GLO_PPT clase de proceso de adquisiciones

®Pontificia Universidad Católica del Perú - Instituto para la Calidad, 2016. Todos los derechos reservados.
Diplomatura de Especialización Avanzada en
Gerencia de Proyectos y Calidad
CURSO: GESTIÓN DE ADQUISICIONES
DOCENTE: Gunther Buschbeck

Capacidad 1:
Esboza un plan de gestión de adquisiciones para un proyecto.
 Define la matriz HACER COMPRAR y el
fundamento del tipo de contrato del proyecto
elegido.
 Describe el proceso para efectuar las
adquisiciones.
 Reconoce los procesos involucrados en el
control de las adquisiciones de un proyecto.
 Identifica los aspectos involucrados en el
proceso de Cierre de un proyecto.
• TRABAJO APLICATIVO 1
(30%)
• TRABAJO APLICATIVO 2
(30%)
• EVALUACIÓN FINAL
(30%)
LOGROS DEL CURSO
GENERACIÓN DE
EXPECTATIVAS
Capacidad 2: Asiste puntualmente a clases.
• ASISTENCIA EN
PLATAFORMA (10%)

SESIÓN 1
TEMARIO
GENERACIÓN DE
EXPECTATIVAS
• Planificar las adquisiciones
SESIÓN 2
• Efectuar las adquisiciones
• Controlar las adquisiciones
• Cerrar las adquisiciones

SESIÓN 1
TEMARIO:
 Planificar las adquisiciones
PRODUCTO ESPERADO:
Primer avance de la Guía de Trabajo
Aplicativo: Matriz hacer-comprar
GENERACIÓN DE
EXPECTATIVAS

SABERES
PREVIOS
¿Qué sabemos sobre el tema?
Compartimos nuestros saberes a partir de los
siguientes temas:
 ¿Cuántos hemos tenido experiencia en la firma
de contratos? ¿qué nos pareció significativo de
esta experiencia?
 ¿Cuántos hemos tenido experiencia previa
gestionando proveedores? ¿qué hemos aprendido
de esta experiencia?

Observamos y dialogamos…
CONFLICTO
COGNITIVO
Ahora…
• Discutimos nuestras apreciaciones.
• Formulamos conclusiones.
• Compartimos nuestros hallazgos.
Observar el siguiente video:
Tesco Homeplus Virtual Subway Store in South Korea

Es gestionar la compra de bienes, servicios o resultados
fuera del equipo de proyecto, a través de una adecuada
selección de proveedores, negociación de condiciones,
control de desempeño y cierre de contrato.
¿Qué es la gestión de adquisiciones?
Producto
Servicio
Resultados
CONSTRUCCIÓN DEL
CONOCIMIENTO

Gestión de Adquisiciones – Procesos(*)
Procesos
de
planificación
Procesos
de
Ejecución
Procesos de
monitoreo y
control
Procesos de
cierre
Planificar las
adquisiciones
Administrar las
adquisiciones
Procesos
de Inicio
Efectuar las
adquisiciones
Cerrar las
adquisiciones
(*) Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos, (Guía del PMBOK®) – Quinta Edición.
Capítulo 3: Procesos de la Dirección de Proyectos. pp. 49. Project Management Institute. Inc. 2013.
CONSTRUCCIÓN DEL
CONOCIMIENTO

Gestión de Adquisiciones
Planificar las adquisiciones
Consiste en documentar las decisiones de compra para el
proyecto.
¿Conviene?
¿Qué?
¿Cuánto?
¿Cómo?
¿Cuándo?
¿Quién?
Preparar los documentos
Necesarios para respaldar
el proceso de solicitar
respuestas de vendedores
calificados
“… No debería haber discrepancias entre lo que pensamos lo que necesitamos y lo que
realmente estamos solicitando”
CONSTRUCCIÓN DEL
CONOCIMIENTO

10
Juicio de Expertos Investigación de Mercado
Ej. Expertos legales,
expertos técnicos
Ej. Capacidad de la industria
cementera en Perú.
Reuniones
Ej. Potenciales oferentes de
Concreto pre mezclado en Lima.
¿Cómo planificamos las adquisiciones?
Herramientas y Técnicas(*)
Capítulo 12: Gestión de las Adquisiciones. pp. 365 a 366. Project Management Institute. Inc. 2013.
CONSTRUCCIÓN DEL
CONOCIMIENTO

Proyecto
Vehiculo
Transporte
Estructura
del Vehiculo
Transmisión
Chasis
Suspensión
Motor
Prueba del
Vehiculo
Plan de pruebas
Pruebas Q A
Pruebas de pistas
Datos del
Proyecto
Manuales prueba
Data diseño
Administración
Gestión del
Proyecto
Plan Proyecto
Control
Calidad
Entregables para comprar
se DEBE
Hacer el
trabajo
se PUEDE
Hacer ó Comprar
el trabajo
se DEBE
Comprar el
trabajo
Lista final
para hacer
Lista final
para COMPRAR
100 %
ALCANCE
•Líder
•Técnico
•Comprador
Análisis de hacer o comprar
CONSTRUCCIÓN DEL
CONOCIMIENTO

• CORE del negocio
• Costos competitivos
• Tiempo de entrega
• Experiencia del vendedor
• Fácil integración
• Capacidad
existente/limitada
• Control directo
• Confidencialidad
• Vendedores no confiables
• Restricciones del proyecto
Análisis de hacer o comprar
La organización tiene
recursos
comprometidos
Los compromisos del
proyectos son
críticos
Las restricciones del
proyecto
Es más conveniente
adquirir o alquilar.
Los costos de compra
son menores aun
incluyendo los costos
relativos al proceso
de adquisiciones
CONSTRUCCIÓN DEL
CONOCIMIENTO

Planificar la Gestión de las Adquisiciones
Tipos de contratos
1.- Contrato Precio Fijo:
• Riesgo de costos sobre el proveedor
• Obligado a terminar el trabajo
• Altos márgenes …. ¿Puede ser?
• Generalmente poca “vigilancia” …. A
menos que hayan pagos progresivos
• ¿Qué pasa si hay cambios en el
alcance?
• Puede ajustarse por cambios
económicos fuera del alcance del
proveedor y comprador
13
CONSTRUCCIÓN DEL
CONOCIMIENTO

2.- Contrato Costos Reembolsables:
• Se requiere una estimación del
costo total (financiamiento)
• Costos directos e indirectos más
honorarios
• Riesgo de costos sobre el
comprador
• Compromiso legal es solamente el
“mejor esfuerzo”
• Bajos márgenes … ¿puede ser?
• Requiere mucha “vigilancia”
14
CONSTRUCCIÓN DEL
CONOCIMIENTO
Tipos de contratos

3.- Tiempo y Materiales (T & M):
• Definición de una tarifa unitaria
• Pago en función del consumo
• Puede ser usado cuando no se tiene
confianza en la estimación del costo ó
duración
• Empleado para servicios de
emergencia, reparaciones,
mantenimiento, etc.
• Necesidad de monitorear
15
Tipos de contratos
CONSTRUCCIÓN DEL
CONOCIMIENTO

TRABAJO APLICATIVO:
Primera sesión: matriz de HACER – COMPRAR:
 INDICACIONES:
• Leer las instrucciones en la ficha del Trabajo Aplicativo.
• Definir los paquetes de trabajo de la EDT y/o actividades macro
del cronograma.
• Definir la estrategia HACER o COMPRAR para cada uno de los
ítems de la estructura anterior.
• Explicar o justificar el razonamiento empleado para la elección
de la estrategia.
• Incluir y justificar el tipo de contrato a utilizar para la actividad
seleccionada (aplicable sólo para los casos en la que la
estrategia sea COMPRAR).
 PRODUCTO:
Matriz HACER-COMPRAR
Plan de Gestión de las Adquisiciones TRANSFERENCIA

PRODUCTO TRABAJO APLICATIVO- Primera parte
Matriz HACER-COMPRAR
EVALUACIÓN DEL
PRODUCTO
N° CRITERIOS DE EVALUACIÓN
PUNTAJE
MÁXIMO
PUNTAJE
OBTENIDO
1
Definición de la matriz HACER- COMPRAR de
acuerdo a las orientaciones presentadas en clase.
6
2
Fundamento del tipo de contrato de acuerdo a lo
a la naturaleza del proyecto integrador.
6
3
Precisión e integración de los elementos del Plan
de Gestión de Adquisiciones
4
4
Sustento del razonamiento de la estrategia
elegida para cada uno de los procesos
4
Puntaje total 20

CONCLUSIONES
Conclusión 1:
Una adecuada evaluación hacer-comprar, es determinante
en la gestión de las adquisiciones .
FORMULACIÓN DE
CONCLUSIONES
Conclusión 2:
El tipo de contrato que celebremos con el proveedor deberá
facilitar la ejecución, control y cierre de las adquisiciones.

SESIÓN 2
TEMARIO:
 Efectuar las adquisiciones
 Controlar las adquisiciones
 Cerrar las adquisiciones
Producto esperado:
Segundo avance:
Criterios de selección de proveedores
GENERACIÓN DE
EXPECTATIVAS

SABERES
PREVIOS
¿Qué sabemos sobre el tema?
Compartimos nuestros saberes a partir de las siguientes
preguntas:
• Bajo el enfoque del PMBOK, ¿qué rol cumple principalmente el
gerente de proyectos? ¿comprador o vendedor? ¿por qué?
• ¿Qué es el Plan de Gestión de las Adquisiciones y cuáles son sus
principales características?
• ¿Cuáles son las principales variables a tomar en cuenta en el
análisis HACER- COMPRAR?

Reflexionamos y dialogamos…
CONFLICTO
COGNITIVO

Gestión de la las Adquisiciones –
Procesos(*)
Procesos
de
planificación
Procesos
de
Ejecución
Procesos de
monitoreo y
control
Procesos de
cierre
Planificar las
adquisiciones
Administrar las
adquisiciones
Procesos
de Inicio
Efectuar las
adquisiciones
Cerrar las
adquisiciones
CONSTRUCCIÓN DEL
CONOCIMIENTO

• Consiste en:
– obtener respuestas de los
vendedores,
– seleccionar un vendedor, y
– adjudicar un contrato.
• Se aplican los criterios de selección
definidos previamente a fin de
seleccionar uno o más vendedores que
estén calificados para efectuar el
trabajo y que sean aceptables como
tales.
Efectuar las adquisiciones
CONSTRUCCIÓN DEL
CONOCIMIENTO

Efectuar las adquisiciones
Consiste en efectuar el plan de adquisiciones para el proyecto
Obtener respuestas, tales como ofertas
y propuestas, de potenciales vendedores,
acerca de la forma en que puede
cumplirse con los requisitos del proyecto
Aplicar criterios de evaluación, según
corresponda, para seleccionar uno o más
vendedores calificados y aceptables como
tales.
CONSTRUCCIÓN DEL
CONOCIMIENTO

¿Cómo se efectúan las adquisiciones?
Conferencia de
oferentes (*)
Tiene la finalidad de asegurar que todos los
proveedores sean tratados con justicia e
imparcialidad, realizando:
• Reuniones antes de la elaboración de la
propuesta con potenciales proveedores
para asegurarse que todos ellos tienen
un mismo y claro entendimiento de la
adquisición
• Intercambiando de preguntas y
respuestas.
CONSTRUCCIÓN DEL
CONOCIMIENTO

Técnicas de evaluación de las propuestas
Juicio de Expertos
Ej. Expertos financieros
expertos técnicos.
Ponderación
Ej. Ponderar mas el cumplimiento de
especificaciones técnicas.
CONSTRUCCIÓN DEL
CONOCIMIENTO

Estimaciones
independientes
Ej. Contratar un perito certificado
Publicidad
Ej. Portal de SEACE, redes sociales
CONSTRUCCIÓN DEL
CONOCIMIENTO

Negociación de adquisiciones
• Lograr un acuerdo justo y razonable
• Desarrollar una buena relación con el proveedor
Recomendaciones:
• Debe ser liderado por una persona o un grupo
multifuncional (sobretodo Adquisiciones de
Mayor Cuantía)
• No es apropiado que sea algún miembro del
equipo de dirección.
• El equipo de dirección solo debería asistir a las
negociaciones para dar el soporte técnico, de
calidad o gestión necesario.
CONSTRUCCIÓN DEL
CONOCIMIENTO

Gestión de la las Adquisiciones
Procesos(*)
Procesos
de
planificación
Procesos
de
Ejecución
Procesos de
monitoreo y
control
Procesos de
cierre
Planificar las
adquisiciones
Controlar las
adquisiciones
Procesos
de Inicio
Efectuar las
adquisiciones
Cerrar las
adquisiciones
CONSTRUCCIÓN DEL
CONOCIMIENTO

Controlar las adquisiciones
Consiste en controlar el desempeño durante el servicio
entregado por el proveedor.
Asegurar que el rendimiento del
vendedor, cumplirá con los requisitos
contractuales y que el comprador actuará
conforme a los términos del contrato
CONSTRUCCIÓN DEL
CONOCIMIENTO

¿Cómo se administran las adquisiciones?
Sistema de
control de
cambios del
contrato
– Procedimientos de modificación del contrato,
los cuales deben figurar en el contrato mismo
– Analizar el impacto del cambio del contrato al
proyecto
– Deben ser formalizados
– Si hay demasiados cambios, es preferible
negociar un nuevo contrato o cambiar de
proveedor
– Cualquier acuerdo verbal o escrito que no
figura en el contrato, no es válido
CONSTRUCCIÓN DEL
CONOCIMIENTO

• Inspecciones y auditorías
– Sobre el proceso de trabajo o
productos entregables
• Sistema de pagos
– Según los términos del contrato
.. OJO con Scope Creep !!!
Corrupción del Alcance.
CONSTRUCCIÓN DEL
CONOCIMIENTO

Revisiones del
desempeño de las
adquisiciones
• Precio Fijo
– Asegurando que todo el trabajo en el
(Enunciado del Trabajo por Adquirir) SOW está
realmente siendo realizado.
– Vigilando los pedidos de cambio sobre-
valorados.
– Verificando un mal entendimiento del alcance.
CONSTRUCCIÓN DEL
CONOCIMIENTO

Revisiones del
desempeño de las
adquisiciones
• Costos reembolsables
– Auditando los costos del vendedor.
– Asegurando que todos los costos son
aplicables y cargables al proyecto.
– Asegurando que el proveedor esta
desempeñándose eficientemente.
– Observando por recursos adicionales que no
agreguen valor
– Observando por cambios del vendedor que no
fueron parte del plan original
• El proveedor debería participar en las
reuniones de status.
CONSTRUCCIÓN DEL
CONOCIMIENTO

Cerrar las adquisiciones
Consiste en cerrar los contratos de cada adquisición,
rescatando las lecciones aprendidas.
Verificar que todo el trabajo y
todos los entregables han sido
aceptados, finalizar reclamaciones
abiertas y archivar información
para uso futuro
CONSTRUCCIÓN DEL
CONOCIMIENTO

Finalización anticipada:
Escenario 1:
• Por una causa o algo predeterminado
– Normalmente debido a que el proveedor
no satisface el requerimiento u obligación
establecido en el contrato.
– Es posible que no se recupere los gastos
incurridos o sea responsable de daños
ocasionados al cliente.
– Acciones menores o triviales no serán
motivo de terminación del contrato.
Adquisiciones
cerradas
CONSTRUCCIÓN DEL
CONOCIMIENTO

Finalización anticipada:
Escenario 2:
• Por conveniencia (derechos de reserva del
cliente)
– Eliminación de la necesidad
– Mejoras tecnológicas, cambios en
presupuesto, entre otros.
– El cliente normalmente cubre los costos y
honorarios incurridos
Reclamos (CLAIMS)
– Negociación de ambas partes (deseable) ,
Mediación/Arbitraje y litigación (el último
recurso)
CONSTRUCCIÓN DEL
CONOCIMIENTO
Adquisiciones
cerradas

Actividades del cierre del contrato:
– Verificación del producto (cumplimiento del
Enunciado del Trabajo por Adquirir - SOW) y
entrega de notificación formal de aceptación
por escrito al vendedor
– Cierre financiero, realizando el pago final al
proveedor
– Informe final del desempeño del contrato
– Archivos del contrato, historia
– Lecciones aprendidas
• Éxitos y fracasos para futuros proyectos
• Consideraciones:
– Cierre del contrato ocurre antes que el cierre
administrativo del proyecto
CONSTRUCCIÓN DEL
CONOCIMIENTO
Adquisiciones
cerradas

Herramientas para Cerrar la
Gestión de las Adquisiciones
Auditorías de la
adquisición
Ej. Auditor Externo
al proyecto
Acuerdos
Negociados
Sistema de gestión de
registros
Ej. Negociación =>
Arbitraje => Tribunal
Ej. Dossier de calidad
CONSTRUCCIÓN DEL
CONOCIMIENTO

CONCLUSIONES
Conclusión 1:
Las mediciones del desempeño deben realizarse de manera
sistémica y con la participación del proveedor .
FORMULACIÓN DE
CONCLUSIONES
Conclusión 2:
Las lecciones aprendidas deben documentarse para uso
futuro en la organización.

TRABAJO APLICATIVO:
Segunda sesión: criterios de selección y evaluación de
proveedores
 INDICACIONES:
• Leer las instrucciones en la ficha del Trabajo Aplicativo.
• Determinar cuáles son los criterios disponibles para la
evaluación de los proveedores.
• Definir los criterios, para la evaluación técnica y para la
evaluación económica, de medición para el plan de gestión de
las adquisiciones.
• Establecer los pesos o porcentajes de cada criterio de medición
dentro del sistema de evaluación de proveedores.
 PRODUCTO:
Criterios de selección y evaluación de proveedores
Plan de Gestión de las Adquisiciones TRANSFERENCIA

PRODUCTO TRABAJO APLICATIVO- Segunda Parte
Evaluación y Selección de Proveedores
EVALUACIÓN DEL
PRODUCTO
N° CRITERIOS DE EVALUACIÓN
PUNTAJE
MÁXIMO
PUNTAJE
OBTENIDO
1
Fundamento de los criterios de selección para la
elección de proveedores .
12
2
Precisión e integración de los elementos del Plan
de Gestión de Adquisiciones.
4
3
Sustento del razonamiento de la estrategia
elegida para cada uno de los procesos.
4
Puntaje total 20

GLO_PPT clase de proceso de adquisiciones

Recomendados

Recomendados

Más contenido relacionado

Similar a GLO_PPT clase de proceso de adquisiciones

Similar a GLO_PPT clase de proceso de adquisiciones (20)

Último

Último (7)

GLO_PPT clase de proceso de adquisiciones