertas de 22 días hábiles contra un plazo para
la adjudicación de 55 días hábiles más 82 días hábiles para la Contratación, es sin
duda alguna una muestra de desproporcionalidad.
Distintos estudios de la Proveeduría del ICE han señalado que la Administración
tarda mucho tiempo en proceder a la adjudicación, pues en algunos casos
extremos se toma más de un año para hacerlo (ALCR, 2006), y se señala a los
encargados de los estudios de ofertas, responsables de tales atrasos. No obstante
los estudios señala solo la correlación entre los atrasos con las distintas etapas del
Proceso de Contratación Administrativa y no la causalidad de los atrasos, pues los
atrasos son el resultado de la mala gestión de las adquisiciones y no precisamente
una descontinuada legislación. A lo largo del presente capítulo, se señala que la
Proveeduría es participe y co-autora del sistema de gestión vigente.

241. 213
b. Ajustes al esquema de procedimientos de selección del contratista.
Con la reforma, se reduce a solo tres mecanismos de selección de los contratistas
(ALCR, 2006), debido a que en la anterior ley, el esquema de cuatro mecanismos
no ha dado resultados relevantes.
Los actuales mecanismos de selección son:
• La licitación pública.
• La licitación abreviada.
• La contratación directa.
Con respecto a la estructura de la Licitación Pública, en el artículo 42 bis, se
incorporan plazos de caducidad para la adjudicación y la readjudicación, con la
consecuente responsabilidad administrativa de los funcionarios encargados.
Desde la perspectiva de la reforma, se trata de poner límite a la inacción
administrativa, el cual implica ineficiencia e ineficacia, tal como se manifiesta en el
expediente administrativo del proyecto de ley (ALCR, 2006).
No obstante en la oficina de Gestión Recursos Materiales y Adquisiciones de la
UENTE, se considera que es una percepción errada, pues constantemente la
Proveeduría realiza cambios en la Gestión de las Adquisiciones, las cuales no se
comunican con la suficiente antelación para hacer los cambios pertinentes. Tales
cambios son de acatamiento inmediato, de manera que se cometerán errores en
los procedimientos administrativos. La inacción administrativa representaría la
parálisis total de los procesos de compra de la UENTE.

242. 214
La misma Contraloría General de la República, en sus estudios de fiscalización ha
externado que la Administración Pública no tiene procesos bien establecidos.
Aunque exista un proceso establecido de compras en el ICE, la carencia de un
adecuado proceso de gestión de cambios para comunicar oportunamente las
modificaciones al Proceso de Contratación Administrativa, provoca los mismos
resultados de no disponer un proceso establecido de compras donde
constantemente se realizan cambios al mismo.
Finalmente llevar a cabo un proceso sancionatorio al empleado público a cargo de
la adjudicación, donde el Sistema de Gestión Institucional es per se ineficiente,
como queda demostrado en el presente capítulo, carece de razonabilidad alguna.
Se puede observar inclusive, que en el expediente del proyecto de ley (ALCR,
2006), apoya este razonamiento, de acuerdo con el argumento planteado por la
comisión del proyecto de ley: “…si las normas jurídicas que regulan el accionar de
los agentes públicos no están diseñadas en términos de eficiencia y eficacia,
desde luego que resultaría inconsistente someter a la Administración Pública a
una exigente evaluación de resultados”.
Este último razonamiento del proyecto de ley, nos puede llevar a plantear la
interrogante sobre si la reforma a la ley pretende finalmente solucionar un
problema de gestión de la administración vía modificación de normas jurídicas,
apoyado por instancias encargadas de los procedimientos de compras de las
entidades con mayores niveles presupuestarios para la adquisición de bienes y
servicios (en cual incluye al ICE), responsables directos de sistemas de gestión de
las adquisiciones completamente ineficientes.

243. 215
Con respecto a la Contratación Directa, en el expediente del proyecto de ley
(ALCR, 2006), se señala que uno de los riesgos asociados con la contratación
especial por “escasa cuantía” es el uso ineficiente de los recursos públicos
derivados con desaprovechar oportunidades para hacer Economías de Escala.
La anterior afirmación es unos de los mayores errores de interpretación sobre los
mecanismos que regulan los precios en los procesos de compra, pues es común
confundir el fenómeno de las Economías de Escala con los Costos de
Oportunidad.
Para que se presente el fenómeno de la Economías de Escalas, debe existir un
ahorro o “economía” en los costos de producción de la mercancías que adquiere el
ICE a lo largo de la Cadena de Abastecimiento, de manera que no sólo existe una
tendencia a la baja en los precios de dichas mercancías, sino también una
tendencia a la baja en los precios de sus materias primas de sus proveedores. En
el caso particular, el ICE aunque es una de las instituciones con mayores niveles
presupuestarios para la adquisición de bienes y servicios del estado, no posee la
dimensiones como para alterar de manera significativa y constante los precios del
mercado de las mercancías adquiridas.
En la práctica, lo que efectivamente sucede es una tendencia a la reducción de los
precios asociados con las adquisiciones de mayor volumen, producto con mayores
Costos de Oportunidad en los negocios originados entre el ICE y sus proveedores.
Compras a mayor volumen, son más atractivas para los proveedores, porque
brindan mayor confianza de permanencia en el mercado, sirve de barrera de
entrada a otros competidores y son menos reduce el nivel de riesgo al negocio del
proveedor si logran ganar la adquisición, de manera que el Costo de Oportunidad
de los proveedores es aprovechado por el ICE con menores precios en las
mercancías.

244. 216
Sin embargo si no existe una libre concurrencia en los Proceso de Contratación
Administrativa, como los caso descritos en el Artículo 2 bis de la actual ley, o en
las Contrataciones Directas donde la Administración se limita a considerar única y
exclusivamente las ofertas de los proveedores invitados; los Costos de
Oportunidad se elimina, por más que se aumenten el volumen de compras de las
mercancías adquiridas.
De acuerdo con el nuevo Reglamento General de la Contratación Administrativa,
si se analiza el artículo 10 donde se establece que la Proveeduría es el único
órgano a lo interno de la institución que puede determinar que procedimiento de
contratación se debe seguir en cada caso en particular con el artículo 13 donde las
compras que puedan reportar economías de escala deben efectuarse de forma
centralizada y agrupar los objetos de las compras, obligará que en el Proceso de
Contratación Administrativa se implemente más puntos de control, por
consiguiente más Costos de Transacción, en detrimento de la eficiencia que la
misma ley persigue.

245. 217
c. Aspectos relativos a la planificación, tramitación y ejecución.
De acuerdo con la propuesta del expediente del proyecto de ley (ALCR, 2006), se
mantiene la tesis que los problemas de gestión administrativa se resuelven con
modificaciones en las normas jurídicas.
En este tema se mencionan varios subtemas como: La planificación y
programación, la actualización tecnológica, la readjudicación y orden de inicio, la
garantía de participación y la subcontratación. De estos subtemas, se analiza el
primero.
c.1 La planificación y programación:
Tal como manifiesta el expediente del proyecto de ley (ALCR, 2006), “una de las
debilidades más notorias de la actividad contractual de la Administración Pública,
es la ausencia de planificación, evaluación de proyectos y asignación específica
de responsabilidades”. Siguiendo el razonamiento del expediente, “tales
debilidades inciden en todas las etapas de la actividad contractual, pero
fundamentalmente se aprecian en carteles mal elaborados, procesos de
evaluación de las ofertas extensos e inconsistentes, interminables etapas de
formalización, insuficientes fases de transición y ejecuciones contractuales
truncadas”.
En la práctica, refiriéndose a la elaboración de los carteles de licitación, la UENTE
es uno de los órganos del ICE con menos problemas de carteles mal elaborados,
gracias a la especialización de cinco Administradores de Contratos empleados a
tiempo completo, a cargo de la oficina de Gestión Recursos Materiales y
Adquisiciones. En otras UEN, los Administradores de Contrato son elegidos por

246. 218
criterios como afinidad técnica al objeto contratado, de manera que al no tener las
competencias adecuadas, no logran tener el desempeño de los Administradores
de Contrato cuya actividad es a tiempo completo.
Sin embargo el buen desempeño que ha mantenido la UENTE sobre la confección
de los carteles, no ha sido por una adecuada planificación de las compras o de los
contratos, tal como se analiza a lo largo del desarrollo de este capítulo.
Tampoco la “Evaluación de los Proyectos”, ha influido en la elaboración de los
carteles de licitación o demás elementos mencionados en el expediente del
proyecto de ley (ALCR, 2006).
En la práctica, gran parte de las contrataciones de la UENTE, no disponen de una
“Evaluación de los Proyectos”, y sin embargo la carencia del mismo no se ha
reflejado en problemas en la actividad contractual.
La Evaluación de los Proyectos, es una serie de herramientas aplicadas que
ayudad a la toma de decisiones, a la hora de escoger diversas alternativas de
proyectos. Estas herramientas son inclusive utilizadas mucho antes de incursionar
en las Actividades Contractuales, pues se aplican independientemente si se
realiza o no las Actividades Contractuales.
Parece que la comisión del proyecto de ley, relaciona por error la Evaluación de
los Proyectos con la Evaluación de Ofertas.
Sobre la Evaluación de Ofertas, la UENTE ha mantenido una política de simplificar
la metodología de evaluación, utilizando en la mayoría de lo posible, a aplicación
de aspectos de cumplimiento obligatorio sobre los aspectos de ponderación. Por
su parte sobre las interminables etapas de formalización, son el resultado del
Proceso de Contratación Administrativa que la misma Proveeduría ha sugerido a
al Concejo Directivo aplicar.

247. 219
De acuerdo con la reforma al artículo 7 de la ley (ALCR, 2006), toda decisión
administrativa de promover el concurso de licitación, debe contener una
justificación de su procedencia, una descripción y estimación de costo del objeto,
así como el cronograma con las tareas y los responsables de su ejecución, de
manera que el jerarca o titular subordinado competente, en el inicio de la licitación
de contratación administrativa, debe aportar un cronograma y una matriz de
responsabilidades como se le conoce en la norma de la Guía PMBOK (PMI, 2004).
Recordando que el principio de Eficacia es en realidad buscar alcanzar la metas y
objetivos de manera oportuna, las compras no son por si solas un fin en si mismo
sino insumos importantes para la satisfacción de necesidades generadas por
proyectos o por actividades de operación, de manera que el Proceso de
Contratación Administrativa es una parte del Proceso de Gestión de las
Adquisiciones de los Proyectos y esta a su vez una parte de la Gestión de los
Proyectos de Desarrollo del ICE.
Cuando la ley solicita que en el inicio del Proceso de Contratación Administrativa
se incluya el cronograma y una matriz de responsabilidades, es garantizar que los
proyectos que originan las compras, terminen finalmente por alcanzar las metas y
objetivos de manera oportuna, no que las compras se realicen de forma oportuna
sin importar que el proyecto terminen a la deriva por falta de recursos financieros y
humanos como ha sucedido en el pasado.
Llevar a la práctica la ley, para que la misma dé un valor agregado al Proceso de
Contratación Administrativa tiene sus problemas.

248. 220
Primero, la organización del ICE es muy compleja y variada, y las adquisiones son
insumos que pertenecen y son gestionados por la dependencia usuaria (jerarca o
titular subordinado competente que solicita la adquisición), quien tiene a cargo el
hacer cumplir las metas u objetivos finales; y no la Proveeduría.
Segundo, en materia de Administración de Proyectos, es el Equipo de Proyecto el
responsables de la Gestión de las Adquisiciones (PMI, 2004), de manera que cual
sería la autoridad que tendría el Equipo de Proyecto para llamar a rendir cuenta a
la Proveeduría, si a nivel de reforma al Reglamento General de Contratación
Administrativa, se le ha otorgado a la Proveeduría poderes para llamar a rendir
cuenta al Equipo de Proyecto.
Tercero, cuál es el sentido que tiene el titular gestionante de la compra el
presentar un cronograma que contemple las actividades del Proceso de
Contratación Administrativa (PCA), si es la misma Proveeduría al final, por medio
del Reglamento General de Contratación Administrativa en el artículo 10, la
ordenada a definir los plazos del PCA
La entrega de un cronograma y una matriz de responsabilidades, terminará siendo
finalmente un requisito más dentro de la burocracia institucional, que destruye a si
misma el valor del negocio y la generación de riqueza para la sociedad, no sin
antes afianzar el protagonismo de la Proveeduría, en lo que debiera ser un órgano
meramente tramitador de los procesos de contratación.

249. 221
4.1.5 Brechas entre la Gestión Actual de Adquisiciones y el Proceso de
Planificación de las Compras y Adquisiciones de la Guía PMBOK
De acuerdo con la Guía PMBOK (PMI, 2004), el objetivo principal del Proceso de
Planificación de las Compras es: determinar qué comprar y cuanto; cuando y
como hacerlo.
El Reglamento Interno de la Contratación Administrativa (RICA), como única
normativa oficial del ICE, presenta serias debilidades en materia de planificación
de las compras, algunas de las cuales se mencionaron en el punto 4.1.3 del
presente capítulo.
Sucintamente, el RICA señala que el CCA preparará el Plan Anual de Compras de
la UEN o Dirección Administrativa en colaboración con el Director de UEN o
Director Administrativo, en noviembre de cada año. Este Plan Anual de Compras
debe estar vinculado con el Plan de Desarrollo y los respectivos Planes Anuales
Operativos. Será aprobado por la Subgerencia o Gerencia General según
corresponda, en la primera semana de diciembre de cada año, para su debida
publicación (en el diario oficial La Gaceta) y seguimiento por parte de la
Proveeduría.
En la práctica, el principal objetivo del Plan Anual de Compras ha sido obedecer
los requisitos que establece tanto la Ley de Contratación Administrativa (LCA - Ley
7494) en su artículo 27, como el Reglamento General de Contratación
Administrativa (RGCR - Decreto 25038) en su artículo 7.

250. 222
El CCA de la UENTE, solicita a todos los coordinadores de los centros
funcionales, una lista con todas las necesidades de compra para el año siguiente,
con el fin de preparar el Plan Anual de Compras.
Cada necesidad debe cumplir con la estructura indicada a continuación, de
acuerdo con el artículo 7.3 del RGCA:
• Tipo de bien, servicio u obra por contratar.
• Proyecto o programa dentro del cual se realizará la contratación.
• Monto estimado de la contratación.
• Período estimado del inicio de los procedimientos de contratación.
• Fuente de financiamiento.
• Tipo de Concurso.
Puede parecer que con la estructura anterior, la Administración determina a través
del Plan Anual de Compras, lo que el proceso de Planificar las Compras y
Adquisiciones de la GUÍA PMBOK (PMI, 2004) persigue:
• Determinar qué comprar, por medio de la descripción de tipo de bien,
servicio u obra.
• Determinar cuánto comprar, igualmente por medio de la descripción de tipo
de bien, servicio u obra.
• Determinar cuándo y cómo hacerlo, por medio del periodo estimado del
inicio del procedimiento de contratación y el tipo de concurso utilizado.
Sin embargo, el proceso de desarrollar el Plan Anual de Compras (conocido
también como la lista de intensiones de compra), no es per se el Proceso de
Planificación de las Compras y Adquisiciones, pues de acuerdo con la Guía
PMBOK (PMI, 2004), la Planificación de las Compras y Adquisiciones debe reflejar

251. 223
la conveniencia de qué adquirir y cuanto, cómo y cuándo hacerlo. Además no
contempla el desarrollo del Plan Anual de Compras, la consideración de los
posibles vendedores, necesario para poder ejercer algún tipo de influencia sobre
ellos.
Por tanto la Planificación Anual de las Compras no corresponde a lo que la Guía
PMBOK (PMI, 2004) señala como Planificación de las Compras y Adquisiciones,
de manera que la UENTE no dispone de un Plan de Gestión de las Compras y
Adquisiciones.
Por otro lado, la Administración concibe al desarrollo del Plan Anual de Compras
como un proceso externo y posterior del Plan Operativo Anual, cuando debiera
ser, el Plan Anual de Compras parte del Plan Operativa Anual.
La separación conceptual entre el Plan Operativo Anual y el Plan Anual de
Compras queda revelada claramente en la redacción del artículo 12 del RICA:
Artículo 12
El plan anual de compras deberá estar vinculado con el Plan de Desarrollo y
los respectivos planes anuales operativos de cada Subgerencia, y se iniciará
con la promulgación de un plan de proyectos el cual deberá estar respaldado
financiera y presupuestariamente para su debida ejecución.
Si se observa este artículo, el Plan Anual de Compras inicia después de la
promulgación de un Plan de Proyectos. Aún cuando el Plan Anual de Compras
fuera lo que la Guía PMBOK (PMI, 2004) señala como Plan de Gestión de las
Adquisiciones, este artículo ignora que las decisiones que se toman al planificar la
compras y adquisiciones, influyen fuertemente en los Cronogramas de los
Proyectos (el Plan de Proyectos) e igualmente la planificación de los Cronogramas

252. 224
de los Proyectos influye en la Planificación de las Compras y las Adquisiciones, tal
como lo señala la Guía PMBOK (PMI, 2004).
Par tanto dentro del Plan Operativo Anual debería estar incluido el Plan de Gestión
de las Adquisiciones.
Con la publicación de la lista de intenciones de compra (Plan Anual de Compras),
los centros funcionales de la UENTE que promueven las compras, suelen estar
convencidos que sus necesidades se verán satisfechas dentro del periodo que
contempla este plan, en vista que han delegado toda responsabilidad en la oficina
de Gestión Recursos Materiales y Adquisiciones, responsable del proceso de
abastecimiento de la UENTE.
Sin embargo, los centros funcionales de la UENTE, no están concientes de la
importancia de planificar adecuadamente las adquisiciones en conjunto con la
oficina de Gestión Recursos Materiales y Adquisiciones, pues desconocen que la
Planificación de las Compras y las Adquisiciones y los Cronogramas de los
Proyectos (Plan de Proyectos) se afectan mutuamente (PMI, 2004)
Frecuentemente, estos centros funcionales no entregan la información apropiada,
en tiempo y forma, para que el AC prepare adecuadamente, toda la
documentación que requiere la Proveeduría, necesaria para la publicación de los
carteles de licitación. Esto refleja la inadecuada Planificación de las Compras y las
Adquisiciones, donde no existe un Plan de Gestión de las Adquisiciones y de
Enunciados de Trabajo de los Contratos.
Siguiendo con el Plan Anual de Compras, generalmente vienen combinadas las
necesidades que están relacionadas a los Proyectos (como las Adquisiciones para
Obras Nuevas y Ampliaciones), y las que están relacionadas con Actividades de
Operación (como las Adquisiciones para Operación y Mantenimiento), tal como se
mencionó en el punto 4.1.1 del presente capítulo (Estructura de la Cadena de
Abastecimiento de la UENTE).

253. 225
Podría pensarse que una intención de compra relacionada a un Proyecto, vienen
respaldada por un proceso previo de planificación del propio proyecto. Sin
embargo en la práctica, en ninguno de los dos casos, los centros funcionales
solicitantes de las compras, tienen o presentan un Enunciado del Alcance del
Proyecto, tal como lo describe la Guía PMBOK (PMI, 2004) para realizar una
adecuada planificación de las compras.
Surge la duda si efectivamente una intención de compra relacionada a una
Actividad de Operación y Mantenimiento merece que tenga una Enunciado del
Alcance del Proyecto como lo describe la Guía PMBOK (PMI, 2004), suponiendo
que sea una compra de escasa cuantía como la adquisición del repuesto de un
vehículo. Pero si dicha intención de compra afecta significativamente la estructura
de costos de la UENTE, debería esta ser respaldada por lo menos con un
Enunciado del Alcance del Proyecto, donde se describe los límites, requisitos,
restricciones y asunciones.
Con respecto a la planificación de las compras, dado que puede requerir de meses
de trabajo y recurso humano que usualmente no está disponible, es razón
suficiente para considerar en ampliar el horizonte de observación del Plan Anual
de Compras a un mayor período, con el cual permita tener una visión más amplia
de las necesidades de adquisiciones, dentro del contexto del Plan de Desarrollo.
Con un mayor horizonte, se puede prever variables que influyen significativamente
en la definición de prioridades en el Portafolio de Proyectos. Esto último es
particularmente importante debido a que la definición de prioridades en el
Portafolio de Proyectos, afectan los Cronogramas de los Proyectos y la
Planificación de las Adquisiciones.
La definición de varios escenarios en el Plan de Desarrollo, permitir formar una
base para desarrollar alternativas en los planes de compra.

254. 226
La planificación de las compras según la Guía PMBOK (PMI, 2004), debe incluir
en su proceso, la revisión del Tipo de Contrato a usar para mitigar los riesgos o
transferir los riesgos al vendedor. La única clasificación sobre Tipos de Contrato
que se menciona en los planes de compra del ICE, publicados en el diario oficial la
Gaceta, es la que describe la Ley de Contratación Administrativa (LCA):
• Licitación Restringida.
• Licitación por Registro.
• Licitación Pública.
La definición está basada en los diversos estratos económicos que define la LCA,
en su artículo 27.
Esta definición de tipos de contratos, no está basada en criterios que permiten
valorar el balance de riesgo entre el proveedor y el comprador o criterios que
permitan poder mitigar los riesgos.
La UENTE recientemente ha adquirido experiencia en contratos donde se
considera la transferencia del riesgo al proveedor. El tipo de contrato probado es
la Llave en Mano, uno de los esquemas mencionados en el punto 4.1.1 del
presente capítulo (Estructura de la Cadena de Abastecimiento de la UENTE)
Otro tipo de contrato usado por el ICE (no por la UENTE), donde se considera
también la transferencia del riesgo es la Concesión de Obra Pública del tipo BOT.
Los esquemas mencionados en el punto 4.1.1, pueden servir de base para definir
una nueva lista de tipos de contratos, que valoren más el balance del riesgo entre
el ICE y sus proveedores.
Actualmente la planificación de las compras de la UENTE no considera la revisión
de Tipos de Contrato con respecto a la mitigación del riesgo.

255. 227
La UENTE, no cuenta con un documento que contenga los Factores Ambientales
de la Empresa ni los Activos de los Procesos de la Organización relacionados con
las adquisiciones, que se debe tener en cuenta al desarrollar el Plan de Gestión de
las Adquisiciones. Esto es importante por cuanto los factores externos o políticas
de la organización a menudo restringen las decisiones de las adquisiciones.
Muchas veces se da conflictos en la UENTE, entre el centro funcional
administrativo encargada de las gestión de compras y el centro funcional técnico
solicitante de la compra, en vista que este último considera que por su
conocimiento técnico, le da poder en las decisiones de la gestión de la compra,
cuando en realidad, desconoce por completo de las políticas, normas o
procedimientos de la organización como también de los factores externos, que al
fin y al cabo, influyen mucho más sobre la planificación de las compras que los
criterios técnicos. También se da conflictos entre estos dos centros funcionales
debido a que no están claros los roles o responsabilidades en el proceso de
adquisición.
En resumen, la UENTE no tiene un proceso de Planificación de las Compras de
acuerdo con lo que establece la Guía PMBOK (PMI, 2004), debido a que no se
tiene un Plan de Gestión de las Adquisiciones, no se desarrollan Enunciados de
Trabajo de Contrato para cada uno las intenciones de compra y finalmente no se
documentan las decisiones acerca de qué materiales, bienes o servicios serán
adquiridos.

256. 228
4.1.6 Brechas entre la Gestión Actual de Adquisiciones y el Proceso de
Planificación de la Contratación de la Guía PMBOK
De acuerdo con la Guía PMBOK (PMI, 2004), el objetivo principal del Proceso de
Planificar la Contratación es: preparar los documentos necesarios para respaldar
el proceso Solicitud de Respuesta de Vendedores y el proceso Selección de
Vendedores.
Las salidas de este proceso son:
• Documentos de la Adquisición.
• Criterios de evaluación.
• Actualizaciones al Enunciado del Trabajo del Contrato.
Por su parte, las entradas de este proceso son:
• Plan de Gestión de las Adquisiciones.
• Enunciado del Trabajo del Contrato.
• Decisiones de fabricación directa o compra.
• Plan de Gestión del Proyecto.
En la práctica, el Proceso de Planificación de la Contratación comienza a tener
problemas debido a las entradas que recurre, pues la UENTE no dispone de un
Plan de Gestión de las Adquisiciones, no desarrolla Enunciados de Trabajo de
Contrato para cada uno las intenciones de compra, no se documentan las
decisiones acerca de qué materiales, bienes o servicios serán adquiridos, y por
último el Plan de Gestión del Proyecto no siempre está al alcance (en tiempo o

257. 229
forma) de todos los involucrados a lo largo del todo el proceso de compra. En
resumen, el problema conlleva un manejo inadecuado de la información.
Básicamente, cuando la Guía PMBOK (PMI, 2004) se refiere a Documentos de la
Adquisición, lo hacer para referirse a aquellos que se entregarán a los potenciales
vendedores o proveedores. Entre esos documentos figura el Cartel de Licitación.
También está las Solicitudes de Cotizaciones Pro-forma o Solicitudes de
Presupuesto.
Pero en la realidad, la UENTE debe preparar una serie de documentos que solicita
la Dirección de Proveeduría, como requisitos para publicar el Cartel de Licitación.
Estos documentos son:
• Solicitud de Inicio de Trámite de Licitación.
• Cronograma de Licitación.
• Estudio de Mercado (Estudio de precios) y cotizaciones.
• Cartel de Licitación.
• Certificación de Existencia de Materiales en los Almacenes.
• Copia de la publicación del Plan Anual de Compras en La Gaceta.
Puede parecer que con los documentos anteriores, la Administración respalda el
proceso de Solicitar Respuesta de Vendedores y el Proceso de Selección de
Vendedores, tal como lo indica el proceso de Planificar la Contratación de la Guía
PMBOK (PMI, 2004). Ambos procesos pertenecen al Proceso de Contratación
Administrativa, de acuerdo a lo expuesto en el punto 4.1.2 del presente capítulo.

258. 230
Sin embargo, no todos los documentos anteriores cumplen con la función central
de solicitar propuestas a los potenciales vendedores, objetivo principal de los
Documentos de la Adquisición (PMI, 2004). Veamos detenidamente cada uno de
ellos.
a. La Solicitud de Inicio de Trámite de Licitación.
Este documento es el que oficializa el inicio del Proceso de Contratación
Administrativa (ver punto 4.1.2 del presente capítulo). Es como el equivalente a un
Acta de Constitución del Proyecto (PMI, 2004).
Su razón de ser, se basa principalmente en el cumplimiento del artículo 9 del
Reglamento General de la Contratación Administrativa (RGCA):
9.- Inicio del procedimiento de contratación.
9.1 La decisión inicial que origina los procedimientos ordinarios de
contratación administrativa debe adoptarse por el órgano o funcionario
competente, una vez verificada la necesidad de su realización y preparadas
las condiciones del concurso. Deberá hacerse mención expresa de la
finalidad pública que se persigue satisfacer con el procedimiento, y una
referencia a su justificación dentro del presupuesto por programas de la
Administración respectiva o del Plan Nacional de Desarrollo o el
instrumento similar que corresponda.
9.2 Una vez que se adopte la decisión inicial, se formará un expediente al
cual se incorporarán los estudios previos que motivaron el inicio de los
procedimientos, y original o copia de todas las actuaciones internas o
externas que tengan relación con la contratación.

259. 231
9.3 La decisión inicial indicará la unidad administrativa que estará a cargo
de la tramitación del procedimiento y ordenará que se realicen los actos de
comunicación que correspondan según el tipo de concurso. Esta unidad
tendrá bajo su custodia el expediente. Los folios estarán debidamente
numerados y se deberá incorporar los documentos en el mismo orden en
que se presentan por los oferentes o interesados, o se producen por las
unidades administrativas internas. No podrá postergarse la inclusión de
documentos en el expediente a la espera de la adopción del acto de
adjudicación.
Además, la Dirección de Proveeduría, estandariza los documentos que la UENTE
envía para iniciar el Proceso de Contratación Administrativa, y normaliza los
mecanismos administrativos, tal como lo indican los artículos 3 y 4c del
Reglamento Interno de la Contratación Administrativa (RICA):
Artículo 3
La Dirección de Proveeduría es la dependencia encargada de la conducción
y fiscalización de los procesos de contratación administrativa, así como
velar porque los mismos sean óptimos, oportunos, estandarizados y
cumplan con todos los requisitos establecidos.
Artículo 4: (Modificado en la Sesión 5716 del 28-02-2006)
Son funciones de la Dirección de Proveeduría, las siguientes:
…
c. Recibir y custodiar todos los documentos originales que conformen el
Registro de Proveedores y establecer los mecanismos administrativos,
técnicos e informáticos, necesarios para que éste funcione óptimamente.
Este documento busca el formalismo administrativo del Proceso de la Contratación
Administrativa, pero no concretamente la solicitud de propuestas de potenciales
proveedores, por tanto no está orientado a la obtención del objetivo principal del
Proceso de Planificación de la Contratación.

260. 232
A pesar que la presentación de la Solicitud de Inicio de Trámite de Licitación se
considera como una actividad que genera valor (referirse a la tarea ID 3: “Envío
del Proyecto a la Proveeduría” de la propuesta literal c. “Mapa de Flujo de Valor
del PCA” en el punto 4.2.2 sobre el Proceso de Contratación Administrativa), la
preparación de la solicitud (por no estar orientada la solicitud a la obtención del
objetivo principal del Proceso de Planificación de la Contratación), no está libre de
Baches de Tiempo, asociados a actividades de Desperdicio Tipo 2, los cuales
generan Costos de Transacción.
Los tipos de baches de tiempo asociados a este documento son:
• Parálisis en la toma de decisiones.
• Múltiple ciclos de aprobación.
• Remisión Formal de Documentos.
Cambios recurrentes al formato de este documento por parte de la Proveeduría,
generan también Baches de Tiempo y más Costos de Transacción.

261. 233
b. Cronograma de Licitación.
Es un documento complementario a la Solicitud de Inicio de Licitación, y sirve de
control por parte de la Proveeduría. No obstante, como no ayuda a la solicitud de
propuestas de los potenciales proveedores, por tanto no está orientado a la
obtención del objetivo principal del Proceso de Planificación de la Contratación.
La preparación del Cronograma de Licitación, no está libre de Baches de Tiempo,
asociados a actividades de Desperdicio Tipo 2, los cuales generan Costos de
Transacción.
En el caso de las Adquisiciones para Obras Nuevas y Ampliaciones (ver punto
4.1.1. sobre Estructura de la Cadena de Abastecimiento de la UENTE), se podría
aportar el Cronograma de Proyecto en sustitución del Cronograma de Licitación,
pero igualmente cualquiera de los dos cronogramas, no son documentos
esenciales para la solicitud de propuestas a los potenciales proveedores.

262. 234
c. Estudio de Mercado (Estudio de precios) y cotizaciones.
Igualmente como el Cronograma de Licitación, el Estudio de Mercado no ayuda a
la solicitud de propuestas de los potenciales proveedores, por tanto no está
orientado a la obtención del objetivo principal del Proceso de Planificación de la
Contratación. Es un requisito heredado de la Contraloría General de la República
(CGR), que solicitó a las instituciones del estado, justificar los montos
presupuestarios asignados a las compras por medio de un estudio de precios (mal
entendido como Estudio de Mercado, porque en definitiva no es un estudio de
mercado). Este requisito se ha mantenido, a pesar que la CGR eliminó los
Estudios de Mercado en los procesos ordinarios.
La preparación del Estudio de Mercado, no está libre de Baches de Tiempo,
asociados a actividades de Desperdicio Tipo 2, los cuales generan Costos de
Transacción.
Los tipos de baches de tiempo asociados a este documento son:
• Parálisis en la toma de decisiones.
• Remisión Formal de Documentos.

263. 235
d. Cartel de Licitación.
El Cartel es el documento por medio del cual se solicita las propuestas de los
potenciales vendedores u oferentes. Por tanto sí está orientado a la obtención del
objetivo principal del Proceso de Planificación de la Contratación.
e. Certificación de Existencia de Materiales en los Almacenes.
Tiene la misma situación del documento Cronograma de Licitación. No ayuda a la
solicitud de propuestas de los potenciales proveedores, por tanto no está
orientado a la obtención del objetivo principal del Proceso de Planificación de la
Contratación.
Es un requisito de control que tiene la Gestión de Inventarios, con el fin de
garantizar que no se compre materiales o bienes si estos se encuentran
disponibles en los almacenes. Este requisito no aplica a los servicios.
La preparación de la Certificación de Existencia de Materiales en los Almacenes,
no está libre de Baches de Tiempo, asociados a actividades de Desperdicio Tipo
2, los cuales generan Costos de Transacción.
Los tipos de baches de tiempo asociados a este documento son:
• Parálisis en la toma de decisiones.
• Remisión Formal de Documentos.

264. 236
f. Copia de la publicación del Plan Anual de Compras de la Gaceta.
Por último, la Copia de la publicación del Plan Anual de Compras de la Gaceta es
un requisito que solicita la Proveeduría. Le ocurre lo mismo al Cronograma de
Licitación, no ayuda a la solicitud de propuestas de los potenciales proveedores,
por tanto no está orientado a la obtención del objetivo principal del Proceso de
Planificación de la Contratación.
La Dirección de Proveeduría lo utiliza para confirmar en el momento de recibir la
solicitud, que el objeto de contratación se encuentra incluido dentro del programa
de compras del ICE.
En resumen, mucha de la documentación que se genera durante el Proceso de
Planificación de la Contratación (PMI, 2004), no busca el objetivo principal de
dicho proceso.
Estos documentos a la vez, provocan Baches de Tiempo y consecuentemente
mayores Costos de Transacción.
Las causas que obligan a seguir implementando estos documentos son: 1. Las
normas jurídicas vigentes y 2. La gestión administrativa, la mismas que limitan la
implementación de la “Externalización” de la Estructura de la Cadena de
Abastecimiento de la UENTE (ver punto 4.1.1. sobre Estructura de la Cadena de
Abastecimiento de la UENTE).

265. 237
4.1.7 Brechas entre la Gestión Actual de Adquisiciones y el Proceso de
Solicitud de Respuesta de Vendedores de la Guía PMBOK
De acuerdo con la Guía PMBOK (PMI, 2004), el objetivo principal del Proceso de
Solicitud de Respuesta de Vendedores es: obtener información, presupuestos,
licitaciones, ofertas o propuestas, según corresponda.
Las entradas del Proceso de Solicitud de Respuesta de Vendedores (PMI, 2004)
son:
• Activos de los Procesos de la Organización.
• Plan de Gestión de las Adquisiciones.
• Documentos de la Adquisición.
En vista que la UENTE no dispone de un Plan de Gestión de las Adquisiciones, el
Proceso de Solicitud de Respuesta de Vendedores puede verse afectado, tal
como ocurre con el Proceso de Planificación de la Contratación.
Cuando se habla de Activos de los Procesos de la Organización, dentro del
Proceso de Solicitud de Respuestas de Vendedores, de acuerdo con la Guía
PMBOK (PMI, 2004), se refiere a listas de vendedores potenciales previamente
calificados o a la lista de vendedores previamente seleccionados a través de algún
tipo de metodología de calificación. En la práctica, el ICE mantiene un registro de
proveedores, el cual está administrado por la Dirección de Proveeduría. Como se
observa en el artículo 1 del RICA, el Registro de Elegibles y el Registro de
Proveedores cumplen con la descripción de la Guía PMBOK (PMI, 2004) referente
a los Activos de los Procesos de la Organización.

266. 238
Artículo 1
Para efectos de la aplicación de este Reglamento, se definen los
siguientes términos:
…
Registro de Elegibles: Lista oficial de empresas o personas físicas
calificadas para realizar la contratación de bienes o servicios y que han
cumplido con los requisitos establecidos para la actividad específica.
Registro de Proveedores: Sistema de información que constituye el
instrumento en el que se inscriben los potenciales proveedores, ya sean
personas físicas o jurídicas, el cual se utiliza como herramienta para
cumplir con lo que dispone la Ley de Contratación Administrativa (en
adelante llamada LCA) cuando proceda.
…
Entre las técnicas y herramientas del proceso de Solicitud de Respuestas de
Vendedores se encuentran:
• Conferencias de Oferentes.
• Publicidad.
• Desarrollar una Lista de Vendedores Calificados.
Las Conferencias de Oferentes se refieren a reuniones con los potenciales
proveedores previos a la presentación de una oferta o propuesta. Se usa para
asegurar que todos tengan un entendimiento claro. En la práctica no es común
esta actividad en el ICE, pero se ha implementado en aquellas licitaciones cuya
complejidad así lo ha requerido.

267. 239
La Publicidad es una herramienta que el ICE aplica por medio de el diario oficial
La Gaceta, con el fin de ampliar el número posible de vendedores o proveedores.
Por último, herramienta conocida como Desarrollar un Lista de Vendedores
Calificados, en la práctica se utiliza sólo en los siguientes procesos ordinarios:
Licitación Restringida y Licitación por Registro. Con base en el Registro de
Proveedores de la Proveeduría, se desarrolla una Lista de Vendedores Calificados
para invitarlos a preparar ofertas.
De acuerdo a la Guía PMBOK (PMI, 2004), las salidas de este proceso son:
• Lista de vendedores calificados.
• Paquete de documentos de la adquisición.
• Propuestas.
En la práctica, la Lista de Vendedores Calificados, no es tan útil en la Licitación
Pública, como sí en las Licitaciones Restringidas o por Registro, pues de acuerdo
con la legislación vigente, la Licitación Pública es una invitación abierta a todo
potencial oferente que tenga interés en presentar oferta alguna. No obstante en
las Licitaciones Restringidas o por Registro, la Lista de Vendedores Calificados
ayuda a invitar a aquellos potenciales oferentes que posean algún grado de
idoneidad.
El Paquete de Documentos de las Adquisiciones, de acuerdo con la Guía PMBOK,
(PMI, 2004), es la solicitud formal preparada por el comprador y enviada a cada
vendedor, que es la basa sobre la cual el vendedor prepara la oferta. En la
práctica, el Paquete de Documentos de las Adquisiciones, corresponde al Cartel
de Licitación. Se diferencia de lo que recomienda la Guía PMBOK (PMI, 2004),

268. 240
que el Cartel no se envía a los oferentes, sino que se avisa por medio de La
Gaceta, que pueden pasar a la Dirección de Proveeduría para retirar la invitación.
Por último las Propuestas, no existe diferencia entre lo que describe la Guía
PMBOK (PMI, 2004), y lo que el ICE recibe de los oferente. Son documentos
preparados por los oferentes, donde describen su disposición para suministrar los
productos, bienes o servicios descritos en los Documentos de Adquisición.
Recapitulando, en la práctica el ICE cumple en buena medida con la
recomendaciones que la Guía PMBOK (PMI, 2004) propone para el proceso de
Solicitar Respuestas de Vendedores. No obstante es conveniente para este
proceso, que la UENTE invierta tiempo y recursos en la preparación del Plan de
Gestión de las Adquisiciones.

269. 241
4.1.8 Brechas entre la Gestión Actual de Adquisiciones y el Proceso de
Selección de Vendedores de la Guía PMBOK
De acuerdo con la Guía PMBOK (PMI, 2004), el objetivo principal del Proceso de
Selección de Vendedores es: revisar ofertas, elegir entre posibles vendedores y
negociar contrato por escrito con cada vendedor.
Como estradas al proceso de Selección de Vendedores, de acuerdo con la Guía
PMBOK (PMI, 2004), se encuentra los siguientes elementos:
• Activos de los procesos de la organización
• Plan de gestión de las adquisiciones
• Criterios de evaluación
• Paquete de documentos de la adquisición
• Propuestas
• Listas de vendedores calificados
• Plan de gestión del proyecto.
Primeramente en este proceso, los Activos de los Procesos de la Organización se
entienden como el conjunto de políticas formales que afectan a la evaluación de
las ofertas. En la práctica, estas políticas formales que menciona la Guía PMBOK
(PMI, 2004) se refieren a una serie de leyes, reglamentos indicados a
continuación:

270. 242
• Ley de Contratación Administrativa.
• Reglamento General de Contratación Administrativa.
• Reglamento Interno de la Contratación Administrativa.
• Directrices de la Contraloría General de la República.
Sin embargo, la oficina de Gestión Recursos Materiales y Adquisiciones de la
UENTE, encargada de los proceso de adquisiciones, no dispone de un expediente
donde se mantenga archivado y actualizado toda política formal que afecta la
evaluación de las ofertas. Además no se tienen claramente definidos los roles y
responsabilidades en relación con la gestión de las adquisición dentro del la
UENTE, pues tal como se indicó en el punto 4.1.5 del presente capítulo (Brechas
entre la Gestión Actual de las Adquisiciones y el Proceso de Planificación de las
Compras y Adquisiciones de la Guía PMBOK), muchas veces se da el conflicto
entre el centro funcional administrativo encargada de las gestión de compras y el
centro funcional técnico solicitante de la compra, en vista que este último
considera que por su conocimiento técnico, le da poder en las decisiones de la
gestión de la compra, cuando en realidad, desconoce las políticas, normas o
procedimientos que pertenecen a los Activos de Procesos de la Organización.
Por otro lado, en vista que la UENTE no dispone de un Plan de Gestión de las
Adquisiciones, el Proceso de Selección de Vendedores puede verse afectado,
como sí ocurre con el Proceso de Planificación de la Contratación.
Los Criterios de Evaluación de acuerdo con la Guía PMBOK (PMI, 2004), en la
práctica suelen estar claramente indicados dentro del cartel de licitación,
documento que pertenece al Paquete de Documentos de la Adquisición según la
Guía PMBOK (PMI, 2004).

271. 243
Una ineficiencia que se ve regularmente sometido el Proceso de Selección de
Vendedores en la práctica, es la indisponibilidad del Plan de Gestión del Proyecto,
pues según la Guía PMBOK (PMI, 2004), dentro del Plan de Gestión del Proyecto
existe información que debe ser considerada durante la selección de los oferentes
como por ejemplo:
• El Registro de Riesgos.
• Acuerdos contractuales relacionados con el riesgo.
Como se indicó en el punto 4.1.6 del presente capítulo (Brechas entre la Gestión
Actual de las Adquisiciones y el Proceso de Planificación de la Contratación de la
Guía PMBOK) el Plan de Gestión del Proyecto no siempre está al alcance (en
tiempo o forma) de todos los involucrados a lo largo del todo el proceso de
compra.
En otro orden de palabras, como técnicas y herramientas del proceso de
Selección de Vendedores, de acuerdo con la Guía PMBOK (PMI, 2004), se
encuentra los siguientes elementos:
• Sistema de Ponderación
• Estimaciones Independientes
• Sistema de Selección
• Negociación del contrato
• Sistema de calificación de vendedores
• Juicio Experto
• Técnicas de evaluación de propuestas.

272. 244
El Sistema de Ponderación es un método para cuantificar información cualitativa
con el fin de minimizar el efecto de los prejuicios personales en la selección de
vendedores. En la práctica, la UENTE no utiliza ningún sistema de ponderación
similar al indicado por la Guía PMBOK (PMI, 2004).
La Estimaciones Independientes es una herramienta que se utiliza en el ICE, en la
preparación de la recomendación de oferta. Se utiliza tanto las ofertas recibidas
durante la licitación, como también de cotizaciones previas antes del proceso de
licitación.
El Sistema de Selección es similar a lo que en el ICE se conoce como una Etapa
de Precalificación o Calificación en dos Etapas. En la primera etapa se evalúan
aspectos ponderables no obligatorios, y se seleccionan aquellas ofertas que
posean una calificación superior a 80%.
La Negociación del Contrato es la herramienta utilizada por el ICE, una vez que
queda en firme la adjudicación de la licitación para la elaboración del contrato (ver
Elaboración del Contrato en el punto 4.1.2 del presente capítulo, “Proceso de
Contratación Administrativa”). No obstante el ICE al dirigirse por el Derecho
Público, no tiene la misma libertad que la empresa privada para negociar aspectos
contractuales publicados en el cartel de licitación. Son pocos los aspectos
negociables como es el caso de la Forma de Pago. Sin embargo en la práctica,
cambios a las condiciones contractuales, provocan retrasos en la firma del
contrato, perdiendo los oferentes el interés de cualquier tipo de negociación del
contrato. A pesar de la poca flexibilidad para negociar, esta herramienta permite
aclarar la estructura y los requisitos del contrato en temas como:
Responsabilidades y autoridades, términos y legislación aplicable, enfoque de
gestión técnico y de negocio, derechos de propiedad exclusiva, financiación del

273. 245
contrato, solución técnica, cronograma general, forma de pago y precio, tal como
lo sugiere la Guía PMBOK (PMI, 2004). Al final la Negociación del Contrato
concluye con un documento que pueden firmar el comprador (el ICE) y el
vendedor (el Adjudicatario), conocido como El Contrato (PMI, 2004).
El Sistema de Calificación de Vendedores, en la práctica no se ha explotado en la
UENTE, como herramienta para la selección de vendedores complementario a
Sistema de Selección de Ofertas, pues la implementación trae inconvenientes
desde el punto de vista de seguridad jurídica, al ponderar aspectos cualitativos de
los oferentes, como por ejemplo el rendimiento del vendedor en otras licitaciones,
aspectos de calificación de la calidad, rendimiento en la entrega y el cumplimiento
contractual.
Sin ahondar mucho en el tema, el Juicio Experto es la herramienta más utilizada
por el ICE durantes el Proceso de Selección de Vendedores, tal como lo define la
Guía PMBOK (PMI, 2004).
Por último, la Técnica de Evaluación de Propuestas, en la práctica no se aplica tal
como lo sugiere la Guía PMBOK (PMI, 2004), pues en tema de Seguridad
Jurídica, debe esta muy claro y predefinido la método de ponderación y evaluación
de las ofertas, en vista que el ICE se dirige por el Derecho Público.
La metodología de evaluación de ofertas, esta normalizado en el ICE, de manera
que sea lo más sencillo, y evitar complicaciones durante el proceso de selección
del vendedor.

274. 246
En otro orden de palabras, como salidas del proceso de Selección de Vendedores,
de acuerdo con la Guía PMBOK (PMI, 2004), se encuentra los siguientes
elementos:
• Vendedores Seleccionados.
• Contrato.
• Plan de Gestión del Contrato.
• Disponibilidad de Recurso.
• Plan de Gestión de las Adquisiciones (Actualizaciones).
• Cambios Solicitados.
Tanto los Vendedores Seleccionados como el Contrato son los entregables o
salidas más obvias del Proceso de Selección de Vendedores, de manera que no
se entrarán en detalles.
Por el contrario, el Plan de Gestión del Contrato, no es un entregable que la
UENTE acostumbre a preparar. De acuerdo con la Guía PMBOK (PMI, 2004), el
plan cubre las actividades de la administración del contrato durante su vigencia, y
temas específicos como la documentación generada, los requisitos de entrega y
rendimiento que deben cumplir tanto el comprador como el vendedor.
De igual forma la Disponibilidad de Recursos tampoco suele ser preparado para
documentar y determinar la disponibilidad de recursos, en las fechas que se
requieran.

275. 247
Finalmente, el proceso de Selección de Vendedores puede generar cambios, tanto
al Plan de Gestión del Proyecto como también al Plan de Gestión de las
Adquisiciones. Tales cambios en la práctica, no suelen ser documentados, por lo
que puede a futuro generar complicaciones no solo en el proceso de adquisición,
como también en el proyecto en si.
En resumen, la falta de un Plan de Gestión de las Adquisiciones, de un expediente
actualizado que almacene toda política formal relacionada con la evaluación de las
ofertas, y la falta de claras definiciones de roles y responsabilidades internas de la
UENTE en relación con la gestión de la adquisiciones, afectan al proceso de
Selección de Vendedores.
Igualmente la no disponibilidad oportuna del Plan de Gestión del Proyecto afecta
al proceso antes mencionado.
Algunas técnicas y herramientas como Sistema de Calificación de Vendedores,
Técnica de Evaluación de Propuestas y Negociación del Contrato, no se aplican
tal como sugiere la Guía PMBOK (PMI, 2004), aunque no significan que esto sea
negativo, pues hay que entender que el ICE, al ser una institución pública del
estado, se rige por el Derecho Público.
El Sistema de Ponderación representa una potencial herramienta aún no utilizada
por la UENTE, para minimizar el efecto de prejuicios personales en la selección de
vendedores.
Por último, el Plan de Gestión del Contrato y la administración de cambios como
los Cambios Solicitados y las Actualizaciones al Plan de Gestión de las
Adquisiciones, son puntos débiles que la UENTE tiene actualmente.

276. 248
4.1.9 Brechas entre la Gestión Actual de Adquisiciones y el Proceso de
Administración de Contratos de la Guía PMBOK
De acuerdo con la guía PMBOK (PMI, 2004), el objetivo principal del Proceso de
Administración del Contrato es: gestionar el contrato y la relación entre el
comprador y el vendedor, revisar y documentar cuál es o fue el rendimiento de un
vendedor a fin de establecer las acciones correctivas necesarias y proporcionar
una base para relaciones futuras con el vendedor, gestionar cambios relacionados
con el contrato y cuando corresponda, gestionar la relación contractual con el
comprador externo del proyecto.
La Administración del Contrato incluye la aplicación de los procesos de dirección
de proyectos apropiados a las relaciones contractuales, y la integración de las
salidas de estos procesos en la gestión general del proyecto.
Los procesos de dirección de proyectos que se aplican incluyen, entre otros:
• Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto (Sección 4.4 de la Guía
PMBOK).
• Informar el Rendimiento (Sección 10.3 de la Guía PMBOK).
• Realizar Control de Calidad (Sección 8.3 de la Guía PMBOK).
• Control Integrado de Cambios (Sección 4.6 de la Guía PMBOK).
• Seguimiento y Control de Riesgos (Sección 11.6 de la Guía PMBOK).
Antes de analizar propiamente el Proceso de Administración de Contratos, se
analizará los procesos de dirección de proyectos mencionados anteriormente,
apropiados a las relaciones contractuales.

277. 249
a. Proceso de Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto.
De acuerdo con la Guía PMBOK (PMI, 2004), este proceso requiere que el equipo
del proyecto (incluyendo al Administrador de Contrato), realice acciones para
ejecutar el plan de gestión del proyecto, con el fin de cumplir el trabajo definido en
el Enunciado del Alcance del Proyecto.
Algunas de las acciones importantes relacionadas con la Administración del
Contrato son:
• Dirigir a los vendedores.
• Gestionar los riesgos e implementar actividades de respuesta al riesgo.
• Establecer y gestionar los canales de comunicación del proyecto, tanto
externos como internos al equipo del proyecto.
• Recoger datos sobre el proyecto e informa sobre el coste, el cronograma, el
avance técnico y de calidad, y la información de la situación para facilitar las
proyecciones.
• Recoger y documentar las lecciones aprendidas, e implementar las
actividades de mejora de los procesos aprobados.
El dirigir a los vendedores, en una de las acciones del Administrador de Contratos
en la UENTE, con el fin que cumplan con lo acordado en el contrato y a la vez
lograr los objetivos del Plan de Gestión del Proyecto.
Sin embargo, a menudo la falta de un Plan de Gestión del Proyecto en la UENTE,
hace que se pierda la dirección de los vendedores, pues las acciones tomadas por
el Administrador de Contratos, debe están orientados al Plan de Gestión del
Proyecto. Por tanto el Plan de Gestión del Proyecto es importante en la dirección
de los vendedores.

278. 250
La Gestión de Riesgo en el proceso de las adquisiciones de la UENTE, debería
comenzar desde la Planificación de la Contratación. Tal como se mencionó en el
punto 4.1.6 del presente capítulo (Brechas entre la Gestión Actual de las
Adquisiciones y el Proceso de Planificación de la Contratación de la Guía
PMBOK), la indisponibilidad del Plan de Gestión del Proyecto y de un adecuado
registro de riesgos, no permite al Administrador de Contratos de hacer una
adecuada gestión de los riesgos e implementar actividades de respuesta a los
riegos.
En cuanto a los canales de comunicación, la UENTE no define estos de manera
clara, entre los proveedores o vendedores y el equipo de proyecto, de manera que
corre el riesgo de que la información pueda perderse o atrasarse.
Por último, durante la Administración del Contrato, no se documenta información
relacionada con el avance del cronograma, control del los costos, lecciones
aprendidas y demás información relacionada con la Administración del Contrato
que permita hacer proyecciones de la Gestión del Proyecto.

279. 251
b. Control Integrado de Cambios
Los objetivos principales del Control Integrado de Cambios, de acuerdo con la
Guía PMBOK (PMI, 2004) son:
• Establecer un método evolutivo para identificar y solicitar de forma
consistente cambios en las líneas base establecidas, y para evaluar el valor
y la efectividad de esos cambios.
• Proporcionar oportunidades para validar y mejorar el proyecto de forma
continua, teniendo en cuenta el impacto de cada cambio.
• Proporcionar el mecanismo para que el equipo de dirección del proyecto
comunique de forma sistemática todos los cambios a los interesados.
Sin embargo en la práctica, la UENTE no implementa Controles Integrados de
Cambio, de manera que cambios originados durantes el proceso de
Administración del Contrato, puede afectar no solo la Gestión de la Adquisiciones,
sino también la Gestión del Proyecto.

280. 252
c. Realizar Control de Calidad
De acuerdo con la Guía PMBOK (PMI, 2004), Realizar Control de Calidad implica
supervisar los resultados específicos del proyecto, para determinar si cumplen con
las normas de calidad relevantes e identificar los modos de eliminar las causas de
resultados insatisfactorios. Desde el punto de vista del Administrador de
Contratos, Realizar Control de Calidad implica supervisar los resultados
específicos de los materiales, bienes o servicios contratados, parta determinar si
cumplen con las condiciones contractuales e identificar los modos de eliminar las
causas de resultados insatisfactorios.
En la práctica, la UENTE realiza un control de calidad básico y no al nivel que
sugiere la Guía PMBOK (PMI, 2004): Los materiales o bienes adquiridos, son
inspeccionados por las dependencias técnicas, para determinar si cumplen con las
condiciones del contrato. Por su parte los servicios adquiridos, requiere de más
atención de parte de las dependencias técnicas e implementar algunas
herramientas que sugiere la Guía PMBOK (PMI, 2004): el Muestreo Estadístico, la
Inspección y la Revisión de Reparación de Defectos.

281. 253
d. Informar el Rendimiento
Este proceso corresponde la recogida de todos los datos de la línea base y la
distribución sobre el rendimiento a los interesados, en aspectos como el alcance,
el cronograma, los costos, la calidad, el riesgo y las adquisiciones.
Como salidas de este proceso están:
• Informes de rendimiento.
• Proyecciones.
• Cambios solicitados.
• Acciones correctivas recomendadas.
• Actualizaciones de los Activos de los procesos de la organización.
En la práctica, la oficina de Gestión Recursos Materiales y Adquisiciones de la
UENTE, sólo se limita a brindar informes mensuales del estado en que se
encuentran las contrataciones administrativas (las licitaciones), sin analizar las
diferencias entre la Línea Base y los resultados obtenidos.
Además, salidas como Proyecciones, Cambios solicitados, Acciones correctivas
recomendadas, y Actualizaciones de los Activos de los procesos de la
organización no han sido parte de las acciones de los Administradores de
Contratos.

282. 254
e. Seguimiento y Control de Riesgos
En materia de Seguimiento y Control de Riesgos, los Administradores de Contrato
en la UENTE, no levan a cabo las siguientes técnicas que sugiere la Guía PMBOK
(PMI, 2004):
• Reevaluación de los riesgos.
• Auditorías de los riesgos.
• Análisis de variación y de tendencias.
• Medición del rendimiento técnico.
• Análisis de reserva.
Además, para un adecuado proceso de Seguimiento y Control de Riesgos, se
requiere de un Plan de Gestión de Riesgos que casi nunca se prepara. Igualmente
no se implementan acciones como el Registro e Riesgos y las Solicitudes de
cambios aprobadas.

283. 255
Continuando con el análisis del proceso de Administración del Contrato, de
acuerdo con la Guía PMBOK (PMI, 2004), entre las entradas al proceso se
encuentran los siguientes elementos:
• El Contrato.
• Plan de Gestión del Contrato.
• Vendedores Seleccionados.
• Informes de Rendimiento.
• Solicitudes de Cambios Aprobadas.
• Información sobre el Rendimiento del Trabajo.
De estas entradas al proceso de Administración del Contrato, se puede decir que
la falta de un Plan de Gestión del Contrato, de los Informes de Rendimiento, de las
Solicitudes de Cambio Aprobadas y de la Información sobre el Rendimiento del
Trabajo, son factores que influyen en el rendimiento de la administración
adecuada de los contratos, debido a que no son entregables que la UENTE
acostumbre a preparar.

284. 256
De acuerdo con la Guía PMBOK (PMI, 2004), como técnicas y herramientas del
proceso de Administración del Contrato, se encuentra los siguientes elementos:
• Sistema de control de cambios del contrato.
• Revisión del rendimiento realizada por el comprador.
• Inspecciones y auditorías.
• Informar el rendimiento.
• Sistema de pago.
• Administración de reclamaciones.
• Sistema de gestión de registros.
• Tecnología de la información.
En la práctica, no existe un Sistema de Control de Cambios del Contrato, y las
técnicas de Revisión del Rendimiento Realizada por el Comprador y las
Inspecciones y Auditorías, no se llevan a cabo al grado de detalle que sugiere la
Guía PMBOK (PMI, 2004).
Respecto a la Información del Rendimiento, tal como se dijo anteriormente, en la
práctica, la oficina de Gestión Recursos Materiales y Adquisiciones de la UENTE,
sólo se limita a brindar informes mensuales del estado en que se encuentran las
contrataciones administrativas (las licitaciones), sin analizar las diferencias entre la
Línea Base y los resultados obtenidos.
En la UENTE, el Sistema de Pago es realizada por el mismo Administrador de
Contrato, en ves de un sistema de cuentas a pagar, tal como sugiere la Guía
PMBOK (PMI, 2004).

285. 257
La Administración de Reclamaciones es una de las herramientas que tiene
disponible los Administradores de Contrato, para lo cual existe la ley 7727
(Resolución Alterna de Conflictos y Promoción de la Paz Social - RAC.)
En la práctica la Administración de Reclamaciones procede de forma similar a lo
que sugiere la Guía PMBOK (PMI, 2004).
Sobre el Sistema de Gestión de Registros y Tecnología de la Información, en la
práctica, la UENTE tiene problemas para el manejo y el registro de la información.
En otro orden de palabras, como salidas del proceso de Administración del
Contrato, de acuerdo con la Guía PMBOK (PMI, 2004), se encuentra los
siguientes elementos:
• Documentación del contrato.
• Cambios solicitados.
• Acciones correctivas recomendadas.
• Actualizaciones a los Activos de los procesos de la organización.
• Actualizaciones al Plan de Gestión del Proyecto.
En la práctica, la UENTE aplica de forma similar a lo que recomienda la Guía
PMBOK (PMI, 2004), las siguientes salidas al proceso de Administración del
Contrato: Documentación del Contrato y las Acciones correctivas recomendadas.
También salen de este proceso los Cambios solicitados, sin embargo estos
cambios no suelen ser procesados de la forma como recomienda la Guía PMBOK
(PMI, 2004), a través del proceso de Control Integrado de Cambios, para
actualizar el Plan de Gestión del Proyecto y sus planes subsidiarios u otros

286. 258
componentes como por ejemplo: el Cronograma del Proyecto, el Plan de Gestión
de las Adquisiciones, entre otros.
Por último, cuando se trata de Actualizaciones del Plan de Gestión del Proyecto,
se refiere a los cambios en el Plan de Gestión de las Adquisiciones y al Plan de
Gestión del Contrato. En la práctica, los cambios durante este proceso, pocas
veces se refleja en actualizaciones en el Plan de Gestión de las Adquisiciones o
en el Plan de Gestión del Contrato, ya sea por la falta en la documentación de los
cambios o bien porque no se dispone de ninguno de los dos planes mencionados.
En resumen, el Proceso de Administración de Contratos, involucra procesos de la
Dirección de Proyectos apropiados a las relaciones contractuales, que pertenecen
a otras áreas del conocimiento de la Guía PMBOK (PMI, 2004).
La falta o la indisponibilidad de una Plan de Gestión del Proyecto, y sus planes
subsidiarios como el Plan de Gestión de las Adquisiciones, el Plan de Gestión del
la Calidad, el Plan de Gestión de Riesgos, el Plan de Gestión de las
Comunicaciones, conducen a un descontrol del proyecto.
Propiamente durante el Proceso de Administración de Contratos, se trabaja poco
las técnicas o herramientas que sugiere la Guía PMBOK (PMI, 2004), con lo que
representa una potencial área para mejorar el desempeño del proceso de la
Administración del Contrato.

287. 259
4.1.10 Brechas entre la Gestión Actual de Adquisiciones y el Proceso de
Cierre del Contrato de la Guía PMBOK
De acuerdo con la Guía PMBOK (PMI, 2004), el objetivo principal del Proceso de
Cierre del Contrato es: completar y aprobar cada contrato, incluida la resolución de
cualquier tema abierto, y cerrar cada contrato aplicable al proyecto o a una fase
del proyecto.
Incluye actividades administrativas como la actualización de registros para reflejar
los resultados finales y archivo de dicha información para su uso en el futuro.
Como entradas al Proceso de Cierre del Contrato se encuentran los siguientes
elementos:
• Plan de Gestión de las Adquisiciones.
• Plan de Gestión del Contrato.
• Documentación del Contrato.
• Procedimiento de Cierre del Contrato.
Con respecto al Plan de Gestión de las Adquisiciones, tal como se mencionó en el
punto 4.1.5 del presente capítulo (Brechas entre la Gestión Actual de las
Adquisiciones y el Proceso de Planificación de las Compras y Adquisiciones de la
Guía PMBOK), en la práctica la UENTE no dispone de un Plan de Gestión de las
Adquisiciones. Esta situación afecta al Proceso de Cierre del Contrato, pues al
registrar los resultados finales del contrato, se debe incluir dentro de la evaluación,
los aspectos generales que contempla el Plan de Gestión de las Adquisiciones. Es
parte de la revisión estructurada del proceso de adquisición, según la Guía
PMBOK (PMI, 2004).

288. 260
Por su parte, el Plan de Gestión del Contrato también tiene la misma importancia
que el Plan de Gestión de las Adquisiciones, en el Proceso de Cierre del Contrato.
Como se indicó en el punto 4.1.8 del presente capítulo (Brechas entre la Gestión
Actual de Adquisiciones y el Proceso de Selección de Vendedores de la Guía
PMBOK), en la práctica la UENTE no acostumbra a preparar un Plan de Gestión
del Contrato, el cual contempla las actividades de la administración del contrato
durante su vigencia, de manera que al no disponer de una Plan de Gestión del
Contrato, el Proceso de Cierre del Contrato se verá afectado al no disponer de
elementos de evaluación para realizar una revisión estructurada del proceso de
adquisición, conforme a lo que sugiere la Guía PMBOK (PMI, 2004).
Sobre la Documentación del Contrato, tal como se indicó en el punto 4.1.9 del
presente capítulo (Brechas entre la Gestión Actual de Adquisiciones y el Proceso
de Administración de Contratos de la Guía PMBOK), la UENTE aplica la
Documentación del Contrato de forma similar a lo que recomienda la Guía PMBOK
(PMI, 2004), de manera que se puede considerar que el Proceso de Cierre del
Contrato, no se ve afectado por esta entrada.
Por último, el Procedimiento de Cierre del Contrato, es una entrada proveniente de
la Gestión de la Integración del Proyecto, que según la Guía PMBOK (PMI, 2004),
proporciona una metodología paso a paso que aborde los términos y condiciones
de los contratos y todos los criterios de conclusión o salida requeridos para el
cierre del contrato. Comprende todas las actividades y responsabilidades
relacionadas de los miembros de equipo del proyecto, de los clientes y de los
demás interesados involucrados en el proceso de cierre del contrato.

289. 261
En la práctica, la UENTE no dispone de un Procedimiento de Cierre del Contrato,
de manera que el Proceso de Cierre del Contrato se verá afectado al no disponer
de elementos de evaluación para realizar una revisión estructurada del proceso de
adquisición, conforme a lo que sugiere la Guía PMBOK (PMI, 2004).
En otro orden de palabras, el Proceso de Cierre del Contrato, según la Guía
PMBOK (PMI, 2004), dispone de las siguientes técnicas y herramientas:
• Auditorías de Adquisición.
• Sistema de Gestión de Registros.
La Auditoría de Adquisición es una revisión estructurada del proceso de
adquisición, desde el proceso de Planificar las Compras y Adquisiciones hasta la
Administración del Contrato, con el fin de identificar los éxitos y fracasos que
merecen ser reconocidos en la preparación o administración de otros contratos.
Sin embargo en la práctica, la UENTE no aplica esta herramienta.
Con respecto al Sistema de Gestión de Registros, tal como se indicó en el punto
4.1.9 del presente capítulo (Brechas entre la Gestión Actual de Adquisiciones y el
Proceso de Administración de Contratos de la Guía PMBOK), la UENTE tiene
problemas para el manejo y el registro de la información, de manera que no existe
un Sistema de Gestión de Registros.

290. 262
Como salidas al Proceso de Cierre del Contrato, según la Guía PMBOK (PMI,
2004), se encuentra los siguientes elementos:
• Contratos Cerrados.
• Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organización.
De acuerdo con la Guía PMBOK (PMI, 2004), el Contrato Cerrado generalmente
ocurre cuando el administrador autorizado del contrato, le entrega al vendedor una
notificación formal por escrito ha sido completado. Habitualmente los requisitos de
cierre formal del contrato se definen en los términos del contrato.
En la práctica, la UENTE aplica entrega al vendedor o adjudicatario, una
notificación que se llama Finiquito del Contrato. Hay que tener en cuenta que con
el Finiquito del Contrato, se rompe toda relación entre el contratante (en nuestro
caso el ICE) y adjudicatario, de manera que los reclamos de todo tipo de garantía
se pierden igualmente, cosa que no ocurre en el derecho privado.
Por su parte las Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organización,
serán las entradas para el Proceso de Cierre del Proyecto, que pertenece a la
Gestión de la Integración del Proyecto.
De acuerdo con la Guía PMBOK (PMI, 2004), como Activos de Procesos de la
Organización que salen del proceso de Cierre del Contrato, son:
• Archivo del Contrato.
• Aceptación del producto entregable.
• Documentación sobre lecciones aprendidas.

291. 263
El Archivo del Contrato corresponde a un juego completo indexado con la
documentación del contrato, incluso el contrato cerrado, para su incorporación en
los archivos finales del proyecto.
En la práctica, la UENTE no prepara dicho archivo.
La Aceptación del Producto Entregable, de acuerdo con la Guía PMBOK (PMI,
2004), corresponde generalmente cuando el administrador autorizado del contrato,
le entrega al vendedor una notificación formal por escrito informándole que los
productos entregables han sido aceptados o rechazados. En la práctica, la UENTE
entrega una carta de recibo conforme de los materiales a sus proveedores cuando
las condiciones del cartel así lo indiquen. Sin embargo esta práctica no es del todo
utilizada en todas las contrataciones.
Las Documentación sobre Lecciones Aprendidas, corresponde al análisis de las
lecciones aprendidas y las recomendaciones para la mejora del proceso. Se
desarrollan para la planificación e implementación en futuras compras y
adquisiciones. En la práctica, la UENTE no implementa la Documentación sobre
Lecciones Aprendidas.
En resumen, el Proceso de Cierre del Contrato, contempla las actividades
administrativas como la actualización de registros para reflejar los resultados
finales de una contratación, y archivar dicha información para su uso en el futuro.
En la práctica, el proceso se afecta al no disponer de un Plan de Gestión de las
Adquisiciones, de un Procedimiento de Cierre del Contrato, y también de un Plan
de Gestión del Contrato.

292. 264
Además, la falta de implementación de las Auditorías de Adquisición y del Sistema
de Gestión de Registro, como únicas técnicas o herramientas del Proceso del
Cierre del Contrato de acuerdo con la Guía PMBOK (PMI, 2004), nos muestra que
el proceso como tal es inexistente en la práctica.
Finalmente en la práctica, el Finiquito del Contrato y la Aceptación del Producto
Entregable, vienen a ser los únicos entregables en un Cierre de Contrato, dejando
por un lado el objetivo principal que persigue el Proceso de Cierre del Contrato, la
preparación del Archivo del Contrato y la Documentación sobre Lecciones
Aprendidas, salidas que reflejan los resultados finales del proceso de contratación.

293. 265
4.2 Propuestas o mejoras
4.2.1 Estructura de la Cadena de Abastecimiento de la UENTE
A pesar de la polémica que implica “Externalizar” la ECA, la Alta Dirección del ICE
debe reconocer que la Estructura de la Cadena de Abastecimiento es un objeto
cambiante que responde a factores, las cuales muchas son impuestas por el
mercado.
La desición de tomar la estrategia de “Internalizar” o “Externalizar” la ECA, no
debe verse como un asunto político, sino como una respuesta estratégica, para la
generación de mayor valor y riqueza, en beneficio de la sociedad.
No está de más indicar que la rigidez burocrática organizacional aumenta los
Costos de Transacción de la Cadena de Abastecimiento (Lledó; Rivarola; Mercau;
Cucchi; Esquembre, 2006), restando competitividad y eficiencia al ICE. A mayores
Costos de Transacción, mayor es la destrucción del Valor del Negocio de la
institución, lo que se transforma en menos riqueza para la sociedad.
La estrategia de “Externalización”, busca delegar los procesos o servicios de
soporte a terceros, aprovechando que estas organizaciones son especializadas y
poseen menores Costos de Transacción, convirtiendo las relaciones entre el
proveedor y el cliente más duraderas (relaciones de mediano o largo plazo).

294. 266
La primera propuesta referente al tema de la ECA de la UEN consiste en plantear
el Outsourcing como estrategia de “Externalización”. En este caso consistiría en
tercerizar aquellos servicios que no corresponden al “Business Core” de la
UENTE.
Si se define el negocio estratégico de la UENTE como el “Transporte de la
Energía”, el “Business Core” lo conformarían aquellas Áreas de Apoyo o Áreas de
Procesos (tal como se indican en la siguiente figura) que están estrechamente
relacionadas al objetivo estratégico de la UENTE. Estas son las que están
señaladas por medio de un círculo.
Figura 39: Áreas del “Business Core” de la UENTE

295. 267
En vista de la oposición existente en la “Administración Pública” por temas
relacionados a la tercerización de servicios, y los posibles conflictos con
movimientos sindicales, se propone una segunda propuesta: la reestructuración de
la UENTE.
SUB-UNIDAD EMPRESARIALSUB-UNIDAD OPERATIVA
UENTE
SUB-UNIDAD PROYECTOS
Proceso Gestión
de la Red
Líneas de Transmisión
Subestaciones
Control, Protección y Medición
Obras Civiles
Comercialización
de Servicios
LIMAT
Fibra Óptica
Servicio de Apoyo
Empresarial
Contabilidad y Finanzas
Gestión de la Calidad
Dirección y Planificación
Oficina de
Proyectos
Gestión de Inventarios
Auditoria Interna
Gestión de Contratos y Adquisiciones
Diseño e Ingeniería
Logística
Figura 40: Estructura organizacional propuesta de la UENTE
A diferencia de la organización actual, esta nueva organización propone distribuir
todos los centros funcionales de la Unidad Estratégica de Negocio en tres sub-
unidades:
• Sub-unidad operativa: Compuesta por todas las áreas que generan los
ingresos a la UENTE.
• Sub-unidad empresarial: Compuestas por todas las áreas de apoyo
directivo, empresarial o enlace con el grupo corporativo ICE.
• Sub-unidad proyectos: Compuesta por una Oficina de Proyectos “PMO”, a
cargo de la administración de los Programas o Proyectos de la UENTE.

296. 268
La ventaja de esta organización es la simplicidad en su estructura, al reducir los
flancos de Gestión y Administración de la Dirección de la UENTE.
Otra ventaja está en la flexibilización que brindaría una estructura organizacional
“matricial” dentro de la Sub-Unidad Proyectos, comparado con la actual estructura
organizacional “funcional” de la UENTE.
Por último esta segunda propuesta no excluye a la primera, sino que puede dejar
preparada la organización para la implementación del “Outsourcing” en un
posterior futuro.
Refiriéndose propiamente al Análisis de las Adquisiciones de la UENTE, del punto
4.1.1 (Estructura de la Cadena de Abastecimiento), los Esquemas de
Adquisiciones para Obras Nuevas y Ampliaciones debe ser un foco de mayor
atención para el futuro de la UENTE.
El uso del esquema “Auto-abastecimiento” refleja una tendencia de mantener
“Internalizada” la Estructura de la Cadena de Abastecimiento de la UENTE y del
ICE.
Por su parte el uso del esquema “Adquisición de materiales y contratación de la
mano de obra” implica mayores costos de transacción y el encarecimiento de los
proyectos. Sin duda alguno no debe ser tomado más en cuenta.

297. 269
Finalmente el uso de los esquemas de “Proyectos Llave en Mano” y “Concesiones
de Obra Pública BOT” marca un rumbo de la mano con la “Externalización” de la
Estructura de la Cadena de Abastecimiento de la UENTE y del ICE.
Particularmente el esquema de “Proyectos Llave en Mano” elimina gran parte de la
dependencia con la UENPYSA.

298. 270
4.2.2 Propuesta de mejora al Proceso de Contratación Administrativa
a. Definición del Ciclo de Vida del PCA
Resultado del análisis del PCA, en el punto 4.1.2 del presente capítulo, se decidió
definir el Ciclo de Vida del PCA basado en los procesos que conforma la Gestión
de las Adquisiciones según el PMI (2004).
Como el PCA sólo se enfoca en dos procesos de la Gestión de las Adquisiciones
del Proyecto del la Guía PMBOK (PMI, 2004), se definió el Ciclo de Vida del PCA
en dos etapas:
• Etapa 1: Solicitud de Respuesta a Vendedores
• Etapa 2: Selección de Vendedores
Para cada etapa se definió sus entregables más importantes. Se usó el principio 1
del Lean Thinking (Lledó; Rivarola; Mercau; Cucchi; Esquembre, 2006).
Durante la definición de los entregables, se verificó que cada entregable cumpliera
con las siguientes características:
• Esenciales: Donde la no obtención del entregable, impida el desarrollo del
Proceso de Contratación Administrativa.
• Singular: Cada entregable se distinga claramente de los demás.

299. 271
• Generar Valor: La administración encuentre valor en el entregable y esté
dispuesto a pagar por ello.
Los entregables definidos en la etapa 1 fueron:
• La publicación del cartel
• El recibo de ofertas
Los entregables definidos en la etapa 2 fueron:
• El estudio y selección de ofertas
• La adjudicación de ofertas
• La contratación del proveedor
El siguiente cuadro describe cada uno de los entregables propuestos del PCA.
Cuadro 29: Descripción de los entregables del PCA
Etapa Entregables Descripción
La publicación del cartel
Consiste en hacer la publicidad del cartel de
licitación. Usualmente se hace por medio de la
publicación en el diario oficial La Gaceta.
1
El recibo de ofertas
Recibo de las ofertas técnicas y económicas
presentadas por los oferentes con interés en la
licitación.
El estudio y selección de
ofertas
Se elabora un estudio de los aspectos legales y
técnicos de las ofertas recibidas, y se selecciona
la oferta u ofertas más convenientes.
La adjudicación de ofertas Se adjudica a la oferta u ofertas elegidas.
2
La contratación del
proveedor
Se contrata al proveedor o proveedores quienes
presentaron la oferta u ofertas elegidas.

300. 272
Finalmente, definidos los entregables del PCA, se preparó la siguiente figura, la
cual muestra la propuesta del Ciclo de Vida del Proceso de Contratación
Administrativa.
ETAPA 1 ETAPA 2
La publicación
del cartel
El recibo de
ofertas El estudio y
selección de ofertas
Solicitud de Inicio de
Trámite de Licitación
La adjudicación
de Ofertas
La contratación del
proveedor
La Orden de
Compra
Entrada
Fase
Entregables del Proceso
de Contratación
Administrativa
Salida
Solicitud de respuesta a
Vendedores
Selección de Vendedores
ETAPA 1 ETAPA 2
La publicación
del cartel
El recibo de
ofertas El estudio y
selección de ofertas
Solicitud de Inicio de
Trámite de Licitación
La adjudicación
de Ofertas
La contratación del
proveedor
La Orden de
Compra
Entrada
Fase
Entregables del Proceso
de Contratación
Administrativa
Salida
Solicitud de respuesta a
Vendedores
Selección de Vendedores
Figura 41: Ciclo de Vida del Proceso de Contratación Administrativa (PCA)

301. 273
b. Cronograma del PCA adaptado.
Con base en el Ciclo de Vida del PCA, el cronograma del PCA luce ahora de la
siguiente forma:
Cuadro 30: Cronograma del PCA adaptado
ID Tarea Duración Predesesoras Responsable
0 Proceso de Contratación Administrativa 224 días
1 Etapa 1: Solicitud de Respuesta a Vendedores 49 días
2 La publicación del cartel 18 días
3 Envío del proyecto a la Proveeduría 0 días UEN
4 Revisión del proyecto por Proveeduría 5 días 3 Proveeduría
5 Corrección y envío del cartel definitivo a la Proveeduría 3 días 4 UEN
6 Envío de publicación del cartel 2 días 5 Proveeduría
7 Publicación del cartel 0 días 6FC+8 días
8 El recibo de ofertas 31 días
9 Recepción de ofertas 30 días 7 Proveeduría / UEN
10 Apertura de ofertas 1 día 9 Proveeduría
11 Etapa 2: Selección de vendedores 175 días
12 El estudio y selección de ofertas 38 días
13 Digitalización y foliado de expedientes 5 días 10 Proveeduría
14 Envío de ofertas a la UEN y legal 1 día 13 Proveeduría
15 Estudio legal de las ofertas 10 días 14 Legal
16
Estudio técnico y elaboración de recomendación de
adjudicación
22 días 14 UEN
17 Confección recomendación de adjudicación 10 días 15;16 UEN
18 La adjudicación de ofertas 55 días
19 Recomendación de adjudicación Proveeduría 5 días 17 Proveeduría
20 Revisión de la Subgerencia 9 días 19 Sub-Gerencia / UEN
21 Adjudicación 21 días 20 Consejo Directivo
22 Publicación de la Adjudicación 2 días 21 Proveeduría
23 Publicación en la Gaceta 0 días 22FC+8 días
24 Recurso 0 días 23
25 Adjudicación firme 0 días 24FC+10 días
26 La contratación del proveedor 82 días
27
Solicitud de garantía de cumplimiento y certificación
presupuestaria para refrendo
1 día 25 Proveeduría
28
Rendimiento de la garantía de cumplimiento, certificación de la
CCSS y especies fiscales
0 días 27FC+10 días
29 Emisión de certificación presupuestaria 3 días 28 Finanzas
30 Envío de expediente para elaboración del contrato 2 días 29 Proveeduría
31 Elaboración del contrato UEN 10 días 25 UEN
32 Revisión de borrador de contrato 15 días 31;30
Legal / Sub-Gerencia
/ Contratista
33 Firma de contrato Adjudicatario 0 días 32FC+5 días
34 Firma de contrato Subgerencia 3 días 33 Sub-Gerencia
35 Refrendo Interno 5 días 34 Legal
36 Envío a refrendo 3 días 35 Proveeduría
37 Refrendo externo 0 días 36FC+30 días
38 Elaboración de la orden de compra / servicio 5 días 37 Proveeduría

302. 274
Para la preparación del cuadro anterior, se realizaron los siguientes ajustes al
cronograma del Cuadro 18: Actual Cronograma del PCA:
• La tarea Ítem 5: “Publicación y recepción de ofertas” se dividió en dos
tareas a saber: a. “Publicación del Cartel” y b. “Recepción de ofertas”, pues
cuando se definieron los entregables relevantes del PCA, esta tarea por su
definición, pertenecía a dos entregables a la vez: a. “La publicación del
Cartel” y b. “El recibo de ofertas”. Además, como la “Publicación del Cartel”,
es realizada por la Imprenta Nacional, el cual es una organización externa
del ICE, se consideró adecuado que la tarea se definiera como actividad
tipo hito, con una posposición igual al tiempo en que se realiza la
publicación del cartel en el diario oficial, en vista que el ICE no aporta
ningún esfuerzo a la ejecución de dicha tarea.
• En la “Recepción de ofertas” se incluyó a la UEN como co-responsable
junto con la Proveeduría, en vista que la UEN tiene la obligación de
responder aclaraciones técnicas o dudas de los potenciales oferentes. Por
tanto, la Proveeduría como la UEN, aportan esfuerzo en la ejecución de
esta tarea.
• En la tarea Ítem 16: “Publicación en la Gaceta”, como la publicación de la
adjudicación la realiza nuevamente la Imprenta Nacional, se consideró
adecuado que la tarea se definiera como actividad tipo hito con una
posposición igual al tiempo en que se realiza la publicación en el diario
oficial. La razón en la misma planteada anteriormente.
• La tarea Ítem 18: “Adjudicación Firme” corresponde al plazo que dicta la ley
(artículo 91.1 del Reglamento General de Contratación Administrativa) para

303. 275
dar firmeza a la adjudicación de la licitación. En vista que el ICE no aporta
esfuerzo para ejecutar tal tarea, se consideró conveniente definir ésta como
actividad tipo hito con posposición igual al plazo que dicta la ley.
• La tarea Ítem 20: “Rendimiento de la garantía de cumplimiento, certificación
de la CCSS y especies fiscales” es ejecutado por el adjudicatario de la
licitación. Por tanto se consideró adecuado que la tarea se definiera como
actividad tipo hito con una posposición igual al tiempo que se indica en la
ley (artículo 35.1 del Reglamento General de Contratación Administrativa).
• La tarea Ítem 25: “Firma de contrato Adjudicatario” es ejecutado por el
adjudicatario de la licitación. Por tanto se consideró adecuado que la tarea
se definiera como actividad tipo hito con una posposición igual al tiempo
que se indica en cronograma del Cuadro 18: Actual Cronograma del PCA.
• La tarea Ítem 29: “Refrendo externo”: es realizado por la Contraloría
General de la República. Como el ICE no aporta esfuerzo para la ejecución
de esta tarea, se consideró adecuado que la tarea se definiera como
actividad tipo hito con una posposición igual al tiempo que la Contraloría
refrenda los contratos.

304. 276
c. Mapa de Flujo de Valor del PCA
A partir del Cuadro 30: Cronograma del PCA adaptado, se definió el Flujo de Valor
del PCA, el cual se compone de todas las tareas necesarias para obtener los
entregables del proceso. En la definición de este flujo de valor se usó el principio 2
del Lean Thinking (Lledó; Rivarola; Mercau; Cucchi; Esquembre, 2006).
En el siguiente cuadro se muestra el Mapa de Flujo de Valor del PCA, el cual
evalúa si tareas agregan o no valor a la obtención del entregable al que
pertenecen.
Cuadro 31: Mapa de Flujo de Valor del PCA
TIPO 1 TIPO 2
0
1
2
3 100% UEN
4 100% Proveduría
5 100% UEN
6 100% Proveduría
7 100%
8
10% 10% Proveeduría
80% UEN
10 100% Proveeduría
11
12
13 100% Proveduría
14 100% Proveduría
15 100% Legal
16 100% UEN
17 100% UENConfección recomendación de adjudicación
Etapa 2: Selección de Vendedores
Digitalización y foliado de expedientes
Envío de ofertas a la UEN y legal
Estudio legal de las ofertas
Estudio técnico y elaboración de recomendación de adjudicación
Publicación del cartel
El recibo de ofertas
Revisión del proyecto por Proveeduría
Corrección y envío del cartel definitivo a la Proveeduría
Envío de publicación del cartel
Tarea
Proceso de Contratación Administrativa
Etapa 1: Solicitud de Respuesta a Vendedores
La publicación del cartel
9
ResponsableID VALOR
DESPERDICIOS
Recepción de ofertas
Apertura de Ofertas
El estudio y selección de ofertas
Envío del proyecto a la Proveeduría

305. 277
18
19 100% Proveeduría
50% Sub-Gerencia
50% UEN
5% 95%
Consejo
Directivo
20% 80%
Gerencia
General
20% 80% Sub-Gerencia
33% 67% UEN
22 100% Proveeduría
23 100%
24 100%
25 100%
26
27 100% Proveeduría
28 100%
29 100% Finanzas
30 100% Proveeduría
31 100% UEN
50% Legal
50% Sub-Gerencia
33 100%
34 100% Sub-Gerencia
35 100% Legal
36 100% Proveeduría
37 100%
38 100% Proveeduría
Emisión de Certificación presupuestaria
Rendimiento de la Garantía de Cumplimiento, certificación de la
CCSS y especies fiscales
32
20
21
Solicitud de Garantía de Cumplimiento y certificación
presupuestaria para refrendo
La adjudicación de ofertas
Recomendación de adjudicación Proveeduría
Revisión de la Subgerencia
Adjudicación
Publicación de la Adjudicación
Publicación en la Gaceta
Recurso
Adjudicación firme
La contratación del proveedor
Envio del Expediente para elaboración del Contrato
Elaboración del Contrato
Revisión del borrador de Contrato
Firma de Contrato por el Adjudicatario
Firma de Contrato por la Subgerencia
Refrendo Interno
Envío a Refrendo
Refrendo Externo
Elaboración de la Orden de Compra
De acuerdo con el Mapa de Flujo de Valor del PCA y los hallazgos, se presentan a
continuación las siguientes recomendaciones de mejora:
• Tarea ID 3, Envío del proyecto a proveeduría: Se recomienda cambiar el
nombre de la tarea a: “Presentar solicitud de adquisición” y mantener esta
actividad tal como está definida.
• Tarea ID 4, Revisión del proyecto por la proveeduría: Se recomienda
eliminar esta actividad.
• Tarea ID 5, Corrección y envío del cartel definitivo a la proveeduría: Se
sugiere eliminar esta actividad.

306. 278
• Tarea ID 6, Envío de publicación del cartel: Se recomienda cambiar el
nombre a: “Enviar publicación del cartel” y mantener esta actividad tal como
está definida.
• Tarea ID 7, Publicación del cartel: Se recomienda mantener esta actividad
tal como está definida.
• Tarea ID 9, Recepción de ofertas: Se sugiere: 1. Descentralizar la recepción
de las Solicitudes de Aclaración, de manera que los potenciales oferentes
envíen directamente sus solicitudes al Administrador de Contrato (AC) con
copia a la Proveeduría. 2. El AC responderá directamente al proveedor con
copia a la Proveeduría. En caso que no ocurra de esta forma, el AC deberá
rendir cuentas por no mantener actualizado el expediente público. 3.
Iniciado el período de de recepción de ofertas, la Proveeduría deberá
informar a la División de Contratación Administrativa de la Dirección
Jurídica Institucional, el inicio del concurso de la licitación para se asigne un
abogado responsable del estudio legal, de manera que la división planifique
su recursos. Se recomienda mantener esta actividad tal como está definida,
y cambiar el nombre de la tarea a: “Recibir aclaraciones y ofertas”.
• Tarea ID 10, Apertura de ofertas: Puesto que la actividad dura
aproximadamente una hora, se recomienda convertirla en actividad hito
dentro del cronograma y mantener esta actividad como está definida.
• Tarea ID 13, Digitalización y foliado de ofertas: Se recomienda los
siguientes cambios: 1. Asignar como tarea predecesora la tarea ID: 10 a las
tareas ID: 15 y 16, 2. Que tanto el Administrador de Contrato - AC, como un
abogado designado de la División de Contratación Administrativa de la
Dirección Jurídica Institucional, retiren cada uno un juego de ofertas para el

307. 279
inicio inmediato del estudio legal y técnico. 3. Cambiar el nombre de la tarea
a: “Digitalizar y foliar ofertas”. Una vez aplicado los cambios a las
predecesoras de las tareas ID:15 y 16, esta actividad se consideraría como
Actividad de Desperdicio Tipo 1.
• Tarea ID 14, Envío de ofertas a la UEN y legal: Se recomienda eliminar esta
actividad, y en su lugar el AC y el abogado designado retirarán por sus
propios medios, las ofertas una vez finalizado el acto de apertura.
• Tarea ID 15, Estudio Legal de Ofertas: Se sugiere cambiar el nombre de la
tarea a: “Preparar estudio legal” y mantener la actividad tal como está
definida.
• Tarea ID 16, Estudio Técnico y elaboración de Recomendación de
Adjudicación: Se sugiere mantener la actividad tal como está definida, y
cambiar el nombre de la tarea a: “Preparar estudio técnico”.
• Tarea ID 17, Confección Recomendación de Adjudicación: Se sugiere
mantener la actividad tal como está definida y cambiar el nombre de la
tarea a: “Preparar y presentar recomendación de adjudicación”.
• Tarea ID 19, Recomendación de Adjudicación Proveeduría: Se recomienda
eliminar dicha tarea, y que la dependencia solicitante de la compra (UEN)
envíe la nota de recomendación directamente a la subgerencia con copia a
la Proveeduría.
• Tarea ID 20, Revisión de la subgerencia: Se sugiere eliminar esta actividad.

308. 280
• Tarea ID 21, Adjudicación: Se sugiere que la Adjudicación lo realice el
mismo Administrador de Contratos, con el visto bueno del director de UEN,
responsabilizándose el Administrador de Contratos de los resultados
derivados de una adjudicación mal confeccionada, reducir el periodo de
adjudicación a 3 días hábiles y cambiar el nombre de la tarea a: “Adjudicar
Oferta”.
• Tarea ID 22, Publicación de la Adjudicación: Se sugiere mantener esta
actividad como está definida y cambiar el nombre a: “Enviar publicación de
la adjudicación”.
• Tarea ID 23, Publicación en la Gaceta: Se recomienda mantener esta
actividad tal como está definida y cambiar el nombre de la tarea a:
“Publicación de la Adjudicación”.
• Tarea ID 24, Recurso: Se recomienda eliminar esta actividad pues en el
cronograma está considerando que en todos los procesos de contratación
se presentarán los recursos de apelación.
• Tarea ID 25, Adjudicación firme: Se recomienda mantener esta tarea tal
como esta definida y cambiar su nombre a: “Adjudicación en firme”.
• Tarea ID 27, Solicitud de Garantía de Cumplimiento y certificación
presupuestaria para refrendo: Se recomienda eliminar dicha actividad.
• Tarea ID 28, Rendimiento de la Garantía de Cumplimiento, certificación de
la CCSS y especies fiscales: Se recomienda las siguiente medidas: 1.
Mantener esta actividad tal como está definida, 2. Cambiar el nombre de la

309. 281
tarea a: “Presentar documentos de formalización” y 3. Cambiar su tarea
predecesora de la tarea ID: 27 a la ID: 25.
• Tarea ID 29, Emisión de Certificación presupuestaria: Se recomienda la
siguientes medidas: 1. Cambiar su tarea predecesora de la tarea ID: 28 a la
ID: 25, y cambiar su categoría de Actividad de Desperdicio Tipo 2 al Tipo 1.
2. Cambiar el nombre de la tarea a: “Presentar certificación presupuestaria”.
3. Mantener la tarea tal como esta definida.
• Tarea ID 30, Envío del Expediente para elaboración del Contrato: Se
recomienda eliminar dicha tarea, y que el abogado designado para el
estudio legal, retire el expediente.
• Tarea ID 31, Elaboración del Contrato: Se recomienda mantener la tarea tal
como está definida y cambiar el nombre de la tarea a: “Elaborar borrador
del contrato”.
• Tarea ID 32, Revisión del borrador de Contrato: Se recomienda las
siguientes medidas: 1. Cambiar el nombre a: “Revisar el borrador del
contrato”, 2. Eliminar la predecesora ID: 30 y asignar como predecesoras
las tareas ID: 27 y 29, 3. Cambiar el periodo de 15 días hábiles a 5 días
hábiles en vista que la revisión del borrador duraba más tiempo que la
preparación del mismo.
• Tarea ID 33, Firma de Contrato por el Adjudicatario y Tarea ID 34, Firma de
Contrato por la Subgerencia: Se recomienda unirlas ambas tareas en una
sola tarea, nombrándola como: “Firmar el contrato”.

310. 282
• Tarea ID 35, Refrendo Interno: Se recomienda reducir a 2 días el refrendo
interno del contrato y cambiar su nombre a: “Refrendar el contrato”.
• Tarea ID 36, Envío a refrendo: Se recomienda mantener la tarea tal como
está definida y cambiar el nombre de la tarea a: “Enviar expediente a la
Contraloría”.
• Tarea ID 37, Refrendo Externo: Se recomienda mantener la tarea tal como
está definida.
• Tarea ID 38, Elaboración de la Orden de Adquisición / Servicio: Se sugiere
mantener dicha actividad tal como está definida y cambiar el nombre a:
“Elaborar Orden de Adquisición”.

311. 283
d. Cronograma Propuesto para el PCA
El siguiente cuadro muestra el cronograma del Proceso de Contratación
Administrativa propuesto, basado en las anteriores recomendaciones.
Cuadro 32: Cronograma del PCA propuesto
ID Tarea Duración Predesesoras Responsable
0 Proceso de Adquisiciones del ICE 153 días
1 Etapa 1: Solicitud de respuesta a vendedores 40 días
2 La publicación del cartel 10 días
3 Presentar solicitud de adquisición 0 días UEN
4 Enviar publicación del cartel 2 días 3 Proveeduría
5 Publicación del cartel 0 días 4FC+8 días
6 El recibo de ofertas 30 días
7 Recibir aclaraciones y ofertas 30 días 5 Proveeduría / UEN
8 Apertura de ofertas 0 días 7 Proveeduría
9 Etapa 2: Selección de vendedores 113 días
10 El estudio y selección de ofertas 32 días
11 Digitalizar y foliar ofertas 5 días 8 Proveeduría
12 Preparar estudio legal 10 días 8 Legal
13 Preparar estudio técnico 22 días 8 UEN
14 Preparar y presentar recomendación de adjudicación 10 días 12;13;11 UEN
15 La adjudicación de ofertas 23 días
16 Adjudicar oferta 3 días 14 UEN
17 Enviar publicación del cartel 2 días 16 Proveeduría
18 Publicación de la adjudicación 0 días 17FC+8 días
19 Adjudicación en firme 0 días 18FC+10 días
20 La contratación del proveedor 58 días
21 Presentar documentos de formalización 0 días 19FC+10 días
22 Presentar certificación presupuestaria 3 días 19 Finanzas
23 Elaborar borrador del contrato 10 días 19 UEN
24 Revisar borrador del contrato 5 días 23;21;22
Legal / Sub-Gerencia
/ Proveedor
25 Firmar el contrato 3 días 24
Sub-Gerencia /
Proveedor
26 Refrendo Interno 2 días 25 Legal
27 Enviar expediente a Contraloría 3 días 26 Proveeduría
28 Refrendo externo 0 días 27FC+30 días
29 Elaborar orde de adquisición 5 días 28 Proveeduría

312. 284
En la siguiente figura se presenta el diagrama PERT del PCA propuesto.
Figura 42: Diagrama PERT del PCA propuesto

313. 285
En la siguiente figura se presenta la estructura de desglose de trabajo (EDT) del
PCA propuesto.
Figura 43: EDT del PCA propuesto

314. 286
4.2.3 Análisis del Reglamento Interno de la Contratación Administrativa del
ICE
a. Determinación de vínculos entre el RICA y los procesos de la gestión de las
adquisiciones del proyecto de la Guía PMBOK.
Consiste en relacionar cada uno de sus artículos del reglamento con los procesos
de la Gestión de las Adquisiciones del Proyecto de la Guía PMBOK (PMI, 2004).
En los siguientes cuadros, de acuerdo con el enunciado de cada artículo del
reglamento, se marcó con una “X” a la(s) columna(s) donde se considera que
existe relación con el(los) proceso(s) de la Gestión de las Adquisiciones de la Guía
PMBOK (PMI, 2004).
Para tal efecto, se empleo los siguientes criterios:
• Si el artículo corresponde a una acción de una entrada, técnica herramienta
o salida de un proceso de la Gestión de las Adquisiciones de la Guía
PMBOK (PMI, 2004), se marcará en la columna donde corresponda.
• Cualquier artículo puede tener más de una columna marcada.
• Si corresponde a Actividades de Desperdicio Tipo 2, de acuerdo con los
puntos 4.1.2 y 4.2.2 del presente capitulo, se eliminarán del análisis.

315. 287
Plan.Comp. Plan.Cont. Resp.Vend. Sel.Vend Adm.Cont Cierre
2 El Consejo Directivo, la Presidencia Ejecutiva, la Gerencia General, las
Subgerencias, las Unidades Estratégicas de Negocios y la Proveeduría
adjudicarán la adquisición de bienes y servicios, de acuerdo con los
límites económicos que corresponda a cada uno de ellos, según la
definición dada por el Consejo Directivo.
- - - x - -
3 La Dirección de Proveeduría es la dependencia encargada de la
conducción y fiscalización de los procesos de contratación
administrativa, así como velar porque los mismos sean óptimos,
oportunos, estandarizados y cumplan con todos los requisitos
establecidos.
- - - - - -
(Modificado en la Sesión 5716 del 28-02-2006)
Son funciones de la Dirección de Proveeduría, las siguientes:
a. Integrar y mantener actualizado el Plan Anual de Compras que
deberán publicar en el diario oficial La Gaceta. Adicionalmente al final
de cada período presupuestario realizará una evaluación de la gestión
de adquisición de bienes y servicios.
- - - - - -
b. Emitir mediante una circular los requisitos y procedimientos a
cumplir en relación con los programas de compras. - - - - - -
c. Recibir y custodiar todos los documentos originales que conformen
el Registro de Proveedores y establecer los mecanismos
administrativos, técnicos e informáticos, necesarios para que éste
funcione óptimamente.
- - x - x -
d. Velar porque exista un finiquito de contrato al final de cada proceso
licitatorio. - - - - - -
e. Revisar y publicar los carteles de licitación y pliegos de condiciones
de las contrataciones directas - - x - - -
f. Recibir las ofertas y proceder a su apertura.
- - - x - -
g. Remitir a las instancias respectivas para su evaluación, las ofertas
recibidas en cada proceso. - - - - - -
h. Adjudicar cuando le corresponda, preparar y remitir su
recomendación de adjudicación de las diferentes contrataciones al
Órgano que debe resolverlas.
- - - - - -
i. Mantener actualizado y debidamente foliado el expediente
administrativo, de acuerdo con lo establecido en el artículo 9.3 del
Reglamento General de Contratación Administrativa.
- - - - - -
j. Comunicar y coordinar con el CCA la atención de los recursos de
objeción a los carteles así como los de revocatoria y apelación contra
los actos de adjudicación.
- - - - - -
k. Normalizar los sistemas de reajuste de precios a ser incluidos en los
diferentes carteles de contrataciones, en coordinación con la Dirección
de Finanzas.
- - - - - -
l. Servir de enlace oficial en las tramitaciones de los procedimientos de
contratación administrativa con la Contraloría General de la República
en coordinación con las dependencias que correspondan.
- - - - - -
l. Llevar un registro de sanciones e inhabilitaciones de proveedores,
para efectos de futuras contrataciones, divulgando apropiadamente a
los CCA el nombre de los Proveedores con los cuales la
Administración no podrá contratar bienes y servicios.
- - x - x -
m. Colaborar con las diferentes áreas para que los funcionarios
involucrados en los procesos de contratación reciban una adecuada
capacitación en la materia.
- - - - - -
n. La recepción, desalmacenaje, custodia temporal, manejo, control,
pagos y franquicias tributarias, arancelarias y fiscalización del tráfico
internacional de mercancías del ICE, ya sean extranjeras, nacionales o
nacionalizadas, en los regímenes aduaneros definitivos y temporales.
- - - - - -
o. Colaborar con el AC y el CCA para mantener a derecho el estado
de las Garantías de Participación y Cumplimiento, siguiendo las
disposiciones establecidas en el TÍTULO VII del presente reglamento. - - - - - -
p. Instruir, a solicitud de las dependencias del ICE, los procesos de
cobro de multas, resoluciones, rescisiones, ejecuciones de garantías,
procesos sancionatorios, reclamos administrativos y nulidades
absolutas, evidentes y manifiestas en materia de contratación
administrativa.
- - - - - -
q. Servir de unidad que registre y conserve todos los estudios de
mercado realizados en la Institución, dejando constancia del mismo en
el expediente administrativo correspondiente.
- - - - - -
Capítulo I- Proveeduría
GESTION DE LAS ADQUISICIONES SEGÚN PMI
Reglamento Actual Vigente
4
TITULO II
ÓRGANOS COMPETENTES INTERNOS

316. 288
Plan.Comp. Plan.Cont. Resp.Vend. Sel.Vend Adm.Cont Cierre
r. Verificar, controlar e informar a las instancias correspondientes el
cumplimiento de los plazos definidos por la Gerencia General, para las
dependencias que participan en la contratación administrativa.
- - - - - -
s. Dirigir los procedimientos de donaciones y emitir las
recomendaciones que correspondan, para lo cual levantará el
expediente respectivo.
- - - - - -
(Modificado en la Sesión 5716 del 28-02-2006)
Dependencia perteneciente a la Dirección Jurídica Institucional que
tendrá las siguientes funciones:
a. Revisar los carteles de licitación que le soliciten, las diferentes
dependencias. - - - - - -
b.Dictaminar la procedencia de las actividades no sujetas a concurso
público. - - - - - -
c. Preparar las respuestas de las impugnaciones a los carteles o a las
adjudicaciones. - - - - - -
d. Hacer el estudio jurídico de todas las ofertas que igualen o superen
el monto establecido para el refrendo contralor y las de aquellas
contrataciones que por razones especiales así lo soliciten las
Subgerencias respectivas, Directores de UEN y Administrativos y CCA.
- - - x - -
e. Otorgar la aprobación o el Visto Bueno de los contratos, según los
límites económicos fijados por la Contraloría. - - - - - -
f. Asesorar a la Administración ante dudas que se presenten durante
el proceso de contratación. - - - - - -
g. Rendir dictámenes sobre la imposición de multas o sanciones,
ejecuciones de garantías, modificación, ampliación o la finalización de
los contratos, recursos y demás aspectos relativos a la interpretación
de estos aspectos.
- - - - - -
h. Normalizar el procedimiento de refrendos internos de la
contratación administrativa en cuanto a sus etapas, requisitos, plazos y
responsables, de aquellas contrataciones que por el monto están
sujetas a este requisito de eficacia.
- - - - - -
i. Servir de enlace oficial desde el punto de vista jurídico con la
Contraloría General de la República en materia de procedimientos de
contratación administrativa, en coordinación con las dependencias que
correspondan.
- - - - - -
j. Colaborar con las diferentes áreas para que los funcionarios
involucrados en los procesos de contratación reciban una adecuada
capacitación en la materia.
- - - - - -
k. Dictaminar en atención a las consultas surgidas durante los
procesos de contratación administrativa. - - - - - -
l. Revisar los borradores de acuerdo de los temas relativos a la
contratación administrativa, que le remitan la Presidencia Ejecutiva, la
Gerencia General y las Subgerencias.
- - - - - -
m. Normalizar los contratos que realiza la Institución en materia de
contratación administrativa y revisar aquellos que le sean remitidos por
los CCAs.
- - - - - -
n. Cualquier otra que le señale la ley y el Consejo Directivo.
- - - - - -
6 Funcionarios propuestos por los directores de UEN´s o Direcciones
Administrativas cuyo nombramiento deberá ser avalado por la
Subgerencia correspondiente. Dependerá directamente del Director de
la UEN o la Dirección Administrativa.
- - - - - -
(Modificado en la Sesión 5716 del 28-02-2006)
Son los responsables de la coordinación administrativa de los
procesos de adquisición de los bienes y servicios de las respectivas
UEN’s o Direcciones Administrativas y tendrán como funciones
principales las siguientes:
a. Servir de enlace oficial para efectos de trámites, de las UEN´S y
Direcciones Administrativas con la Dirección de Proveeduría,
basándose en todo momento en los criterios técnicos de los AC y
jefaturas de nivel 1.
- - - - - -
b. Preparar en conjunto con los AC el Plan Anual de Compras y sus
actualizaciones - - - - - -
c. Asesorar a los funcionarios de su UEN para que puedan resolver en
forma exitosa, todas aquellas dudas que surjan en los diferentes
procesos de Contratación Administrativa.
- - - - - -
d. Garantizar que todo proceso de compra, que se genere en su UEN
ó Dirección Administrativa, cumpla con la normativa vigente en materia
de contratación administrativa.
- - - - - -
Capítulo II- División de Contratación Administrativa
4
5
Capítulo III- Coordinadores de la Contratación Administrativa (CCA)
GESTION DE LAS ADQUISICIONES SEGÚN PMI
Reglamento Actual Vigente
7

317. 289
Plan.Comp. Plan.Cont. Resp.Vend. Sel.Vend Adm.Cont Cierre
e. Coordinar la obtención de autorizaciones tanto externas como
internas para iniciar las contrataciones que se requieran. - - - - - -
f. Canalizar las consultas que a través de la Dirección de Proveeduría
planteen los oferentes, a los AC para que se evacuen en tiempo y
forma.
- - x - - -
g. Proponer a la Dirección de Proveeduría sus recomendaciones a la
normalización de los documentos para la adquisición de bienes y
servicios de su UEN o Dirección Administrativa.
- x - - - -
h. Fiscalizar en su dependencia, que todos los expedientes
administrativos que se lleven paralelos a los de la Dirección de
Proveeduría, se mantengan actualizados con todos los documentos
oficiales generados en cada contratación.
- - - - - -
i. Remitir para la incorporación al expediente administrativo que
custodia la Dirección de Proveeduría, todos los documentos oficiales
que se generen al interno de su dependencia, en torno a una
contratación específica.
- - - - x x
j. Promover soluciones a las necesidades de capacitación en materia
de contratación administrativa para los participantes en el proceso de
contratación dentro de su UEN o Dirección Administrativa. - - - - - -
k. Elaborar los borradores de contratos para ser presentados a la
División de Contratación Administrativa. - - - x x -
En aquellas UENs o Direcciones Administrativas en las que sea
considerable el volumen o importancia de las compras que realizan, el
CCA deberá dedicarse a las labores anteriormente descritas a tiempo
completo.
- - - - - -
(Modificado en la Sesión 5716 del 28-02-2006)
Funcionario del ICE nombrado por la Presidencia Ejecutiva, la
Gerencia General, las Subgerencias, Directores Administrativos ó de
UEN´S, que tendrán la responsabilidad de la coordinación, ejecución y
fiscalización de las diversas etapas de las contrataciones que se
promuevan en su respectiva área, de acuerdo con la competencia y
funciones que se le atribuyen en el presente Reglamento. Si el
nombramiento lo fuere para sólo una contratación específica, así se
deberá señalar en el expediente de la contratación. El nombramiento
de cada Administrador del Contrato y los medios para ser localizado,
deberán constar en el expediente de la respectiva contratación y
deberá cumplir con el perfil establecido para dicho nombramiento.
El Administrador del Contrato ejercerá entre otras las siguientes
funciones:
a. Preparar en conjunto con el CCA y los técnicos correspondientes,
la documentación y las solicitudes pertinentes en los trámites de
Contrataciones Administrativas.
- x - - - -
b. Atender cualquier consulta técnica que surgiera durante el proceso
de una contratación bajo su cargo y remitírsela al CCA. - - - - - -
c. Intervenir en el proceso de análisis, valoración de ofertas y
recomendación de adjudicación. - - - x - -
d. Velar por una correcta ejecución de los contratos que se les asignen
en estricto apego al expediente levantado para estos efectos y será
responsable de la recepción y aceptación de los bienes y servicios así
como de gestionar los trámites de pagos que realice la institución,
según lo pactado.
- - - - x -
e. Coordinar con el CCA la respuesta de todos aquellos recursos que
les competa, la ejecución de las multas, cláusulas penales, garantías,
prórrogas y sanciones a los contratistas hasta la rescisión y resolución
contractual, si se diera el caso, para lo cual aplicará el TÍTULO
RECURSOS y TÍTULO SANCIONES, Artículo 70 y siguientes del
presente reglamento.
- - - - x -
f. Realizar informes de avance de ejecución de los contratos.
- - - - x -
g. Preparar el informe final que servirá de base para ejecutar el
finiquito. - - - - x -
9 Estos equipos se nombrarán, ya sea por el Consejo Directivo, la
Presidencia Ejecutiva, la Gerencia General ó la Subgerencia, según
sea el monto de la contratación o por lo estratégico de la adquisición,
para aquellas compras que a criterio de los Subgerentes sean
urgentes o de especial importancia.
- - - - - -
Capítulo IV- Administradores de contratos (AC)
8
Capítulo V- Equipos Multidisciplinarios de Gestión de Compras
7
GESTION DE LAS ADQUISICIONES SEGÚN PMI
Reglamento Actual Vigente

318. 290
Plan.Comp. Plan.Cont. Resp.Vend. Sel.Vend Adm.Cont Cierre
10 Estará conformado por un director del equipo quien será el
coordinador, un representante de la Proveeduría, uno de la Dirección
Jurídica Institucional, uno de la Dirección de Finanzas, uno del Área
Técnica, así como cualquier otra área relacionada con la adquisición.
- - - - - -
11 El director del equipo coordinará con el CCA todo lo relacionado con la
gestión de compra. El primero y el AC, puede ser el mismo funcionario. - - - - - -
12 El plan anual de compras deberá estar vinculado con el Plan de
Desarrollo y los respectivos planes anuales operativos de cada
Subgerencia, y se iniciará con la promulgación de un plan de proyectos
el cual deberá estar respaldado financiera y presupuestariamente para
su debida ejecución.
- - - - - -
13 Los Programas de compras deben contar con los recursos
presupuestarios necesarios, con excepción de lo dispuesto en la
legislación de contratación administrativa en cuanto a inicio y
adjudicación de procesos de adquisición de bienes y servicios para
presupuestos futuros, previa autorización de la Contraloría General de
la República.
- - - - - -
(Modificado en la Sesión 5716 del 28-02-2006)
El CCA en conjunto con el Director de UEN o Director Administrativo,
preparará el Programa Anual de Compras en noviembre de cada año y
lo someterá a aprobación del Subgerente respectivo y la Gerencia
General según corresponda, en el formato establecido por la Dirección
de Proveeduría. Una vez analizado por cada Subgerencia, estas
comunicarán a la Proveeduría su decisión de aprobación o solicitarán
a las UEN’s o Direcciones Administrativas los ajustes necesarios. Este
Programa anual deberá estar aprobado en la primer semana de
diciembre de cada año, para su debida publicación y seguimiento por
parte de la Proveeduría.
Junto con el Programa Anual de compras, deberá enviarse a la
Dirección de Proveeduría un listado de las contrataciones directas de
mayor cuantía que tramitarán durante el año.
Con la aprobación del programa anual de compras, quedarán
autorizados los inicios de trámite de los procesos incluidos en dicho
programa, sin detrimento a los requisitos que se deban cumplir para la
debida publicación de los mismos y que serán verificados por la
Dirección Administrativa de Proveeduría, previo a la publicación.
Cuando surja una necesidad no prevista, el Programa Anual de
Compras podrá ser modificado siguiendo el mismo procedimiento que
se indica en el artículo anterior, para lo cual deberán adjuntarse las
justificaciones pertinentes.
- - - - - -
Las contrataciones que no estén amparadas al Programa Anual de
Compras original o modificado, no serán tramitadas por la Dirección de
Proveeduría. Se excluyen de la publicación de este artículo los casos
de emergencia o excepción, que sean autorizados por la
Administración Superior.
- - - - - -
16 Si en el momento de iniciar un procedimiento concursal, se determina
que el monto estimado y publicado en el Programa Anual de Compras
requiere un ajuste, éste podrá realizarse con la debida aprobación de
la Dirección Administrativa o de la UEN, siempre y cuando el nuevo
monto no sobre pase el 25% de la estimación original y no cambie el
procedimiento de contratación ya publicado, sin necesidad de aplicar lo
dispuesto en el Artículo 14 del presente reglamento.
- - - - - -
17 Al finalizar cada período presupuestario la Dirección de Proveeduría
hará una evaluación de la gestión de adquisición de bienes y servicios
por UEN, Dirección Administrativa y Administración Superior
relacionándola con el Plan de Compras e informará sobre el particular
a los niveles de Director de UEN, Directores Administrativos,
Subgerentes, Gerencia General, Presidencia Ejecutiva y Consejo
Directivo.
- - - - - -
14
TITULO III
PROGRAMA ANUAL DE COMPRAS
15
GESTION DE LAS ADQUISICIONES SEGÚN PMI
Reglamento Actual Vigente
- - - -- -

319. 291
Plan.Comp. Plan.Cont. Resp.Vend. Sel.Vend Adm.Cont Cierre
18 El Registro de Proveedores constituye un elemento esencial de
consulta para los Administradores de Contratos de las dependencias
del ICE, que permitirá mantener actualizados los requisitos y las
características de los proveedores en cuanto a bienes y servicios que
éstos ofrecen. Tiene por objeto facilitar la consecución de los bienes y
servicios necesarios para el ICE, agilizando en lo posible los
procedimientos de adquisiciones que se basen en el mismo. Por ello el
interesado en registrarse se inscribirá única y exclusivamente en los
bienes y servicios que esté en capacidad de suministrar.
- - - - - -
La Dirección de Proveeduría invitará a formar parte del Registro de
Proveedores, por lo menos una vez al año, a todos los potenciales
oferentes que puedan satisfacer los requerimientos del ICE en cuanto
a calidad, oportunidad y costo, procurando que sea en el mes de
enero, mediante publicación en el Diario Oficial. "La Gaceta" y dos
diarios de circulación nacional. Las personas físicas o jurídicas
interesadas podrán asimismo solicitar su incorporación al Registro en
cualquier momento.
La invitación deberá contener, como mínimo, la siguiente información:
lugar y plazo para el retiro y entrega de los formularios respectivos,
documentación anexa a presentar y cualquier otra información que
considere pertinente la Administración.
20 La documentación que se presente para incorporar al Registro de
Proveedores podrá ser utilizada en cualesquiera de los procesos de
adquisiciones y deberá ser entregada en la Dirección de Proveeduría. - - - - - -
21 Los interesados en inscribirse en el Registro de Proveedores deberán
retirar un formulario suministrado por la Dirección de Proveeduría. Una
vez completado el mismo se podrá enviar vía internet, por fax o
entregado personalmente. Junto con la Solicitud, o en un plazo
máximo de tres días posteriores a la presentación de la misma,
deberán anexarse los documentos de respaldo y la información
complementaria que se solicita.
- - - - - -
Una vez recibida la solicitud de los interesados para integrar el
Registro de Proveedores, la Proveeduría, en un plazo máximo de tres
días hábiles verificará el cumplimiento de los requisitos y en el caso de
existir un incumplimiento o defecto, concederá un plazo máximo de
cinco días hábiles para que se subsane. Si la prevención no es
atendida en tiempo y forma, la solicitud no podrá ser aceptada, sin
responsabilidad para el ICE.
- - - - - -
Cuando un proveedor deseé participar en un determinado proceso de
contratación administrativa y no esté inscrito en el Registro de
Proveedores, podrá presentar la información junto con su oferta
siempre que cumpla con todos los requisitos que se le solicitan en la
contratación y en el Formulario "Registro de Proveedores". Podrá
quedar inscrito en dicho Registro por solicitud expresa del oferente y
siempre que se cumpla lo establecido en el párrafo anterior.
- - - - - -
23 Todo proveedor inscrito está obligado a verificar y actualizar la
información aportada al Registro en el momento de darse un cambio
en su situación jurídica o al menos el primer mes de cada año para lo
cual debe presentar los documentos legales que demuestren esa
situación.
- - - - - -
La exclusión del registro de proveedores se regirá por lo dispuesto en
la Ley de Contratación Administrativa y el Reglamento General de
Contratación Administrativa en lo que respecta a las inhabilitaciones.
Adicionalmente se podrá dar la exclusión legal de una persona física o
jurídica del Registro por los siguientes motivos:
a. Muerte o extinción.
b. Manifestación expresa del interesado.
c. Carencia de interés de la Administración de continuar contratando
determinado bien o servicio.
d. No actualización de la información según el Artículo 23 del presente
reglamento.
- -
- - - - - -
TITULO IV
REGISTRO DE PROVEEDORES
19
22
24
GESTION DE LAS ADQUISICIONES SEGÚN PMI
Reglamento Actual Vigente
- - - -

320. 292
Plan.Comp. Plan.Cont. Resp.Vend. Sel.Vend Adm.Cont Cierre
25 Salvo cuando la exclusión se fundamente en la manifestación expresa
del interesado, o en las causas señaladas en los incisos a., b., c. y d.
del Artículo 24 anterior, se deberá dar audiencia al proveedor a fin de
que ejercite las Garantías Constitucionales que le asisten entre ellas el
Debido Proceso y el Derecho de Defensa. En el caso de proveedores
extranjeros se les notificará en la dirección indicada en el Formulario
de Inscripción en Costa Rica. Para lo anterior se seguirá el
procedimiento establecido en el Artículo 75 y siguientes del presente
reglamento.
- - - - - -
26 El registro de proveedores será el mecanismo que se utilizará para la
invitación a los potenciales proveedores en las licitaciones restringidas
y por registro, sin que ello obste para que el ICE utilice otros medios,
con el fin de garantizar el cumplimiento de los principios de legalidad,
publicidad, igualdad de trato y de oportunidad.
- - - - - -
27 Los funcionarios encargados del manejo de la Contratación
Administrativa serán los responsables de velar por la debida aplicación
de los procedimientos correspondientes. Cuando se determine el
procedimiento a seguir se deberá evitar el Fraccionamiento Ilícito.
Aquel funcionario que incurra en esta mala práctica se le aplicará el
procedimiento de sanción regulado en el Artículo 83 y siguientes de
este reglamento. Será la División de Contratación Administrativa la
encargada de dictaminar, ante una solicitud de la Proveeduría, del
CCA, o cualquier otro funcionario involucrado en el proceso, si en
determinado procedimiento de contratación se configuran las causales
del Fraccionamiento Ilícito.
- - - - - -
28 Cuando se deba utilizar el Procedimiento de Registro de Elegibles se
aplicará, en todos sus extremos, lo establecido en el reglamento
específico vigente en la Institución, para obras pequeñas y repetitivas y
de montos iguales o inferiores a los aprobados por la Contraloría
General de la República.
- - - - - -
29 Es el medio idóneo para que el ICE adquiera los bienes y servicios que
requiere para su normal operación. Acorde con la normativa vigente y
según el monto del concurso, se clasifican en restringida, por registro y
pública. Las licitaciones inician con la aprobación del Director
Administrativo o de UEN y el CCA.
- - - - - -
30 El CCA deberá justificar por escrito la diferencia que se presente entre
el monto estimado y el monto recomendado de adjudicación,
aportando la información suficiente.
- - - - - -
31 Para las adquisiciones que deberá conocer el Consejo Directivo, la
Subgerencia de Gestión Administrativa presentará un informe en la
última sesión de cada mes sobre las adquisiciones que se van a
publicar en el mes siguiente, especificando el monto, la descripción,
fecha aproximada de la apertura de ofertas, contenido presupuestario,
justificación de las compras y fecha aproximada a presentar para
adjudicación.
- - - - - -
32 El cartel lo confeccionará la UEN o la Dirección Administrativa
siguiendo los lineamientos en materia administrativa de la Proveeduría.
Perfeccionado éste, deberá ser publicado, cumpliendo especialmente
en lo que se refiere a autorizaciones y requisitos previos. Una vez
publicado el cartel la proveeduría actuará conforme a lo establecido en
el Artículo 4 incisos f., g. y h. del presente Reglamento.
- x - - - -
33 En aquellos casos en que se establezca en la licitación la necesidad
de inspección, para evaluar la experiencia y los equipos que se
ofrecen, se integrará un solo grupo para que visite todas las empresas
que se vayan a evaluar, debiendo estar conformado por un funcionario
del Área Técnica, otro de la Dirección de Proveeduría y por uno de la
División de Contratación Administrativa. En caso de que la empresa se
encuentre fuera del país, la visita se realizará según los lineamientos
vigentes para los viajes al exterior.
- - - x - -
TITULO V
PROCEDIMIENTOS DE CONTRATACIÓN
Capítulo I- Licitaciones
GESTION DE LAS ADQUISICIONES SEGÚN PMI
Reglamento Actual Vigente

321. 293
Plan.Comp. Plan.Cont. Resp.Vend. Sel.Vend Adm.Cont Cierre
34 En las licitaciones públicas la publicidad del concurso se hará por
medio del Diario Oficial La Gaceta y no será obligatorio estar inscrito
en el Registro de Proveedores. El oferente que cumpla con todos los
requisitos que se solicitan en la contratación, deberá quedar inscrito en
el Registro de Proveedores con su solicitud expresa en la oferta,
siempre que cumpla con las obligaciones dispuestas para inscribirse
en el Registro de Proveedores. Los trámites y plazos que ocupan este
proceso estarán acordes con la legislación nacional.
- - x - - -
35 En la licitación por registro, se utilizará el mecanismo de invitación
directa o publicación en "La Gaceta", según el número de proveedores
inscritos, cuyo plazo de tramitación estará acorde con las disposiciones
que rigen la materia.
- - x - - -
36 En la licitación restringida se invitará por lo menos a cinco proveedores
que se encuentran inscritos en el Registro de Proveedores. El ICE
podrá utilizar otros medios de invitación garantizando el cumplimiento
de los principios de legalidad, publicidad, igualdad de trato y de
oportunidad.
- - x - - -
(Modificado en la Sesión 5716 del 28-02-2006)
Podrán ser prorrogadas las fechas máximas de adjudicación de las
licitaciones o contrataciones, que estén por vencerse, por el Director
de UEN o Director Administrativo. Esta prórroga se dará en casos
calificados cuando resulte difícil para la Administración resolver en el
plazo estipulado en el cartel. Para que se pueda tramitar una prórroga
a la fecha máxima de adjudicación la Dependencia Técnica debe
solicitar a la Proveeduría, al menos con quince días hábiles y por
escrito, la ampliación, adjuntando lo siguiente:
a. Tipo y número de contratación, descripción y monto de la compra.
b. La justificación razonada (el motivo por el cual no se puede cumplir
con el plazo que se había previsto y la importancia de dar esta
prórroga).Un cuadro donde se detalle la vigencia de las ofertas así
como las garantías de participación.
c. Si la nueva fecha máxima para adjudicar es posterior a cualquiera
de las fechas máximas de vigencia o garantías, se debe solicitar a
todos los oferentes que las prorroguen. Solo se puede prorrogar
licitaciones, si las ofertas y garantías están vigentes o que quede
evidencia de que los interesados han desistido de participar en el
negocio
d. De todo lo anterior debe quedar evidencia en el expediente
correspondiente
(Modificado en la Sesión 5716 del 28-02-2006)
Una vez aportada la información indicada en el artículo anterior, la
Proveeduría dejará evidencia de la resolución de prorrogar, expresada
por el director de la Unidad Estratégica de Negocios o Dirección
Administrativa, en el expediente correspondiente, y al menos con ocho
días anteriores al vencimiento de la fecha máxima para adjudicar
(Modificado en la Sesión 5716 del 28-02-2006)
La contratación directa de escasa cuantía es un procedimiento
contractual de excepción que permite al ICE adquirir bienes y/o
servicios por montos iguales o menores al límite establecido por la
legislación nacional para este tipo de trámite, o bien para contratar
aquellas actividades que por su naturaleza y circunstancias no están
sujetas a concurso público. Este es un proceso que utilizará el Registro
de Proveedores como el medio idóneo para invitar a los participantes
inscritos en el registro.
Los inicios de trámite se darán mediante la aprobación de un listado
mensual de compras por parte de la Subgerencia respectiva, Gerencia
General, o Presidencia Ejecutiva según corresponda, el cual deberá
ser presentado para su inicio de trámite con un mes de antelación, el
primer día hábil del mes y deberá estar respaldado
presupuestariamente para su debida ejecución. Analizado dicho listado
por parte del órgano correspondiente, estos comunicarán a la
Dirección de Proveeduría su decisión de aprobación o solicitarán a las
UEN´s o Direcciones Administrativas los ajustes necesarios
Ante situaciones imprevisibles o de urgencia debidamente justificadas,
los órganos con competencia para aprobar el listado anteriormente
indicado, podrán aceptar excepciones a los plazos señalados en este
artículo
Capítulo II- Prórroga Fecha Máxima de Adjudicación
37
Capítulo III- Contrataciones directas
38
39
GESTION DE LAS ADQUISICIONES SEGÚN PMI
Reglamento Actual Vigente
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322. 294
Plan.Comp. Plan.Cont. Resp.Vend. Sel.Vend Adm.Cont Cierre
Para las adquisiciones de bienes y servicios por montos iguales o
menores al límite establecido en la Legislación Nacional para este tipo
de contratación, se aplicarán los siguientes lineamientos:
a. El inicio del trámite debe ser por escrito o por cualquier otro medio
idóneo que se establezca. Deberá estar avalado por el Director de
UEN, Director Administrativo o a quién designe la Administración
Superior
- - - - - -
b. La Proveeduría recibirá y abrirá las ofertas, dejando constancia por
escrito, en hojas numeradas al menos la siguiente información: el
número de contratación, artículo o servicio ofrecido, hora y fecha en
que se abrieron las ofertas, nombre de los concursantes, precio
cotizado, el nombre del responsable de la apertura y cualquier otra
observación que se considere necesaria
- - - x - -
c. Dentro de los dos días siguientes a la apertura, la Proveeduría
deberá remitir las ofertas al CCA para su estudio técnico y
recomendación de adjudicación
- - - - - -
d. El CCA tendrá doce días hábiles para coordinar la preparación y el
envío del estudio técnico, así como la recomendación de adjudicación,
a la Dirección de Proveeduría. Este podrá solicitar a dicha
dependencia, un plazo adicional fundamentando su petición, de
acuerdo a la complejidad del asunto
- - - x - -
e. La Dirección de Proveeduría adjudicará, emitirá la respectiva orden
de compra o de servicio y comunicará el acuerdo de adjudicación al
interesado, todo lo anterior en un plazo máximo de ocho días - - - - - -
Para la contratación de los bienes y servicios prevista en los artículos 2
de la Ley de Contratación Administrativa y el 79 de su reglamento,
incisos 1, 2, 3, 5 y 6 se deberá contar antes de la presentación a la
Proveeduría, con la siguiente información:
a. Dictamen positivo de la División de Contratación Administrativa del
ICE
b. Solicitud del CCA con el VºBº del Director de la UEN ó Director
Administrativo donde justifiquen la necesidad de utilizar la excepción y
no los procesos ordinarios de contratación
c. Demostración efectiva, verificación y justificación que el precio es
razonable
d. Análisis económico donde se establezcan los ingresos o beneficios
que el ICE dejaría de percibir si no ejecuta la compra proyectada
e. Cartel de especificaciones o requerimientos técnico-administrativos,
con el clausulado mínimo necesario para valorar y asegurar el
cumplimiento del objeto a contratar
f. Demostrar que el potencial contratista ó adjudicatario sea el idóneo ó
el único que se encuentra en la posibilidad material y real de suplir lo
solicitado por el ICE
g. Garantía de que se cuenta con el contenido económico
presupuestario para la erogación correspondiente
h. Recomendación técnica de adjudicación
Además, para bienes y servicios genuinos, adjuntar:
a. Demostración de que el objeto a contratar es genuino y no tiene
sucedáneos
b. En casos de servicios profesionales, incluir demostración que el
oferente posee conocimientos únicos en su campo de especialización
en nuestro medio
c. Incluir la oferta del fabricante original ó documento del fabricante
autorizando al oferente o al distribuidor exclusivo para que ofrezca su
producto, en este último caso debe contar con los trámites consulares
Para los casos de seguridad calificada, adjuntar:
a. Demostración de que el bien ó servicio por adquirir se relaciona con
materias que requieren seguridades calificadas
b. Estudio de mercado donde quede ampliamente demostrado porqué
se considera que la empresa ó empresas elegidas como oferentes son
las más ventajosas para alcanzar el objetivo de la contratación
c. Incluir la oferta del proveedor ó las ofertas de los proveedores
idóneos
41
GESTION DE LAS ADQUISICIONES SEGÚN PMI
Reglamento Actual Vigente
-- -- - -
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323. 295
Plan.Comp. Plan.Cont. Resp.Vend. Sel.Vend Adm.Cont Cierre
(Modificado en la Sesión 5706 del 06-12-2005)
Cuando se requiera una prórroga de un contrato y esté prevista en las
condiciones de la contratación, el AC en coordinación con el CCA,
deberá solicitar a la Dirección de Proveeduría dicha prórroga, por lo
menos con 2 meses de anticipación al vencimiento. Esta prórroga
deberá ser autorizada por el órgano que dictó el acto de adjudicación.
Cuando no esté contemplada en las condiciones iniciales de la
contratación o que se hayan agotado las prórrogas establecidas, el AC
deberá iniciar los nuevos trámites por lo menos 12 meses antes del
vencimiento del contrato, cumpliendo para ello los requisitos del
procedimiento de contratación que corresponda
Se exceptúa de lo anterior, con excepción a los plazos, las prórrogas
de contrataciones o licitaciones de servicios de limpieza, servicios de
vigilancia, arrendamientos de bienes inmuebles, mantenimiento de
equipos o software, u otros servicios similares, adjudicadas
originalmente por el Consejo Directivo y que no sufran ninguna
modificación en las condiciones originales pactadas, salvo reajustes de
precios, en cuyo caso podrán ser autorizadas por el Gerente General
De igual forma se exceptúan del primer párrafo de este artículo, con
excepción a los plazos, las prórrogas de servicios en las que se
mantienen las condiciones originalmente pactadas y que constituyan
un ítem de contrataciones o licitaciones adjudicadas originalmente por
el Consejo Directivo, cuyo monto no sobrepase el tope establecido
según su competencia, por las Subgerencias o la Gerencia General;
en tales casos la autorización de esas prórrogas podrá ser realizadas
por el órgano que corresponda según sea el monto de la prórroga
43 Para la contratación de arrendamientos de bienes inmuebles, que se
requieran constituir en forma continua, se deberá seguir lo que
establece la Ley de Contratación Administrativa, su reglamentación y la
Ley de Arrendamiento Urbano y Suburbano, en beneficio de la
Administración. Para esos efectos el AC en coordinación con la
Dirección de Bienes Inmuebles, deberá mantener un registro
actualizado con la información necesaria para garantizar que el bien
arrendado representa la única opción viable y que el precio es
razonable. Si no se cumpliera con los requisitos anteriores, se
procederá a iniciar un nuevo concurso de contratación
- - - - - -
En el caso de ejercitarse la potestad de modificación hasta en un 50%
de la prestación objeto de la contratación, sea en contratos ejecutados
o en ejecución, el AC en coordinación con el CCA deberá plantear la
solicitud formal ante la Dirección de Proveeduría, incluyendo al menos
la siguiente información:
• Para contratos en ejecución, presentar solicitud motivada en la cual
se detallen ampliamente la necesidad que se pretende satisfacer, las
razones por las cuales se considera que la ampliación obedece a una
situación de naturaleza imprevisible al momento de iniciarse el trámite
de la contratación original, que la misma es la única forma de
satisfacer el interés público perseguido y que el monto total de la
contratación (original más la modificación propuesta) no superan el
tope establecido en el procedimiento de contratación seguido
originalmente
• Para contratos ejecutados, presentar la solicitud motivada en la cual
se detalle ampliamente la necesidad que se pretende satisfacer,
dejando constancia que en el nuevo contrato no se están cambiando
las bases bajo las cuales se pactó originalmente, que no han
transcurrido más de seis meses de la recepción provisional del primer
contrato, además de adjuntar una nota del contratista donde se
evidencie su interés en contratar este 50% con la administración,
manteniendo las mismas condiciones
Además de lo anterior, será necesario presentar el dictamen positivo
de la División de Contratación Administrativa del ICE, para aquellos
casos en que la contratación original haya sido refrendada ya sea
internamente ó por la Contraloría General de la República
La Dirección de Proveeduría realizará el análisis correspondiente y
preparará una recomendación y la elevará al órgano que dictó la
adjudicación, para su aprobación o rechazo, según proceda
X -
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GESTION DE LAS ADQUISICIONES SEGÚN PMI
Reglamento Actual Vigente
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Capítulo IV- Prórrogas a los contratos
42
Capítulo V- Modificaciones a los contratos (50% adicional)

324. 296
Plan.Comp. Plan.Cont. Resp.Vend. Sel.Vend Adm.Cont Cierre
(Nuevo aprobado en la Sesión 5716 del 28-02-2006)
Se faculta a la Gerencia General, a autorizar las modificaciones de
contratos ejecutados dentro del 50% adicional, siempre que se den las
siguientes condiciones:
Que la adjudicación original haya sido dada por el Consejo Directivo
Que el Consejo Directivo no haya dejado una restricción expresa de no
seguir adquiriendo dicho servicio u objeto
Que el monto de la ampliación no requiera Refrendo Contralor
Que conste que cuenta con el suficiente contenido presupuestario
Constancia de la recepción de los bienes y/o servicios de la
contratación original, en forma satisfactoria
Los requisitos y procedimiento a aplicar para este supuesto son los
mismos establecidos en el artículo 44
(Nuevo aprobado en la Sesión 5716 del 28-02-2006)
En aquellas licitaciones o contrataciones directas adjudicadas por el
Consejo Directivo, se faculta a la Gerencia General a autorizar mejoras
al objeto o servicio contratado. Para estos casos el Contratista deberá
mantener el mismo precio ofertado originalmente, para el equipo o
servicios a actualizar, y sin variar el objeto ni ser sustancial, el ajuste
deberá constituir una evidente mejora en relación con el equipo,
material o servicio originalmente adjudicado. Deberá respetarse para
estos efectos la jurisprudencia vigente de la Contraloría General de la
República
El AC en coordinación con el CCA de la dependencia interesada, con
el visto bueno del Director de UEN o Administrativo, así como de la
Subgerencia respectiva, deberán plantear la solicitud formal ante la
Gerencia General con el criterio técnico y legal correspondiente, para
su debida aprobación, la cual deberá remitirse a la Dirección de
Proveeduría para su archivo y custodia
Cuando se presenten contratos defectuosos se procederá de la
siguiente forma:
a. La Dirección de Proveeduría solicitará a la División de Contratación
Administrativa, el dictamen correspondiente, adjuntándole un resumen
de lo acontecido e indicando claramente los supuestos responsables
de la contratación irregular en cuestión
b. La Dirección de Proveeduría comunicará a el o los oferentes
involucrados la situación irregular presentada
c. La Dirección de Proveeduría, una vez analizada la situación,
someterá a la Administración Superior su recomendación de las
acciones a seguir
d. Cuando la Administración Superior apruebe el pago de la
indemnización, si se diera el caso, comunicará a la Dirección de
Finanzas para que proceda con el pago respectivo
e. Para el caso de la sanción disciplinaria a funcionarios, la
Administración Superior solicitará a la Dirección de Recursos
Humanos, el inicio del debido proceso a los funcionarios involucrados
46 Toda contratación que supere el monto establecido por la Contraloría
General de la República para refrendo, deberá contar con el visto
bueno de la unidad de refrendos de la División de Contratación
Administrativa o de la Dirección Jurídica Institucional
- - - - - -
47 Los procesos cuyos montos sean superiores a los asignados para
contrataciones directas y menores a las que requieren refrendo de la
Contraloría General de la República deberán contar con la aprobación
de la unidad de la División de Contratación Administrativa
- - - - - -
48 La División de Contratación Administrativa en conjunto con la Dirección
de Proveeduría y las Direcciones Administrativas o UEN's establecerán
los contenidos que deben tener los contratos para que junto con el
expediente respectivo se remitan a la Contraloría General de la
República
- - - - - -
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- x -
- x
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-x
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GESTION DE LAS ADQUISICIONES SEGÚN PMI
Reglamento Actual Vigente
45
TITULO VI
REFRENDOS
44bis
44bisbis
Capítulo VI- Contratos Defectuosos ( irregulares)

325. 297
Plan.Comp. Plan.Cont. Resp.Vend. Sel.Vend Adm.Cont Cierre
49 En las contrataciones directas y en las licitaciones restringidas, solo se
solicitará garantía de participación o de cumplimiento según
requerimiento expreso del CCA. Se exceptúa de lo anterior, aquellos
casos que por su monto requieran refrendo de la Contraloría, para los
cuales será exigido solicitar la garantía de cumplimiento
- - - - - -
50 Corresponde a la Proveeduría la recepción de las garantías de
participación y de cumplimiento llevando un adecuado control de quién
es el AC responsable y el centro de gestión al que pertenece. El
registro, custodia y devolución de las garantías será responsabilidad
del Área de Gestión de Liquidez de la Dirección de Finanzas
- - - - - -
51 La Dirección de Proveeduría, velará también por el cumplimiento de la
valoración de mercado por parte de un puesto de bolsa de los bonos y
certificados dados en garantía, según lo establecido en el artículo 37.5
del Reglamento General de Contratación Administrativa
- - - - - -
52 La devolución de las garantías de participación se hará previa
autorización de la Dirección de Proveeduría, a los oferentes no
adjudicados y al adjudicatario cuando éste haya rendido la garantía de
cumplimiento. Para el caso de las garantías de cumplimiento la
devolución se hará previa autorización del CCA y AC, en coordinación
con la Proveeduría
- - - - - -
53 Será responsabilidad del CCA mantener a derecho las garantías, por
ejemplo en lo referente a la vigencia, monto, devolución o ejecución - - - - - -
El AC en coordinación con el CCA, deberá remitir a la Proveeduría
toda solicitud de prórroga o devolución de la garantía de cumplimiento,
a más tardar con quince días hábiles de anticipación al vencimiento de
las mismas. Si se tratare de solicitud de ejecución de garantías, deberá
hacerlo dentro del mismo plazo antes mencionado, debidamente
fundamentado y razonado para que la Proveeduría realice los trámites
correspondientes
- - - - - -
En casos excepcionales, si la Administración se viere en la obligación
de ejecutar una garantía, porque no se renovó en tiempo, deberá
custodiar el dinero obtenido mediante esa gestión, mientras el
contratista se pone a derecho con la garantía. Dicha ejecución podrá
hacerla la Dirección de Proveeduría, de oficio o a instancia de la AC,
en forma automática
- - - - - -
55 En el caso de prórrogas a las garantías, una vez prevenido el oferente
o contratista sobre la misma, y si éste no atendiere oportunamente la
prevención, la Proveeduría procederá a la ejecución de las cauciones a
más tardar el último día de su vencimiento.
- - - - - -
56 En caso de que proceda la ejecución de las garantías se seguirá el
procedimiento establecido en el Artículo 81 y siguientes del presente
reglamento
- - - - - -
(Modificado en la Sesión 5716 del 28-02-2006)
Corresponderá al órgano que resolvió aplicar una sanción por
inhabilitación y apercibimiento o bien al que dictó un acto de
adjudicación, resolver los recursos de revocatoria contra los actos
mencionados. Los recursos se plantearán ante la Dirección de
Proveeduría, quien se encargará de canalizarlos ante el órgano que
competa, una vez obtenidos los criterios del Área técnica (CCA-AC) y
de la División de Contratación Administrativa del ICE.
Cuando el recurrente solicite expresamente que el recurso de
revocatoria sea resuelto por el superior jerárquico, lo resolverá el
Consejo Directivo; cuando la apelación de un acto de adjudicación sea
planteada ante la Contraloría General de la República, se procederá
conforme corresponda.
58 Dada la Resolución por el órgano competente, se enviará a la
Dirección de Proveeduría para que comunique la respuesta a los
recurrentes que plantearon objeción a los carteles, revocatoria y
apelación contra los actos de adjudicación.
- - - - - -
- - - - - -
GESTION DE LAS ADQUISICIONES SEGÚN PMI
Reglamento Actual Vigente
57
GARANTÍAS
54
TITULO VIII
RECURSOS
TITULO VII

326. 298
Plan.Comp. Plan.Cont. Resp.Vend. Sel.Vend Adm.Cont Cierre
59 En el caso de recurso de objeción a los carteles de licitaciones
públicas y los pliegos de condiciones en las licitaciones por registro y
recibida la notificación de audiencia especial por parte de la
Contraloría General de la República, la Proveeduría solicitará el mismo
día (al menos por fax ó correo electrónico) el pronunciamiento del Área
Técnica (CCA-AC) y de la División de Contratación Administrativa de la
Dirección Jurídica Institucional, quienes en un plazo de tres días
hábiles, deberán enviar sus alegatos o recomendaciones de
modificación a la Proveeduría
- - - - - -
60 Corresponde a la Dirección de Proveeduría integrar y enviar la
respuesta a la Contraloría General de la República dentro del plazo de
la audiencia
- - - - - -
61 Si el recurso es interpuesto en una licitación restringida ante la
Dirección de Proveeduría, ésta en coordinación con el Área Técnica
(CCA-AC) y la División de Contratación Administrativa prepararán la
recomendación de resolución, remitiéndola al Subgerente
correspondiente. La Proveeduría comunicará al recurrente la
resolución del Subgerente
- - - - - -
62 Si el recurso es declarado con lugar, la Dirección de Proveeduría, en
coordinación con el CCA, se encargará de efectuar las modificaciones
y comunicarlas o publicarlas por los mismos medios utilizados para
invitar
- - - - - -
63 En los concursos cuyos procedimientos proceda la interposición del
recurso de revocatoria, el recurrente se presentará ante la Proveeduría
dentro de los plazos establecidos por ley.
- - - - - -
64 Una vez presentado el recurso, la Proveeduría en conjunto con la
División de Contratación Administrativa y el Área Técnica (CCA-AC) en
un plazo máximo de tres días hábiles analizarán la admisibilidad del
recurso y la Proveeduría notificará al recurrente, en caso de que se
declare inadmisible. Cuando este resulte admisible para su trámite, la
Proveeduría notificará a la parte adjudicada que ha sido recurrida,
dentro del mismo plazo señalado anteriormente, concediéndole una
audiencia por el término de tres días hábiles para que exprese sus
alegatos
- - - - - -
65 Vencida la audiencia concedida y/o recibidos los argumentos del
adjudicatario recurrido, la Proveeduría los enviará al Área Técnica
(CCA–AC) y la División de Contratación Administrativa del ICE, para
que ambos se pronuncien en un plazo de cinco días hábiles.
- - - - - -
66 Recibidos los criterios del Área Técnica (CCA-AC) y de la División de
Contratación Administrativa del ICE, la Dirección de Proveeduría
contará con un plazo máximo de tres días hábiles siguientes a la
recepción de la documentación para emitir su recomendación y
elevarla al órgano competente
- - - - - -
67 La Administración deberá resolver el recurso en un plazo máximo de
15 días hábiles siguientes, a la recepción de los argumentos
presentados por la parte adjudicataria que ha sido recurrida. Dentro de
dicho plazo deberán contabilizarse los señalados en los Artículos 65 y
66, anteriores
- - - - - -
68 Corresponde a la Dirección de Proveeduría notificar la resolución del
recurso de revocatoria, dentro de los tres días hábiles siguientes al
recibo de la misma
- - - - - -
69 Cuando la Contraloría General de la República solicite un expediente
administrativo, en casos de apelaciones, la Dirección de Proveeduría
deberá remitirlo dentro del día hábil siguiente y prevenir a los oferentes
para que mantengan o restablezcan la vigencia de las ofertas y la
garantía de participación. Si en el expediente existieren líneas
independientes que no fueron apeladas, se enviará en sustitución del
original una copia certificada del expediente administrativo
- - - - - -
70 Una vez notificada la audiencia inicial concedida por la Contraloría
General de la República, deberá la Proveeduría en el plazo de un día
hábil convocar al Área Técnica (CCA-AC) y a la División de
Contratación Administrativa de la Dirección Jurídica Institucional para
que se pronuncien en un plazo de tres días hábiles. De considerarlo
necesario cualquiera de las tres Áreas, convocará a reunión para
coordinar la respuesta de la apelación
- - - - - -
71 Una vez que sean remitidos los respectivos pronunciamientos o
cuando el mismo sea conjunto, la Proveeduría deberá enviar la
respuesta al Órgano Contralor antes de que se cumplan los cinco días
concedidos por éste
- - - - - -
GESTION DE LAS ADQUISICIONES SEGÚN PMI
Reglamento Actual Vigente
Capítulo I- Objeción al cartel
Capítulo II- Revocatoria
Capítulo III- Apelación

327. 299
Plan.Comp. Plan.Cont. Resp.Vend. Sel.Vend Adm.Cont Cierre
72 La Proveeduría debe analizar todos los documentos adicionales
existentes en poder de la Contraloría General de la República en
conjunto con el Área Técnica (CCA-AC) y la División de Contratación
Administrativa del ICE, antes de la audiencia final
- - - - - -
73 En las Audiencias finales y las especiales debe seguirse el mismo
procedimiento de la audiencia inicial - - - - - -
74 La Proveeduría debe hacer llegar a la División de Contratación
Administrativa del ICE y al CCA la resolución final de la Contraloría, un
día hábil siguiente a la recepción de la notificación, para que si quieren
solicitar una adición o aclaración sobre el fondo de la resolución, se lo
comuniquen a la Proveeduría a más tardar el día hábil siguiente. Será
responsabilidad de ésta, enviar la solicitud al Órgano Contralor, antes
de que se cumplan los tres días concedidos para ello
- - - - - -
75 Una vez que el AC determine un incumplimiento contractual, donde en
apariencia sea aplicable una sanción, la ejecución de la garantía de
cumplimiento, o cuando se pretenda resolver o rescindir un contrato,
deberá en coordinación con el CCA, iniciar el procedimiento
correspondiente ante la Dirección de Proveeduría, proponiendo las
sanciones respectivas según la gravedad del caso
- - - - x -
(Modificado en la Sesión 5534 del 22-06-2003)
Recibida la solicitud, la Proveeduría tendrá un plazo de tres días
hábiles para otorgar la audiencia respectiva al Contratista, de
conformidad con los procedimientos que correspondan según Ley de
Contratación Administrativa y su Reglamento. Para el trámite del
procedimiento y recomendación final, la Proveeduría podrá solicitar la
asesoría legal correspondiente de un abogado con experiencia en
Contratación Administrativa
(Modificado en la Sesión 5534 del 22-06-2003)
Una vez recibidos los descargos del contratista, los mismos serán
remitidos al AC para que en coordinación con el CCA, se pronuncien
con respecto a dichas pruebas, en un plazo de 3 días hábiles
(Modificado en la Sesión 5534 del 22-06-2003)
Recibido el dictamen del AC y del CCA, la Proveeduría remitirá en el
plazo máximo de 5 días hábiles, su recomendación a la Subgerencia
respectiva, para que emita la resolución final
(Modificado en la Sesión 5534 del 22-06-2003)
La interposición de recursos en contra de la resolución final emitida por
la Subgerencia, no suspenderá la aplicación de la sanción; salvo
cuando ésta considere que la misma pueda causar perjuicios graves
de imposible o difícil reparación
80
81
82
83 Los funcionarios del ICE, que tengan los insumos y la capacitación
necesaria, para desempeñar una labor de supervisión de los contratos
en forma eficiente, serán responsables en la medida que pueda
individualizarse su culpabilidad por las consecuencias provocadas a la
Institución en razón de los incumplimientos de los contratistas, si
pudiendo prever o denunciar a tiempo las transgresiones
contractuales, no lo hicieron o no solicitaron las sanciones,
ejecuciones, multas o rescisión o resolución respectivas. Además de la
responsabilidad administrativa podrán ser responsables laboral, penal
y civilmente, según corresponda y se logre demostrar
- - - - - -
84 Cuando en el trámite de una contratación administrativa se determine
que un funcionario no cumplió con las funciones y obligaciones
definidas en el presente reglamento por negligencia, culpa grave o
dolo, será sancionado de conformidad con lo que al respecto
establezca la Ley de Contratación Administrativa y el Estatuto de
Personal en forma supletoria, previa demostración de la culpabilidad
- - - - - -
85 Las sanciones a los funcionarios del ICE que puedan llevar al despido
sin responsabilidad patronal, se aplicarán con observancia del
procedimiento ordinario disciplinario aprobado por la Gerencia General
del ICE
- - - - - -
-
-
-
-
- - - x
- - - -
- - x
- - - x
-
-
-
- -
GESTION DE LAS ADQUISICIONES SEGÚN PMI
Reglamento Actual Vigente
Se eliminan los Artículos 80, 81 y 82 (Sesión 5534 del 22-06-2003)
Capítulo III- Sanciones a los funcionarios
77
78
79
Capítulo II- Procedimiento de rescisión y resolución contractual
TITULO IX
SANCIONES
Capítulo I- Sanciones a los contratistas
76

328. 300
Plan.Comp. Plan.Cont. Resp.Vend. Sel.Vend Adm.Cont Cierre
Previendo que se presente un desequilibrio económico que
contravenga los intereses del solicitante, en los pliegos de
especificaciones o carteles se deberá incorporar la ecuación
matemática, la fuente de los índices que se utilizarán en ella y los
elementos esenciales que debe contener la solicitud del contratista,
para revisar los precios y determinar los montos de los reajustes
Cuando el reajuste de precios se efectúe a solicitud expresa del
contratista se aplicará el siguiente procedimiento:
•La solicitud se deberá presentar al AC con al menos la siguiente
información: el desarrollo de la fórmula matemática, los índices
utilizados (oficiales o certificados cuando corresponda), la estructura
de costos, el número de contratación, una breve descripción del objeto
del contrato y una copia de la orden de compra o servicio vigente al
momento de producirse el desequilibrio.
•El AC analizará en los cinco días hábiles siguientes a su presentación,
los documentos y en coordinación con el CCA, presentará su
recomendación ante la Dirección Administrativa de Finanzas para su
revisión, esta rendirá en un plazo máximo de ocho días hábiles, un
informe final al órgano que hizo la adjudicación para que dicte su
resolución.
De acuerdo a la complejidad del caso, el AC podrá solicitar un plazo
adicional de hasta 10 días hábiles a su Director, para completar el
análisis.
•De aceptarse el planteamiento hecho por el contratista, el órgano que
resolvió, comunicará a la Proveeduría, para que la misma proceda a
emitir la orden correspondiente.
Los planteamientos de reajustes de aquellas compras adjudicadas por
el Consejo Directivo, serán conocidas y resueltas por la Subgerencia o
Gerencia General, dependiendo del área organizativa a la que
pertenezcan.
Será potestad de la Dirección de Finanzas, solicitar al AC, todos
aquellos documentos que consideren indispensables para verter su
criterio.
Todos los documentos que se generen, deberán ser incorporados en
forma oportuna, al expediente administrativo que custodia la Dirección
de Proveeduría.
87 Una vez finalizada una contratación, el CCA en coordinación con el
AC, deberá enviar los informes finales, incluyendo las liquidaciones y el
finiquito correspondiente, a la Proveeduría para que pase a formar
parte del expediente administrativo. En el caso de contrataciones
directas de escasa cuantía, el informe final lo llenará el AC solo
cuando se presenten problemas con dicha contratación
- - - - - x
88 Este reglamento deja sin efecto cualquier otra normativa de rango igual
o inferior que se le oponga - - - - - -
(Nuevo aprobado en la Sesión 5716 del 28-02-2006)
En caso de que se presenten diferencias de criterios en algún tópico,
propio de la Contratación Administrativa, entre las diferentes
dependencias involucradas en un procedimiento de contratación,
prevalecerá el criterio de la dependencia especialista según la temática
del diferendo. En caso de permanecer la diferencia, el asunto será
resuelto en forma definitiva por la Gerencia General.
- -- - - -
- - - - x -
GENERALIDADES
89
GESTION DE LAS ADQUISICIONES SEGÚN PMI
Reglamento Actual Vigente
86
TITULO XI
FINIQUITO DE CONTRATOS
TITULO XII
TITULO X
REAJUSTE DE PRECIOS

329. 301
A continuación se presenta para cada uno de los artículos del RICA, las
consideraciones que fundamentan los cuadros anteriores.
Artículo 1:
Este artículo define los términos relevantes del RICA, pero no tiene relación
alguna con los procesos de Gestión de las Adquisiciones de la Guía PMBOK (PMI,
2004). Por tanto no se marca ninguna columna.
Artículo 2:
La adjudicación es parte de la salida del Proceso de Selección de Vendedores,
conocida como Contrato, por lo cual se marca la columna correspondiente a
Selección de Vendedores.
Artículo 3:
El artículo define a la Proveeduría como responsable de conducir y fiscalizar los
procesos de contratación administrativa. Sobre esta base, se entiende que el rol
de la Proveeduría es de Seguimiento y Control. En vista que el Proceso de
Administración del Contrato es el único proceso de Seguimiento y Control que
tiene la Gestión de las Adquisiciones, según la Guía PMBOK (PMI, 2004), se
analizó este artículo contra este proceso, y se determinó que no detalla suficiente
información como para relacionarla con alguna entrada, técnica o herramienta y
salida del Proceso de Administración del Contrato. Por tanto no se marca ninguna
columna.

330. 302
Artículo 4:
Este artículo se divide en 20 literales, para lo cual se analiza cada una de ellas.
Literal A: Este literal apunta que la Proveeduría tiene el rol de consolidar o integrar
el Plan Anual de Compras, de manera que se analizó este punto del artículo
contra el Proceso de Planificar las Compras y Adquisiciones, y se determino que
no existe correspondencia alguna con las entradas, técnicas o herramientas o
salidas de este proceso. Por tanto no se marca ninguna columna.
Literal B: Dado que este literal no detalla suficiente información como para
relacionarla con algún proceso de la Gestión de las Adquisiciones de la Guía
PMBOK (PMI, 2004), se determinó que no existe correspondencia alguna. Por
tanto no se marca ninguna columna.
Literal C: Este literal esta relacionado con la entrada: Activos de los Procesos de la
Organización del Proceso de Solicitud de Respuesta de Vendedores y la salida:
Activos de los Procesos de la Organización (actualizaciones) del Proceso de
Administración del Contrato. Por tanto se marca las columnas correspondientes a
Solicitar Respuesta a Vendedores y Administración del Contrato.
Literal D: Con base en este literal, se señala que el rol específico de la
Proveeduría es el Seguimiento y Control. En vista que el Proceso de
Administración del Contrato es el único proceso de Seguimiento y Control que
tiene la Gestión de las Adquisiciones, según la Guía PMBOK (PMI, 2004), se
analizó este literal contra este proceso, y se determinó que no existe
correspondencia alguna con las entradas, técnicas o herramientas y salidas del
Proceso de Administración del Contrato. Por tanto no se marca ninguna columna.

331. 303
Literal E: Dado que la parte de revisión del cartel, es un rol de Seguimiento y
Control, se revisó que existiera una relación con el Proceso de Administración del
Contrato, y se determinó que no existía relación alguna. No obstante, por la parte
de publicación del cartel, se determinó una relación con la técnicas o herramienta
de Publicidad del Proceso de Solicitud de Respuesta a Vendedores. Por tanto se
marca la columna correspondiente a Solicitar Respuesta a Vendedores.
Literal F: La recepción de ofertas corresponde una acción para obtener la entrada:
Propuestas del Proceso de Selección de Vendedores, según la Guía PMBOK
(PMI, 2004). Por tanto se marca la columna correspondiente a la Selección de
Vendedores.
Literal G: De acuerdo al punto 4.1.2 del presente capítulo (Proceso de
Contratación Administrativa), en los hallazgos sobre el Cronograma del PCA
adaptado, se encontró que en la Tarea ID 14, corresponde a una Actividad de
Desperdicio Tipo 2. En vista que este literal se refiere a esta tarea (Tarea ID 14),
se elimina del análisis. Por tanto no se marca ninguna columna.
Literal H: De acuerdo al punto 4.1.2 del presente capítulo (Proceso de
Contratación Administrativa), en los hallazgos sobre el Cronograma del PCA
adaptado, se encontró que en la Tarea ID 19, corresponde a una Actividad de
Desperdicio Tipo 2. En vista que este literal se refiere a esta tarea (Tarea ID 19),
se elimina del análisis. Por tanto no se marca ninguna columna.
Literal I: Este literal define la responsabilidad de la Proveeduría con respecto al
expediente administrativo, pero no tiene relación alguna con los procesos de
Gestión de las Adquisiciones de la Guía PMBOK (PMI, 2004). Por tanto no se
marca ninguna columna.

332. 304
Literal J: En vista de que el Recurso de Objeción al Cartel y la Revocatoria o
Apelación de Adjudicación ocurren durante los proceso de Solicitud de Respuesta
a Vendedores y Selección de Vendedores respectivamente, se analizó este literal
contra estos dos procesos de la Gestión de las Adquisiciones de la Guía PMBOK
(PMI, 2004) y se determinó que no existe correspondencia alguna con las
entradas, técnicas o herramientas o salidas de ambos procesos. Por tanto no se
marca ninguna columna.
Literal K: Se analizó este literal con cada uno de los procesos de la Gestión de las
Adquisiciones de la Guía PMBOK (PMI, 2004) y se determinó que no existe
correspondencia alguna con las entradas, técnicas o herramientas o salidas de
estos procesos. Por tanto no se marca ninguna columna.
Literal L: Se analizó este literal con cada uno de los procesos de la Gestión de las
Adquisiciones de la Guía PMBOK (PMI, 2004) y se determinó que no existe
correspondencia alguna con las entradas, técnicas o herramientas o salidas de
estos procesos. Por tanto no se marca ninguna columna.
Literal L (Se repite nuevamente la letra): El mantener un registro de sanciones
esta relacionado con la entrada: Activos de los Procesos de la Organización del
Proceso de Solicitud de Respuesta de Vendedores y la salida: Activos de los
Procesos de la Organización (actualizaciones) del Proceso de Administración del
Contrato. Por tanto se marca las columnas correspondientes a Solicitar Respuesta
a Vendedores y Administración del Contrato.
Literal M: Se analizó este literal con cada uno de los procesos de la Gestión de las
Adquisiciones de la Guía PMBOK (PMI, 2004) y se determinó que no existe

333. 305
correspondencia alguna con las entradas, técnicas o herramientas o salidas de
estos procesos. Por tanto no se marca ninguna columna.
Literal N: Se analizó este literal con cada uno de los procesos de la Gestión de las
Adquisiciones de la Guía PMBOK (PMI, 2004) y se determinó que no existe
correspondencia alguna con las entradas, técnicas o herramientas o salidas de
estos procesos. Por tanto no se marca ninguna columna.
Literal O: Se analizó este literal con cada uno de los procesos de la Gestión de las
Adquisiciones de la Guía PMBOK (PMI, 2004) y se determinó que no existe
correspondencia alguna con las entradas, técnicas o herramientas o salidas de
estos procesos. Por tanto no se marca ninguna columna.
Literal P: Se analizó este literal con cada uno de los procesos de la Gestión de las
Adquisiciones de la Guía PMBOK (PMI, 2004) y se determinó que no existe
correspondencia alguna con las entradas, técnicas o herramientas o salidas de
estos procesos. Por tanto no se marca ninguna columna.
Literal Q: Se analizó este literal con cada uno de los procesos de la Gestión de las
Adquisiciones de la Guía PMBOK (PMI, 2004) y se determinó que no existe
correspondencia alguna con las entradas, técnicas o herramientas o salidas de
estos procesos. Por tanto no se marca ninguna columna
Literal R: Con base en este literal, se señala que el rol específico de la
Proveeduría es el Seguimiento y Control. En vista que el Proceso de
Administración del Contrato es el único proceso de Seguimiento y Control que
tiene la Gestión de las Adquisiciones, según la Guía PMBOK (PMI, 2004), se
analizó este literal contra este proceso, y se determino que no existe

334. 306
correspondencia alguna con las entradas, técnicas o herramientas y salidas del
Proceso de Administración del Contrato. Por tanto no se marca ninguna columna.
Literal S: Se analizó este literal con cada uno de los procesos de la Gestión de las
Adquisiciones de la Guía PMBOK (PMI, 2004) y se determinó que no existe
correspondencia alguna con las entradas, técnicas o herramientas o salidas de
estos procesos. Por tanto no se marca ninguna columna.
Artículo 5:
Este artículo se divide en 14 literales, para lo cual se analiza cada una de ellas.
Literal A: Este literal señala de función de la Dirección Jurídica Institucional de
revisar los carteles a solicitud, contrario censo significa que no todos los carteles
publicados, son revisados por la Dirección Jurídica Institucional, de manera que
esta función es opcional para la preparación de los Documentos de la Adquisición
(Cartel de Licitación), del Proceso de Planificar la Contratación.
Se analizó este literal con cada uno de los procesos de la Gestión de las
Adquisiciones de la Guía PMBOK (PMI, 2004) y se determinó que no existe
correspondencia alguna con las entradas, técnicas o herramientas o salidas de
estos procesos. Por tanto no se marca ninguna columna.
Literal B: Se analizó este literal con cada uno de los procesos de la Gestión de las
Adquisiciones de la Guía PMBOK (PMI, 2004) y se determinó que no existe
correspondencia alguna con las entradas, técnicas o herramientas o salidas de
estos procesos. Por tanto no se marca ninguna columna.

335. 307
Literal C: Esta función de la Dirección Jurídica Institucional ocurre durante el
Proceso de Solicitar Respuesta a Vendedores, por lo que se analizó este literal
contra este proceso y se determinó que no existe correspondencia alguna con sus
entradas, técnicas o herramientas o salidas. Por tanto no se marca ninguna
columna.
Literal D: Este literal esta relacionada con la técnica o herramienta: Sistema de
Selección del Proceso de Selección de Vendedores, por tanto se marca la
columna correspondiente a Selección de Vendedores.
Literal E: De acuerdo al punto 4.1.2 del presente capítulo (Proceso de
Contratación Administrativa), en los hallazgos sobre el Cronograma del PCA
adaptado, se encontró que en la Tarea ID 35, corresponde a una Actividad de
Desperdicio Tipo 1. En vista que este literal se refiere a esta tarea (Tarea ID 35),
no se elimina del análisis. Sin embargo, se analizó este literal con cada uno de los
procesos de la Gestión de las Adquisiciones de la Guía PMBOK (PMI, 2004) y se
determinó que no existe correspondencia alguna con las entradas, técnicas o
herramientas o salidas de estos procesos. Por tanto no se marca ninguna columna
Literal F: Se analizó este literal con cada uno de los procesos de la Gestión de las
Adquisiciones de la Guía PMBOK (PMI, 2004) y se determinó que no existe
correspondencia alguna con las entradas, técnicas o herramientas o salidas de
estos procesos. Por tanto no se marca ninguna columna.
Literal G: Se analizó este literal con cada uno de los procesos de la Gestión de las
Adquisiciones de la Guía PMBOK (PMI, 2004) y se determinó que no existe
correspondencia alguna con las entradas, técnicas o herramientas o salidas de
estos procesos. Por tanto no se marca ninguna columna.

336. 308
Literal H: Se analizó este literal con cada uno de los procesos de la Gestión de las
Adquisiciones de la Guía PMBOK (PMI, 2004) y se determinó que no existe
correspondencia alguna con las entradas, técnicas o herramientas o salidas de
estos procesos. Por tanto no se marca ninguna columna.
Literal I: Se analizó este literal con cada uno de los procesos de la Gestión de las
Adquisiciones de la Guía PMBOK (PMI, 2004) y se determinó que no existe
correspondencia alguna con las entradas, técnicas o herramientas o salidas de
estos procesos. Por tanto no se marca ninguna columna.
Literal J: Se analizó este literal con cada uno de los procesos de la Gestión de las
Adquisiciones de la Guía PMBOK (PMI, 2004) y se determinó que no existe
correspondencia alguna con las entradas, técnicas o herramientas o salidas de
estos procesos. Por tanto no se marca ninguna columna.
Literal K: Se analizó este literal con cada uno de los procesos de la Gestión de las
Adquisiciones de la Guía PMBOK (PMI, 2004) y se determinó que no existe
correspondencia alguna con las entradas, técnicas o herramientas o salidas de
estos procesos. Por tanto no se marca ninguna columna.
Literal L: Se analizó este literal con cada uno de los procesos de la Gestión de las
Adquisiciones de la Guía PMBOK (PMI, 2004) y se determinó que no existe
correspondencia alguna con las entradas, técnicas o herramientas o salidas de
estos procesos. Por tanto no se marca ninguna columna.
Literal M: Se analizó este literal con cada uno de los procesos de la Gestión de las
Adquisiciones de la Guía PMBOK (PMI, 2004) y se determinó que no existe
correspondencia alguna con las entradas, técnicas o herramientas o salidas de
estos procesos. Por tanto no se marca ninguna columna.

337. 309
Literal N: Se analizó este literal con cada uno de los procesos de la Gestión de las
Adquisiciones de la Guía PMBOK (PMI, 2004) y se determinó que no existe
correspondencia alguna con las entradas, técnicas o herramientas o salidas de
estos procesos. Por tanto no se marca ninguna columna.
Artículo 6:
Se analizó este artículo con cada uno de los procesos de la Gestión de las
Adquisiciones de la Guía PMBOK (PMI, 2004) y se determinó que no existe
correspondencia alguna con las entradas, técnicas o herramientas o salidas de
estos procesos. Por tanto no se marca ninguna columna.
Artículo 7:
Este artículo se divide en 12 literales, para lo cual se analiza cada una de ellas.
Literal A: Se analizó este literal con cada uno de los procesos de la Gestión de las
Adquisiciones de la Guía PMBOK (PMI, 2004) y se determinó que no existe
correspondencia alguna con las entradas, técnicas o herramientas o salidas de
estos procesos. Por tanto no se marca ninguna columna.
Literal B: De acuerdo con el punto 4.1.5 del presente capítulo (Brechas entre la
Gestión Actual de Adquisiciones y el Proceso de Planificación de las Compras y
Adquisiciones de la Guía PMBOK), se concluyó que el Plan Anual de Compras no
es el Plan de Gestión de las Adquisiciones. De tal manera que se analizó este
literal con cada uno de los procesos de la Gestión de las Adquisiciones de la Guía
PMBOK (PMI, 2004) y se determinó que no existe correspondencia alguna con las

338. 310
entradas, técnicas o herramientas o salidas de estos procesos. Por tanto no se
marca ninguna columna.
Literal C: Se analizó este literal con cada uno de los procesos de la Gestión de las
Adquisiciones de la Guía PMBOK (PMI, 2004) y se determinó que no existe
correspondencia alguna con las entradas, técnicas o herramientas o salidas de
estos procesos. Por tanto no se marca ninguna columna.
Literal D: Se analizó este literal con cada uno de los procesos de la Gestión de las
Adquisiciones de la Guía PMBOK (PMI, 2004) y se determinó que no existe
correspondencia alguna con las entradas, técnicas o herramientas o salidas de
estos procesos. Por tanto no se marca ninguna columna.
Literal E: Se analizó este literal con cada uno de los procesos de la Gestión de las
Adquisiciones de la Guía PMBOK (PMI, 2004) y se determinó que no existe
correspondencia alguna con las entradas, técnicas o herramientas o salidas de
estos procesos. Por tanto no se marca ninguna columna.
Literal F: Basado en la definición del literal, se determinó que existe una
correspondencia con la técnica o herramienta: Conferencia de Oferentes del
Proceso de Solicitar Respuestas de Vendedores, puesto que se da una
retroalimentación entre los proveedores y el comprador. Por tanto se marca la
columna correspondiente a Solicitar Respuestas de Vendedores.
Literal G: Basado en la definición del literal, se determinó que existe una
correspondencia con la técnica y herramienta: Juicio de expertos del Proceso de
Planificar la Contratación, en vista que se toma el tema de la normalización de los
documentos para la adquisición de bienes y servicios de las UENs. Por tanto se
marca la columna correspondiente a Planificación de la Contratación.

339. 311
Literal H: Se analizó este literal con cada uno de los procesos de la Gestión de las
Adquisiciones de la Guía PMBOK (PMI, 2004) y se determinó que no existe
correspondencia alguna con las entradas, técnicas o herramientas o salidas de
estos procesos. Por tanto no se marca ninguna columna.
Literal I: Este literal esta relacionado con la técnica o herramienta: Sistema de
Gestión de Registros de los procesos: Administración del Contrato y Cierre del
Contrato. Por tanto se marca las columnas correspondientes a Administración del
Contrato y Cierre del Contrato.
Literal J: Se analizó este literal con cada uno de los procesos de la Gestión de las
Adquisiciones de la Guía PMBOK (PMI, 2004) y se determinó que no existe
correspondencia alguna con las entradas, técnicas o herramientas o salidas de
estos procesos. Por tanto no se marca ninguna columna.
Literal K: Este literal esta relacionado con la salida: Contrato del Proceso de
Selección de Vendedores y la entrada: Contrato del Proceso de Administración del
Contrato. Por tanto se marca las columnas correspondientes a Selección de
Vendedores y Administración del Contrato.
(Punto sin literal): Se analizó este literal con cada uno de los procesos de la
Gestión de las Adquisiciones de la Guía PMBOK (PMI, 2004) y se determinó que
no existe correspondencia alguna con las entradas, técnicas o herramientas o
salidas de estos procesos. Por tanto no se marca ninguna columna.
Artículo 8:
Este artículo se divide en 7 literales, para lo cual se analiza cada una de ellas.

340. 312
Literal A: Este literal esta relacionado con la salida: Documentos de la Adquisición
del Proceso de Planificar la Contratación y la entrada: Contrato del Proceso de
Administración del Contrato. Por tanto se marca las columnas correspondientes a
Planificar la Contratación.
Literal B: Dado que este literal no detalla suficiente información como para
relacionarla con algún proceso de la Gestión de las Adquisiciones de la Guía
PMBOK (PMI, 2004), se determinó que no existe correspondencia alguna. Por
tanto no se marca ninguna columna.
Literal C: Basado en la definición del literal, se determinó que existe una
correspondencia con la herramienta o técnica: Juicio de Expertos del Proceso de
Selección de Vendedores, en vista que el AC interviene en el proceso de análisis,
valoración de ofertas y recomendación de adjudicación. Por tanto se marca la
columna correspondiente a Selección de Vendedores.
Literal D: Basado en la definición del literal, se determinó que existe una
correspondencia con las herramientas o técnicas: Sistemas de Control de
Cambios del Contrato, Revisión del Rendimiento realizada por el Comprador,
Sistema de Pagos, y Sistema de Gestión de Registros del Proceso de
Administración del Contrato. Por tanto se marca la columna correspondiente a
Administración del Contrato.
Literal E: Basado en la definición del literal, se determinó que existe una
correspondencia con la salida: Acciones Correctivas Recomendadas del Proceso
de Administración del Contrato. Por tanto se marca la columna correspondiente a
Administración del Contrato.

341. 313
Literal F: Basado en la definición del literal, se determinó que existe una
correspondencia con la técnica o herramienta: Informar el Rendimiento del
Proceso de Administración del Contrato. Por tanto se marca la columna
correspondiente a Administración del Contrato.
Literal G: Basado en la definición del literal, se determinó que existe una
correspondencia con la técnica o herramienta: Informar el Rendimiento del
Proceso de Administración del Contrato. Por tanto se marca la columna
correspondiente a Administración del Contrato.
Artículo 9:
Se analizó este artículo con cada uno de los procesos de la Gestión de las
Adquisiciones de la Guía PMBOK (PMI, 2004) y se determinó que no existe
correspondencia alguna con las entradas, técnicas o herramientas o salidas de
estos procesos. Por tanto no se marca ninguna columna.
Artículo 10:
Se analizó este artículo con cada uno de los procesos de la Gestión de las
Adquisiciones de la Guía PMBOK (PMI, 2004) y se determinó que no existe
correspondencia alguna con las entradas, técnicas o herramientas o salidas de
estos procesos. Por tanto no se marca ninguna columna.

342. 314
Artículo 11:
Se analizó este artículo con cada uno de los procesos de la Gestión de las
Adquisiciones de la Guía PMBOK (PMI, 2004) y se determinó que no existe
correspondencia alguna con las entradas, técnicas o herramientas o salidas de
estos procesos. Por tanto no se marca ninguna columna.
Artículo 12:
Se analizó este artículo con cada uno de los procesos de la Gestión de las
Adquisiciones de la Guía PMBOK (PMI, 2004) y se determinó que no existe
correspondencia alguna con las entradas, técnicas o herramientas o salidas de
estos procesos. Por tanto no se marca ninguna columna.
Artículo 13:
Se analizó este artículo con cada uno de los procesos de la Gestión de las
Adquisiciones de la Guía PMBOK (PMI, 2004) y se determinó que no existe
correspondencia alguna con las entradas, técnicas o herramientas o salidas de
estos procesos. Por tanto no se marca ninguna columna.
Artículo 14:
Se analizó este artículo con cada uno de los procesos de la Gestión de las
Adquisiciones de la Guía PMBOK (PMI, 2004) y se determinó que no existe
correspondencia alguna con las entradas, técnicas o herramientas o salidas de
estos procesos. Por tanto no se marca ninguna columna.

343. 315
Artículo 15:
Se analizó este artículo con cada uno de los procesos de la Gestión de las
Adquisiciones de la Guía PMBOK (PMI, 2004) y se determinó que no existe
correspondencia alguna con las entradas, técnicas o herramientas o salidas de
estos procesos. Por tanto no se marca ninguna columna.
Artículo 16:
Se analizó este artículo con cada uno de los procesos de la Gestión de las
Adquisiciones de la Guía PMBOK (PMI, 2004) y se determinó que no existe
correspondencia alguna con las entradas, técnicas o herramientas o salidas de
estos procesos. Por tanto no se marca ninguna columna.
Artículo 17:
Se analizó este artículo con cada uno de los procesos de la Gestión de las
Adquisiciones de la Guía PMBOK (PMI, 2004) y se determinó que no existe
correspondencia alguna con las entradas, técnicas o herramientas o salidas de
estos procesos. Por tanto no se marca ninguna columna.
Artículo 18:
Se analizó este artículo con cada uno de los procesos de la Gestión de las
Adquisiciones de la Guía PMBOK (PMI, 2004) y se determinó que no existe
correspondencia alguna con las entradas, técnicas o herramientas o salidas de
estos procesos. Por tanto no se marca ninguna columna.

344. 316
Artículo 19:
Se analizó este artículo con cada uno de los procesos de la Gestión de las
Adquisiciones de la Guía PMBOK (PMI, 2004) y se determinó que no existe
correspondencia alguna con las entradas, técnicas o herramientas o salidas de
estos procesos. Por tanto no se marca ninguna columna.
Artículo 20:
Se analizó este artículo con cada uno de los procesos de la Gestión de las
Adquisiciones de la Guía PMBOK (PMI, 2004) y se determinó que no existe
correspondencia alguna con las entradas, técnicas o herramientas o salidas de
estos procesos. Por tanto no se marca ninguna columna.
Artículo 21:
Se analizó este artículo con cada uno de los procesos de la Gestión de las
Adquisiciones de la Guía PMBOK (PMI, 2004) y se determinó que no existe
correspondencia alguna con las entradas, técnicas o herramientas o salidas de
estos procesos. Por tanto no se marca ninguna columna.
Artículo 22:
Se analizó este artículo con cada uno de los procesos de la Gestión de las
Adquisiciones de la Guía PMBOK (PMI, 2004) y se determinó que no existe
correspondencia alguna con las entradas, técnicas o herramientas o salidas de
estos procesos. Por tanto no se marca ninguna columna.

345. 317
Artículo 23:
Se analizó este artículo con cada uno de los procesos de la Gestión de las
Adquisiciones de la Guía PMBOK (PMI, 2004) y se determinó que no existe
correspondencia alguna con las entradas, técnicas o herramientas o salidas de
estos procesos. Por tanto no se marca ninguna columna.
Artículo 24:
Se analizó este artículo con cada uno de los procesos de la Gestión de las
Adquisiciones de la Guía PMBOK (PMI, 2004) y se determinó que no existe
correspondencia alguna con las entradas, técnicas o herramientas o salidas de
estos procesos. Por tanto no se marca ninguna columna.
Artículo 25:
Se analizó este artículo con cada uno de los procesos de la Gestión de las
Adquisiciones de la Guía PMBOK (PMI, 2004) y se determinó que no existe
correspondencia alguna con las entradas, técnicas o herramientas o salidas de
estos procesos. Por tanto no se marca ninguna columna.
Artículo 26:
Se analizó este artículo con cada uno de los procesos de la Gestión de las
Adquisiciones de la Guía PMBOK (PMI, 2004) y se determinó que no existe
correspondencia alguna con las entradas, técnicas o herramientas o salidas de
estos procesos. Por tanto no se marca ninguna columna.

346. 318
Artículo 27:
Se analizó este artículo con cada uno de los procesos de la Gestión de las
Adquisiciones de la Guía PMBOK (PMI, 2004) y se determinó que no existe
correspondencia alguna con las entradas, técnicas o herramientas o salidas de
estos procesos. Por tanto no se marca ninguna columna.
Artículo 28:
Se analizó este artículo con cada uno de los procesos de la Gestión de las
Adquisiciones de la Guía PMBOK (PMI, 2004) y se determinó que no existe
correspondencia alguna con las entradas, técnicas o herramientas o salidas de
estos procesos. Por tanto no se marca ninguna columna.
Artículo 29:
Se analizó este artículo con cada uno de los procesos de la Gestión de las
Adquisiciones de la Guía PMBOK (PMI, 2004) y se determinó que no existe
correspondencia alguna con las entradas, técnicas o herramientas o salidas de
estos procesos. Por tanto no se marca ninguna columna.
Artículo 30:
Se analizó este artículo con cada uno de los procesos de la Gestión de las
Adquisiciones de la Guía PMBOK (PMI, 2004) y se determinó que no existe
correspondencia alguna con las entradas, técnicas o herramientas o salidas de
estos procesos. Por tanto no se marca ninguna columna.

347. 319
Artículo 31:
Se analizó este artículo con cada uno de los procesos de la Gestión de las
Adquisiciones de la Guía PMBOK (PMI, 2004) y se determinó que no existe
correspondencia alguna con las entradas, técnicas o herramientas o salidas de
estos procesos. Por tanto no se marca ninguna columna.
Artículo 32:
Este artículo esta relacionado con la salida: Documentos de la Adquisición del
Proceso de Planificar la Contratación y la entrada: Contrato del Proceso de
Administración del Contrato. Por tanto se marca la columna correspondiente a
Planificar la Contratación.
Artículo 33:
Este artículo esta relacionado con la técnica o herramienta: Sistema de Selección
del Proceso de Selección de Vendedores. Por tanto se marca la columna
correspondiente a Selección de Vendedores.
Artículo 34:
Este artículo esta relacionado con la técnica o herramienta: Publicidad del Proceso
de Solicitar Respuestas de Vendedores. Por tanto se marca la columna
correspondiente a Respuesta a Vendedores.

348. 320
Artículo 35:
Este artículo esta relacionado con la técnica o herramienta: Publicidad del Proceso
de Solicitar Respuestas de Vendedores. Por tanto se marca la columna
correspondiente a Respuesta a Vendedores.
Artículo 36:
Este artículo esta relacionado con la técnica o herramienta: Publicidad del Proceso
de Solicitar Respuestas de Vendedores. Por tanto se marca la columna
correspondiente a Respuesta a Vendedores.
Artículo 37:
Se analizó este artículo con cada uno de los procesos de la Gestión de las
Adquisiciones de la Guía PMBOK (PMI, 2004) y se determinó que no existe
correspondencia alguna con las entradas, técnicas o herramientas o salidas de
estos procesos. Por tanto no se marca ninguna columna.
Artículo 38:
Se analizó este artículo con cada uno de los procesos de la Gestión de las
Adquisiciones de la Guía PMBOK (PMI, 2004) y se determinó que no existe
correspondencia alguna con las entradas, técnicas o herramientas o salidas de
estos procesos. Por tanto no se marca ninguna columna.

349. 321
Artículo 39:
Se analizó este artículo con cada uno de los procesos de la Gestión de las
Adquisiciones de la Guía PMBOK (PMI, 2004) y se determinó que no existe
correspondencia alguna con las entradas, técnicas o herramientas o salidas de
estos procesos. Por tanto no se marca ninguna columna.
Artículo 40:
Este artículo se divide en 5 literales, para lo cual se analiza cada una de ellas.
Literal A: Se analizó este literal con cada uno de los procesos de la Gestión de las
Adquisiciones de la Guía PMBOK (PMI, 2004) y se determinó que no existe
correspondencia alguna con las entradas, técnicas o herramientas o salidas de
estos procesos. Por tanto no se marca ninguna columna.
Literal B: Este literal esta relacionado con la entrada: Propuestas del Proceso de
Selección de Vendedores. Por tanto se marca la columna correspondiente a
Selección de Vendedores.
Literal C: Se analizó este literal con cada uno de los procesos de la Gestión de las
Adquisiciones de la Guía PMBOK (PMI, 2004) y se determinó que no existe
correspondencia alguna con las entradas, técnicas o herramientas o salidas de
estos procesos. Por tanto no se marca ninguna columna.
Literal D: Este literal esta relacionado con la salida: Vendedores Seleccionados del
Proceso de Selección de Vendedores. Por tanto se marca la columna
correspondiente a Selección de Vendedores.

350. 322
Literal E: Se analizó este literal con cada uno de los procesos de la Gestión de las
Adquisiciones de la Guía PMBOK (PMI, 2004) y se determinó que no existe
correspondencia alguna con las entradas, técnicas o herramientas o salidas de
estos procesos. Por tanto no se marca ninguna columna.
Artículo 41:
Se analizó este artículo con cada uno de los procesos de la Gestión de las
Adquisiciones de la Guía PMBOK (PMI, 2004) y se determinó que no existe
correspondencia alguna con las entradas, técnicas o herramientas o salidas de
estos procesos. Por tanto no se marca ninguna columna.
Artículo 42:
Se analizó este artículo con cada uno de los procesos de la Gestión de las
Adquisiciones de la Guía PMBOK (PMI, 2004) y se determinó que no existe
correspondencia alguna con las entradas, técnicas o herramientas o salidas de
estos procesos. Por tanto no se marca ninguna columna.
Artículo 43:
Se analizó este artículo con cada uno de los procesos de la Gestión de las
Adquisiciones de la Guía PMBOK (PMI, 2004) y se determinó que no existe
correspondencia alguna con las entradas, técnicas o herramientas o salidas de
estos procesos. Por tanto no se marca ninguna columna.

351. 323
Artículo 44:
Este artículo esta relacionado con la salida: Cambios Solicitados del Proceso de
Administración de Contratos. Por tanto se marca la columna correspondiente a
Administración de Contratos.
Artículo 44bis:
Este artículo esta relacionado con la salida: Cambios Solicitados del Proceso de
Administración de Contratos. Por tanto se marca la columna correspondiente a
Administración de Contratos.
Artículo 44bisbis:
Este artículo esta relacionado con la salida: Cambios Solicitados del Proceso de
Administración de Contratos. Por tanto se marca la columna correspondiente a
Administración de Contratos.
Artículo 45:
Este artículo esta relacionado con la salida: Cambios Solicitados del Proceso de
Administración de Contratos. Por tanto se marca la columna correspondiente a
Administración de Contratos.
Artículo 46:
Se analizó este artículo con cada uno de los procesos de la Gestión de las
Adquisiciones de la Guía PMBOK (PMI, 2004) y se determinó que no existe
correspondencia alguna con las entradas, técnicas o herramientas o salidas de
estos procesos. Por tanto no se marca ninguna columna.

352. 324
Artículo 47:
Se analizó este artículo con cada uno de los procesos de la Gestión de las
Adquisiciones de la Guía PMBOK (PMI, 2004) y se determinó que no existe
correspondencia alguna con las entradas, técnicas o herramientas o salidas de
estos procesos. Por tanto no se marca ninguna columna.
Artículo 48:
Se analizó este artículo con cada uno de los procesos de la Gestión de las
Adquisiciones de la Guía PMBOK (PMI, 2004) y se determinó que no existe
correspondencia alguna con las entradas, técnicas o herramientas o salidas de
estos procesos. Por tanto no se marca ninguna columna.
Artículo 49:
Se analizó este artículo con cada uno de los procesos de la Gestión de las
Adquisiciones de la Guía PMBOK (PMI, 2004) y se determinó que no existe
correspondencia alguna con las entradas, técnicas o herramientas o salidas de
estos procesos. Por tanto no se marca ninguna columna.
Artículo 50:
Se analizó este artículo con cada uno de los procesos de la Gestión de las
Adquisiciones de la Guía PMBOK (PMI, 2004) y se determinó que no existe
correspondencia alguna con las entradas, técnicas o herramientas o salidas de
estos procesos. Por tanto no se marca ninguna columna.

353. 325
Artículo 51:
Se analizó este artículo con cada uno de los procesos de la Gestión de las
Adquisiciones de la Guía PMBOK (PMI, 2004) y se determinó que no existe
correspondencia alguna con las entradas, técnicas o herramientas o salidas de
estos procesos. Por tanto no se marca ninguna columna.
Artículo 52:
Se analizó este artículo con cada uno de los procesos de la Gestión de las
Adquisiciones de la Guía PMBOK (PMI, 2004) y se determinó que no existe
correspondencia alguna con las entradas, técnicas o herramientas o salidas de
estos procesos. Por tanto no se marca ninguna columna.
Artículo 53:
Se analizó este artículo con cada uno de los procesos de la Gestión de las
Adquisiciones de la Guía PMBOK (PMI, 2004) y se determinó que no existe
correspondencia alguna con las entradas, técnicas o herramientas o salidas de
estos procesos. Por tanto no se marca ninguna columna.
Artículo 54:
Se analizó este artículo con cada uno de los procesos de la Gestión de las
Adquisiciones de la Guía PMBOK (PMI, 2004) y se determinó que no existe
correspondencia alguna con las entradas, técnicas o herramientas o salidas de
estos procesos. Por tanto no se marca ninguna columna.

354. 326
Artículo 55:
Se analizó este artículo con cada uno de los procesos de la Gestión de las
Adquisiciones de la Guía PMBOK (PMI, 2004) y se determinó que no existe
correspondencia alguna con las entradas, técnicas o herramientas o salidas de
estos procesos. Por tanto no se marca ninguna columna.
Artículo 56:
Se analizó este artículo con cada uno de los procesos de la Gestión de las
Adquisiciones de la Guía PMBOK (PMI, 2004) y se determinó que no existe
correspondencia alguna con las entradas, técnicas o herramientas o salidas de
estos procesos. Por tanto no se marca ninguna columna.
Artículo 57:
Se analizó este artículo con cada uno de los procesos de la Gestión de las
Adquisiciones de la Guía PMBOK (PMI, 2004) y se determinó que no existe
correspondencia alguna con las entradas, técnicas o herramientas o salidas de
estos procesos. Por tanto no se marca ninguna columna.
Artículo 58:
Se analizó este artículo con cada uno de los procesos de la Gestión de las
Adquisiciones de la Guía PMBOK (PMI, 2004) y se determinó que no existe
correspondencia alguna con las entradas, técnicas o herramientas o salidas de
estos procesos. Por tanto no se marca ninguna columna.

355. 327
Artículo 59:
Se analizó este artículo con cada uno de los procesos de la Gestión de las
Adquisiciones de la Guía PMBOK (PMI, 2004) y se determinó que no existe
correspondencia alguna con las entradas, técnicas o herramientas o salidas de
estos procesos. Por tanto no se marca ninguna columna.
Artículo 60:
Se analizó este artículo con cada uno de los procesos de la Gestión de las
Adquisiciones de la Guía PMBOK (PMI, 2004) y se determinó que no existe
correspondencia alguna con las entradas, técnicas o herramientas o salidas de
estos procesos. Por tanto no se marca ninguna columna.
Artículo 61:
Se analizó este artículo con cada uno de los procesos de la Gestión de las
Adquisiciones de la Guía PMBOK (PMI, 2004) y se determinó que no existe
correspondencia alguna con las entradas, técnicas o herramientas o salidas de
estos procesos. Por tanto no se marca ninguna columna.
Artículo 62:
Se analizó este artículo con cada uno de los procesos de la Gestión de las
Adquisiciones de la Guía PMBOK (PMI, 2004) y se determinó que no existe
correspondencia alguna con las entradas, técnicas o herramientas o salidas de
estos procesos. Por tanto no se marca ninguna columna.

356. 328
Artículo 63:
Se analizó este artículo con cada uno de los procesos de la Gestión de las
Adquisiciones de la Guía PMBOK (PMI, 2004) y se determinó que no existe
correspondencia alguna con las entradas, técnicas o herramientas o salidas de
estos procesos. Por tanto no se marca ninguna columna.
Artículo 64:
Se analizó este artículo con cada uno de los procesos de la Gestión de las
Adquisiciones de la Guía PMBOK (PMI, 2004) y se determinó que no existe
correspondencia alguna con las entradas, técnicas o herramientas o salidas de
estos procesos. Por tanto no se marca ninguna columna.
Artículo 65:
Se analizó este artículo con cada uno de los procesos de la Gestión de las
Adquisiciones de la Guía PMBOK (PMI, 2004) y se determinó que no existe
correspondencia alguna con las entradas, técnicas o herramientas o salidas de
estos procesos. Por tanto no se marca ninguna columna.
Artículo 66:
Se analizó este artículo con cada uno de los procesos de la Gestión de las
Adquisiciones de la Guía PMBOK (PMI, 2004) y se determinó que no existe
correspondencia alguna con las entradas, técnicas o herramientas o salidas de
estos procesos. Por tanto no se marca ninguna columna.

357. 329
Artículo 67:
Se analizó este artículo con cada uno de los procesos de la Gestión de las
Adquisiciones de la Guía PMBOK (PMI, 2004) y se determinó que no existe
correspondencia alguna con las entradas, técnicas o herramientas o salidas de
estos procesos. Por tanto no se marca ninguna columna.
Artículo 68:
Se analizó este artículo con cada uno de los procesos de la Gestión de las
Adquisiciones de la Guía PMBOK (PMI, 2004) y se determinó que no existe
correspondencia alguna con las entradas, técnicas o herramientas o salidas de
estos procesos. Por tanto no se marca ninguna columna.
Artículo 69:
Se analizó este artículo con cada uno de los procesos de la Gestión de las
Adquisiciones de la Guía PMBOK (PMI, 2004) y se determinó que no existe
correspondencia alguna con las entradas, técnicas o herramientas o salidas de
estos procesos. Por tanto no se marca ninguna columna.
Artículo 70:
Se analizó este artículo con cada uno de los procesos de la Gestión de las
Adquisiciones de la Guía PMBOK (PMI, 2004) y se determinó que no existe
correspondencia alguna con las entradas, técnicas o herramientas o salidas de
estos procesos. Por tanto no se marca ninguna columna.

358. 330
Artículo 71:
Se analizó este artículo con cada uno de los procesos de la Gestión de las
Adquisiciones de la Guía PMBOK (PMI, 2004) y se determinó que no existe
correspondencia alguna con las entradas, técnicas o herramientas o salidas de
estos procesos. Por tanto no se marca ninguna columna.
Artículo 72:
Se analizó este artículo con cada uno de los procesos de la Gestión de las
Adquisiciones de la Guía PMBOK (PMI, 2004) y se determinó que no existe
correspondencia alguna con las entradas, técnicas o herramientas o salidas de
estos procesos. Por tanto no se marca ninguna columna.
Artículo 73:
Se analizó este artículo con cada uno de los procesos de la Gestión de las
Adquisiciones de la Guía PMBOK (PMI, 2004) y se determinó que no existe
correspondencia alguna con las entradas, técnicas o herramientas o salidas de
estos procesos. Por tanto no se marca ninguna columna.
Artículo 74:
Se analizó este artículo con cada uno de los procesos de la Gestión de las
Adquisiciones de la Guía PMBOK (PMI, 2004) y se determinó que no existe
correspondencia alguna con las entradas, técnicas o herramientas o salidas de
estos procesos. Por tanto no se marca ninguna columna.

359. 331
Artículo 75:
Basado en la definición del artículo, se determinó que existe una correspondencia
con la salida: Acciones Correctivas Recomendadas del Proceso de Administración
del Contrato. Por tanto se marca la columna correspondiente a Administración del
Contrato.
Artículo 76:
Basado en la definición del artículo, se determinó que existe una correspondencia
con la salida: Acciones Correctivas Recomendadas del Proceso de Administración
del Contrato. Por tanto se marca la columna correspondiente a Administración del
Contrato.
Artículo 77:
Basado en la definición del artículo, se determinó que existe una correspondencia
con la salida: Acciones Correctivas Recomendadas del Proceso de Administración
del Contrato. Por tanto se marca la columna correspondiente a Administración del
Contrato.
Artículo 78:
Basado en la definición del artículo, se determinó que existe una correspondencia
con la salida: Acciones Correctivas Recomendadas del Proceso de Administración
del Contrato. Por tanto se marca la columna correspondiente a Administración del
Contrato.

360. 332
Artículo 79:
Se analizó este artículo con cada uno de los procesos de la Gestión de las
Adquisiciones de la Guía PMBOK (PMI, 2004) y se determinó que no existe
correspondencia alguna con las entradas, técnicas o herramientas o salidas de
estos procesos. Por tanto no se marca ninguna columna.
Artículo 80:
Artículo eliminado en la sesión 5534 de 22-06-2003.
Artículo 81:
Artículo eliminado en la sesión 5534 de 22-06-2003.
Artículo 82:
Artículo eliminado en la sesión 5534 de 22-06-2003.
Artículo 83:
Se analizó este artículo con cada uno de los procesos de la Gestión de las
Adquisiciones de la Guía PMBOK (PMI, 2004) y se determinó que no existe
correspondencia alguna con las entradas, técnicas o herramientas o salidas de
estos procesos. Por tanto no se marca ninguna columna.

361. 333
Artículo 84:
Se analizó este artículo con cada uno de los procesos de la Gestión de las
Adquisiciones de la Guía PMBOK (PMI, 2004) y se determinó que no existe
correspondencia alguna con las entradas, técnicas o herramientas o salidas de
estos procesos. Por tanto no se marca ninguna columna.
Artículo 85:
Se analizó este artículo con cada uno de los procesos de la Gestión de las
Adquisiciones de la Guía PMBOK (PMI, 2004) y se determinó que no existe
correspondencia alguna con las entradas, técnicas o herramientas o salidas de
estos procesos. Por tanto no se marca ninguna columna.
Artículo 86:
Este artículo esta relacionado con la salida: Cambios Solicitados del Proceso de
Administración de Contratos. Por tanto se marca la columna correspondiente a
Administración de Contratos.
Artículo 87:
Este artículo esta relacionado con la salida: Activos de los Procesos de la
Organización (Actualizaciones) del Proceso de Administración de Contratos,
particularmente lo que se conoce como Archivo del Contrato. Por tanto se marca
la columna correspondiente a Administración de Contratos.

362. 334
Artículo 88:
Este artículo esta relacionado con la salida: Cambios Solicitados del Proceso de
Administración de Contratos. Por tanto se marca la columna correspondiente a
Administración de Contratos.
Artículo 89:
Este artículo esta relacionado con la salida: Cambios Solicitados del Proceso de
Administración de Contratos. Por tanto se marca la columna correspondiente a
Administración de Contratos.

363. 335
4.2.4 Medidas a tomar respecto a la reforma de la Ley de Contratación
Administrativa
El principio de conservación de ofertas, viene a tener su justificación, al no
cumplirse los plazos en los procesos de contratación administrativa. En los casos
de licitaciones donde se requiere más tiempo para el estudio de ofertas, se
considera necesario negociar con la Proveeduría, justificando correctamente la
extensión del plazo al periodo de estudio de ofertas, sin caer en detrimento del
análisis de los aspectos técnicos.
Otra acción es mantener en capacitación a los Administradores de Contrato, para
prepararlos a los cambios que origina esta ley, esto con el fin de evitar que los
Administradores de Contratos comenten errores en los procedimientos
administrativos que dilaten los plazos del Proceso de Contratación Administrativa.
Aparte se recomienda promover acciones para concienciar a la Proveeduría, que
cambios en la reglamentación interna o de los procesos sin una adecuada gestión
de cambios, provoca que los Administradores de Contrato comentan faltas que
pudieron haber si previstas con tiempo.
Los Administradores de Contrato deben preparar toda la documentación necesaria
para asegurarse que en una eventual sanción por no cumplirse los plazos del
Proceso de Contratación Administrativa, puedan demostrar que las causas
originadas obedecen al sistema de gestión ineficiente.

364. 336
Finalmente, a raíz de la reforma a la ley, se le ha concedido a Proveeduría
potestades autoritarias para solicitar la rendición cuentas y controlar los Procesos
de Contratación Administrativa, como que las compras fueran fines en si mismas.
Por eso se recomienda a la dirección de la UENTE, plantear una estrategia para
llevar a la Gerencia General, donde se indique que le responsabilidad de la
ejecución de los cronogramas son de los Equipos de Proyecto y no la
Proveeduría, igualmente el seguimiento y control.
La Auditoría Interna surge como el candidato ideal responsable de velar la
adecuada ejecución de los proyectos, dado que la Proveeduría participa en el
Proceso de Contratación Administrativa, donde no puede ser juez y parte del
proceso a la vez.

365. 337
4.2.5 Planificación de las Compras y Adquisiciones
a. Propuestas para reducir las brechas entre la Gestión Actual de las
Adquisiciones y el Proceso de Planificación de las Compras de la Guía PMBOK.
De acuerdo a lo señalado en el punto 4.1.5 (Brechas entre la Gestión Actual de
Adquisiciones y el Proceso de Planificación de las Compras y Adquisiciones de la
Guía PMBOK) y el análisis realizado en el punto 4.2.3 (Análisis del Reglamento
Interno de la Contratación Administrativa del ICE) del presente capítulo, se
propone las siguientes acciones de mejora:
• La planificación de las compras debe verse reflejado dentro del Plan
Operativo Anual, y no que el Plan Anual de Compras sea consecuencia del
Plan Operativo Anual. Para tal fin, durante la preparación de los Planes
Operativos Anuales, se debe incluirse el proceso de planificación de las
compras.
• Fomentar la importancia del concepto Desarrollo del Semillero de
Proveedores por medio de la planificación de las compras y adquisiciones,
de manera que desde la Planificación de las Compras y Adquisiciones
contemple la consideración de los posibles vendedores.
• Concientizar que la planificación de las compras es un elemento importante
en el desarrollo de los cronogramas de los proyectos y convertirla en una
práctica común.

366. 338
• Sistematizar el proceso de planificación de las compras por medio de
procedimientos orientados a la obtención de resultados.
• Los Centros Funcionales de la UENTE deben presentan junto con sus
intenciones de compra, el enunciado del alcance del proyecto que lo
respalde cuando el caso lo requiera. Debe contener aspectos como: 1.
Objetivo del proyecto, 2. Descripción del Alcance del Producto, 3.
Requisitos del proyecto, 4. Límites del proyecto, 5. Productos entregables
del proyecto, 6. Criterio de aceptación del producto, 7. Restricciones del
proyecto, 8. Asunciones del proyecto, 9. Organización inicial del proyecto,
10. Riesgos iniciales definidos, 11. Hitos del cronograma, 12. Limitación de
fondos, 13. Estimación del costo, 15. Especificaciones del proyecto, 16.
Requisitos de aprobación.
• Desarrollar un Plan Quinquenal de Compras, con el cual permita tener una
visión más amplia de las necesidades de adquisiciones, dentro del contexto
del Plan de Desarrollo. Será conocido como Plan General de las Compras y
Adquisiciones de la UENTE.
• Incluir en la planificación de las compras, la revisión de tipos de contratos
con respecto a mitigar o transferir el riesgo. La UENTE deberá preparar una
nueva clasificación de contratos que esté acorde con criterios de mitigación
del riesgo.
• Desarrollar documentos que contengan los Factores Ambientales de la
Empresa y los Activos de los Procesos de la Organización para brinde de
apoyo o consulta en el proceso de planificación de las compras y
adquisiciones.

367. 339
• Orientar a los Centros Funcionales de la UENTE, solicitantes de las
compras en los procesos de adquisiciones, y definir claramente sus roles y
responsabilidades.
• En vista de la carencia de aspectos en materia de Planificación de las
Compras y Adquisiciones en el Reglamento Interno de la Contratación
Administrativa del ICE (RICA), presentar una propuesta a la Gerencia
General, señalando las debilidades del RICA, y acciones de mejora. Una
posibilidad es que las UEN´s o Direcciones Administrativas preparen
procedimientos auditábles para corroborar las acciones de planificación en
los procesos de compras y adquisiciones.

368. 340
b. Principios, Políticas, Norma y Procedimientos para la Planificación de las
Compras.
Tomando las consideraciones de los punto 4.1.5 (Brechas entre la Gestión Actual
de Adquisiciones y el Proceso de Planificación de las Compras y Adquisiciones de
la Guía PMBOK) y 4.2.3 (Análisis del Reglamento Interno de la Contratación
Administrativa del ICE) del presente capítulo, se proponen principios, políticas,
norma y procedimientos para la Planificación de las Compras. Estos conformarán
el Modelo de Gestión de Adquisiciones Propuesto.
Los principios fueron escogidos de los Principios Básicos de la Licitación Pública
(BCIE, 1999) y los Principios Constitucionales aplicables a la Contratación
Administrativa (Romero, 2003).
PRINCÍPIOS
Todo proceso de Planificación de las Compras y Adquisiciones deberá
respetar los siguientes principios:
Buena Fe: Claro convencimiento que las compras o adqusiciones son lícitas,
verdaderas y justas.
Eficacia: Actuación encaminada al cumplimiento del fin público asignado a la
UEN.
Eficiencia: Planificación eficiente de las compras y adquisiciones, conforme
al interés público perseguido.
Interés Público: Actuación encaminada hacia el logro del bien común, bien
público o interés público.
Seguridad Jurídica: Toda futura obligación contractual, debe ser bien
definida, para que las partes sepan a que atenerse, garantizándose de este
modo la correcta aplicación del derecho.

369. 341
A continuación se presenta la propuesta de las políticas para la Planificación de
las Compras, y la Norma como marco regulatorio, empleando el método de juicio
experto, de acuerdo a los criterios del área de Gestión Recursos Materiales y
Adquisiciones de la UENTE.
POLÍTICAS
1. El Coordinador de Contratación Administrativa tiene autoridad para aprobar
o rechazar el Plan de Gestión de las Adquisiciones del Proyecto y sus
consecuentes cambios por encima del Equipo de Proyecto.
2. El Director de la UEN resolverá cualquier diferencia entre el Coordinador de
Contratación Administrativa y el Equipo de Proyecto.
3. El Director de la UEN resolverá cualquier diferencia entre el Administrador
de Contratos y el Equipo de Técnico, referente a las especificaciones técnicas.
4. El Administrador de Contratos será en enlace de comunicación entre los
potenciales proveedores y el equipo de proyecto.
5. El Plan General de las Compras y Adquisiciones de la UENTE está por
encima del Plan Anual de Compras de la UENTE, de manera que este último
estará subordinado al Plan General de Compras y Adquisiciones, siendo
necesario mantener siempre actualizado el Plan Anual de Compras de la
UENTE.
6. El Plan Anual de Compras de la UENTE, es un requisito administrativo para
iniciar trámite a cualquier compra, por medio de un proceso ordinario.

370. 342
NORMA
TITULO I
DEFINICIONES
Administrador de contrato (AC): Funcionario encargado de administrar los
contratos de suministro de bienes y servicios que suscriba el ICE con
particulares o terceros, con el propósito de asegurar el fiel cumplimento del
objeto de la contratación, tanto cualitativa como cuantitativamente.
Coordinador de la Contratación Administrativa (CCA): Funcionario o
dependencia responsable de coordinar todos los procesos de contratación
administrativa de su área, con apego a la normativa vigente y los mejores
intereses institucionales, en concordancia con los procedimientos establecidos,
siendo el interlocutor entre la Proveeduría y las correspondientes
dependencias.
Director de Proceso: Funcionario responsable de un área de proceso de la
UEN Transporte de Electricidad.
Director de UEN: Director de la Unidad Estratégica de Negocio, en este caso
corresponde al Director de la UEN Transporte de Electricidad.
Enunciado del Alcance del Proyecto Preliminar: La descripción narrativa
preliminar del alcance del proyecto, incluidos los principales productos
entregables, objetivos del proyecto, hipótesis del proyecto, restricciones del
proyecto y una descripción del trabajo, que brinda una base documentada que
permite tomar decisiones futuras sobre el proyecto y confirmar o desarrollar un
entendimiento común del alcance del proyecto entre los interesados.
Enunciado del Trabajo del Contrato: Descripción del artículo(s) a adquirir
con suficiente detalle como para permitir que los potenciales vendedores
determinen si podrá suministrar el artículo. Puede incluir especificaciones,
cantidad deseada, niveles de calidad, datos de rendimiento, período de
rendimiento, lugar de trabajo u otros requisitos.
Equipo de Proyecto: equipo multidisciplinario asignado a un proyecto y
coordinado por un líder de proyecto.
Equipo Técnico: equipo multidisciplinario asignado a un proyecto,
responsable de los aspectos técnicos del mismo, y coordinado por un líder
técnico.
Plan Anual de Compras: Es el plan mediante el cual las Unidades
Estratégicas, las Direcciones Administrativas y la Administración Superior
proponen las adquisiciones requeridas para el año siguiente a su publicación.
Plan de Gestión de las Adquisiciones del Proyecto: el documento que
describe cómo serán gestionado los procesos de adquisición desde la etapa de
adquisición de la documentación de adquisición hasta el cierre del contrato.
Plan general de las compras y adquisiciones de la uente: conjunto de
planes de gestión de las adquisiciones de los proyectos de la UENTE.
Proceso de contratación administrativa: proceso de la administración
pública para la contratación de materiales, bienes o servicios.

371. 343
TITULO II
ROLES Y RESPONSABILIDADES
Capítulo I: Responsabilidades
Sección 1: Administrador de Contratos
1. Los Administradores de Contratos, tienen las siguientes
responsabilidades:
a. Preparar el Plan de Gestión de las Adquisiciones del Proyecto.
b. Coordina la preparación del Enunciado del Trabajo del Contrato del
Proyecto.
Sección 2: Coordinadores de Contratación Administrativa
2. Los Coordinadores de Contratación Administrativa tiene las siguientes
responsabilidades:
a. Coordinar con los Directores de Proceso, la elaboración del Plan Anual
de Compras de las UENTE
b. Coordinar y preparar el Plan General de las Compras y Adquisiciones
de la UENTE.
c. Custodiar y mantener actualizado el Plan General de las Compras y
Adquisiciones de la UENTE.
d. Asignar al Equipo de Proyecto un Administrador de Contrato,
garantizando su disponibilidad de trabajo.
Sección 3: Director de Proceso
3. Los Directores de Proceso de la UENTE, tienen las siguientes
responsabilidades:
a. Preparar el Plan Anual de Compras del proceso correspondiente.
b. Preparar los Enunciados del Alcance de Proyecto Preliminares.
Capítulo II: Roles
Sección 1: Equipo Técnico
4. El Equipo Técnico, tiene el rol de:
a. Preparar el Enunciado del Trabajo del Contrato del Proyecto.

372. 344
TITULO III
PLAN GENERAL DE LAS COMPRAS Y ADQUISICIONES DE LA UENTE
5. El Plan General de las Compras de la UENTE, consolidará todos los planes
de gestión de las adquisiciones de los proyectos o programas de la UENTE.
6. Incluye los planes de gestión de las adquisiciones de los proyectos en
ejecución y los proyecto por iniciar hasta cinco años a futuro.
7. Será revisado todos los años, por el Coordinador de Contratación
Administrativa, para una actualización obligatoria. La revisión obligatoria
deberá ser finalizada en el mes de julio de cada año.
8. El Plan General de las Compras estará subordinado al Plan de Desarrollo
del Sector.
9. El Plan General de las Compras y Adquisiciones de la UENTE, será un
activo más del Plan Operativo Anual de la UENTE,
TITULO IV
PLAN ANUAL DE COMPRAS
10. El Plan Anual de Compras de la UENTE está subordinado al Plan General
de las Compras y Adquisiciones de la UENTE
11. Deberá estar respaldado financiera y presupuestariamente para su debida
ejecución.
12. Deben contar con los recursos presupuestarios necesarios, con excepción
de lo dispuesto en la legislación de contratación administrativa en cuanto a
inicio y adjudicación de procesos de adquisición de bienes y servicios para
presupuestos futuros, previa autorización de la Contraloría General de la
República.
13. El Coordinador de Contraración Administrariva en conjunto con el Director
de la UENT, preparará el Programa Anual de Compras en noviembre de cada
año y lo someterá a aprobación del Subgerecia de Electricidad, en el formato
establecido por la Dirección de Proveeduría. Una vez analizado por la
subgerencia, esta comunicará a la Proveeduría su decisión de aprobación.
14. Junto con el Plan Anual de Compras, se enviará a la Dirección de
Proveeduría un listado de las contrataciones directas de mayor cuantía que
tramitarán durante el año.
15. Con la aprobación del Plan Anual de Compras, quedarán autorizados los
inicios de trámite de los procesos incluidos en dicho programa, sin detrimento
a los requisitos que se deban cumplir para la debida publicación de los mismos
y que serán verificados por la Dirección Administrativa de Proveeduría, previo a
la publicación.
16. Cuando surja una necesidad no prevista, el Programa Anual de Compras
podrá ser modificado siguiendo el mismo procedimiento que se indica en el
artículo anterior, para lo cual deberán adjuntarse las justificaciones pertinentes,
con la obligación de actualizar el Plan General de Compras y Adquisiciones.

373. 345
17. Las contrataciones que no estén amparadas al Programa Anual de
Compras original o modificado, no serán tramitadas por la Dirección de
Proveeduría. Se excluyen de la publicación de este artículo los casos de
emergencia o excepción, que sean autorizados por la Administración Superior.
18. Si en el momento de iniciar un procedimiento concursal, se determina que
el monto estimado y publicado en el Plan Anual de Compras requiere un
ajuste, éste podrá realizarse con la debida aprobación de la UENTE, siempre y
cuando el nuevo monto no sobre pase el 25% de la estimación original y no
cambie el procedimiento de contratación ya publicado.
FIN DE LA NORMA

374. 346
Seguidamente se presentan los siguientes procedimientos internos de la UENTE,
basado en la Guía PMBOK (PMI, 2004) para la Planificación de las Compras:
• Procedimiento para preparar el Plan de Gestión de las Adquisiciones del
Proyecto y el Plan General de las Compras y Adquisiciones de la UENTE.
• Procedimiento para preparar el Enunciado del Trabajo del Contrato.
• Procedimiento para preparar el Plan Anual de Compras.

375. 347
INSTITUTO COSTARRICENSE DE
ELECTRICIDAD
Código:
xx.xx.xxx.xxxx
Versión:
Procedimiento para preparar el Plan de Gestión
de las Adquisiciones del Proyecto y el Plan
General de las Compras y Adquisiciones de la
UENTE Página:
1/7
Solicitud de
Cambio No: __
Elaborado por: Aprobado por: Rige a partir de:
TABLA DE CONTENIDO
1. PROPÓSITO ....................................................................................................2
2. ALCANCE.........................................................................................................2
3. DOCUMENTOS APLICABLES ........................................................................2
4. POLITICAS.......................................................................................................3
5. RESPONSABILIDADES...................................................................................3
6. DEFINICIONES, TÉRMINOS, SÍMBOLOS Y ABREVIATURAS. ....................4
7. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO .....................................................................5
8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA.................................................................7
INSTITUTO COSTARRICENSE DE
ELECTRICIDAD
Código:
xx.xx.xxx.xxxx
Versión:
Procedimiento para preparar el Plan de Gestión
de las Adquisiciones del Proyecto y el Plan
General de las Compras y Adquisiciones de la
UENTE Página:
1/7
Solicitud de
Cambio No: __
Elaborado por: Aprobado por: Rige a partir de:
TABLA DE CONTENIDO
1. PROPÓSITO ....................................................................................................2
2. ALCANCE.........................................................................................................2
3. DOCUMENTOS APLICABLES ........................................................................2
4. POLITICAS.......................................................................................................3
5. RESPONSABILIDADES...................................................................................3
6. DEFINICIONES, TÉRMINOS, SÍMBOLOS Y ABREVIATURAS. ....................4
7. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO .....................................................................5
8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA.................................................................7

376. 348
Versión:
Procedimiento para preparar el Plan
de Gestión de las Adquisiciones del
Proyecto y el Plan General de las
Compras y Adquisiciones de la UENTE Página:
2/7
Código:
1. PROPÓSITO
Suministrar una guía para la preparación del Plan de Gestión de las
Adquisiciones del Proyecto y el Plan General de las Compras y Adquisiciones
de la UEN Transporte de Electricidad.
2. ALCANCE
Aplica a todos los centros funcionales de la UEN Transporte de Electricidad,
cuando requieran de la adquisición de:
2.1 Materiales, bienes o servicios para las nuevas obras y/o ampliaciones de la
RNTE.
2.2 Materiales, bienes o servicios de mayor cuantía para el mantenimiento y/o
la operación de la RNTE (Aquellos por montos mayores al permitido en las
Contrataciones Directas).
3. DOCUMENTOS APLICABLES
Código Nombre del Documento
Fxx-xx.xx.xxx.xxxx Enunciado del Alcance del Proyecto Preliminar
Fxx-xx.xx.xxx.xxxx Enunciado del Alcance del Proyecto
Fxx-xx.xx.xxx.xxxx EDT del Proyecto.
Fxx-xx.xx.xxx.xxxx Diccionario del EDT del Proyecto.
Fxx-xx.xx.xxx.xxxx Estimación de Recursos de las Actividades del Proyecto.
Fxx-xx.xx.xxx.xxxx Cronograma del Proyecto
Fxx-xx.xx.xxx.xxxx Plan de Gestión de las Adquisiciones del Proyecto.
Fxx-xx.xx.xxx.xxxx Plan General de las Compras y Adquisiciones de la UENTE.
Fxx-xx.xx.xxx.xxxx Plan de Gestión del Proyecto.
Ley 7494 Ley de Contratación Administrativa
Decreto 25038 Reglamento General de Contratación Administrativa
Versión:
Procedimiento para preparar el Plan
de Gestión de las Adquisiciones del
Proyecto y el Plan General de las
Compras y Adquisiciones de la UENTE Página:
2/7
Código:
1. PROPÓSITO
Suministrar una guía para la preparación del Plan de Gestión de las
Adquisiciones del Proyecto y el Plan General de las Compras y Adquisiciones
de la UEN Transporte de Electricidad.
2. ALCANCE
Aplica a todos los centros funcionales de la UEN Transporte de Electricidad,
cuando requieran de la adquisición de:
2.1 Materiales, bienes o servicios para las nuevas obras y/o ampliaciones de la
RNTE.
2.2 Materiales, bienes o servicios de mayor cuantía para el mantenimiento y/o
la operación de la RNTE (Aquellos por montos mayores al permitido en las
Contrataciones Directas).
3. DOCUMENTOS APLICABLES
Código Nombre del Documento
Fxx-xx.xx.xxx.xxxx Enunciado del Alcance del Proyecto Preliminar
Fxx-xx.xx.xxx.xxxx Enunciado del Alcance del Proyecto
Fxx-xx.xx.xxx.xxxx EDT del Proyecto.
Fxx-xx.xx.xxx.xxxx Diccionario del EDT del Proyecto.
Fxx-xx.xx.xxx.xxxx Estimación de Recursos de las Actividades del Proyecto.
Fxx-xx.xx.xxx.xxxx Cronograma del Proyecto
Fxx-xx.xx.xxx.xxxx Plan de Gestión de las Adquisiciones del Proyecto.
Fxx-xx.xx.xxx.xxxx Plan General de las Compras y Adquisiciones de la UENTE.
Fxx-xx.xx.xxx.xxxx Plan de Gestión del Proyecto.
Ley 7494 Ley de Contratación Administrativa
Decreto 25038 Reglamento General de Contratación Administrativa

377. 349
Versión:
Procedimiento para preparar el Plan
de Gestión de las Adquisiciones del
Proyecto y el Plan General de las
Compras y Adquisiciones de la UENTE Página:
3/7
Código:
4. POLITICAS
4.1 El Coordinador de Contratación Administrativa tiene autoridad para aprobar
o rechazar el Plan de Gestión de las Adquisiciones del Proyecto y sus
consecuentes cambios por encima del Equipo de Proyecto.
4.2 El Director de la UEN resolverá cualquier diferencia entre el Coordinador de
Contratación Administrativa y el Equipo de Proyecto.
4.3 El Administrador de Contratos será en enlace de comunicación entre los
potenciales proveedores y el equipo de proyecto.
5. RESPONSABILIDADES
5.1 Director de Proceso de la UENTE
5.1.1 Presentar claramente dentro del Enunciado del Alcance del Proyecto
Preliminar, los nombres que conforman el equipo de proyecto inicial y su líder
de proyecto.
5.2 Coordinador de Contratación Administrativa
5.2.1 Negociar con el líder de proyecto la disponibilidad del Administrador de
Contrato antes de su asignación como miembro del equipo de proyecto (previo
a la preparación del Plan de Gestión de las Adquisiciones del Proyecto).
5.2.2 Tendrá la custodia el Plan General de las Compras y Adquisiciones de la
UENTE y lo mantendrá actualizado.
Versión:
Procedimiento para preparar el Plan
de Gestión de las Adquisiciones del
Proyecto y el Plan General de las
Compras y Adquisiciones de la UENTE Página:
3/7
Código:
4. POLITICAS
4.1 El Coordinador de Contratación Administrativa tiene autoridad para aprobar
o rechazar el Plan de Gestión de las Adquisiciones del Proyecto y sus
consecuentes cambios por encima del Equipo de Proyecto.
4.2 El Director de la UEN resolverá cualquier diferencia entre el Coordinador de
Contratación Administrativa y el Equipo de Proyecto.
4.3 El Administrador de Contratos será en enlace de comunicación entre los
potenciales proveedores y el equipo de proyecto.
5. RESPONSABILIDADES
5.1 Director de Proceso de la UENTE
5.1.1 Presentar claramente dentro del Enunciado del Alcance del Proyecto
Preliminar, los nombres que conforman el equipo de proyecto inicial y su líder
de proyecto.
5.2 Coordinador de Contratación Administrativa
5.2.1 Negociar con el líder de proyecto la disponibilidad del Administrador de
Contrato antes de su asignación como miembro del equipo de proyecto (previo
a la preparación del Plan de Gestión de las Adquisiciones del Proyecto).
5.2.2 Tendrá la custodia el Plan General de las Compras y Adquisiciones de la
UENTE y lo mantendrá actualizado.

378. 350
Versión:
Procedimiento para preparar el Plan
de Gestión de las Adquisiciones del
Proyecto y el Plan General de las
Compras y Adquisiciones de la UENTE Página:
4/7
Código:
6. DEFINICIONES, TÉRMINOS, SÍMBOLOS Y ABREVIATURAS.
administrador de Contratos: Funcionario encargado de administrar los contratos
de suministro de bienes y servicios que suscriba el ICE con particulares o terceros,
con el propósito de asegurar el fiel cumplimento del objeto de la contratación, tanto
cualitativa como cuantitativamente.
coordinador de Contratación Administrativa: Funcionario responsable de
coordinar todos los procesos de contratación administrativa de su área, con apego
a la normativa vigente y los mejores intereses institucionales, en concordancia con
los procedimientos establecidos, siendo el interlocutor entre la Proveeduría y las
correspondientes dependencias.
director de proceso: Funcionario responsable de un área de proceso de la UEN
Transporte de Electricidad.
enunciado del alcance del proyecto preliminar: La descripción narrativa
preliminar del alcance del proyecto, incluidos los principales productos entregables,
objetivos del proyecto, hipótesis del proyecto, restricciones del proyecto y una
descripción del trabajo, que brinda una base documentada que permite tomar
decisiones futuras sobre el proyecto y confirmar o desarrollar un entendimiento
común del alcance del proyecto entre los interesados.
equipo de proyecto: equipo multidisciplinario asignado a un proyecto y
coordinado por un líder de proyecto.
estructura detallada de trabajo (EDT): Descomposición jerárquica con
orientación hacia el producto entregable relativa al trabajo que será ejecutado por
el equipo del proyecto para lograr los objetivos del proyecto y crear los productos
entregables requeridos.
proceso de contratación administrativa: proceso de la administración pública
para la contratación de materiales, bienes o servicios.
red nacional de transporte de electricidad (RNTE): infraestructura eléctrica
destinada para el transporte de electricidad de los centros de producción como las
plantas hidroeléctricas o térmicas y los centros de consumo.
Versión:
Procedimiento para preparar el Plan
de Gestión de las Adquisiciones del
Proyecto y el Plan General de las
Compras y Adquisiciones de la UENTE Página:
4/7
Código:
6. DEFINICIONES, TÉRMINOS, SÍMBOLOS Y ABREVIATURAS.
administrador de Contratos: Funcionario encargado de administrar los contratos
de suministro de bienes y servicios que suscriba el ICE con particulares o terceros,
con el propósito de asegurar el fiel cumplimento del objeto de la contratación, tanto
cualitativa como cuantitativamente.
coordinador de Contratación Administrativa: Funcionario responsable de
coordinar todos los procesos de contratación administrativa de su área, con apego
a la normativa vigente y los mejores intereses institucionales, en concordancia con
los procedimientos establecidos, siendo el interlocutor entre la Proveeduría y las
correspondientes dependencias.
director de proceso: Funcionario responsable de un área de proceso de la UEN
Transporte de Electricidad.
enunciado del alcance del proyecto preliminar: La descripción narrativa
preliminar del alcance del proyecto, incluidos los principales productos entregables,
objetivos del proyecto, hipótesis del proyecto, restricciones del proyecto y una
descripción del trabajo, que brinda una base documentada que permite tomar
decisiones futuras sobre el proyecto y confirmar o desarrollar un entendimiento
común del alcance del proyecto entre los interesados.
equipo de proyecto: equipo multidisciplinario asignado a un proyecto y
coordinado por un líder de proyecto.
estructura detallada de trabajo (EDT): Descomposición jerárquica con
orientación hacia el producto entregable relativa al trabajo que será ejecutado por
el equipo del proyecto para lograr los objetivos del proyecto y crear los productos
entregables requeridos.
proceso de contratación administrativa: proceso de la administración pública
para la contratación de materiales, bienes o servicios.
red nacional de transporte de electricidad (RNTE): infraestructura eléctrica
destinada para el transporte de electricidad de los centros de producción como las
plantas hidroeléctricas o térmicas y los centros de consumo.

379. 351
Versión:
Procedimiento para preparar el Plan
de Gestión de las Adquisiciones del
Proyecto y el Plan General de las
Compras y Adquisiciones de la UENTE Página:
5/7
Código:
7. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
7.1 El Director de Proceso de la UENTE, entrega el Enunciado del Alcance del
Proyecto Preliminar (formulario Fxx-xx.xx.xxx.xxxx) al Coordinador de Contratación
Administrativa.
7.2 El Coordinador de Contratación Administrativa asignará un Administrador de
Contratos al Equipo de Proyecto indicado en el Enunciado del Alcance del
Proyecto Preliminar (formulario Fxx-xx.xx.xxx.xxxx).
7.3 El Equipo de Proyecto y el Administrador de Contratos, definirán las
restricciones y asunciones del proyecto en el Enunciado del Alcance del Proyecto
(formulario Fxx.xx.xx.xxx.xxxx) y lo registrarán dentro del Plan de Gestión del
Proyecto (formulario Fxx.xx.xx.xxx.xxxx). El Administrador de Contratos deberá
mostrar evidencia del aporte de restricciones y asunciones en materia de
contratación administrativa.
7.4 El Equipo de Proyecto y el Administrador de Contratos, prepararan la EDT del
Proyecto (formulario Fxx.xx.xx.xxx.xxxx) y lo registrarán dentro del Plan de Gestión
del Proyecto (formulario Fxx-xx.xx.xxx.xxxx). El Administrador de Contrato debe
incluir las tareas correspondientes al Proceso de Contratación Administrativa.
7.5 El Equipo de Proyecto y el Administrador de Contratos, prepararan el
Diccionario del EDT del Proyecto (formulario Fxx-xx.xx.xxx.xxxx) y lo registrarán
dentro del Plan de Gestión del Proyecto (formulario Fxx-xx.xx.xxx.xxxx). El
Administrador de Contrato deberá describir las tareas correspondientes al Proceso
de Contratación Administrativa.
7.6 El Equipo de Proyecto y el Administrador de Contratos, prepararan la
Estimación de Recursos de las Actividades del Proyecto (formulario Fxx-
xx.xx.xxx.xxxx) y lo registrarán dentro del Plan de Gestión del Proyecto (formulario
Fxx-xx.xx.xxx.xxxx). El Administrador de Contratos deberá informar al Equipo de
Proyecto su disponibilidad de tiempo en el proyecto.
Versión:
Procedimiento para preparar el Plan
de Gestión de las Adquisiciones del
Proyecto y el Plan General de las
Compras y Adquisiciones de la UENTE Página:
5/7
Código:
7. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
7.1 El Director de Proceso de la UENTE, entrega el Enunciado del Alcance del
Proyecto Preliminar (formulario Fxx-xx.xx.xxx.xxxx) al Coordinador de Contratación
Administrativa.
7.2 El Coordinador de Contratación Administrativa asignará un Administrador de
Contratos al Equipo de Proyecto indicado en el Enunciado del Alcance del
Proyecto Preliminar (formulario Fxx-xx.xx.xxx.xxxx).
7.3 El Equipo de Proyecto y el Administrador de Contratos, definirán las
restricciones y asunciones del proyecto en el Enunciado del Alcance del Proyecto
(formulario Fxx.xx.xx.xxx.xxxx) y lo registrarán dentro del Plan de Gestión del
Proyecto (formulario Fxx.xx.xx.xxx.xxxx). El Administrador de Contratos deberá
mostrar evidencia del aporte de restricciones y asunciones en materia de
contratación administrativa.
7.4 El Equipo de Proyecto y el Administrador de Contratos, prepararan la EDT del
Proyecto (formulario Fxx.xx.xx.xxx.xxxx) y lo registrarán dentro del Plan de Gestión
del Proyecto (formulario Fxx-xx.xx.xxx.xxxx). El Administrador de Contrato debe
incluir las tareas correspondientes al Proceso de Contratación Administrativa.
7.5 El Equipo de Proyecto y el Administrador de Contratos, prepararan el
Diccionario del EDT del Proyecto (formulario Fxx-xx.xx.xxx.xxxx) y lo registrarán
dentro del Plan de Gestión del Proyecto (formulario Fxx-xx.xx.xxx.xxxx). El
Administrador de Contrato deberá describir las tareas correspondientes al Proceso
de Contratación Administrativa.
7.6 El Equipo de Proyecto y el Administrador de Contratos, prepararan la
Estimación de Recursos de las Actividades del Proyecto (formulario Fxx-
xx.xx.xxx.xxxx) y lo registrarán dentro del Plan de Gestión del Proyecto (formulario
Fxx-xx.xx.xxx.xxxx). El Administrador de Contratos deberá informar al Equipo de
Proyecto su disponibilidad de tiempo en el proyecto.

380. 352
Versión:
Procedimiento para preparar el Plan
de Gestión de las Adquisiciones del
Proyecto y el Plan General de las
Compras y Adquisiciones de la UENTE Página:
6/7
Código:
7.7 El Equipo de Proyecto y el Administrador de Contratos, prepararan el
Cronograma del Proyecto (formulario Fxx-xx.xx.xxx.xxxx) y lo registrarán dentro del
Plan de Gestión del Proyecto (formulario Fxx-xx.xx.xxx.xxxx). El Administrador de
Contratos ayudará a definir los plazos de tiempo de las actividades relacionadas
con el Proceso de Contratación Administrativa.
7.8 El Administrador de Contratos, determinará las fechas planificadas en cada
contrato con base en el Cronograma del Proyecto (formulario Fxx-xx.xx.xxx.xxxx)
para coordinar su desarrollo.
7.9 El Administrador de Contratos identificará los potenciales proveedores del
proyecto. De acuerdo con las necesidades de materiales, bienes o servicios que
requiere el proyecto, el Administrador de Contratos buscará aquellos proveedores
que suministren dichos recursos o muestren capacidad para suministrarlos.
7.10 El Administrador de Contratos solicita a los potenciales proveedores
identificados, cotizaciones pro forma de las necesidades de materiales, bienes o
servicios que requiere el proyecto.
7.11 El Administrador de Contratos prepara las Estimaciones Independientes con
base en las cotizaciones pro forma obtenidos de los potenciales proveedores del
proyecto.
7.12 El Administrador de Contratos evalúa los montos de las garantías de
cumplimiento o la obtención de contratos de seguros para la mitigación de algunas
formas de riesgo del proyecto. Para tal objetivo, utilizará la Ley 7494 y el Decreto
25038 que tratan sobre las Garantías de Cumplimiento y el juicio experto para
evaluar la necesidad de obtener contratos de seguros.
7.13 El Administrador del Contrato prepara el Plan de Gestión de las Adquisiciones
del Proyecto (formulario Fxx.xx.xx.xxx.xxxx).
7.14 El Administrador del Contrato entregará al Coordinador de Contratación
Administrativa, el Plan de Gestión de las Adquisiciones del Proyecto (formulario
Fxx-xx.xx.xxx.xxxx).
Versión:
Procedimiento para preparar el Plan
de Gestión de las Adquisiciones del
Proyecto y el Plan General de las
Compras y Adquisiciones de la UENTE Página:
6/7
Código:
7.7 El Equipo de Proyecto y el Administrador de Contratos, prepararan el
Cronograma del Proyecto (formulario Fxx-xx.xx.xxx.xxxx) y lo registrarán dentro del
Plan de Gestión del Proyecto (formulario Fxx-xx.xx.xxx.xxxx). El Administrador de
Contratos ayudará a definir los plazos de tiempo de las actividades relacionadas
con el Proceso de Contratación Administrativa.
7.8 El Administrador de Contratos, determinará las fechas planificadas en cada
contrato con base en el Cronograma del Proyecto (formulario Fxx-xx.xx.xxx.xxxx)
para coordinar su desarrollo.
7.9 El Administrador de Contratos identificará los potenciales proveedores del
proyecto. De acuerdo con las necesidades de materiales, bienes o servicios que
requiere el proyecto, el Administrador de Contratos buscará aquellos proveedores
que suministren dichos recursos o muestren capacidad para suministrarlos.
7.10 El Administrador de Contratos solicita a los potenciales proveedores
identificados, cotizaciones pro forma de las necesidades de materiales, bienes o
servicios que requiere el proyecto.
7.11 El Administrador de Contratos prepara las Estimaciones Independientes con
base en las cotizaciones pro forma obtenidos de los potenciales proveedores del
proyecto.
7.12 El Administrador de Contratos evalúa los montos de las garantías de
cumplimiento o la obtención de contratos de seguros para la mitigación de algunas
formas de riesgo del proyecto. Para tal objetivo, utilizará la Ley 7494 y el Decreto
25038 que tratan sobre las Garantías de Cumplimiento y el juicio experto para
evaluar la necesidad de obtener contratos de seguros.
7.13 El Administrador del Contrato prepara el Plan de Gestión de las Adquisiciones
del Proyecto (formulario Fxx.xx.xx.xxx.xxxx).
7.14 El Administrador del Contrato entregará al Coordinador de Contratación
Administrativa, el Plan de Gestión de las Adquisiciones del Proyecto (formulario
Fxx-xx.xx.xxx.xxxx).

381. 353
Versión:
Procedimiento para preparar el Plan
de Gestión de las Adquisiciones del
Proyecto y el Plan General de las
Compras y Adquisiciones de la UENTE Página:
7/7
Código:
7.15 El Coordinador de Contratación Administrativa revisa si existe algún error en
el Plan de Gestión de las Adquisiciones del Proyecto (formulario Fxx-
xx.xx.xxx.xxxx). Si existe algún error, se pasará a la actividad 7.16, en caso
contrario se pasará a la actividad 7.18. Los errores a revisar por el Coordinador de
Contratación Administrativa son:
7.15.1 Errores de forma en la preparación del Plan de Gestión de las Adquisiciones
del Proyecto (formulario Fxx-xx.xx.xxx.xxxx).
7.15.2 Evitar que colisionen las horas de actividades del Administrador de
Contratos asignadas al Proyecto con otras horas de actividades previamente
asignadas a otros proyectos o trabajos.
7.16 El Coordinador de Contratación Administrativa solicita al Administrador de
Contratos, corregir el Plan de Gestión de las Adquisiciones del Proyecto, indicado
las razones de la corrección.
7.17 El Administrador de Contratos corrige el Plan de Gestión de las Adquisiciones
del Proyecto.
7.18 El Coordinador de Contratación Administrativa autoriza y entrega copia del
Plan de Gestión de las Adquisiciones del Proyecto al Equipo de Proyecto.
7.19 El Equipo de Proyecto registra el Plan de Gestión de las Adquisiciones del
Proyecto dentro del Plan de Gestión del Proyecto (formulario Fx-xx.xx.xxx.xxxx).
7.20 El Coordinador de Contratación Administrativa prepara el Plan General de las
Adquisiciones de la UENTE (formulario Fx-xx.xx.xxx.xxxx) con base en el Plan de
Gestión de las Adquisiciones del Proyecto. En caso que exista uno, lo actualizará.
FIN DE PROCEDIMIENTO.
8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
PMI (Project Management Institute): Guía de los Fundamentos de la Dirección
de Proyectos. Tercera edición. Newton Square, Pennsylvania, E.U.A., 2004.
Versión:
Procedimiento para preparar el Plan
de Gestión de las Adquisiciones del
Proyecto y el Plan General de las
Compras y Adquisiciones de la UENTE Página:
7/7
Código:
7.15 El Coordinador de Contratación Administrativa revisa si existe algún error en
el Plan de Gestión de las Adquisiciones del Proyecto (formulario Fxx-
xx.xx.xxx.xxxx). Si existe algún error, se pasará a la actividad 7.16, en caso
contrario se pasará a la actividad 7.18. Los errores a revisar por el Coordinador de
Contratación Administrativa son:
7.15.1 Errores de forma en la preparación del Plan de Gestión de las Adquisiciones
del Proyecto (formulario Fxx-xx.xx.xxx.xxxx).
7.15.2 Evitar que colisionen las horas de actividades del Administrador de
Contratos asignadas al Proyecto con otras horas de actividades previamente
asignadas a otros proyectos o trabajos.
7.16 El Coordinador de Contratación Administrativa solicita al Administrador de
Contratos, corregir el Plan de Gestión de las Adquisiciones del Proyecto, indicado
las razones de la corrección.
7.17 El Administrador de Contratos corrige el Plan de Gestión de las Adquisiciones
del Proyecto.
7.18 El Coordinador de Contratación Administrativa autoriza y entrega copia del
Plan de Gestión de las Adquisiciones del Proyecto al Equipo de Proyecto.
7.19 El Equipo de Proyecto registra el Plan de Gestión de las Adquisiciones del
Proyecto dentro del Plan de Gestión del Proyecto (formulario Fx-xx.xx.xxx.xxxx).
7.20 El Coordinador de Contratación Administrativa prepara el Plan General de las
Adquisiciones de la UENTE (formulario Fx-xx.xx.xxx.xxxx) con base en el Plan de
Gestión de las Adquisiciones del Proyecto. En caso que exista uno, lo actualizará.
FIN DE PROCEDIMIENTO.
8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
PMI (Project Management Institute): Guía de los Fundamentos de la Dirección
de Proyectos. Tercera edición. Newton Square, Pennsylvania, E.U.A., 2004.

382. 354
1Diagrama de flujo para preparar el Plan de Gestión de las Adquisiciones
del Proyecto y el Plan General de las Compras y Adquisiciones de la
UENTE
Coordinador de Contratación
Administrativa
Administrador de Contratos Equipo de ProyectoDirector (es) de Proceso de
la UENTE
Inicio
Entrega Enunciado
del Alcance del
Proyecto Preliminar
al CCA.
Asigna un
Administrador de
Contrato al Equipo
de Proyecto.
Define las restricciones y asunciones del proyecto.
7.1 7.2 7.3
Prepara el EDT del Proyecto
Prepara el Diccionario del EDT del Proyecto
7.4
7.5
Prepara la Estimación de Recursos de las Actividades del
Proyecto.
7.6
Prepara el Cronograma del Proyecto
7.7
7.8
Determinar fechas
planificadas en
cada contrato para
coordinar el
desarrollo del
cronograma del
proyecto.
Solicita a los
potenciales
proveedores
cotizaciones.
Identifica
potenciales
proveedores.
7.9
7.10
A
1Diagrama de flujo para preparar el Plan de Gestión de las Adquisiciones
del Proyecto y el Plan General de las Compras y Adquisiciones de la
UENTE
Coordinador de Contratación
Administrativa
Administrador de Contratos Equipo de ProyectoDirector (es) de Proceso de
la UENTE
1Diagrama de flujo para preparar el Plan de Gestión de las Adquisiciones
del Proyecto y el Plan General de las Compras y Adquisiciones de la
UENTE
Coordinador de Contratación
Administrativa
Administrador de Contratos Equipo de ProyectoDirector (es) de Proceso de
la UENTE
InicioInicio
Entrega Enunciado
del Alcance del
Proyecto Preliminar
al CCA.
Entrega Enunciado
del Alcance del
Proyecto Preliminar
al CCA.
Asigna un
Administrador de
Contrato al Equipo
de Proyecto.
Asigna un
Administrador de
Contrato al Equipo
de Proyecto.
Define las restricciones y asunciones del proyecto.Define las restricciones y asunciones del proyecto.
7.1 7.2 7.3
Prepara el EDT del ProyectoPrepara el EDT del Proyecto
Prepara el Diccionario del EDT del ProyectoPrepara el Diccionario del EDT del Proyecto
7.4
7.5
Prepara la Estimación de Recursos de las Actividades del
Proyecto.
Prepara la Estimación de Recursos de las Actividades del
Proyecto.
7.6
Prepara el Cronograma del ProyectoPrepara el Cronograma del Proyecto
7.7
7.8
Determinar fechas
planificadas en
cada contrato para
coordinar el
desarrollo del
cronograma del
proyecto.
Determinar fechas
planificadas en
cada contrato para
coordinar el
desarrollo del
cronograma del
proyecto.
Solicita a los
potenciales
proveedores
cotizaciones.
Identifica
potenciales
proveedores.
Identifica
potenciales
proveedores.
7.9
7.10
AA

383. 355
2Diagrama de flujo para preparar el Plan de Gestión de las Adquisiciones
del Proyecto y el Plan General de las Compras y Adquisiciones de la
UENTE
Coordinador de Contratación
Administrativa
Administrador de Contratos Equipo de ProyectoDirector (es) de Proceso de
la UENTE
Prepara
Estimaciones
Independientes
A
Identifica garantías
de cumplimiento o
contratos de
seguros para
mitigar algunas
formas de riesgo.
Entrega al CCA
Plan de Gestión de
las Adquisiciones
del Proyecto
Revisa si hay
errores en el Plan
de Gestión de las
Adquisiciones del
Proyecto
Hay errores
en el plan?
SI
NO
Solicita al AC
corregir el Plan de
Gestión de las
Adquisiciones del
Proyecto
Corrige el Plan de
Gestión de las
Adquisiciones del
Proyecto
Preparar o
actualiza el Plan
General de las
Adquisiciones de la
UENTE
7.11
7.12
7.13
7.15
7.16
7.18
7.17
Plan General de las
Compras y
Adquisiciones de la
UENTE.
Fin
Prepara Plan de
Gestión de las
Adquisiciones del
Proyecto
Plan de Gestión de
las Adquisiciones
del Proyecto
7.14
Registra Plan de
Gestión de las
Adquisiciones del
Proyecto.
Autoriza y Entrega
el Plan de Gestión
de las
Adquisiciones del
Proyecto.
7.19
7.20
A
B
A
B
2Diagrama de flujo para preparar el Plan de Gestión de las Adquisiciones
del Proyecto y el Plan General de las Compras y Adquisiciones de la
UENTE
Coordinador de Contratación
Administrativa
Administrador de Contratos Equipo de ProyectoDirector (es) de Proceso de
la UENTE
2Diagrama de flujo para preparar el Plan de Gestión de las Adquisiciones
del Proyecto y el Plan General de las Compras y Adquisiciones de la
UENTE
Coordinador de Contratación
Administrativa
Administrador de Contratos Equipo de ProyectoDirector (es) de Proceso de
la UENTE
Prepara
Estimaciones
Independientes
Prepara
Estimaciones
Independientes
AA
Identifica garantías
de cumplimiento o
contratos de
seguros para
mitigar algunas
formas de riesgo.
Identifica garantías
de cumplimiento o
contratos de
seguros para
mitigar algunas
formas de riesgo.
Entrega al CCA
Plan de Gestión de
las Adquisiciones
del Proyecto
Entrega al CCA
Plan de Gestión de
las Adquisiciones
del Proyecto
Revisa si hay
errores en el Plan
de Gestión de las
Adquisiciones del
Proyecto
Hay errores
en el plan?
SI
NO
Hay errores
en el plan?
SI
NO
Solicita al AC
corregir el Plan de
Gestión de las
Adquisiciones del
Proyecto
Solicita al AC
corregir el Plan de
Gestión de las
Adquisiciones del
Proyecto
Corrige el Plan de
Gestión de las
Adquisiciones del
Proyecto
Corrige el Plan de
Gestión de las
Adquisiciones del
Proyecto
Preparar o
actualiza el Plan
General de las
Adquisiciones de la
UENTE
Preparar o
actualiza el Plan
General de las
Adquisiciones de la
UENTE
7.11
7.12
7.13
7.15
7.16
7.18
7.17
Plan General de las
Compras y
Adquisiciones de la
UENTE.
Plan General de las
Compras y
Adquisiciones de la
UENTE.
FinFin
Prepara Plan de
Gestión de las
Adquisiciones del
Proyecto
Prepara Plan de
Gestión de las
Adquisiciones del
Proyecto
Plan de Gestión de
las Adquisiciones
del Proyecto
Plan de Gestión de
las Adquisiciones
del Proyecto
7.14
Registra Plan de
Gestión de las
Adquisiciones del
Proyecto.
Registra Plan de
Gestión de las
Adquisiciones del
Proyecto.
Autoriza y Entrega
el Plan de Gestión
de las
Adquisiciones del
Proyecto.
Autoriza y Entrega
el Plan de Gestión
de las
Adquisiciones del
Proyecto.
7.19
7.20
AA
BB
AA
BB

384. 356

385. 357
INSTITUTO COSTARRICENSE DE
ELECTRICIDAD
Código:
Versión:
Procedimiento para preparar el Enunciado del
Trabajo del Contrato (SOW) del Proyecto.
Página:
1/7
Solicitud de
Cambio No: __
Elaborado por: Aprobado por: Rige a partir de:
TABLA DE CONTENIDO
1. PROPÓSITO...................................................................................................2
2. ALCANCE.......................................................................................................2
3. DOCUMENTOS APLICABLES .......................................................................2
4. POLITICAS .....................................................................................................2
5. RESPONSABILIDADES .................................................................................3
6. DEFINICIONES, TÉRMINOS, SÍMBOLOS Y ABREVIATURAS.....................3
7. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO ....................................................................5
8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA ................................................................7
INSTITUTO COSTARRICENSE DE
ELECTRICIDAD
Código:
Versión:
Procedimiento para preparar el Enunciado del
Trabajo del Contrato (SOW) del Proyecto.
Página:
1/7
Solicitud de
Cambio No: __
Elaborado por: Aprobado por: Rige a partir de:
TABLA DE CONTENIDO
1. PROPÓSITO...................................................................................................2
2. ALCANCE.......................................................................................................2
3. DOCUMENTOS APLICABLES .......................................................................2
4. POLITICAS .....................................................................................................2
5. RESPONSABILIDADES .................................................................................3
6. DEFINICIONES, TÉRMINOS, SÍMBOLOS Y ABREVIATURAS.....................3
7. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO ....................................................................5
8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA ................................................................7

386. 358
Versión:
Procedimiento para preparar el
Enunciado del Trabajo del Contrato
(SOW) del Proyecto. Página:
2/7
Código:
1. PROPÓSITO
Suministrar una guía para la preparación del Enunciado del Trabajo del
Contrato (SOW) del Proyecto.
2. ALCANCE
Aplica a todos los centros funcionales de la UEN Transporte de Electricidad,
cuando requieran de la adquisición de:
2.1 Materiales, bienes o servicios para las nuevas obras y/o ampliaciones de la
RNTE.
2.2 Materiales, bienes o servicios de mayor cuantía para el mantenimiento y/o
la operación de la RNTE (Aquellos por montos mayores al permitido en las
Contrataciones Directas).
3. DOCUMENTOS APLICABLES
Código Nombre del Documento
Fxx-xx.xx.xxx.xxxx Enunciado del Alcance del Proyecto
Fxx-xx.xx.xxx.xxxx Enunciado del Alcance del Proyecto Preliminar
Fxx-xx.xx.xxx.xxxx Enunciado del Trabajo del Contrato.
Fxx-xx.xx.xxx.xxxx Plan de Gestión de las Adquisiciones del Proyecto.
4. POLITICAS
4.1 El Director de la UEN resolverá cualquier diferencia entre el Administrador
de Contratos y el Equipo Técnico, referente a las especificaciones técnicas.
Versión:
Procedimiento para preparar el
Enunciado del Trabajo del Contrato
(SOW) del Proyecto. Página:
2/7
Código:
1. PROPÓSITO
Suministrar una guía para la preparación del Enunciado del Trabajo del
Contrato (SOW) del Proyecto.
2. ALCANCE
Aplica a todos los centros funcionales de la UEN Transporte de Electricidad,
cuando requieran de la adquisición de:
2.1 Materiales, bienes o servicios para las nuevas obras y/o ampliaciones de la
RNTE.
2.2 Materiales, bienes o servicios de mayor cuantía para el mantenimiento y/o
la operación de la RNTE (Aquellos por montos mayores al permitido en las
Contrataciones Directas).
3. DOCUMENTOS APLICABLES
Código Nombre del Documento
Fxx-xx.xx.xxx.xxxx Enunciado del Alcance del Proyecto
Fxx-xx.xx.xxx.xxxx Enunciado del Alcance del Proyecto Preliminar
Fxx-xx.xx.xxx.xxxx Enunciado del Trabajo del Contrato.
Fxx-xx.xx.xxx.xxxx Plan de Gestión de las Adquisiciones del Proyecto.
4. POLITICAS
4.1 El Director de la UEN resolverá cualquier diferencia entre el Administrador
de Contratos y el Equipo Técnico, referente a las especificaciones técnicas.

387. 359
Versión:
Procedimiento para preparar el
Enunciado del Trabajo del Contrato
(SOW) del Proyecto. Página:
3/7
Código:
5. RESPONSABILIDADES
5.1 Director de Proceso de la UENTE
5.1.1 Presentar claramente dentro del Enunciado del Alcance del Proyecto, los
nombres que conforman el equipo de proyecto inicial y su líder de proyecto.
5.2 Coordinador de Contratación Administrativa
5.2.1 Negociar con el líder de proyecto la disponibilidad de un Administrador de
Contrato antes de su asignación como miembro del equipo de proyecto (previo
a la preparación del Enunciado del Trabajo del Contrato del Proyecto).
5.3 Administrador de Contratos
5.3.1 Coordinar la preparación del Enunciado del Trabajo del Contrato del
Proyecto.
5.3.2 Señalar toda falta a los principios de contratación administrativa que
cometa las especificaciones técnicas.
5.3.3 Revisar y escoger el tipo de contrato adecuado para mitigar aspectos de
riesgo del proyecto.
6. DEFINICIONES, TÉRMINOS, SÍMBOLOS Y ABREVIATURAS.
administrador de contratos: Funcionario encargado de administrar los
contratos de suministro de bienes y servicios que suscriba el ICE con
particulares o terceros, con el propósito de asegurar el fiel cumplimento del
objeto de la contratación, tanto cualitativa como cuantitativamente.
alcance del proyecto: El trabajo que debe realizarse para entregar un
producto, servicios o resultado.
Versión:
Procedimiento para preparar el
Enunciado del Trabajo del Contrato
(SOW) del Proyecto. Página:
3/7
Código:
5. RESPONSABILIDADES
5.1 Director de Proceso de la UENTE
5.1.1 Presentar claramente dentro del Enunciado del Alcance del Proyecto, los
nombres que conforman el equipo de proyecto inicial y su líder de proyecto.
5.2 Coordinador de Contratación Administrativa
5.2.1 Negociar con el líder de proyecto la disponibilidad de un Administrador de
Contrato antes de su asignación como miembro del equipo de proyecto (previo
a la preparación del Enunciado del Trabajo del Contrato del Proyecto).
5.3 Administrador de Contratos
5.3.1 Coordinar la preparación del Enunciado del Trabajo del Contrato del
Proyecto.
5.3.2 Señalar toda falta a los principios de contratación administrativa que
cometa las especificaciones técnicas.
5.3.3 Revisar y escoger el tipo de contrato adecuado para mitigar aspectos de
riesgo del proyecto.
6. DEFINICIONES, TÉRMINOS, SÍMBOLOS Y ABREVIATURAS.
administrador de contratos: Funcionario encargado de administrar los
contratos de suministro de bienes y servicios que suscriba el ICE con
particulares o terceros, con el propósito de asegurar el fiel cumplimento del
objeto de la contratación, tanto cualitativa como cuantitativamente.
alcance del proyecto: El trabajo que debe realizarse para entregar un
producto, servicios o resultado.

388. 360
Versión:
Procedimiento para preparar el
Enunciado del Trabajo del Contrato
(SOW) del Proyecto. Página:
4/7
Código:
coordinador de contratación administrativa: Funcionario responsable de
coordinar todos los procesos de contratación administrativa de su área, con
apego a la normativa vigente y los mejores intereses institucionales, en
concordancia con los procedimientos establecidos, siendo el interlocutor entre
la Proveeduría y las correspondientes dependencias.
director de proceso: Funcionario responsable de la áreas de proceso de la
UEN Transporte de Electricidad.
director de UEN: Director de la Unidad Estratégica de Negocio, en este caso
corresponde al Director de la UEN Transporte de Electricidad.
enunciado del trabajo del contrato: Descripción del artículo(s) a adquirir con
suficiente detalle como para permitir que los potenciales vendedores
determinen si podrá suministrar el artículo. Puede incluir especificaciones,
cantidad deseada, niveles de calidad, datos de rendimiento, período de
rendimiento, lugar de trabajo u otros requisitos.
equipo de proyecto: equipo multidisciplinario asignado a un proyecto y
coordinado por un líder de proyecto.
equipo técnico: equipo multidisciplinario asignado a un proyecto, y
responsable de los aspectos técnicos del mismo, y coordinado por un líder
técnico.
estructura detallada de trabajo (EDT): Descomposición jerárquica con
orientación hacia el producto entregable relativa al trabajo que será ejecutado
por el equipo del proyecto para lograr los objetivos del proyecto y crear los
productos entregables requeridos.
proceso de contratación administrativa: proceso de la administración
pública para la contratación de materiales, bienes o servicios.
red nacional de transporte de electricidad (RNTE): infraestructura eléctrica
destinada para el transporte de electricidad de los centros de producción como
las plantas hidroeléctricas o térmicas y los centros de consumo.
Versión:
Procedimiento para preparar el
Enunciado del Trabajo del Contrato
(SOW) del Proyecto. Página:
4/7
Código:
coordinador de contratación administrativa: Funcionario responsable de
coordinar todos los procesos de contratación administrativa de su área, con
apego a la normativa vigente y los mejores intereses institucionales, en
concordancia con los procedimientos establecidos, siendo el interlocutor entre
la Proveeduría y las correspondientes dependencias.
director de proceso: Funcionario responsable de la áreas de proceso de la
UEN Transporte de Electricidad.
director de UEN: Director de la Unidad Estratégica de Negocio, en este caso
corresponde al Director de la UEN Transporte de Electricidad.
enunciado del trabajo del contrato: Descripción del artículo(s) a adquirir con
suficiente detalle como para permitir que los potenciales vendedores
determinen si podrá suministrar el artículo. Puede incluir especificaciones,
cantidad deseada, niveles de calidad, datos de rendimiento, período de
rendimiento, lugar de trabajo u otros requisitos.
equipo de proyecto: equipo multidisciplinario asignado a un proyecto y
coordinado por un líder de proyecto.
equipo técnico: equipo multidisciplinario asignado a un proyecto, y
responsable de los aspectos técnicos del mismo, y coordinado por un líder
técnico.
estructura detallada de trabajo (EDT): Descomposición jerárquica con
orientación hacia el producto entregable relativa al trabajo que será ejecutado
por el equipo del proyecto para lograr los objetivos del proyecto y crear los
productos entregables requeridos.
proceso de contratación administrativa: proceso de la administración
pública para la contratación de materiales, bienes o servicios.
red nacional de transporte de electricidad (RNTE): infraestructura eléctrica
destinada para el transporte de electricidad de los centros de producción como
las plantas hidroeléctricas o térmicas y los centros de consumo.

389. 361
Versión:
Procedimiento para preparar el
Enunciado del Trabajo del Contrato
(SOW) del Proyecto. Página:
5/7
Código:
7. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
7.1 El Director de Proceso de la UENTE, entrega el Enunciado del Alcance del
Proyecto Preliminar (formulario Fxx-xx.xx.xxx.xxxx) al Coordinador de Contratación
Administrativa.
7.2 El Coordinador de Contratación Administrativa asigna un Administrador de
Contratos al Equipo de Proyecto indicado en el Enunciado del Alcance del
Proyecto Preliminar.
7.3 El Equipo Técnico prepara la lista de materiales, bienes o servicios a comprar o
adquirir, necesarios para lograr el objetivo del proyecto.
7.4 El Equipo Técnico define las cantidades de los materiales o bienes a comprar,
de acuerdo a la lista de materiales.
7.5 El Equipo Técnico prepara las especificaciones técnicas de todos los
materiales o bienes a comprar, como también las especificaciones requeridas para
la adquisición de los servicios.
7.6 El Equipo Técnico entrega al Administrador de Contratos, las especificaciones
técnicas de los materiales, bienes y servicios requeridos para el proyecto.
7.7 El Administrador de Contratos revisa las especificaciones técnicas recibidas del
Equipo Técnico para determinar si las mismas incumplen alguno de los principios
de la Contratación Administrativa. Si existe algún incumplimiento, se pasará a la
actividad 7.12, en caso contrario se pasará a la actividad 7.8
7.8 El Administrador de Contrato aprueba las especificaciones técnicas, firmando
al final de las especificaciones, y devolverá las especificaciones al Equipo Técnico.
7.9 El Equipo Técnico prepara los datos de rendimiento de los artículos
(materiales, bienes o servicios) por adquirir. Corresponde a las especificaciones
técnicas o cláusulas del contrato que el vendedor debe de cumplir, al momento de
entregar los materiales, bienes o servicios. No corresponde a las especificaciones
técnicas o requerimientos que el vendedor debe cumplir en el momento de
presentar su oferta.
Versión:
Procedimiento para preparar el
Enunciado del Trabajo del Contrato
(SOW) del Proyecto. Página:
5/7
Código:
7. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
7.1 El Director de Proceso de la UENTE, entrega el Enunciado del Alcance del
Proyecto Preliminar (formulario Fxx-xx.xx.xxx.xxxx) al Coordinador de Contratación
Administrativa.
7.2 El Coordinador de Contratación Administrativa asigna un Administrador de
Contratos al Equipo de Proyecto indicado en el Enunciado del Alcance del
Proyecto Preliminar.
7.3 El Equipo Técnico prepara la lista de materiales, bienes o servicios a comprar o
adquirir, necesarios para lograr el objetivo del proyecto.
7.4 El Equipo Técnico define las cantidades de los materiales o bienes a comprar,
de acuerdo a la lista de materiales.
7.5 El Equipo Técnico prepara las especificaciones técnicas de todos los
materiales o bienes a comprar, como también las especificaciones requeridas para
la adquisición de los servicios.
7.6 El Equipo Técnico entrega al Administrador de Contratos, las especificaciones
técnicas de los materiales, bienes y servicios requeridos para el proyecto.
7.7 El Administrador de Contratos revisa las especificaciones técnicas recibidas del
Equipo Técnico para determinar si las mismas incumplen alguno de los principios
de la Contratación Administrativa. Si existe algún incumplimiento, se pasará a la
actividad 7.12, en caso contrario se pasará a la actividad 7.8
7.8 El Administrador de Contrato aprueba las especificaciones técnicas, firmando
al final de las especificaciones, y devolverá las especificaciones al Equipo Técnico.
7.9 El Equipo Técnico prepara los datos de rendimiento de los artículos
(materiales, bienes o servicios) por adquirir. Corresponde a las especificaciones
técnicas o cláusulas del contrato que el vendedor debe de cumplir, al momento de
entregar los materiales, bienes o servicios. No corresponde a las especificaciones
técnicas o requerimientos que el vendedor debe cumplir en el momento de
presentar su oferta.

390. 362
Versión:
Procedimiento para preparar el
Enunciado del Trabajo del Contrato
(SOW) del Proyecto. Página:
6/7
Código:
7.10 El Equipo Técnico prepara el Enunciado del Contrato del Proyecto (formulario
Fxx-xx.xx.xxx.xxxx). Debe estar basado en el Enunciado del Alcance del Proyecto
(formulario Fxx-xx.xx.xxx.xxxx), en el EDT del Proyecto (formulario Fxx-
xx.xx.xxx.xxxx) y el Diccionario del EDT del Proyecto (formulario Fxx-
xx.xx.xxx.xxxx).
7.11 El Equipo de Proyecto registra el Enunciado del Contrato del Proyecto
(formulario Fxx-xx.xx.xxx.xxxx) dentro del Plan de Gestión de las Adquisiciones del
Proyecto.
7.12 El Administrador de Contratos solicita al Equipo Técnico corregir las
especificaciones técnicas que incumplen con los principios de contratación
administrativa.
7.13 El Equipo de Proyecto revisa las correcciones indicadas por el Administrador
de Contratos. Si el Equipo de Proyecto acepta modificar las especificaciones
técnicas, se pasará a la actividad 7.14, en caso contrario se pasará a la actividad
7.15.
7.14 El Equipo Técnico corrige las especificaciones técnicas que incumple con los
principios de contratación administrativa.
7.15 El Equipo Técnico y el Administrador de Contratos presentan juntos al
Director de UEN, un resumen de los puntos de las especificaciones técnicas en
que están en desacuerdo. Tanto el Equipo Técnico como el Administrador de
Contratos deben aportar la suficiente información para que el Director de UEN
valore ambos puntos de vista.
7.16 El Director de UEN escoge uno de los criterios presentados por el Equipo
Técnico y el Administrador de Contratos. Si el Director de UEN escoge el criterio
del Administrador de Contrato, se pasará a la actividad 7.17, en caso contrario se
pasará a la actividad 7.18.
7.17 El Director de UEN solicita al Equipo Técnico, corregir las especificaciones
técnicas de acuerdo con el criterio del Administrador de Contratos.
Versión:
Procedimiento para preparar el
Enunciado del Trabajo del Contrato
(SOW) del Proyecto. Página:
6/7
Código:
7.10 El Equipo Técnico prepara el Enunciado del Contrato del Proyecto (formulario
Fxx-xx.xx.xxx.xxxx). Debe estar basado en el Enunciado del Alcance del Proyecto
(formulario Fxx-xx.xx.xxx.xxxx), en el EDT del Proyecto (formulario Fxx-
xx.xx.xxx.xxxx) y el Diccionario del EDT del Proyecto (formulario Fxx-
xx.xx.xxx.xxxx).
7.11 El Equipo de Proyecto registra el Enunciado del Contrato del Proyecto
(formulario Fxx-xx.xx.xxx.xxxx) dentro del Plan de Gestión de las Adquisiciones del
Proyecto.
7.12 El Administrador de Contratos solicita al Equipo Técnico corregir las
especificaciones técnicas que incumplen con los principios de contratación
administrativa.
7.13 El Equipo de Proyecto revisa las correcciones indicadas por el Administrador
de Contratos. Si el Equipo de Proyecto acepta modificar las especificaciones
técnicas, se pasará a la actividad 7.14, en caso contrario se pasará a la actividad
7.15.
7.14 El Equipo Técnico corrige las especificaciones técnicas que incumple con los
principios de contratación administrativa.
7.15 El Equipo Técnico y el Administrador de Contratos presentan juntos al
Director de UEN, un resumen de los puntos de las especificaciones técnicas en
que están en desacuerdo. Tanto el Equipo Técnico como el Administrador de
Contratos deben aportar la suficiente información para que el Director de UEN
valore ambos puntos de vista.
7.16 El Director de UEN escoge uno de los criterios presentados por el Equipo
Técnico y el Administrador de Contratos. Si el Director de UEN escoge el criterio
del Administrador de Contrato, se pasará a la actividad 7.17, en caso contrario se
pasará a la actividad 7.18.
7.17 El Director de UEN solicita al Equipo Técnico, corregir las especificaciones
técnicas de acuerdo con el criterio del Administrador de Contratos.

391. 363
Versión:
Procedimiento para preparar el
Enunciado del Trabajo del Contrato
(SOW) del Proyecto. Página:
7/7
Código:
7.18 El Director de UEN autoriza al Equipo Técnico a mantener las
especificaciones técnicas. Presentará una nota al Administrador de Contrato de
eximiéndolo de toda responsabilidad que se derive de las faltas a los principios de
contratación administrativa. FIN DE PROCEDIMIENTO.
8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
PMI (Project Management Institute): Guía de los Fundamentos de la Dirección
de Proyectos. Tercera edición. Newton Square, Pennsylvania, E.U.A., 2004.
Versión:
Procedimiento para preparar el
Enunciado del Trabajo del Contrato
(SOW) del Proyecto. Página:
7/7
Código:
7.18 El Director de UEN autoriza al Equipo Técnico a mantener las
especificaciones técnicas. Presentará una nota al Administrador de Contrato de
eximiéndolo de toda responsabilidad que se derive de las faltas a los principios de
contratación administrativa. FIN DE PROCEDIMIENTO.
8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
PMI (Project Management Institute): Guía de los Fundamentos de la Dirección
de Proyectos. Tercera edición. Newton Square, Pennsylvania, E.U.A., 2004.

392. 364
1Diagrama de flujo para preparar el Enunciado del Trabajo del Contrato
(SOW) del Proyecto.
Coordinador de Contratación
Administrativa
Administrador de
Contratos
Equipo TécnicoDirector (es) de
Proceso de la UENTE
Director de UEN
Inicio
Entrega Enunciado
del Alcance del
Proyecto Preliminar
al CCA.
7.1 7.2
Asigna un
Administrador de
Contrato al Equipo
de Proyecto.
Prepara lista de
materiales, bienes
o servicios a
comprar o adquirir.
7.3
Define las
cantidades a
comprar.
Prepara las
especificaciones
técnicas.
Entrega las espec.
técnicas al
Administrador de
Contratos.
Revisa si las espec.
técnicas incumple
algún principio de
Contratación Adm.
Incumple los
principios?
SI
NO
Solicita al Equipo
Técnico corregir las
especificaciones
técnicas.
Corrige las
especificaciones
técnicas
Aprueba las
especificaciones
técnicas y devuelve
las espec. tec. al
equipo técnico
Acepta las
correciones?
SI
NO
Revisa las
correcciones y
acepta modificar
las espec. técnicas.
7.4
7.5
7.6
7.7
Presentan al Director de UEN los puntos en descuerdo.
7.8
A
7.12
7.13
7.14
7.15
Escoge el criterio
del Administrador
de Contrato o del
Equipo Técnico.
7.16
Escoge
criterio del
A.C.?
SI
NO
Solicita al Equipo
Técnico, corregir
las especif.
técnicas de
acuerdo con el
criterio del A.C.
A
A
Autoriza al Equipo
Técnico mantener
las
especificaciones
técnicas.
A
7.17
7.18
1Diagrama de flujo para preparar el Enunciado del Trabajo del Contrato
(SOW) del Proyecto.
Coordinador de Contratación
Administrativa
Administrador de
Contratos
Equipo TécnicoDirector (es) de
Proceso de la UENTE
Director de UEN
1Diagrama de flujo para preparar el Enunciado del Trabajo del Contrato
(SOW) del Proyecto.
Coordinador de Contratación
Administrativa
Administrador de
Contratos
Equipo TécnicoDirector (es) de
Proceso de la UENTE
Director de UEN
InicioInicio
Entrega Enunciado
del Alcance del
Proyecto Preliminar
al CCA.
Entrega Enunciado
del Alcance del
Proyecto Preliminar
al CCA.
7.1 7.2
Asigna un
Administrador de
Contrato al Equipo
de Proyecto.
Asigna un
Administrador de
Contrato al Equipo
de Proyecto.
Prepara lista de
materiales, bienes
o servicios a
comprar o adquirir.
Prepara lista de
materiales, bienes
o servicios a
comprar o adquirir.
7.3
Define las
cantidades a
comprar.
Define las
cantidades a
comprar.
Prepara las
especificaciones
técnicas.
Prepara las
especificaciones
técnicas.
Entrega las espec.
técnicas al
Administrador de
Contratos.
Entrega las espec.
técnicas al
Administrador de
Contratos.
Revisa si las espec.
técnicas incumple
algún principio de
Contratación Adm.
Revisa si las espec.
técnicas incumple
algún principio de
Contratación Adm.
Incumple los
principios?
SI
NO
Incumple los
principios?
SI
NO
Solicita al Equipo
Técnico corregir las
especificaciones
técnicas.
Solicita al Equipo
Técnico corregir las
especificaciones
técnicas.
Corrige las
especificaciones
técnicas
Corrige las
especificaciones
técnicas
Aprueba las
especificaciones
técnicas y devuelve
las espec. tec. al
equipo técnico
Acepta las
correciones?
SI
NO
Revisa las
correcciones y
acepta modificar
las espec. técnicas.
Revisa las
correcciones y
acepta modificar
las espec. técnicas.
7.4
7.5
7.6
7.7
Presentan al Director de UEN los puntos en descuerdo.Presentan al Director de UEN los puntos en descuerdo.
7.8
AA
7.12
7.13
7.14
7.15
Escoge el criterio
del Administrador
de Contrato o del
Equipo Técnico.
Escoge el criterio
del Administrador
de Contrato o del
Equipo Técnico.
7.16
Escoge
criterio del
A.C.?
SI
NO
Solicita al Equipo
Técnico, corregir
las especif.
técnicas de
acuerdo con el
criterio del A.C.
Solicita al Equipo
Técnico, corregir
las especif.
técnicas de
acuerdo con el
criterio del A.C.
AA
A
Autoriza al Equipo
Técnico mantener
las
especificaciones
técnicas.
Autoriza al Equipo
Técnico mantener
las
especificaciones
técnicas.
AA
7.17
7.18

393. 365
2Diagrama de flujo para preparar el Enunciado del Trabajo del Contrato
(SOW) del Proyecto.
Coordinador de Contratación
Administrativa
Administrador de
Contratos
Equipo TécnicoDirector (es) de
Proceso de la UENTE
Director de UEN
7.9
A
Prepara los datos
de rendimiento de
los artículos por
adquirir.
7.10
Prepara el
Enunciado del
Contrato del
Proyecto
Enunciado del
Contrato del
Proyecto.
Registra el
Enunciado del
Contrato del
Proyecto en el Plan
de Gestión de las
Adquisiciones del
Proyecto
Fin
7.11
2Diagrama de flujo para preparar el Enunciado del Trabajo del Contrato
(SOW) del Proyecto.
Coordinador de Contratación
Administrativa
Administrador de
Contratos
Equipo TécnicoDirector (es) de
Proceso de la UENTE
Director de UEN
2Diagrama de flujo para preparar el Enunciado del Trabajo del Contrato
(SOW) del Proyecto.
Coordinador de Contratación
Administrativa
Administrador de
Contratos
Equipo TécnicoDirector (es) de
Proceso de la UENTE
Director de UEN
7.9
AA
Prepara los datos
de rendimiento de
los artículos por
adquirir.
Prepara los datos
de rendimiento de
los artículos por
adquirir.
7.10
Prepara el
Enunciado del
Contrato del
Proyecto
Prepara el
Enunciado del
Contrato del
Proyecto
Enunciado del
Contrato del
Proyecto.
Enunciado del
Contrato del
Proyecto.
Registra el
Enunciado del
Contrato del
Proyecto en el Plan
de Gestión de las
Adquisiciones del
Proyecto
Registra el
Enunciado del
Contrato del
Proyecto en el Plan
de Gestión de las
Adquisiciones del
Proyecto
FinFin
7.11

394. 366

395. 367
INSTITUTO COSTARRICENSE DE
ELECTRICIDAD
Código:
xx.xx.xxx.xxxx
Versión:
Procedimiento para preparar el Plan Anual de
Compras de la UENTE.
Página:
1/6
Solicitud de
Cambio No: __
Elaborado por: Aprobado por: Rige a partir de:
TABLA DE CONTENIDO
1. PROPÓSITO...................................................................................................2
2. ALCANCE.......................................................................................................2
3. DOCUMENTOS APLICABLES .......................................................................2
4. POLITICAS .....................................................................................................2
5. RESPONSABILIDADES .................................................................................3
6. DEFINICIONES, TÉRMINOS, SÍMBOLOS Y ABREVIATURAS.....................3
7. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO ....................................................................4
8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA ................................................................6
INSTITUTO COSTARRICENSE DE
ELECTRICIDAD
Código:
xx.xx.xxx.xxxx
Versión:
Procedimiento para preparar el Plan Anual de
Compras de la UENTE.
Página:
1/6
Solicitud de
Cambio No: __
Elaborado por: Aprobado por: Rige a partir de:
TABLA DE CONTENIDO
1. PROPÓSITO...................................................................................................2
2. ALCANCE.......................................................................................................2
3. DOCUMENTOS APLICABLES .......................................................................2
4. POLITICAS .....................................................................................................2
5. RESPONSABILIDADES .................................................................................3
6. DEFINICIONES, TÉRMINOS, SÍMBOLOS Y ABREVIATURAS.....................3
7. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO ....................................................................4
8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA ................................................................6

396. 368
Versión:
Procedimiento para preparar el Plan
Anual de Compras de la UENTE.
Página:
2/6
Código:
1. PROPÓSITO
Suministrar una guía para la preparación del Plan Anual de Compras de la
UENTE.
2. ALCANCE
Aplica a de la UEN Transporte de Electricidad y todos sus centros funcionales,
cuando requieran de la adquisición de:
2.1 Materiales, bienes o servicios para las nuevas obras y/o ampliaciones de la
RNTE.
2.2 Materiales, bienes o servicios de mayor cuantía para el mantenimiento y/o
la operación de la RNTE (Aquellos por montos mayores al permitido en las
Contrataciones Directas).
3. DOCUMENTOS APLICABLES
Código Nombre del Documento
Fxx-xx.xx.xxx.xxxx Plan Anual de Compras de la UENTE.
Fxx-xx.xx.xxx.xxxx Plan de Gestión de las Adquisiciones.
Fxx-xx.xx.xxx.xxxx Plan General de las Compras y Adquisiciones de la UENTE.
4. POLITICAS
4.1 El Plan Anual de Compra de la UENTE, es un requisito administrativo para
iniciar trámite de cualquier compra por medio de un proceso ordinario.
Versión:
Procedimiento para preparar el Plan
Anual de Compras de la UENTE.
Página:
2/6
Código:
1. PROPÓSITO
Suministrar una guía para la preparación del Plan Anual de Compras de la
UENTE.
2. ALCANCE
Aplica a de la UEN Transporte de Electricidad y todos sus centros funcionales,
cuando requieran de la adquisición de:
2.1 Materiales, bienes o servicios para las nuevas obras y/o ampliaciones de la
RNTE.
2.2 Materiales, bienes o servicios de mayor cuantía para el mantenimiento y/o
la operación de la RNTE (Aquellos por montos mayores al permitido en las
Contrataciones Directas).
3. DOCUMENTOS APLICABLES
Código Nombre del Documento
Fxx-xx.xx.xxx.xxxx Plan Anual de Compras de la UENTE.
Fxx-xx.xx.xxx.xxxx Plan de Gestión de las Adquisiciones.
Fxx-xx.xx.xxx.xxxx Plan General de las Compras y Adquisiciones de la UENTE.
4. POLITICAS
4.1 El Plan Anual de Compra de la UENTE, es un requisito administrativo para
iniciar trámite de cualquier compra por medio de un proceso ordinario.

397. 369
Versión:
Procedimiento para preparar el Plan
Anual de Compras de la UENTE.
Página:
3/6
Código:
4.2 El Plan General de las Compras y Adquisiciones de la UENTE está por
encima del Plan Anual de Compras de la UENTE, de manera que este último
estará subordinado al Plan General de la Compras y Adquisiciones, siendo
necesario mantener siempre actualizado el Plan Anual de Compras de la
UENTE.
5. RESPONSABILIDADES
5.1 Coordinador de Contratación Administrativa
5.1.1 Coordinar con lo Directores de Proceso de la UENTE, para la elaboración
del Plan Anual de Compras de la UENTE.
6. DEFINICIONES, TÉRMINOS, SÍMBOLOS Y ABREVIATURAS.
coordinador de contratación administrativa: Funcionario responsable de
coordinar todos los procesos de contratación administrativa de su área, con
apego a la normativa vigente y los mejores intereses institucionales, en
concordancia con los procedimientos establecidos, siendo el interlocutor entre
la Proveeduría y las correspondientes dependencias.
director de proceso: Funcionario responsable de la áreas de proceso de la
UEN Transporte de Electricidad.
director de UEN: Director de la Unidad Estratégica de Negocio, en este caso
corresponde al Director de la UEN Transporte de Electricidad.
plan anual de compras: Es el plan mediante el cual la UENTE propone las
adquisiciones requeridas para el año siguiente a su publicación.
plan de gestión de las adquisiciones del proyecto: el documento que
describe cómo serán gestionado los procesos de adquisición desde la etapa de
adquisición de la documentación de adquisición hasta el cierre del contrato.
Versión:
Procedimiento para preparar el Plan
Anual de Compras de la UENTE.
Página:
3/6
Código:
4.2 El Plan General de las Compras y Adquisiciones de la UENTE está por
encima del Plan Anual de Compras de la UENTE, de manera que este último
estará subordinado al Plan General de la Compras y Adquisiciones, siendo
necesario mantener siempre actualizado el Plan Anual de Compras de la
UENTE.
5. RESPONSABILIDADES
5.1 Coordinador de Contratación Administrativa
5.1.1 Coordinar con lo Directores de Proceso de la UENTE, para la elaboración
del Plan Anual de Compras de la UENTE.
6. DEFINICIONES, TÉRMINOS, SÍMBOLOS Y ABREVIATURAS.
coordinador de contratación administrativa: Funcionario responsable de
coordinar todos los procesos de contratación administrativa de su área, con
apego a la normativa vigente y los mejores intereses institucionales, en
concordancia con los procedimientos establecidos, siendo el interlocutor entre
la Proveeduría y las correspondientes dependencias.
director de proceso: Funcionario responsable de la áreas de proceso de la
UEN Transporte de Electricidad.
director de UEN: Director de la Unidad Estratégica de Negocio, en este caso
corresponde al Director de la UEN Transporte de Electricidad.
plan anual de compras: Es el plan mediante el cual la UENTE propone las
adquisiciones requeridas para el año siguiente a su publicación.
plan de gestión de las adquisiciones del proyecto: el documento que
describe cómo serán gestionado los procesos de adquisición desde la etapa de
adquisición de la documentación de adquisición hasta el cierre del contrato.

398. 370
Versión:
Procedimiento para preparar el Plan
Anual de Compras de la UENTE.
Página:
4/6
Código:
plan general de las compras y adquisiciones de la uente: conjunto de
planes de gestión de las adquisiciones de los proyectos de la UENTE.
proceso de contratación administrativa: proceso de la administración
pública para la contratación de materiales, bienes o servicios.
red nacional de transporte de electricidad (RNTE): infraestructura eléctrica
destinada para el transporte de electricidad de los centros de producción como
las plantas hidroeléctricas o térmicas y los centros de consumo.
7. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
7.1 El Coordinador prepara lista preliminar de las contrataciones del próximo año.
Esta lista estará basada en el Plan General de las Compras y Adquisiciones de la
UENTE, y de la lista de proyectos que se encuentren en la etapa de preparación
de su Plan de Gestión de las Adquisiciones.
7.2 El Coordinador de Contratación Administrativa solicita a los Directores de
Proceso de la UENTE, el Plan Anual de Compras de sus procesos respectivos.
7.3 El Director de Proceso prepara el Plan Anual de Compras de su proceso
respectivo. Debe considerar los siguientes puntos:
7.3.1 Tipo de bien, servicio u obra por contratar.
7.3.2 Proyecto o programa dentro del cual se realizará la contratación.
7.3.3 Monto estimado de la contratación.
7.3.4 Período estimado del inicio de los procedimientos de contratación.
7.3.5 Fuente de financiamiento.
Versión:
Procedimiento para preparar el Plan
Anual de Compras de la UENTE.
Página:
4/6
Código:
plan general de las compras y adquisiciones de la uente: conjunto de
planes de gestión de las adquisiciones de los proyectos de la UENTE.
proceso de contratación administrativa: proceso de la administración
pública para la contratación de materiales, bienes o servicios.
red nacional de transporte de electricidad (RNTE): infraestructura eléctrica
destinada para el transporte de electricidad de los centros de producción como
las plantas hidroeléctricas o térmicas y los centros de consumo.
7. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
7.1 El Coordinador prepara lista preliminar de las contrataciones del próximo año.
Esta lista estará basada en el Plan General de las Compras y Adquisiciones de la
UENTE, y de la lista de proyectos que se encuentren en la etapa de preparación
de su Plan de Gestión de las Adquisiciones.
7.2 El Coordinador de Contratación Administrativa solicita a los Directores de
Proceso de la UENTE, el Plan Anual de Compras de sus procesos respectivos.
7.3 El Director de Proceso prepara el Plan Anual de Compras de su proceso
respectivo. Debe considerar los siguientes puntos:
7.3.1 Tipo de bien, servicio u obra por contratar.
7.3.2 Proyecto o programa dentro del cual se realizará la contratación.
7.3.3 Monto estimado de la contratación.
7.3.4 Período estimado del inicio de los procedimientos de contratación.
7.3.5 Fuente de financiamiento.

399. 371
Versión:
Procedimiento para preparar el Plan
Anual de Compras de la UENTE.
Página:
5/6
Código:
7.3.6 Tipo de Concurso.
7.4 Los Directores de Proceso de la UENTE entregan sus planes anuales de
compra al Coordinador de Contratación Administrativa.
7.5 El Coordinador de Contratación Administrativa revisa si la información de los
planes anuales de compra de los procesos, difiere con la lista preliminar. Debe
prestar atención el Coordinador de Contratación Administrativa si existen contratos
en la lista preliminar, que los Directores de Proceso no incluyeron en sus Planes
de Compra, para advertir que el Plan General de las Compras y Adquisiciones de
la UENTE, no se encuentra actualizado o que fueron omitidos en los planes
anuales de compra. Si existen diferencias en la información, se pasará a la
actividad 7.10, en caso contrario se pasará a la actividad 7.6.
7.6 El Coordinador de Contratación Administrativa firma y consolida todos los
planes anuales de compra de los procesos. Lo preparará en un documento
llamado: Plan Anual de Compras de la UENTE (formulario Fxx-xx.xx.xxx.xxxx).
7.7 El Coordinador de Contratación Administrativa entrega el Plan Anual de
Compras de la UENTE al Director de la UEN.
7.8 El Director de UEN firma el Plan Anual de Compras de la UENTE.
7.9 El Coordinador de Contratación Administrativa envía el Plan Anual de Compras
de la UENTE a la Subgerencia de Electricidad.
7.10 El Coordinador de Contratación Administrativa solicita al Director (es) de
Proceso, corregir los planes anuales de compra recibidos. Deberá indicar con
suficiente claridad, que puntos debe de corregir del plan anual de compra.
7.11 El Director (es) de Proceso corrige el plan anual de compra, de acuerdo con
lo indicado por el Coordinador de Contratación Administrativa. FIN DE
PROCEDIMIENTO.
Versión:
Procedimiento para preparar el Plan
Anual de Compras de la UENTE.
Página:
5/6
Código:
7.3.6 Tipo de Concurso.
7.4 Los Directores de Proceso de la UENTE entregan sus planes anuales de
compra al Coordinador de Contratación Administrativa.
7.5 El Coordinador de Contratación Administrativa revisa si la información de los
planes anuales de compra de los procesos, difiere con la lista preliminar. Debe
prestar atención el Coordinador de Contratación Administrativa si existen contratos
en la lista preliminar, que los Directores de Proceso no incluyeron en sus Planes
de Compra, para advertir que el Plan General de las Compras y Adquisiciones de
la UENTE, no se encuentra actualizado o que fueron omitidos en los planes
anuales de compra. Si existen diferencias en la información, se pasará a la
actividad 7.10, en caso contrario se pasará a la actividad 7.6.
7.6 El Coordinador de Contratación Administrativa firma y consolida todos los
planes anuales de compra de los procesos. Lo preparará en un documento
llamado: Plan Anual de Compras de la UENTE (formulario Fxx-xx.xx.xxx.xxxx).
7.7 El Coordinador de Contratación Administrativa entrega el Plan Anual de
Compras de la UENTE al Director de la UEN.
7.8 El Director de UEN firma el Plan Anual de Compras de la UENTE.
7.9 El Coordinador de Contratación Administrativa envía el Plan Anual de Compras
de la UENTE a la Subgerencia de Electricidad.
7.10 El Coordinador de Contratación Administrativa solicita al Director (es) de
Proceso, corregir los planes anuales de compra recibidos. Deberá indicar con
suficiente claridad, que puntos debe de corregir del plan anual de compra.
7.11 El Director (es) de Proceso corrige el plan anual de compra, de acuerdo con
lo indicado por el Coordinador de Contratación Administrativa. FIN DE
PROCEDIMIENTO.

400. 372
Versión:
Procedimiento para preparar el Plan
Anual de Compras de la UENTE.
Página:
6/6
Código:
8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
PMI (Project Management Institute): Guía de los Fundamentos de la Dirección
de Proyectos. Tercera edición. Newton Square, Pennsylvania, E.U.A., 2004.
Reglamento Interno de la Contratación Administrativa (RICA).
Versión:
Procedimiento para preparar el Plan
Anual de Compras de la UENTE.
Página:
6/6
Código:
8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
PMI (Project Management Institute): Guía de los Fundamentos de la Dirección
de Proyectos. Tercera edición. Newton Square, Pennsylvania, E.U.A., 2004.
Reglamento Interno de la Contratación Administrativa (RICA).

401. 373
1Diagrama de flujo para preparar el Plan Anual de Compras de la UENTE.
Coordinador de Contratación
Administrativa
Director (es) de Proceso de la UENTEDirector de la UEN
Inicio
Prepara lista preliminar de próximas
contrataciones.
7.1
7.2 7.3
7.47.5
7.7
7.6
7.9
7.8
Solicita a los Directores de
Procesos, el Plan Anual de Compras
de cada proceso
Prepara el Plan Anual de Compras
del proceso.
Entrega el Plan Anual de Compras
del proceso al CCA.
Revisa si la información difiere entre
los planes anuales recibidos y la
lista preliminar de próximas
contrataciones.
Hay
diferencias?
SI
NO
Solicita al Director (es) corregir su
Plan Anual de Compras
Corrige el Plan Anual de Compras
del proceso
Consolida los Planes Anuales de
Compras de todos los procesos y los
firma.
Entrega el Plan Anual de Compras
de la UENTE al Director de UEN.
Firma el Plan Anual de Compras de
la UEN
Envía el Plan Anual de Compras de
la UENTE a la Subgerencia de
Electricidad.
Plan Anual de
Compras de la
UENTE.
A
A
Fin
7.10
7.11
1Diagrama de flujo para preparar el Plan Anual de Compras de la UENTE.
Coordinador de Contratación
Administrativa
Director (es) de Proceso de la UENTEDirector de la UEN
1Diagrama de flujo para preparar el Plan Anual de Compras de la UENTE.
Coordinador de Contratación
Administrativa
Director (es) de Proceso de la UENTEDirector de la UEN
InicioInicio
Prepara lista preliminar de próximas
contrataciones.
Prepara lista preliminar de próximas
contrataciones.
7.1
7.2 7.3
7.47.5
7.7
7.6
7.9
7.8
Solicita a los Directores de
Procesos, el Plan Anual de Compras
de cada proceso
Solicita a los Directores de
Procesos, el Plan Anual de Compras
de cada proceso
Prepara el Plan Anual de Compras
del proceso.
Prepara el Plan Anual de Compras
del proceso.
Entrega el Plan Anual de Compras
del proceso al CCA.
Entrega el Plan Anual de Compras
del proceso al CCA.
Revisa si la información difiere entre
los planes anuales recibidos y la
lista preliminar de próximas
contrataciones.
Revisa si la información difiere entre
los planes anuales recibidos y la
lista preliminar de próximas
contrataciones.
Hay
diferencias?
SI
NO
Hay
diferencias?
SI
NO
Solicita al Director (es) corregir su
Plan Anual de Compras
Solicita al Director (es) corregir su
Plan Anual de Compras
Corrige el Plan Anual de Compras
del proceso
Corrige el Plan Anual de Compras
del proceso
Consolida los Planes Anuales de
Compras de todos los procesos y los
firma.
Consolida los Planes Anuales de
Compras de todos los procesos y los
firma.
Entrega el Plan Anual de Compras
de la UENTE al Director de UEN.
Entrega el Plan Anual de Compras
de la UENTE al Director de UEN.
Firma el Plan Anual de Compras de
la UEN
Firma el Plan Anual de Compras de
la UEN
Envía el Plan Anual de Compras de
la UENTE a la Subgerencia de
Electricidad.
Envía el Plan Anual de Compras de
la UENTE a la Subgerencia de
Electricidad.
Plan Anual de
Compras de la
UENTE.
Plan Anual de
Compras de la
UENTE.
AA
AA
FinFin
7.10
7.11

402. 374

403. 375
4.2.6 Planificación de la Contratación
a. Propuestas para reducir las brechas entre la Gestión Actual de las
Adquisiciones y el Proceso de Planificación de la Contratación de la Guía PMBOK.
De acuerdo a lo señalado en el punto 4.1.6 (Brechas entre la Gestión Actual de
Adquisiciones y el Proceso de Planificación de la Contratación de la Guía PMBOK)
y el análisis realizado en el punto 4.2.3 (Análisis del Reglamento Interno de la
Contratación Administrativa del ICE) del presente capítulo, se propone las
siguientes acciones de mejora:
• Sistematizar el proceso de Planificación de la Contratación por medio de
procedimientos orientados a la obtención de resultados.
• Crear formularios adecuados para apoyar los procedimientos de
Planificación de la Contratación.
• Convertir la Planificación de la Contratación en una práctica común, en
todos los centros funcionales de la UENTE.
• Llevar a cabo un programa de capacitación en la UENTE, con las personas
involucradas en la preparación de las entradas al Proceso de Planificación
de la Contratación.
• Presentar una propuesta a la Gerencia General y la Proveeduría, para
reducir la cantidad de documentos y simplificarlos, en aras de reducir los

404. 376
Baches de Tiempos y los Costos de Transacción asociados al Proceso de
Planificación de la Contratación.
• Presentar a la Gerencia General una propuesta para cambiar a la
Proveeduría como la única instancia encargada de estandarizar la
documentación relacionada con la contratación administrativa, y en su lugar
la Proveeduría junto con el grupo de Coordinadores de Contratación
Administrativa sean los responsables en estandarizar y/o aprobar los
cambios a los documentos normalizados relacionados con la contratación
administrativa.
• Eliminar el requisito de presentar un Estudio de Mercado a la Proveeduría
como parte de los documentos necesarios para iniciar el trámite interno de
publicación del cartel de licitación. En su lugar, la Auditoría Interna velará
que en cada uno de los proceso de licitación de la UENTE, existan las
Estimaciones Independientes.
• Eliminar el requisito de presentar la Certificación de Existencias de
Materiales en Almacenes como parte de los documentos necesarios para
iniciar el trámite interno de publicación del cartel de licitación. En su lugar, la
Certificación de Existencias estará dentro del Plan de Gestión de las
Adquisiciones del Proyecto como un activo de la organización, y la Auditoria
Interna periódicamente auditará todos los planes de Gestión de las
Adquisiciones de los Proyectos de la UENTE.

405. 377
• Eliminar la copia del la publicación del Plan Anual de Compras en la
Gaceta. En su lugar, el Coordinador de Contratación Administrativa deber
ser responsable que la contratación este contemplado dentro del Plan
Anual de Compras, publicado en el periódico La Gaceta.
• Cambiar el requisito de presentar el cronograma de compra de la licitación
por el cronograma del proyecto.

406. 378
b. Principios, Políticas, Normas y Procedimientos para la Planificación de la
Contratación.
Tomando las consideraciones de los puntos 4.1.6 (Brechas entre la Gestión Actual
de Adquisiciones y el Proceso de Planificación de la Contratación de la Guía
PMBOK) y 4.2.3 (Análisis del Reglamento Interno de la Contratación
Administrativa del ICE) del presente capítulo, se proponen principios, políticas,
normas y procedimientos para la Planificación de la Contratación. Estos
conformarán el Modelo de Gestión de Adquisiciones Propuesto.
Los principios fueron escogidos de los Principios Básicos de la Licitación Pública
(BCIE, 1999) y los Principios Constitucionales aplicables a la Contratación
Administrativa (Romero, 2003).

407. 379
PRINCÍPIOS
Todo proceso de Planificación de la Contratación deberá respetar los
siguientes principios:
Buena Fe: Claro convencimiento que las compras o adqusiciones son lícitas,
verdaderas y justas.
Competencia: Asegurar en los proceso de adquisición, la participación del
mayor número posible de oferentes calificados, para que exista una
verdadera y efectiva competencia de negocio, que asegure que los
participantes en dichos procesos, realizarán sus mayores esfuerzos para
ofrecer las mejores condiciones de contratación para el propietario.
Debido Proceso: Los procesos que se apliquen en todos los procesos de
adquisición deben ser correctos y estar de conformidad con la
correspondiente legislación y normativas aplicables.
Eficacia: Actuación encaminada al cumplimiento del fin público asignado a la
UEN.
Eficiencia: Planificación eficiente de las compras y adquisiciones, conforme
al interés público perseguido.
Formalismo de los procedimientos licitatorios: Cumplimiento de los
requisitos formales de la contratación administrativa, como recursos de
fiscalización del buen uso de los recursos públicos.
Interés Público: Actuación encaminada hacia el logro del bien común, bien
público o interés público.
Seguridad Jurídica: Toda futura obligación contractual, debe ser bien
definida, para que las partes sepan a que atenerse, garantizándose de este
modo la correcta aplicación del derecho.

408. 380
A continuación se presenta la propuesta de las políticas para la Planificación de la
Contratación, y la Norma como marco regulatorio, empleando el método de juicio
experto, de acuerdo a los criterios del área de Gestión Recursos Materiales y
Adquisiciones de la UENTE.
POLITICAS
1. La elaboración de la Documentación de la Adquisición es considerado de
actividad prioritaria, sobre las demás actividades ordinarias de todos los
funcionarios de la UEN.
2. Todas las personas involucradas en la preparación de la Documentación de
la Adquisición, prestarán su atención correcta y oportuna.
3. El Director de la UEN resolverá cualquier diferencia entre el Administrador
de Contratos y el Equipo Técnico, referente a la aprobación o rechazo de las
Solicitudes de Cambio del Enunciado del Trabajo del Contrato.

409. 381
NORMAS
TITULO I
DEFINICIONES
Administrador de Contrato (AC): Funcionario encargado de administrar los
contratos de suministro de bienes y servicios que suscriba el ICE con
particulares o terceros, con el propósito de asegurar el fiel cumplimento del
objeto de la contratación, tanto cualitativa como cuantitativamente.
Area Gestión Financiera UENTE: Centro funcional encargado de la gestión
financiera de la UEN Transporte de Electricidad.
Cartel de Licitación: Pliego de condiciones técnicas y legales que dan
respaldo jurídico a la administración pública y los oferentes, con el fin de recibir
de los oferentes propuestas técnicas y económicas para la adquisición de
materiales, bienes y servicios.
Coordinador de la Contratación Administrativa (CCA): Funcionario o
dependencia responsable de coordinar todos los procesos de contratación
administrativa de su área, con apego a la normativa vigente y los mejores
intereses institucionales, en concordancia con los procedimientos establecidos,
siendo el interlocutor entre la Proveeduría y las correspondientes
dependencias.
Director de UEN: Director de la Unidad Estratégica de Negocio, en este caso
corresponde al Director de la UEN Transporte de Electricidad.
División de Contratación Administrativa: Dependencia perteneciente a la
Dirección Jurídica Institucional, cuya función es brindar la asesoría jurídica y
los servicios que en materia de contratación administrativa requiera la
Institución.
Documentación de la Adquisición: Documentación utilizada para pedir
propuestas a los potenciales proveedores o vendedores y repalden los
procesos de Solicitud de Respuest a Vendedores y Selección de Vendedores.
Enunciado del Trabajo del Contrato: Descripción de artículo(s) a adquirir con
suficiente detalle como para permitir que los potenciales vendedores
determinen su oidrpa suministrar el artículo. Puede incluir especificaciones,
cantidad deseada, niveles de calidad, datos de rendimiento, período de
rendimiento, lugar de trabajo u otros requisitos.
Equipo de Proyecto: Equipo multidiciplinario asignado a un proyecto y
coordinado por un líder de proyecto.
Equipo Técnico: Equipo multidiciplinario asignado a un proyecto responsable
de los aspectos técnicos del mismo y coordinado por un líder técnico.
Solicitud de Cambios: Documento donde se presenta los cambios para
ampliar o reducir el alcance del proyecto, modificar políticas, planes de gestión
del proyecto, procedimientos, costos o presupuestos, el cual requiere de su
debida autorización.

410. 382
TITULO II
ROLES Y RESPONSABILIDADES
Capítulo I: Responsabilidades
Sección 1: Administrador de Contratos
1. Los Administradores de Contratos, tienen las siguientes responsabilidades:
a. Coordinar la preparación de la Documentación de la Adquisición del
Proyecto.
b. Informar a los involucrados en la preparación de la Documentación de
la Adquisición, si se presentan situaciones de atraso con las actividades
relacionadas a preparación de la Documentación de la Adquisición.
c. Garantizar que se cumplan los principios para la Planificación de la
Contratación.
d. Verificar que los cambios a tomar en el Enunciado del Trabajo del
Contrato, no expongan al proyecto a nuevas condiciones de riesgo sin
valorar.
d. Tramitar los permisos respectivos para modificar el Plan Anual de
Compras de la UEN, para aquellas licitaciones que no fueron incluidas
dentro del Programa Anual de Compras del ICE, publicado en el diario
oficial La Gaceta.
Sección 2: Equipo de Proyecto
2. El Equipo de Proyecto, tiene la siguientes resposabilidades:
a. Preparar la presupuesto de compras del proyecto.
b. Definir las estructuras presupuestarias del proyecto.
Sección 3: Equipo de Proyecto
3. El Equipo Técnico, tiene la siguiente responsabilidad:
a. Justificar y validar los cambios al Enunciado del Trabajo del Contrato
del Proyecto
Capítulo II: Roles
Sección 1: División de Contratación Administrativa - DJI
4. La División de Contratación Administrativa tiene las siguientes
obligaciones:
a. Revisar los carteles de licitación a solicitud de las dependencias del
ICE.
b. Brindar la asesoría jurídica y los servicios en materia de contratación
administrativa.

411. 383
TITULO III
Documentación de la Adquisición del Proyecto
5. La Documentación de la Adquisición del Proyecto, será archivada en el
expediente de licitación y custodiada por el Administrador de Contratos en la
Oficina de Gestión Recursos Materiales y Adquisiciones de la UENTE.
6. El expediente estará a disposición de la Auditoría Interna, cuando este la
solicite.
7. Todos los centros funcionales de la UENTE y el Equipo de Proyecto,
garantizarán los recursos necesarios para brindar oportunidad a la información
requerida, con el fin de preparar la Documentación de la Adquisición del
Proyecto.
8. El Director de UEN, definirá las acciones a tomar, en caso que la
Subgerencia rechace una modificación al Plan de Compras de la UENTE.
9. La preparación de la Documentación de la Adquisición del Proyecto, no
deberá extenderse más de 10 días hábiles.
TITULO IV
Actualización al Enunciado del Trabajo del Contrato
10. La Actualización al Enunciado del Trabajo se presentará por medio de una
Solicitud de Cambios, de acuerdo al formato establecido.
11. Todas las Solicitudes de Cambio y las Actualizaciones al Enunciado del
Alcance del Proyecto se archivarán dentro del Plan de Gestión de las
Adquisiciones del Proyecto.
12. Cambios en el Enunciado del Trabajo del Contrato que afecten al Plan de
Gestión de las Adquisiciones del Proyecto, deberá
13. Todos los centros funcionales de la UENTE y el Equipo de Proyecto,
garantizarán los recursos necesarios para brindar oportunidad para actualizar
el Enunciado del Trabajo del Contrato.
14. La Actualización de Enunciado del Trabajo del Contrato no deberá tomar
más de 3 días hábiles. Se condecerá 5 días habiles adicionales en caso que el
Equipo Técnico y el Administrador de Contratos requieran de tiempo para
validar los criterios a presentar al Director de UEN.

412. 384
Seguidamente se presentan los siguientes procedimientos internos de la UENTE,
basado en la Guía PMBOK (PMI, 2004) para la Planificación de la Contratación:
• Procedimiento para preparar la Documentación de la Adquisición del
Proyecto.
• Procedimiento para actualizar el Enunciado del Trabajo del Contrato del
Proyecto.

413. 385
INSTITUTO COSTARRICENSE DE
ELECTRICIDAD
Código:
Versión:
Procedimiento para preparar la Documentación
de la Adquisición del Proyecto.
Página:
1/6
Solicitud de
Cambio No: __
Elaborado por: Aprobado por: Rige a partir de:
TABLA DE CONTENIDO
1. PROPÓSITO...................................................................................................2
2. ALCANCE.......................................................................................................2
3. DOCUMENTOS APLICABLES .......................................................................2
4. POLITICAS .....................................................................................................3
5. RESPONSABILIDADES .................................................................................3
6. DEFINICIONES, TÉRMINOS, SÍMBOLOS Y ABREVIATURAS.....................4
7. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO ....................................................................5
8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA ................................................................6

414. 386
Versión:
Procedimiento para preparar la
Documentación de la Adquisición del
Proyecto. Página:
2/6
Código:
1. PROPÓSITO
Suministrar una guía para la preparación de la Documentación de la
Adquisición del Proyecto, utilizados para pedir propuestas a los potenciales
proveedores o vendedores, y respalden los procesos de Solicitud de
Respuestas a Vendedores y Selección de Vendedores.
2. ALCANCE
Aplica a todos los centros funcionales de la UEN Transporte de Electricidad,
cuando requieran de la adquisición de:
2.1 Materiales, bienes o servicios para las nuevas obras y/o ampliaciones de la
RNTE.
2.2 Materiales, bienes o servicios de mayor cuantía para el mantenimiento y/o
la operación de la RNTE (Aquellos por montos mayores al permitido en las
Contrataciones Directas).
3. DOCUMENTOS APLICABLES
Código Nombre del Documento
Fxx-xx.xx.xxx.xxxx Documentación de la Adquisición del Proyecto.

415. 387
Versión:
Procedimiento para preparar la
Documentación de la Adquisición del
Proyecto. Página:
3/6
Código:
4. POLITICAS
4.1 La elaboración de la Documentación de la Adquisición es considerado de
actividad prioritaria, sobre las demás actividades ordinarias de todos los
funcionarios de la UEN.
4.2 Todas las personas involucradas en la preparación de la Documentación de
la Adquisición, prestarán su atención correcta y oportuna.
5. RESPONSABILIDADES
5.1 Administrador de Contratos
5.1.1 Coordinar la preparación de la Documentación de la Adquisición del
Proyecto.
5.1.2 Informar a los involucrados en este procedimiento, cuando se presenta
una situación de atraso prolongado con la ejecución de alguna de las tareas
aquí indicadas.
5.1.3 Garantizar que se cumplan los principios para la Planificación de la
Contratación.

416. 388
Versión:
Procedimiento para preparar la
Documentación de la Adquisición del
Proyecto. Página:
4/6
Código:
6. DEFINICIONES, TÉRMINOS, SÍMBOLOS Y ABREVIATURAS.
administrador de contratos: Funcionario encargado de administrar los contratos de
suministro de bienes y servicios que suscriba el ICE con particulares o terceros, con el
propósito de asegurar el fiel cumplimento del objeto de la contratación, tanto cualitativa como
cuantitativamente.
área gestión financiera uente: Centro funcional encargado de la gestión financiera de la UEN
Transporte Electricidad.
cartel de licitación: Pliego de condiciones técnicas y legales que dan respaldo jurídico a la
administración pública y los oferentes, con el fin de recibir de los oferentes propuestas técnicas
y económicas para la adquisición de materiales, bienes y servicios.
director de UEN: Director de la Unidad Estratégica de Negocio, en este caso corresponde al
Director de la UEN Transporte de Electricidad.
enunciado del trabajo del contrato: Descripción del artículo(s) a adquirir con suficiente detalle
como para permitir que los potenciales vendedores determinen si podrá suministrar el artículo.
Puede incluir especificaciones, cantidad deseada, niveles de calidad, datos de rendimiento,
período de rendimiento, lugar de trabajo u otros requisitos.
equipo de proyecto: equipo multidisciplinario asignado a un proyecto y coordinado por un líder
de proyecto.
equipo técnico: equipo multidisciplinario asignado a un proyecto, responsable de los aspectos
técnicos del mismo, y coordinado por un líder técnico.
proceso de contratación administrativa: proceso de la administración pública para la
contratación de materiales, bienes o servicios.
red nacional de transporte de electricidad (RNTE): infraestructura eléctrica destinada para el
transporte de electricidad de los centros de producción como las plantas hidroeléctricas o
térmicas y los centros de consumo.

417. 389
Versión:
Procedimiento para preparar la
Documentación de la Adquisición del
Proyecto. Página:
5/6
Código:
7. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
7.1 El Equipo Técnico entrega al Administrador de Contratos, el Enunciado del Trabajo del
Contrato.
7.2 El Administrador de Contratos revisa si la adquisición fue listada dentro del Plan Anual de
Compras y publicado en el Programa Anual de Compras del ICE en el diario oficial La Gaceta.
Si la adquisición fue publicada en La Gaceta, se parará a la actividad 7.3, en caso contrario se
pasará a la actividad 7.11.
7.3 El Administrador de Contratos solicita al Equipo de Proyecto, el monto del presupuesto para
la adquisición y la(s) estructura(s) presupuestaria(s).
7.4 El Equipo de Proyecto entregará al Administrador de Contratos el monto del presupuesto
para la adquisición y la(s) estructura(s) presupuestaria(s).
7.5 El Administrador de Contratos solicita al Área Gestión Financiera de la UENTE, un número
de compromiso. Para tal efecto, el Administrador de Contratos indicará el monto total
presupuestado de la adquisición y la(s) estructuras(s) presupuestaria(s) brindadas por el
Equipo de Proyecto.
7.6 El Área Gestión Financiera de la UENTE entrega al Administrador de Contratos, un número
de compromiso para la adquisición.
7.7 El Administrador de Contratos prepara el Cartel de Licitación basado en el Enunciado de
Trabajo del Contrato, de acuerdo al formato oficial establecido.
7.8 El Administrador de Contratos solicita al Equipo de Proyecto una copia del cronograma del
proyecto.
7.9 El Equipo de Proyecto entrega al Administrador de Contratos copia del Cronograma del
Proyecto. Este cronograma deberá contener los últimos cambios o actualizaciones.
7.10 El Administrador de Contratos archiva el Cartel de Licitación, la copia del Cronograma del
Proyecto y copia de las Estimaciones Independientes del Plan de Gestión de las Adquisiciones
del Proyecto en el expediente de Documentación de las Adquisiciones del Proyecto.
7.11 El Administrador de Contratos prepara Solicitud de Modificación al Plan Anual de Compras
de la UENTE.

418. 390
Versión:
Procedimiento para preparar la
Documentación de la Adquisición del
Proyecto. Página:
6/6
Código:
7.12 El Director de UEN firma la Solicitud de Modificación al Plan Anual de Compras de la
UENTE.
7.13 El Administrador de Contratos envía la Solicitud de Modificación al Plan Anual de
Compras de la UENTE a la Subgerencia para la aprobación.
7.14 El Administrador de Contratos recibe la respuesta de la Subgerencia a la Solicitud de
Modificación al Plan Anual de Compras de la UENTE y revisa si el subgerente aprobó la
modificación. Si el subgerente aprobó la modificación, se pasará a la actividad 7.15, en caso
contrario se pasará a la actividad 7.16.
7.15 El Administrador de Contratos archiva nota de respuesta de la subgerencia sobre la
Solicitud de Modificación al Plan Anual de Compras de la UENTE, en el expediente de
Documentación de la Adquisición.
7.16 El Administrador de Contratos notifica el rechazo a la modificación en el Plan Anual de
Compras de la UENTE, al Director de UEN, el Coordinador de Contratación Administrativa y el
Equipo de Proyeto.
7.17 El Administrador de Contratos archiva nota de respuesta de la subgerencia sobre la
Solicitud de Modificación al Plan Anual de Compras de la UENTE, en el expediente de
Documentación de la Adquisición. FIN DE PROCEDIMIENTO
8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
PMI (Project Management Institute): Guía de los Fundamentos de la Dirección
de Proyectos. Tercera edición. Newton Square, Pennsylvania, E.U.A., 2004.

419. 391
1Diagrama de flujo para preparar la Documentación de la Adquisición del
Proyecto.
Área Gestión Financiera
UENTE
Administrador de
Contratos
Equipo TécnicoDirector de UEN Equipo de Proyecto
1Diagrama de flujo para preparar la Documentación de la Adquisición del
Proyecto.
Área Gestión Financiera
UENTE
Administrador de
Contratos
Equipo TécnicoDirector de UEN Equipo de Proyecto
InicioInicio
Entrega al
Administrador de
Contratos, el
Enunciado del
Trabajo del
Contrato.
Entrega al
Administrador de
Contratos, el
Enunciado del
Trabajo del
Contrato.
7.1
Revisa si la
adquisición fue
listada dentro del
Plan Anual de
Compras y
publicado en la
Gaceta
Revisa si la
adquisición fue
listada dentro del
Plan Anual de
Compras y
publicado en la
Gaceta
7.2
7.3
Adquisición
publicada?
SI NO
Adquisición
publicada?
SI NO
Solicita al Equipo
de Proyecto, el
presupuesto y la(s)
estructura(s)
presupuestaria(s).
Solicita al Equipo
de Proyecto, el
presupuesto y la(s)
estructura(s)
presupuestaria(s).
BB
AA
Entrega al
Administrador de
Contratos, el
presupuesto y
la(s) estructura(s)
presupuestaria(s).
Entrega al
Administrador de
Contratos, el
presupuesto y
la(s) estructura(s)
presupuestaria(s).
Solicita a Gestión
Financiera de
UENTE, un número
de compromiso.
Solicita a Gestión
Financiera de
UENTE, un número
de compromiso.
7.5
7.4
Entrega número de
compromiso al
Administrador de
Contratos.
Entrega número de
compromiso al
Administrador de
Contratos.
7.6
Prepara el Cartel
de Licitación
Prepara el Cartel
de Licitación
7.7
Solicita a Equipo de
Proyecto,
cronograma del
proyecto.
Solicita a Equipo de
Proyecto,
cronograma del
proyecto.
7.8
Entrega al
Administrador de
Contratos, el
Cronograma del
Proyecto.
Entrega al
Administrador de
Contratos, el
Cronograma del
Proyecto.
7.9
CC
Documentación de
la Adquisición.
Documentación de
la Adquisición.
Archiva Nota de
Respuesta de
Modificación del
Plan de Compras
de la Subgerencia.
Archiva Nota de
Respuesta de
Modificación del
Plan de Compras
de la Subgerencia.
7.15

420. 392
2Diagrama de flujo para preparar la Documentación de la Adquisición del
Proyecto.
Área Gestión Financiera
UENTE
Administrador de
Contratos
Equipo TécnicoDirector de UEN Equipo de Proyecto
2Diagrama de flujo para preparar la Documentación de la Adquisición del
Proyecto.
Área Gestión Financiera
UENTE
Administrador de
Contratos
Equipo TécnicoDirector de UEN Equipo de Proyecto
Prepara Solicitud
de Modificación al
Plan Anual de
Compras
Prepara Solicitud
de Modificación al
Plan Anual de
Compras
Firma Solicitud de
Modificación al
Plan Anual de
Compras
7.117.12
BB
Envía Solicitud de
Modificación al
Plan Anual de
Compras, a la
Subgerencia para
la aprobación.
Envía Solicitud de
Modificación al
Plan Anual de
Compras, a la
Subgerencia para
la aprobación.
7.13
Recibe Respuesta
de la Subgerencia y
revisa si el
Subgerente aprobó
la solicitud.
Recibe Respuesta
de la Subgerencia y
revisa si el
Subgerente aprobó
la solicitud.
7.14
Documentación de
la Adquisición.
Documentación de
la Adquisición.
7.17
Modificación
Aprobada?
SI
NO
Modificación
Aprobada?
SI
NO
AA
Notifica el rechazo
a la modificación
del Plan de
Compras, al
Director de UEN, el
CCA y el Equipo de
Proyecto.
Notifica el rechazo
a la modificación
del Plan de
Compras, al
Director de UEN, el
CCA y el Equipo de
Proyecto.
7.16
DD
Archiva Nota de
Respuesta de
Modificación del
Plan de Compras
de la Subgerencia.
Archiva Nota de
Respuesta de
Modificación del
Plan de Compras
de la Subgerencia.

421. 393
1Diagrama de flujo para preparar la Documentación de la Adquisición del
Proyecto.
Área Gestión Financiera
UENTE
Administrador de
Contratos
Equipo TécnicoDirector de UEN Equipo de Proyecto
1Diagrama de flujo para preparar la Documentación de la Adquisición del
Proyecto.
Área Gestión Financiera
UENTE
Administrador de
Contratos
Equipo TécnicoDirector de UEN Equipo de Proyecto
7.10
CC
Archiva el Cartel de
Licitación, el
Cronograma del
Proyecto y
Estimaciones
Independientes en
la Documentación
de la Adquisición.
Archiva el Cartel de
Licitación, el
Cronograma del
Proyecto y
Estimaciones
Independientes en
la Documentación
de la Adquisición.
Documentación de
la Adquisición.
Documentación de
la Adquisición.
FinFinDD

422. 394

423. 395
INSTITUTO COSTARRICENSE DE
ELECTRICIDAD
Código:
Versión:
Procedimiento para preparar la Actualización
del Enunciado del Trabajo del Contrato (SOW)
del Proyecto. Página:
1/7
Solicitud de
Cambio No: __
Elaborado por: Aprobado por: Rige a partir de:
TABLA DE CONTENIDO
1. PROPÓSITO................................................................................................. 2
2. ALCANCE ..................................................................................................... 2
3. DOCUMENTOS APLICABLES...................................................................... 2
4. POLITICAS.................................................................................................... 3
5. RESPONSABILIDADES................................................................................ 3
6. DEFINICIONES, TÉRMINOS, SÍMBOLOS Y ABREVIATURAS. ................... 4
7. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO ................................................................... 5
8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA............................................................... 7
INSTITUTO COSTARRICENSE DE
ELECTRICIDAD
Código:
Versión:
Procedimiento para preparar la Actualización
del Enunciado del Trabajo del Contrato (SOW)
del Proyecto. Página:
1/7
Solicitud de
Cambio No: __
Elaborado por: Aprobado por: Rige a partir de:
TABLA DE CONTENIDO
1. PROPÓSITO................................................................................................. 2
2. ALCANCE ..................................................................................................... 2
3. DOCUMENTOS APLICABLES...................................................................... 2
4. POLITICAS.................................................................................................... 3
5. RESPONSABILIDADES................................................................................ 3
6. DEFINICIONES, TÉRMINOS, SÍMBOLOS Y ABREVIATURAS. ................... 4
7. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO ................................................................... 5
8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA............................................................... 7

424. 396
Versión:
Procedimiento para preparar la
Actualización del Enunciado del
Trabajo del Contrato (SOW) del
Proyecto. Página:
2/7
Código:
1. PROPÓSITO
Suministrar una guía para la preparar la Actualización del Enunciado del
Trabajo del Contrato (SOW) del Proyecto.
2. ALCANCE
Aplica a todos los centros funcionales de la UEN Transporte de Electricidad,
cuando requieran de la adquisición de:
2.1 Materiales, bienes o servicios para las nuevas obras y/o ampliaciones de la
RNTE.
2.2 Materiales, bienes o servicios de mayor cuantía para el mantenimiento y/o
la operación de la RNTE (Aquellos por montos mayores al permitido en las
Contrataciones Directas).
3. DOCUMENTOS APLICABLES
Código Nombre del Documento
Fxx-xx.xx.xxx.xxxx Enunciado del Trabajo del Contrato.
Fxx-xx.xx.xxx.xxxx Solicitud de Cambios
Versión:
Procedimiento para preparar la
Actualización del Enunciado del
Trabajo del Contrato (SOW) del
Proyecto. Página:
2/7
Código:
1. PROPÓSITO
Suministrar una guía para la preparar la Actualización del Enunciado del
Trabajo del Contrato (SOW) del Proyecto.
2. ALCANCE
Aplica a todos los centros funcionales de la UEN Transporte de Electricidad,
cuando requieran de la adquisición de:
2.1 Materiales, bienes o servicios para las nuevas obras y/o ampliaciones de la
RNTE.
2.2 Materiales, bienes o servicios de mayor cuantía para el mantenimiento y/o
la operación de la RNTE (Aquellos por montos mayores al permitido en las
Contrataciones Directas).
3. DOCUMENTOS APLICABLES
Código Nombre del Documento
Fxx-xx.xx.xxx.xxxx Enunciado del Trabajo del Contrato.
Fxx-xx.xx.xxx.xxxx Solicitud de Cambios

425. 397
Versión:
Procedimiento para preparar la
Actualización del Enunciado del
Trabajo del Contrato (SOW) del
Proyecto. Página:
3/7
Código:
4. POLITICAS
4.1 El Director de la UEN resolverá cualquier diferencia entre el Administrador
de Contratos y el Equipo Técnico, referente a la aprobación o rechazo de las
Solicitudes de Cambio del Enunciado del Trabajo del Contrato.
5. RESPONSABILIDADES
5.1 Administrador de Contratos
5.1.1 Verificar que los cambios a tomar en el Enunciado del Trabajo del
Contrato, no expongan al proyecto a nuevas condiciones de riesgo sin valorar.
5.1.2 Garantizar que se cumplan los principios para la Planificación de la
Contratación.
5.2 Equipo Técnico
5.2.1 Justificar y validar los cambios al Enunciado del Trabajo del Contrato del
Proyecto.
Versión:
Procedimiento para preparar la
Actualización del Enunciado del
Trabajo del Contrato (SOW) del
Proyecto. Página:
3/7
Código:
4. POLITICAS
4.1 El Director de la UEN resolverá cualquier diferencia entre el Administrador
de Contratos y el Equipo Técnico, referente a la aprobación o rechazo de las
Solicitudes de Cambio del Enunciado del Trabajo del Contrato.
5. RESPONSABILIDADES
5.1 Administrador de Contratos
5.1.1 Verificar que los cambios a tomar en el Enunciado del Trabajo del
Contrato, no expongan al proyecto a nuevas condiciones de riesgo sin valorar.
5.1.2 Garantizar que se cumplan los principios para la Planificación de la
Contratación.
5.2 Equipo Técnico
5.2.1 Justificar y validar los cambios al Enunciado del Trabajo del Contrato del
Proyecto.

426. 398
Versión:
Procedimiento para preparar la
Actualización del Enunciado del
Trabajo del Contrato (SOW) del
Proyecto. Página:
4/7
Código:
6. DEFINICIONES, TÉRMINOS, SÍMBOLOS Y ABREVIATURAS.
administrador de contratos: Funcionario encargado de administrar los
contratos de suministro de bienes y servicios que suscriba el ICE con
particulares o terceros, con el propósito de asegurar el fiel cumplimento del
objeto de la contratación, tanto cualitativa como cuantitativamente.
director de UEN: Director de la Unidad Estratégica de Negocio, en este caso
corresponde al Director de la UEN Transporte de Electricidad.
enunciado del trabajo del contrato: Descripción del artículo(s) a adquirir con
suficiente detalle como para permitir que los potenciales vendedores
determinen si podrá suministrar el artículo. Puede incluir especificaciones,
cantidad deseada, niveles de calidad, datos de rendimiento, período de
rendimiento, lugar de trabajo u otros requisitos.
equipo de proyecto: equipo multidisciplinario asignado a un proyecto y
coordinado por un líder de proyecto.
equipo técnico: equipo multidisciplinario asignado a un proyecto, y
responsable de los aspectos técnicos del mismo, y coordinado por un líder
técnico.
red nacional de transporte de electricidad (RNTE): infraestructura eléctrica
destinada para el transporte de electricidad de los centros de producción como
las plantas hidroeléctricas o térmicas y los centros de consumo.
Versión:
Procedimiento para preparar la
Actualización del Enunciado del
Trabajo del Contrato (SOW) del
Proyecto. Página:
4/7
Código:
6. DEFINICIONES, TÉRMINOS, SÍMBOLOS Y ABREVIATURAS.
administrador de contratos: Funcionario encargado de administrar los
contratos de suministro de bienes y servicios que suscriba el ICE con
particulares o terceros, con el propósito de asegurar el fiel cumplimento del
objeto de la contratación, tanto cualitativa como cuantitativamente.
director de UEN: Director de la Unidad Estratégica de Negocio, en este caso
corresponde al Director de la UEN Transporte de Electricidad.
enunciado del trabajo del contrato: Descripción del artículo(s) a adquirir con
suficiente detalle como para permitir que los potenciales vendedores
determinen si podrá suministrar el artículo. Puede incluir especificaciones,
cantidad deseada, niveles de calidad, datos de rendimiento, período de
rendimiento, lugar de trabajo u otros requisitos.
equipo de proyecto: equipo multidisciplinario asignado a un proyecto y
coordinado por un líder de proyecto.
equipo técnico: equipo multidisciplinario asignado a un proyecto, y
responsable de los aspectos técnicos del mismo, y coordinado por un líder
técnico.
red nacional de transporte de electricidad (RNTE): infraestructura eléctrica
destinada para el transporte de electricidad de los centros de producción como
las plantas hidroeléctricas o térmicas y los centros de consumo.

427. 399
Versión:
Procedimiento para preparar la
Actualización del Enunciado del
Trabajo del Contrato (SOW) del
Proyecto. Página:
5/7
Código:
7. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
7.1 El Equipo Técnico prepara la Solicitud de Cambios al Enunciado del
Trabajo del Contrato del Proyecto.
7.2 El Equipo Técnico entrega al Administrador de Contratos, la Solicitud de
Cambios al Enunciado del Trabajo del Contrato del Proyecto.
7.3 El Administrador de Contratos revisa la Solicitud de Cambios al Enunciado
del Trabajo del Contrato del Proyecto para determinar si la misma incumple
alguno de los principios de la Contratación Administrativa. Si incumple algún
principio, se pasará a la actividad 7.7, en caso contrario se pasará a la
actividad 7.4.
7.4 El Administrador de Contratos aprueba los cambios al Enunciado del
Trabajo del Contrato del Proyecto.
7.5 El Administrador de Contratos prepara la Actualización al Enunciado del
Contrato del Proyecto.
7.6 El Administrador de Contratos registra la Actualización al Enunciado del
Contrato del Proyecto dentro del Plan de Gestión de las Adquisiciones del
Proyecto.
7.7 El Administrador de Contratos solicita al Equipo Técnico rectificar la
Solicitud de Cambios al Enunciado del Trabajo del Contrato del Proyecto.
7.8 El Equipo Técnico decide continuar con la Solicitud de Cambios al
Enunciado del Trabajo del Contrato del Proyecto. Si decide continuar, se
pasará a la actividad 7.10, en caso contrario se pasará a la actividad 7.9
Versión:
Procedimiento para preparar la
Actualización del Enunciado del
Trabajo del Contrato (SOW) del
Proyecto. Página:
5/7
Código:
7. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
7.1 El Equipo Técnico prepara la Solicitud de Cambios al Enunciado del
Trabajo del Contrato del Proyecto.
7.2 El Equipo Técnico entrega al Administrador de Contratos, la Solicitud de
Cambios al Enunciado del Trabajo del Contrato del Proyecto.
7.3 El Administrador de Contratos revisa la Solicitud de Cambios al Enunciado
del Trabajo del Contrato del Proyecto para determinar si la misma incumple
alguno de los principios de la Contratación Administrativa. Si incumple algún
principio, se pasará a la actividad 7.7, en caso contrario se pasará a la
actividad 7.4.
7.4 El Administrador de Contratos aprueba los cambios al Enunciado del
Trabajo del Contrato del Proyecto.
7.5 El Administrador de Contratos prepara la Actualización al Enunciado del
Contrato del Proyecto.
7.6 El Administrador de Contratos registra la Actualización al Enunciado del
Contrato del Proyecto dentro del Plan de Gestión de las Adquisiciones del
Proyecto.
7.7 El Administrador de Contratos solicita al Equipo Técnico rectificar la
Solicitud de Cambios al Enunciado del Trabajo del Contrato del Proyecto.
7.8 El Equipo Técnico decide continuar con la Solicitud de Cambios al
Enunciado del Trabajo del Contrato del Proyecto. Si decide continuar, se
pasará a la actividad 7.10, en caso contrario se pasará a la actividad 7.9

428. 400
Versión:
Procedimiento para preparar la
Actualización del Enunciado del
Trabajo del Contrato (SOW) del
Proyecto. Página:
6/7
Código:
7.9 El Equipo Técnico notificará al Administrador de Contratos que se retira la
Solicitud de Cambios al Enunciado del Trabajo del Contrato.
7.10 El Equipo Técnico acepta rectificar la Solicitud de Cambios al Enunciado
del Trabajo del Contrato del Proyecto. Si acepta rectificar, se pasará a la
actividad 7.11, en caso contrario se pasará a la actividad 7.12.
7.11 El Equipo Técnico rectifica la Solicitud de Cambios al Enunciado del
Trabajo del Contrato del Proyecto.
7.12 El Equipo Técnico y el Administrador de Contrato presentan juntos al
Director de UEN, un resumen de los puntos en la Solicitud de Cambios al
Enunciado del Trabajo del Contrato del Proyecto, en que están en desacuerdo.
Tanto el Equipo Técnico como el Administrador de Contratos deben aportar la
suficiente información para que el Director de UEN valore ambos puntos de
vista.
7.13 El Director de UEN escoge el criterio del Administrador de Contrato o el
Equipo Técnico. Si escoge el criterio del Administrador de Contratos, se pasa a
la actividad 7.14, en caso contrario se pasa a la actividad 7.15.
7.14 El Director de UEN solicita al Equipo Técnico, rectificar la Solicitud de
Cambios al Enunciado del Trabajo del Contrato del Proyecto, de acuerdo con el
criterio del Administrador de Contratos.
7.15 El Director de UEN autoriza al Equipo Técnico la Solicitud de Cambios del
Enunciado del Trabajo del Contrato. Presentará una nota al Administrador de
Contratos, eximiéndolo de toda responsabilidad que se derive de la faltas a los
principios de contratación administrativa. FIN DE PROCEDIMIENTO.
Versión:
Procedimiento para preparar la
Actualización del Enunciado del
Trabajo del Contrato (SOW) del
Proyecto. Página:
6/7
Código:
7.9 El Equipo Técnico notificará al Administrador de Contratos que se retira la
Solicitud de Cambios al Enunciado del Trabajo del Contrato.
7.10 El Equipo Técnico acepta rectificar la Solicitud de Cambios al Enunciado
del Trabajo del Contrato del Proyecto. Si acepta rectificar, se pasará a la
actividad 7.11, en caso contrario se pasará a la actividad 7.12.
7.11 El Equipo Técnico rectifica la Solicitud de Cambios al Enunciado del
Trabajo del Contrato del Proyecto.
7.12 El Equipo Técnico y el Administrador de Contrato presentan juntos al
Director de UEN, un resumen de los puntos en la Solicitud de Cambios al
Enunciado del Trabajo del Contrato del Proyecto, en que están en desacuerdo.
Tanto el Equipo Técnico como el Administrador de Contratos deben aportar la
suficiente información para que el Director de UEN valore ambos puntos de
vista.
7.13 El Director de UEN escoge el criterio del Administrador de Contrato o el
Equipo Técnico. Si escoge el criterio del Administrador de Contratos, se pasa a
la actividad 7.14, en caso contrario se pasa a la actividad 7.15.
7.14 El Director de UEN solicita al Equipo Técnico, rectificar la Solicitud de
Cambios al Enunciado del Trabajo del Contrato del Proyecto, de acuerdo con el
criterio del Administrador de Contratos.
7.15 El Director de UEN autoriza al Equipo Técnico la Solicitud de Cambios del
Enunciado del Trabajo del Contrato. Presentará una nota al Administrador de
Contratos, eximiéndolo de toda responsabilidad que se derive de la faltas a los
principios de contratación administrativa. FIN DE PROCEDIMIENTO.

429. 401
Versión:
Procedimiento para preparar la
Actualización del Enunciado del
Trabajo del Contrato (SOW) del
Proyecto. Página:
7/7
Código:
8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
PMI (Project Management Institute): Guía de los Fundamentos de la Dirección
de Proyectos. Tercera edición. Newton Square, Pennsylvania, E.U.A., 2004.
Versión:
Procedimiento para preparar la
Actualización del Enunciado del
Trabajo del Contrato (SOW) del
Proyecto. Página:
7/7
Código:
8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
PMI (Project Management Institute): Guía de los Fundamentos de la Dirección
de Proyectos. Tercera edición. Newton Square, Pennsylvania, E.U.A., 2004.

430. 402
1Diagrama de flujo para preparar la Actualización del Enunciado del
Trabajo del Contrato (SOW) del Proyecto.
Equipo Técnico Director de UENAdministrador de Contratos
Inicio
Preparar Solicitud de Cambios al Enunciado
del Trabajo del Contrato del Proyecto.
Entrega la Solicitud de Cambios al
Administrador de Contratos.
7.1
7.2
Revisa si los cambios al Enunciado del
Trabajo del Contrato del Proyecto incumple
algún principio de Contratación Adm.
7.3
Incumple los
principios?
NO
SI
Aprueba los cambios al Enunciado del
Trabajo del Contrato del Proyecto.
7.4
Rectifica la Solicitud de Cambios.
7.11
Acepta
rectificar la
Solicitud de
Cambios al
SOW.
7.10
Decide
continuar ?
SI
NO
Solicita al Equipo Técnico rectificar la
Solicitud de Cambios al Enunciado del
Trabajo del Contrato.
7.5
Decide continuar con la Solicitud de
Cambios al Enunciado del Trabajo del
Contrato.
Prepara actualización al Enunciado del
Contrato del Proyecto
Actualización del
Enunciado del
Contrato del
Proyecto.
Registra la Actualización del Enunciado
del Contrato del Proyecto en el Plan de
Gestión de las Adquisiciones del Proyecto
7.6
Fin
C
7.7
7.8
Notifican al A.C.
que se retira la
Solicitud de
Cambio al
Enunciado del
Trabajo del
Contrato.
7.9
Acepta?
SI
NO
C
Presentan al Director de UEN los puntos en descuerdo.
7.12
B
A
A
B
B
Escoge el criterio del Administrador de
Contrato o del Equipo Técnico.
7.13
Solicita al Equipo
Técnico, aplicar
los cambios del
SOW de acuerdo
con el criterio del
A.C.
D
Autoriza al Equipo
Técnico la Solicitud
de Cambio al
Enunciado del
Trabajo del
Contrato del
Proyecto.
7.14 7.15
Escoge
criterio del
A.C.?
SI
NO
D
E
E
1Diagrama de flujo para preparar la Actualización del Enunciado del
Trabajo del Contrato (SOW) del Proyecto.
Equipo Técnico Director de UENAdministrador de Contratos
1Diagrama de flujo para preparar la Actualización del Enunciado del
Trabajo del Contrato (SOW) del Proyecto.
Equipo Técnico Director de UENAdministrador de Contratos
InicioInicio
Preparar Solicitud de Cambios al Enunciado
del Trabajo del Contrato del Proyecto.
Entrega la Solicitud de Cambios al
Administrador de Contratos.
Entrega la Solicitud de Cambios al
Administrador de Contratos.
7.1
7.2
Revisa si los cambios al Enunciado del
Trabajo del Contrato del Proyecto incumple
algún principio de Contratación Adm.
Revisa si los cambios al Enunciado del
Trabajo del Contrato del Proyecto incumple
algún principio de Contratación Adm.
7.3
Incumple los
principios?
NO
SI
Aprueba los cambios al Enunciado del
Trabajo del Contrato del Proyecto.
Aprueba los cambios al Enunciado del
Trabajo del Contrato del Proyecto.
7.4
Rectifica la Solicitud de Cambios.Rectifica la Solicitud de Cambios.
7.11
Acepta
rectificar la
Solicitud de
Cambios al
SOW.
Acepta
rectificar la
Solicitud de
Cambios al
SOW.
7.10
Decide
continuar ?
SI
NO
Solicita al Equipo Técnico rectificar la
Solicitud de Cambios al Enunciado del
Trabajo del Contrato.
7.5
Decide continuar con la Solicitud de
Cambios al Enunciado del Trabajo del
Contrato.
Decide continuar con la Solicitud de
Cambios al Enunciado del Trabajo del
Contrato.
Prepara actualización al Enunciado del
Contrato del Proyecto
Prepara actualización al Enunciado del
Contrato del Proyecto
Actualización del
Enunciado del
Contrato del
Proyecto.
Actualización del
Enunciado del
Contrato del
Proyecto.
Registra la Actualización del Enunciado
del Contrato del Proyecto en el Plan de
Gestión de las Adquisiciones del Proyecto
7.6
FinFin
C
7.7
7.8
Notifican al A.C.
que se retira la
Solicitud de
Cambio al
Enunciado del
Trabajo del
Contrato.
Notifican al A.C.
que se retira la
Solicitud de
Cambio al
Enunciado del
Trabajo del
Contrato.
7.9
Acepta?
SI
NO
Acepta?
SI
NO
C
Presentan al Director de UEN los puntos en descuerdo.Presentan al Director de UEN los puntos en descuerdo.
7.12
B
A
A
B
B
Escoge el criterio del Administrador de
Contrato o del Equipo Técnico.
Escoge el criterio del Administrador de
Contrato o del Equipo Técnico.
7.13
Solicita al Equipo
Técnico, aplicar
los cambios del
SOW de acuerdo
con el criterio del
A.C.
Solicita al Equipo
Técnico, aplicar
los cambios del
SOW de acuerdo
con el criterio del
A.C.
D
Autoriza al Equipo
Técnico la Solicitud
de Cambio al
Enunciado del
Trabajo del
Contrato del
Proyecto.
7.14 7.15
Escoge
criterio del
A.C.?
SI
NO
D
E
E

431. 403
4.2.7 Solicitud de Respuestas de Vendedores
a. Propuestas para reducir las brechas entre la Gestión Actual de las
Adquisiciones y el Proceso de Solicitud de Respuestas de Vendedores de la Guía
PMBOK.
Si bien en la práctica se cumple en buena medida con las recomendaciones que la
Guía PMBOK (PMI, 2004) propone para el Proceso de Solicitar Respuesta de
Vendedores, de acuerdo a lo señalado en el punto 4.1.7 del presente capítulo
(Brechas entre la Gestión Actual de Adquisiciones y el Proceso de Solicitud de
Respuesta de Vendedores de la Guía PMBOK), en el punto 4.1.2 (Proceso de
Contratación Administrativa) existen actividades conocidas como Actividades de
Desperdicio Tipo 2, que no aportan a la generación de valor.
Siguiendo con las recomendaciones del punto 4.2.2 del presente capítulo
(Propuestas de mejora al Proceso de Contratación Administrativa) y considerando
el análisis del punto 4.2.3 (Análisis del Reglamento Interno de la Contratación
Administrativa del ICE), se recomiendan las siguientes acciones de mejora:
• Sistematizar el proceso de Solicitud de Respuesta a Vendedores por medio
de procedimientos orientados a la obtención de resultados.
• Eliminar las Actividades de Desperdicio Tipo 2, de la Gestión Actual de las
Adquisiciones.

432. 404
b. Principios, Políticas, Normas y Procedimientos para el Proceso de Solicitud de
Respuestas de Vendedores.
Tomando las consideraciones de los puntos 4.1.2 (Proceso de Contratación
Administrativa), 4.2.2 (Propuesta de mejora al Proceso de Contratación
Administrativa), 4.2.3 (Análisis del Reglamento Interno de la Contratación
Administrativa del ICE) y 4.1.7 (Brechas entre la Gestión Actual de Adquisiciones y
el Proceso de Solicitud de Respuesta de Vendedores de la Guía PMBOK) del
presente capítulo, se proponen principios, políticas, normas y procedimientos para
la Solicitud de Respuestas de Vendedores. Estos conformarán el Modelo de
Gestión de Adquisiciones Propuesto.
Los principios fueron escogidos de los Principios Básicos de la Licitación Pública
(BCIE, 1995) y los Principios Constitucionales aplicables a la Contratación
Administrativa (Romero, 2003).

433. 405
PRINCIPIOS
Todo proceso de Solicitud de Respuesta a Vendedores deberá respetar los
siguientes principios:
Buena Fe: Claro convencimiento que las compras o adqusiciones son lícitas,
verdaderas y justas.
Competencia: Asegurar en los proceso de adquisición, la participación del
mayor número posible de oferentes calificados, para que exista una
verdadera y efectiva competencia de negocio, que asegure que los
participantes en dichos procesos, realizarán sus mayores esfuerzos para
ofrecer las mejores condiciones de contratación para el propietario.
Debido Proceso: Los procesos que se apliquen en todos los procesos de
adquisición deben ser correctos y estar de conformidad con la
correspondiente legislación y normativas aplicables.
Eficacia: Actuación encaminada al cumplimiento del fin público asignado a la
UEN.
Eficiencia: Administración eficiente para la obtención de ofertas, conforme al
interés público perseguido.
Formalismo de los procedimientos licitatorios: Cumplimiento de los
requisitos formales de la contratación administrativa, como recursos de
fiscalización del buen uso de los recursos públicos.
Interés Público: Actuación encaminada hacia el logro del bien común, bien
público o interés público.
Seguridad Jurídica: Toda futura obligación contractual, debe ser bien
definida, para que las partes sepan a que atenerse, garantizándose de este
modo la correcta aplicación del derecho.

434. 406
A continuación se presenta la propuesta de las políticas para la Solícitud de
Respuesta de Vendedores, y la Norma como marco regulatorio, empleando el
método de juicio experto, de acuerdo a los criterios del área de Gestión Recursos
Materiales y Adquisiciones de la UENTE.
POLITICAS
1. Las actividades que conformar el Proceso de Solicitud de Respuestas a
Vendedores son consideradas actividades prioritarias, sobre las demás
actividades ordinarias de todos los funcionarios de la UEN.
2. Todas las personas involucradas de la UEN, en el Proceso de Solicitud de
Respuestas a Vendedores, prestarán su atención correcta y oportuna.
3. El Administrador de Contrato es responsable de la condiciones dictadas en
el Cartel de Licitación, salvo aquellas que el Director de UEN o la
Administración Superior lo hayan liberado.
4. La Dirección de Proveeduría es un órgano conductor y facilitador del
Proceso de Contratación Administrativa, responsable de obtener los recursos
necesarios para brindar un servicio correcto y oportuno
5. La Proveeduría está en la posición de notificar al Administrador de
Contratos, sobre condiciones contractuales del cartel, que ponen en riesgo el
curso natural de la Contratación Administrativa, sin impedir el mismo por
exceso de formalismos, aprobaciones múltiples, remisión formal de
documentos, o condiciones que provoquen pérdida de tiempo.
6. Todo cambio que promueva la Proveeduría, en cuanto a reglamentos,
políticas, procedimientos o cualquier índole que afecte el desempeño de las
adquisiciones de las UEN´s, deberá ser aprobado por la mayoría de los CCA´s
de la institución.

435. 407
NORMAS
TITULO I
DEFINICIONES
Administrador de contrato (AC): Es el encargado de administrar los contratos de
suministro de bienes y servicios que suscriba el ICE con particulares o terceros, con el
propósito de asegurar el fiel cumplimento del objeto de la contratación, tanto cualitativa
como cuantitativamente.
Area Gestión Financiera UENTE: Centro funcional encargado de la gestión financiera
de la UEN Transporte de Electricidad.
Auditoría Interna: Es la dependencia encargada de velar que los procesos de
contratación administrativa sean óptimos, oportunos, estandarizados y cumplan con
todos los requisitos establecidos.
Cartel de licitación: Pliego de condiciones técnicas y legales que dan respaldo jurídico
a la administración pública y los oferentes, con el fin de recibir de los oferentes
propuestas técnicas y económicas para la adquisición de materiales, bienes y servicios.
Coordinador de la Contratación Administrativa (CCA): Funcionario o dependencia
responsable de coordinar todos los procesos de contratación administrativa de su área,
con apego a la normativa vigente y los mejores intereses institucionales, en
concordancia con los procedimientos establecidos, siendo el interlocutor entre la
Proveeduría y las correspondientes dependencias.
Director de UEN: Director de la Unidad Estratégica de Negocio, en este caso
corresponde al Director de la UEN Transporte de Electricidad.
Documentación de la Adquisición: Documentación utilizada para pedir propuestas a
los potenciales proveedores o vendedores y respalden los procesos de Solicitud de
Respuestas a Vendedores y Selección de Vendedores.
Equipo de Proyecto: Equipo multidiciplinario asignado a un proyecto y coordinado por
un líder de proyecto.
Expediente Administrativo: Archivo histórico de determinado proceso, que físicamente
estará permanentemente ubicado en la Proveeduría, la cual lo mantendrá actualizado.
Oferente: Toda persona física o jurídica que somete una propuesta al ICE dentro del
procedimiento de contratación, en apego a los términos establecidos vía cartel,
especialmente en lo que se refiere a especificaciones técnicas, calidad, oportunidad y
costo así como a las leyes que la regulan.
Paquete de Documentos de la Adquisición: Corresponde al Cartel de Licitación, y es
la base sobre la cual el Oferente prepara una oferta para los productos, servicios o
resultados solicitados que se definen en la Documentación de la Adquisición.
Proceso de Contratación Administrativa: Proceso que abarca las actividades de
selección, contratación y ejecución en el desarrollo de proyectos de orden público.
Proveeduría (Dirección de Proveeduría): Es la dependencia encargada de la
conducción de los procesos de contratación administrativa.
Registro de Proveedores: Sistema de información que constituye el instrumento en el
que se inscriben los potenciales proveedores, ya sean personas físicas o jurídicas, el
cual se utiliza como herramienta para cumplir con lo que dispone la Ley de Contratación
Administrativa (en adelante llamada LCA) cuando proceda.
Solicitud de Inicio de Trámite de Licitación: Solicitud a la Proveeduría para iniciar el
Proceso de Contratación Administrativa. Contiene el Paquete de Documentos de la
Adquisición.

436. 408
TITULO II
ROLES Y RESPONSABILIDADES
Capítulo I: Responsabilidades
Sección 1: Administrador de Contrato
1. El Administrador de Contrato tienen las siguientes responsabilidades:
a. Revisar los carteles de licitación antes de entregarlo a Proveeduría
para su publicación.
b. Preparar la Solicitud de Inicio de Trámite de Licitación.
a. Los procesos de contratación administrativa son oportunos y
estandarizados.
c. Responsable de las condiciones dictadas en el Cartel de Licitación,
salvo aquellas que el Director de UEN o la Administración Superior lo
hayan liberado.
Sección 2: Auditoría Interna
2. La Auditoría Interna tiene las siguientes responsabilidades:
a. Verificar la idoneidad de los AC en materia de constratación
administrativa.
b. Velar que los procesos de contratación administrativa sean óptimos,
oportunos, estandarizados y cumplan con todos los requisitos
establecidos.
Sección 3: Coordinadores de Contratación Administrativa
3. Los Coordinadores de Contratación Administrativa tiene la siguiente
responsabilidad:
a. Atender los recursos de objeción de los carteles.
b. Canalizar las consultas que a través de la Dirección de Proveeduría
planteen los oferentes, a los AC para que se evacuen en tiempo y forma.
Sección 4: Proveeduría
4. La Proveeduría tiene la siguientes responsabilidades:
a. Custodiar el Expediente Administrativo.
b. Conducir y se facilitador del Proceso de Contratación Administrativa.
c. Notificar al Administrador de Contratos, sobre condiciones
contractuales del cartel, que ponen en riesgo el curso natural de la
Contratación Administrativa
d. Recibir las ofertas y hacer apertura de las mismas.

437. 409
Capítulo II: Roles
Sección 1: División de Contratación Administrativa - DJI
5. La División de Contratación Administrativa tiene las siguientes obligaciones:
a. Responder las respuestas de las impugnaciones a los carteles.
b. Revisar los carteles de licitación a solicitud de las dependencias del
ICE.
c. Brindar la asesoría jurídica y los servicios en materia de contratación
administrativa.
Sección 2: Proveeduría
6. La Proveeduría tiene las siguientes obligaciones:
a. Capacitar y certificar la idoneidad de los AC en materia de contratación
administrativa
b. Coordinar los procesos de estandarización de los procedimientos de
adquisiciones junto con los CCA
c. Comunicar la estandarización de los procedimientos de adquisiciones a
todos los CCA y AC
d. Publicar los carteles de licitacion y los pliegos de condiciones de las
contrataciones directas.
e. Informar a los CCA sobre la presentación de recursos de objeción de
los carteles.

438. 410
TITULO III
PROCEDIMIENTO DE CONTRATACION
Capítulo I: Licitaciones
7. Es el medio idóneo para que la institución adquiera los bienes y servicios
que requiere para su normal operación. Las licitaciones inician con la
aprobación del Director Administrativo o de UEN y el CCA.
8. En las licitaciones públicas la publicidad del concurso se hará por medio del
Diario Oficial La Gaceta y no será obligatorio estar inscrito en el Registro de
Proveedores. El oferente que cumpla con todos los requisitos que se solicitan
en la contratación, deberá quedar inscrito en el Registro de Proveedores con
su solicitud expresa en la oferta, siempre que cumpla con las obligaciones
dispuestas para inscribirse en el Registro de Proveedores.
9. En la licitación por registro, se utilizará el mecanismo de invitación directa o
publicación en "La Gaceta", según el número de proveedores inscritos, cuyo
plazo de tramitación estará acorde con las disposiciones que rigen la materia.
10. En la licitación restringida se invitará por lo menos a cinco proveedores que
se encuentran inscritos en el Registro de Proveedores. El ICE podrá utilizar
otros medios de invitación garantizando el cumplimiento de los principios de
legalidad, publicidad, igualdad de trato y de oportunidad.
TITULO III
RECURSOS
Capítulo I: Objeción al Cartel
11. En el caso de recurso de objeción a los carteles de licitaciones públicas y
los pliegos de condiciones en las licitaciones por registro y recibida la
notificación de audiencia especial por parte de la Contraloría General de la
República, la Proveeduría solicitará el mismo día (al menos por fax ó correo
electrónico) el pronunciamiento del Área Técnica (CCA-AC) y de la División de
Contratación Administrativa de la Dirección Jurídica Institucional, quienes en
un plazo de tres días hábiles, deberán enviar sus alegatos o recomendaciones
de modificación a la Proveeduría.
12. Corresponde a la Dirección de Proveeduría integrar y enviar la respuesta a
la Contraloría General de la República dentro del plazo de la audiencia.
13. Si el recurso es interpuesto en una licitación restringida ante la Dirección
de Proveeduría, ésta en coordinación con el Área Técnica (CCA-AC) y la
División de Contratación Administrativa prepararán la recomendación de
resolución, remitiéndola al Subgerente correspondiente. La Proveeduría
comunicará al recurrente la resolución del Subgerente
14. Si el recurso es declarado con lugar, la Dirección de Proveeduría, en
coordinación con el CCA, se encargará de efectuar las modificaciones y
comunicarlas o publicarlas por los mismos medios utilizados para invitar

439. 411
Seguidamente se presenta un procedimiento cuyo ámbito cubre las siguientes
áreas del ICE: a. UENs o Direcciones Administrativas, b. la Dirección de
Proveeduría, c. Administración Superior, y d. la División de Contratación
Administrativa de la Dirección Jurídica Institucional, basado en los criterios de la
Guía PMBOK (PMI, 2004) para la Solicitud de Respuesta a Vendedores, y las
consideraciones de los puntos 4.1.2, 4.1.7, 4.2.2 y 4.2.3 del presente capítulo:
• Procedimiento para Solicitar Propuestas a Oferentes.

440. 412

441. 413
INSTITUTO COSTARRICENSE DE
ELECTRICIDAD
Código:
Versión:
Procedimiento para la Solicitud de Propuestas
a Oferentes.
Página:
1/8
Solicitud de
Cambio No: __
Elaborado por: Aprobado por: Rige a partir de:
TABLA DE CONTENIDO
1. PROPÓSITO................................................................................................. 2
2. ALCANCE ..................................................................................................... 2
3. DOCUMENTOS APLICABLES...................................................................... 2
4. POLITICAS.................................................................................................... 3
5. RESPONSABILIDADES................................................................................ 4
6. DEFINICIONES, TÉRMINOS, SÍMBOLOS Y ABREVIATURAS. ................... 5
7. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO................................................................... 7
8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA............................................................... 8

442. 414
Versión:
Procedimiento para la Solicitud de
Propuestas a Oferentes.
Página:
2/8
Código:
1. PROPÓSITO
Suministrar una guía para la Solicitud de Propuestas a Oferentes, con el fin de
obtener respuestas tales como ofertas, cotizaciones y propuestas.
2. ALCANCE
Aplica a la Proveeduría y a todos los centros funcionales de la UEN Transporte
de Electricidad, cuando requieran de la adquisición de:
2.1 Materiales, bienes o servicios para las nuevas obras y/o ampliaciones de la
RNTE.
2.2 Materiales, bienes o servicios de mayor cuantía para el mantenimiento y/o
la operación de la RNTE (Aquellos por montos mayores al permitido en las
Contrataciones Directas).
3. DOCUMENTOS APLICABLES
Código Nombre del Documento
Fxx-xx.xx.xxx.xxxx Solicitud de Inicio de Tramite de Licitación.

443. 415
Versión:
Procedimiento para la Solicitud de
Propuestas a Oferentes.
Página:
3/8
Código:
4. POLITICAS
4.1 Las actividades que conforman el Proceso de Solicitud de Respuestas a
Vendedores son consideradas actividades prioritarias, sobre las demás
actividades ordinarias de todos los funcionarios de la UEN.
4.2 Todas las personas involucradas de la UEN, en el Proceso de Solicitud de
Respuestas a Vendedores, prestarán su atención correcta y oportuna.
4.3 El Administrador de Contrato es responsable de la condiciones dictadas en
el Cartel de Licitación, salvo aquellas que el Director de UEN o la
Administración Superior lo hayan liberado.
4.4 La Dirección de Proveeduría es un órgano conductor y facilitador del
Proceso de Contratación Administrativa, responsable de obtener los recursos
necesarios para brindar un servicio correcto y oportuno.
4.5 La Proveeduría está en la posición de notificar al Administrador de
Contratos, sobre condiciones contractuales del cartel, que ponen en riesgo el
curso natural de la Contratación Administrativa, sin impedir el mismo por
exceso de formalismos, aprobaciones múltiples, remisión formal de
documentos, o condiciones que provoquen pérdida de tiempo.
4.6 Todo cambio que promueva la Proveeduría, en cuanto a reglamentos,
políticas, procedimientos o cualquier índole que afecte el desempeño de las
adquisiciones de las UEN´s, deberá ser aprobado por la mayoría de los CCA´s
de la institución.

444. 416
Versión:
Procedimiento para la Solicitud de
Propuestas a Oferentes.
Página:
4/8
Código:
5. RESPONSABILIDADES
5.1 Administrador de Contratos
5.1.1 Preparar la Solicitud de Inicio de Trámite de Licitación.
5.1.2 Informar a Equipo de Proyecto, cuando surgen cambios al cronograma de
las adquisiciones y las fechas planificadas en cada contrato para coordinar el
desarrollo del Cronograma del Proyecto.
5.2 Auditoría Interna
5.2.1 Velar que los Procesos de Contratación Administrativa sean óptimos,
oportunos, estandarizados y cumplan con todos los requisitos establecidos.
5.2.2 Velar que el Procesos de Contratación Administrativa sea gestionado sin
un exceso de formalismos, aprobaciones múltiples, remisión formal de
documentos o condiciones que provoquen pérdida de tiempo.
5.3 Proveeduría
5.3.1 Conducir y facilitar el Procesos de Contratación Administrativa.

445. 417
Versión:
Procedimiento para la Solicitud de
Propuestas a Oferentes.
Página:
5/8
Código:
6. DEFINICIONES, TÉRMINOS, SÍMBOLOS Y ABREVIATURAS.
administrador de contratos: Funcionario encargado de administrar los
contratos de suministro de bienes y servicios que suscriba el ICE con
particulares o terceros, con el propósito de asegurar el fiel cumplimento del
objeto de la contratación, tanto cualitativa como cuantitativamente.
área gestión financiera uente: Centro funcional encargado de la gestión
financiera de la UEN Transporte Electricidad.
auditoría interna: Es la dependencia encargada de velar que los procesos de
contratación administrativa sean óptimos, oportunos, estandarizados y cumplan
con todos los requisitos establecidos.
cartel de licitación: Pliego de condiciones técnicas y legales que dan respaldo
jurídico a la administración pública y los oferentes, con el fin de recibir de los
oferentes propuestas técnicas y económicas para la adquisición de materiales,
bienes y servicios.
coordinador de la contratación administrativa (CCA): Funcionario o
dependencia responsable de coordinar todos los procesos de contratación
administrativa de su área, con apego a la normativa vigente y los mejores
intereses institucionales, en concordancia con los procedimientos establecidos,
siendo el interlocutor entre la Proveeduría y las correspondientes
dependencias.
director de UEN: Director de la Unidad Estratégica de Negocio, en este caso
corresponde al Director de la UEN Transporte de Electricidad.
documentación de la adquisición: Documentación utilizada para pedir
propuestas a los potenciales proveedores o vendedores y respalden los
procesos de Solicitud de Respuesta a Vendedores y Selección de Vendedores.

446. 418
Versión:
Procedimiento para la Solicitud de
Propuestas a Oferentes.
Página:
6/8
Código:
expediente administrativo: Archivo histórico de determinado proceso, que
físicamente estará permanentemente ubicado en la Proveeduría, la cual lo
mantendrá actualizado.
oferente: Toda persona física o jurídica que somete una propuesta al ICE
dentro del procedimiento de contratación, en apego a los términos establecidos
vía cartel, especialmente en lo que se refiere a especificaciones técnicas,
calidad, oportunidad y costo así como a las leyes que la regulan.
paquete de documentos de la adquisición: corresponde al Cartel de
Licitación, y es la base sobre la cual el Oferente prepara una oferta para los
productos, servicios o resultados solicitados que se definen en la
Documentación de la Adquisición.
proceso de contratación administrativa: proceso de la administración
pública para la contratación de materiales, bienes o servicios.
proveeduría (dirección de proveeduría): Es la dependencia encargada de la
conducción de los procesos de contratación administrativa.
registro de proveedores: Sistema de información que constituye el
instrumento en el que se inscriben los potenciales proveedores, ya sean
personas físicas o jurídicas, el cual se utiliza como herramienta para cumplir
con lo que dispone la Ley de Contratación Administrativa (en adelante llamada
LCA) cuando proceda.
red nacional de transporte de electricidad (RNTE): infraestructura eléctrica
destinada para el transporte de electricidad de los centros de producción como
las plantas hidroeléctricas o térmicas y los centros de consumo.
solicitud de inicio de trámite de licitación: Solicitud a la Proveeduría para
iniciar el Proceso de Contratación Administrativa. Contiene el Paquete de
Documentos de la Adquisición.

447. 419
Versión:
Procedimiento para la Solicitud de
Propuestas a Oferentes.
Página:
7/8
Código:
7. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
7.1 El Administrador de Contratos prepara la Solicitud de Inicio de Trámite de Licitación.
7.2 El Administrador de Contratos solicita la firma del Coordinador de Contratación
Administrativa en la Solicitud de Inicio de Trámite de Licitación.
7.3 El Coordinador de Contratación Administrativa firma la Solicitud de Inicio de Trámite de
Licitación.
7.4 El Administrador de Contratos solicita el Sello de Contenido Presupuestario al Área Gestión
Financiera UENTE.
7.5 El Área Gestión Financiera UENTE sella la Solicitud de Inicio de Trámite de Licitación.
7.6 El Administrador de Contratos solicita la firma del Director de UEN en la Solicitud de Inicio
de Trámite de Licitación.
7.7 El Director de UEN firma la Solicitud de Inicio de Trámite de Licitación.
7.8 El Administrador de Contratos entrega a la Proveeduría la Solicitud de Inicio de Trámite de
Licitación.
7.9 La Proveeduría crea el Expediente Administrativo de la Licitación.
7.10 La Proveeduría programa una fecha de apertura de ofertas.
7.11 La Proveeduría invita a los potenciales oferentes.
7.12 La Proveeduría notifica al Administrador de Contratos, la fecha de publicación de la
licitación y la fecha y hora de apertura de ofertas.
7.13 El Administrador de Contratos verifica si las fechas de publicación de licitación y apertura
de oferta afecta al cronograma del proyecto. Si afecta el cronograma del proyecto, se pasará a
la actividad 7.18, en caso contrario se parará a la actividad 7.14.

448. 420
Versión:
Procedimiento para la Solicitud de
Propuestas a Oferentes.
Página:
8/8
Código:
7.14 El Administrador de Contratos informa al Equipo de Proyecto y al Coordinador de
Contratación Administrativa, las fechas de publicación y apertura de ofertas.
7.15 La Proveeduría hace la apertura de ofertas recibidas y las garantías de participación.
7.16 El Administrador de Contratos determina las nuevas fechas planificadas en cada contrato
para coordinar el desarrollo del cronograma del proyecto.
7.17 El Administrador de Contratos informa al Equipo de Proyecto y al Coordinador de
Contratación Administrativa, las fechas de publicación de la licitación y apertura de ofertas,
como también la forma en que se ve afectado el cronograma del proyecto. FIN DE
PROCEDIMIENTO.
8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
PMI (Project Management Institute): Guía de los Fundamentos de la Dirección
de Proyectos. Tercera edición. Newton Square, Pennsylvania, E.U.A., 2004.

449. 421
1Diagrama de flujo para solicitar Propuestas a Oferentes
Área Gestión Financiera
UENTE
Coordinador de
Contratación Adm.
Administrador de
Contratos
Director de UEN Proveeduría
Inicio
Firma Solicitud de
Inicio de Trámite de
Licitación.
7.7 7.5
Entrega la Solicitud
a la Proveeduría.
Prepara la Solicitud
de Inicio de Trámite
de Licitación.
Solicitud de Inicio
de Trámite de
Licitación
7.17.3
Sella la Solicitud de
Inicio de Trámite de
Licitación.
Firma Solicitud de
Inicio de Trámite de
Licitación.
7.6
F
D
Crea el Expediente
Administrativo de la
Licitación.
7.9
Programa la fecha
de apertura de
ofertas.
7.10
Notifica al
Administrador de
Contratos, la fecha
de publicación de la
licitación y la fecha
y hora de apertura
de ofertas.
7.11
Solicita la firma del
CCA
7.2
Solicita el Sello de
Contenido
Presupuestario al
Área de Gestión
Financiera UENTE
7.4
Solicita la firma del
Director de UEN
A
B
G
A
B
C
C
D
E
E
F
7.8
G
Invita a los
potenciales
oferentes.
7.12
A
1Diagrama de flujo para solicitar Propuestas a Oferentes
Área Gestión Financiera
UENTE
Coordinador de
Contratación Adm.
Administrador de
Contratos
Director de UEN Proveeduría
InicioInicio
Firma Solicitud de
Inicio de Trámite de
Licitación.
Firma Solicitud de
Inicio de Trámite de
Licitación.
7.7 7.5
Entrega la Solicitud
a la Proveeduría.
Entrega la Solicitud
a la Proveeduría.
Prepara la Solicitud
de Inicio de Trámite
de Licitación.
Prepara la Solicitud
de Inicio de Trámite
de Licitación.
Solicitud de Inicio
de Trámite de
Licitación
7.17.3
Sella la Solicitud de
Inicio de Trámite de
Licitación.
Sella la Solicitud de
Inicio de Trámite de
Licitación.
Firma Solicitud de
Inicio de Trámite de
Licitación.
Firma Solicitud de
Inicio de Trámite de
Licitación.
7.6
F
D
Crea el Expediente
Administrativo de la
Licitación.
Crea el Expediente
Administrativo de la
Licitación.
7.9
Programa la fecha
de apertura de
ofertas.
Programa la fecha
de apertura de
ofertas.
7.10
Notifica al
Administrador de
Contratos, la fecha
de publicación de la
licitación y la fecha
y hora de apertura
de ofertas.
Notifica al
Administrador de
Contratos, la fecha
de publicación de la
licitación y la fecha
y hora de apertura
de ofertas.
7.11
Solicita la firma del
CCA
Solicita la firma del
CCA
7.2
Solicita el Sello de
Contenido
Presupuestario al
Área de Gestión
Financiera UENTE
Solicita el Sello de
Contenido
Presupuestario al
Área de Gestión
Financiera UENTE
7.4
Solicita la firma del
Director de UEN
Solicita la firma del
Director de UEN
A
B
G
A
B
C
C
D
E
E
F
7.8
G
Invita a los
potenciales
oferentes.
Invita a los
potenciales
oferentes.
7.12
AA

450. 422
2Diagrama de flujo para solicitar Propuestas a Oferentes
Área Gestión Financiera
UENTE
Coordinador de
Contratación Adm.
Administrador de
Contratos
Director de UEN Proveeduría
AA 7.15
Hace apertura de
ofertas recibidas y
las garantías de
participación.
Hace apertura de
ofertas recibidas y
las garantías de
participación.Verifica si las
fechas de:
publicación de la
licitación y apertura
de ofertas afecta al
cronograma del
proyecto.
Verifica si las
fechas de:
publicación de la
licitación y apertura
de ofertas afecta al
cronograma del
proyecto.
Afecta el
Cronograma
del Proy.?
SI
NO
Afecta el
Cronograma
del Proy.?
SI
NO
7.13
Informa al Equipo
de Proyecto y al
CCA, las fechas de:
publicación de la
licitación y apertura
de ofertas.
Informa al Equipo
de Proyecto y al
CCA, las fechas de:
publicación de la
licitación y apertura
de ofertas.
B
A
B
A
Determina fechas
nuevas planificadas
en cada contrato
para coordinar el
desarrollo del
cronograma del
proyecto.
Determina fechas
nuevas planificadas
en cada contrato
para coordinar el
desarrollo del
cronograma del
proyecto.
7.14
Informa al Equipo
de Proyecto y al
CCA, las fechas de:
publicación de la
licitación y apertura
de ofertas; y la
forma en que se ve
afectado el
cronograma del
proyecto.
Informa al Equipo
de Proyecto y al
CCA, las fechas de:
publicación de la
licitación y apertura
de ofertas; y la
forma en que se ve
afectado el
cronograma del
proyecto.
B
FinFin
7.16
7.17

451. 423
4.2.8 Selección de Vendedores
a. Propuestas para reducir las brechas entre la Gestión Actual de las
Adquisiciones y el Proceso de Selección de Vendedores de la Guía PMBOK.
Si bien en la práctica se cumple en buena medida con las recomendaciones que la
Guía PMBOK (PMI, 2004) propone para el Proceso de Selección de Vendedores,
de acuerdo a lo señalado en el punto 4.1.8 del presente capítulo (Brechas entre la
Gestión Actual de Adquisiciones y el Proceso de Selección de Vendedores de la
Guía PMBOK), en el punto 4.1.2 (Proceso de Contratación Administrativa), existen
actividades conocidas como Actividades de Desperdicio Tipo 2, que no aportan a
la generación de valor.
Siguiendo con las recomendaciones del punto 4.2.2 del presente capítulo
(Propuestas de mejora al Proceso de Contratación Administrativa) y considerando
el análisis del punto 4.2.3 (Análisis del Reglamento Interno de la Contratación
Administrativa del ICE), se recomiendan las siguientes acciones de mejora:
• Utilizar el Plan de Gestión de las Adquisiciones como referencia en el
proceso de Selección de Vendedores.
• Explotar más la herramienta de Sistema de Ponderación para el proceso de
Selección de Vendedores, tal como lo propone la Guía PMBOK (PMI,
2004).
• Preparar un Plan de Gestión del Contrato para cada proceso de
adquisición.

452. 424
• Implementar Procesos de Gestión de Cambios para actualizar en tiempo y
forma los planes de Gestión del Proyecto y Gestión de las Adquisiciones
propuestos.
• Preparar un expediente en la oficina de Gestión Recursos Materiales y
Adquisiciones que mantenga actualizado los Activos de los Procesos de la
Organización referentes a la Gestión de las Adquisiciones.
• Sistematizar el proceso de Solicitud de Respuesta a Vendedores por medio
de procedimientos orientados a la obtención de resultados.
• Eliminar las Actividades de Desperdicio Tipo 2, de la Gestión Actual de las
Adquisiciones.

453. 425
b. Principios, Políticas, Normas y Procedimientos para el Proceso de Selección de
Vendedores.
Tomando las consideraciones de los puntos 4.1.2 (Proceso de Contratación
Administrativa), 4.2.2 (Propuesta de mejora al Proceso de Contratación
Administrativa), 4.2.3 (Análisis del Reglamento Interno de la Contratación
Administrativa del ICE) y 4.1.8 (Brechas entre la Gestión Actual de Adquisiciones y
el Proceso de Selección de Vendedores de la Guía PMBOK) del presente capítulo,
se proponen principios, políticas, normas y procedimientos para la Selección de
Vendedores. Estos conformarán el Modelo de Gestión de Adquisiciones
Propuesto.
Los principios fueron escogidos de los Principios Básicos de la Licitación Pública
(BCIE, 1995) y los Principios Constitucionales aplicables a la Contratación
Administrativa (Romero, 2003).

454. 426
PRINCIPIOS
Todo proceso de Selección de Vendedores deberá respetar los siguientes
principios:
Buena Fe: Claro convencimiento que las compras o adqusiciones son lícitas,
verdaderas y justas.
Debido Proceso: Los procesos que se apliquen en todos los procesos de
adquisición deben ser correctos y estar de conformidad con la
correspondiente legislación y normativas aplicables.
Eficacia: Actuación encaminada al cumplimiento del fin público asignado a la
UEN.
Eficiencia: Administración eficiente para la obtención de ofertas, conforme al
interés público perseguido.
Equilibrio de Intereses: Debe existir siempre un equilibrio entre los deberes
y derechos de las partes contratantes.
Formalismo de los procedimientos licitatorios: Cumplimiento de los
requisitos formales de la contratación administrativa, como recursos de
fiscalización del buen uso de los recursos públicos.
Igualdad: Requiere que los contratistas participantes en la licitación, sean
tratados y considerados bajo las mismas condiciones técnicas,
administrativas, o de cualquier otra índole, sin preferencia o discriminación
de ningún tipo.
Intangibilidad Patrimonial: El Estado está obligado a mantener la
equivalencia de la negociación, en protección al interés público.
Interés Público: Actuación encaminada hacia el logro del bien común, bien
público o interés público.
Legalidad: Los procedimientos de selección de contratistas a aplicarse,
deben ser definidos a priori, en forma precisa, cierta y concreta.
Lesividad: La Contratación Administrativa, solo puede ser declarada nula, si
se comprueba que es lesiva a los intereses del Estado.
Publicidad: La información relativa a una adquisición o licitación, debe ser
debidamente divulgada, para que todo interesado pueda enterarse con
facilidad de las oportunidades existentes y pueda participar en el proceso
que se abra.
Razonabilidad: El Estado debe restringir o limitar, el ejercicio abusivo del
derecho, pero vigilando que la norma jurídica se adecue en todos sus
elementos.
Seguridad Jurídica: Toda futura obligación contractual, debe ser bien
definida, para que las partes sepan a que atenerse, garantizándose de este
modo la correcta aplicación del derecho.
Transparencia: Toda la información relativa al proceso de licitación debe
estar disponible y accesible para todos los contratistas que existen en el
medio, así como para el público en general que pueda estar interesado en
dicho proceso.

455. 427
A continuación se presenta la propuesta de las políticas para la Selección de
Vendedores, y la Norma como marco regulatorio, empleando el método de juicio
experto, de acuerdo a los criterios del área de Gestión Recursos Materiales y
Adquisiciones de la UENTE.
POLITICAS
1. Las actividades que conforman el Proceso de Selección de Vendedores
son consideradas actividades proritarias sobre las demás actividades
ordinarias.
2. Todas las personas involucradas en el Proceso de Selección de
Vendedores, prestarán su atención correcta y oportuna.
3. La Dirección de Proveeduría es un órgano conductor y facilitador del
Proceso de Contratación Administrativa, responsable de obtener los recursos
necesarios para brindar un servicio correcto y oportuno.
4. El Administrador de Contrato es responsable de la coordinación del
estudio y selección de ofertas.
5. La Proveeduría esta en la posición de notificar al Administrador de
Contratos, condiciones de la Nota de Recomendación riesgosas para el curso
natural de la Contratación Administrativa, sin impedir el mismo por exceso de
formalismos, aprobaciones múltiples, remisión formal de documentos, o
condiciones que provoquen pérdida de tiempo.
6. El Coordinador de Contratación Administrativa es responsable de la
coordinación y preparación de la Adjudicación de Ofertas.
7. La División de Contratación Administrativa de la Direción Juridica
Institucional, es responsable de la coordinación y preparación del contrato.
8. Todo cambio que promueva la Proveeduría, en cuanto a reglamentos,
políticas, procedimientos o cualquier índole que afecte el desempeño de las
adquisiciones de la UEN´s, deberá ser aprobado por la mayoría de los CCA´s
de la institución.

456. 428
NORMAS
TITULO I
DEFINICIONES
Administrador de Contratos: Funcionario encargado de administrar los
contratos de suministro de bienes y servicios que suscriba el ICE con
particulares o terceros, con el propósito de asegurar el fiel cumplimento del
objeto de la contratación, tanto cualitativa como cuantitativamente
Auditoría Interna: Es la dependencia encargada de velar que los procesos de
contratación administrativa sean óptimos, oportunos, estandarizados y cumplan
con todos los requisitos establecidos.
Coordinador de la Contratación Administrativa (CCA): Funcionario o
dependencia responsable de coordinar todos los procesos de contratación
administrativa de su área, con apego a la normativa vigente y los mejores
intereses institucionales, en concordancia con los procedimientos establecidos,
siendo el interlocutor entre la Proveeduría y las correspondientes
dependencias.
Dirección UENTE: El área funcional a cargo del Director de la Unidad
Estratégica de Negocio.
Director de UEN: Director de la Unidad Estratégica de Negocio, en este caso
corresponde al Director de la UEN Transporte de Electricidad.
División de Contratación Administrativa: Dependencia perteneciente a la
Dirección Jurídica Institucional, cuya función es brindar la asesoría jurídica y
los servicios que en materia de contratación administrativa requiera la
Institución
Documentación de la Adquisición: Documentación utilizada para pedir
propuestas a los potenciales proveedores o vendedores y respalden los
procesos de Solicitud de Respuesta a Vendedores y Selección de Vendedores.
Equipo de Proyecto: Equipo multidisciplinario asignado a un proyecto y
coordinado por un líder de proyecto.
Equipo Técnico: equipo multidisciplinario asignado a un proyecto,
responsable de los aspectos técnicos del mismo, y coordinado por un líder
técnico.
Expediente Administrativo: Archivo histórico de determinado proceso, que
físicamente estará permanentemente ubicado en la Proveeduría, la cual lo
mantendrá actualizado.
Oferente: Toda persona física o jurídica que somete una propuesta al ICE
dentro del procedimiento de contratación, en apego a los términos establecidos
vía cartel, especialmente en lo que se refiere a especificaciones técnicas,
calidad, oportunidad y costo así como a las leyes que la regulan.
Proceso de Contratación Administrativa: proceso de la administración
pública para la contratación de materiales, bienes o servicios.

457. 429
Proveedor: Conocido también como adjudicatario, es toda persona física o
jurídica que sometió una propuesta al ICE dentro del procedimiento de
contratación, en apego a los términos establecidos vía cartel, el cual se le ha
adjudicado una adquisición.
Proveeduría (dirección de proveeduría): Es la dependencia encargada de la
conducción de los procesos de contratación administrativa.
Red Nacional de Transporte de Electricidad (RNTE): infraestructura
eléctrica destinada para el transporte de electricidad de los centros de
producción como las plantas hidroeléctricas o térmicas y los centros de
consumo.
Sub-gerente: Corresponde al subgerente del sector electricidad.
TITULO II
ROLES Y RESPONSABILIDADES
Capítulo I: Responsabilidades
Sección 1: Administrador de Contrato
1. Los Administradores de Contrato tienen las siguientes responsabilidades:
a. Retirar oportunamente las ofertas de la Proveeduría para su estudio
técnico.
b. Coordinar el Estudio Técnico de Ofertas.
c. Informar al Equipo de Proyecto, cuando surgen cambios al cronograma
de las adquisiciones y las fechas planificadas en cada contrato para
coordinar el desarrollo del Cronograma del Proyecto
d. Preparar la Nota de Recomendación de Adjudicación de Ofertas.
Sección 2: Auditoría Interna
2. La Auditoría Interna tiene las siguientes responsabilidades:
a. Velar que los Procesos de Contratación Administrativa sean óptimos,
oportunos, estandarizados y cumplan con todos los requisitos
establecidos.
b. Velar que los Procesos de Contratación Administrativa sean
gestionados sin un exceso de formalismo, aprobaciones múltiples,
remisión formal de documentos o condiciones que provoquen pérdida de
tiempo.
º

458. 430
Sección 3: Coordinadores de Contratación Administrativa
3. Los Coordinadores de Contratación Administrativa tiene las siguientes
responsabilidades:
a. Atender las revocatorias o apelaciones contra los actos de
adjudicación
b. Mantener a derecho el estado de las Garantías de Participación.
c. Coordinar y preparar la Adjudicación de Ofertas
Sección 4: Director de UEN
4. El Director de UEN tiene las siguientes responsabilidades:
a. El Director de UEN tiene la responsabilidad de adjudicar las
adquisiciónes de bienes y servicios.
Sección 5: División de Contratación Administrativa - DJI
5. La División de Contratación Administrativa tiene las siguientes
responsabilidades:
a. Preparar el Estudio Legal de las ofertas.
b. Preparar el Contrato y coordinar la firma del mismo.
c. Otorgar la aprobación o el Visto Bueno de los contratos, según los
límites económicos fijados por la Contraloría.
Capítulo II: Roles
Sección 1: Administrador de Contrato
6. El Administrador de Contrato tiene las siguientes obligaciones:
a. Intervenir en el proceso de análisis, valoración de ofertas y
recomendación de adjudicación.
Sección 2: Auditoría Interna
7. La Auditoría tiene las siguientes obligaciones:
a. Verificar la idoneidad de los AC en materia de constratación
administrativa

459. 431
Sección 3: Coordinadores de Contratación Administrativa
8. Los Coordinadores de Contratación Administrativa tiene las siguientes
obligaciones:
a. Elaborar los borradores de contratos para ser presentados a la
División de Contratación Administrativa.
Sección 4: Dirección de la UENTE
9. La Dirección de la UENTE tiene las siguientes obligaciones:
a. Obtener la Certificación de Contenido Presupuestario.
b. Notificar a la División de Contratación Administrativa la preparación del
Contrato.
c. Preparar el borrador del Contrato.
Sección 5: División de Contratación Administrativa - DJI
10. La División de Contratación Administrativa tiene las siguientes
obligaciones:
a. Responder las respuestas de las impugnaciones a las adjudicaciones.
Sección 6: Proveeduría
11. La Proveeduría tiene las siguientes obligaciones:
a. Capacitar y certificar la idoneidad de los AC en materia de contratación
administrativa.
b. Coordinar los procesos de estandarización de los procedimientos de
adquisiciones junto con los CCA.
c. Informar la llegada de ofertas al AC, al CCA y la Dirección Juridica
Institucional.
d. Verificar la inclución de la adjudicación dentro del expediente público.
e. Informar a los CCA sobre la presentación de revocatorias o
apelaciones contra los actos de adjudicación.
f. Colaborar con el CCA para mantener a derecho el estado de las
Garantías de Participación.
g. Conducir y facilitar el Proceso de Contratación Administrativa

460. 432
TITULO III
REFRENDOS
12. Toda contratación que supere el monto establecido por la Contraloría
General de la República para refrendo, deberá contar con el visto bueno de la
unidad de refrendos de la División de Contratación Administrativa de la
Dirección Jurídica Institucional
13. Los procesos cuyos montos sean superiores a los asignados para
contrataciones directas y menores a las que requieren refrendo de la
Contraloría General de la República deberán contar con la aprobación de la
unidad de la División de Contratación Administrativa
14. La División de Contratación Administrativa en conjunto con la Dirección de
Proveeduría y las Direcciones Administrativas o UEN's establecerán los
contenidos que deben tener los contratos para que junto con el expediente
respectivo se remitan a la Contraloría General de la República
TITULO IV
RECURSOS
Capítulo I: Revocatoria
15. En los concursos cuyos procedimientos proceda la interposición del recurso
de revocatoria, el recurrente se presentará ante la Proveeduría dentro de los
plazos establecidos por ley.
16. Una vez presentado el recurso, la Proveeduría en conjunto con la División
de Contratación Administrativa y el Área Técnica (CCA-AC) en un plazo
máximo de tres días hábiles analizarán la admisibilidad del recurso y la
Proveeduría notificará al recurrente, en caso de que se declare inadmisible.
Cuando este resulte admisible para su trámite, la Proveeduría notificará a la
parte adjudicada que ha sido recurrida, dentro del mismo plazo señalado
anteriormente, concediéndole una audiencia por el término de tres días hábiles
para que exprese sus alegatos
17. Vencida la audiencia concedida y/o recibidos los argumentos del
adjudicatario recurrido, la Proveeduría los enviará al Área Técnica (CCA–AC) y
la División de Contratación Administrativa del ICE, para que ambos se
pronuncien en un plazo de cinco días hábiles.
18. Recibidos los criterios del Área Técnica (CCA-AC) y de la División de
Contratación Administrativa del ICE, la Dirección de Proveeduría contará con
un plazo máximo de tres días hábiles siguientes a la recepción de la
documentación para emitir su recomendación y elevarla al órgano competente.
19. La Administración deberá resolver el recurso en un plazo máximo de 15
días hábiles siguientes, a la recepción de los argumentos presentados por la
parte adjudicataria que ha sido recurrida. Dentro de dicho plazo deberán
contabilizarse los señalados en los Artículos 65 y 66, anteriores

461. 433
20. Corresponde a la Dirección de Proveeduría notificar la resolución del
recurso de revocatoria, dentro de los tres días hábiles siguientes al recibo de la
misma
Capítulo II: Apelación
21. Cuando la Contraloría General de la República solicite un expediente
administrativo, en casos de apelaciones, la Dirección de Proveeduría deberá
remitirlo dentro del día hábil siguiente y prevenir a los oferentes para que
mantengan o restablezcan la vigencia de las ofertas y la garantía de
participación. Si en el expediente existieren líneas independientes que no
fueron apeladas, se enviará en sustitución del original una copia certificada del
expediente administrativo
22. Una vez notificada la audiencia inicial concedida por la Contraloría General
de la República, deberá la Proveeduría en el plazo de un día hábil convocar al
Área Técnica (CCA-AC) y a la División de Contratación Administrativa de la
Dirección Jurídica Institucional para que se pronuncien en un plazo de tres días
hábiles. De considerarlo necesario cualquiera de las tres Áreas, convocará a
reunión para coordinar la respuesta de la apelación.
23. Una vez que sean remitidos los respectivos pronunciamientos o cuando el
mismo sea conjunto, la Proveeduría deberá enviar la respuesta al Órgano
Contralor antes de que se cumplan los cinco días concedidos por éste.
24. La Proveeduría debe analizar todos los documentos adicionales existentes
en poder de la Contraloría General de la República en conjunto con el Área
Técnica (CCA-AC) y la División de Contratación Administrativa del ICE, antes
de la audiencia final.
25. En las Audiencias finales y las especiales debe seguirse el mismo
procedimiento de la audiencia inicial.
26. La Proveeduría debe hacer llegar a la División de Contratación
Administrativa del ICE y al CCA la resolución final de la Contraloría, un día
hábil siguiente a la recepción de la notificación, para que si quieren solicitar
una adición o aclaración sobre el fondo de la resolución, se lo comuniquen a la
Proveeduría a más tardar el día hábil siguiente. Será responsabilidad de ésta,
enviar la solicitud al Órgano Contralor, antes de que se cumplan los tres días
concedidos para ello.

462. 434
TITULO V
PROCEDIMIENTO DE CONTRATACION
Capítulo I: Licitaciones
27. El CCA deberá justificar por escrito la diferencia que se presente entre el
monto estimado y el monto recomendado de adjudicación, aportando la
información suficiente.
Capítulo II: Prorroga a fecha máxima de adjudicación.
28. Podrán ser prorrogadas las fechas máximas de adjudicación de las
licitaciones o contrataciones, que estén por vencerse, por el Director de UEN o
Director Administrativo. Esta prórroga se dará en casos calificados cuando
resulte difícil para la Administración resolver en el plazo estipulado en el cartel.
Para que se pueda tramitar una prórroga a la fecha máxima de adjudicación la
Dependencia Técnica debe solicitar a la Proveeduría, al menos con quince
días hábiles y por escrito, la ampliación, adjuntando lo siguiente:
a. Tipo y número de contratación, descripción y monto de la compra.
b. La justificación razonada (el motivo por el cual no se puede cumplir con
el plazo que se había previsto y la importancia de dar esta prórroga).Un
cuadro donde se detalle la vigencia de las ofertas así como las garantías
de participación.
c. Si la nueva fecha máxima para adjudicar es posterior a cualquiera de
las fechas máximas de vigencia o garantías, se debe solicitar a todos los
oferentes que las prorroguen. Solo se puede prorrogar licitaciones, si las
ofertas y garantías están vigentes o que quede evidencia de que los
interesados han desistido de participar en el negocio.
d. De todo lo anterior debe quedar evidencia en el expediente
correspondiente.
29. Una vez aportada la información indicada en el artículo anterior, la
Proveeduría dejará evidencia de la resolución de prorrogar, expresada por el
director de la Unidad Estratégica de Negocios o Dirección Administrativa, en el
expediente correspondiente, y al menos con ocho días anteriores al
vencimiento de la fecha máxima para adjudicar.

463. 435
Seguidamente se presentan los procedimientos para la Selección de Vendedores,
cuyo ámbito cubre las siguientes áreas del ICE: a. UENs o Direcciones
Administrativas, b. la Dirección de Proveeduría, c. Administración Superior, y d. la
División de Contratación Administrativa de la Dirección Jurídica Institucional,
basado en los criterios de la Guía PMBOK (PMI, 2004), y los hallazgos del punto
4.1.2 (Proceso de Contratación Administrativa) y propuestas del punto 4.2.2
(Propuesta de mejora al Proceso de Contratación Administrativa):
• Procedimiento para el Estudio y Selección de Ofertas.
• Procedimiento para la Adjudicación de Ofertas.
• Procedimiento para la Contratación de los Proveedores.

464. 436

465. 437
INSTITUTO COSTARRICENSE DE
ELECTRICIDAD
Código:
Versión:
Procedimiento para el Estudio y Selección de
Ofertas.
Página:
1/8
Solicitud de
Cambio No: __
Elaborado por: Aprobado por: Rige a partir de:
TABLA DE CONTENIDO
1. PROPÓSITO................................................................................................. 2
2. ALCANCE ..................................................................................................... 2
3. DOCUMENTOS APLICABLES...................................................................... 2
4. POLITICAS.................................................................................................... 3
5. RESPONSABILIDADES................................................................................ 4
6. DEFINICIONES, TÉRMINOS, SÍMBOLOS Y ABREVIATURAS. ................... 5
7. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO ................................................................... 7
8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA............................................................... 8

466. 438
Versión:
Procedimiento para el Estudio y
Selección de Ofertas.
Página:
2/8
Código:
1. PROPÓSITO
Suministrar una guía para el Estudio y Selección de Ofertas, con el fin de
preparar la Nota de Recomendación de Adjudicación.
2. ALCANCE
Aplica a la Proveeduría, la División de Contratación Administrativa de la
Dirección Jurídica Institucional y a todos los centros funcionales de la UEN
Transporte de Electricidad, cuando requieran de la adquisición de:
2.1 Materiales, bienes o servicios para las nuevas obras y/o ampliaciones de la
RNTE.
2.2 Materiales, bienes o servicios de mayor cuantía para el mantenimiento y/o
la operación de la RNTE (Aquellos por montos mayores al permitido en las
Contrataciones Directas).
3. DOCUMENTOS APLICABLES
Código Nombre del Documento
Fxx-xx.xx.xxx.xxxx Estudio Legal de Ofertas.
Fxx-xx.xx.xxx.xxxx Nota de Recomendación de Adjudicación de Ofertas.

467. 439
Versión:
Procedimiento para el Estudio y
Selección de Ofertas.
Página:
3/8
Código:
4. POLITICAS
4.1 Las actividades que conforman el Proceso de Selección de Vendedores
son consideradas actividades prioritarias, sobre las demás actividades
ordinarias.
4.2 Todas las personas involucradas en la preparación del Estudio y Selección
de Ofertas, prestarán su atención correcta y oportuna.
4.3 El Administrador de Contrato es responsable de la coordinación del estudio
y selección de ofertas.
4.4 La Dirección de Proveeduría es un órgano conductor y facilitador del
Proceso de Contratación Administrativa, responsable de obtener los recursos
necesarios para brindar un servicio correcto y oportuno.
4.5 La Proveeduría está en la posición de notificar al Administrador de
Contratos, sobre condiciones en la Nota de Recomendación de Adjudicación,
que ponen en riesgo el curso natural de la Contratación Administrativa, sin
impedir el mismo por exceso de formalismos, aprobaciones múltiples, remisión
formal de documentos, o condiciones que provoquen pérdida de tiempo.
4.6 Todo cambio que promueva la Proveeduría, en cuanto a reglamentos,
políticas, procedimientos o cualquier índole que afecte el desempeño de las
adquisiciones de las UEN´s, deberá ser aprobado por la mayoría de los CCA´s
de la institución.

468. 440
Versión:
Procedimiento para el Estudio y
Selección de Ofertas.
Página:
4/8
Código:
5. RESPONSABILIDADES
5.1 Administrador de Contratos
5.1.1 Coordinar el Estudio Técnico de Ofertas.
5.1.2 Informar a Equipo de Proyecto, cuando surgen cambios al cronograma de
las adquisiciones y las fechas planificadas en cada contrato para coordinar el
desarrollo del Cronograma del Proyecto.
5.1.3 Retirar oportunamente las Ofertas para su estudio respectivo.
5.1.4 Preparar la Nota de Recomendación de Adjudicación de Ofertas.
5.2 Auditoría Interna
5.2.1 Velar que los Procesos de Contratación Administrativa sean óptimos,
oportunos, estandarizados y cumplan con todos los requisitos establecidos.
5.2.2 Velar que el Procesos de Contratación Administrativa sea gestionado sin
un exceso de formalismos, aprobaciones múltiples, remisión formal de
documentos o condiciones que provoquen pérdida de tiempo.
5.3 Proveeduría
5.3.1 Conducir y facilitar el Procesos de Contratación Administrativa.
5.4 División de Contratación Administrativa
5.4.1 Preparar el Estudio Legal de Ofertas.

469. 441
Versión:
Procedimiento para el Estudio y
Selección de Ofertas.
Página:
5/8
Código:
6. DEFINICIONES, TÉRMINOS, SÍMBOLOS Y ABREVIATURAS.
administrador de contratos: Funcionario encargado de administrar los
contratos de suministro de bienes y servicios que suscriba el ICE con
particulares o terceros, con el propósito de asegurar el fiel cumplimento del
objeto de la contratación, tanto cualitativa como cuantitativamente.
auditoría interna: Es la dependencia encargada de velar que los procesos de
contratación administrativa sean óptimos, oportunos, estandarizados y cumplan
con todos los requisitos establecidos.
coordinador de la contratación administrativa (CCA): Funcionario o
dependencia responsable de coordinar todos los procesos de contratación
administrativa de su área, con apego a la normativa vigente y los mejores
intereses institucionales, en concordancia con los procedimientos establecidos,
siendo el interlocutor entre la Proveeduría y las correspondientes
dependencias.
división de contratación administrativa: Dependencia perteneciente a la
Dirección Jurídica Institucional, cuya función es brindar la asesoría jurídica y los
servicios que en materia de contratación administrativa requiera la Institución.
documentación de la adquisición: Documentación utilizada para pedir
propuestas a los potenciales proveedores o vendedores y respalden los
procesos de Solicitud de Respuesta a Vendedores y Selección de Vendedores.
equipo de proyecto: Equipo multidisciplinario asignado a un proyecto y
coordinado por un líder de proyecto.

470. 442
Versión:
Procedimiento para el Estudio y
Selección de Ofertas.
Página:
6/8
Código:
equipo técnico: equipo multidisciplinario asignado a un proyecto, responsable
de los aspectos técnicos del mismo, y coordinado por un líder técnico.
expediente administrativo: Archivo histórico de determinado proceso, que
físicamente estará permanentemente ubicado en la Proveeduría, la cual lo
mantendrá actualizado.
oferente: Toda persona física o jurídica que somete una propuesta al ICE
dentro del procedimiento de contratación, en apego a los términos establecidos
vía cartel, especialmente en lo que se refiere a especificaciones técnicas,
calidad, oportunidad y costo así como a las leyes que la regulan.
proceso de contratación administrativa: proceso de la administración
pública para la contratación de materiales, bienes o servicios.
proveeduría (dirección de proveeduría): Es la dependencia encargada de la
conducción de los procesos de contratación administrativa.
red nacional de transporte de electricidad (RNTE): infraestructura eléctrica
destinada para el transporte de electricidad de los centros de producción como
las plantas hidroeléctricas o térmicas y los centros de consumo.

471. 443
Versión:
Procedimiento para el Estudio y
Selección de Ofertas.
Página:
7/8
Código:
7. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
7.1 La Proveeduría digitaliza y folia las ofertas recibidas en el Expediente Administrativo.
7.2 La Proveeduría notifica al Administrador de Contratos, pasar a retirar copias de las ofertas
recibidas para el estudio técnico de las mismas.
7.3 La Proveeduría envía el Expediente Administrativo a la División de Contratación
Administrativa para el estudio legal de las ofertas.
7.4 La División de Contratación Administrativa prepara el Estudio Legal de las Ofertas.
7.5 La División de Contratación Administrativa envía copia del Estudio Legal de las Ofertas al
Administrador de Contratos.
7.6 La División de Contratación Administrativa envía el Expediente Administrativo a la Dirección
de Proveeduría para su custodia.
7.7 El Administrador de Contratos retira copia de las ofertas recibidas en la Proveeduría.
7.8 El Administrador de Contratos y el Equipo Técnico preparan el estudio de los aspectos
técnicos de las ofertas recibidas.
7.9 El Administrador de Contratos prepara Nota de Recomendación de Adjudicación de
Ofertas.
7.10 El Administrador de Contratos entrega Nota de Recomendación de Adjudicación de
Ofertas al Coordinador de Contratación Administrativa para su aprobación.
7.11 El Coordinador de Contratación Administrativa verifica su la Nota de Recomendación de
Adjudicación de Ofertas posee errores de forma. Si hay errores pasará a la actividad 7.16, en
caso contrario se pasará a la actividad 7.11.
7.12 El Coordinador de Contratación Administrativa firma la Nota de Recomendación de
Adjudicación de Ofertas.
7.13 El Coordinador de Contratación Administrativa entrega la Nota de Recomendación de
Adjudicación de Ofertas al Administrador de Contratos.

472. 444
Versión:
Procedimiento para el Estudio y
Selección de Ofertas.
Página:
8/8
Código:
7.14 El Administrador de Contratos entrega copia de la Nota de Recomendación de
Adjudicación de Ofertas al Director de la UEN.
7.15 El Administrador de Contratos entrega original de la Nota de Recomendación de
Adjudicación de Ofertas a la Proveeduría.
7.16 La Proveeduría archiva la Nota de Recomendación de Adjudicación de Ofertas en el
Expediente Administrativo.
7.17 El Coordinador de Contratación Administrativa solicita al Administrador de Contratos
corregir la Nota de Recomendación de Adjudicación de Ofertas de acuerdo a lo que se le
indica.
7.18 El Administrador de Contratos corrige la Nota de Recomendación de Adjudicación de
Ofertas de acuerdo a lo que el Coordinador de Contratación Administrativa le ha indicado. FIN
DE PROCEDIMIENTO.
8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
PMI (Project Management Institute): Guía de los Fundamentos de la Dirección
de Proyectos. Tercera edición. Newton Square, Pennsylvania, E.U.A., 2004.

473. 445
1Diagrama de flujo para preparar el Estudio y Selección de Ofertas
Proveeduría Administrador de
Contratos
Equipo TécnicoDivisión de Contratación
Administrativa
Coordinador de
Contratación Adm.
Inicio
Digitaliza y folia las
ofertas recibidas.
7.1
7.2
Notifica al
Administrador de
Contratos, pasar a
retirar copias de las
ofertas.
Envía el expediente
administrativo a la
División de
Contratación
Administrativa para
estudiar las ofertas
recibidas.
7.3
Prepara el estudio
de los aspectos
legales de las
ofertas recibidas
A
A
7.4
Envía copia del
Estudio Legal de
las Ofertas al
Administrador de
Contratos.
7.5
Envía el expediente
administrativo a la
Dirección de
Proveeduría.
7.6
B
Retira copia de las
ofertas recibidas en
la Proveeduría.
B
7.7
Prepara el estudio de los aspectos técnicos de las
ofertas recibidas.
7.8
Prepara nota de
Recomedación de
Adjudicación de
Ofertas.
7.9
C
Verifica si la Nota
de Recomendación
de Adjudicación
posee errores de
forma.
C
7.11
Hay errores
en la Nota?
NO
SI
Firma la Nota de
Recomendación de
Adjudicación de
Ofertas.
Nota de
Recomendación de
Adjudicación de
Ofertas.
Entrega Nota de
Recomendación de
Adjudicación al
Administrador de
Contratos
D
Solicita al
Administrador de
Contratos, corregir
la Nota de
Recomendación de
Adjudicación de
Ofertas, de acuerdo
a lo que se le
indica.
F
Corrige la Nota de
Recomendació de
Adjudicación de
Ofertas, de acuerdo
a lo indicado por el
Coordinador de
Contratación
Administrativa
F
Entrega copia de
Nota de Reco. de
Adj. de Ofertas al
Director de UEN
D
7.14
7.12
7.13
Entrega original de
Nota de Reco. de
Adj. a la Dirección
de Proveeduría.
Fin
7.15
7.17
7.18
Estudio Legal de
Ofertas.
E
E
Archiva la Nota de
Recomendación de
Adjudicación en el
Expediente Adm.
7.16
Entrega Nota de
Reco. al CCA.
7.10
1Diagrama de flujo para preparar el Estudio y Selección de Ofertas
Proveeduría Administrador de
Contratos
Equipo TécnicoDivisión de Contratación
Administrativa
Coordinador de
Contratación Adm.
InicioInicio
Digitaliza y folia las
ofertas recibidas.
Digitaliza y folia las
ofertas recibidas.
7.1
7.2
Notifica al
Administrador de
Contratos, pasar a
retirar copias de las
ofertas.
Notifica al
Administrador de
Contratos, pasar a
retirar copias de las
ofertas.
Envía el expediente
administrativo a la
División de
Contratación
Administrativa para
estudiar las ofertas
recibidas.
Envía el expediente
administrativo a la
División de
Contratación
Administrativa para
estudiar las ofertas
recibidas.
7.3
Prepara el estudio
de los aspectos
legales de las
ofertas recibidas
Prepara el estudio
de los aspectos
legales de las
ofertas recibidas
AA
AA
7.4
Envía copia del
Estudio Legal de
las Ofertas al
Administrador de
Contratos.
Envía copia del
Estudio Legal de
las Ofertas al
Administrador de
Contratos.
7.5
Envía el expediente
administrativo a la
Dirección de
Proveeduría.
Envía el expediente
administrativo a la
Dirección de
Proveeduría.
7.6
BB
Retira copia de las
ofertas recibidas en
la Proveeduría.
Retira copia de las
ofertas recibidas en
la Proveeduría.
BB
7.7
Prepara el estudio de los aspectos técnicos de las
ofertas recibidas.
7.8
Prepara nota de
Recomedación de
Adjudicación de
Ofertas.
Prepara nota de
Recomedación de
Adjudicación de
Ofertas.
7.9
CC
Verifica si la Nota
de Recomendación
de Adjudicación
posee errores de
forma.
Verifica si la Nota
de Recomendación
de Adjudicación
posee errores de
forma.
CC
7.11
Hay errores
en la Nota?
NO
SI
Firma la Nota de
Recomendación de
Adjudicación de
Ofertas.
Firma la Nota de
Recomendación de
Adjudicación de
Ofertas.
Nota de
Recomendación de
Adjudicación de
Ofertas.
Nota de
Recomendación de
Adjudicación de
Ofertas.
Entrega Nota de
Recomendación de
Adjudicación al
Administrador de
Contratos
Entrega Nota de
Recomendación de
Adjudicación al
Administrador de
Contratos
DD
Solicita al
Administrador de
Contratos, corregir
la Nota de
Recomendación de
Adjudicación de
Ofertas, de acuerdo
a lo que se le
indica.
Solicita al
Administrador de
Contratos, corregir
la Nota de
Recomendación de
Adjudicación de
Ofertas, de acuerdo
a lo que se le
indica.
FF
Corrige la Nota de
Recomendació de
Adjudicación de
Ofertas, de acuerdo
a lo indicado por el
Coordinador de
Contratación
Administrativa
Corrige la Nota de
Recomendació de
Adjudicación de
Ofertas, de acuerdo
a lo indicado por el
Coordinador de
Contratación
Administrativa
FF
Entrega copia de
Nota de Reco. de
Adj. de Ofertas al
Director de UEN
Entrega copia de
Nota de Reco. de
Adj. de Ofertas al
Director de UEN
DD
7.14
7.12
7.13
Entrega original de
Nota de Reco. de
Adj. a la Dirección
de Proveeduría.
Entrega original de
Nota de Reco. de
Adj. a la Dirección
de Proveeduría.
FinFin
7.15
7.17
7.18
Estudio Legal de
Ofertas.
Estudio Legal de
Ofertas.
EE
EE
Archiva la Nota de
Recomendación de
Adjudicación en el
Expediente Adm.
Archiva la Nota de
Recomendación de
Adjudicación en el
Expediente Adm.
7.16
Entrega Nota de
Reco. al CCA.
Entrega Nota de
Reco. al CCA.
7.10

474. 446

475. 447
INSTITUTO COSTARRICENSE DE
ELECTRICIDAD
Código:
Versión:
Procedimiento para la Adjudicación de Ofertas.
Página:
1/7
Solicitud de
Cambio No: __
Elaborado por: Aprobado por: Rige a partir de:
TABLA DE CONTENIDO
1. PROPÓSITO................................................................................................. 2
2. ALCANCE ..................................................................................................... 2
3. DOCUMENTOS APLICABLES...................................................................... 2
4. POLITICAS.................................................................................................... 3
5. RESPONSABILIDADES................................................................................ 4
6. DEFINICIONES, TÉRMINOS, SÍMBOLOS Y ABREVIATURAS. ................... 5
7. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO................................................................... 6
8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA............................................................... 7

476. 448
Versión:
Procedimiento para la Adjudicación de
Ofertas.
Página:
2/7
Código:
1. PROPÓSITO
Suministrar una guía para la Adjudicación de Ofertas.
2. ALCANCE
Aplica a la Proveeduría y a todos los centros funcionales de la UEN Transporte
de Electricidad, cuando requieran de la adquisición de:
2.1 Materiales, bienes o servicios para las nuevas obras y/o ampliaciones de la
RNTE.
2.2 Materiales, bienes o servicios de mayor cuantía para el mantenimiento y/o
la operación de la RNTE (Aquellos por montos mayores al permitido en las
Contrataciones Directas).
3. DOCUMENTOS APLICABLES
Código Nombre del Documento
Fxx-xx.xx.xxx.xxxx Adjudicación de Ofertas.

477. 449
Versión:
Procedimiento para la Adjudicación de
Ofertas.
Página:
3/7
Código:
4. POLITICAS
4.1 Las actividades que conforman el Proceso de Selección de Vendedores
son consideradas actividades prioritarias, sobre las demás actividades
ordinarias.
4.2 Todas las personas involucradas en la preparación de la Adjudicación de
Ofertas, prestarán su atención correcta y oportuna.
4.3 El Cordinador de Contratación Administrativa es responsable de la
coordinación y preparación de la Adjudicación de Ofertas.
4.4 La Dirección de Proveeduría es un órgano conductor y facilitador del
Proceso de Contratación Administrativa, responsable de obtener los recursos
necesarios para brindar un servicio correcto y oportuno.
4.5 Todo cambio que promueva la Proveeduría, en cuanto a reglamentos,
políticas, procedimientos o cualquier índole que afecte el desempeño de las
adquisiciones de las UEN´s, deberá ser aprobado por la mayoría de los CCA´s
de la institución.

478. 450
Versión:
Procedimiento para la Adjudicación de
Ofertas.
Página:
4/7
Código:
5. RESPONSABILIDADES
5.1 Auditoría Interna.
5.1.1 Velar que los Procesos de Contratación Administrativa sean óptimos,
oportunos, estandarizados y cumplan con todos los requisitos establecidos.
5.1.2 Velar que el Procesos de Contratación Administrativa sea gestionado sin
un exceso de formalismos, aprobaciones múltiples, remisión formal de
documentos o condiciones que provoquen pérdida de tiempo.
5.2 Coordinador de Contratación Administrativa.
5.2.1 Coordinar la Adjudicación de Ofertas.
5.2.4 Preparar la Adjudicación de Ofertas.
5.3 Director de UEN
5.3.1 Aprobar la Adjudicación de las Ofertas.
5.4 Proveeduría
5.4.1 Conducir y facilitar el Procesos de Contratación Administrativa.

479. 451
Versión:
Procedimiento para la Adjudicación de
Ofertas.
Página:
5/7
Código:
6. DEFINICIONES, TÉRMINOS, SÍMBOLOS Y ABREVIATURAS.
auditoría interna: Es la dependencia encargada de velar que los procesos de
contratación administrativa sean óptimos, oportunos, estandarizados y cumplan
con todos los requisitos establecidos.
coordinador de la contratación administrativa (CCA): Funcionario o
dependencia responsable de coordinar todos los procesos de contratación
administrativa de su área, con apego a la normativa vigente y los mejores
intereses institucionales, en concordancia con los procedimientos establecidos,
siendo el interlocutor entre la Proveeduría y las correspondientes
dependencias.
director de UEN: Director de la Unidad Estratégica de Negocio, en este caso
corresponde al Director de la UEN Transporte de Electricidad.
expediente administrativo: Archivo histórico de determinado proceso, que
físicamente estará permanentemente ubicado en la Proveeduría, la cual lo
mantendrá actualizado.
oferente: Toda persona física o jurídica que somete una propuesta al ICE
dentro del procedimiento de contratación, en apego a los términos establecidos
vía cartel, especialmente en lo que se refiere a especificaciones técnicas,
calidad, oportunidad y costo así como a las leyes que la regulan.
proceso de contratación administrativa: proceso de la administración
pública para la contratación de materiales, bienes o servicios.

480. 452
Versión:
Procedimiento para la Adjudicación de
Ofertas.
Página:
6/7
Código:
proveeduría (dirección de proveeduría): Es la dependencia encargada de la
conducción de los procesos de contratación administrativa.
red nacional de transporte de electricidad (RNTE): infraestructura eléctrica
destinada para el transporte de electricidad de los centros de producción como
las plantas hidroeléctricas o térmicas y los centros de consumo.
7. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
7.1 El Coordinador de Contratación Administrativa prepara la Adjudicación de
Ofertas.
7.2 El Coordinador de Contratación Administrativa entrega la Adjudicación de
Ofertas al Director de la UEN.
7.3 El Director de UEN revisa si hay errores en la Adjudicación de Ofertas. Si
hay errores, se pasará a la actividad 7.10. En caso contrario se pasará a la
actividad 7.4.
7.4 El Director de UEN firma la Adjudicación de Ofertas.
7.5 El Director de UEN entrega la Adjudicación de Ofertas al Coordinador de
Contratación Administrativa.
7.6 El Coordinador de Contratación Administrativa entrega una copia de la
Adjudicación de Ofertas a la Gerencia.
7.7 El Coordinador de Contratación Administrativa entrega el original de la
Adjudicación de Ofertas a la Proveeduría.

481. 453
Versión:
Procedimiento para la Adjudicación de
Ofertas.
Página:
7/7
Código:
7.8 La Proveeduría archiva la Adjudicación de Ofertas en el Expediente
Administrativo.
7.9 La Proveeduría envía a publicar la Adjudicación de Ofertas al Diario La
Gaceta. FIN DE PROCEDIMIENTO.
8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
PMI (Project Management Institute): Guía de los Fundamentos de la Dirección
de Proyectos. Tercera edición. Newton Square, Pennsylvania, E.U.A., 2004.

482. 454
1Diagrama de flujo para preparar la Adjudicación de Ofertas
Coordinador de Contratación
Administrativa
ProveeduríaDirector de la UEN
Inicio
Prepara la de Adjudicación de
Ofertas.
7.1
Entrega la Adjudicación de Ofertas
al Director de UEN.
7.2
Revisa si hay errores en la
Adjudicación de Ofertas.
7.3
Hay errores
en la Adj.
SI
NO
Solicita al CCA corregir la
Adjudicación de Ofertas.
7.10
Corrige la Adjudicación de Ofertas.
7.11
Firma la Adjudicación de Ofertas
7.4
Entrega la Adjudicación de Ofertas
al CCA.
Entrega copia de la Adjudicación de
Ofertas a la Gerencia.
7.5 7.6
Entrega original de la Adjudicación
de Ofertas a la Proveeduría.
7.7
Archiva la Adjudicación de Ofertas
en el Expediente Administrativo.
7.8
Envía a publicar la Adjudicación de
Ofertas al Diario La Gaceta.
7.9
Fin
1Diagrama de flujo para preparar la Adjudicación de Ofertas
Coordinador de Contratación
Administrativa
ProveeduríaDirector de la UEN
InicioInicio
Prepara la de Adjudicación de
Ofertas.
Prepara la de Adjudicación de
Ofertas.
7.1
Entrega la Adjudicación de Ofertas
al Director de UEN.
Entrega la Adjudicación de Ofertas
al Director de UEN.
7.2
Revisa si hay errores en la
Adjudicación de Ofertas.
Revisa si hay errores en la
Adjudicación de Ofertas.
7.3
Hay errores
en la Adj.
SI
NO
Hay errores
en la Adj.
SI
NO
Solicita al CCA corregir la
Adjudicación de Ofertas.
Solicita al CCA corregir la
Adjudicación de Ofertas.
7.10
Corrige la Adjudicación de Ofertas.Corrige la Adjudicación de Ofertas.
7.11
Firma la Adjudicación de OfertasFirma la Adjudicación de Ofertas
7.4
Entrega la Adjudicación de Ofertas
al CCA.
Entrega la Adjudicación de Ofertas
al CCA.
Entrega copia de la Adjudicación de
Ofertas a la Gerencia.
Entrega copia de la Adjudicación de
Ofertas a la Gerencia.
7.5 7.6
Entrega original de la Adjudicación
de Ofertas a la Proveeduría.
Entrega original de la Adjudicación
de Ofertas a la Proveeduría.
7.7
Archiva la Adjudicación de Ofertas
en el Expediente Administrativo.
Archiva la Adjudicación de Ofertas
en el Expediente Administrativo.
7.8
Envía a publicar la Adjudicación de
Ofertas al Diario La Gaceta.
Envía a publicar la Adjudicación de
Ofertas al Diario La Gaceta.
7.9
FinFin

483. 455
INSTITUTO COSTARRICENSE DE
ELECTRICIDAD
Código:
Versión:
Procedimiento para la Contratación del
Proveedor.
Página:
1/7
Solicitud de
Cambio No: __
Elaborado por: Aprobado por: Rige a partir de:
TABLA DE CONTENIDO
1. PROPÓSITO................................................................................................. 2
2. ALCANCE ..................................................................................................... 2
3. DOCUMENTOS APLICABLES...................................................................... 2
4. POLITICAS.................................................................................................... 3
5. RESPONSABILIDADES................................................................................ 4
6. DEFINICIONES, TÉRMINOS, SÍMBOLOS Y ABREVIATURAS. ................... 5
7. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO ................................................................... 6
8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA............................................................... 7

484. 456
Versión:
Procedimiento para la Contratación
del Proveedor.
Página:
2/7
Código:
1. PROPÓSITO
Suministrar una guía para la Contratación del Proveedor.
2. ALCANCE
Aplica a la Proveeduría, la Sub-Gerencia, la División de Contratación
Administrativa de la Dirección Jurídica Institucional y a todos los centros
funcionales de la UEN Transporte de Electricidad, cuando requieran de la
adquisición de:
2.1 Materiales, bienes o servicios para las nuevas obras y/o ampliaciones de la
RNTE.
2.2 Materiales, bienes o servicios de mayor cuantía para el mantenimiento y/o
la operación de la RNTE (Aquellos por montos mayores al permitido en las
Contrataciones Directas).
3. DOCUMENTOS APLICABLES
Código Nombre del Documento
Fxx-xx.xx.xxx.xxxx El Contrato.
Fxx-xx.xx.xxx.xxxx Orden de Adquisición

485. 457
Versión:
Procedimiento para la Contratación
del Proveedor.
Página:
3/7
Código:
4. POLITICAS
4.1 Las actividades que conforman el Proceso de Selección de Vendedores
son consideradas actividades prioritarias, sobre las demás actividades
ordinarias.
4.2 Todas las personas involucradas en la preparación del Contrato, prestarán
su atención correcta y oportuna.
4.3 La División de Contratación Administrativa es responsable de la
coordinación y preparación del Contrato.
4.4 La Dirección de Proveeduría es un órgano conductor y facilitador del
Proceso de Contratación Administrativa, responsable de obtener los recursos
necesarios para brindar un servicio correcto y oportuno.
4.5 Todo cambio que promueva la Proveeduría, en cuanto a reglamentos,
políticas, procedimientos o cualquier índole que afecte el desempeño de las
adquisiciones de las UEN´s, deberá ser aprobado por la mayoría de los CCA´s
de la institución.

486. 458
Versión:
Procedimiento para la Contratación
del Proveedor.
Página:
4/7
Código:
5. RESPONSABILIDADES
5.1 Auditoría Interna.
5.1.1 Velar que los Procesos de Contratación Administrativa sean óptimos,
oportunos, estandarizados y cumplan con todos los requisitos establecidos.
5.1.2 Velar que el Procesos de Contratación Administrativa sea gestionado sin
un exceso de formalismos, aprobaciones múltiples, remisión formal de
documentos o condiciones que provoquen pérdida de tiempo.
5.2 Dirección de la UENTE
5.2.1 Obtener la Certificación de Contenido Presupuestario.
5.2.2 Notificar a la División de Contratación Administrativa la preparación del
Contrato.
5.2.3 Preparar borrador del Contrato.
5.3 División de Contratación Administrativa.
5.3.1 Preparar el Contrato.
5.3.2 Coordinar la firma del Contrato.
5.3.3 Obtener las firmas del Sub-gerente y los proveedores.
5.4 Proveeduría
5.4.1 Conducir y facilitar el Procesos de Contratación Administrativa.

487. 459
Versión:
Procedimiento para la Contratación
del Proveedor.
Página:
5/7
Código:
6. DEFINICIONES, TÉRMINOS, SÍMBOLOS Y ABREVIATURAS.
auditoría interna: Es la dependencia encargada de velar que los procesos de
contratación administrativa sean óptimos, oportunos, estandarizados y cumplan
con todos los requisitos establecidos.
dirección UENTE: El área funcional a cargo del Director de la Unidad
Estratégica de Negocio.
división de contratación administrativa: Dependencia perteneciente a la
Dirección Jurídica Institucional, cuya función es brindar la asesoría jurídica y los
servicios que en materia de contratación administrativa requiera la Institución.
expediente administrativo: Archivo histórico de determinado proceso, que
físicamente estará permanentemente ubicado en la Proveeduría, la cual lo
mantendrá actualizado.
proceso de contratación administrativa: proceso de la administración
pública para la contratación de materiales, bienes o servicios.
proveedor: Conocido también como adjudicatario, es toda persona física o
jurídica que sometió una propuesta al ICE dentro del procedimiento de
contratación, en apego a los términos establecidos vía cartel, el cual se le ha
adjudicado una adquisición.

488. 460
Versión:
Procedimiento para la Contratación
del Proveedor.
Página:
6/7
Código:
proveeduría (dirección de proveeduría): Es la dependencia encargada de la
conducción de los procesos de contratación administrativa.
red nacional de transporte de electricidad (RNTE): infraestructura eléctrica
destinada para el transporte de electricidad de los centros de producción como
las plantas hidroeléctricas o térmicas y los centros de consumo.
sub-gerente: Corresponde al subgerente del sector electricidad.
7. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
7.1 La Dirección UENTE solicita la Certificación de Contenido Presupuestario al
Área Gestión Financiera de la UENTE.
7.2 La Dirección UENTE prepara y envia el borrador del Contrato junto con la
Certificación de Contenido Presupuestario a la División de Contratación
Administrativa.
7.3 La División de Contratación Administrativa prepara el Contrato.
7.4 La División de Contratación Administrativa envía el Contrato al Sub-
Gerente.
7.5 El Sub-Gerente revisa el Contrato. Si existen errores pasará a la actividad
7.13. En caso contrario pasará a la actividad 7.6.
7.6 El Sub-Gerente firma el Contrato.
7.7 El Proveedor revisa el Contrato. Si existen errores pasará a la actividad
7.13. En caso contrario pasará a la actividad 7.8.

489. 461
Versión:
Procedimiento para la Contratación
del Proveedor.
Página:
7/7
Código:
7.8 El Proveedor firma el Contrato.
7.9 El Sub-Gerente envía el Contrato a la Proveeduría.
7.10 La Proveeduría archiva el Contrato en el Expediente Administrativo.
7.11 La Proveeduría obtiene el Refrendo del Contrato.
7.12 La Proveeduría elabora la Ordenes de Adquisición.
7.13 El Sub-Gerente solicita corregir el contrato a la División de Contratación
Administrativa.
7.14 La División de Contratación Administrativa corrige el Contrato. FIN DE
PROCEDIMIENTO.
8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
PMI (Project Management Institute): Guía de los Fundamentos de la Dirección
de Proyectos. Tercera edición. Newton Square, Pennsylvania, E.U.A., 2004.

490. 462
1Diagrama de flujo para la Contratación del Proveedor
División de
Contratación Adm.
Sub-Gerente ProveedorDirección UENTE Proveeduría.
Inicio
Solicita
Certificación de
Contenido
Presupuestario al
Área Gestión
Financiera UENTE
7.1
7.2
7.3
Prepara y envía
borrador del
Contrato a DCA.
Revisa el Contrato
7.4
Hay errores
en el Cont.?
SI
NO
Solicita corregir el
Contrato.
Envía el Contrato al
Sub-Gerente
B
B
C
Corrige el Contrato.
C
7.5
7.6
D
7.7
Hay errores
en el Cont.?
NO
SI
D
Envía el Contrato
Firmado a la
Proveeduría
A
Prepara el Contrato
A
Firma el Contrato
Revisa el Contrato
Firma el Contrato
E
E
F
F
7.11
Obtiene el refrendo
del Contrato
7.8
Elabora la Orden
de Adquisición.
7.12
Fin
7.9
Archiva el Contrato
en el Expediente
Administrativo
7.10
7.13
7.14
1Diagrama de flujo para la Contratación del Proveedor
División de
Contratación Adm.
Sub-Gerente ProveedorDirección UENTE Proveeduría.
InicioInicio
Solicita
Certificación de
Contenido
Presupuestario al
Área Gestión
Financiera UENTE
7.1
7.2
7.3
Prepara y envía
borrador del
Contrato a DCA.
Prepara y envía
borrador del
Contrato a DCA.
Revisa el ContratoRevisa el Contrato
7.4
Hay errores
en el Cont.?
SI
NO
Hay errores
en el Cont.?
SI
NO
Solicita corregir el
Contrato.
Solicita corregir el
Contrato.
Envía el Contrato al
Sub-Gerente
Envía el Contrato al
Sub-Gerente
BB
BB
CC
Corrige el Contrato.Corrige el Contrato.
CC
7.5
7.6
DD
7.7
Hay errores
en el Cont.?
NO
SI
Hay errores
en el Cont.?
NO
SI
DD
Envía el Contrato
Firmado a la
Proveeduría
Envía el Contrato
Firmado a la
Proveeduría
AA
Prepara el ContratoPrepara el Contrato
AA
Firma el ContratoFirma el Contrato
Revisa el ContratoRevisa el Contrato
Firma el ContratoFirma el Contrato
EE
EE
FF
FF
7.11
Obtiene el refrendo
del Contrato
Obtiene el refrendo
del Contrato
7.8
Elabora la Orden
de Adquisición.
Elabora la Orden
de Adquisición.
7.12
FinFin
7.9
Archiva el Contrato
en el Expediente
Administrativo
7.10
7.13
7.14

491. 463
4.2.9 Administración del Contrato
a. Propuesta para reducir las brechas entre la Gestión Actual de las Adquisiciones
y Proceso de Administración del Contrato de la Guía PMBOK.
En la práctica, se presenta deficiencias sobre el Proceso de Administración del
Contrato, de acuerdo a lo señalado en el punto 4.1.9 (Brechas entre la Gestión
Actual de Adquisiciones y el Proceso de Administración del Contrato de la Guía
PMBOK) y el análisis realizado en el punto 4.2.3 (Análisis del Reglamento Interno
de la Contratación Administrativa del ICE) del presente capítulo, por lo que se
propone las siguientes acciones de mejora:
• Sistematizar los procesos de dirección de proyectos aplicados a la
relaciones contractuales como el 4.4, 4.6, 8.3, 10.3 y 11.6 de la Guía
PMBOK.
• Definir los siguientes roles al Administrador de Contratos: a. Dirigir a los
vendedores, b. Gestionar los riesgos e implementar actividades de
respuesta al riesgo, c. Establecer y gestionar los canales de comunicación
del proyecto, tanto externos como internos al equipo del proyecto, d.
Recoger datos sobre el proyecto e informa sobre el coste, el cronograma, el
avance técnico y de calidad, y la información de la situación para facilitar las
proyecciones, e. Recoger y documentar las lecciones aprendidas, e
implementar las actividades de mejora de los procesos aprobados., f.
Supervisar los resultados específicos de los materiales, bienes o servicios
contratados, parta determinar si cumplen con las condiciones contractuales
e identificar los modos de eliminar las causas de resultados insatisfactorios,

492. 464
g. Preparar informes de rendimiento de los proveedores, h. Llevar un
seguimiento y control de riesgos del Proceso de Administración del
Contrato.
• Definir los siguientes roles al Equipo de Proyecto en el Proceso de
Administración del Contrato: a. Establecer un método evolutivo para
identificar y solicitar de forma consistente cambios en las líneas base
establecidas, y para evaluar el valor y la efectividad de esos cambios, b.
Proporcionar oportunidades para validar y mejorar el proyecto de forma
continua, teniendo en cuenta el impacto de cada cambio, c. Proporcionar el
mecanismo para que el equipo de dirección del proyecto comunique de
forma sistemática todos los cambios a los interesados.
• Utilizar el Plan de Gestión de las Adquisiciones, el Plan de Gestión del
Proyecto y el Plan de Gestión del Contrato como referencia en las acciones
tomadas por el Administrador de Contratos en el Proceso de Gestión del
Contrato.
• Diseñar un sistema de Gestión de Cambios para el Proceso de
Administración de Contratos, que permita ser referencia para incluirlo
dentro de la planificación del contrato.

493. 465
b. Principios, Políticas, y Normas para el Proceso de Administración del Contrato.
Tomando las consideraciones del punto 4.1.9 (Brechas entre la Gestión Actual de
Adquisiciones y el Proceso de Administración del Contrato de la Guía PMBOK) y
4.2.3 (Análisis del Reglamento Interno de la Contratación Administrativa del ICE)
del presente capítulo, se proponen principios, políticas, y normas para la
Planificación de la Contratación. Estos conformarán el Modelo de Gestión de
Adquisiciones Propuesto.
Respecto a la definición de procedimientos para el proceso de Administración del
Contrato, se consideró conveniente que las acciones del equipo de proyecto
fueran la indicadas por los planes del proyecto (Plan de Gestión del Proyecto, Plan
de Gestión de la Adquisiciones y Plan de la Contratación), en vista que este
proceso es parte del grupo de procesos de seguimiento y control de la Guía
PMBOK.
Los principios fueron escogidos de los Principios Básicos de la Licitación Pública
(BCIE, 1995) y los Principios Constitucionales aplicables a la Contratación
Administrativa (Romero, 2003).

494. 466
PRINCIPIOS
Todo proceso de Administración del Contrato deberá respetar los siguientes
principios:
Buena Fe: Claro convencimiento que las compras o adqusiciones son lícitas,
verdaderas y justas.
Debido Proceso: Los procesos que se apliquen en todos los procesos de
adquisición deben ser correctos y estar de conformidad con la
correspondiente legislación y normativas aplicables.
Eficacia: Actuación encaminada al cumplimiento del fin público asignado a la
UEN.
Eficiencia: Administración eficiente para la obtención de ofertas, conforme al
interés público perseguido.
Equilibrio de Intereses: Debe existir siempre un equilibrio entre los deberes
y derechos de las partes contratantes.
Formalismo de los procedimientos licitatorios: Cumplimiento de los
requisitos formales de la contratación administrativa, como recursos de
fiscalización del buen uso de los recursos públicos.
Intangibilidad Patrimonial: El Estado está obligado a mantener la
equivalencia de la negociación, en protección al interés público.
Interés Público: Actuación encaminada hacia el logro del bien común, bien
público o interés público.
Legalidad: Los procedimientos de selección de contratistas a aplicarse,
deben ser definidos a priori, en forma precisa, cierta y concreta.
Lesividad: La Contratación Administrativa, solo puede ser declarada nula, si
se comprueba que es lesiva a los intereses del Estado.
Razonabilidad: El Estado debe restringir o limitar, el ejercicio abusivo del
derecho, pero vigilando que la norma jurídica se adecue en todos sus
elementos.
Seguridad Jurídica: Toda futura obligación contractual, debe ser bien
definida, para que las partes sepan a que atenerse, garantizándose de este
modo la correcta aplicación del derecho.
Transparencia: Toda la información relativa al proceso de licitación debe
estar disponible y accesible para todos los contratistas que existen en el
medio, así como para el público en general que pueda estar interesado en
dicho proceso.

495. 467
A continuación se presenta la propuesta de las políticas para la Administración del
Contrato, y la Norma como marco regulatorio, empleando el método de juicio
experto, de acuerdo a los criterios del área de Gestión Recursos Materiales y
Adquisiciones de la UENTE.
POLITICAS
1. Las actividades que conforman del Proceso de Administración del Contrato
son consideradas actividades proritarias sobre las demás actividades
ordinarias.
2. Todas las personas involucradas en el Proceso de Administración del
Contratro, prestarán su atención correcta y oportuna.
3. La Dirección de Proveeduría es un órgano conductor y facilitador del
Proceso de Contratación Administrativa, responsable de obtener los recursos
necesarios para brindar un servicio correcto y oportuno.
4. El Administrador de Contrato es responsable de la coordinación de la
Administración del Contrato, el vinculo entre el equipo de proyecto y los
contratistas sobre los aspectos contractuales y de negociación.
5. Todo cambio que promueva la Proveeduría, en cuanto a reglamentos,
políticas, procedimientos o cualquier índole que afecte el desempeño de las
adquisiciones de la UEN´s, deberá ser aprobado por la mayoría de los CCA´s
de la institución.

496. 468
NORMAS
TITULO I
DEFINICIONES
Administrador de contrato (AC): Es el encargado de administrar los contratos
de suministro de bienes y servicios que suscriba el ICE con particulares o
terceros, con el propósito de asegurar el fiel cumplimento del objeto de la
contratación, tanto cualitativa como cuantitativamente.
Auditoría Interna: Es la dependencia encargada de velar que los procesos de
contratación administrativa sean óptimos, oportunos, estandarizados y cumplan
con todos los requisitos establecidos.
Contratista: Es la persona física o jurídica que ha sido seleccionada por la
Administración para la ejecución de un contrato.
Coordinador de la Contratación Administrativa (CCA): Funcionario o
dependencia responsable de coordinar todos los procesos de contratación
administrativa de su área, con apego a la normativa vigente y los mejores
intereses institucionales, en concordancia con los procedimientos establecidos,
siendo el interlocutor entre la Proveeduría y las correspondientes
dependencias.
Debido proceso: Cumplimiento de una garantía constitucional consistente en
asegurar al contratista, oferente o proveedor, el derecho a ser escuchado ya
sea por él o su abogado, en el proceso en que se juzga su conducta, con
oportunidad de exponer y probar sus derechos.
División de Contratación Administrativa: Dependencia perteneciente a la
Dirección Jurídica Institucional, cuya función es brindar la asesoría jurídica y
los servicios que en materia de contratación administrativa requiera la
Institución.
Equipo de Proyecto: Equipo multidisciplinario asignado a un proyecto y
coordinado por un líder de proyecto.
Expediente Administrativo: Archivo histórico de determinado proceso, que
físicamente estará permanentemente ubicado en la Proveeduría, la cual lo
mantendrá actualizado.
Órgano Director Administrativo: Órgano encargado de instruir los procesos
sancionatorios por incumplimiento de los proveedores siguiendo el debido
procedimiento.
Reajuste de Precios: Mecanismo por el cual se mantiene las condiciones o
nivel económico pactado originalmente, ajustando a los contratistas o
proveedores según las variaciones que ocurran en la economía y que afecten
los costos que conforman los precios del contrato.
Rescisión contractual: Acción de la Administración que se presenta cuando
se deja sin efecto un contrato por causas de interés público, caso fortuito o
fuerza mayor.
Resolución contractual: Acción de la Administración que consiste en ponerle
fin a un contrato en forma unilateral, por incumplimiento imputable al contratista
o bien cuando por acuerdo de ambas partes, se decide ponerle fin al contrato
en forma anticipada.

497. 469
TITULO II
ROLES Y RESPONSABILIDADES
Capítulo I: Responsabilidades
Sección 1: Administrador de Contrato
1. Los Administradores de Contrato tienen las siguientes responsabilidades:
a. Dirigir a los vendedores,
b. Gestionar los riesgos e implementar actividades de respuesta al riesgo,
c. Establecer y gestionar los canales de comunicación del proyecto, tanto
externos como internos al equipo del proyecto,
d. Recoger datos sobre el proyecto e informa sobre el coste, el
cronograma, el avance técnico y de calidad, y la información de la
situación para facilitar las proyecciones,
e. Recoger y documentar las lecciones aprendidas, e implementar las
actividades de mejora de los procesos aprobados.,
f. Supervisar los resultados específicos de los materiales, bienes o
servicios contratados, parta determinar si cumplen con las condiciones
contractuales e identificar los modos de eliminar las causas de resultados
insatisfactorios,
g. Preparar informes de rendimiento de los proveedores,
h. Llevar un seguimiento y control de riesgos del Proceso de
Administración del Contrato.
i. Realizar informes de avance de ejecución de los contratos.
j. Velar por una correcta ejecución de los contratos que se les asignen en
estricto apego al expediente levantado para estos efectos y será
responsable de la recepción y aceptación de los bienes y servicios así
como de gestionar los trámites de pagos que realice la institución, según
lo pactado.
Sección 2: Coordinadores de Contratación Administrativa
2. Los Coordinadores de Contratación Administrativa tiene las siguientes
responsabilidades:
a. Mantener a derecho el estado de las Garantías de Cumplimiento.
Sección 3: Proveeduría
3. La Proveeduría tiene la siguientes responsabilidades:
a. La recepción, desalmacenaje, custodia temporal, manejo, control,
pagos y franquicias tributarias, arancelarias y fiscalización del tráfico
internacional de mercancías del ICE, ya sean extranjeras, nacionales o
nacionalizadas, en los regímenes aduaneros definitivos y temporales.

498. 470
Capítulo II: Roles
Sección 1: Proveeduría
4. La Proveeduría tiene las siguientes obligaciones:
a. Colaborar con el CCA para mantener a derecho el estado de las
Garantías de Cumplimiento.
TITULO III
PROCEDIMIENTO DE CONTRATACION
Capítulo I: Prorroga a los Contratos
5. Cuando se requiera una prórroga de un contrato y esté prevista en las
condiciones de la contratación, el AC en coordinación con el CCA, deberá
solicitar a la Dirección de Proveeduría dicha prórroga, por lo menos con 2
meses de anticipación al vencimiento. Esta prórroga deberá ser autorizada por
el órgano que dictó el acto de adjudicación. Cuando no esté contemplada en
las condiciones iniciales de la contratación o que se hayan agotado las
prórrogas establecidas, el AC deberá iniciar los nuevos trámites por lo menos
12 meses antes del vencimiento del contrato, cumpliendo para ello los
requisitos del procedimiento de contratación que corresponda.
Se exceptúa de lo anterior, con excepción a los plazos, las prórrogas de
contrataciones o licitaciones de servicios de limpieza, servicios de vigilancia,
arrendamientos de bienes inmuebles, mantenimiento de equipos o software, u
otros servicios similares, adjudicadas originalmente por el Consejo Directivo y
que no sufran ninguna modificación en las condiciones originales pactadas,
salvo reajustes de precios, en cuyo caso podrán ser autorizadas por el Gerente
General.
De igual forma se exceptúan del primer párrafo de este artículo, con excepción
a los plazos, las prórrogas de servicios en las que se mantienen las
condiciones originalmente pactadas y que constituyan un ítem de
contrataciones o licitaciones adjudicadas originalmente por el Consejo
Directivo, cuyo monto no sobrepase el tope establecido según su competencia,
por las Subgerencias o la Gerencia General; en tales casos la autorización de
esas prórrogas podrá ser realizadas por el órgano que corresponda según sea
el monto de la prórroga
6. Para la contratación de arrendamientos de bienes inmuebles, que se
requieran constituir en forma continua, se deberá seguir lo que establece la
Ley de Contratación Administrativa, su reglamentación y la Ley de
Arrendamiento Urbano y Suburbano, en beneficio de la Administración. Para
esos efectos el AC en coordinación con la Dirección de Bienes Inmuebles,
deberá mantener un registro actualizado con la información necesaria para
garantizar que el bien arrendado representa la única opción viable y que el
precio es razonable. Si no se cumpliera con los requisitos anteriores, se
procederá a iniciar un nuevo concurso de contratación

499. 471
Capítulo II: Reajuste de Precios
7. Previendo que se presente un desequilibrio económico que contravenga los
intereses del solicitante, en los pliegos de especificaciones o carteles se
deberá incorporar la ecuación matemática, la fuente de los índices que se
utilizarán en ella y los elementos esenciales que debe contener la solicitud del
contratista, para revisar los precios y determinar los montos de los reajustes.
Cuando el reajuste de precios se efectúe a solicitud expresa del contratista se
aplicará lo siguiente:
a. La solicitud se deberá presentar al AC con al menos la siguiente
información: el desarrollo de la fórmula matemática, los índices utilizados
(oficiales o certificados cuando corresponda), la estructura de costos, el
número de contratación, una breve descripción del objeto del contrato y una
copia de la orden de compra o servicio vigente al momento de producirse el
desequilibrio.
b. El AC analizará en los cinco días hábiles siguientes a su presentación, los
documentos y en coordinación con el CCA, presentará su recomendación ante
la Dirección Administrativa de Finanzas para su revisión, esta rendirá en un
plazo máximo de ocho días hábiles, un informe final al órgano que hizo la
adjudicación para que dicte su resolución.
c. De acuerdo a la complejidad del caso, el AC podrá solicitar un plazo
adicional de hasta 10 días hábiles a su Director, para completar el análisis.
d. De aceptarse el planteamiento hecho por el contratista, el órgano que
resolvió, comunicará a la Proveeduría, para que la misma proceda a emitir la
orden correspondiente.
e. Los planteamientos de reajustes de aquellas compras adjudicadas por el
Consejo Directivo, serán conocidas y resueltas por la Subgerencia o Gerencia
General, dependiendo del área organizativa a la que pertenezcan.
f. Será potestad de la Dirección de Finanzas, solicitar al AC, todos aquellos
documentos que consideren indispensables para verter su criterio.
Todos los documentos que se generen, deberán ser incorporados en forma
oportuna, al expediente administrativo que custodia la Dirección de
Proveeduría.

500. 472
Capítulo III: Sanciones
Sección 1: Sanciones a los Contratistas
8. Una vez que el AC determine un incumplimiento contractual, donde en
apariencia sea aplicable una sanción, la ejecución de la garantía de
cumplimiento, o cuando se pretenda resolver o rescindir un contrato, deberá en
coordinación con el CCA, iniciar el procedimiento correspondiente ante la
Dirección de Proveeduría, proponiendo las sanciones respectivas según la
gravedad del caso
9. Recibida la solicitud, la Proveeduría tendrá un plazo de tres días hábiles
para otorgar la audiencia respectiva al Contratista, de conformidad con los
procedimientos que correspondan según Ley de Contratación Administrativa y
su Reglamento. Para el trámite del procedimiento y recomendación final, la
Proveeduría podrá solicitar la asesoría legal correspondiente de un abogado
con experiencia en Contratación Administrativa.
10. Una vez recibidos los descargos del contratista, los mismos serán remitidos
al AC para que en coordinación con el CCA, se pronuncien con respecto a
dichas pruebas, en un plazo de 3 días hábiles.
11. Recibido el dictamen del AC y del CCA, la Proveeduría remitirá en el plazo
máximo de 5 días hábiles, su recomendación a la Subgerencia respectiva, para
que emita la resolución final.
12. La interposición de recursos en contra de la resolución final emitida por la
Subgerencia, no suspenderá la aplicación de la sanción; salvo cuando ésta
considere que la misma pueda causar perjuicios graves de imposible o difícil
reparación.
Sección 2: Sanciones a los Funcionarios
13. Los funcionarios del ICE, que tengan los insumos y la capacitación
necesaria, para desempeñar una labor de supervisión de los contratos en
forma eficiente, serán responsables en la medida que pueda individualizarse su
culpabilidad por las consecuencias provocadas a la Institución en razón de los
incumplimientos de los contratistas, si pudiendo prever o denunciar a tiempo
las transgresiones contractuales, no lo hicieron o no solicitaron las sanciones,
ejecuciones, multas o rescisión o resolución respectivas. Además de la
responsabilidad administrativa podrán ser responsables laboral, penal y
civilmente, según corresponda y se logre demostrar.
14. Cuando en el trámite de una contratación administrativa se determine que
un funcionario no cumplió con las funciones y obligaciones definidas en el
presente reglamento por negligencia, culpa grave o dolo, será sancionado de
conformidad con lo que al respecto establezca la Ley de Contratación
Administrativa y el Estatuto de Personal en forma supletoria, previa
demostración de la culpabilidad.
15. Las sanciones a los funcionarios del ICE que puedan llevar al despido sin
responsabilidad patronal, se aplicarán con observancia del procedimiento
ordinario disciplinario aprobado por la Gerencia General del ICE.

501. 473
4.2.10 Cierre del Contrato
a. Propuesta para reducir las brechas entre la Gestión Actual de las Adquisiciones
y el Proceso de Cierre del Contrato de la Guía PMBOK.
De acuerdo a lo señalado en el punto 4.1.10 (Brechas entre la Gestión Actual de
Adquisiciones y el Proceso de Cierre del Contrato de la Guía PMBOK) y el análisis
realizado en el punto 4.2.3 (Análisis del Reglamento Interno de la Contratación
Administrativa del ICE) del presente capítulo, se propone las siguientes acciones
de mejora:
• Sistematizar el proceso de Cierre del Contrato por medio de procedimientos
orientados a la obtención de resultados.
• Registrar los resultados finales del contrato y evaluar el Proceso de Gestión
de las Adquisiciones.
• Implementar las Auditorías de las Adquisiciones.
• Registrar las lecciones aprendidas del Proceso de Gestión de las
Adquisiciones.

502. 474
b. Principios, Políticas, Normas y Procedimientos para el Proceso de Cierre del
Contrato.
Tomando las consideraciones del punto 4.1.10 (Brechas entre la Gestión Actual de
Adquisiciones y el Proceso de Cierre del Contrato de la Guía PMBOK) del
presente capítulo, se propone los principios para el Cierre del Contrato.
Los principios fueron escogidos de los Principios Básicos de la Licitación Pública
(BCIE, 1995) y los Principios Constitucionales aplicables a la Contratación
Administrativa (Romero, 2003).

503. 475
PRINCIPIOS
Todo proceso de Cierre de Contrato deberá respetar los siguientes principios:
Buena Fe: Claro convencimiento que las compras o adqusiciones son lícitas,
verdaderas y justas.
Debido Proceso: Los procesos que se apliquen en todos los procesos de
adquisición deben ser correctos y estar de conformidad con la
correspondiente legislación y normativas aplicables.
Eficacia: Actuación encaminada al cumplimiento del fin público asignado a la
UEN.
Eficiencia: Administración eficiente para la obtención de ofertas, conforme al
interés público perseguido.
Equilibrio de Intereses: Debe existir siempre un equilibrio entre los deberes
y derechos de las partes contratantes.
Formalismo de los procedimientos licitatorios: Cumplimiento de los
requisitos formales de la contratación administrativa, como recursos de
fiscalización del buen uso de los recursos públicos.
Intangibilidad Patrimonial: El Estado está obligado a mantener la
equivalencia de la negociación, en protección al interés público.
Interés Público: Actuación encaminada hacia el logro del bien común, bien
público o interés público.
Legalidad: Los procedimientos de selección de contratistas a aplicarse,
deben ser definidos a priori, en forma precisa, cierta y concreta.
Lesividad: La Contratación Administrativa, solo puede ser declarada nula, si
se comprueba que es lesiva a los intereses del Estado.
Razonabilidad: El Estado debe restringir o limitar, el ejercicio abusivo del
derecho, pero vigilando que la norma jurídica se adecue en todos sus
elementos.
Seguridad Jurídica: Toda futura obligación contractual, debe ser bien
definida, para que las partes sepan a que atenerse, garantizándose de este
modo la correcta aplicación del derecho.
Transparencia: Toda la información relativa al proceso de licitación debe
estar disponible y accesible para todos los contratistas que existen en el
medio, así como para el público en general que pueda estar interesado en
dicho proceso.

504. 476
A continuación se presenta la propuesta de las políticas para el Cierre del
Contrato, y la Norma como marco regulatorio, empleando el método de juicio
experto, de acuerdo a los criterios del área de Gestión Recursos Materiales y
Adquisiciones de la UENTE.
POLITICAS
1. Las actividades que conforman del Proceso de Cierre del Contrato son
consideradas actividades prioritarias sobre las demás actividades ordinarias.
2. Todas las personas involucradas en el Proceso de Cierre del Contratro,
prestarán su atención correcta y oportuna.
3. La Dirección de Proveeduría es un órgano conductor y facilitador del
Proceso de Contratación Administrativa, responsable de obtener los recursos
necesarios para brindar un servicio correcto y oportuno.
4. El Administrador de Contrato es responsable de la coordinación del Cierre
del Contrato, el vinculo entre el equipo de proyecto y los contratistas sobre los
aspectos contractuales y de negociación.
5. Todo cambio que promueva la Proveeduría, en cuanto a reglamentos,
políticas, procedimientos o cualquier índole que afecte el desempeño de las
adquisiciones de la UEN´s, deberá ser aprobado por la mayoría de los CCA´s
de la institución.

505. 477
NORMAS
TITULO I
DEFINICIONES
Administrador de contrato (AC): Es el encargado de administrar los
contratos de suministro de bienes y servicios que suscriba el ICE con
particulares o terceros, con el propósito de asegurar el fiel cumplimento del
objeto de la contratación, tanto cualitativa como cuantitativamente.
Auditoría Interna: Es la dependencia encargada de velar que los procesos de
contratación administrativa sean óptimos, oportunos, estandarizados y
cumplan con todos los requisitos establecidos.
Contratista: Es la persona física o jurídica que ha sido seleccionada por la
Administración para la ejecución de un contrato.
Coordinador de la Contratación Administrativa (CCA): Funcionario o
dependencia responsable de coordinar todos los procesos de contratación
administrativa de su área, con apego a la normativa vigente y los mejores
intereses institucionales, en concordancia con los procedimientos establecidos,
siendo el interlocutor entre la Proveeduría y las correspondientes
dependencias.
Debido proceso: Cumplimiento de una garantía constitucional consistente en
asegurar al contratista, oferente o proveedor, el derecho a ser escuchado ya
sea por él o su abogado, en el proceso en que se juzga su conducta, con
oportunidad de exponer y probar sus derechos.
División de Contratación Administrativa: Dependencia perteneciente a la
Dirección Jurídica Institucional, cuya función es brindar la asesoría jurídica y
los servicios que en materia de contratación administrativa requiera la
Institución.
Equipo de Proyecto: Equipo multidisciplinario asignado a un proyecto y
coordinado por un líder de proyecto.
Expediente Administrativo: Archivo histórico de determinado proceso, que
físicamente estará permanentemente ubicado en la Proveeduría, la cual lo
mantendrá actualizado.
Finiquito del Contrato: Documento suscrito por representantes debidamente
acreditados del ICE, como del contratista, mediante el cual, se da por finalizada
su relación contractual a satisfacción plena de ambas partes, una vez
efectuados o entregados los bienes y servicios y el ICE haber realizado todos
los pagos.
Órgano Director Administrativo: Órgano encargado de instruir los procesos
sancionatorios por incumplimiento de los proveedores siguiendo el debido
procedimiento.
Rescisión contractual: Acción de la Administración que se presenta cuando
se deja sin efecto un contrato por causas de interés público, caso fortuito o
fuerza mayor.
Resolución contractual: Acción de la Administración que consiste en ponerle
fin a un contrato en forma unilateral, por incumplimiento imputable al contratista
o bien cuando por acuerdo de ambas partes, se decide ponerle fin al contrato
en forma anticipada.

506. 478
TITULO II
ROLES Y RESPONSABILIDADES
Capítulo I: Responsabilidades
Sección 1: Administrador de Contrato
1. Los administradores de Contrato tienen la siguiente responsabilidad:
a. Hacer los finiquitos de los contratos de cada proceso de adquisición.
Sección 2: Coordinadores de Contratación Administrativa
2. Los Coordinadores de Contratación Administrativa tiene la siguiente
responsabilidad:
a. Preparar el Informe de Evaluación de la Gestión de las Adquisiciones
al final de cada periodo presupuestario.
Sección 3: Proveeduría
3. La Proveeduría tiene la siguientes responsabilidades:
a. Mantener el expediente administrativo actualizado y debidamente
foliado
Capítulo II: Roles
Sección 1: Administrador de Contrato
4. El Administrador de Contrato tiene la siguiente obligación:
a. Preparar el informe final que servirá de base para ejecutar el finiquito.
Sección 2: Auditoría Interna
5. La Auditoría Interna tiene la siguiente obligación:
a. Realizar la Auditoría de la Adquisición, el cual consiste en una revisión
estructurada del proceso de adquisición, desde el proceso de Planificar
las Compras y Adquisiciones hasta la Administración del Contrato.
Sección 3: Proveeduría
6. La Proveeduría tiene las siguientes obligaciones:
a. Verificar el finiquito de los contratos de cada proceso de adquisición.
b. Consolidar los Informes de Evaluación de los CCA.

507. 479
TITULO III
FINIQUITO DE CONTRATO
7. Una vez finalizada una contratación, el CCA en coordinación con el AC,
deberá enviar los informes finales, incluyendo las liquidaciones y el finiquito
correspondiente, a la Proveeduría para que pase a formar parte del expediente
administrativo. En el caso de contrataciones directas de escasa cuantía, el
informe final lo llenará el AC solo cuando se presenten problemas con dicha
contratación

508. 480
Seguidamente se presentan el siguiente procedimiento internos de la UENTE,
basado en la Guía PMBOK (PMI, 2004) para el Cierre del Contrato:
• Procedimiento para el Cierre del Contrato.

509. 481
INSTITUTO COSTARRICENSE DE
ELECTRICIDAD
Código:
Versión:
Procedimiento para el Cierre de Contratos.
Página:
1/7
Solicitud de
Cambio No: __
Elaborado por: Aprobado por: Rige a partir de:
TABLA DE CONTENIDO
1. PROPÓSITO ....................................................................................................2
2. ALCANCE.........................................................................................................2
3. DOCUMENTOS APLICABLES ........................................................................2
4. POLITICAS.......................................................................................................3
5. RESPONSABILIDADES...................................................................................4
6. DEFINICIONES, TÉRMINOS, SÍMBOLOS Y ABREVIATURAS. ....................5
7. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO .....................................................................7
8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA.................................................................8

510. 482
Versión:
Procedimiento para el Cierre de
Contratos.
Página:
2/7
Código:
1. PROPÓSITO
Suministrar una guía para el Cierre de Contratos, que permita de respaldo para
el proceso de Cierre del Proyecto.
2. ALCANCE
Aplica a la Proveeduría, a la Auditoria Interna y a todos los centros funcionales
de la UEN Transporte de Electricidad, cuando requieran de la adquisición de:
2.1 Materiales, bienes o servicios para las nuevas obras y/o ampliaciones de la
RNTE.
2.2 Materiales, bienes o servicios de mayor cuantía para el mantenimiento y/o
la operación de la RNTE (Aquellos por montos mayores al permitido en las
Contrataciones Directas).
3. DOCUMENTOS APLICABLES
Código Nombre del Documento
Fxx-xx.xx.xxx.xxxx Finiquito del Contrato.
Fxx-xx.xx.xxx.xxxx Plantilla de revisión del Plan de Gestión de las Adquisiciones
Fxx-xx.xx.xxx.xxxx Plantilla de revisión del Plan del Contrato
Fxx-xx.xx.xxx.xxxx Nota de recibo conforme de materiales, bienes y servicios

511. 483
Versión:
Procedimiento para el Cierre de
Contratos.
Página:
3/7
Código:
4. POLITICAS
4.1. Las actividades que conforman del Proceso de Cierre del Contrato son
consideradas actividades prioritarias sobre las demás actividades ordinarias.
4.2. Todas las personas involucradas en el Proceso de Cierre del Contratro,
prestarán su atención correcta y oportuna.
4.3. La Dirección de Proveeduría es un órgano conductor y facilitador del
Proceso de Contratación Administrativa, responsable de obtener los recursos
necesarios para brindar un servicio correcto y oportuno.
4.4. El Administrador de Contrato es responsable de la coordinación del Cierre
del Contrato, el vinculo entre el equipo de proyecto y los contratistas sobre los
aspectos contractuales y de negociación..
4.5. Todo cambio que promueva la Proveeduría, en cuanto a reglamentos,
políticas, procedimientos o cualquier índole que afecte el desempeño de las
adquisiciones de la UEN´s, deberá ser aprobado por la mayoría de los CCA´s
de la institución.

512. 484
Versión:
Procedimiento para el Cierre de
Contratos.
Página:
4/7
Código:
5. RESPONSABILIDADES
5.1 Administrador de Contratos
5.1.1 Hacer los finiquitos de los contratos de cada proceso de adquisición.
5.1.2 Informar a Equipo de Proyecto, sobre los finiquitos presentados a los
contratistas.
5.2 Coordinadores de Contratación Administrativa
5.2.1 Preparar el Informe de Evaluación de la Gestión de las Adquisiciones al
final de cada periodo presupuestario..
5.3 Proveeduría
5.3.1 Mantener el expediente administrativo actualizado y debidamente foliado.

513. 485
Versión:
Procedimiento para el Cierre de
Contratos.
Página:
5/7
Código:
6. DEFINICIONES, TÉRMINOS, SÍMBOLOS Y ABREVIATURAS.
administrador de contratos: Funcionario encargado de administrar los
contratos de suministro de bienes y servicios que suscriba el ICE con
particulares o terceros, con el propósito de asegurar el fiel cumplimento del
objeto de la contratación, tanto cualitativa como cuantitativamente.
auditoría interna: Es la dependencia encargada de velar que los procesos de
contratación administrativa sean óptimos, oportunos, estandarizados y cumplan
con todos los requisitos establecidos.
contratista: Es la persona física o jurídica que ha sido seleccionada por la
Administración para la ejecución de un contrato.
coordinador de la contratación administrativa (CCA): Funcionario o
dependencia responsable de coordinar todos los procesos de contratación
administrativa de su área, con apego a la normativa vigente y los mejores
intereses institucionales, en concordancia con los procedimientos establecidos,
siendo el interlocutor entre la Proveeduría y las correspondientes
dependencias.
debido proceso: Cumplimiento de una garantía constitucional consistente en
asegurar al contratista, oferente o proveedor, el derecho a ser escuchado ya
sea por él o su abogado, en el proceso en que se juzga su conducta, con
oportunidad de exponer y probar sus derechos.
división de contratación administrativa: Dependencia perteneciente a la
Dirección Jurídica Institucional, cuya función es brindar la asesoría jurídica y los
servicios que en materia de contratación administrativa requiera la Institución.

514. 486
Versión:
Procedimiento para el Cierre de
Contratos.
Página:
6/7
Código:
equipo de proyecto: Equipo multidisciplinario asignado a un proyecto y
coordinado por un líder de proyecto.
expediente administrativo: Archivo histórico de determinado proceso, que
físicamente estará permanentemente ubicado en la Proveeduría, la cual lo
mantendrá actualizado.
finiquito del contrato: Documento suscrito por representantes debidamente
acreditados del ICE, como del contratista, mediante el cual, se da por finalizada
su relación contractual a satisfacción plena de ambas partes, una vez
efectuados o entregados los bienes y servicios y el ICE haber realizado todos
los pagos.
organo director administrativo: Órgano encargado de instruir los procesos
sancionatorios por incumplimiento de los proveedores siguiendo el debido
procedimiento.
rescisión contractual: Acción de la Administración que se presenta cuando se
deja sin efecto un contrato por causas de interés público, caso fortuito o fuerza
mayor.
resolución contractual: Acción de la Administración que consiste en ponerle
fin a un contrato en forma unilateral, por incumplimiento imputable al contratista
o bien cuando por acuerdo de ambas partes, se decide ponerle fin al contrato
en forma anticipada.
proveeduría (dirección de proveeduría): Es la dependencia encargada de la
conducción de los procesos de contratación administrativa.

515. 487
Versión:
Procedimiento para el Cierre de
Contratos.
Página:
7/7
Código:
7. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
7.1 El Administrador de Contratos prepara la Revisión Estructurada del Plan de Gestión de las
Adquisiciones.
7.2 El Administrador de Contratos prepara la Revisión Estructurada del Plan de Gestión del
Contrato.
7.3 El Administrador de Contratos prepara las Notas de Recibo Conforme de los Materiales,
Bienes y Servicios Adquiridos.
7.4 El Administrador de Contratos prepara el Finiquito del Contrato.
7.5 El Coordinador de Contratación Administrativa aprueba el Finiquito del Contrato.
7.6 El Administrador de Contratos entrega el Finiquito del Contrato, a la Proveeduría.
7.7 La Proveeduría archiva el Finiquito al Expediente Administrativo.
7.8 La Proveeduría entrega copia del Finiquito del Contrato al contratista.
7.9 La Auditoria Interna implementa la Auditoria de Adquisición con el fin de identificar los
éxitos y fracasos que merecen ser reconocidos en la preparación o administración de otros
contratos de adquisición en el proyecto o en otros proyectos. FIN DE PROCEDIMIENTO.
8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
PMI (Project Management Institute): Guía de los Fundamentos de la Dirección
de Proyectos. Tercera edición. Newton Square, Pennsylvania, E.U.A., 2004.

516. 488

517. 489
CAPITULO V: CONCLUSIONES
A continuación se presentan las conclusiones más importantes de cada uno
elementos de investigación mencionados en el capítulo IV:
a. La Estructura de la Cadena de Abastecimiento.
De acuerdo a la teoría sobre la Dinámica de la Cadena de Abastecimiento, la
escogencia de la estrategia de la ECA, obedece al posicionamiento de la empresa
frente al mercado y sus competidores, de manera que la “Externalización” de la
ECA del ICE (o el de la UENTE) propondría una mejor alternativa como respuesta
al mercado. No obstante dicha estrategia se contrapone a lo que tradicionalmente
la Administración Pública ha reconocido como bueno o conveniente y además su
implementación presentaría dos grandes obstáculos: 1. Las normas jurídicas
vigentes y 2. La gestión administrativa.
Resulta difícil que la UENTE (o en su defecto el ICE) pueda ser competitivo
cuando la Estructura de la Cadena de Abastecimiento no pueda ser
“Externalizada” o no se controlen los factores que ejercen presión en la
desintegración de la ECA.
El proceso de Contratación Administrativa presenta graves problemas de
ineficiencia, resultado de exceso burocrático. Si bien hay etapas del PCA muy
eficientes como “El Recibo de Ofertas”, otras como “El Estudio y Selección de
Ofertas” y “La Adjudicación” revelan exceso de formalismos, y duplicidades.

518. 490
b. El Proceso de Contratación Administrativa
El actual cronograma del Proceso de Contratación Administrativa (PCA) carece de
un vínculo entre las tareas y la entrega de resultados, en vista que no se ha
definido el Ciclo de Vida del PCA, con el que permita de forma clara y
comprensible relacionar las actividades del cronograma del PCA con la entrega de
resultados o con las etapas del PCA. Esto dificulta distinguir las tareas que
aportan valor al proceso de las que son simplemente actividades de desperdicio,
las cuales agregan costos al proceso (Costos de Transacción).
De todas las actividades que comprenden el Proceso de Contratación
Administrativa, aquellas pertenecientes al entregable “La Adjudicación de Ofertas”,
presentan la menor capacidad de generación de valor para la obtención del
entregable. Es un indicativo de que se presentan actividades con altos costos de
transacción, que resta valor al negocio.
c. Reglamento Interno de la Contratación Administrativa
Tal como se mencionó en el anterior capítulo, una de las principales dificultades
que tiene el Reglamento Interno de la Contratación Administrativa (RICA) del ICE,
es la carencia de una estructura lógica, que permita tanto a los Administradores de
Contrato como a cualquier otra persona, el consultar un aspecto en particular en
un determinado momento del proceso de la contratación administrativa. Con una
estructura lógica basado en los Procesos de Gestión de las Adquisiciones de la
Guía PMBOK (PMI, 2004), se facilitaría en gran medida la consultas, pues la
persona rápidamente se ubicaría en el proceso de interés, sin tener que repasar
por todos los artículos del reglamento para buscar alguna respuesta.

519. 491
De acuerdo al estudio realizado se determinó que ninguno de los artículos que
conforman el RICA, se orientan al proceso de Planificación de las Compras, el
1,49% del RICA se orientan al proceso de Planificación de la Contratación, el 3,6%
se orientan al proceso de Solicitud de Respuesta a Vendedores, el 3,0% se
orientan al proceso de Selección de Vendedores, el 11,0% al proceso de
Administración del Contrato y el 1,1% al proceso de Cierre del Contrato.
El restante 79,6% del RICA, no tiene ninguna orientación o vínculo con los
procesos de la Gestión de Abastecimiento del Proyecto de la Guía PMBOK (PMI,
2004).
Si además, se considera que muchas de las actividades de PCA no generan valor,
tal como se planteó, se puede concluir que el RICA emplea mucho esfuerzo en
regular actividades que no se orientan al objetivo final del proceso de
abastecimiento: la obtención de materiales, bienes o servicios necesarios para la
organización.
d. Reforma a la Ley de Contratación Administrativa
El principio de conservación de las ofertas que trae la reforma a la Ley de
Contratación Administrativa es completamente irresponsable, sobre todo cuando
existen dudas técnicas que compromete la satisfacción de la administración.
Casos particulares como: el estudio de ofertas para Proyectos BOT (por ejemplo la
construcción de Plantas Eléctricas) o Proyectos Llave en Mano (por ejemplo la
construcción de Subestaciones Eléctricas), el tiempo que asigna la Proveeduría es
actualmente muy corto (ver punto 4.1.2 del capítulo IV), de manera que obviar
aspectos técnicos importantes planteados en las ofertas de forma dudosa por los
oferentes, en aras de cumplir con los plazos del Proceso de Contratación
Administrativa propuesto por la Proveeduría, va sin duda alguna en contra del
mismo principio (Eficacia) que promueve la conservación de las ofertas.

520. 492
Por otro lado, después de diez años de vigencia de la ley anterior de Contratación
Administrativa (Ley 7494), el ICE y particularmente la Proveeduría no han resuelto
los problemas de eficiencia en el Proceso de Contratación Administrativa, sobre el
uso óptimo de los recursos institucionales, pues de acuerdo con los hallazgos en
el punto 4.1.2 del capítulo IV, el Proceso de Contratación Administrativa es
completamente ineficiente es aspectos como la Adjudicación y la Contratación.
Existe una clara desproporcionalidad en los plazos actuales del Proceso de
Contratación Administrativa, donde para el estudio de las ofertas se le concede a
las dependencias técnicas sólo 22 días hábiles y para el resto de las actividades
de adjudicación y contratación, 137 días hábiles. Esto es un indicativo de excesivo
control en el Proceso de Contratación Administrativa.
La carencia de un Proceso de Gestión de Cambios en la Proveeduría, provoca
que constantemente las dependencias técnicas constantemente cometan errores
de procedimientos administrativos, en virtud que la Proveeduría dictamina acatar
los cambios de forma inmediata en el momento que comunica los mismos.
Llevar a cabo un proceso sancionatorio del empleado público a cargo de la
adjudicación por no lograr cumplir los plazos del Proceso de Contratación
Administrativa, donde el Sistema de Gestión Institucional es per se ineficiente,
como queda demostrado en el presente capítulo IV, carece de razonabilidad
alguna. Se puede observar inclusive, que en el expediente del proyecto de ley
(ALCR, 2006), apoya este razonamiento en vista del siguiente argumento
planteado por la comisión del proyecto de ley: “…si las normas jurídicas que
regulan el accionar de los agentes públicos no están diseñadas en términos de
eficiencia y eficacia, desde luego que resultaría inconsistente someter a la
Administración Pública a una exigente evaluación de resultados”.

521. 493
Lo anterior nos llevar a plantear la interrogante sobre la conveniencia que persigue
la reforma a la ley sobre dar solución a los problemas de gestión de la
administración vía modificación de normas jurídicas.
Uno de los más grandes errores de interpretación es el riesgo asociado con la
contratación especial por “escasa cuantía” por el uso ineficiente de los recursos
públicos derivados con desaprovechar oportunidades de hacer Economías de
Escala, pues para que se presente el fenómeno de la Economías de Escalas,
debe existir un ahorro o “economía” en los costos de producción de la mercancías
que adquiere el ICE a lo largo de la Cadena de Abastecimiento (la Cadena de
Abastecimiento del Mercado), de manera que no sólo existe una tendencia a la
baja en los precios de dichas mercancías, sino también una tendencia a la baja en
los precios de sus materias primas. En el caso particular, el ICE aunque es una
de las instituciones con mayores niveles presupuestarios para la adquisición de
bienes y servicios del estado, no posee la dimensiones como para alterar de
manera significativa y constante los precios del mercado de las mercancías
adquiridas.
En la práctica lo que efectivamente sucede es una tendencia a la reducción de los
precios asociados con las adquisiciones de mayor volumen, producto de mayores
Costos de Oportunidad en los negocios originados entre el ICE y sus proveedores.
Compras a mayor volumen son más atractivas a los proveedores, porque brindan
mayor confianza de permanencia en el mercado, sirve de barrera de entrada a
otros competidores y reduce el riesgo al negocio del proveedor si logran ganar la
adquisición, de manera que el Costo de Oportunidad de los proveedores lo
aprovecha el ICE con menores precios en las mercancías.

522. 494
e. Brechas entre la Gestión Actual de las Adquisiciones y el Proceso de Gestión
de las Adquisiciones de la Guía PMBOK
En este elemento de investigación, se presenta las conclusiones de acuerdo a las
brechas encontradas entre la Gestión Actual de las Adquisiciones y cada uno de
los procesos de Gestión de de las Adquisiciones de la Guía PMBOK:
e1. Proceso de Planificación de las Compras y Adquisiciones
La Planificación Anual de las Compras no corresponde a lo que la Guía PMBOK
(PMI, 2004) señala como Planificación de las Compras y Adquisiciones, de
manera que la UENTE no dispone de un Plan de Gestión de las Compras y
Adquisiciones
La planificación de las compras según la Guía PMBOK (PMI, 2004), debe incluir
en su proceso, la revisión del Tipo de Contrato a usar, para mitigar los riesgos o
transferir los riesgos al vendedor. La única clasificación sobre Tipos de Contrato
que se menciona en los planes de compra del ICE, publicados en el diario oficial la
Gaceta, es la que describe la Ley de Contratación Administrativa (LCA). Estos
tipos de contratos, no están basada en criterios que permiten valorar el balance de
riesgo entre el proveedor y el comprador o criterios que permitan poder mitigar los
riesgos.
En resumen, la UENTE no tiene un proceso de Planificación de las Compras de
acuerdo con lo que establece la Guía PMBOK (PMI, 2004), debido a que no se
tiene un Plan de Gestión de las Adquisiciones, no se desarrollan Enunciados de
Trabajo de Contrato para cada uno las intenciones de compra y finalmente no se

523. 495
documentan las decisiones acerca de qué materiales, bienes o servicios serán
adquiridos.
e2. Proceso de Planificación de la Contratación.
En la práctica, el Proceso de Planificación de la Contratación comienza a tener
problemas debido a las entradas que recurre, pues la UENTE no dispone de un
Plan de Gestión de las Adquisiciones, no desarrolla Enunciados de Trabajo de
Contrato para cada uno las intenciones de compra, no se documentan las
decisiones acerca de qué materiales, bienes o servicios serán adquiridos dentro
de la UENTE o fuera de ella, y por último el Plan de Gestión del Proyecto no
siempre está al alcance (en tiempo o forma) de todos los involucrados a lo largo
del todo el proceso de compra. En resumen, el problema conlleva un manejo
inadecuado de la información.
Mucha de la documentación que se genera durante el Proceso de Planificación de
la Contratación (PMI, 2004), no busca el objetivo principal de dicho proceso, el
cual es respaldar el proceso Solicitud de Respuesta de Vendedores y el proceso
Selección de Vendedores. Estos documentos a la vez, provocan Baches de
Tiempo y consecuentemente mayores Costos de Transacción. Las causas que
obligan a seguir implementando estos documentos son: 1. Las normas jurídicas
vigentes y 2. La gestión administrativa actual.

524. 496
e3. Proceso de Solicitud de Respuesta de Vendedores.
En la práctica el ICE cumple en buena medida con la recomendaciones que la
Guía PMBOK (PMI, 2004) propone para el proceso de Solicitar Respuestas de
Vendedores. No obstante es conveniente para este proceso, que la UENTE
invierta tiempo y recursos en la preparación del Plan de Gestión de las
Adquisiciones.
e4. Proceso de Selección de Vendedores.
La falta de un Plan de Gestión de las Adquisiciones, de un expediente actualizado
que almacene toda política formal relacionada con la evaluación de las ofertas, y
la falta de claras definiciones de roles y responsabilidades internas de la UENTE
en relación con la gestión de la adquisiciones, afectan al proceso de Selección de
Vendedores.
Algunas técnicas y herramientas como Sistema de Calificación de Vendedores,
Técnica de Evaluación de Propuestas y Negociación del Contrato, no se aplican
tal como sugiere la Guía PMBOK (PMI, 2004), aunque no significan que esto sea
negativo, pues hay que entender que el ICE, al ser una institución pública del
estado, se rige por el Derecho Público.
El Sistema de Ponderación representa una potencial herramienta aún no utilizada
por la UENTE, para minimizar el efecto de prejuicios personales en la selección de
vendedores.

525. 497
Finalmente, el Plan de Gestión del Contrato y la administración de cambios como
los Cambios Solicitados y las Actualizaciones al Plan de Gestión de las
Adquisiciones, son puntos débiles que la UENTE tiene actualmente
e5. Proceso de Administración del Contrato.
El Proceso de Administración de Contratos, involucra procesos de la Dirección de
Proyectos apropiados a las relaciones contractuales, que pertenecen a otras áreas
del conocimiento de la Guía PMBOK (PMI, 2004).
La falta o la indisponibilidad de una Plan de Gestión del Proyecto, y sus planes
subsidiarios como el Plan de Gestión de las Adquisiciones, el Plan de Gestión del
la Calidad, el Plan de Gestión de Riesgos, el Plan de Gestión de las
Comunicaciones, conducen a un descontrol del proyecto.
Propiamente durante el Proceso de Administración de Contratos, se trabaja poco
las técnicas o herramientas que sugiere la Guía PMBOK (PMI, 2004), con lo que
representa una potencial área para mejorar el desempeño del proceso de la
Administración del Contrato.

526. 498
e.6 Proceso de Cierre del Contrato
En la práctica, la UENTE no dispone de un Procedimiento de Cierre del Contrato,
de manera que el Proceso de Cierre del Contrato se verá afectado al no disponer
de elementos de evaluación para realizar una revisión estructurada del proceso de
adquisición, conforme a lo que sugiere la Guía PMBOK (PMI, 2004).
Tampoco se implementa la Auditoría de Adquisición para hacer una revisión
estructurada del proceso de adquisición, desde el proceso de Planificar las
Compras y Adquisiciones hasta la Administración del Contrato, con el fin de
identificar los éxitos y fracasos que merecen ser reconocidos en la preparación o
administración de otros contratos
f. Los Costos de Transacción y la Teoría de la Información
Los Costos de Transacción dentro de Proceso de Contratación Administrativa es
la principal razón de destrucción de valor al negocio de la UENTE, pues a mayor
sea la cantidad de transacciones y a demás más complejas o burocráticas, mayor
serán los costos asociados a ellas. Entre las principales causas de los Costos de
Transacción son: 1. Pobre elección de medios de comunicación, 2. Falta de un
lenguaje común, 3. Formalidad excesiva, 4. Repetición sin final, 5. Exceso o falta
de información y 6. Grandes distancias entre las partes comunicantes.

527. 499
CAPITULO VI: RECOMENDACIONES
Cuando comenzó el presente trabajo, no se incluyó como referencia, la norma:
Extensión de la Guía PMBOK para el Área de Aplicación en el Gobierno, en vista
que la norma disponible estaba basada en la edición de la Guía PMBOK 2000, y
no en la edición actual en la que se basó esta investigación (PMBOK Tercera
edición, conocida también como edición 2004).
Poco antes de finalizar el desarrollo de este trabajo, el PMI liberó la actualización
de la Extensión de la Guía PMBOK para el Área de Aplicación en el Gobierno, el
cual incluye aspectos únicos o inusuales del entorno de los proyectos como
también conocimientos y prácticas que no son generalmente aceptados en todo
tipo de proyectos, pero que sí son comunes en los proyectos del gobierno. En el
caso particular, la Extensión de la Guía PMBOK incluye aspectos de la
Contratación Administrativa, como: Impugnación de las adjudicaciones, aspectos
de legalidad, apertura de ofertas y otras más que no son aplicables fuera de la
Administración Pública.
En vista de lo anterior se recomienda volver a realizar nuevamente la metodología
de investigación desarrollada en el capítulo IV, considerando la Extensión de la
Guía PMBOK. El PMI, tiene anunciado liberar una actualización de todos sus
estándares para final del año 2008, por lo que convendría esperar la liberación de
esta próxima revisión de normas para aplicar esta recomendación.

528. 500
Por otro lado, de acuerdo con la Guía PMBOK (PMI, 2004), comprender y aplicar
los conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas generalmente reconocidas
como buenas prácticas no es suficiente por sí solo para la dirección de proyectos
efectiva, de manera que el Modelo de Gestión de las Adquisiciones propuesto, es
tan solo un primer paso para mejorar los procesos de las adquisiciones.
Tal como menciona la Guía PMBOK (PMI, 2004), la dirección efectiva de
proyectos (incluyendo la gestión de las adquisiciones) requiere de un
entendimiento y uso de conocimientos y habilidades correspondientes de al menos
cinco áreas de experiencia:
• Fundamentos de la Dirección de Proyectos.
• Conocimientos, normas y regulaciones del área de aplicación.
• Comprensión del entorno del proyecto.
• Conocimientos y habilidades de dirección gerencial.
• Habilidades interpersonales.
El modelo propuesto se enfoca particularmente en la primera área de experiencia,
sobre todo en los aspectos relativos a la gestión de las adquisiciones para los
proyectos.
Aparte del modelo propuesto, el trabajo de investigación trató aspectos de la
segunda área de experiencia, como la Reforma a la Ley de Contratación
Administrativa y el Reglamento Interno de Contratación Administrativa. Cabe
mencionar que estos aspectos son particulares del Área de Aplicación en la que
están inmersos los proyectos del gobierno o los proyectos de las instituciones
públicas.

529. 501
Además, se trató elementos como la Estructura de la Cadena de Abastecimiento,
el Proceso de Contratación Administrativa del ICE, los Costos de Transacción y la
Teoría de la Información que se ubican en la tercera área de experiencia.
Dado los límites que se fijaron a este trabajo de investigación, no se trató ningún
elemento relativo a la cuarta y quinta área de experiencia. Sin duda alguna
existirán puntos a mejorar en este trabajo por los que se recomienda lo siguiente
de acuerdo a las áreas de experiencia mencionadas:
a. Fundamentos de la Dirección de Proyectos:
Investigar el nivel de madurez en la dirección de proyectos de la cultura
organizacional de la UENTE, como complemento del Modelo de Gestión de las
Adquisiciones propuesto, por medio del estándar del PMI llamado OPM3 (Modelo
de Madurez Organizacional en la Administración de Proyectos). Esta
recomendación revelará mucho más brechas entre la gestión actual de los
proyectos y lo que la Guía PMBOK recomienda, con el fin de convertir las
estrategias de la organización en proyectos exitosos, consistentes y predecibles.
Se recomienda volver a revisar detenidamente los procedimientos del Modelo de
Gestión, para determinar aspectos de inconformidades no encontrados durante la
preparación del presente trabajo, con el fin de utilizarlos en las auditorias de
calidad. Además, desarrollar las plantillas o documentos mencionados en los
procedimientos descritos.

530. 502
b. Conocimientos, normas y regulaciones del área de aplicación.
Al término de este trabajo, se encontraba aprobada la reforma de la Ley de
Contratación Administrativa (Ley 8511), el nuevo Reglamento General de
Contratación Administrativa (Decreto 33411) y el nuevo Reglamento Interno de
Contratación Administrativa. Se recomienda analizar el impacto del nuevo
Reglamento General de Contratación Administrativa en la UENTE, y analizar el
nuevo Reglamento Interno de Contratación Administrativa con la misma
metodología de investigación.
c. Comprensión del entorno del proyecto.
Se recomienda investigar con más profundidad el tema de la Estructura de la
Cadena de Abastecimiento, de manera que se logre una descripción de los
procesos involucrados más definido, con el fin de determinar cuales procesos dan
más valor a la generación de riqueza (generación de valor). El tocar el tema de la
Estructura de la Cadena de Abastecimiento en el trabajo de investigación, no tenía
un fin más allá de lograr una comprensión del entorno de los proyectos de la
UENTE, y de los proyectos que originan necesidades de compras. Similarmente
ocurre con el tema de los Costos de Transacción y la Teoría de la Información.
Se recomienda investigar más detenidamente el Proceso de Contratación
Administrativa, para poder cuantificar los Costos de Transacción asociados al
proceso, como complemento al presente trabajo.

531. 503
CAPITULO VII: BIBLIOGRAFÍA
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Reforma de la Ley General de Contratación Administrativa. Expediente No.
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C.V. 2006
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Licitaciones y Adquisiciones para Proyectos de Desarrollo. Honduras:
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Estratégico 2005. ICE (Instituto Costarricense de Electricidad) 2005.

534. 506

535. 507
CAPITULO VIII: ANEXOS
7.1 Acta de Constitución del PFG
Información Principal y autorización de proyecto
Fecha: 25 de febrero de
2006
Nombre de Proyecto: Modelo de Gestión de Adquisiciones de la Unidad
Estratégica de Negocio de Transporte de Electricidad, según estándares PMI.
Áreas del conocimiento: Adquisiciones. Área de aplicación: Mejora del los Procesos de
Abastecimiento, en el sector público.
Fecha de inicio del proyecto: 3 de marzo de 2006 Fecha de finalización del proyecto: 31 de enero
de 2007
Objetivos del proyecto:
General:
Presentar un Modelo de Gestión de Adquisiciones para la Unidad Estratégica de Negocio de Transporte de
Electricidad, según la Guía PMBOK del PMI, que sirva de guía para mejorar los procesos de abastecimiento.
Específicos:
Analizar la Estructura de la Cadena de Abastecimiento de la UENTE para formar un claro entendimiento del
Área de Aplicación (PMI, 2004) en la que están inmersos los proyectos del ICE.
Analizar el Proceso de Contratación Administrativa y el Reglamento Interno de Contratación Administrativa
desde una óptica de la Guía PMBOK (PMI, 2004), para sustentar las brechas entre las prácticas y
procedimiento actuales de adquisiciones y las recomendadas por la Guía PMBOK (PMI, 2004).
Analizar la Reforma a la Ley de Contratación Administrativa y su potencial impacto en las adquisiciones de la
UENTE, para considerarlo dentro de la definición del modelo propuesto.

536. 508
Señalar las brechas entre las prácticas y procedimiento actuales de adquisiciones y las recomendadas por la
Guía PMBOK (PMI, 2004) para sustentar el modelo propuesto
Definir políticas, normas y procedimientos a la UENTE, para cada uno de los procesos del Área del
Conocimiento de las Adquisiciones de la Guía PMBOK (PMI, 2004), para conformar el Modelo de Gestión de
Adquisiciones para Unidad Estratégica de Negocio de Transporte de Electricidad.
Identificar estrategias o soluciones para reducir las brechas entre las prácticas y procedimientos actuales de
adquisiciones y el modelo propuesto.
Descripción del producto: Modelo de Gestión de Adquisiciones, basado en la Guía PMBOK (norma
americana ANSI/PMI 99-001-2004).
Consiste de Políticas, Normas y Procedimientos, los cuales permitirán mejorar proceso de abastecimiento de
la UENTE.
Necesidad del proyecto:
Factores externos como la demanda energética, acompañado de una creciente segmento industrial;
cambios en las reglas del mercado (el Tratado Marco del Mercado Eléctrico de América Central y la
aprobación del Tratado de Libre Comercio con los Estados Unidos), exigen al ICE a transformarse para ser
más competitivo, pero la ineficiencia burocrática impide ese cambio. El vínculo entre los costos, la calidad y
la velocidad de respuesta al cliente y los costos, calidad y tiempos de entrega de los bienes adquiridos,
convierte al Proceso de Abastecimiento en un arma competitiva clave para las empresas. El mejorar el
proceso de abastecimiento del ICE puede coadyuvar el inicio de este cambio necesario.
Por lo tanto, se propone presentar un Modelo de Gestión de Adquisiciones para Unidad Estratégica de
Negocio de Transporte de Electricidad del ICE, basado en los estándares del Project Management Institute
(PMI), de manera que sirva de vehículo para mejorar el proceso de abastecimiento de la UENTE y
represente el modelo de mejora a seguir para el resto del ICE.

537. 509
Caso del negocio:
La Unidad Estratégica de Negocio de Transporte Electricidad (UENTE) es la encargada de planificar,
desarrollar, operar y mantener la Red Nacional de Transporte de Electricidad (RNTE), según los
requerimientos de los diferentes segmentos de clientes. Además, le corresponde realizar estudios de
alternativas de red asociadas a los proyectos de generación que optimicen las inversiones, mismas que
serán analizadas por la Centro Nacional de Planificación Eléctrica.
La UENTE trabaja con costos marginales que le permiten cubrir su operación y expansión de acuerdo a las
necesidades del país, de los clientes y de la calidad del servicio. Las inversiones garantizan la confiabilidad
del sistema de manera que no hay fines de lucro para los servicios regulados que ofrece.
Restricciones:
El plazo de entrega del primer borrador del producto final será el 22 de diciembre de 2006.
Identificación de grupos de interés (stakeholders):
Patrocinadores:
Ing. Edwin Bogantes Villegas, Director UENTE.
Clientes Directos:
Ing. Jorge Villalobos Astorga, Coordinador Gestión Recursos Materiales y Adquisiciones, UENTE.
Aprobado por: Luis Diego Maroto Segura Firma:

538. 510
7.2 Declaración del Alcance del PFG
Declaración del Alcance del Proyecto
Proyecto: Modelo de Gestión de Adquisiciones para la Unidad Estratégica de Negocios de Transporte de
Electricidad, según estándares PMI.
Fecha: 25 de febrero de 2006
Planteo de la necesidad y justificación del proyecto:
El ICE actualmente se encuentra ante grandes cambios globales, los cuales pondrán de manifiesto las
capacidades de cambio de la institución para adaptarse a las nuevas reglas del mercado.
El Sector de Energía del ICE, ha puesto sus ojos en grandes retos: 1. La demanda creciente del mercado, 2.
Las consecuencias originadas por la aprobación del Tratado de Libre Comercio con los Estado Unidos y 3. El
Tratado Marco del Mercado Eléctrico de América Central (Tratado Marco).
La demanda del mercado: Aún cuando Costa Rica presenta un patrón de consumo de energía eléctrica
predominantemente doméstico, el sector industrial experimentó de marzo de 2004 a marzo de 2005, un
crecimiento del consumo de energía de 12,6 veces el crecimiento en el consumo de energía del sector
residencial en ese mismo periodo. De mantenerse esa tendencia, el segmento industrial tomará cada vez
más importancia, obligado al ICE a invertir en infraestructura que permita mejorar la confiabilidad y calidad
de la energía, tal como lo exige este segmento de mercado. (CENPE, 2005)
Tratado de Libre Comercio con los Estados Unidos: El ICE mantuvo hasta el año 2002, una práctica donde el
Sector de Telecomunicaciones financiaba al Sector de Energía. Sin embargo la crisis económica del
gobierno central obligó al ICE a eliminar dicha práctica, atrasando en el Sector de Energía, algunos
proyectos y paralizando otros. Con la aprobación del Tratado de Libre Comercio (TLC) y la apertura de las
Telecomunicaciones, la eliminación de dicha práctica se volvería permanente. A pesar que la UENTE trabaja
con costos marginales de operación, la eliminación del apoyo financiero del Sector de Telecomunicaciones,
representa hoy por hoy un obstáculo para cumplir con los compromisos que el mercado le exige.
Además, el TLC podría estimular la inversión industrial en Costa Rica, por lo que podría acelerar el
crecimiento del segmento industrial, acrecentado aún más el reto antes mencionado.
Tratado Marco: Este tratado restringe a las empresas eléctricas estatales a construir obras de infraestructura
eléctrica, si las mismas representan un interés estratégico para el desarrollo regional. Este panorama pone
en veto la existencia de la UEN Proyectos y Servicios Asociados (UENPYSA) del ICE, responsable de la
construcción de toda la infraestructura para la generación y transmisión de energía eléctrica del país. Por
aparte, la UENTE mantiene aún una dependencia con la UENPYSA, en cuanto a servicios de ingeniería y
apoyo logístico para responder con nuevas obras o ampliaciones de la infraestructura eléctrica existente, de

539. 511
acuerdo a las necesidades del mercado. Además el Tratado Marco obliga a mejorar los estándares de
calidad eléctrica del ICE, lo que implica realizar más inversión en la infraestructura existente.
Sin embargo, la ineficiencia burocrática tiene un efecto negativo en el ICE, para hacer frente estos retos de
manera eficaz y económica. Ronald Coase, premio novel de economía en 1991 (galardonado por su teoría
sobre “Costos de Transacción”), planteó que el tamaño óptimo de las empresas productivas era
consecuencia del costo de comunicación y negociación entre las distintas etapas de cualquier proceso
productivo. A mayor el costo, más integradas deberían ser las empresas; mientras menor fuera, en cambio,
más desagregadas podían ser (Schneider, 2004).
Según Monterroso (2002) los costos, la calidad y la velocidad de respuesta al cliente, quedan fuertemente
condicionados por los costos, calidad y tiempo de entrega de los bienes adquiridos (Monterroso, 2002). Dado
que el exceso de burocracia dentro del ICE resta eficiencia a los procesos de abastecimiento, aumentando
los costos (costos operativos) y disminuyendo la capacidad de respuesta oportuna hacia los clientes sin
ninguna garantía de la calidad, se considera que mejorar la Gestión de las Adquisiciones del ICE beneficiaría
a la institución, sobre todo a los Proyectos de Inversión de Transporte de Energía, los cuales son de interés
de la UENTE, dentro del contexto de los grandes cambios globales, dado que para la ejecución de los
proyectos, se requiere de un componente de Gestión de Adquisiciones.
De esta manera, la ineficiencia burocrática del ICE conduce no solo a incrementar su tamaño, aumentando
sus costos operativos; además un proceso ineficiente de abastecimiento aumenta los costos y disminuye la
calidad y la capacidad de respuesta oportuna hacia los clientes.
En resumen, la demanda energética, acompañado de una creciente segmento industrial y los cambios en las
reglas del mercado, exigen al ICE a transformarse para ser más competitivo, pero la ineficiencia burocrática
impide ese cambio. Mejorar el proceso de abastecimiento puede coadyuvar el inicio de este cambio
necesario.
Por lo tanto, se propone presentar un Modelo de Gestión de Adquisiciones para Unidad Estratégica de
Negocios de Transporte de Electricidad del ICE, basado en los estándares del Project Management Institute
(PMI), de manera que sirva de vehículo para mejorar el proceso de abastecimiento de la UENTE y
represente el modelo de mejora a seguir por el resto del ICE.
Objetivos del proyecto:
General:
Presentar un Modelo de Gestión de Adquisiciones para la Unidad Estratégica de Negocios de Transporte de
Electricidad, según la Guía PMBOK del PMI, que sirva de guía para mejorar los procesos de abastecimiento.

540. 512
Específicos:
Analizar la Estructura de la Cadena de Abastecimiento de la UENTE para formar un claro entendimiento del
Área de Aplicación (PMI, 2004) en la que están inmersos los proyectos del ICE.
Analizar el Proceso de Contratación Administrativa y el Reglamento Interno de Contratación Administrativa
desde una óptica de la Guía PMBOK (PMI, 2004), para sustentar las brechas entre las prácticas y
procedimiento actuales de adquisiciones y las recomendadas por la Guía PMBOK (PMI, 2004).
Analizar la Reforma a la Ley de Contratación Administrativa y su potencial impacto en las adquisiciones de la
UENTE, para considerarlo dentro de la definición del modelo propuesto.
Señalar las brechas entre las prácticas y procedimiento actuales de adquisiciones y las recomendadas por la
Guía PMBOK (PMI, 2004) para sustentar el modelo propuesto
Definir políticas, normas y procedimientos a la UENTE, para cada uno de los procesos del Área del
Conocimiento de las Adquisiciones de la Guía PMBOK (PMI, 2004), para conformar el Modelo de Gestión de
Adquisiciones para Unidad Estratégica de Negocio de Transporte de Electricidad.
Identificar estrategias o soluciones para reducir las brechas entre las prácticas y procedimientos actuales de
adquisiciones y el modelo propuesto.
Producto Principal del Proyecto:
Modelo de Gestión de Adquisiciones, basado en la Guía PMBOK (norma americana ANSI/PMI 99-001-2004).
Consiste de Políticas, Normas y Procedimientos, los cuales permitirán mejorar proceso de abastecimiento de
la UENTE.

541. 513
Entregables del proyecto:
Brechas entre las prácticas y procedimiento actuales de adquisiciones y la recomendación de la Guía
PMBOK (PMI, 2004).
Políticas, normas y procedimientos de la UENTE, para cada uno de los procesos del Área del Conocimiento
de las Adquisiciones de la Guía PMBOK (PMI, 2004).
Estrategias y soluciones para reducir las brechas entre las prácticas y procedimientos actuales de
adquisiciones y el modelo propuesto.
Análisis de la Estructura de la Cadena de Abastecimiento de la UENTE.
Análisis del Proceso de Contratación Administrativa.
Análisis del Reglamento Interno de la Contratación Administrativa del ICE.
Análisis del Impacto de la Reforma de la Ley de Contratación Administrativa.

542. 514
7.3 Descripción del Alcance del PFG
Figura 44: Estructura de Desglose del Trabajo del Proyecto PFG

543. 515
7.4 Cronograma del PFG
Cuadro 33: Cronograma del Proyecto Final de Graduación
ID
Número
de
Esquema
Nombre de Tarea Duración Comienzo Fin Prodecesoras
1 1 Proyecto Final de Graduación 250 días 14/01/2006 19/12/2006
2 1.1 Etapa I: Preparación de la Propuesta del PFG 32,03 días 14/01/2006 25/02/2006
3 1.1.1 Seminario de Graduación 26,69 días 14/01/2006 18/02/2006
4 1.1.1.1 Inicio de entrega de borrador PFG 0 días 14/01/2006 14/01/2006
5 1.1.1.2 Preparar avance del Charter del PFG y Declaración del Alcance 5 díast 16/01/2006 21/01/2006 4FC+2 díast
6 1.1.1.3 Preparar avance de Descripción del Alcance, WBS y Cronograma 5 díast 23/01/2006 28/01/2006 5
7 1.1.1.4 Preparar Introducción, Marco Teórico y Marco Metodológico 5 díast 30/01/2006 04/02/2006 6
8 1.1.1.5 Preparar avance de Estructura de Contenido y Resumen Ejecutivo 5 díast 06/02/2006 11/02/2006 7
9 1.1.1.6 Preparar borrador completo de PFG 5 díast 13/02/2006 18/02/2006 8
10 1.1.1.7 Fin de entrega de borrador PFG 0 días 18/02/2006 18/02/2006 9
11 1.1.2 Aprobación de PFG 5,34 días 20/02/2006 25/02/2006
12 1.1.2.1 Aprobar PFG y asignar profesor tutor 5 díast 20/02/2006 25/02/2006 10
13 1.1.2.2 Autorización del PFG 0 días 25/02/2006 25/02/2006 12
14 1.2 Etapa II: Trabajo de Investigación de Campo 206,98 días 27/02/2006 04/12/2006
15 1.2.1 Planificación del Trabajo de Investigación 9,61 días 27/02/2006 09/03/2006
16 1.2.1.1 Revisar borrador del PFG 9,61 días 27/02/2006 09/03/2006 13
17 1.2.1.2 Reunión con el Profesor Tutor 0 días 09/03/2006 09/03/2006 16
18 1.2.2 Cambios del PFG 46,98 días 10/03/2006 19/05/2006
19 1.2.2.1 Correcciones acordadas (reunión 9/3/06) 12,81 días 10/03/2006 27/03/2006 17
20 1.2.2.2 Correciones al Marco Teórico 34,16 días 28/03/2006 19/05/2006 19
21 1.2.2.3 Aprobación de Cambios del PFG 0 días 27/04/2006 27/04/2006 19
22 1.2.2.4 Inicio del Trabajo de Investigación 0 días 09/05/2006 09/05/2006 21
23 1.2.3 Brechas entre gestión actual y la Guía PMBOK 18 días 09/05/2006 31/05/2006
24 1.2.3.1
Preparar inventario de Factores Ambientales y Activos de Procesos de la
Organización. 10 días 09/05/2006 22/05/2006 22
25 1.2.3.2 Analizar Procesos de la Guia PMBOK 3 días 22/05/2006 25/05/2006 24
26 1.2.3.3 Señalar brechas 5 días 25/05/2006 31/05/2006 25
27 1.2.4 Modelo para la Planificación de las Compras y Adquisiciones 32 días 31/05/2006 12/07/2006
28 1.2.4.1 Analizar Proceso de Planificación de las Compras de la Guía PMBOK 2 días 31/05/2006 02/06/2006 26
29 1.2.4.2 Revisar el Procedimiento de Compras de la UENTE 2 días 02/06/2006 06/06/2006 28
30 1.2.4.3 Señalar Brechas 5 días 06/06/2006 13/06/2006 29
31 1.2.4.4 Preparar Politicas, Normas y Proc. Internos 10 días 13/06/2006 26/06/2006 30
32 1.2.4.5 Plantear estrategias y soluciones para reducir las brechas 5 días 13/06/2006 19/06/2006 30
33 1.2.4.6 Preparar Activos del Proceso Planificación de las Compras 3 días 26/06/2006 29/06/2006 31;32
34 1.2.4.7 Entrega de Avance 0 días 29/06/2006 29/06/2006 33
35 1.2.4.8 Revisión y corrección de avance 10 días 29/06/2006 12/07/2006 34

544. 516
36 1.2.5 Modelo para Planificar la Contratación 32 días 29/06/2006 10/08/2006
37 1.2.5.1 Analizar Proceso de Planificación de la Contratación de la Guía PMBOK 2 días 29/06/2006 03/07/2006 34
38 1.2.5.2 Revisar el Procedimiento de Compras de la UENTE 2 días 03/07/2006 05/07/2006 37
39 1.2.5.3 Señalar Brechas 5 días 05/07/2006 11/07/2006 38
40 1.2.5.4 Preparar Politicas, Normas y Proc. Internos 10 días 11/07/2006 25/07/2006 39
41 1.2.5.5 Plantear estrategias y soluciones para reducir las brechas 5 días 11/07/2006 18/07/2006 39
42 1.2.5.6 Preparar Activos del Proceso Planificación de la Contratación 3 días 25/07/2006 28/07/2006 40;41
43 1.2.5.7 Entrega de Avance 0 días 28/07/2006 28/07/2006 42
44 1.2.5.8 Revisión y corrección de avance 10 días 28/07/2006 10/08/2006 43
45 1.2.6 Modelo para Solicitud de Respuestas de Vendedores 45 días 28/07/2006 26/09/2006
46 1.2.6.1 Analizar Proceso de Solicitud de Respuestas de Vendedores 2 días 28/07/2006 31/07/2006 43
47 1.2.6.2 Revisar Reglamento de la Contratación Administrativa del ICE 10 días 31/07/2006 14/08/2006 46
48 1.2.6.3 Señalar Brechas 5 días 14/08/2006 18/08/2006 47
49 1.2.6.4 Preparar Politicas, Normas y Proc. Internos 10 días 18/08/2006 01/09/2006 48
50 1.2.6.5 Plantear estrategias y soluciones para reducir las brechas 5 días 01/09/2006 08/09/2006 49
51 1.2.6.6 Preparar Activos del Proceso Solicitud de Resp. Vendedores 3 días 08/09/2006 12/09/2006 50
52 1.2.6.7 Entrega de Avance 0 días 12/09/2006 12/09/2006 51
53 1.2.6.8 Revisión y corrección de avance 10 días 12/09/2006 26/09/2006 52
54 1.2.7 Modelo para la Selección de Vendedores 37 días 12/09/2006 31/10/2006
55 1.2.7.1 Analizar Proceso de Selección de Vendedores 2 días 12/09/2006 14/09/2006 52
56 1.2.7.2 Revisar Reglamento de la Contratación Administrativa del ICE 2 días 14/09/2006 18/09/2006 55
57 1.2.7.3 Señalar Brechas 5 días 18/09/2006 25/09/2006 56
58 1.2.7.4 Preparar Politicas, Normas y Proc. Internos 10 días 25/09/2006 06/10/2006 57
59 1.2.7.5 Plantear estrategias y soluciones para reducir las brechas 5 días 06/10/2006 13/10/2006 58
60 1.2.7.6 Preparar Activos del Proceso Selección de Vendedores 3 días 13/10/2006 18/10/2006 59
61 1.2.7.7 Entrega de Avance 0 días 18/10/2006 18/10/2006 60
62 1.2.7.8 Revisión y corrección de avance 10 días 18/10/2006 31/10/2006 61
63 1.2.8 Modelo para la Administración del Contrato y Cierre 39 días 13/10/2006 04/12/2006
64 1.2.8.1 Analizar Proceso de Adm. Contrato y Cierre 2 días 13/10/2006 17/10/2006 59
65 1.2.8.2 Revisar el Procedimiento de Compras de la UENTE 2 días 17/10/2006 19/10/2006 64
66 1.2.8.3 Señalar Brechas 5 días 19/10/2006 25/10/2006 65
67 1.2.8.4 Preparar Politicas, Normas y Proc. Internos 10 días 25/10/2006 08/11/2006 66
68 1.2.8.5 Plantear estrategias y soluciones para reducir las brechas 5 días 08/11/2006 14/11/2006 67
69 1.2.8.6 Preparar Activos del Proceso Selección de Vendedores 5 días 14/11/2006 21/11/2006 68
70 1.2.8.7 Entrega de Avance 0 días 21/11/2006 21/11/2006 69
71 1.2.8.8 Revisión y corrección de avance 10 días 21/11/2006 04/12/2006 70
72 1.3 Etapa III: Sustentación del PFG 11 días 04/12/2006 19/12/2006
73 1.3.1 Presentar PFG y Carta de Aprobación del PFG 10 días 04/12/2006 18/12/2006 35;44;53;62;71
74 1.3.2 Sustentar el PFG 1 día 18/12/2006 19/12/2006 73

545. 517
7.5 Reglamento de Contratación Administrativa del Instituto
Costarricense de Electricidad

546. 518
REGLAMENTO DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA DEL
INSTITUTO COSTARRICENSE DE ELECTRICIDAD
(Aprobado en la Sesión 5460 del 20-11-2002)
1. Aprobar el Reglamento de Contratación Administrativa del Instituto Costarricense
de Electricidad, el cual textualmente dice:
TITULO I
DEFINICIONES
Artículo 1
Para efectos de la aplicación de este Reglamento, se definen los siguientes términos:
Administración Superior: Estará constituida, según sea el caso, por cualquiera de los
siguientes Órganos: Consejo Directivo, Presidencia Ejecutiva, Gerencia General y
Subgerencias.
Administrador de contrato (AC): Es el encargado de administrar los contratos de
suministro de bienes y servicios que suscriba el ICE con particulares o terceros, con el
propósito de asegurar el fiel cumplimento del objeto de la contratación, tanto cualitativa
como cuantitativamente.
Contratación defectuosa (conocida como irregular por la Contraloría): Es aquella
adquisición que se hace en contra de los procedimientos establecidos en la Ley, de tal
modo que se afecten formalidades sustanciales.
Contratista: Es la persona física o jurídica que ha sido seleccionada por la
Administración para la ejecución de un contrato.
Coordinador de la Contratación Administrativa (CCA): Funcionario o dependencia
responsable de coordinar todos los procesos de contratación administrativa de su área,
con apego a la normativa vigente y los mejores intereses institucionales, en
concordancia con los procedimientos establecidos, siendo el interlocutor entre la
Proveeduría y las correspondientes dependencias.
Debido proceso: Cumplimiento de una garantía constitucional consistente en asegurar
al contratista, oferente o proveedor, el derecho a ser escuchado ya sea por él o su
abogado, en el proceso en que se juzga su conducta, con oportunidad de exponer y
probar sus derechos.
División de Contratación Administrativa: Dependencia perteneciente a la Dirección
Jurídica Institucional, cuya función es brindar la asesoría jurídica y los servicios que en
materia de contratación administrativa requiera la Institución.

547. 519
Equipo multidisciplinario de Gestión de Compras: Equipo de trabajo encargado de
coordinar procesos estratégicos de adquisición de bienes y servicios para un determinado
proyecto, formado por disposición de la Administración Superior.
Expediente Administrativo: Archivo histórico de determinado proceso, que físicamente
estará permanentemente ubicado en la Proveeduría, la cual lo mantendrá actualizado.
Finiquito del Contrato: Documento suscrito por representantes debidamente acreditados
del ICE, como del contratista, mediante el cual, se da por finalizada su relación
contractual a satisfacción plena de ambas partes, una vez efectuados o entregados los
bienes y servicios y el ICE haber realizado todos los pagos.
Fraccionamiento ilícito: Es la fragmentación de la adquisición de bienes y servicios o de
contratación de obras, con el propósito específico de evadir el procedimiento concursal
que correspondería seguir de acuerdo con una estimación adecuada del negocio, para
atender una necesidad prevista y dotada de respaldo presupuestario, acudiendo a
procedimientos menos gravosos y con menor observancia de los principios
procedimentales en contratación administrativa como son el de publicidad, libre
participación e igualdad de trato.
Oferente: Toda persona física o jurídica que somete una propuesta al ICE dentro del
procedimiento de contratación, en apego a los términos establecidos vía cartel,
especialmente en lo que se refiere a especificaciones técnicas, calidad, oportunidad y
costo así como a las leyes que la regulan.
Órgano Director Administrativo: Órgano encargado de instruir los procesos
sancionatorios por incumplimiento de los proveedores siguiendo el debido
procedimiento.
Programa anual de compras: Es el plan mediante el cual las Unidades Estratégicas, las
Direcciones Administrativas y la Administración Superior proponen las adquisiciones
requeridas para el año siguiente a su publicación.
Reajuste de Precios: Mecanismo por el cual se mantiene las condiciones o nivel
económico pactado originalmente, ajustando a los contratistas o proveedores según las
variaciones que ocurran en la economía y que afecten los costos que conforman los
precios del contrato.
Registro de Elegibles: Lista oficial de empresas o personas físicas calificadas para
realizar la contratación de bienes o servicios y que han cumplido con los requisitos
establecidos para la actividad específica.
Registro de Proveedores: Sistema de información que constituye el instrumento en el
que se inscriben los potenciales proveedores, ya sean personas físicas o jurídicas, el cual
se utiliza como herramienta para cumplir con lo que dispone la Ley de Contratación
Administrativa (en adelante llamada LCA) cuando proceda.

548. 520
Rescisión contractual: Acción de la Administración que se presenta cuando se deja sin
efecto un contrato por causas de interés público, caso fortuito o fuerza mayor.
Resolución contractual: Acción de la Administración que consiste en ponerle fin a un
contrato en forma unilateral, por incumplimiento imputable al contratista o bien
cuando por acuerdo de ambas partes, se decide ponerle fin al contrato en forma
anticipada.
TITULO II
ÓRGANOS COMPETENTES INTERNOS
Artículo 2
El Consejo Directivo, la Presidencia Ejecutiva, la Gerencia General, las Subgerencias,
las Unidades Estratégicas de Negocios y la Proveeduría adjudicarán la adquisición de
bienes y servicios, de acuerdo con los límites económicos que corresponda a cada uno de
ellos, según la definición dada por el Consejo Directivo.
Capítulo I- Proveeduría
Artículo 3
La Dirección de Proveeduría es la dependencia encargada de la conducción y
fiscalización de los procesos de contratación administrativa, así como velar porque los
mismos sean óptimos, oportunos, estandarizados y cumplan con todos los requisitos
establecidos.
Artículo 4: (Modificado en la Sesión 5716 del 28-02-2006)
Son funciones de la Dirección de Proveeduría, las siguientes:
a. Integrar y mantener actualizado el Plan Anual de Compras que deberán publicar en
el diario oficial La Gaceta. Adicionalmente al final de cada período presupuestario
realizará una evaluación de la gestión de adquisición de bienes y servicios.
b. Emitir mediante una circular los requisitos y procedimientos a cumplir en relación
con los programas de compras.
c. Recibir y custodiar todos los documentos originales que conformen el Registro de
Proveedores y establecer los mecanismos administrativos, técnicos e informáticos,
necesarios para que éste funcione óptimamente.
d. Velar porque exista un finiquito de contrato al final de cada proceso licitatorio.
e. Revisar y publicar los carteles de licitación y pliegos de condiciones de las
contrataciones directas
f. Recibir las ofertas y proceder a su apertura.
g. Remitir a las instancias respectivas para su evaluación, las ofertas recibidas en cada
proceso.
h. Adjudicar cuando le corresponda, preparar y remitir su recomendación de
adjudicación de las diferentes contrataciones al Órgano que debe resolverlas.

549. 521
i. Mantener actualizado y debidamente foliado el expediente administrativo, de acuerdo
con lo establecido en el artículo 9.3 del Reglamento General de Contratación
Administrativa.
j. Comunicar y coordinar con el CCA la atención de los recursos de objeción a los
carteles así como los de revocatoria y apelación contra los actos de adjudicación.
k. Normalizar los sistemas de reajuste de precios a ser incluidos en los diferentes carteles
de contrataciones, en coordinación con la Dirección de Finanzas.
l. Servir de enlace oficial en las tramitaciones de los procedimientos de contratación
administrativa con la Contraloría General de la República en coordinación con las
dependencias que correspondan.
l. Llevar un registro de sanciones e inhabilitaciones de proveedores, para efectos de
futuras contrataciones, divulgando apropiadamente a los CCA el nombre de los
Proveedores con los cuales la Administración no podrá contratar bienes y servicios.
m. Colaborar con las diferentes áreas para que los funcionarios involucrados en los
procesos de contratación reciban una adecuada capacitación en la materia.
n. La recepción, desalmacenaje, custodia temporal, manejo, control, pagos y franquicias
tributarias, arancelarias y fiscalización del tráfico internacional de mercancías del
ICE, ya sean extranjeras, nacionales o nacionalizadas, en los regímenes aduaneros
definitivos y temporales.
o. Colaborar con el AC y el CCA para mantener a derecho el estado de las Garantías de
Participación y Cumplimiento, siguiendo las disposiciones establecidas en el TÍTULO
VII del presente reglamento.
p. Instruir, a solicitud de las dependencias del ICE, los procesos de cobro de multas,
resoluciones, rescisiones, ejecuciones de garantías, procesos sancionatorios, reclamos
administrativos y nulidades absolutas, evidentes y manifiestas en materia de
contratación administrativa.
q. Servir de unidad que registre y conserve todos los estudios de mercado realizados en
la Institución, dejando constancia del mismo en el expediente administrativo
correspondiente.
r. Verificar, controlar e informar a las instancias correspondientes el cumplimiento de
los plazos definidos por la Gerencia General, para las dependencias que participan en
la contratación administrativa.
s. Dirigir los procedimientos de donaciones y emitir las recomendaciones que
correspondan, para lo cual levantará el expediente respectivo.
Capítulo II- División de Contratación Administrativa
Artículo 5: (Modificado en la Sesión 5716 del 28-02-2006)
Dependencia perteneciente a la Dirección Jurídica Institucional que tendrá las
siguientes funciones:
a. Revisar los carteles de licitación que le soliciten, las diferentes dependencias.
b.Dictaminar la procedencia de las actividades no sujetas a concurso público.
c. Preparar las respuestas de las impugnaciones a los carteles o a las adjudicaciones.
d. Hacer el estudio jurídico de todas las ofertas que igualen o superen el monto
establecido para el refrendo contralor y las de aquellas contrataciones que por razones

550. 522
especiales así lo soliciten las Subgerencias respectivas, Directores de UEN y
Administrativos y CCA.
e. Otorgar la aprobación o el Visto Bueno de los contratos, según los límites económicos
fijados por la Contraloría.
f. Asesorar a la Administración ante dudas que se presenten durante el proceso de
contratación.
g. Rendir dictámenes sobre la imposición de multas o sanciones, ejecuciones de
garantías, modificación, ampliación o la finalización de los contratos, recursos y demás
aspectos relativos a la interpretación de estos aspectos.
h. Normalizar el procedimiento de refrendos internos de la contratación administrativa
en cuanto a sus etapas, requisitos, plazos y responsables, de aquellas contrataciones que
por el monto están sujetas a este requisito de eficacia.
i. Servir de enlace oficial desde el punto de vista jurídico con la Contraloría General de
la República en materia de procedimientos de contratación administrativa, en
coordinación con las dependencias que correspondan.
j. Colaborar con las diferentes áreas para que los funcionarios involucrados en los
procesos de contratación reciban una adecuada capacitación en la materia.
k. Dictaminar en atención a las consultas surgidas durante los procesos de contratación
administrativa.
l. Revisar los borradores de acuerdo de los temas relativos a la contratación
administrativa, que le remitan la Presidencia Ejecutiva, la Gerencia General y las
Subgerencias.
m. Normalizar los contratos que realiza la Institución en materia de contratación
administrativa y revisar aquellos que le sean remitidos por los CCAs.
n. Cualquier otra que le señale la ley y el Consejo Directivo.
Capítulo III- Coordinadores de la Contratación Administrativa (CCA).
Artículo 6
Funcionarios propuestos por los directores de UEN´s o Direcciones Administrativas
cuyo nombramiento deberá ser avalado por la Subgerencia correspondiente. Dependerá
directamente del Director de la UEN o la Dirección Administrativa.
Artículo 7: (Modificado en la Sesión 5716 del 28-02-2006)
Son los responsables de la coordinación administrativa de los procesos de adquisición de
los bienes y servicios de las respectivas UEN’s o Direcciones Administrativas y tendrán
como funciones principales las siguientes:
a. Servir de enlace oficial para efectos de trámites, de las UEN´S y Direcciones
Administrativas con la Dirección de Proveeduría, basándose en todo momento en los
criterios técnicos de los AC y jefaturas de nivel 1.
b. Preparar en conjunto con los AC el Plan Anual de Compras y sus actualizaciones.
c. Asesorar a los funcionarios de su UEN para que puedan resolver en forma exitosa,
todas aquellas dudas que surjan en los diferentes procesos de Contratación
Administrativa.

551. 523
d. Garantizar que todo proceso de compra, que se genere en su UEN ó Dirección
Administrativa, cumpla con la normativa vigente en materia de contratación
administrativa.
e. Coordinar la obtención de autorizaciones tanto externas como internas para iniciar
las contrataciones que se requieran.
f. Canalizar las consultas que a través de la Dirección de Proveeduría planteen los
oferentes, a los AC para que se evacuen en tiempo y forma.
g. Proponer a la Dirección de Proveeduría sus recomendaciones a la normalización de
los documentos para la adquisición de bienes y servicios de su UEN o Dirección
Administrativa.
h. Fiscalizar en su dependencia, que todos los expedientes administrativos que se lleven
paralelos a los de la Dirección de Proveeduría, se mantengan actualizados con todos los
documentos oficiales generados en cada contratación.
i. Remitir para la incorporación al expediente administrativo que custodia la Dirección
de Proveeduría, todos los documentos oficiales que se generen al interno de su
dependencia, en torno a una contratación específica.
j. Promover soluciones a las necesidades de capacitación en materia de contratación
administrativa para los participantes en el proceso de contratación dentro de su UEN o
Dirección Administrativa.
k. Elaborar los borradores de contratos para ser presentados a la División de
Contratación Administrativa.
En aquellas UENs o Direcciones Administrativas en las que sea considerable el
volumen o importancia de las compras que realizan, el CCA deberá dedicarse a las
labores anteriormente descritas a tiempo completo.
Capítulo IV- Administradores de contratos (AC).
Artículo 8: (Modificado en la Sesión 5716 del 28-02-2006)
Funcionario del ICE nombrado por la Presidencia Ejecutiva, la Gerencia General, las
Subgerencias, Directores Administrativos ó de UEN´S, que tendrán la responsabilidad
de la coordinación, ejecución y fiscalización de las diversas etapas de las contrataciones
que se promuevan en su respectiva área, de acuerdo con la competencia y funciones que
se le atribuyen en el presente Reglamento. Si el nombramiento lo fuere para sólo una
contratación específica, así se deberá señalar en el expediente de la contratación. El
nombramiento de cada Administrador del Contrato y los medios para ser localizado,
deberán constar en el expediente de la respectiva contratación y deberá cumplir con el
perfil establecido para dicho nombramiento.
El Administrador del Contrato ejercerá entre otras las siguientes funciones:
a. Preparar en conjunto con el CCA y los técnicos correspondientes, la documentación y
las solicitudes pertinentes en los trámites de Contrataciones Administrativas.
b. Atender cualquier consulta técnica que surgiera durante el proceso de una
contratación bajo su cargo y remitírsela al CCA.

552. 524
c. Intervenir en el proceso de análisis, valoración de ofertas y recomendación de
adjudicación.
d. Velar por una correcta ejecución de los contratos que se les asignen en estricto apego
al expediente levantado para estos efectos y será responsable de la recepción y aceptación
de los bienes y servicios así como de gestionar los trámites de pagos que realice la
institución, según lo pactado.
e.Coordinar con el CCA la respuesta de todos aquellos recursos que les competa, la
ejecución de las multas, cláusulas penales, garantías, prórrogas y sanciones a los
contratistas hasta la rescisión y resolución contractual, si se diera el caso, para lo cual
aplicará el TÍTULO RECURSOS y TÍTULO SANCIONES, Artículo 70 y siguientes
del presente reglamento.
f. Realizar informes de avance de ejecución de los contratos.
g. Preparar el informe final que servirá de base para ejecutar el finiquito.
Capítulo V- Equipos Multidisciplinarios de Gestión de Compras.
Artículo 9
Estos equipos se nombrarán, ya sea por el Consejo Directivo, la Presidencia Ejecutiva, la
Gerencia General ó la Subgerencia, según sea el monto de la contratación o por lo
estratégico de la adquisición, para aquellas compras que a criterio de los Subgerentes
sean urgentes o de especial importancia.
Artículo 10
Estará conformado por un director del equipo quien será el coordinador, un
representante de la Proveeduría, uno de la Dirección Jurídica Institucional, uno de la
Dirección de Finanzas, uno del Área Técnica, así como cualquier otra área relacionada
con la adquisición.
Artículo 11
El director del equipo coordinará con el CCA todo lo relacionado con la gestión de
compra. El primero y el AC, puede ser el mismo funcionario.
TITULO III
PROGRAMA ANUAL DE COMPRAS
Artículo 12
El plan anual de compras deberá estar vinculado con el Plan de Desarrollo y los
respectivos planes anuales operativos de cada Subgerencia, y se iniciará con la
promulgación de un plan de proyectos el cual deberá estar respaldado financiera y
presupuestariamente para su debida ejecución.
Artículo 13
Los Programas de compras deben contar con los recursos presupuestarios necesarios,
con excepción de lo dispuesto en la legislación de contratación administrativa en cuanto

553. 525
a inicio y adjudicación de procesos de adquisición de bienes y servicios para
presupuestos futuros, previa autorización de la Contraloría General de la República.
Artículo 14: (Modificado en la Sesión 5716 del 28-02-2006)
El CCA en conjunto con el Director de UEN o Director Administrativo, preparará el
Programa Anual de Compras en noviembre de cada año y lo someterá a aprobación del
Subgerente respectivo y la Gerencia General según corresponda, en el formato
establecido por la Dirección de Proveeduría. Una vez analizado por cada Subgerencia,
estas comunicarán a la Proveeduría su decisión de aprobación o solicitarán a las UEN’s
o Direcciones Administrativas los ajustes necesarios. Este Programa anual deberá estar
aprobado en la primer semana de diciembre de cada año, para su debida publicación y
seguimiento por parte de la Proveeduría.
Junto con el Programa Anual de compras, deberá enviarse a la Dirección de Proveeduría
un listado de las contrataciones directas de mayor cuantía que tramitarán durante el
año.
Con la aprobación del programa anual de compras, quedarán autorizados los inicios de
trámite de los procesos incluidos en dicho programa, sin detrimento a los requisitos que
se deban cumplir para la debida publicación de los mismos y que serán verificados por la
Dirección Administrativa de Proveeduría, previo a la publicación.
Artículo 15
Cuando surja una necesidad no prevista, el Programa Anual de Compras podrá ser
modificado siguiendo el mismo procedimiento que se indica en el artículo anterior, para
lo cual deberán adjuntarse las justificaciones pertinentes.
Las contrataciones que no estén amparadas al Programa Anual de Compras original o
modificado, no serán tramitadas por la Dirección de Proveeduría. Se excluyen de la
publicación de este artículo los casos de emergencia o excepción, que sean autorizados
por la Administración Superior.
Artículo 16
Si en el momento de iniciar un procedimiento concursal, se determina que el monto
estimado y publicado en el Programa Anual de Compras requiere un ajuste, éste podrá
realizarse con la debida aprobación de la Dirección Administrativa o de la UEN,
siempre y cuando el nuevo monto no sobre pase el 25% de la estimación original y no
cambie el procedimiento de contratación ya publicado, sin necesidad de aplicar lo
dispuesto en el Artículo 14 del presente reglamento.
Artículo 17
Al finalizar cada período presupuestario la Dirección de Proveeduría hará una
evaluación de la gestión de adquisición de bienes y servicios por UEN, Dirección
Administrativa y Administración Superior relacionándola con el Plan de Compras e
informará sobre el particular a los niveles de Director de UEN, Directores

554. 526
Administrativos, Subgerentes, Gerencia General, Presidencia Ejecutiva y Consejo
Directivo.
TITULO IV
REGISTRO DE PROVEEDORES
Artículo 18
El Registro de Proveedores constituye un elemento esencial de consulta para los
Administradores de Contratos de las dependencias del ICE, que permitirá mantener
actualizados los requisitos y las características de los proveedores en cuanto a bienes y
servicios que éstos ofrecen. Tiene por objeto facilitar la consecución de los bienes y
servicios necesarios para el ICE, agilizando en lo posible los procedimientos de
adquisiciones que se basen en el mismo. Por ello el interesado en registrarse se inscribirá
única y exclusivamente en los bienes y servicios que esté en capacidad de suministrar.
Artículo 19
La Dirección de Proveeduría invitará a formar parte del Registro de Proveedores, por lo
menos una vez al año, a todos los potenciales oferentes que puedan satisfacer los
requerimientos del ICE en cuanto a calidad, oportunidad y costo, procurando que sea en
el mes de enero, mediante publicación en el Diario Oficial. "La Gaceta" y dos diarios de
circulación nacional. Las personas físicas o jurídicas interesadas podrán asimismo
solicitar su incorporación al Registro en cualquier momento.
La invitación deberá contener, como mínimo, la siguiente información: lugar y plazo
para el retiro y entrega de los formularios respectivos, documentación anexa a presentar
y cualquier otra información que considere pertinente la Administración.
Artículo 20
La documentación que se presente para incorporar al Registro de Proveedores podrá ser
utilizada en cualesquiera de los procesos de adquisiciones y deberá ser entregada en la
Dirección de Proveeduría.
Artículo 21
Los interesados en inscribirse en el Registro de Proveedores deberán retirar un
formulario suministrado por la Dirección de Proveeduría. Una vez completado el mismo
se podrá enviar vía internet, por fax o entregado personalmente. Junto con la Solicitud,
o en un plazo máximo de tres días posteriores a la presentación de la misma, deberán
anexarse los documentos de respaldo y la información complementaria que se solicita.
Artículo 22
Una vez recibida la solicitud de los interesados para integrar el Registro de Proveedores,
la Proveeduría, en un plazo máximo de tres días hábiles verificará el cumplimiento de
los requisitos y en el caso de existir un incumplimiento o defecto, concederá un plazo
máximo de cinco días hábiles para que se subsane. Si la prevención no es atendida en
tiempo y forma, la solicitud no podrá ser aceptada, sin responsabilidad para el ICE.

555. 527
Cuando un proveedor deseé participar en un determinado proceso de contratación
administrativa y no esté inscrito en el Registro de Proveedores, podrá presentar la
información junto con su oferta siempre que cumpla con todos los requisitos que se le
solicitan en la contratación y en el Formulario "Registro de Proveedores". Podrá quedar
inscrito en dicho Registro por solicitud expresa del oferente y siempre que se cumpla lo
establecido en el párrafo anterior.
Artículo 23
Todo proveedor inscrito está obligado a verificar y actualizar la información aportada al
Registro en el momento de darse un cambio en su situación jurídica o al menos el
primer mes de cada año para lo cual debe presentar los documentos legales que
demuestren esa situación.
Artículo 24
La exclusión del registro de proveedores se regirá por lo dispuesto en la Ley de
Contratación Administrativa y el Reglamento General de Contratación Administrativa
en lo que respecta a las inhabilitaciones.
Adicionalmente se podrá dar la exclusión legal de una persona física o jurídica del
Registro por los siguientes motivos:
a. Muerte o extinción.
b. Manifestación expresa del interesado.
c. Carencia de interés de la Administración de continuar
contratando determinado bien o servicio.
d. No actualización de la información según el Artículo 23 del
presente reglamento.
Artículo 25
Salvo cuando la exclusión se fundamente en la manifestación expresa del interesado, o
en las causas señaladas en los incisos a., b., c. y d. del Artículo 24 anterior, se deberá dar
audiencia al proveedor a fin de que ejercite las Garantías Constitucionales que le asisten
entre ellas el Debido Proceso y el Derecho de Defensa. En el caso de proveedores
extranjeros se les notificará en la dirección indicada en el Formulario de Inscripción en
Costa Rica. Para lo anterior se seguirá el procedimiento establecido en el Artículo 75 y
siguientes del presente reglamento.
Artículo 26
El registro de proveedores será el mecanismo que se utilizará para la invitación a los
potenciales proveedores en las licitaciones restringidas y por registro, sin que ello obste
para que el ICE utilice otros medios, con el fin de garantizar el cumplimiento de los
principios de legalidad, publicidad, igualdad de trato y de oportunidad.

556. 528
TITULO V
PROCEDIMIENTOS DE CONTRATACIÓN
Artículo 27
Los funcionarios encargados del manejo de la Contratación Administrativa serán los
responsables de velar por la debida aplicación de los procedimientos correspondientes.
Cuando se determine el procedimiento a seguir se deberá evitar el Fraccionamiento
Ilícito. Aquel funcionario que incurra en esta mala práctica se le aplicará el
procedimiento de sanción regulado en el Artículo 83 y siguientes de este reglamento.
Será la División de Contratación Administrativa la encargada de dictaminar, ante una
solicitud de la Proveeduría, del CCA, o cualquier otro funcionario involucrado en el
proceso, si en determinado procedimiento de contratación se configuran las causales del
Fraccionamiento Ilícito.
Artículo 28
Cuando se deba utilizar el Procedimiento de Registro de Elegibles se aplicará, en todos
sus extremos, lo establecido en el reglamento específico vigente en la Institución, para
obras pequeñas y repetitivas y de montos iguales o inferiores a los aprobados por la
Contraloría General de la República.
Capítulo I- Licitaciones
Artículo 29
Es el medio idóneo para que el ICE adquiera los bienes y servicios que requiere para su
normal operación. Acorde con la normativa vigente y según el monto del concurso, se
clasifican en restringida, por registro y pública. Las licitaciones inician con la
aprobación del Director Administrativo o de UEN y el CCA.
Artículo 30
El CCA deberá justificar por escrito la diferencia que se presente entre el monto
estimado y el monto recomendado de adjudicación, aportando la información suficiente.
Artículo 31
Para las adquisiciones que deberá conocer el Consejo Directivo, la Subgerencia de
Gestión Administrativa presentará un informe en la última sesión de cada mes sobre las
adquisiciones que se van a publicar en el mes siguiente, especificando el monto, la
descripción, fecha aproximada de la apertura de ofertas, contenido presupuestario,
justificación de las compras y fecha aproximada a presentar para adjudicación.
Artículo 32
El cartel lo confeccionará la UEN o la Dirección Administrativa siguiendo los
lineamientos en materia administrativa de la Proveeduría. Perfeccionado éste, deberá ser
publicado, cumpliendo especialmente en lo que se refiere a autorizaciones y requisitos
previos. Una vez publicado el cartel la proveeduría actuará conforme a lo establecido en
el Artículo 4 incisos f., g. y h. del presente Reglamento.

557. 529
Artículo 33
En aquellos casos en que se establezca en la licitación la necesidad de inspección, para
evaluar la experiencia y los equipos que se ofrecen, se integrará un solo grupo para que
visite todas las empresas que se vayan a evaluar, debiendo estar conformado por un
funcionario del Área Técnica, otro de la Dirección de Proveeduría y por uno de la
División de Contratación Administrativa. En caso de que la empresa se encuentre fuera
del país, la visita se realizará según los lineamientos vigentes para los viajes al exterior.
Artículo 34
En las licitaciones públicas la publicidad del concurso se hará por medio del Diario
Oficial La Gaceta y no será obligatorio estar inscrito en el Registro de Proveedores. El
oferente que cumpla con todos los requisitos que se solicitan en la contratación, deberá
quedar inscrito en el Registro de Proveedores con su solicitud expresa en la oferta,
siempre que cumpla con las obligaciones dispuestas para inscribirse en el Registro de
Proveedores. Los trámites y plazos que ocupan este proceso estarán acordes con la
legislación nacional.
Artículo 35
En la licitación por registro, se utilizará el mecanismo de invitación directa o
publicación en "La Gaceta", según el número de proveedores inscritos, cuyo plazo de
tramitación estará acorde con las disposiciones que rigen la materia.
Artículo 36
En la licitación restringida se invitará por lo menos a cinco proveedores que se
encuentran inscritos en el Registro de Proveedores. El ICE podrá utilizar otros medios
de invitación garantizando el cumplimiento de los principios de legalidad, publicidad,
igualdad de trato y de oportunidad.
Capítulo II- Prórroga Fecha Máxima de Adjudicación
Artículo 37: (Modificado en la Sesión 5716 del 28-02-2006)
Podrán ser prorrogadas las fechas máximas de adjudicación de las licitaciones o
contrataciones, que estén por vencerse, por el Director de UEN o Director
Administrativo. Esta prórroga se dará en casos calificados cuando resulte difícil para la
Administración resolver en el plazo estipulado en el cartel. Para que se pueda tramitar
una prórroga a la fecha máxima de adjudicación la Dependencia Técnica debe solicitar a
la Proveeduría, al menos con quince días hábiles y por escrito, la ampliación,
adjuntando lo siguiente:
a. Tipo y número de contratación, descripción y monto de la compra.
b. La justificación razonada (el motivo por el cual no se puede cumplir con el plazo que
se había previsto y la importancia de dar esta prórroga).Un cuadro donde se detalle
la vigencia de las ofertas así como las garantías de participación.
c. Si la nueva fecha máxima para adjudicar es posterior a cualquiera de las fechas
máximas de vigencia o garantías, se debe solicitar a todos los oferentes que las
prorroguen. Solo se puede prorrogar licitaciones, si las ofertas y garantías están

558. 530
a. vigentes o que quede evidencia de que los interesados han desistido de participar en
el negocio.
b. De todo lo anterior debe quedar evidencia en el expediente correspondiente.
Artículo 38: (Modificado en la Sesión 5716 del 28-02-2006)
Una vez aportada la información indicada en el artículo anterior, la Proveeduría dejará
evidencia de la resolución de prorrogar, expresada por el director de la Unidad
Estratégica de Negocios o Dirección Administrativa, en el expediente correspondiente,
y al menos con ocho días anteriores al vencimiento de la fecha máxima para adjudicar.
Capítulo III- Contrataciones directas
Artículo 39: (Modificado en la Sesión 5716 del 28-02-2006)
La contratación directa de escasa cuantía es un procedimiento contractual de excepción
que permite al ICE adquirir bienes y/o servicios por montos iguales o menores al límite
establecido por la legislación nacional para este tipo de trámite, o bien para contratar
aquellas actividades que por su naturaleza y circunstancias no están sujetas a concurso
público. Este es un proceso que utilizará el Registro de Proveedores como el medio
idóneo para invitar a los participantes inscritos en el registro.
Los inicios de trámite se darán mediante la aprobación de un listado mensual de
compras por parte de la Subgerencia respectiva, Gerencia General, o Presidencia
Ejecutiva según corresponda, el cual deberá ser presentado para su inicio de trámite con
un mes de antelación, el primer día hábil del mes y deberá estar respaldado
presupuestariamente para su debida ejecución. Analizado dicho listado por parte del
órgano correspondiente, estos comunicarán a la Dirección de Proveeduría su decisión
de aprobación o solicitarán a las UEN´s o Direcciones Administrativas los ajustes
necesarios.
Ante situaciones imprevisibles o de urgencia debidamente justificadas, los órganos con
competencia para aprobar el listado anteriormente indicado, podrán aceptar excepciones
a los plazos señalados en este artículo.
Artículo 40
Para las adquisiciones de bienes y servicios por montos iguales o menores al límite
establecido en la Legislación Nacional para este tipo de contratación, se aplicarán los
siguientes lineamientos:
a. El inicio del trámite debe ser por escrito o por cualquier otro medio
idóneo que se establezca. Deberá estar avalado por el Director de
UEN, Director Administrativo o a quién designe la Administración
Superior.
b. La Proveeduría recibirá y abrirá las ofertas, dejando constancia por
escrito, en hojas numeradas al menos la siguiente información: el
número de contratación, artículo o servicio ofrecido, hora y fecha en
que se abrieron las ofertas, nombre de los concursantes, precio

559. 531
cotizado, el nombre del responsable de la apertura y cualquier otra
observación que se considere necesaria.
c. Dentro de los dos días siguientes a la apertura, la Proveeduría deberá
remitir las ofertas al CCA para su estudio técnico y recomendación
de adjudicación.
d. El CCA tendrá doce días hábiles para coordinar la preparación y el
envío del estudio técnico, así como la recomendación de adjudicación,
a la Dirección de Proveeduría. Este podrá solicitar a dicha
dependencia, un plazo adicional fundamentando su petición, de
acuerdo a la complejidad del asunto.
e. La Dirección de Proveeduría adjudicará, emitirá la respectiva orden
de compra o de servicio y comunicará el acuerdo de adjudicación al
interesado, todo lo anterior en un plazo máximo de ocho días.
Artículo 41
Para la contratación de los bienes y servicios prevista en los artículos 2 de la Ley de
Contratación Administrativa y el 79 de su reglamento, incisos 1, 2, 3, 5 y 6 se deberá
contar antes de la presentación a la Proveeduría, con la siguiente información:
a. Dictamen positivo de la División de Contratación Administrativa del
ICE.
b. Solicitud del CCA con el VºBº del Director de la UEN ó Director
Administrativo donde justifiquen la necesidad de utilizar la
excepción y no los procesos ordinarios de contratación.
c. Demostración efectiva, verificación y justificación que el precio es
razonable.
d. Análisis económico donde se establezcan los ingresos o beneficios que
el ICE dejaría de percibir si no ejecuta la compra proyectada.
e. Cartel de especificaciones o requerimientos técnico-administrativos,
con el clausulado mínimo necesario para valorar y asegurar el
cumplimiento del objeto a contratar.
f. Demostrar que el potencial contratista ó adjudicatario sea el idóneo ó
el único que se encuentra en la posibilidad material y real de suplir lo
solicitado por el ICE.
g. Garantía de que se cuenta con el contenido económico presupuestario
para la erogación correspondiente.
h. Recomendación técnica de adjudicación.
Además, para bienes y servicios genuinos, adjuntar:
a. Demostración de que el objeto a contratar es genuino y no tiene
sucedáneos.
b. En casos de servicios profesionales, incluir demostración que el
oferente posee conocimientos únicos en su campo de especialización en
nuestro medio.

560. 532
c. Incluir la oferta del fabricante original ó documento del fabricante
autorizando al oferente o al distribuidor exclusivo para que ofrezca su
producto, en este último caso debe contar con los trámites consulares.
Para los casos de seguridad calificada, adjuntar:
a. Demostración de que el bien ó servicio por adquirir se relaciona con
materias que requieren seguridades calificadas.
b. Estudio de mercado donde quede ampliamente demostrado porqué se
considera que la empresa ó empresas elegidas como oferentes son las más
ventajosas para alcanzar el objetivo de la contratación.
c. Incluir la oferta del proveedor ó las ofertas de los proveedores idóneos.
Capítulo IV- Prórrogas a los contratos
Artículo 42: (Modificado en la Sesión 5706 del 06-12-2005)
Cuando se requiera una prórroga de un contrato y esté prevista en las condiciones de la
contratación, el AC en coordinación con el CCA, deberá solicitar a la Dirección de
Proveeduría dicha prórroga, por lo menos con 2 meses de anticipación al vencimiento.
Esta prórroga deberá ser autorizada por el órgano que dictó el acto de adjudicación.
Cuando no esté contemplada en las condiciones iniciales de la contratación o que se
hayan agotado las prórrogas establecidas, el AC deberá iniciar los nuevos trámites por lo
menos 12 meses antes del vencimiento del contrato, cumpliendo para ello los requisitos
del procedimiento de contratación que corresponda.
Se exceptúa de lo anterior, con excepción a los plazos, las prórrogas de contrataciones o
licitaciones de servicios de limpieza, servicios de vigilancia, arrendamientos de bienes
inmuebles, mantenimiento de equipos o software, u otros servicios similares,
adjudicadas originalmente por el Consejo Directivo y que no sufran ninguna
modificación en las condiciones originales pactadas, salvo reajustes de precios, en cuyo
caso podrán ser autorizadas por el Gerente General.
De igual forma se exceptúan del primer párrafo de este artículo, con excepción a los
plazos, las prórrogas de servicios en las que se mantienen las condiciones originalmente
pactadas y que constituyan un ítem de contrataciones o licitaciones adjudicadas
originalmente por el Consejo Directivo, cuyo monto no sobrepase el tope establecido
según su competencia, por las Subgerencias o la Gerencia General; en tales casos la
autorización de esas prórrogas podrá ser realizadas por el órgano que corresponda según
sea el monto de la prórroga.
Artículo 43
Para la contratación de arrendamientos de bienes inmuebles, que se requieran constituir
en forma continua, se deberá seguir lo que establece la Ley de Contratación
Administrativa, su reglamentación y la Ley de Arrendamiento Urbano y Suburbano, en
beneficio de la Administración. Para esos efectos el AC en coordinación con la Dirección
de Bienes Inmuebles, deberá mantener un registro actualizado con la información

561. 533
necesaria para garantizar que el bien arrendado representa la única opción viable y que
el precio es razonable. Si no se cumpliera con los requisitos anteriores, se procederá a
iniciar un nuevo concurso de contratación.
Capítulo V- Modificaciones a los contratos (50% adicional)
Artículo 44
En el caso de ejercitarse la potestad de modificación hasta en un 50% de la prestación
objeto de la contratación, sea en contratos ejecutados o en ejecución, el AC en
coordinación con el CCA deberá plantear la solicitud formal ante la Dirección de
Proveeduría, incluyendo al menos la siguiente información:
• Para contratos en ejecución, presentar solicitud motivada en la cual se
detallen ampliamente la necesidad que se pretende satisfacer, las razones
por las cuales se considera que la ampliación obedece a una situación de
naturaleza imprevisible al momento de iniciarse el trámite de la
contratación original, que la misma es la única forma de satisfacer el
interés público perseguido y que el monto total de la contratación
(original más la modificación propuesta) no superan el tope establecido
en el procedimiento de contratación seguido originalmente.
• Para contratos ejecutados, presentar la solicitud motivada en la cual se
detalle ampliamente la necesidad que se pretende satisfacer, dejando
constancia que en el nuevo contrato no se están cambiando las bases bajo
las cuales se pactó originalmente, que no han transcurrido más de seis
meses de la recepción provisional del primer contrato, además de
adjuntar una nota del contratista donde se evidencie su interés en
contratar este 50% con la administración, manteniendo las mismas
condiciones.
Además de lo anterior, será necesario presentar el dictamen positivo de la
División de Contratación Administrativa del ICE, para aquellos casos en
que la contratación original haya sido refrendada ya sea internamente ó
por la Contraloría General de la República.
La Dirección de Proveeduría realizará el análisis correspondiente y
preparará una recomendación y la elevará al órgano que dictó la
adjudicación, para su aprobación o rechazo, según proceda.
Artículo 44 Bis: (Nuevo aprobado en la Sesión 5716 del 28-02-2006)
Se faculta a la Gerencia General, a autorizar las modificaciones de contratos ejecutados
dentro del 50% adicional, siempre que se den las siguientes condiciones:
- Que la adjudicación original haya sido dada por el Consejo Directivo
- Que el Consejo Directivo no haya dejado una restricción expresa de no seguir
adquiriendo dicho servicio u objeto
- Que el monto de la ampliación no requiera Refrendo Contralor.
- Que conste que cuenta con el suficiente contenido presupuestario.

562. 534
- Constancia de la recepción de los bienes y/o servicios de la contratación original, en
forma satisfactoria.
Los requisitos y procedimiento a aplicar para este supuesto son los mismos establecidos
en el artículo 44.
Artículo 44 Bis-bis: (Nuevo aprobado en la Sesión 5716 del 28-02-2006)
En aquellas licitaciones o contrataciones directas adjudicadas por el Consejo Directivo,
se faculta a la Gerencia General a autorizar mejoras al objeto o servicio contratado.
Para estos casos el Contratista deberá mantener el mismo precio ofertado originalmente,
para el equipo o servicios a actualizar, y sin variar el objeto ni ser sustancial, el ajuste
deberá constituir una evidente mejora en relación con el equipo, material o servicio
originalmente adjudicado. Deberá respetarse para estos efectos la jurisprudencia vigente
de la Contraloría General de la República.
El AC en coordinación con el CCA de la dependencia interesada, con el visto bueno del
Director de UEN o Administrativo, así como de la Subgerencia respectiva, deberán
plantear la solicitud formal ante la Gerencia General con el criterio técnico y legal
correspondiente, para su debida aprobación, la cual deberá remitirse a la Dirección de
Proveeduría para su archivo y custodia.
Capítulo VI- Contratos Defectuosos ( irregulares)
Artículo 45
Cuando se presenten contratos defectuosos se procederá de la siguiente forma:
a. La Dirección de Proveeduría solicitará a la División de Contratación
Administrativa, el dictamen correspondiente, adjuntándole un
resumen de lo acontecido e indicando claramente los supuestos
responsables de la contratación irregular en cuestión.
b. La Dirección de Proveeduría comunicará a el o los oferentes
involucrados la situación irregular presentada.
c. La Dirección de Proveeduría, una vez analizada la situación,
someterá a la Administración Superior su recomendación de las
acciones a seguir.
d. Cuando la Administración Superior apruebe el pago de la
indemnización, si se diera el caso, comunicará a la Dirección de
Finanzas para que proceda con el pago respectivo.
e. Para el caso de la sanción disciplinaria a funcionarios, la
Administración Superior solicitará a la Dirección de Recursos
Humanos, el inicio del debido proceso a los funcionarios
involucrados.

563. 535
TITULO VI
REFRENDOS
Artículo 46
Toda contratación que supere el monto establecido por la Contraloría General de la
República para refrendo, deberá contar con el visto bueno de la unidad de refrendos de la
División de Contratación Administrativa o de la Dirección Jurídica Institucional.
Artículo 47
Los procesos cuyos montos sean superiores a los asignados para contrataciones directas
y menores a las que requieren refrendo de la Contraloría General de la República
deberán contar con la aprobación de la unidad de la División de Contratación
Administrativa.
Artículo 48
La División de Contratación Administrativa en conjunto con la Dirección de
Proveeduría y las Direcciones Administrativas o UEN's establecerán los contenidos que
deben tener los contratos para que junto con el expediente respectivo se remitan a la
Contraloría General de la República.
TITULO VII
GARANTÍAS
Artículo 49
En las contrataciones directas y en las licitaciones restringidas, solo se solicitará
garantía de participación o de cumplimiento según requerimiento expreso del CCA. Se
exceptúa de lo anterior, aquellos casos que por su monto requieran refrendo de la
Contraloría, para los cuales será exigido solicitar la garantía de cumplimiento.
Artículo 50
Corresponde a la Proveeduría la recepción de las garantías de participación y de
cumplimiento llevando un adecuado control de quién es el AC responsable y el centro de
gestión al que pertenece. El registro, custodia y devolución de las garantías será
responsabilidad del Área de Gestión de Liquidez de la Dirección de Finanzas.
Artículo 51
La Dirección de Proveeduría, velará también por el cumplimiento de la valoración de
mercado por parte de un puesto de bolsa de los bonos y certificados dados en garantía,
según lo establecido en el artículo 37.5 del Reglamento General de Contratación
Administrativa.
Artículo 52
La devolución de las garantías de participación se hará previa autorización de la
Dirección de Proveeduría, a los oferentes no adjudicados y al adjudicatario cuando éste
haya rendido la garantía de cumplimiento. Para el caso de las garantías de

564. 536
cumplimiento la devolución se hará previa autorización del CCA y AC, en coordinación
con la Proveeduría.
Artículo 53
Será responsabilidad del CCA mantener a derecho las garantías, por ejemplo en lo
referente a la vigencia, monto, devolución o ejecución.
Artículo 54
El AC en coordinación con el CCA, deberá remitir a la Proveeduría toda solicitud de
prórroga o devolución de la garantía de cumplimiento, a más tardar con quince días
hábiles de anticipación al vencimiento de las mismas. Si se tratare de solicitud de
ejecución de garantías, deberá hacerlo dentro del mismo plazo antes mencionado,
debidamente fundamentado y razonado para que la Proveeduría realice los trámites
correspondientes.
En casos excepcionales, si la Administración se viere en la obligación de ejecutar una
garantía, porque no se renovó en tiempo, deberá custodiar el dinero obtenido mediante
esa gestión, mientras el contratista se pone a derecho con la garantía. Dicha ejecución
podrá hacerla la Dirección de Proveeduría, de oficio o a instancia de la AC, en forma
automática.
Artículo 55
En el caso de prórrogas a las garantías, una vez prevenido el oferente o contratista sobre
la misma, y si éste no atendiere oportunamente la prevención, la Proveeduría procederá
a la ejecución de las cauciones a más tardar el último día de su vencimiento.
Artículo 56
En caso de que proceda la ejecución de las garantías se seguirá el procedimiento
establecido en el Artículo 81 y siguientes del presente reglamento.
TITULO VIII
RECURSOS
Artículo 57: (Modificado en la Sesión 5716 del 28-02-2006)
Corresponderá al órgano que resolvió aplicar una sanción por inhabilitación y
apercibimiento o bien al que dictó un acto de adjudicación, resolver los recursos de
revocatoria contra los actos mencionados. Los recursos se plantearán ante la Dirección
de Proveeduría, quien se encargará de canalizarlos ante el órgano que competa, una vez
obtenidos los criterios del Área técnica (CCA-AC) y de la División de Contratación
Administrativa del ICE.
Cuando el recurrente solicite expresamente que el recurso de revocatoria sea resuelto por
el superior jerárquico, lo resolverá el Consejo Directivo; cuando la apelación de un acto
de adjudicación sea planteada ante la Contraloría General de la República, se procederá
conforme corresponda.

565. 537
Artículo 58
Dada la Resolución por el órgano competente, se enviará a la Dirección de Proveeduría
para que comunique la respuesta a los recurrentes que plantearon objeción a los carteles,
revocatoria y apelación contra los actos de adjudicación.
Capítulo I- Objeción al cartel
Artículo 59
En el caso de recurso de objeción a los carteles de licitaciones públicas y los pliegos de
condiciones en las licitaciones por registro y recibida la notificación de audiencia
especial por parte de la Contraloría General de la República, la Proveeduría solicitará el
mismo día (al menos por fax ó correo electrónico) el pronunciamiento del Área Técnica
(CCA-AC) y de la División de Contratación Administrativa de la Dirección Jurídica
Institucional, quienes en un plazo de tres días hábiles, deberán enviar sus alegatos o
recomendaciones de modificación a la Proveeduría.
Artículo 60
Corresponde a la Dirección de Proveeduría integrar y enviar la respuesta a la
Contraloría General de la República dentro del plazo de la audiencia.
Artículo 61
Si el recurso es interpuesto en una licitación restringida ante la Dirección de
Proveeduría, ésta en coordinación con el Área Técnica (CCA-AC) y la División de
Contratación Administrativa prepararán la recomendación de resolución, remitiéndola
al Subgerente correspondiente. La Proveeduría comunicará al recurrente la resolución
del Subgerente.
Artículo 62
Si el recurso es declarado con lugar, la Dirección de Proveeduría, en coordinación con el
CCA, se encargará de efectuar las modificaciones y comunicarlas o publicarlas por los
mismos medios utilizados para invitar.
Capítulo II- Revocatoria
Artículo 63
En los concursos cuyos procedimientos proceda la interposición del recurso de
revocatoria, el recurrente se presentará ante la Proveeduría dentro de los plazos
establecidos por ley.
Artículo 64
Una vez presentado el recurso, la Proveeduría en conjunto con la División de
Contratación Administrativa y el Área Técnica (CCA-AC) en un plazo máximo de tres
días hábiles analizarán la admisibilidad del recurso y la Proveeduría notificará al
recurrente, en caso de que se declare inadmisible. Cuando este resulte admisible para su
trámite, la Proveeduría notificará a la parte adjudicada que ha sido recurrida, dentro del

566. 538
mismo plazo señalado anteriormente, concediéndole una audiencia por el término de tres
días hábiles para que exprese sus alegatos.
Artículo 65
Vencida la audiencia concedida y/o recibidos los argumentos del adjudicatario recurrido,
la Proveeduría los enviará al Área Técnica (CCA–AC) y la División de Contratación
Administrativa del ICE, para que ambos se pronuncien en un plazo de cinco días
hábiles.
Artículo 66
Recibidos los criterios del Área Técnica (CCA-AC) y de la División de Contratación
Administrativa del ICE, la Dirección de Proveeduría contará con un plazo máximo de
tres días hábiles siguientes a la recepción de la documentación para emitir su
recomendación y elevarla al órgano competente.
Artículo 67
La Administración deberá resolver el recurso en un plazo máximo de 15 días hábiles
siguientes, a la recepción de los argumentos presentados por la parte adjudicataria que
ha sido recurrida. Dentro de dicho plazo deberán contabilizarse los señalados en los
Artículos 65 y 66, anteriores.
Artículo 68
Corresponde a la Dirección de Proveeduría notificar la resolución del recurso de
revocatoria, dentro de los tres días hábiles siguientes al recibo de la misma.
Capítulo III- Apelación
Artículo 69
Cuando la Contraloría General de la República solicite un expediente administrativo, en
casos de apelaciones, la Dirección de Proveeduría deberá remitirlo dentro del día hábil
siguiente y prevenir a los oferentes para que mantengan o restablezcan la vigencia de las
ofertas y la garantía de participación. Si en el expediente existieren líneas
independientes que no fueron apeladas, se enviará en sustitución del original una copia
certificada del expediente administrativo.
Artículo 70
Una vez notificada la audiencia inicial concedida por la Contraloría General de la
República, deberá la Proveeduría en el plazo de un día hábil convocar al Área Técnica
(CCA-AC) y a la División de Contratación Administrativa de la Dirección Jurídica
Institucional para que se pronuncien en un plazo de tres días hábiles. De considerarlo
necesario cualquiera de las tres Áreas, convocará a reunión para coordinar la respuesta
de la apelación.

567. 539
Artículo 71
Una vez que sean remitidos los respectivos pronunciamientos o cuando el mismo sea
conjunto, la Proveeduría deberá enviar la respuesta al Órgano Contralor antes de que se
cumplan los cinco días concedidos por éste.
Artículo 72
La Proveeduría debe analizar todos los documentos adicionales existentes en poder de la
Contraloría General de la República en conjunto con el Área Técnica (CCA-AC) y la
División de Contratación Administrativa del ICE, antes de la audiencia final.
Artículo 73
En las Audiencias finales y las especiales debe seguirse el mismo procedimiento de la
audiencia inicial.
Artículo 74
La Proveeduría debe hacer llegar a la División de Contratación Administrativa del ICE
y al CCA la resolución final de la Contraloría, un día hábil siguiente a la recepción de la
notificación, para que si quieren solicitar una adición o aclaración sobre el fondo de la
resolución, se lo comuniquen a la Proveeduría a más tardar el día hábil siguiente. Será
responsabilidad de ésta, enviar la solicitud al Órgano Contralor, antes de que se
cumplan los tres días concedidos para ello.
TITULO IX
SANCIONES
Capítulo I- Sanciones a los contratistas
Artículo 75
Una vez que el AC determine un incumplimiento contractual, donde en apariencia sea
aplicable una sanción, la ejecución de la garantía de cumplimiento, o cuando se pretenda
resolver o rescindir un contrato, deberá en coordinación con el CCA, iniciar el
procedimiento correspondiente ante la Dirección de Proveeduría, proponiendo las
sanciones respectivas según la gravedad del caso.
Artículo 76: (Modificado en la Sesión 5534 del 22-06-2003)
Recibida la solicitud, la Proveeduría tendrá un plazo de tres días hábiles para otorgar la
audiencia respectiva al Contratista, de conformidad con los procedimientos que
correspondan según Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento. Para el
trámite del procedimiento y recomendación final, la Proveeduría podrá solicitar la
asesoría legal correspondiente de un abogado con experiencia en Contratación
Administrativa.
Artículo 77: (Modificado en la Sesión 5534 del 22-06-2003)
Una vez recibidos los descargos del contratista, los mismos serán remitidos al AC para
que en coordinación con el CCA, se pronuncien con respecto a dichas pruebas, en un
plazo de 3 días hábiles.

568. 540
Artículo 78: (Modificado en la Sesión 5534 del 22-06-2003)
Recibido el dictamen del AC y del CCA, la Proveeduría remitirá en el plazo máximo de
5 días hábiles, su recomendación a la Subgerencia respectiva, para que emita la
resolución final.
Artículo 79: (Modificado en la Sesión 5534 del 22-06-2003)
La interposición de recursos en contra de la resolución final emitida por la Subgerencia,
no suspenderá la aplicación de la sanción; salvo cuando ésta considere que la misma
pueda causar perjuicios graves de imposible o difícil reparación.
Capítulo II- Procedimiento de rescisión y resolución contractual
Se eliminan los Artículos 80, 81 y 82 (Sesión 5534 del 22-06-2003)
Capítulo III- Sanciones a los funcionarios.
Artículo 83
Los funcionarios del ICE, que tengan los insumos y la capacitación necesaria, para
desempeñar una labor de supervisión de los contratos en forma eficiente, serán
responsables en la medida que pueda individualizarse su culpabilidad por las
consecuencias provocadas a la Institución en razón de los incumplimientos de los
contratistas, si pudiendo prever o denunciar a tiempo las transgresiones contractuales,
no lo hicieron o no solicitaron las sanciones, ejecuciones, multas o rescisión o resolución
respectivas. Además de la responsabilidad administrativa podrán ser responsables
laboral, penal y civilmente, según corresponda y se logre demostrar.
Artículo 84
Cuando en el trámite de una contratación administrativa se determine que un
funcionario no cumplió con las funciones y obligaciones definidas en el presente
reglamento por negligencia, culpa grave o dolo, será sancionado de conformidad con lo
que al respecto establezca la Ley de Contratación Administrativa y el Estatuto de
Personal en forma supletoria, previa demostración de la culpabilidad.
Artículo 85
Las sanciones a los funcionarios del ICE que puedan llevar al despido sin
responsabilidad patronal, se aplicarán con observancia del procedimiento ordinario
disciplinario aprobado por la Gerencia General del ICE.

569. 541
TITULO X
REAJUSTE DE PRECIOS
Artículo 86
Previendo que se presente un desequilibrio económico que contravenga los intereses del
solicitante, en los pliegos de especificaciones o carteles se deberá incorporar la ecuación
matemática, la fuente de los índices que se utilizarán en ella y los elementos esenciales
que debe contener la solicitud del contratista, para revisar los precios y determinar los
montos de los reajustes.
Cuando el reajuste de precios se efectúe a solicitud expresa del contratista se aplicará el
siguiente procedimiento:
• La solicitud se deberá presentar al AC con al menos la siguiente información: el
desarrollo de la fórmula matemática, los índices utilizados (oficiales o certificados
cuando corresponda), la estructura de costos, el número de contratación, una breve
descripción del objeto del contrato y una copia de la orden de compra o servicio vigente
al momento de producirse el desequilibrio.
• El AC analizará en los cinco días hábiles siguientes a su presentación, los documentos
y en coordinación con el CCA, presentará su recomendación ante la Dirección
Administrativa de Finanzas para su revisión, esta rendirá en un plazo máximo de ocho
días hábiles, un informe final al órgano que hizo la adjudicación para que dicte su
resolución.
De acuerdo a la complejidad del caso, el AC podrá solicitar un
plazo adicional de hasta 10 días hábiles a su Director, para
completar el análisis.
• De aceptarse el planteamiento hecho por el contratista, el órgano que resolvió,
comunicará a la Proveeduría, para que la misma proceda a emitir la orden
correspondiente.
Los planteamientos de reajustes de aquellas compras adjudicadas por el
Consejo Directivo, serán conocidas y resueltas por la Subgerencia o
Gerencia General, dependiendo del área organizativa a la que
pertenezcan.
Será potestad de la Dirección de Finanzas, solicitar al AC, todos aquellos
documentos que consideren indispensables para verter su criterio.
Todos los documentos que se generen, deberán ser incorporados en forma
oportuna, al expediente administrativo que custodia la Dirección de
Proveeduría.

570. 542
TITULO XI
FINIQUITO DE CONTRATOS
Artículo 87
Una vez finalizada una contratación, el CCA en coordinación con el AC, deberá enviar
los informes finales, incluyendo las liquidaciones y el finiquito correspondiente, a la
Proveeduría para que pase a formar parte del expediente administrativo. En el caso de
contrataciones directas de escasa cuantía, el informe final lo llenará el AC solo cuando
se presenten problemas con dicha contratación.
TITULO XII
GENERALIDADES
Artículo 88
Este reglamento deja sin efecto cualquier otra normativa de rango igual o inferior que se
le oponga.
Artículo 89: (Nuevo aprobado en la Sesión 5716 del 28-02-2006)
En caso de que se presenten diferencias de criterios en algún tópico, propio de la
Contratación Administrativa, entre las diferentes dependencias involucradas en un
procedimiento de contratación, prevalecerá el criterio de la dependencia especialista
según la temática del diferendo. En caso de permanecer la diferencia, el asunto será
resuelto en forma definitiva por la Gerencia General.

571. 543
7.6 Reforma a la Ley de Contratación Administrativa

572. 544
LA ASAMBLEA LEGISLATIVA DE LA REPÚBLICA DE COSTA RICA
DECRETA:
REFORMA PARCIAL DE LA LEY DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA,
LEY Nº 7494, DE 2 DE MAYO DE 1995
ARTÍCULO 1.- Modifícanse los textos de los artículos 2 en sus incisos d) y h), 4,
7, 8, 27 en sus incisos a) al j) y su párrafo quinto, 30, 33, 42, 44, 45, 46, 53 en su párrafo
primero, 57, 62, 63, 64, 76, 78, 81, 84, 88, 89, 99 en su inciso c) y 101, de la Ley de
Contratación Administrativa, Ley Nº 7494, de 2 de mayo de 1995, para que en adelante
se lean así:
“Artículo 2.- Excepciones
[...]
d) La actividad de contratación que, por su naturaleza o las
circunstancias concurrentes, no se pueda o no convenga someterla a
concurso público, sea porque solo hay un único proveedor, por razones
especiales de seguridad, urgencia u otras igualmente calificadas, de
acuerdo con el Reglamento de esta Ley.
[...]
h) La actividad que por su escasa cuantía no convenga someterla a
los procedimientos ordinarios de concurso, de conformidad con los
límites establecidos en el artículo 27 de esta Ley. En estos casos, la
Administración consultará a no menos de tres potenciales proveedores
idóneos, si los hubiera, y adjudicará a la oferta de menor precio, sin
perjuicio de que se valoren otros factores que se estimen relevantes, lo
cual deberá ser motivado en cada caso. La Administración no está
obligada a considerar ofertas de proveedores a los que no haya cursado
invitación.”
“Artículo 4.- Principios de eficacia y eficiencia
Todos los actos relativos a la actividad de contratación administrativa
deben estar orientados al cumplimiento de los fines, metas y objetivos de la
Administración, con el propósito de garantizar la efectiva satisfacción del
interés general, a partir de un uso eficiente de los recursos institucionales.
Las disposiciones que regulan la actividad de contratación administrativa
deberán ser interpretadas de la manera que más favorezca la consecución de lo
dispuesto en el párrafo anterior.
En todas las etapas de los procedimientos de contratación, prevalecerá el
contenido sobre la forma, de manera que se seleccione la oferta más
conveniente de conformidad con el párrafo anterior.

573. 545
Los actos y las actuaciones de las partes se interpretarán de forma que se
permita su conservación y se facilite adoptar la decisión final, en condiciones
beneficiosas para el interés general. Los defectos subsanables no descalificarán
la oferta que los contenga. En caso de duda, siempre se favorecerá la
conservación de la oferta, o en su caso, del acto de adjudicación.
Las regulaciones de los procedimientos deberán desarrollarse a partir de
los enunciados de los párrafos anteriores.”
“Artículo 7.- Inicio del procedimiento
El procedimiento de contratación se inicia con la decisión administrativa
de promover el concurso, emitida por el jerarca o titular subordinado respetivo.
Esta decisión, que encabezará el expediente que se forme, contendrá una
justificación de su procedencia, una descripción y estimación de costo del
objeto y el cronograma con tareas, así como los responsables de su ejecución.
La justificación del inicio del procedimiento de contratación debe estar
acorde con lo establecido en los planes de largo y mediano plazos, el Plan
Nacional de Desarrollo, cuando sea aplicable, el plan anual operativo, el
presupuesto y el programa de adquisición institucional, según corresponda.
Para tomar la decisión administrativa de promover el concurso, la
Administración deberá realizar los estudios suficientes que demuestren que los
objetivos del proyecto de contratación serán alcanzados con eficiencia y
seguridad razonable, todo de acuerdo con los términos que se definan en el
Reglamento.
Artículo 8.- Disponibilidad presupuestaria
Para iniciar el procedimiento de contratación administrativa, es necesario
contar con recursos presupuestarios suficientes para enfrentar la erogación
respectiva. En casos excepcionales y para atender una necesidad muy
calificada, a juicio de la Administración, podrán iniciarse los procedimientos
de contratación, para lo cual se requiere la seguridad de que oportunamente se
dispondrá de la asignación presupuestaria. En esas situaciones calificadas y
excepcionales, la Administración deberá advertir expresamente en el cartel que
la validez de la adjudicación queda sujeta a la existencia del contenido
presupuestario.
En las contrataciones cuyo desarrollo se prolongue por más de un período
presupuestario, la Administración se encuentra obligada a señalar esa
circunstancia en la decisión inicial y a reservar en cada uno de los presupuestos
los recursos para amparar las erogaciones que se ejecutarán en el respectivo
año.”
“Artículo 27.- Determinación del procedimiento
[…]

574. 546
a) Las administraciones cuyo presupuesto autorizado para el
período, específicamente lo que se contempla para respaldar sus
necesidades de contratar bienes y servicios no personales, sea superior a
treinta y dos mil setecientos millones de colones (¢32.700.000.000,00),
utilizarán la licitación pública para las contrataciones superiores a ciento
ochenta millones de colones (¢180.000.000,00); la licitación abreviada
para las contrataciones entre ciento ochenta millones de colones
(¢180.000.000,00) y veinticinco millones de colones (¢25.000.000,00) y
la contratación directa para las contrataciones inferiores a veinticinco
millones de colones (¢25.000.000,00).
b) Las administraciones cuyo presupuesto autorizado para el
período, específicamente lo que se contempla para respaldar sus
necesidades de contratar bienes y servicios no personales, sea inferior a
treinta y dos mil setecientos millones de colones (¢32.700.000.000,00),
pero superior a veintiún mil ochocientos millones de colones
(¢21.800.000.000,00), utilizarán la licitación pública para las
contrataciones superiores a ciento sesenta y nueve millones de colones
(¢169.000.000,00); la licitación abreviada para las contrataciones entre
ciento sesenta y nueve millones de colones (¢169.000.000,00) y ocho
millones quinientos mil colones (¢8.500.000,00) y la contratación directa
para las contrataciones inferiores a ocho millones quinientos mil colones
(¢8.500.000,00).
c) Las administraciones cuyo presupuesto autorizado para el
período, específicamente lo que se contempla para respaldar sus
necesidades de contratar bienes y servicios no personales sea inferior a
veintiún mil ochocientos millones de colones (¢21.800.000.000,00), pero
superior a diez mil novecientos millones de colones
(¢10.900.000.000,00), utilizarán la licitación pública para las
contrataciones superiores a ciento dieciocho millones quinientos mil
colones (¢118.500.000,00); la licitación abreviada para las contrataciones
entre ciento dieciocho millones quinientos mil colones (¢118.500.000,00)
y siete millones quinientos mil colones (¢7.500.000,00) y la contratación
directa para las contrataciones inferiores a siete millones quinientos mil
colones (¢7.500.000,00)
d) Las administraciones cuyo presupuesto autorizado para el
período, específicamente lo que se contempla para respaldar sus
necesidades de contratar bienes y servicios no personales, sea inferior a
diez mil novecientos millones de colones (¢10.900.000.000,00), pero
superior a cinco mil cuatrocientos cincuenta millones de colones
(¢5.450.000.000,00), utilizarán la licitación pública para las
contrataciones superiores a ochenta y cuatro millones quinientos mil
colones (¢84.500.000,00); la licitación abreviada para las contrataciones
entre ochenta y cuatro millones quinientos mil colones (¢84.500.000,00)
y siete millones de colones (¢7.000.000,00) y la contratación directa para
las contrataciones inferiores a siete millones de colones (¢7.000.000,00).
e) Las administraciones cuyo presupuesto autorizado para el
período, específicamente lo que se contempla para respaldar sus
necesidades de contratar bienes y servicios no personales, sea inferior a
cinco mil cuatrocientos cincuenta millones de colones
(¢5.450.000.000,00), pero superior a mil noventa millones de colones

575. 547
(¢1.090.000.000,00), utilizarán la licitación pública para las
contrataciones superiores a cincuenta y nueve millones de colones (¢
59.000.000,00); la licitación abreviada para las contrataciones entre
cincuenta y nueve millones de colones (¢59.000.000,00) y seis millones
de colones ( ¢6.000.000,00) y la contratación directa para las
contrataciones inferiores a seis millones de colones (¢6.000.000,00).
f) Las administraciones cuyo presupuesto autorizado para el
período, específicamente lo que se contempla para respaldar sus
necesidades de contratar bienes y servicios no personales, sea inferior a
mil noventa millones de colones (¢1.090.000.000,00), pero superior a
quinientos cuarenta y cinco millones de colones (¢545.000.000,00),
utilizarán la licitación pública para las contrataciones superiores a
cincuenta y un millones de colones (¢51.000.000,00); la
licitación abreviada para las contrataciones entre cincuenta y un millones
de colones (¢51.000.000,00) y cinco millones de colones
(¢5.000.000,00) y la contratación directa para las contrataciones
inferiores a cinco millones de colones (¢5.000.000,00).
g) Las administraciones cuyo presupuesto autorizado para el
período, específicamente lo que se contempla para respaldar sus
necesidades de contratar bienes y servicios no personales, sea inferior a
quinientos cuarenta y cinco millones de colones (¢545.000.000,00), pero
superior a trescientos veintisiete millones de colones (¢327.000.000,00),
utilizarán la licitación pública para las contrataciones superiores a treinta
y cuatro millones de colones (¢34.000.000,00); la licitación abreviada
para las contrataciones entre treinta y cuatro millones de colones
(¢34.000.000,00) y cuatro millones de colones (¢4.000.000,00) y la
contratación directa para las contrataciones inferiores a cuatro millones
de colones (¢4.000.000,00).
h) Las administraciones cuyo presupuesto autorizado para el
período, específicamente lo que se contempla para respaldar sus
necesidades de contratar bienes y servicios no personales, sea inferior a
trescientos veintisiete millones de colones (¢327.000.000,00), pero
superior a ciento nueve millones de colones (¢109.000.000,00), utilizarán
la licitación pública para las contrataciones superiores a veinticinco
millones quinientos mil colones (¢25.500.000,00); la licitación
abreviada para las contrataciones entre veinticinco millones quinientos
mil colones (¢25.500.000,00) y dos millones quinientos mil colones
(¢2.500.000,00) y la contratación directa para las contrataciones
inferiores a dos millones quinientos mil colones (¢2.500.000,00).
i) Las administraciones cuyo presupuesto autorizado para el
período, específicamente lo que se contempla para respaldar sus
necesidades de contratar bienes y servicios no personales, sea inferior a
ciento nueve millones de colones (¢109.000.000,00), pero superior a
treinta y dos millones setecientos mil colones (¢32.700.000,00),
utilizarán la licitación pública para las contrataciones superiores a
diecisiete millones de colones (¢17.000.000,00); la licitación abreviada
para las contrataciones entre diecisiete millones de colones
(¢17.000.000,00) y un millón quinientos mil colones (¢1.500.000,00) y la
contratación directa para las contrataciones inferiores a un millón
quinientos mil colones (¢1.500.000,00).

576. 548
j) Las administraciones cuyo presupuesto autorizado para el
período, específicamente lo que se contempla para respaldar sus
necesidades de contratar bienes y servicios no personales, sea inferior a
treinta y dos millones setecientos mil colones (¢32.700.000,00),
utilizarán la licitación pública para las contrataciones superiores a ocho
millones quinientos mil colones (¢ 8.500.000,00); la licitación abreviada
para las contrataciones entre ocho millones quinientos mil colones
(¢8.500.000,00) y un millón de colones (¢1.000.000,00) y la
contratación directa para las contrataciones inferiores a un millón de
colones (¢1.000.000,00).
[…]
En todo caso, la Dirección General de Administración de Bienes y
Contratación Administrativa se clasificará de acuerdo con el monto que
arroje la suma de los presupuestos para respaldar las necesidades de
contratar bienes y servicios no personales de los ministerios cuya
actividad contractual sea desarrollada por dicha entidad.”
“Artículo 30.- Modificación del procedimiento en licitación
infructuosa
Si se produce una licitación pública infructuosa, la Administración podrá
utilizar el procedimiento de licitación abreviada en el nuevo concurso.
Si una licitación abreviada resulta infructuosa, la Administración podrá
realizar una contratación directa.
En el caso de un remate infructuoso, la Administración podrá disminuir
la base fijada por el avalúo respectivo, hasta en un veinticinco por ciento (25%)
cada vez.
En todos los casos, la Administración deberá dejar constancia en el
expediente de las razones que motivan su decisión y antes de iniciar el nuevo
concurso, deberá mediar autorización de la Contraloría General de la
República, la que dispondrá de un plazo de diez días hábiles para resolver,
previa valoración de las circunstancias que concurrieron para que el negocio
haya resultado infructuoso.”
“Artículo 33.- Garantía de participación
La Administración estará facultada para solicitar a los oferentes una
garantía de participación, entre un uno por ciento (1%) y un cinco por ciento
(5%) del monto de la propuesta, el cual se definirá en el cartel o pliego de
condiciones respectivo, de acuerdo con la complejidad del contrato.
En aquellos casos en que la Administración decida no solicitar la garantía
de participación y un oferente retire su propuesta, se procederá conforme a lo
previsto en el artículo 100 de esta Ley.”

577. 549
“Artículo 42.- Estructura mínima
El procedimiento de licitación pública se desarrollará
reglamentariamente, respetando los criterios mínimos siguientes:
a) El cumplimiento de los requisitos previos de la contratación.
b) La preparación del cartel de licitación, con las condiciones
generales así como las especificaciones técnicas, financieras y de calidad,
el cual contendrá las bases para calificar y comparar las ofertas, todo lo
cual estará orientado a que la Administración escoja la oferta que mejor
satisfaga el interés público. La incorporación de otros factores de
calificación adicionales al precio deberá quedar debidamente motivada en
la decisión inicial. La Administración podrá celebrar reuniones con
potenciales oferentes a fin de recibir observaciones al pliego de
condiciones y lograr su mejoramiento. El reglamento definirá los
términos en que se hará la invitación a dichas reuniones y así como su
desarrollo.
c) La publicación, en La Gaceta, de la invitación a participar, de las
modificaciones al cartel y del acto de adjudicación, para lo cual la
Imprenta Nacional estará obligada a hacer las publicaciones dentro de los
tres días hábiles siguientes al recibo de la solicitud que le haga la
Administración. El incumplimiento de dicha obligación constituirá falta
grave por parte del funcionario responsable. El director de la Imprenta
deberá ordenar las medidas que garanticen el cumplimiento de esta
disposición. Una vez publicado el aviso a concursar, la Administración
dispondrá únicamente de dos oportunidades para modificar de oficio el
pliego de condiciones o para conferir prórrogas al plazo de recepción de
las ofertas. En caso contrario, se deberá iniciar un nuevo llamado a
licitación.
d) La publicidad de todos los trámites del procedimiento y el acceso
a todos los estudios técnicos, preparados por la Administración o para
ella. En caso de que se utilicen medios electrónicos o sitios en Internet,
se deberá garantizar la seguridad e integridad de la información.
e) El plazo mínimo para recibir ofertas, que será de quince días
hábiles, contado desde el día siguiente de la publicación del aviso a
participar hasta el día de la apertura de las ofertas, inclusive.
f) La posibilidad, para cualquier oferente potencial, de objetar el
cartel cuando considere que se viola alguno de los principios generales o
disposiciones normativas que rigen la contratación, sin perjuicio de lo
dispuesto en el párrafo segundo del artículo 82 de esta Ley.
g) La presunción del sometimiento pleno del oferente al
ordenamiento jurídico costarricense y a las reglas generales y particulares
de la licitación.
h) La rendición de la garantía de cumplimiento. En el caso de la
garantía de participación, deberá otorgarse en los casos en que la
Administración lo solicite de conformidad con lo dispuesto en el artículo
33 de esta Ley.
i) La posibilidad de subsanar los defectos de las ofertas en el plazo
que indique el Reglamento de esta Ley, siempre y cuando con ello no se
conceda una ventaja indebida en relación con los demás oferentes.

578. 550
Podrán ser objeto de subsanación el plazo de vigencia de la oferta, así
como el plazo de vigencia y el monto de la garantía de participación
cuando tales extremos no se hayan ofrecido por menos del ochenta por
ciento (80%) de lo fijado en el cartel. Los demás extremos de la garantía
de participación podrán ser objeto de subsanación conforme lo que
disponga el Reglamento.
j) La motivación del acto de adjudicación, el cual deberá ser dictado
de conformidad con lo previsto en el artículo 42 bis de esta Ley.
k) La posibilidad de recurrir el acto de adjudicación, en los términos
que señala esta Ley.
l) La obligación de readjudicar o declarar desierto el concurso,
cuando por la interposición de recursos se anule el acto de adjudicación,
todo de conformidad con lo previsto en el artículo 42 bis de esta Ley.”
“Artículo 44.- Supuestos
La licitación abreviada será el procedimiento ordinario para contratar en
los supuestos previstos en el artículo 27 de esta Ley.
Artículo 45.- Estructura mínima
En la licitación abreviada se invitará a participar a un mínimo de cinco
proveedores del bien o el servicio, acreditados en el registro correspondiente.
Si el número de proveedores para el objeto de la contratación es inferior a
cinco, la Administración dejará constancia expresa en el expediente e invitará a
los proveedores acreditados.
La invitación se dirigirá a la dirección indicada por el respectivo
proveedor. Cuando así convenga al interés público, podrá realizarse una
publicación en La Gaceta.
Por la naturaleza abreviada del procedimiento, la Administración
únicamente estudiará las ofertas de los proveedores que hayan sido invitados.
Cuando medie publicación en La Gaceta, estudiará todas las ofertas
presentadas.
El plazo para recibir ofertas no podrá ser menor a cinco ni mayor a veinte
días hábiles, salvo en casos muy calificados en que la Administración
considere necesario ampliarlo hasta un máximo de diez días adicionales, para
lo cual deberá dejar constancia en el expediente de las razones que lo justifican.
El acto de adjudicación deberá dictarse dentro del plazo establecido en el
cartel, que no podrá ser superior al doble del fijado para recibir ofertas.
Vencido ese plazo, el procedimiento caducará e impedirá que se adopte el acto
de adjudicación, so pena de nulidad absoluta del procedimiento y con la
consecuente responsabilidad administrativa de los funcionarios que generaron
la caducidad, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 96 bis de esta Ley.

579. 551
En lo no previsto en esta sección, el procedimiento de licitación
abreviada se regirá por las disposiciones de la presente Ley para la licitación
pública, en la medida que sean compatibles con su naturaleza.
Artículo 46.- Registro
En cada proveeduría institucional se llevará un registro de los
proveedores interesados en contratar con la Administración. En el caso del
sector municipal, el registro conformado por la Municipalidad de San José
podrá ser empleado por las restantes corporaciones.
En las entidades descentralizadas que posean régimen desconcentrado de
compras, la Junta Directiva decidirá si se consulta el registro del nivel central o
si podrá utilizarse el propio que conforme cada unidad de acuerdo con los
lineamientos emitidos por la Junta para tales efectos.
La administración invitará por lo menos una vez al año, mediante
publicación en La Gaceta, a formar parte del registro de proveedores. No
obstante, en cualquier tiempo los proveedores interesados podrán solicitar su
incorporación al registro.
El reglamento definirá las condiciones para la inscripción, su plazo de
vigencia, así como las reglas de funcionamiento del registro, que deberán
procurar la participación de todos los proveedores inscritos y el acceso de la
administración a las mejores ofertas. De igual forma, reglamentariamente se
regulará el procedimiento de exclusión del registro y su régimen recursivo.”
“Artículo 53.- Precalificación
Cuando lo considere favorable para el mejor escogimiento del contratista,
la Administración podrá promover una etapa de precalificación, como parte de
la licitación pública o de la licitación abreviada, a fin de seleccionar
previamente a los participantes, de acuerdo con sus condiciones particulares.”
“Artículo 57.- Procedimiento aplicable
Las contrataciones de obra pública se efectuarán por licitación pública,
licitación abreviada o contratación directa, según su monto.”
“Artículo 62.- Límite de la subcontratación
El contratista no podrá subcontratar por más de un cincuenta por ciento
(50%) del total de la obra, salvo autorización previa y expresa de la
administración, cuando circunstancias muy calificadas así lo justifiquen a
juicio de esta. Sin embargo, la subcontratación no relevará al contratista de su
responsabilidad por la ejecución total de la obra. Asimismo, los subcontratistas
estarán sujetos a lo dispuesto en el artículo 22 de esta Ley.
Artículo 63.- Procedimiento aplicable

580. 552
Las contrataciones de suministros se regirán por los procedimientos de
licitación pública, licitación abreviada o contratación directa, según su monto.
Artículo 64.- Procedimiento de contratación de servicios
Los servicios técnicos o profesionales, a cargo de personas físicas o
jurídicas, se contratarán por los procedimientos de licitación pública, licitación
abreviada o contratación directa, según su monto.”
“Artículo 76.- Procedimiento aplicable
Para tomar en arrendamiento bienes inmuebles, con construcciones o sin
ellas, la administración deberá acudir al procedimiento de licitación pública,
licitación abreviada o contratación directa, según corresponda, de acuerdo con
el monto.”
“Artículo 78.- Procedimiento aplicable
La administración podrá tomar en arriendo equipo o maquinaria con
opción de compra o sin ella, para lo cual deberá seguir los procedimientos de
licitación pública, licitación abreviada o contratación directa, según su monto.”
“Artículo 81.- Plazo y órganos competentes
Contra el cartel de la licitación pública y de la licitación abreviada, podrá
interponerse recurso de objeción, dentro del primer tercio del plazo para
presentar ofertas.
El recurso se interpondrá ante la Contraloría General de la República en
los casos de licitación pública y en los demás casos ante la administración
contratante.”
“Artículo 84.- Cobertura del recurso y órgano competente
En contra del acto de adjudicación se podrá interponer el recurso de
apelación en los siguientes casos:
1) En las administraciones citadas en el inciso a) del artículo 27 de
esta Ley, cuando el monto de la adjudicación impugnada supere los
noventa millones de colones (¢90.000.000,00).
2) En las administraciones citadas en el inciso b) del artículo 27 de
esta Ley, cuando el monto de la adjudicación impugnada supere los
sesenta y ocho millones quinientos mil colones (¢68.500.000,00).
3) En las administraciones citadas en el inciso c) del artículo 27 de
esta Ley, cuando el monto de la adjudicación impugnada supere los
cuarenta y siete millones quinientos mil colones (¢47.500.000,00).
4) En las administraciones citadas en el inciso d) del artículo 27 de
esta Ley, cuando el monto de la adjudicación impugnada supere los
treinta y cinco millones de colones (¢35.000.000,00).

581. 553
5) En las administraciones citadas en el inciso e) del artículo 27 de
esta Ley, cuando el monto de la adjudicación impugnada supere los
veintiséis millones de colones (¢26.000.000,00).
6) En las administraciones citadas en el inciso f) del artículo 27 de
esta Ley, cuando el monto de la adjudicación impugnada supere los
veintidós millones quinientos mil colones (¢22.500.000,00).
7) En las administraciones citadas en el inciso g) del artículo 27 de
esta Ley, cuando el monto de la adjudicación impugnada supere los
quince millones de colones (¢15.000.000,00).
8) En las administraciones citadas en el inciso h) del artículo 27 de
esta Ley, cuando el monto de la adjudicación impugnada supere los once
millones de colones (¢11.000.000,00).
9) En las administraciones citadas en el inciso i) del artículo 27 de
esta Ley, cuando el monto de la adjudicación impugnada supere los siete
millones quinientos mil colones (¢7.500.000,00).
10) En las administraciones citadas en el inciso j) del artículo 27 de
esta Ley, cuando el monto de la adjudicación impugnada supere los tres
millones quinientos mil colones (¢3.500.000,00).
Para efectos de la aplicación de los límites anteriores, se tomará en
consideración únicamente el monto impugnado. En el caso de licitaciones
compuestas por varias líneas se sumarán los montos adjudicados de las líneas
que se impugnen. Si se trata de contratos continuados, se tomará en cuenta el
monto adjudicado para el plazo inicial, sin considerar prórrogas eventuales. En
licitaciones con cuantía inestimable cabrá el recurso de apelación. En los
concursos promovidos de conformidad con lo previsto en el párrafo primero
del artículo 1 de esta Ley, resultarán aplicables los límites establecidos en los
anteriores incisos.
El recurso deberá ser presentado ante la Contraloría General de la
República dentro de los diez días hábiles siguientes a la notificación del acto de
adjudicación en los casos de licitación pública. Cuando se trate de licitaciones
abreviadas o de concursos promovidos de conformidad con el párrafo segundo
del artículo 1 de esta Ley, la presentación del recurso deberá hacerse dentro de
los cinco días siguientes a la notificación del acto de adjudicación.
Los montos de apelación citados en este artículo serán ajustados de
conformidad con los criterios establecidos en el artículo 27 de esta Ley.
Con el recurso de apelación, el recurrente deberá presentar una
constancia de que rindió ante la propia entidad licitante una fianza a favor de
aquella, cuyo monto será de hasta un máximo de un uno por cierto (1%) del
monto de la propuesta, porcentaje que se definirá en el cartel respectivo, de
acuerdo con la complejidad y circunstancias de la contratación. Cuando el
objeto de la contratación sea de cuantía inestimable, la Administración
establecerá en el cartel el monto fijo de la fianza, el cual deberá ser
proporcionado a las circunstancias. A falta de presentación de la fianza, la
Contraloría General prevendrá acerca de su presentación en el plazo de dos
días hábiles y, en caso de que no se rinda, rechazará de plano el recurso.

582. 554
La Contraloría General de la República ordenará la ejecución de la fianza en
los casos en que el recurso de apelación sea rechazado de plano por
improcedencia manifiesta, o bien cuando sea declarado sin lugar y se haya
determinado que el apelante invocó hechos falsos o que procedió con evidente
mala fe, con el propósito de demorar injustificadamente la continuación del
procedimiento. En caso contrario, la fianza se devolverá al recurrente y así se
ordenará en lo resuelto.”
“Artículo 88.- Fundamentación del recurso
El recurso de apelación deberá indicar, con precisión, la infracción
sustancial del ordenamiento jurídico que se alega como fundamento de la
impugnación. Cuando se discrepe de las valoraciones técnicas o apreciaciones
científicas que sirven de motivo a la Administración para adoptar su decisión,
el apelante deberá rebatir de forma razonada esos antecedentes para lo cual
deberá aportar los dictámenes y estudios emitidos por profesionales calificados.
En aquellos casos donde se apele un acto de readjudicación, la
impugnación deberá girar únicamente contra las actuaciones realizadas con
posterioridad a la resolución anulatoria, estando precluída cualquier situación
que se conociera desde que se dictó el acto de adjudicación.
Artículo 89.- Plazo para resolver
El recurso de apelación deberá ser resuelto dentro de los cuarenta días
hábiles siguientes al auto inicial en los casos de licitaciones públicas. En dicho
auto se conferirá a la Administración y a la parte adjudicada un plazo de diez
días hábiles para que se manifiesten sobre los alegatos del apelante, en los
casos de licitaciones públicas. Cuando se trate de licitaciones abreviadas o de
concursos promovidos de conformidad con el párrafo segundo del artículo 1 de
esta Ley, el plazo de resolución será de treinta días hábiles y el emplazamiento
será por cinco días hábiles.
En casos muy calificados, cuando para resolver el recurso haya sido
necesario recabar prueba pericial especialmente importante que, por su
complejidad no pueda ser rendida dentro del plazo normal de resolución, el
período podrá prorrogarse, mediante decisión motivada, hasta por otros veinte
días hábiles, en los casos de licitaciones públicas, y por diez días hábiles
cuando se trate de licitaciones abreviadas o de concursos promovidos de
conformidad con el párrafo segundo del artículo 1 de esta Ley.”
“Artículo 99.- Sanción de apercibimiento
[…]
c) Que deje sin efecto su propuesta, sin mediar una causa justa, en
los casos en que se haya requerido garantía de participación.”
“Artículo 101.- Deber de informar

583. 555
La Administración remitirá, cada tres meses, un reporte a la Contraloría
General de la República, en el cual informará sobre la actividad contractual
desplegada durante ese período. En ese informe, sin perjuicio de los demás
datos de interés que defina reglamentariamente la Contraloría General de la
República, por lo menos se suministrará un detalle de los procedimientos de
contratación iniciados, los actos de adjudicación, las calidades del contratista,
el objeto y el monto de las operaciones, así como la partida presupuestaria que
respalda la erogación. En los casos de contratación directa, el informe deberá
especificar la norma legal que la sustenta.”
b) Se modifica el nombre de la sección tercera del capítulo sexto, para que
se denomine “Licitación abreviada”.
ARTÍCULO 2.- Adiciones.- Se adicionan a la Ley de Contratación
Administrativa, Ley Nº 7494, de 2 de mayo de 1995, un artículo 2 bis; un párrafo final
al artículo 3; dos párrafos adicionales al final del artículo 12; un artículo 12 bis; tres
párrafos adicionales al final del artículo 32; un artículo 42 bis; un párrafo segundo al
artículo 55; dos incisos d) y e) al artículo 96 bis y un inciso h) al artículo 100, que en
adelante se leerán así:
“Artículo 2 bis.- Autorizaciones
Se excluye de los procedimientos de concurso establecidos en esta Ley
los siguientes supuestos autorizados por la Contraloría General de la
República:
a) Cuando los bienes, las obras o los servicios, en razón de su gran
complejidad o su carácter especializado, solo puedan obtenerse de un
número limitado de proveedores o contratistas, de manera que por
razones de economía y eficiencia no resulte adecuada la aplicación de los
procedimientos ordinarios.
b) En los casos en que la Administración, habiendo adquirido ya
equipo tecnológico, decida adquirir más productos del mismo contratista
por razones de normalización o por la necesidad de asegurar su
compatibilidad con los equipos tecnológicos que se estén utilizando,
teniendo en cuenta si el contrato original satisfizo adecuadamente las
necesidades de la administración adjudicadora, si el precio es razonable y
especialmente si se descartó la existencia de mejores alternativas en el
mercado.
c) Otras actividades o casos específicos en los que se acrediten
suficientes razones para considerar que es la única forma de alcanzar la
debida satisfacción del interés general o de evitar daños o lesiones a los
intereses públicos.
La solicitud que dirija la Administración deberá contener una
justificación detallada de las circunstancias que motivan la aplicación de las
excepciones establecidas en este artículo, así como el detalle de la forma en
que se tiene previsto seleccionar al contratista.

584. 556
La Contraloría General resolverá la solicitud en el término de diez días
hábiles y podrá establecer procedimientos sustitutos a los ordinarios.
Asimismo, especificará la vía recursiva que proceda en estos casos, así como
los plazos aplicables al trámite respectivo.”
“Artículo 3.- Régimen jurídico
[…]
Para el mejor ejercicio de sus potestades de fiscalización en la materia
regulada en esta Ley, la Contraloría General de la República podrá requerir el
criterio técnico de asesores externos, para lo cual está facultada para recurrir al
procedimiento previsto en el inciso h) del artículo 2 de esta Ley,
independientemente de la cuantía de la contratación. En el caso de que tal
requerimiento se formule ante un ente u órgano público, su atención será
obligatoria de conformidad con lo dispuesto en el artículo 12 de la Ley
Orgánica de la Contraloría General de la República.”
“Artículo 12.- Modificación contractual y actualización tecnológica
[…]
La Administración podrá recibir objetos actualizados con respecto al bien
adjudicado, en el tanto se cumplan las siguientes condiciones:
a) Que los objetos sean de la misma naturaleza.
b) Que se dé un cambio tecnológico que mejore el objeto.
c) Que no se incremente el precio ofertado.
d) Que se mantengan las demás condiciones que motivaron la
adjudicación.
En las contrataciones para la adquisición de equipos tecnológicos, el
adjudicatario estará obligado a cumplir con la entrega de la última
actualización tecnológica de los bienes adjudicados, siempre y cuando la
Administración lo haya dispuesto expresamente en el cartel.”
“Artículo 12 bis.- Nueva contratación
Si ejecutado un contrato la Administración requiere suministros o
servicios adicionales de igual naturaleza, podrá obtenerlos del mismo
contratista siempre que se cumpla con los siguientes requisitos:
a) Que el contratista convenga en ello.
b) Que el nuevo contrato se concluya sobre las mismas bases del
precedente.
c) Que el monto del nuevo contrato no sume más del cincuenta por
ciento (50%) del contrato anterior.
d) Que no hayan transcurrido más de seis meses después de la
recepción provisional del objeto del primer contrato.”

585. 557
“Artículo 32.- Validez, perfeccionamiento, formalización e inicio del
contrato
[…]
La Administración estará facultada para readjudicar de forma inmediata
el negocio cuando el adjudicatario no otorgue la garantía de cumplimiento a
plena satisfacción o no comparezca a la formalización del contrato. En tales
casos, acreditadas dichas circunstancias en el expediente, el acto de
adjudicación inicial se considerará insubsistente y la Administración procederá
a la readjudicación respectiva en un plazo de veinte días hábiles, el cual podrá
ser prorrogado hasta por diez días adicionales siempre que se acrediten en el
expediente las razones calificadas que así lo justifican.
La Contraloría General de la República deberá resolver la solicitud de
refrendo de los contratos, cuando este requisito proceda, dentro de un plazo de
veinticinco días hábiles cuando se trate de licitación pública y de veinte días
hábiles en los restantes casos.
La Administración deberá girar la orden de inicio dentro del plazo
establecido en el cartel, y a falta de estipulación especial lo hará dentro de los
quince días hábiles contados a partir de la notificación del refrendo o de la
aprobación interna, según corresponda, salvo resolución motivada en la que se
resuelva extender el plazo por razones calificadas, resolución que deberá
emitirse dentro del plazo inicial previsto.”
“Artículo 42 bis.- Adjudicación
El acto de adjudicación deberá ser dictado dentro del plazo establecido en
el cartel, que no podrá ser superior al doble del plazo fijado para recibir ofertas.
Dicho plazo podrá ser prorrogado por un tanto igual y por una sola vez
mediante resolución motivada en la que se acrediten las razones de interés
público que así lo justifiquen.
Vencido el plazo, el procedimiento caducará, lo cual impedirá que se
adopte el acto de adjudicación, so pena de nulidad absoluta del procedimiento
y con la consecuente responsabilidad administrativa de los funcionarios que
generaron la caducidad, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 96 bis de
esta Ley.
De previo al dictado del acto de adjudicación, la Administración deberá
otorgar un plazo de cinco días hábiles a los oferentes, para que se refieran a la
recomendación técnica de adjudicación u otros estudios o valoraciones
periciales incorporadas a los efectos en el expediente, que vayan a servir de
base para la adopción del acto respectivo. La Administración se referirá a las
observaciones de los oferentes al dictar el acto de adjudicación. La
disconformidad del oferente deberá ser alegada al presentar el recurso que
proceda contra el acto de adjudicación, de acuerdo con lo previsto en esta Ley.

586. 558
Para efectos de la readjudicación o declaratoria de desierto del concurso,
derivadas de la anulación del acto de adjudicación, la Administración
dispondrá de un plazo de un mes contado a partir del día siguiente al de la
notificación de la resolución respectiva, plazo que podrá ser prorrogado por un
mes adicional en casos debidamente justificados mediante resolución motivada
que deberá constar en el expediente. Vencido este plazo, el procedimiento
caducará e impedirá que se adopte el acto de readjudicación, so pena de
nulidad absoluta del procedimiento y con la consecuente responsabilidad
administrativa de los funcionarios que generaron la caducidad, de acuerdo con
lo dispuesto en el artículo 96 bis de esta Ley.”
“Artículo 55.- Tipos abiertos
[…]
Los reglamentos que se emitan para tales efectos, deberán ser remitidos
previamente a la Contraloría General de la República para que esta haga las
recomendaciones que estime procedentes, en relación con los aspectos de su
competencia. Dichas recomendaciones no tendrán carácter vinculante.”
“Artículo 96 bis.- Suspensión sin goce de salario
[…]
d) Propiciar o disponer la fragmentación ilegal de operaciones,
tramitando contratos que por su monto implicarían un procedimiento más
riguroso que el seguido al dividirlas.
e) Propiciar el incumplimiento de los plazos previstos en esta Ley.”
“Artículo 100.- Sanción de inhabilitación
[…]
h) Deje sin efecto su propuesta, sin mediar una causa justa, en los
casos en que no se haya requerido garantía de participación.”
ARTÍCULO 3.- Derogatorias.- Se derogan los artículos 47, 48, 80, 96 en su
inciso f) y 108 de la Ley de Contratación Administrativa, Ley Nº 7494, de 2 de mayo de
1995.
ARTÍCULO 4.- Reglamentación.- El Poder Ejecutivo deberá hacer las reformas
reglamentarias requeridas para la aplicación de esta Ley, dentro del plazo de los dos
meses siguientes a su publicación.
ARTÍCULO 5.- TRANSITORIO.- Los procedimientos de contratación iniciados
antes de la vigencia de esta Ley de reforma parcial, se concluirán conforme a las
disposiciones vigentes en el momento de adoptarse la decisión de iniciar el concurso.
Sin perjuicio de lo dispuesto en los artículos 4 y 6 de esta misma Ley, mientras
no se publiquen las reformas reglamentarias requeridas para su aplicación, todos los

587. 559
procedimientos de contratación administrativa se regirán por las disposiciones vigentes
al momento de entrar en vigor.
ARTÍCULO 6.- Vigencia.- Esta Ley entrará a regir dos meses después de su
publicación.
- Última Línea -

588. 560
7.7 Plazos en los procesos licitatorios, nota GG-0719-2006

589. 561

590. 562

591. 563

592. 564

593. 565

594. 566
7.8 Expediente No. 15583 - Proyecto de Ley: Reforma de la Ley
General de Contratación Administrativa

595. 567
ASAMBLEA LEGISLATIVA DE LA
REPÚBLICA DE COSTA RICA
PROYECTO DE LEY
REFORMA DE LA LEY GENERAL DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA
VARIOS SEÑORES DIPUTADOS
EXPEDIENTE Nº 15.583
DEPARTAMENTO DE SERVICIOS
PARLAMENTARIOS

596. 568
PROYECTO DE LEY
REFORMA DE LA LEY GENERAL DE LA CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA
Expediente Nº 15.583
ASAMBLEA LEGISLATIVA:
Es indudable que el Estado, y puntualmente la Administración Pública, ha cumplido
un papel importante en la creación de las condiciones para el nivel de desarrollo humano
del país a lo largo de los años. Pero también es indudable que la Administración Pública
debe jugar un papel importante y renovado para proyectarlas hacia el futuro. Si bien está
en curso la discusión acerca de los medios de incidencia del Estado, lo cierto es que su
participación resulta imprescindible en el marco del diseño constitucional vigente. Ya sea
por medio de la prestación directa o indirecta de los servicios, de la construcción y gestión
directas o indirectas de la obra pública, o por medio de la regulación de los mercados,
entre otros mecanismos que admite el marco constitucional, lo cierto es que el Estado, y
especialmente la Administración Pública como su brazo operativo fundamental, deberá
desplegar su actividad a partir de renovadas exigencias, entre las que cabe mencionar:
Actuar conforme al principio de legalidad. Un accionar acorde al principio de
legalidad como límite de la actuación legítima de los agentes públicos. Este principio no
cambia, pues es un componente básico del Estado, pero su complejidad es ahora mayor,
especialmente si se considera el valor normativo que la Constitución Política adquirió a
partir de la creación de la jurisdicción constitucional.
Actuar conforme a los principios de eficiencia y eficacia. No solo se trata de un
actuar conforme a derecho, sino que ahora más que nunca se requiere que ese accionar
responda a principios de eficacia y eficiencia. Es decir, la Administración Pública debe
alcanzar los objetivos y metas propuestas, prestar los servicios, satisfacer las
necesidades de la comunidad, y lo debe hacer a partir de una aplicación óptima de los
escasos recursos disponibles. Esto supone un accionar más planificado, estratégico,
coherente y sujeto a la evaluación permanente. Implica también un agudo sentido de la
oportunidad y la pertinencia, pues los servicios y las obras necesarias para garantizar la
competitividad del país, y por lo tanto el acceso a mayores y mejores oportunidades de
desarrollo, deben estar disponibles en el momento en que se requieren, tal y como lo
exige el trepidante ritmo de la economía moderna.
Actuar de manera transparente y sujeta a la debida rendición de cuentas. No solo
exige un accionar apegado al ordenamiento jurídico y que a la vez sea eficiente y eficaz,
sino que también debe ser transparente y sujeto a mecanismos reales de rendición de
cuentas.
Desde luego que este conjunto de exigencias hace compleja la tarea de administrar
los asuntos públicos, y por lo tanto debe facilitarse a los funcionarios los insumos
necesarios

597. 569
para poder sacar la tarea. Para responder a tales exigencias, la Administración Pública
ocupa que se den algunas condiciones básicas. En este sentido, interesa mencionar el
aspecto del Derecho, pues al margen de otros insumos, para los efectos que nos ocupa
es importante señalar que en la medida en que la actuación de la Administración Pública
está determinada por el marco jurídico, resulta indispensable una actualización del
conjunto normativo y de sus metodologías de interpretación.
Si las normas jurídicas que regulan el accionar de los agentes públicos no están
diseñadas en términos de eficiencia y eficacia, desde luego que resultaría inconsistente
someter a la Administración Pública a una exigente evaluación de resultados. En ese
mismo sentido, si una vez diseñadas las normas según los parámetros indicados, los
operadores jurídicos, especialmente aquellos cuyos pronunciamientos tienen carácter
vinculante, no aplican metodologías de interpretación que conduzcan a buscar soluciones
adecuadas a los problemas, tampoco se podrá avanzar significativamente por el camino
requerido.
El papel del control
Un aspecto relevante en el nuevo esquema del funcionamiento del Estado, y
particularmente de la Administración Pública, es el control. En los últimos años se han
aprobado normas novedosas que regulan la materia, tanto en el plano del control externo
como del interno. Así, cabe mencionar la Ley Orgánica de la Contraloría General de la
República, la Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos y
la Ley General de Control Interno.
Ahora, es frecuente que se señale a las instancias y mecanismos de control,
fundamentalmente en el plano externo, como los responsables directos del accionar
ineficiente de la Administración Pública. Si bien es cierto puede producirse un exceso o
falta de idoneidad de los instrumentos de control, cuestión que debe corregirse, no
pueden soslayarse dos ángulos básicos del problema: el deficiente diseño de los
procedimientos establecidos en la legislación vigente, que simplemente no pueden ser
desaplicados por la sola voluntad de los operadores jurídicos, y por otra parte las reales y
marcadas deficiencias en la gestión administrativa.
Desde esta perspectiva, resulta peligrosa la tesis que se escucha de manera
recurrente en algunos sectores de la Administración Pública, en el sentido de justificar y
hasta exigir la eliminación de los mecanismos de control externo, como único camino para
lograr la eficiencia. No es de extrañar que por esa vía en el corto plazo no solo no
desaparezcan, sino que se agraven los problemas derivados de la legislación insuficiente
y de la mala gestión administrativa, sin que subsistan los medios para detectarlos y
corregirlos. Cuando se trata de la administración de fondos públicos, tal escenario resulta
inadmisible en una sociedad democrática.
Los excesos o falta de idoneidad del instrumental de control deben corregirse, no
por la vía de suprimirlos, sino de actualizarlos y ajustarlos.

598. 570
El reto en el ámbito del control está en lograr el desarrollo de un instrumental idóneo,
orientado al cumplimiento de los principios de legalidad, eficiencia y eficacia.
La contratación administrativa y el marco normativo actual
Es necesario hacer referencia a la materia objeto de la reforma que aquí se
plantea, que es la contratación administrativa. Se trata de un medio para la satisfacción
de los intereses de la comunidad. Por esta vía discurre parte importante del presupuesto
del Estado, y está orientada a la adquisición de los bienes y servicios necesarios para el
cumplimiento de los objetivos y metas institucionales. Probablemente, la relevancia de
esta materia en nuestro ordenamiento jurídico, se refleja en el hecho de que el
constituyente incorporara principios básicos expresos en la propia Carta Fundamental.
Así lo destacó de manera clara la Sala Constitucional, que en la Resolución Nº 998-98
indicó en relación con el artículo 182:
“El propósito de esta disposición obedeció al interés de los constituyentes de darle
solución a los graves problemas económicos de la década de los años cuarenta,
motivada en el desequilibrio presupuestario de los Gobiernos de la República, el
aumento desmedido en el gasto público, la sensible reducción de ingresos como
impacto directo de la Segunda Guerra Mundial, y en especial, para ponerle fin a la
práctica generalizada de “los contratos sin licitación”, que se daban en el régimen
anterior y que tanto criticara la Oposición (Acta 164 de la Asamblea Nacional
Constituyente), de donde nació la necesidad de consignar el principio en la propia
Constitución, como expresamente lo indicó el constituyente Castro Sibaja. Por
ello, como lo afirma en su informe la Contraloría General de la República y se
verifica con el estudio de las actas de la Asamblea Nacional Constituyente, la
discusión de la contratación del Estado y la creación y atribución de funciones de
la Contraloría General de la República, generó poca discusión en el seno de la
Asamblea Nacional Constituyente, dado el consenso nacional de la necesidad de
una normativa firme que coadyuvara a solucionar tales problemas.”
De modo tal que se está ante una materia muy relevante en el accionar del Estado,
y que determina la posibilidad real de alcanzar los objetivos de un mayor desarrollo
humano. La construcción de la infraestructura, su operación, la prestación de servicios
públicos y cualquier actividad propia de la función pública, están vinculadas en mayor o
menor grado con una adecuada gestión de las adquisiciones de los bienes y servicios que
sirven de instrumento para lograr los fines propuestos.
En la actualidad, la materia de contratación administrativa se encuentra regulada
básicamente por la Ley de Contratación Administrativa, Ley Nº 7494, de 2 de mayo de
1995. Esta Ley ha sido objeto de constantes juicios de constitucionalidad, que desde sus
primeros años de vigencia modificaron aspectos relevantes, especialmente el esquema de
procedimientos de concurso para la selección de los contratistas.

599. 571
Esta legislación tiene muchos aspectos positivos, y en términos generales refleja
las principales tendencias del Derecho Comparado. No obstante, también tiene algunas
debilidades importantes, algunas generadas, como ya se indicó, por los embates que ha
sufrido en la jurisdicción constitucional, que de alguna manera afectaron la lógica del
esquema original propuesto. Pero otras debilidades corresponden a insuficiencias en
cuanto a normas sobre planificación y elaboración de proyectos, ejecución contractual,
entre otros aspectos, u otras disposiciones que en la práctica han probado ser
inadecuadas para regular situaciones concretas.
Un aspecto importante que debe mencionarse, es que la materia de contratación
administrativa está expuesta a una serie intereses que por lo general se contraponen. Por
una parte se tiene a la Administración Pública, con las exigencias a las que está sometida
para el cumplimiento de sus metas y objetivos. Por otro lado, están los proveedores
potenciales, que procuran alcanzar sus propios objetivos comerciales, para los cuales la
participación en los contratos del Estado puede resultar de vital importancia. También
están otros sectores sociales, interesados por distintas razones en procedimientos
concretos. Asimismo, existe una extendida oferta de servicios de asesoría legal
especializada en la materia, además de sectores académicos que mantienen procesos de
reflexión sobre los temas involucrados.
Esta pluralidad de intereses hace que se discuta mucho acerca de los temas de
contratación administrativa, lo que contribuye a reforzar su complejidad. En este sentido,
por lo general es posible escuchar, por una parte, que los procedimientos de concurso y
los mecanismos de control son los responsables de los atrasos en el cumplimiento de los
fines institucionales, por lo que se plantea la necesidad de desaplicarlos para garantizar el
éxito de la gestión administrativa. En algunos casos, esa postura ha llevado al conocido
fenómeno de la “huida” del Derecho Administrativo. En otra línea, es posible encontrar
posturas que señalan la necesidad de reforzar los procedimientos para garantizar los
derechos de los oferentes. Otros sectores parten de la desconfianza total en los
funcionarios públicos, y demandan la adopción de mayores controles previos para
prevenir cualquier tipo de irregularidad futura. Es decir, se trata de una materia en la que
hay que tener cuidado con el manejo de las percepciones, pues podría resultar
imprudente proceder a hacer cambios de fondo en el marco normativo a partir de
premisas equivocadas.
Ahora bien, la experiencia en la tramitación de asuntos de contratación
administrativa generada al interior de diversas instancias, así como la publicación de
estudios de fiscalización elaborados por la Contraloría General de la República, dan luz
sobre algunos problemas ciertos, entre los que cabe enunciar los siguientes:
Insuficiencia en la gestión de los procedimientos de adquisición de bienes y
servicios. La Administración no tiene procesos bien establecidos que le permitan una
adecuada gestión de compras. Estudios realizados demuestran la ausencia de
planificación de los proyectos, que genera por ejemplo carteles mal elaborados expuestos
a múltiples cambios o impugnaciones exitosas, falta de definición de instancias
responsables de las distintas etapas del procedimiento, ausencia de medidas oportunas
para garantizar los

600. 572
recursos y condiciones requeridos para una exitosa ejecución contractual, extensos
períodos de formalización de los contratos en los que se renegocian varios aspectos,
entre otros muchos problemas. Todas esas situaciones, consideradas integralmente, son
las que determinan los atrasos en la gestión de compras. Es importante mencionar que
incluso instituciones que cuentan con normas de excepción para el trámite de sus
contrataciones, muestran importantes grados de atraso, lo que evidencia que la creación
de regímenes de excepción no necesariamente contribuye a la solución de los problemas.
Debilidades en el diseño legal de los procedimientos. En algunos aspectos, los
procedimientos tienen excesos de formalismo o falta de claridad en cuanto a las reglas de
funcionamiento, lo cual contribuye a que la Administración tenga problemas para una
adecuada gestión. Por ejemplo, en los casos de contrataciones de escasa cuantía o en
los procedimientos de licitación por registro o restringida, finalmente se llega a admitir la
participación de todo aquel proveedor que someta su oferta, sin matización alguna al
principio de libre concurrencia, lo cual complica y encarece procedimientos que están
llamados a ser más expeditos. La falta de claridad de las normas permite y obliga a
interpretaciones en ese sentido. Asimismo, la ausencia de normas que pongan plazos al
accionar de la Administración dentro de los procedimientos, hace que los funcionarios
responsables no tengan motivo de preocupación por el tiempo que tarden en hacer las
compras, pues dichos atrasos no tienen ninguna consecuencia en el plano de la
responsabilidad administrativa, y finalmente se puede transferir la responsabilidad y el
juicio del público a los agentes externos de control.
Mecanismos de control previo muy reforzados. Los mecanismos de control
previo en la actualidad pueden resultar excesivos en cantidad y no necesariamente
reflejan una adecuación a los distintos tipos de procedimientos en materia de plazos.
Además, tal y como está redactada la legislación, el recurso de apelación es una vía de
fácil acceso que en muchos casos conduce a abusos en contra del interés público, sin
que existan consecuencias jurídicas para los que así lo utilicen.
Énfasis en la tutela de los derechos de los proveedores con exclusión del
interés general. En términos generales, tanto la legislación como la jurisprudencia han
abordado el tema de los procedimientos de concurso desde una óptica especialmente
orientada a la tutela de los derechos de los potenciales oferentes, sin una consideración
especial a la obligación que tiene la Administración de satisfacer de manera eficiente y
eficaz las necesidades de la comunidad. Los procedimientos se convierten en fines en sí
mismos y se pierde de vista que la actividad contractual es un medio para permitir
satisfacer las necesidades públicas.
Necesidad de la reforma y consideraciones preliminares
A partir de lo expuesto, se concluye que resulta necesario actualizar y corregir la
legislación que regula la materia, en aquellos aspectos que permitan subsanar las
deficiencias y explotar las potencialidades de la Ley, de forma tal que se brinde a la

601. 573
Administración Pública un instrumento normativo que le permita actuar conforme a
derecho, pero sobre una base de eficiencia y eficacia, todo a partir de un equilibrio en la
tutela de los derechos particulares de los proveedores y los de la comunidad en su
conjunto.
Se trata de una actualización del marco general, la Ley de Contratación
Administrativa, para detener el fenómeno de creación de sistemas de compras hechos, en
principio, a la medida de cada entidad pública, pues tal dispersión de ordenamientos solo
contribuye a generar mayor confusión e inseguridad jurídica en esta delicada materia.
Para efectos de la elaboración de esta propuesta de reforma legal, debe indicarse
que se consideró prudente apostar por una reforma parcial a la Ley de Contratación
Administrativa. Esto porque dicha Ley es un marco normativo de reciente vigencia, que
tiene un esquema y contenido rescatables en muchos sentidos, como ya se mencionó,
que constituyen un aporte importante para el país. Desde esta perspectiva, se estimó
conveniente concentrarse en los puntos más relevantes, para garantizar una vida útil más
extensa a esta legislación. Asimismo, se consideró que la Asamblea Legislativa tiene una
compleja agenda de proyectos de ley, por lo que someterla innecesariamente a una
revisión integral del marco que regula el sistema de compras del Estado, resulta
inconveniente y desproporcionado.
Por otra parte, para la elaboración del proyecto se realizaron consultas a instancias
encargadas de los procedimientos de compras en las entidades con mayores niveles
presupuestarios para la adquisición de bienes y servicios, que coinciden a su vez con los
sectores empresariales del Estado. Las respuestas brindadas por dichas instancias
permitieron enriquecer el análisis del tema y considerar las necesidades reales.
También se valoró la jurisprudencia exhaustiva de la Sala Constitucional, que ha
establecido parámetros que por su carácter vinculante determinan el marco de acción del
operador jurídico. Está claro que en algunos aspectos es necesario volver a plantear
algunas tesis o posturas que en otro momento se consideraron cuestionables desde la
óptica de ciertas lecturas de la Constitución Política, especialmente si se toma en cuenta
la experiencia acumulada en el tiempo transcurrido, los nuevos elementos de juicio y la
verificación en la práctica del impacto negativo o contraproducente de dichas tesis.
Asimismo, se consultó la doctrina nacional e internacional especializada en la
materia, para identificar experiencias y nuevas propuestas normativas en el Derecho
Comparado, lo que no pretende reproducir esquemas sin tomar en consideración el éxito
que han tenido en su respectivo medio, así como las diferencias en relación con la
realidad del nuestro.
La experiencia acumulada por la Contraloría General de la República en el ejercicio
de sus atribuciones constitucionales y legales, también fue invertida en el proyecto, por
medio de la participación de sus funcionarios en equipos de trabajo y grupos de discusión.
Finalmente, pero con especial énfasis, debe indicarse que en la elaboración de la
propuesta se consideró en todo momento la particularidad de los sectores de la

602. 574
Administración Pública que despliegan una actividad de corte empresarial, que de hecho
son los principales entes contratantes desde la óptica del volumen presupuestario. La
incidencia determinante de dichos sectores en el desarrollo nacional hace que el diseño
del marco normativo deba partir de su realidad. Desde esta perspectiva, la actualización y
corrección del marco legal que se plantea, se enfoca a la satisfacción de las necesidades
administrativas de dichos sectores, aunque desde luego el resto de la Administración
Pública se verá beneficiado con los cambios. Es decir, se trata de una reforma pensada
para los citados sectores, aunque resultará útil para la generalidad de la Administración
Pública.
Contenido de la reforma
De conformidad con todo lo señalado, se presenta ahora el contenido de esta
propuesta de reforma legal, que está organizada según los ejes temáticos que a
continuación se detallan:
PRINCIPIOS Y PARÁMETROS DE INTERPRETACIÓN NORMATIVA
Se reforma el artículo 4 para diferenciar los principios de eficacia y eficiencia, al
tiempo que se establecen la satisfacción del interés público, a partir de la maximización de
los recursos disponibles, como parámetros para la interpretación de las disposiciones
contenidas en la Ley. En la actualidad, la Ley solo contempla el principio de eficiencia,
pero en realidad lo que se busca es alcanzar las metas y objetivos de manera oportuna
(eficacia), haciendo un uso óptimo de recursos (eficiencia). Así, debe procurarse la
interpretación que más favorezca la conservación de los actos del procedimiento, e
incluso de las ofertas, sin perjuicio de los derechos de los particulares. En este sentido,
se pretende equilibrar la tendencia a resolver las tensiones de principios a favor
exclusivamente de los intereses particulares de los proveedores.
AJUSTES AL ESQUEMA DE PROCEDIMIENTOS DE SELECCIÓN DEL CONTRATISTA
La Ley contiene en la actualidad un complejo sistema de cuatro mecanismos de
selección de los contratistas: la licitación pública, la licitación por registro, la licitación
restringida y la contratación directa. Este esquema no ha dado resultados relevantes en
la práctica, por cuanto las diferencias reales entre la licitación por registro y la restringida
no son determinantes. Asimismo, la tendencia a aceptar la necesaria evaluación de
cualquier oferta que se presente en los procedimientos diferentes de la licitación pública,
ha hecho que en algunos casos se llegue a tener multitud de oferentes, con el
correspondiente incremento en el costo y la complejidad de la tramitación, sin que la
cuantía o naturaleza del objeto contractual así lo amerite.
En consecuencia, se varió el esquema a solo tres mecanismos: la licitación pública,
la licitación abreviada y la contratación directa. Esta variación se aprecia en primer
término en el texto del artículo 27, que se modificó con ese propósito. La licitación
abreviada comprende los rangos que en la actualidad se asignan separadamente a la
licitación por

603. 575
registro y a la licitación restringida, estableciéndose un procedimiento único. Asimismo,
se modifican los límites del artículo 27 según el último ajuste propuesto por la Contraloría
General de la República, pero manteniendo intacta la metodología y el esquema
originales de la reforma introducida mediante la Ley N° 8251, de 29 de abril de 2002.
Debe hacerse notar que en realidad no se alteran los límites para la aplicación de la
licitación pública ni de la contratación directa, pues simplemente la licitación abreviada
pasó a ocupar el rango de las licitaciones por registro y restringida, como ya se indicó.
Esto resulta relevante en virtud de que la razonabilidad y proporcionalidad de estos límites
se encuentra cuestionada ante la Sala Constitucional, en la acción de
inconstitucionalidad que se tramita en el expediente Nº 03-005813-0007-CO. De manera
que la reforma que ahora se propone no altera los términos originales del artículo, por lo
que no distorsiona la discusión en la sede de la jurisdicción constitucional.
Por lo que hace a cada uno de los mecanismos indicados, hay cambios en su
estructura que resultan importantes, como por ejemplo:
Licitación pública:
Se modifica el artículo 42 relativo a la estructura. Los cambios más relevantes son
el establecimiento de reglas destinadas a simplificar los sistemas de evaluación de los
carteles, que en la actualidad se convierten en un foco de objeciones y complican
innecesariamente el acto de adjudicación, pues se abren múltiples flancos de
impugnación. Asimismo, se prevé la posibilidad de que se realicen reuniones de
discusión con potenciales oferentes, durante el proceso de elaboración del cartel, de
forma tal que la Administración pueda recoger inquietudes y observaciones que
enriquezcan el diseño del negocio y del pliego de condiciones, de manera que se puedan
disminuir modificaciones, aclaraciones y objeciones futuras (inciso b)).
Por otra parte, se establecen reglas estrictas para la publicación de los distintos
avisos o acuerdos en La Gaceta, para lo que se establecen causales de responsabilidad
para los funcionarios de la Imprenta Nacional y su director. Esto por cuanto en la
actualidad los atrasos en las publicaciones dilatan innecesariamente el desarrollo de los
procedimientos, con el consecuente impacto negativo en la Hacienda Pública. También
se establece un número máximo de modificaciones y prórrogas en relación con el cartel y
el plazo de recepción de ofertas, respectivamente, una vez que se hace la publicación. Lo
anterior con el propósito de evitar la interminable cadena de modificaciones y prórrogas
que en la actualidad atrasa meses los procedimientos (inciso c)).
En otro orden de cosas, se plantea la posibilidad de subsanar defectos en la oferta,
siempre que no implique conceder ventajas indebidas en relación con los demás
oferentes. Asimismo, se plantea la posibilidad de subsanar el plazo de vigencia de la
oferta, así como el plazo de vigencia y el monto de la garantía de participación, de
acuerdo con los límites que se especifican. La experiencia ha demostrado que el exceso
de formalismo que se ha introducido en la materia, especialmente en cuanto a la garantía
de participación, no implica un valor agregado relevante para los intereses públicos; por el
contrario, ha servido para

604. 576
crear un foco de impugnación contra los actos de adjudicación, que supone el atraso de la
satisfacción de los intereses generales y la pérdida de ofertas idóneas por defectos
insignificantes (inciso i)).
Por otra parte, se introduce un artículo 42 bis, que incorpora plazos de caducidad
para la adjudicación y la readjudicación, con la consecuente responsabilidad
administrativa de los funcionarios encargados. Como ya se ha dicho en líneas anteriores,
los distintos estudios demuestran que la Administración tarda mucho tiempo en proceder
a la adjudicación o readjudicación de los negocios, pues en algunos casos extremos se
toma más de un año para hacerlo. Desde esta perspectiva, tiene que ponerse límite a tal
situación, pues la inacción administrativa implica ineficiencia, ineficacia y, por lo tanto, un
perjuicio para la comunidad. Asimismo, el incumplimiento de dichos plazos debe tener
consecuencias relevantes, pues de lo contrario pasará a ser una más de las normas que
recogen buenas ideas, pero que están destinadas a la desaplicación.
Por otra parte, en dicho artículo se introduce la obligación para la Administración de
poner en conocimiento de las partes los estudios técnicos y otros documentos que sirvan
de base para la adjudicación, con el propósito de que manifiesten sus observaciones. No
se trata de crear un procedimiento de impugnación previo, pues la Administración
resolverá lo que corresponda con el dictado del acto de adjudicación y la disconformidad
de la parte será conocida en la apelación o la revocatoria que se interpongan contra el
acto de adjudicación. El valor de este paso previo está en que la Administración puede
anticipar futuras causales de impugnación que tengan asidero legal y fáctico, y hacer las
correcciones del caso.
Licitación abreviada:
Este procedimiento sustituye a las licitaciones por registro y restringida, por lo que
se utilizan los artículos 44 al 46, al tiempo que se derogan en consecuencia los numerales
47, 48 y 108. Los cambios fundamentales están relacionados con el número de oferentes
que hay que invitar, la introducción de plazos para la recepción de ofertas y para la
adjudicación, con las consecuencias jurídicas ya detalladas para el caso de la licitación
pública. Asimismo, se establece que la Administración estará obligada a evaluar única y
exclusivamente las ofertas de aquellos proveedores a los que haya cursado invitación.
Esto por cuanto si ya se admite que exista un procedimiento distinto a la licitación pública,
en el que se produzca una aplicación matizada del principio de libre concurrencia,
entonces la consecuencia directa es que la Administración valorará las ofertas que haya
solicitado; ninguna más. Ahora bien, se prevé una regulación más detallada del
funcionamiento del registro de proveedores, que deberá ser ampliada por la vía
reglamentaria, de manera que se asegure la inscripción de los proveedores idóneos que
así lo requieran. En todos los demás aspectos, aplican supletoriamente las reglas de la
licitación pública, con las innovaciones que ya se explicaron.

605. 577
En relación con la contratación directa, se plantea un primer cambio en el artículo
2, pues se pasa a regular la excepción de escasa cuantía en el inciso h) y ya no en el
inciso d). El contenido normativo actual del inciso h) pasa a un artículo 2 bis, sobre el que
se comentará más adelante. En cuanto la citada excepción de escasa cuantía, debe
indicarse que en la actualidad los encargados de llevar a cabo las compras directas,
tienen que enfrentar un sistema que los obliga a recibir un número indiscriminado de
oferentes, con lo cual el esfuerzo en un procedimiento de escasa cuantía es muy alto, en
relación con lo limitado del monto y las posibilidades que ofrece la contratación. En este
sentido, la reforma pretende que las adquisiciones de escasa cuantía tengan un
procedimiento expedito, en el que no existan sistemas de evaluación de ofertas
complejos, sino que se oriente al precio más bajo en el tanto se cumplan con las
condiciones técnicas y de calidad requeridas.
Asimismo, se persigue que la Administración se limite a considerar única y
exclusivamente las ofertas de los proveedores a los que giró invitación. Esta limitación al
principio de libre concurrencia encuentra sustento en la naturaleza misma de la
contratación, es decir, la escasa cuantía, pues no resulta acorde con el principio de
eficiencia obligar a la Administración a efectuar procedimientos complejos y costosos de
selección, para adquirir bienes de escasa cuantía. Debe recordarse, como ya se indicó,
que el límite cuantitativo para la aplicación de esta excepción, que se establece en el
artículo 27, se mantiene intacto en esta reforma, y en la actualidad se discute en la Sala
Constitucional, en una acción de inconstitucionalidad que se tramite en el expediente Nº
03-005813-0007-CO. Será el Tribunal Constitucional el que resuelva acerca de la
razonabilidad y proporcionalidad del límite.
Es importante destacar que los riesgos asociados con la contratación especial por
“escasa cuantía”, pueden ser fundamentalmente dos. En primer término, un problema de
uso ineficiente de los recursos públicos, pues pueden desaprovecharse oportunidades de
hacer economías de escala. En este sentido, se prevé una acción de fiscalización
posterior más concentrada en este rubro, para lo cual se hace el ajuste respectivo en el
artículo 101, para que se informe con mayor detalle a la Contraloría General acerca del
fundamento de las contrataciones directas, de forma tal que el órgano contralor cuente
con las bases de información necesarias para programar los estudios que permitan una
acción de fiscalización efectiva, tanto suya, como del sistema de control interno. En
segundo término, se corre el riesgo de que se fraccionen ilegalmente compras para no
aplicar procedimientos ordinarios.
Para tales efectos, se plantea la inclusión de un inciso d) en el artículo 96 bis, destinado a
agravar la sanción para los funcionarios que promuevan el fraccionamiento ilegal, sanción
que en la actualidad se regula en el artículo 96 y que consiste solamente en un
apercibimiento. De manera que insumos para una fiscalización posterior más
concentrada en estas materias, así como un régimen de sanciones reforzado, pueden
contribuir a reducir los riesgos en comentario.
Se introduce otra reforma en relación con el inciso d) del artículo 2, relativa a la
excepción de urgencia. En este sentido, se modifica el supuesto de “urgencia
apremiante”,

606. 578
para que se lea solo “urgencia”, lo cual permite a su vez derogar el procedimiento especial
de “urgencia” previsto en el artículo 80, pues para todos los efectos ahora se trata de un
supuesto de contratación directa. Se estima que se trata de situaciones en las que se
requiere de una satisfacción inmediata de una necesidad, por lo que no resulta posible
una aplicación de los procedimientos ordinarios de selección del contratista. Desde esta
perspectiva, lo que se hace es eliminar la diferencia en el grado de calificación de la
urgencia, que existía entre este inciso d) y el artículo 80, pues el primero refería a
urgencia apremiante y el otro simplemente a urgencia, diferencia conceptual de escaso
valor agregado y que por el contrario se prestaba para confusiones en cuanto al
mecanismo de adquisición aplicable.
Por otra parte, se introduce un nuevo artículo 2 bis, que pasa regular las
excepciones que requieren autorización de la Contraloría General de la República. En el
inciso c) se mantiene la causal abierta que en la actualidad contiene el inciso h) del
artículo 2, cuya conformidad con la Constitución Política ha sido reiterada por la Sala
Constitucional, en virtud de la necesidad de que exista la posibilidad de excluir la
aplicación de procedimientos ordinarios en situaciones no previstas expresamente por el
legislador, dada la imposibilidad de que este prevea todos los casos en que tal excepción
se justifica. En este orden de ideas, la Sala ha señalado que es posible aplicar la
excepción, previa verificación por parte de la Contraloría General de que se configuran en
la especie las condiciones requeridas. La participación del órgano contralor se enmarca
en sus funciones de vigilancia de la Hacienda Pública, establecidas en el artículo 183
constitucional.
En este nuevo artículo también se prevén dos situaciones concretas de excepción,
pero que requieren de autorización previa del órgano contralor en virtud de la necesaria
verificación objetiva de que se cumplan los supuestos de procedencia. Se trata de los
casos de recontratación por razones de normalización o seguridad en materia de equipos
tecnológicos, así como la posibilidad de crear procedimientos especiales debido al escaso
número de oferentes en el mercado, en razón de la complejidad o especialidad del bien a
contratar. Estos supuestos pueden resultar particularmente útiles en los casos de
entidades que desplieguen actividades de corte empresarial en sectores estratégicos.
Cabe destacar que estas causales están sugeridas en la Ley Modelo sobre la
Contratación Pública de Bienes, Obras y Servicios elaborada por la Comisión de las
Naciones Unidas para el Derecho Mercantil Internacional (CNUDMI).
Por último, se introduce un nuevo artículo 12 bis en el que se lleva a nivel legal una
norma que en la actualidad se encuentra en el Reglamento de la Ley, que consiste en la
posibilidad de contratar suministros y servicios adicionales al mismo proveedor, siempre
que se cumplan ciertas condiciones concretas. Esta disposición, que en la actualidad
carece de una base legal, es un mecanismo más que se pone a disposición de la
Administración para permitirle un grado mayor de flexibilidad. Es una norma que parte del
principio de eficiencia, en el sentido de que si ya la Administración tuvo un resultado
satisfactorio previo y solo ocupa un porcentaje adicional reducido de suministros o
servicios de igual naturaleza, no tiene por qué incurrir en los costos de un nuevo
procedimiento, sino que estaría facultada para recurrir al mismo proveedor, bajo ciertas
condiciones específicas.

607. 579
ASPECTOS RELATIVOS A LA PLANIFICACIÓN, TRAMITACIÓN Y EJECUCIÓN
La propuesta pretende ampliar y actualizar el marco normativo en temas
importantes como la planificación y la ejecución, sin perjuicio de disposiciones adicionales
relativas al trámite del procedimiento y la etapa previa a la orden de inicio. Algunos de los
temas regulados son:
Planificación y programación:
Se reforma el artículo 7 y se exige una planificación detallada de la actividad de
contratación que se va a desplegar, lo que supone un análisis técnico de su pertinencia y
una definición de etapas y funcionarios responsables. Por otra parte, se exige que la
actividad contractual responda a su vez a la planificación nacional, cuando corresponda, e
institucional. Por último, se introduce la necesaria elaboración y evaluación de los
proyectos de contratación.
Una de las debilidades más notorias de la actividad contractual de la
Administración Pública, es la ausencia de planificación, evaluación de proyectos y
asignación específica de responsabilidades. En este sentido, son muchos los ejemplos
de contrataciones de suma importancia para el desarrollo nacional, que no logran cumplir
sus objetivos por la falta de recursos financieros y humanos, por indefinición de
responsabilidades y responsables o por la no realización oportuna de actividades
requeridas para acompañar la ejecución o posibilitarla. Tales debilidades inciden en todas
las etapas de la actividad contractual, pero fundamentalmente se aprecian en carteles mal
elaborados, procesos de evaluación de las ofertas extensos e inconsistentes,
interminables etapas de formalización, insuficientes fases de transición y ejecuciones
contractuales truncadas, como ya se ha comentado. Todos estos problemas son propios
de una incorrecta gestión administrativa, y en ellos recaen los verdaderos atrasos y
errores en el desarrollo de la actividad contractual. Estos problemas hacen que en la fase
de control los procedimientos o contratos enfrenten serios problemas de legalidad, que
desde luego deben ser declarados, con el consecuente perjuicio al interés público.
Cabe señalar que las disposiciones que se proponen en este artículo resultan
ajustadas a las tendencias de planificación, valoración de riesgos, evaluación de
resultados, transparencia, rendición de cuentas y responsabilidad, que introducen la Ley
General de Control Interno y la Ley de Administración Financiera de la República y
Presupuestos Públicos, entre otras.
Actualización tecnológica:
Se adiciona al artículo 12 la posibilidad de que la Administración reciba objetos
actualizados con respecto al bien adjudicado, siempre que se cumplan las condiciones
previstas a los efectos. Asimismo, se plantea la posibilidad de que la Administración exija
dicha actualización, para lo cual deberá preverlo desde la elaboración del cartel. Estas

608. 580
disposiciones resultan de especial importancia cuando se trata de adquisición de equipo
tecnológico, en la que se presenta un problema de obsolescencia acelerada, por lo que
no obstante se pretende lograr una agilización de los procedimientos de concurso, en
algunos casos esa medida podría resultar insuficiente. Desde esta perspectiva, con estas
normas la Administración se asegura una vía para obtener los equipos más actualizados,
lo que redundará en un mejor servicio a la ciudadanía.
Readjudicación y orden de inicio:
Se adicionó el artículo 32, en primer término para facultar a la Administración para
que readjudique de forma inmediata el negocio cuando el adjudicatario no otorgue la
garantía de cumplimiento o no comparezca oportunamente a la formalización del contrato.
Se pretende con ello que la Administración tenga una vía expedita para atender el
supuesto de un adjudicatario que complica la formalización del contrato. Asimismo, se
establece un plazo, con su respectiva prórroga, para que se gire la orden de inicio. Esta
medida se enmarca en la tendencia de la reforma a poner plazos vinculantes al accionar
de la Administración, que en la actualidad no existen y permiten que los funcionarios
encargados de los trámites dilaten innecesariamente la adopción de las medidas
requeridas para el exitoso cumplimiento de los objetivos institucionales. Con la reforma
todos los actores del sistema de contratación administrativa tienen plazos vinculantes.
Garantía de participación:
Se modifica el artículo 33 y se establece que el requerir la garantía de participación
es una decisión discrecional de la Administración. Asimismo, se establecen las
consecuencias jurídicas del retiro injustificado de las ofertas en los casos en que no se
rinde dicha garantía, regulados en un nuevo inciso que se agrega al artículo 100. Se
considera que la garantía de participación presenta tres tipos de problemas. En primer
término, para efectos prácticos resulta compleja su ejecución, al punto de que no es
común encontrar casos en que haya sido posible hacerla efectiva. Por otra parte, la
administración de las garantías durante el concurso distrae recursos institucionales, sin
que se aprecie un valor agregado relevante. Por último, la garantía se ha convertido en
uno de los principales focos de impugnación de los actos de adjudicación.
Ahora bien, en algún tipo de negocios, la Administración puede encontrar
recomendable asegurar la seriedad de la oferta por la vía de exigir la garantía, dadas las
particularidades del negocio concreto. En consecuencia, corresponde a la Administración
determinar en qué casos la solicita, según las valoraciones de oportunidad y conveniencia
que le corresponde llevar a cabo. En todo caso, debe reiterarse que cuando no se solicita
la garantía, el retiro injustificado expone al oferente a una sanción de inhabilitación de uno
a cinco años.

609. 581
Subcontratación:
Se hace un ajuste al texto del artículo 62, para aclarar que el contratista puede
subcontratar hasta un 50% de la obra, y en caso de que requiera un porcentaje mayor,
deberá contar con la autorización de la Administración. Asimismo, se establece
expresamente que a los subcontratistas les aplica el régimen de prohibiciones establecido
en el artículo 22. Este ajuste es importante en virtud de que el texto actual solo permite
un 50% de subcontratación sin posibilidad de ampliarlo, por lo que con la reforma existirá
mayor grado de flexibilidad, que en todo caso depende de la propia Administración. Esta
modificación concreta permitirá la mayor participación de pequeñas y medianas empresas
nacionales en aquellas obras de gran envergadura y complejidad, por la vía de la
subcontratación.
ASPECTOS RELATIVOS AL CONTROL
Como ya se ha indicado, en la modernización del accionar de la Administración
Pública, y por lo tanto de la gestión de compras de bienes y servicios, es necesario
actualizar el instrumental de control vigente. Eso es precisamente lo que se ha hecho en
esta oportunidad, por lo que se plantean ajustes importantes en el plano de la jerarquía
impropia asignada a la Contraloría General de la República para conocer los recursos
contra los actos del procedimiento, así como en relación con otros mecanismos o insumos
de control. Entre los aspectos más relevantes que se introducen, cabe mencionar los
siguientes:
Recurso de objeción:
Se reforma el artículo 81 para establecer que los recursos de objeción contra los
carteles de los procedimientos, se presentan ante la Contraloría General de la República
solo en los casos de licitaciones públicas. En la actualidad también se presentan en
casos de licitaciones por registro, las cuales serían absorbidas por la nueva licitación
abreviada, cuyos carteles se impugnarán ante la propia Administración. No se lesiona
con esto el derecho a la justicia administrativa, pues existe recurso ante la Administración,
y se reserva la participación de la Contraloría General para los casos más grandes, los
derivados de licitaciones públicas.
Recurso de apelación:
En este punto se introducen varias reformas importantes. En primer término, en el
artículo 84 se hace una actualización de los montos en los distintos incisos, de
conformidad con la metodología prevista en el artículo 27, según ya fue comentado.
Por otra parte, se establece la necesidad de que se presente una fianza ante la
Administración para efectos de apelar el acto de adjudicación. Dicha fianza sería
ejecutada a favor de la Administración en caso de rechazo de plano por improcedencia
manifiesta, o bien cuando el recurso sea declarado sin lugar y se haya determinado que el
apelante

610. 582
invocó hechos falsos o que procedió con evidente mala fe, con el propósito de demorar
injustificadamente la continuación del procedimiento. En la práctica se ha demostrado
una tendencia importante de los oferentes a apelar indiscriminadamente los actos de
adjudicación, sin que existan consecuencias jurídicas, con lo cual se generan importantes
atrasos en el normal desarrollo de las obras o los servicios públicos.
De manera que lo que se pretende es establecer un costo razonable para resarcir
patrimonialmente a la Administración por los atrasos derivados de apelaciones
improcedentes o mal intencionadas, lo que supone que los oferentes deberán considerar
detenidamente si tienen verdaderos argumentos que ameriten dilatar por meses el trámite
del procedimiento y poner en marcha la actividad de la Contraloría General, con los
costos que todo ello supone. No se considera que se esté ante una limitación del acceso
a la justicia administrativa, sino simplemente se trata de establecer algunas
consecuencias al litigio irresponsable, que en todo caso no son extrañas por el ejemplo al
ordenamiento procesal civil.
Por otra parte, se reforma el artículo 88 para establecer que es obligación del
recurrente aportar los medios probatorios que rebatan la decisión de la Administración.
En la actualidad, el recurrente no está obligado a aportar dictámenes o estudios técnicos,
y por lo general se pretende que ese costo lo asuma el órgano contralor en el ejercicio de
sus competencias. De manera que la carga de la prueba la tendrá con la reforma el
recurrente, y su insuficiencia dará lugar al rechazo de plano.
Asimismo, se establece que en la apelación contra actos de readjudicación, no es
posible traer a discusión aspectos que se conocían desde que se dictó el acto de
adjudicación. Esto por cuanto en la actualidad los oferentes van desgranando poco a
poco sus argumentos, lo que genera una cadena de apelaciones: la apelación del acto de
adjudicación se liga a las apelaciones contra los actos de readjudicación posteriores, y en
todos los casos se debe hacer análisis de argumentos de aspectos que ya se sabían
desde la adjudicación. En última instancia, en todo caso, el oferente insatisfecho puede
recurrir a la sede jurisdiccional, pero la satisfacción del interés general no puede esperar
la culminación de actividades litigiosas interminables.
Finalmente, se establece en los artículos 84 y 89 plazos diferenciados para el
trámite de las apelaciones en la licitación pública y la abreviada. Si el procedimiento
abreviado es más expedito, no se justifica que sus apelaciones sean tratadas con los
mismos plazos de la licitación pública. Así es que para la abreviada, se establece que los
plazos son de cinco días para apelar, treinta días para resolver, con la posibilidad de una
prórroga de diez días. En el caso de la licitación pública, se mantienen los plazos de diez
días para apelar, cuarenta para resolver y posibilidad de prórroga por veinte días, aunque
se amplió el plazo que tienen la Administración y el adjudicatario para contestar la
audiencia inicial, que pasó de cinco a diez días, para que dichas partes puedan elaborar
mejor sus respuestas y se equilibre la situación con respecto al plazo de diez días con
que cuenta el recurrente. Esos cinco días de más que se confieren no implican un atraso
adicional, pues forman parte del

611. 583
plazo de cuarenta días con que cuenta la Contraloría General para resolver, por lo que en
la realidad el plazo del que dispone el órgano contralor se recortó.
Refrendo:
En el caso del refrendo de los contratos, se adicionó un párrafo al artículo 32 para
establecer plazos más cortos a los previstos en el artículo 20 de la Ley Orgánica de la
Contraloría General de la República. Así, para los casos de licitación pública el plazo de
refrendo será de veinticinco días hábiles, mientras que en todos los casos restantes será
de veinte días hábiles. En la actualidad el plazo es único y de treinta días hábiles, por lo
que el recorte que se hace resulta relevante. El resto de reformas sustantivas al refrendo,
es una tarea que le corresponde hacer a la Contraloría General, según lo dispone la
Constitución y lo resolvió la Sala Constitucional. Dicha tarea se encuentra en curso y los
resultados serán visibles en el corto plazo.
OTROS MECANISMOS DE CONTROL
Se modifica el artículo 8 para eliminar la autorización de la Contraloría General
cuando se deban iniciar procedimientos de contratación administrativa sin contar con el
contenido presupuestario. La autorización que se suprime no constituye un control previo
relevante por parte del órgano contralor y, en todo caso, ya la Ley de Administración
Financiera de la República y Presupuestos Públicos en su artículo 110 inciso f) dispone
como hecho generador de responsabilidad administrativa, “La autorización o realización
de compromisos o erogaciones sin que exista contenido económico suficiente,
debidamente presupuestado.”
Se modifica también el artículo 55, relativo a los tipos abiertos, para establecer que
los reglamentos que se emitan para regular las nuevas figuras contractuales, deben ser
previamente consultados a la Contraloría General para que esta opine, de manera no
vinculante, en las materias de su competencia. En la actualidad, el Reglamento de la Ley
prevé la consulta vinculante ante el órgano contralor, lo cual resulta de dudosa
constitucionalidad pues la potestad reglamentaria del Poder Ejecutivo no puede estar
subordinada a la Contraloría General. Ahora, se mantiene la consulta, en carácter no
vinculante, porque la experiencia acumulada por la Contraloría General puede contribuir a
mejorar la calidad de la reglamentación de que se trate.
También se ajusta el artículo 30, tanto para adecuarlo al nuevo esquema de
procedimientos, como para incluir la autorización por parte de la Contraloría General en
los casos de modificación de procedimientos por motivo de licitación infructuosa, de
conformidad con lo que estableció la Sala Constitucional en la resolución Nº 998-98.
Finalmente, se hacen ajustes a los artículos 3 y 101, relativos a la información y
asesoría técnica que requiere la Contraloría General para el mejor ejercicio de sus
atribuciones.

612. 584
ASPECTOS RELATIVOS A LAS SANCIONES
Se refuerzan las causales de responsabilidad para adecuarlas a los términos de la
reforma. Así, se adicionan incisos al artículo 96 bis para contemplar como causal de
suspensión sin goce de salario el propiciar o disponer el fraccionamiento ilegal de
operaciones y propiciar el incumplimiento de los plazos previstos en la Ley. En el primer
caso, en la actualidad la sanción es de simple apercibimiento, lo que no responde a la
gravedad de la falta. En cuanto al segundo supuesto, resulta vital para procurar que se
haga efectivo el cumplimiento de los plazos que se introducen en la Ley y que serán
determinantes para lograr una gestión más eficiente y eficaz. Dicha sanción, cabe
mencionar, es aplicable a los funcionarios de la Contraloría General de la República. Por
otra parte, se ajustan los textos de los artículos 99 y 100, para establecer las sanciones
correspondientes en el caso de la que se exija o no la garantía de participación.
OTROS ASPECTOS MENORES
Por último, se realizan algunos ajustes de nomenclatura en los artículos 53, 57, 63,
64, 76 y 78, al tiempo que se derogan los artículos 47, 48, 80, 96 inciso f) y 108, por las
razones que ya han sido comentadas. En el caso del artículo 96 inciso f), se trata de la
causal de responsabilidad por fraccionamiento ilegal, que se pasó al artículo 96 bis para
agravar su calificación, según ya se indicó en líneas anteriores.
Con los propósitos que animan esta reforma de Ley, se somete al conocimiento de
los señores diputados el siguiente texto:
LA ASAMBLEA LEGISLATIVA DE LA REPÚBLICA DE COSTA RICA
DECRETA:
REFORMA PARCIAL DE LA LEY DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA,
LEY Nº 7494, DE 2 DE MAYO DE 1995
ARTÍCULO 1.- Modifícanse los textos de los artículos 2 en sus incisos d) y h), 4, 7, 8,
27 en sus incisos a) al j) y su párrafo quinto, 30, 33, 42, 44, 45, 46, 53 en su párrafo
primero, 57, 62, 63, 64, 76, 78, 81, 84, 88, 89, 99 en su inciso c) y 101, de la Ley de
Contratación Administrativa, Ley Nº 7494, de 2 de mayo de 1995, para que en adelante se
lean así:
“Artículo 2.- Excepciones
[...]
d) La actividad de contratación que, por su naturaleza o las
circunstancias concurrentes, no se pueda o no convenga someterla a
concurso público, sea porque solo hay un único proveedor, por razones
especiales de seguridad,

613. 585
urgencia u otras igualmente calificadas, de acuerdo con el Reglamento de
esta Ley.
[...]
h) La actividad que por su escasa cuantía no convenga someterla a los
procedimientos ordinarios de concurso, de conformidad con los límites
establecidos en el artículo 27 de esta Ley. En estos casos, la Administración
consultará a no menos de tres potenciales proveedores idóneos, si los
hubiera, y adjudicará a la oferta de menor precio, sin perjuicio de que se
valoren otros factores que se estimen relevantes, lo cual deberá ser
motivado en cada caso. La Administración no está obligada a considerar
ofertas de proveedores a los que no haya cursado invitación.”
“Artículo 4.- Principios de eficacia y eficiencia
Todos los actos relativos a la actividad de contratación administrativa deben
estar orientados al cumplimiento de los fines, metas y objetivos de la
Administración, con el propósito de garantizar la efectiva satisfacción del interés
general, a partir de un uso eficiente de los recursos institucionales.
Las disposiciones que regulan la actividad de contratación administrativa
deberán ser interpretadas de la manera que más favorezca la consecución de lo
dispuesto en el párrafo anterior.
En todas las etapas de los procedimientos de contratación, prevalecerá el
contenido sobre la forma, de manera que se seleccione la oferta más conveniente
de conformidad con el párrafo anterior.
Los actos y las actuaciones de las partes se interpretarán de forma que se
permita su conservación y se facilite adoptar la decisión final, en condiciones
beneficiosas para el interés general. Los defectos subsanables no descalificarán
la oferta que los contenga. En caso de duda, siempre se favorecerá la
conservación de la oferta, o en su caso, del acto de adjudicación.
Las regulaciones de los procedimientos deberán desarrollarse a partir de los
enunciados de los párrafos anteriores.”
“Artículo 7.- Inicio del procedimiento
El procedimiento de contratación se inicia con la decisión administrativa de
promover el concurso, emitida por el jerarca o titular subordinado respetivo. Esta
decisión, que encabezará el expediente que se forme, contendrá una justificación
de

614. 586
su procedencia, una descripción y estimación de costo del objeto y el cronograma
con tareas, así como los responsables de su ejecución.
La justificación del inicio del procedimiento de contratación debe estar
acorde con lo establecido en los planes de largo y mediano plazos, el Plan
Nacional de Desarrollo, cuando sea aplicable, el plan anual operativo, el
presupuesto y el programa de adquisición institucional, según corresponda.
Para tomar la decisión administrativa de promover el concurso, la
Administración deberá realizar los estudios suficientes que demuestren que los
objetivos del proyecto de contratación serán alcanzados con eficiencia y
seguridad razonable, todo de acuerdo con los términos que se definan en el
Reglamento.
Artículo 8.- Disponibilidad presupuestaria
Para iniciar el procedimiento de contratación administrativa, es necesario
contar con recursos presupuestarios suficientes para enfrentar la erogación
respectiva. En casos excepcionales y para atender una necesidad muy calificada,
a juicio de la Administración, podrán iniciarse los procedimientos de contratación,
para lo cual se requiere la seguridad de que oportunamente se dispondrá de la
asignación presupuestaria. En esas situaciones calificadas y excepcionales, la
Administración deberá advertir expresamente en el cartel que la validez de la
adjudicación queda sujeta a la existencia del contenido presupuestario.
En las contrataciones cuyo desarrollo se prolongue por más de un período
presupuestario, la Administración se encuentra obligada a señalar esa
circunstancia en la decisión inicial y a reservar en cada uno de los presupuestos
los recursos para amparar las erogaciones que se ejecutarán en el respectivo
año.”
“Artículo 27.- Determinación del procedimiento
[…]
a) Las administraciones cuyo presupuesto autorizado para el período,
específicamente lo que se contempla para respaldar sus necesidades de
contratar bienes y servicios no personales, sea superior a treinta y dos mil
setecientos millones de colones (¢32.700.000.000,00), utilizarán la licitación
pública para las contrataciones superiores a ciento ochenta millones de
colones (¢180.000.000,00); la licitación abreviada para las contrataciones
entre ciento ochenta millones de colones (¢180.000.000,00) y veinticinco
millones de colones (¢25.000.000,00) y la contratación directa para las
contrataciones inferiores a veinticinco millones de colones (¢25.000.000,00).
b) Las administraciones cuyo presupuesto autorizado para el período,
específicamente lo que se contempla para respaldar sus necesidades de

615. 587
contratar bienes y servicios no personales, sea inferior a treinta y dos mil
setecientos millones de colones (¢32.700.000.000,00), pero superior a
veintiún mil ochocientos millones de colones (¢21.800.000.000,00), utilizarán
la licitación pública para las contrataciones superiores a ciento sesenta y
nueve millones de colones (¢169.000.000,00); la licitación abreviada para las
contrataciones entre ciento sesenta y nueve millones de colones
(¢169.000.000,00) y ocho millones quinientos mil colones (¢8.500.000,00) y
la contratación directa para las contrataciones inferiores a ocho millones
quinientos mil colones (¢8.500.000,00).
c) Las administraciones cuyo presupuesto autorizado para el período,
específicamente lo que se contempla para respaldar sus necesidades de
contratar bienes y servicios no personales sea inferior a veintiún mil
ochocientos millones de colones (¢21.800.000.000,00), pero superior a diez
mil novecientos millones de colones (¢10.900.000.000,00), utilizarán la
licitación pública para las contrataciones superiores a ciento dieciocho
millones quinientos mil colones (¢118.500.000,00); la licitación abreviada
para las contrataciones entre ciento dieciocho millones quinientos mil
colones (¢118.500.000,00) y siete millones quinientos mil colones
(¢7.500.000,00) y la contratación directa para las contrataciones inferiores a
siete millones quinientos mil colones (¢7.500.000,00)
d) Las administraciones cuyo presupuesto autorizado para el período,
específicamente lo que se contempla para respaldar sus necesidades de
contratar bienes y servicios no personales, sea inferior a diez mil novecientos
millones de colones (¢10.900.000.000,00), pero superior a cinco mil
cuatrocientos cincuenta millones de colones (¢5.450.000.000,00), utilizarán
la licitación pública para las contrataciones superiores a ochenta y cuatro
millones quinientos mil colones (¢84.500.000,00); la licitación abreviada para
las contrataciones entre ochenta y cuatro millones quinientos mil colones
(¢84.500.000,00) y siete millones de colones (¢7.000.000,00) y la
contratación directa para las contrataciones inferiores a siete millones de
colones (¢7.000.000,00).
e) Las administraciones cuyo presupuesto autorizado para el período,
específicamente lo que se contempla para respaldar sus necesidades de
contratar bienes y servicios no personales, sea inferior a cinco mil
cuatrocientos cincuenta millones de colones (¢5.450.000.000,00), pero
superior a mil noventa millones de colones (¢1.090.000.000,00), utilizarán la
licitación pública para las contrataciones superiores a cincuenta y nueve
millones de colones (¢ 59.000.000,00); la licitación abreviada para las
contrataciones entre cincuenta y nueve millones de colones
(¢59.000.000,00) y seis millones de colones ( ¢6.000.000,00) y la
contratación directa para las contrataciones inferiores a seis millones de
colones (¢6.000.000,00).
f) Las administraciones cuyo presupuesto autorizado para el período,
específicamente lo que se contempla para respaldar sus necesidades de
contratar bienes y servicios no personales, sea inferior a mil noventa
millones

616. 588
de colones (¢1.090.000.000,00), pero superior a quinientos cuarenta y cinco
millones de colones (¢545.000.000,00), utilizarán la licitación pública para las
contrataciones superiores a cincuenta y un millones de
colones (¢51.000.000,00); la licitación abreviada para las contrataciones
entre cincuenta y un millones de colones (¢51.000.000,00) y cinco millones
de colones (¢5.000.000,00) y la contratación directa para las contrataciones
inferiores a cinco millones de colones (¢5.000.000,00).
g) Las administraciones cuyo presupuesto autorizado para el período,
específicamente lo que se contempla para respaldar sus necesidades de
contratar bienes y servicios no personales, sea inferior a quinientos cuarenta
y cinco millones de colones (¢545.000.000,00), pero superior a trescientos
veintisiete millones de colones (¢327.000.000,00), utilizarán la licitación
pública para las contrataciones superiores a treinta y cuatro millones de
colones (¢34.000.000,00); la licitación abreviada para las contrataciones
entre treinta y cuatro millones de colones (¢34.000.000,00) y cuatro
millones de colones (¢4.000.000,00) y la contratación directa para las
contrataciones inferiores a cuatro millones de colones (¢4.000.000,00).
h) Las administraciones cuyo presupuesto autorizado para el período,
específicamente lo que se contempla para respaldar sus necesidades de
contratar bienes y servicios no personales, sea inferior a trescientos
veintisiete millones de colones (¢327.000.000,00), pero superior a ciento
nueve millones de colones (¢109.000.000,00), utilizarán la licitación pública
para las contrataciones superiores a veinticinco millones quinientos mil
colones (¢25.500.000,00); la licitación abreviada para las contrataciones
entre veinticinco millones quinientos mil colones (¢25.500.000,00) y dos
millones quinientos mil colones (¢2.500.000,00) y la contratación directa para
las contrataciones inferiores a dos millones quinientos mil colones
(¢2.500.000,00).
i) Las administraciones cuyo presupuesto autorizado para el período,
específicamente lo que se contempla para respaldar sus necesidades de
contratar bienes y servicios no personales, sea inferior a ciento nueve
millones de colones (¢109.000.000,00), pero superior a treinta y dos millones
setecientos mil colones (¢32.700.000,00), utilizarán la licitación pública para
las contrataciones superiores a diecisiete millones de colones
(¢17.000.000,00); la licitación abreviada para las contrataciones entre
diecisiete millones de colones (¢17.000.000,00) y un millón quinientos mil
colones (¢1.500.000,00) y la contratación directa para las contrataciones
inferiores a un millón quinientos mil colones (¢1.500.000,00).
j) Las administraciones cuyo presupuesto autorizado para el período,
específicamente lo que se contempla para respaldar sus necesidades de
contratar bienes y servicios no personales, sea inferior a treinta y dos
millones setecientos mil colones (¢32.700.000,00), utilizarán la licitación
pública para las contrataciones superiores a ocho millones quinientos mil
colones (¢ 8.500.000,00); la licitación abreviada para las contrataciones
entre ocho millones quinientos mil colones (¢8.500.000,00) y un millón
de colones

617. 589
(¢1.000.000,00) y la contratación directa para las contrataciones inferiores a
un millón de colones (¢1.000.000,00).
[…]
En todo caso, la Dirección General de Administración de Bienes y
Contratación Administrativa se clasificará de acuerdo con el monto que
arroje la suma de los presupuestos para respaldar las necesidades de
contratar bienes y servicios no personales de los ministerios cuya actividad
contractual sea desarrollada por dicha entidad.”
“Artículo 30.- Modificación del procedimiento en licitación infructuosa
Si se produce una licitación pública infructuosa, la Administración podrá
utilizar el procedimiento de licitación abreviada en el nuevo concurso.
Si una licitación abreviada resulta infructuosa, la Administración podrá
realizar una contratación directa.
En el caso de un remate infructuoso, la Administración podrá disminuir la
base fijada por el avalúo respectivo, hasta en un veinticinco por ciento (25%) cada
vez.
En todos los casos, la Administración deberá dejar constancia en el
expediente de las razones que motivan su decisión y antes de iniciar el nuevo
concurso, deberá mediar autorización de la Contraloría General de la República,
la que dispondrá de un plazo de diez días hábiles para resolver, previa valoración
de las circunstancias que concurrieron para que el negocio haya resultado
infructuoso.”
“Artículo 33.- Garantía de participación
La Administración estará facultada para solicitar a los oferentes una garantía
de participación, entre un uno por ciento (1%) y un cinco por ciento (5%) del
monto de la propuesta, el cual se definirá en el cartel o pliego de condiciones
respectivo, de acuerdo con la complejidad del contrato.
En aquellos casos en que la Administración decida no solicitar la garantía de
participación y un oferente retire su propuesta, se procederá conforme a lo
previsto en el artículo 100 de esta Ley.”
“Artículo 42.- Estructura mínima
El procedimiento de licitación pública se desarrollará reglamentariamente,
respetando los criterios mínimos siguientes:

618. 590
a) El cumplimiento de los requisitos previos de la contratación.
b) La preparación del cartel de licitación, con las condiciones generales
así como las especificaciones técnicas, financieras y de calidad, el cual
contendrá las bases para calificar y comparar las ofertas, todo lo cual estará
orientado a que la Administración escoja la oferta que mejor satisfaga el
interés público. La incorporación de otros factores de calificación adicionales
al precio deberá quedar debidamente motivada en la decisión inicial. La
Administración podrá celebrar reuniones con potenciales oferentes a fin de
recibir observaciones al pliego de condiciones y lograr su mejoramiento. El
reglamento definirá los términos en que se hará la invitación a dichas
reuniones y así como su desarrollo.
c) La publicación, en La Gaceta, de la invitación a participar, de las
modificaciones al cartel y del acto de adjudicación, para lo cual la Imprenta
Nacional estará obligada a hacer las publicaciones dentro de los tres días
hábiles siguientes al recibo de la solicitud que le haga la Administración. El
incumplimiento de dicha obligación constituirá falta grave por parte del
funcionario responsable. El director de la Imprenta deberá ordenar las
medidas que garanticen el cumplimiento de esta disposición. Una vez
publicado el aviso a concursar, la Administración dispondrá únicamente de
dos oportunidades para modificar de oficio el pliego de condiciones o para
conferir prórrogas al plazo de recepción de las ofertas. En caso contrario, se
deberá iniciar un nuevo llamado a licitación.
d) La publicidad de todos los trámites del procedimiento y el acceso a
todos los estudios técnicos, preparados por la Administración o para ella. En
caso de que se utilicen medios electrónicos o sitios en Internet, se deberá
garantizar la seguridad e integridad de la información.
e) El plazo mínimo para recibir ofertas, que será de quince días hábiles,
contado desde el día siguiente de la publicación del aviso a participar hasta
el día de la apertura de las ofertas, inclusive.
f) La posibilidad, para cualquier oferente potencial, de objetar el cartel
cuando considere que se viola alguno de los principios generales o
disposiciones normativas que rigen la contratación, sin perjuicio de lo
dispuesto en el párrafo segundo del artículo 82 de esta Ley.
g) La presunción del sometimiento pleno del oferente al ordenamiento
jurídico costarricense y a las reglas generales y particulares de la licitación.
h) La rendición de la garantía de cumplimiento. En el caso de la garantía
de participación, deberá otorgarse en los casos en que la Administración lo
solicite de conformidad con lo dispuesto en el artículo 33 de esta Ley.
i) La posibilidad de subsanar los defectos de las ofertas en el plazo que
indique el Reglamento de esta Ley, siempre y cuando con ello no se
conceda una ventaja indebida en relación con los demás oferentes. Podrán
ser objeto de subsanación el plazo de vigencia de la oferta, así como el
plazo de vigencia y el monto de la garantía de participación cuando tales
extremos no se hayan ofrecido por menos del ochenta por ciento (80%) de lo
fijado en el cartel. Los

619. 591
demás extremos de la garantía de participación podrán ser objeto de
subsanación conforme lo que disponga el Reglamento.
j) La motivación del acto de adjudicación, el cual deberá ser dictado de
conformidad con lo previsto en el artículo 42 bis de esta Ley.
k) La posibilidad de recurrir el acto de adjudicación, en los términos que
señala esta Ley.
l) La obligación de readjudicar o declarar desierto el concurso, cuando
por la interposición de recursos se anule el acto de adjudicación, todo de
conformidad con lo previsto en el artículo 42 bis de esta Ley.”
“Artículo 44.- Supuestos
La licitación abreviada será el procedimiento ordinario para contratar en los
supuestos previstos en el artículo 27 de esta Ley.
Artículo 45.- Estructura mínima
En la licitación abreviada se invitará a participar a un mínimo de cinco
proveedores del bien o el servicio, acreditados en el registro correspondiente. Si
el número de proveedores para el objeto de la contratación es inferior a cinco, la
Administración dejará constancia expresa en el expediente e invitará a los
proveedores acreditados.
La invitación se dirigirá a la dirección indicada por el respectivo proveedor.
Cuando así convenga al interés público, podrá realizarse una publicación en La
Gaceta.
Por la naturaleza abreviada del procedimiento, la Administración únicamente
estudiará las ofertas de los proveedores que hayan sido invitados. Cuando medie
publicación en La Gaceta, estudiará todas las ofertas presentadas.
El plazo para recibir ofertas no podrá ser menor a cinco ni mayor a veinte
días hábiles, salvo en casos muy calificados en que la Administración considere
necesario ampliarlo hasta un máximo de diez días adicionales, para lo cual
deberá dejar constancia en el expediente de las razones que lo justifican.
El acto de adjudicación deberá dictarse dentro del plazo establecido en el
cartel, que no podrá ser superior al doble del fijado para recibir ofertas. Vencido
ese plazo, el procedimiento caducará e impedirá que se adopte el acto de
adjudicación, so pena de nulidad absoluta del procedimiento y con la consecuente
responsabilidad administrativa de los funcionarios que generaron la caducidad, de
acuerdo con lo dispuesto en el artículo 96 bis de esta Ley.

620. 592
En lo no previsto en esta sección, el procedimiento de licitación abreviada se
regirá por las disposiciones de la presente Ley para la licitación pública, en la
medida que sean compatibles con su naturaleza.
Artículo 46.- Registro
En cada proveeduría institucional se llevará un registro de los proveedores
interesados en contratar con la Administración. En el caso del sector municipal, el
registro conformado por la Municipalidad de San José podrá ser empleado por las
restantes corporaciones.
En las entidades descentralizadas que posean régimen desconcentrado de
compras, la Junta Directiva decidirá si se consulta el registro del nivel central o si
podrá utilizarse el propio que conforme cada unidad de acuerdo con los
lineamientos emitidos por la Junta para tales efectos.
La administración invitará por lo menos una vez al año, mediante publicación
en La Gaceta, a formar parte del registro de proveedores. No obstante, en
cualquier tiempo los proveedores interesados podrán solicitar su incorporación al
registro.
El reglamento definirá las condiciones para la inscripción, su plazo de
vigencia, así como las reglas de funcionamiento del registro, que deberán
procurar la participación de todos los proveedores inscritos y el acceso de la
administración a las mejores ofertas. De igual forma, reglamentariamente se
regulará el procedimiento de exclusión del registro y su régimen recursivo.”
“Artículo 53.- Precalificación
Cuando lo considere favorable para el mejor escogimiento del contratista, la
Administración podrá promover una etapa de precalificación, como parte de la
licitación pública o de la licitación abreviada, a fin de seleccionar previamente a
los participantes, de acuerdo con sus condiciones particulares.”
“Artículo 57.- Procedimiento aplicable
Las contrataciones de obra pública se efectuarán por licitación pública,
licitación abreviada o contratación directa, según su monto.”
“Artículo 62.- Límite de la subcontratación
El contratista no podrá subcontratar por más de un cincuenta por ciento
(50%) del total de la obra, salvo autorización previa y expresa de la
administración, cuando circunstancias muy calificadas así lo justifiquen a juicio de
esta. Sin embargo, la subcontratación no relevará al contratista de su
responsabilidad por la ejecución total

621. 593
de la obra. Asimismo, los subcontratistas estarán sujetos a lo dispuesto en el
artículo 22 de esta Ley.
Artículo 63.- Procedimiento aplicable
Las contrataciones de suministros se regirán por los procedimientos de
licitación pública, licitación abreviada o contratación directa, según su monto.
Artículo 64.- Procedimiento de contratación de servicios
Los servicios técnicos o profesionales, a cargo de personas físicas o
jurídicas, se contratarán por los procedimientos de licitación pública, licitación
abreviada o contratación directa, según su monto.”
“Artículo 76.- Procedimiento aplicable
Para tomar en arrendamiento bienes inmuebles, con construcciones o sin
ellas, la administración deberá acudir al procedimiento de licitación pública,
licitación abreviada o contratación directa, según corresponda, de acuerdo con el
monto.”
“Artículo 78.- Procedimiento aplicable
La administración podrá tomar en arriendo equipo o maquinaria con opción
de compra o sin ella, para lo cual deberá seguir los procedimientos de licitación
pública, licitación abreviada o contratación directa, según su monto.”
“Artículo 81.- Plazo y órganos competentes
Contra el cartel de la licitación pública y de la licitación abreviada, podrá
interponerse recurso de objeción, dentro del primer tercio del plazo para presentar
ofertas.
El recurso se interpondrá ante la Contraloría General de la República en los
casos de licitación pública y en los demás casos ante la administración
contratante.”
“Artículo 84.- Cobertura del recurso y órgano competente
En contra del acto de adjudicación se podrá interponer el recurso de
apelación en los siguientes casos:
1) En las administraciones citadas en el inciso a) del artículo 27 de esta
Ley, cuando el monto de la adjudicación impugnada supere los noventa
millones de colones (¢90.000.000,00).

622. 594
2) En las administraciones citadas en el inciso b) del artículo 27 de esta
Ley, cuando el monto de la adjudicación impugnada supere los sesenta y
ocho millones quinientos mil colones (¢68.500.000,00).
3) En las administraciones citadas en el inciso c) del artículo 27 de esta
Ley, cuando el monto de la adjudicación impugnada supere los cuarenta y
siete millones quinientos mil colones (¢47.500.000,00).
4) En las administraciones citadas en el inciso d) del artículo 27 de esta
Ley, cuando el monto de la adjudicación impugnada supere los treinta y
cinco millones de colones (¢35.000.000,00).
5) En las administraciones citadas en el inciso e) del artículo 27 de esta
Ley, cuando el monto de la adjudicación impugnada supere los veintiséis
millones de colones (¢26.000.000,00).
6) En las administraciones citadas en el inciso f) del artículo 27 de esta
Ley, cuando el monto de la adjudicación impugnada supere los veintidós
millones quinientos mil colones (¢22.500.000,00).
7) En las administraciones citadas en el inciso g) del artículo 27 de esta
Ley, cuando el monto de la adjudicación impugnada supere los quince
millones de colones (¢15.000.000,00).
8) En las administraciones citadas en el inciso h) del artículo 27 de esta
Ley, cuando el monto de la adjudicación impugnada supere los once
millones de colones (¢11.000.000,00).
9) En las administraciones citadas en el inciso i) del artículo 27 de esta
Ley, cuando el monto de la adjudicación impugnada supere los siete millones
quinientos mil colones (¢7.500.000,00).
10) En las administraciones citadas en el inciso j) del artículo 27 de esta
Ley, cuando el monto de la adjudicación impugnada supere los tres millones
quinientos mil colones (¢3.500.000,00).
Para efectos de la aplicación de los límites anteriores, se tomará en
consideración únicamente el monto impugnado. En el caso de licitaciones
compuestas por varias líneas se sumarán los montos adjudicados de las líneas
que se impugnen. Si se trata de contratos continuados, se tomará en cuenta el
monto adjudicado para el plazo inicial, sin considerar prórrogas eventuales. En
licitaciones con cuantía inestimable cabrá el recurso de apelación. En los
concursos promovidos de conformidad con lo previsto en el párrafo primero del
artículo 1 de esta Ley, resultarán aplicables los límites establecidos en los
anteriores incisos.
El recurso deberá ser presentado ante la Contraloría General de la
República dentro de los diez días hábiles siguientes a la notificación del acto de
adjudicación en los casos de licitación pública. Cuando se trate de licitaciones
abreviadas o de concursos promovidos de conformidad con el párrafo segundo
del artículo 1 de esta Ley, la presentación del recurso deberá hacerse dentro de
los cinco días siguientes a la notificación del acto de adjudicación.

623. 595
Los montos de apelación citados en este artículo serán ajustados de
conformidad con los criterios establecidos en el artículo 27 de esta Ley.
Con el recurso de apelación, el recurrente deberá presentar una constancia
de que rindió ante la propia entidad licitante una fianza a favor de aquella, cuyo
monto será de hasta un máximo de un uno por cierto (1%) del monto de la
propuesta, porcentaje que se definirá en el cartel respectivo, de acuerdo con la
complejidad y circunstancias de la contratación. Cuando el objeto de la
contratación sea de cuantía inestimable, la Administración establecerá en el cartel
el monto fijo de la fianza, el cual deberá ser proporcionado a las circunstancias. A
falta de presentación de la fianza, la Contraloría General prevendrá acerca de su
presentación en el plazo de dos días hábiles y, en caso de que no se rinda,
rechazará de plano el recurso.
La Contraloría General de la República ordenará la ejecución de la fianza en
los casos en que el recurso de apelación sea rechazado de plano por
improcedencia manifiesta, o bien cuando sea declarado sin lugar y se haya
determinado que el apelante invocó hechos falsos o que procedió con evidente
mala fe, con el propósito de demorar injustificadamente la continuación del
procedimiento. En caso contrario, la fianza se devolverá al recurrente y así se
ordenará en lo resuelto.”
“Artículo 88.- Fundamentación del recurso
El recurso de apelación deberá indicar, con precisión, la infracción sustancial
del ordenamiento jurídico que se alega como fundamento de la impugnación.
Cuando se discrepe de las valoraciones técnicas o apreciaciones científicas que
sirven de motivo a la Administración para adoptar su decisión, el apelante deberá
rebatir de forma razonada esos antecedentes para lo cual deberá aportar los
dictámenes y estudios emitidos por profesionales calificados.
En aquellos casos donde se apele un acto de readjudicación, la impugnación
deberá girar únicamente contra las actuaciones realizadas con posterioridad a la
resolución anulatoria, estando precluída cualquier situación que se conociera
desde que se dictó el acto de adjudicación.
Artículo 89.- Plazo para resolver
El recurso de apelación deberá ser resuelto dentro de los cuarenta días
hábiles siguientes al auto inicial en los casos de licitaciones públicas. En dicho
auto se conferirá a la Administración y a la parte adjudicada un plazo de diez días
hábiles para que se manifiesten sobre los alegatos del apelante, en los casos de
licitaciones públicas. Cuando se trate de licitaciones abreviadas o de concursos
promovidos de conformidad con el párrafo segundo del artículo 1 de esta Ley, el
plazo de resolución será de treinta días hábiles y el emplazamiento será por cinco
días hábiles.

624. 596
En casos muy calificados, cuando para resolver el recurso haya sido
necesario recabar prueba pericial especialmente importante que, por su
complejidad no pueda ser rendida dentro del plazo normal de resolución, el
período podrá prorrogarse, mediante decisión motivada, hasta por otros veinte
días hábiles, en los casos de licitaciones públicas, y por diez días hábiles cuando
se trate de licitaciones abreviadas o de concursos promovidos de conformidad
con el párrafo segundo del artículo 1 de esta Ley.”
“Artículo 99.- Sanción de apercibimiento
[…]
c) Que deje sin efecto su propuesta, sin mediar una causa justa, en los
casos en que se haya requerido garantía de participación.”
“Artículo 101.- Deber de informar
La Administración remitirá, cada tres meses, un reporte a la Contraloría
General de la República, en el cual informará sobre la actividad contractual
desplegada durante ese período. En ese informe, sin perjuicio de los demás
datos de interés que defina reglamentariamente la Contraloría General de la
República, por lo menos se suministrará un detalle de los procedimientos de
contratación iniciados, los actos de adjudicación, las calidades del contratista, el
objeto y el monto de las operaciones, así como la partida presupuestaria que
respalda la erogación. En los casos de contratación directa, el informe deberá
especificar la norma legal que la sustenta.”
b) Se modifica el nombre de la sección tercera del capítulo sexto, para que se
denomine “Licitación abreviada”.
ARTÍCULO 2.- Adiciones.- Se adicionan a la Ley de Contratación Administrativa,
Ley Nº 7494, de 2 de mayo de 1995, un artículo 2 bis; un párrafo final al artículo 3; dos
párrafos adicionales al final del artículo 12; un artículo 12 bis; tres párrafos adicionales al
final del artículo 32; un artículo 42 bis; un párrafo segundo al artículo 55; dos incisos d) y
e) al artículo 96 bis y un inciso h) al artículo 100, que en adelante se leerán así:
“Artículo 2 bis.- Autorizaciones
Se excluye de los procedimientos de concurso establecidos en esta Ley los
siguientes supuestos autorizados por la Contraloría General de la República:
a) Cuando los bienes, las obras o los servicios, en razón de su gran
complejidad o su carácter especializado, solo puedan obtenerse de un
número limitado de proveedores o contratistas, de manera que por razones
de

625. 597
economía y eficiencia no resulte adecuada la aplicación de los
procedimientos ordinarios.
b) En los casos en que la Administración, habiendo adquirido ya equipo
tecnológico, decida adquirir más productos del mismo contratista por razones
de normalización o por la necesidad de asegurar su compatibilidad con los
equipos tecnológicos que se estén utilizando, teniendo en cuenta si el
contrato original satisfizo adecuadamente las necesidades de la
administración adjudicadora, si el precio es razonable y especialmente si se
descartó la existencia de mejores alternativas en el mercado.
c) Otras actividades o casos específicos en los que se acrediten
suficientes razones para considerar que es la única forma de alcanzar la
debida satisfacción del interés general o de evitar daños o lesiones a los
intereses públicos.
La solicitud que dirija la Administración deberá contener una justificación
detallada de las circunstancias que motivan la aplicación de las excepciones
establecidas en este artículo, así como el detalle de la forma en que se tiene
previsto seleccionar al contratista.
La Contraloría General resolverá la solicitud en el término de diez días
hábiles y podrá establecer procedimientos sustitutos a los ordinarios. Asimismo,
especificará la vía recursiva que proceda en estos casos, así como los plazos
aplicables al trámite respectivo.”
“Artículo 3.- Régimen jurídico
[…]
Para el mejor ejercicio de sus potestades de fiscalización en la materia
regulada en esta Ley, la Contraloría General de la República podrá requerir el
criterio técnico de asesores externos, para lo cual está facultada para recurrir al
procedimiento previsto en el inciso h) del artículo 2 de esta Ley,
independientemente de la cuantía de la contratación. En el caso de que tal
requerimiento se formule ante un ente u órgano público, su atención será
obligatoria de conformidad con lo dispuesto en el artículo 12 de la Ley Orgánica
de la Contraloría General de la República.”
“Artículo 12.- Modificación contractual y actualización tecnológica
[…]
La Administración podrá recibir objetos actualizados con respecto al bien
adjudicado, en el tanto se cumplan las siguientes condiciones:

626. 598
a) Que los objetos sean de la misma naturaleza.
b) Que se dé un cambio tecnológico que mejore el objeto.
c) Que no se incremente el precio ofertado.
d) Que se mantengan las demás condiciones que motivaron la
adjudicación.
En las contrataciones para la adquisición de equipos tecnológicos, el
adjudicatario estará obligado a cumplir con la entrega de la última actualización
tecnológica de los bienes adjudicados, siempre y cuando la Administración lo
haya dispuesto expresamente en el cartel.”
“Artículo 12 bis.- Nueva contratación
Si ejecutado un contrato la Administración requiere suministros o servicios
adicionales de igual naturaleza, podrá obtenerlos del mismo contratista siempre
que se cumpla con los siguientes requisitos:
a) Que el contratista convenga en ello.
b) Que el nuevo contrato se concluya sobre las mismas bases del
precedente.
c) Que el monto del nuevo contrato no sume más del cincuenta por
ciento (50%) del contrato anterior.
d) Que no hayan transcurrido más de seis meses después de la
recepción provisional del objeto del primer contrato.”
“Artículo 32.- Validez, perfeccionamiento, formalización e inicio del
contrato
[…]
La Administración estará facultada para readjudicar de forma inmediata el
negocio cuando el adjudicatario no otorgue la garantía de cumplimiento a plena
satisfacción o no comparezca a la formalización del contrato. En tales casos,
acreditadas dichas circunstancias en el expediente, el acto de adjudicación inicial
se considerará insubsistente y la Administración procederá a la readjudicación
respectiva en un plazo de veinte días hábiles, el cual podrá ser prorrogado hasta
por diez días adicionales siempre que se acrediten en el expediente las razones
calificadas que así lo justifican.
La Contraloría General de la República deberá resolver la solicitud de
refrendo de los contratos, cuando este requisito proceda, dentro de un plazo de
veinticinco días hábiles cuando se trate de licitación pública y de veinte días
hábiles en los restantes casos.

627. 599
La Administración deberá girar la orden de inicio dentro del plazo establecido
en el cartel, y a falta de estipulación especial lo hará dentro de los quince días
hábiles contados a partir de la notificación del refrendo o de la aprobación interna,
según corresponda, salvo resolución motivada en la que se resuelva extender el
plazo por razones calificadas, resolución que deberá emitirse dentro del plazo
inicial previsto.”
“Artículo 42 bis.- Adjudicación
El acto de adjudicación deberá ser dictado dentro del plazo establecido en el
cartel, que no podrá ser superior al doble del plazo fijado para recibir ofertas.
Dicho plazo podrá ser prorrogado por un tanto igual y por una sola vez mediante
resolución motivada en la que se acrediten las razones de interés público que así
lo justifiquen.
Vencido el plazo, el procedimiento caducará, lo cual impedirá que se adopte
el acto de adjudicación, so pena de nulidad absoluta del procedimiento y con la
consecuente responsabilidad administrativa de los funcionarios que generaron la
caducidad, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 96 bis de esta Ley.
De previo al dictado del acto de adjudicación, la Administración deberá
otorgar un plazo de cinco días hábiles a los oferentes, para que se refieran a la
recomendación técnica de adjudicación u otros estudios o valoraciones periciales
incorporadas a los efectos en el expediente, que vayan a servir de base para la
adopción del acto respectivo. La Administración se referirá a las observaciones
de los oferentes al dictar el acto de adjudicación. La disconformidad del oferente
deberá ser alegada al presentar el recurso que proceda contra el acto de
adjudicación, de acuerdo con lo previsto en esta Ley.
Para efectos de la readjudicación o declaratoria de desierto del concurso,
derivadas de la anulación del acto de adjudicación, la Administración dispondrá de
un plazo de un mes contado a partir del día siguiente al de la notificación de la
resolución respectiva, plazo que podrá ser prorrogado por un mes adicional en
casos debidamente justificados mediante resolución motivada que deberá constar
en el expediente. Vencido este plazo, el procedimiento caducará e impedirá que
se adopte el acto de readjudicación, so pena de nulidad absoluta del
procedimiento y con la consecuente responsabilidad administrativa de los
funcionarios que generaron la caducidad, de acuerdo con lo dispuesto en el
artículo 96 bis de esta Ley.”
“Artículo 55.- Tipos abiertos
[…]
Los reglamentos que se emitan para tales efectos, deberán ser remitidos
previamente a la Contraloría General de la República para que esta haga las

628. 600
recomendaciones que estime procedentes, en relación con los aspectos de su
competencia. Dichas recomendaciones no tendrán carácter vinculante.”
“Artículo 96 bis.- Suspensión sin goce de salario
[…]
d) Propiciar o disponer la fragmentación ilegal de operaciones,
tramitando contratos que por su monto implicarían un procedimiento más
riguroso que el seguido al dividirlas.
e) Propiciar el incumplimiento de los plazos previstos en esta Ley.”
“Artículo 100.- Sanción de inhabilitación
[…]
h) Deje sin efecto su propuesta, sin mediar una causa justa, en los casos
en que no se haya requerido garantía de participación.”
ARTÍCULO 3.- Derogatorias.- Se derogan los artículos 47, 48, 80, 96 en su inciso f)
y 108 de la Ley de Contratación Administrativa, Ley Nº 7494, de 2 de mayo de 1995.
ARTÍCULO 4.- Reglamentación.- El Poder Ejecutivo deberá hacer las reformas
reglamentarias requeridas para la aplicación de esta Ley, dentro del plazo de los dos
meses siguientes a su publicación.
ARTÍCULO 5.- TRANSITORIO.- Los procedimientos de contratación iniciados antes
de la vigencia de esta Ley de reforma parcial, se concluirán conforme a las disposiciones
vigentes en el momento de adoptarse la decisión de iniciar el concurso.
Sin perjuicio de lo dispuesto en los artículos 4 y 6 de esta misma Ley, mientras no
se publiquen las reformas reglamentarias requeridas para su aplicación, todos los
procedimientos de contratación administrativa se regirán por las disposiciones vigentes al
momento de entrar en vigor.
ARTÍCULO 6.- Vigencia.- Esta Ley entrará a regir dos meses después de su
publicación.
José Miguel Córrales Bolaños Rodrigo Alberto Carazo Zeledón
Martha Zamora Castillo Laura Chinchilla Miranda

629. 601
Álvaro González Alfaro Edwin Patterson Bent
Daisy Quesada Calderón Kyra De La Rosa Alvarado
Gerardo Vargas Leiva Sigifredo Aiza Campos
Carlos Avendaño Calvo Federico Vargas Ulloa
DIPUTADOS
4 de mayo de 2004, gdph.
NOTA: Este proyecto pasó a estudio e informe de la Comisión
Permanente de Asuntos Jurídicos.

630. 602
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