1. PLANEACION DE EVENTOS
Antes que nada, has de preguntarte si lo que quieres organizar es la forma más
rápida, fácil y barata de transmitir al público beneficiario tu mensaje de la
manera más eficiente y personal posible. Actualmente, existen formas mucho
menos complicadas y caras de obtener los mismos resultados, como enviar un
informe o folleto promocional a los interesados, o usar los medios de
comunicación. Está claro que no se refiere a actividades en las que es decisivo
el contacto directo entre participantes por razones profesionales, educacionales
o de networking, a los viajes de incentivos, a las actividades dirigidas a
fomentar el espíritu de equipo (conocidas internacionalmente como team
building), o a los eventos organizados por motivos puramente lúdicos.
Planificación y organización
Si has tomado la decisión de seguir adelante, el siguiente paso será plantearte
si lo vas organizar tú mismo, sea en solitario o como coordinador de un comité
de planificación, o si es mejor contratar una agencia de organización o a un
experto.
Si eliges la segunda opción, puede que el experto en cuestión sea una persona
con los conocimientos prácticos necesarios, quot;prestadaquot; por una entidad ajena,
o cualquiera de las muchas agencias, empresas y profesionales que trabajan
en el sector –organizadores profesionales de congresos, convenciones y/o
exposiciones (OPC), empresas de gestión de destinos (DMC),
organizadores de congresos y reuniones, agencias de incentivos,
agencias de viajes tradicionales, etc.–. Cualquier cosa que elijas, puede ser
satisfactoria siempre que los empleados de la empresa estén familiarizados
con la tarea; de lo contrario tendrás que asumir tú las tareas, lo cual puede
llevarte a una falsa ilusión de economía, por los previsibles fallos en los que
incurrirás.
Lo que has de tener en cuenta cuando contratas a una persona o entidad
ajena, es que no todas las agencias, empresas o profesionales que se
publicitan como tal son miembros de una asociación profesional, como, por
ejemplo, la AEDMC (Asociación Española de Destination Management
Companies), SIMA (Spanish Incentives and Meeting Association), OPC
Andalucía, OPC Spain, o UNAV (Unión Nacional de Agencias de Viajes).
Una forma de abordar este problema es restringir el proceso de selección a
aquellos profesionales o empresas asociados que puedan proporcionarte
cartas de recomendación serias o que te hayan sido recomendados
expresamente. Para evitar sorpresas desagradables, sobre todo cuando
organizas el evento en el extranjero, es aconsejable usar proveedores muy
recomendados, con un historial intachable. Con esta finalidad, los convention
bureaus pueden proporcionarte información útil sobre lugares de celebración y
proveedores.

2. Tanto si confías en tus propios recursos (organización interna) como si
prefieres contratar una agencia o a un experto externo, deberás constituir un
comité. El perfil que buscas es de una persona fiable, responsable y flexible
que esté acostumbrada al trabajo en equipo y autorizada para tomar
decisiones. Por lo tanto, es imprescindible que el coordinador esté implicado en
el proceso de selección, con el derecho de vetar el nombramiento de miembros
improductivos, incompetentes o conflictivos. Además, aunque no se debe dejar
fuera a ninguna persona importante, es aconsejable limitar el número de
integrantes del comité a lo estrictamente necesario.
Una de las primeras decisiones que debe tomar el comité de planificación es si
se va a organizar el evento con recursos propios o ajenos, parcial o totalmente,
sin olvidar que, según Cotterel, se necesitarán con toda probabilidad 250
horas, o aproximadamente seis semanas de trabajo normales, más dos o
tres jornadas de 18 horas justo antes de su celebración, para organizar
una conferencia de dos o tres días de duración para 200 personas.
Si eliges la primera opción, debes identificar a los miembros del equipo
encargado de la organización (desde una sola persona hasta un grupo de
personas, dependiendo del tamaño del evento), incluyendo a los
intermediarios, junto con las diferentes fases del proceso de planificación en las
que estará implicado cada uno de ellos. En caso de elegir la segunda opción,
se suele preparar una petición de presupuesto (en inglés, Request for
Proposal), que debe incluir tanta información como sea posible, como el público
beneficiario, la asistencia prevista, las estadísticas de experiencias anteriores,
de ser posible, etc.