So you want to plan an event, eh? By popular demand, this session was designed to help teach you the tricks of the trade for organizing an impactful and memorable event, no matter the size! The session's facilitators will take you through events big and small, sharing their experiences along the way. By the end of this session, you will have an idea of what to consider when planning fundraising galas, district conferences, international events, and smaller-scale club projects in a way that contributes to the community, stays within budget, and is of course both fun and memorable! The session will provide you with a toolkit of your own that you can take with you to plan fantastic Rotaract events. 

1. Reunión Preconvención de
Rotaract 2019
#Rotaract19
PLANNING ROTARACT
EVENTS
FACILITADORES:
Past RDR KAITLYNN ALMEIDA & Past RDR ELYSE LIN
PRECONVENCIÓN ROTARACT - 31 DE MAYO DE 2019
ES

2. Reunión Preconvención de
Rotaract 2019
#Rotaract19
TRADUCTOR: Martín Zavala (México)
EDITOR: Raquel D'Garay-Juncal (México/Costa Rica)
COORDINADOR DE IDIOMAS: Fortune Obieze Foco (Nigeria)
COORDINADOR DEL
PROYECTO DE TRADUCCIÓN: Clement Chinaza Owuamalam (Nigeria)
PLANEACIÓN DE EVENTOS
ROTARACT

3. Reunión Preconvención de
Rotaract 2019
#Rotaract19
• Bienvenida y presentaciones.
• Experiencias de la audiencia
• Tácticas para planear eventos Rotaract exitosos.
• Compartiendo experiencias
• Periodo de preguntas y discusión
• Tu kit de herramientas
ESQUEMA DE LA SESIÓN

4. Reunión Preconvención de
Rotaract 2019
#Rotaract19
● De qué tipo de clubes Rotaract has sido parte:
¿Comunidad o colegio/universidad?
● ¿Qué tipo de desafíos has encontrado antes, al
planificar eventos de Rotaract?
EXPERIENCIAS DE LA AUDIENCIA
2-3
Personas que
participen

5. Reunión Preconvención de
Rotaract 2019
#Rotaract19
TÁCTICAS PARA PLANEAR
EVENTOS ROTARACT
EXITOSOS

6. Reunión Preconvención de
Rotaract 2019
#Rotaract19
● Realizar una evaluación de necesidades.
● Construir un acta de constitución del proyecto
● ¡Construye tu equipo 'A'!
● Estructura del equipo, roles y responsabilidades.
● Aprovechar las fortalezas e intereses
● Crear un presupuesto
FASE 1: PLANEACIÓN

7. Reunión Preconvención de
Rotaract 2019
#Rotaract19
● Monitoreo del progreso: herramientas útiles de gestión de proyectos
• " Trello " para la supervisión del progreso y la sincronización del
equipo
• " Google Drive " para el almacenamiento y gestión de documentos
● Recursos / Recaudación de fondos / Patrocinio
• Gobierno
• Rotary
• Entidades Corporativas
FASE 2: COORDINACIÓN Y
EJECUCIÓN

8. Reunión Preconvención de
Rotaract 2019
#Rotaract19
• Equipo de comunicación: reuniones y actualizaciones.
• Estrategias para el seguimiento de entregables.
• Cuidado con el ‘efecto silo’
• Desarrollo de Marca/ Mercadeo / Promoción
• Crear una estrategia (por ejemplo, antes y después del
evento)
• Redes sociales, blogs, periodistas.
• Usar consistentemente la marca
FASE 2: COORDINACIÓN Y
EJECUCIÓN

9. Reunión Preconvención de
Rotaract 2019
#Rotaract19
● Encuesta de retroalimentación (por ejemplo, del cliente/comunidad,
voluntarios, etc.)
● ¡Celebra el logro!
● Reunión de equipo para apoyar la mejora.
● Prepara un informe / documento de referencia para apoyar los esfuerzos
de planificación futuros.
FASE 3: EVALUACIÓN POST-EVENTO

10. Reunión Preconvención de
Rotaract 2019
#Rotaract19
COMPARTIENDO
EXPERIENCIAS

11. Reunión Preconvención de
Rotaract 2019
#Rotaract19
UNA EXPERIENCIA PARA “KAITLYNN”
Servicio internacional de “Bottle Drive”
"Ayuda Mutua"
• Participa localmente apoyando una
causa internacional
Sé creativo
• Entiende el comportamiento de tu
comunidad y sus recursos.
Sé estratégico
• Sé proactivo, persistente y persuasivo

12. Reunión Preconvención de
Rotaract 2019
#Rotaract19
UNA EXPERIENCIA
PARA “ELYSE”
Interota (Convención
Internacional de
Rotaract) 2017, Taipéi
• Patrocinio corporativo
• Recursos del gobierno
• Utilizar los servicios
de registro existentes.

13. Reunión Preconvención de
Rotaract 2019
#Rotaract19
• Comparte brevemente una experiencia de planeación de
eventos de Rotaract con un compañero
• ¿Cuál fue la mayor fortaleza del evento?
• ¿Qué cambiarías a futuro para mejorar el éxito del evento?
¡COMPARTE TU EXPERIENCIA
CON UN COMPAÑERO!
5
Minutos

14. Reunión Preconvención de
Rotaract 2019
#Rotaract19
PREGUNTAS Y
DISCUSIÓN

15. Reunión Preconvención de
Rotaract 2019
#Rotaract19
TU KIT DE HERRAMIENTAS

16. Reunión Preconvención de
Rotaract 2019
#Rotaract19
• Identifica quiénes serán los participantes en el evento, piensa qué
esperarían / qué les proporcionaría una experiencia memorable
• Si estás planificando un evento de servicio, visita la comunidad local y
habla con la gente. Identifica:
• ¿Cuáles son las cosas que más se necesitan en la comunidad?
• ¿Existe algún recurso u organización en la comunidad relacionada con el área de
necesidad de la cual Rotary/Rotaract pueda aprovechar y asociarse?
• ¿La iniciativa propuesta se superpone con otras que existen/se están planificando?
• ¿Hay factores importantes que Rotary / Rotaract deben tener en cuenta para
aumentar la probabilidad de éxito del evento de servicio (por ejemplo, barreras,
costumbres culturales)?
• Para referencia: Herramienta de evaluación de la comunidad Rotary
TU KIT DE HERRAMIENTAS
VALORACIÓN DE NECESIDADES

17. Reunión Preconvención de
Rotaract 2019
#Rotaract19
• El acta de constitución del proyecto es la base de tu evento, está en
formato “ DOC ” o “ XLS ”
• Artículos a incluir:
• Nombre del evento
• Propósito y objetivos
• Fecha y hora
• Lugar
• Público objetivo y número estimado de participantes
• Método de inscripción y tarifas
• Programas
TU KIT DE HERRAMIENTAS
ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO PARTE 1

18. Reunión Preconvención de
Rotaract 2019
#Rotaract19
• Artículos a incluir (continuación):
• Logística (Instalaciones, Comida, Transporte…)
• Plan de promoción
• Estructura del equipo, rol y responsabilidades
• Cronograma
• Plan de Presupuesto (Gastos y Patrocinio)
• Organizaciones anfitrionas e información de contacto
*Dependiendo del tipo de evento que se esté organizando, agrega aquellos
elementos que consideres importantes, como por ejemplo, soporte IT,
mercancía
TU KIT DE HERRAMIENTAS
ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO PARTE 2

19. Reunión Preconvención de
Rotaract 2019
#Rotaract19
• Identifica los roles necesarios para formar el equipo y lograr los
objetivos del evento
• Pregúntale a tu equipo sobre sus intereses y habilidades
• Sugiere roles para que estos aprovechen sus fortalezas y ofrece
oportunidades de crecimiento en otras áreas
• Elabora una descripción de las responsabilidades (considera
enviar un resumen por escrito)
TU KIT DE HERRAMIENTAS
CONSTRUYENDO TU EQUIPO 'A'

20. Reunión Preconvención de
Rotaract 2019
#Rotaract19
• Identifica los recursos (por ejemplo, fotógrafo pagado, cubiertos,
decoraciones) necesarios para que tu evento se haga realidad
• Estima el costo de cada artículo a través de una investigación
• Si estimas el costo, considera identificar un "límite superior" (por
ejemplo, aprobar un gasto de hasta $100 en decoraciones para el
evento)
• Dato curioso: si compras artículos reutilizables, ¡ayudas a
reducir el presupuesto para eventos posteriores!
• Asegúrate de que los compradores sepan cómo obtener recibos
detallados de todos los artículos
TU KIT DE HERRAMIENTAS
CREAR UN PRESUPUESTO - PARTE 1

21. Reunión Preconvención de
Rotaract 2019
#Rotaract19
• ¡Hay muchas maneras de hacer esto! Aquí hay una manera:
Proyecto / Nombre de la Iniciativa Item
Presupuesto
($)
Costo ($)
Nombre del
comprador Reembolsado?
TU KIT DE HERRAMIENTAS
CREAR UN PRESUPUESTO - PARTE 2

22. Reunión Preconvención de
Rotaract 2019
#Rotaract19
• Beneficios de usar "TRELLO" para la planeación de eventos:
• Creación y asignación clara de tareas a cada miembro del equipo.
• Fácil para que los líderes del equipo sigan el progreso de cada equipo.
• Vista clara de las asignaciones y fecha de vencimiento para cada tarea.
• Los miembros del equipo pueden sincronizar fácilmente el progreso
• Consejos:
• Junta (Evento / Lista / Funciones / Tarjeta) = Tareas a realizar
• Utiliza la función "LABEL" para etiquetar tareas con prioridades
• Utiliza la función "CHECKLIST" para desglosar las tareas con subtareas
• Utiliza la función "CHECKLIST" para hacer listas de elementos necesarios
para el evento
Descarga
"TRELLO" aquí:
https://trello.com/
TU KIT DE HERRAMIENTAS
“TRELLO”

23. Reunión Preconvención de
Rotaract 2019
#Rotaract19
YOUR TOOLKIT TO GO
TRELLO
Nombre del evento
Reunión y lista
de verificación
Inscripción y
Promoción
Lugar y comida
/ bebidas
Programa
Finanzas y
recaudación de fondos
Plan de
presupuesto
Plan de
recaudación de
fondos
Miembros
del equipo
responsabl
es de la
tarea
Tareas a realizar
Configurar columnas con base en funciones

24. Reunión Preconvención de
Rotaract 2019
#Rotaract19
• Gobierno
• Consulta con los diferentes departamentos gubernamentales para cualquier
tipo de oportunidades.
• Tipos de patrocinio
■ Subvención
■ Regalos (por ejemplo, los departamentos de turismo siempre están felices
de proporcionar regalos)
■ Descuentos en alquiler de locales.
■ Apoyo de transporte (por ejemplo, la policía de tránsito suele despejar las
carreteras para el transporte durante los eventos)
■ Discurso del alcalde en el evento / Comunicado de prensa.
• ¡Solo pregunta! Diles cómo este evento beneficiará a la ciudad y sus
ciudadanos. Solicita cualquier apoyo que puedan proporcionar.
TU KIT DE HERRAMIENTAS
RECURSOS / RECAUDACIÓN DE FONDOS / PATROCINIO – PARTE 1

25. Reunión Preconvención de
Rotaract 2019
#Rotaract19
• Rotary
• Dependiendo de la escala del evento, habla con los líderes Rotarios del
Distrito o con tu Club Rotario Patrocinador sobre las oportunidades de
patrocinio
• Trabaja con los Rotarios para desarrollar la estrategia de recaudación de
fondos, por ejemplo, Interota (Convención Internacional de Rotaract) 2017,
Taipéi incluyó el patrocinio del Club Rotario patrocinador en los premios
anuales del Gobernador del Distrito.
• Tipos de patrocinio
■ Donación
■ Descuentos o regalos de las empresas de Rotarios, por ejemplo, habitación de
hotel, productos, servicios ...
■ Oportunidades de eventos conjuntos
■ Conexiones con el gobierno u otras empresas.
TU KIT DE HERRAMIENTAS
RECURSOS / RECAUDACIÓN DE FONDOS / PATROCINIO – PARTE 2

26. Reunión Preconvención de
Rotaract 2019
#Rotaract19
• Entidades corporativas
• Explica claramente las oportunidades publicitarias durante el evento.
• Crea un plan de patrocinio para que el organismo corporativo elija fácilmente el
plan a seguir, por ejemplo, el Plan A con $ 1,000 incluye la página completa en el
folleto, el Plan B con $ 3,000 incluye el logotipo en el escenario
• Crea ejemplos de diseños para que las empresas puedan visualizar el efecto de
los anunciones
• Verifica con la empresa antes de imprimir los folletos, asegúrate de que la
publicidad esté alineada con sus pautas de identidad visual (¡muy importante!)
• Toma fotografías y envíalas a la empresa patrocinadora.
TU KIT DE HERRAMIENTAS
RECURSOS / RECAUDACIÓN DE FONDOS / PATROCINIO – PARTE 3

27. Reunión Preconvención de
Rotaract 2019
#Rotaract19
• Identifica líneas de tiempo para completar acciones y compártelas con cada
persona involucrada (el ejemplo se encuentra en la imagen de abajo)
• Proporciona recordatorios amistosos y / o seguimiento de los elementos de
acción
• Lleva a cabo controles regulares y amistosos para asegurarte de que los
miembros del equipo reciban el apoyo necesario y para evitar esfuerzos mal
alineados o duplicados.
Líderes del
proyecto
Nombre del proyecto /
iniciativa
Detalles del evento Actualizaciones Fecha tope Trimestre
del año
Estado
TU KIT DE HERRAMIENTAS
COMUNICACIÓN DE EQUIPO

28. Reunión Preconvención de
Rotaract 2019
#Rotaract19
• Crea una estrategia de mercadeo
• Incluye una estrategia promocional previa al evento para atraer el de
los demás.
• Incluye promociones anticipadas / con descuento o fechas de
confirmación si es posible en las promociones previas al evento
• ¡Planifica una hora para las publicaciones posteriores al evento para
mostrar el evento!
■ Dato curioso: ¡Esto también funciona como una herramienta de
referencia útil para tu club a lo largo de los años, para visualizar
rápidamente los eventos que se han llevado a cabo!
TU KIT DE HERRAMIENTAS
BRANDING / MARKETING / PROMOCIÓN - PARTE 1

29. Reunión Preconvención de
Rotaract 2019
#Rotaract19
• Aprovecha las distintas plataformas de redes sociales y adapta las publicaciones
según el medio / audiencia (por ejemplo, Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram,
Snapchat)
• Considera publicaciones de blog en sitio web (por ejemplo, en tu sitio u otro sitio)
como una estrategia de marketing posterior al evento
• ¡Comparte tu evento en Rotary Showcase!
• ¡Invita a los medios a tu evento!
• Utiliza una marca consistente en las publicaciones para este evento específico
• Si su club tiene una plantilla de marca preferida, asegúrate de que se use para
todos los eventos
• ¡Alienta a los miembros expertos en relaciones públicas, diseño gráfico y/o
comunicaciones a participar en el desarrollo de la estrategia de mercadeo y
materiales!
TU KIT DE HERRAMIENTAS
BRANDING / MARKETING / PROMOCIÓN - PARTE 2

30. Reunión Preconvención de
Rotaract 2019
#Rotaract19
• ¡Pida retroalimentación!
• Ponte en contacto con tu público objetivo (p. ej., Clientes / comunidad): ¡son
claves para el éxito de tu evento!
• Comunicate con tus voluntarios, ¡fueron fundamentales para que el evento se
llevara a cabo!
• Si deseas una retroalimentación formal, elabora un breve cuestionario con escalas
de calificación / elección múltiple y una opción de respuesta corta
• Plataformas a considerar: Google Forms, SurveyMonkey, FluidSurveys
• Preguntas a considerar:
• ¿Cómo calificarían el evento, en una escala de 0 a 10?
• ¿Qué funcionó bien?
• ¿Qué les gustaría ver en el futuro?
• ¿El público objetivo tuvo la sensación que el evento se alineaba con sus
expectativas?
TU KIT DE HERRAMIENTAS
ENCUESTA DE RETROALIMENTACIÓN

31. Reunión Preconvención de
Rotaract 2019
#Rotaract19
• Tú y los miembros de tu club dedican mucho tiempo y energía a la planeación,
implementación y evaluación del evento.
• ¡Asegúrate de tomarte el tiempo para celebrar sus contribuciones y lo que
lograron como equipo!
• ¡Esto es importante para reconocer las contribuciones y mantener la
motivación!
• Anima a los socios del club a compartir lo que más disfrutaron y/o su mejor
aprendizaje.
• ¡Esto puede ser aprovechado en un futuro!
TU KIT DE HERRAMIENTAS
¡CELEBRA EL LOGRO!

32. Reunión Preconvención de
Rotaract 2019
#Rotaract19
• Lleva a cabo una reunión posterior al evento con los miembros del equipo para
reflexionar sobre los aspectos exitosos y necesarios para mejorar el evento.
• evisa los datos recopilados de las encuestas tanto de los participantes como de
los miembros del equipo, especialmente sus recomendaciones, ya que estas son
de utilidad en la planeación a futuro.
• Fases para reflexionar: fase de planeación, fase de preparación (antes del
evento), fase de ejecución (el día del evento)
• Evita pasar demasiado tiempo en situaciones aleatorias. Concéntrate en las
mejoras para aquellas que podrían volver a suceder en el futuro.
• Registra la conclusión y el plan de acción discutido durante la reunión posterior al
evento y haz un informe para referencia de eventos futuros.
TU KIT DE HERRAMIENTAS
¡CELEBRA EL LOGRO!

33. Reunión Preconvención de
Rotaract 2019
#Rotaract19
• Revisa el Manual de Rotaract.
• Sección 4: “Servicio Innovador y Sostenible”
TU KIT DE HERRAMIENTAS
MANUAL DE ROTARACT

34. Reunión Preconvención de
Rotaract 2019
#Rotaract19
¡No olvides calificar esta
sesión en la aplicación
móvil "Rotary Events"!