Este documento ofrece una guía sobre la planificación y gestión de eventos. Explica los objetivos, público objetivo, organizadores, logística, presupuesto, patrocinios, promoción, desarrollo y evaluación de eventos. Proporciona consejos prácticos sobre cada etapa del proceso de organización de eventos.

1. Gestión de Recursos y Planeación
Metodológica
Diego Maury

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6. Objetivos del Taller
● Objetivos Financieros y de Impacto
● Metodología CANVAS para Eventos
● Medición de parámetros
● Gestión de recursos y patrocinios
● Promoción para tus eventos
● Logística
● Clausura del evento

7. ¿Comunidades autosustentables?
● ¿Qué es una comunidad?
● ¿Cómo mantienen a sus comunidades?
● Comunidad = Empresa
○ Empresa = Sociedad
○ Empresa es una sociedad que le sirve a la sociedad.

8. ¿Para qué realizar eventos con tu
comunidad?
● Presencia de marca.
● Impacto en personas = Haces crecer tu comunidad
● Impacto económico.
● Transmites conocimiento.

9. ¿Cómo lo hago?

11. Objetivos del Evento
● ¿Qué quieres lograr con tu evento?
● ¿Por qué estás haciendo este evento?
● ¿Tienes una meta económica o de impacto?
● Al final del evento, ¿qué resultados quieres ver?
● ¿Qué quieres transmitir con este evento?

12. Público Objetivo
● ¿Quiénes irán a tu evento?
● ¿A quién le vas a vender el boleto?
● Se lo más especifico posible.

13. Características a considerar
● Edad
● Genero
● Poder adquisitivo
● Nivel educativo
● Intereses culturales / educativos

14. Organizadores del Evento
● ¿Quiénes están organizando el evento?
● ¿Quién es el comité organizador?
● ¿Quién toma la última decisión?
● ¿Qué rol lleva cada uno?

15. Puestos a Considerar
● Coordinador general
● Tesorero
● Coordinador de Contenidos
● Coordinador de Patrocinios
● Coordinador de Promoción
● Coordinador de Logística
● Vocales / Auxiliares

16. Fecha, Lugar y Duración
● ¿Dónde será?
● ¿Cuándo será?
● ¿Cuánto durará?
● ¿El lugar es apto para llevarlo a cabo?
● ¿Cómo será segmentado el horario?

19. Tipo de Evento
● ¿Qué formato llevará tu evento?
● ¿De qué tamaño te gustaría que fuera?
● ¿Es hibrido?
● ¿Cumple tus expectativas?

20. Clasificación por Ejecución
● Eventos Deportivos
○ Maratones
○ Torneos deportivos
○ Triatlones
● Congresos
○ Congresos
○ Seminarios
○ Charlas
○ Jornadas
○ Convenciones
● Cursos
○ Clases
○ Talleres
○ Cursos
● Festivales
○ Cine
○ Música
○ Arte
○ Gastronómicos
● Shows y performance
○ Concierto
○ Stand Up
○ Teatro
● Eventos Sociales
○ Música electrónica
○ Pedas
○ Bailes
○ Bodas/XVs

21. Aliados Clave
● ¿Qué institución te esta apoyando?
● ¿Con quiénes cuentas para solicitar ayuda?
● ¿Quiénes te van a ayudar a llenar el evento?
● Recuerda separar bien los aliados de los organizadores

22. Canales de Difusión
● ¿Cómo va a descubrir la gente tu evento?
● ¿Cómo se van a vender las entradas?
● ¿Cómo vas a dar con tu público objetivo?

23. Ahí te van algunas opciones de difusión…
1. Tuitear
2. RT una frase
3. Hacer encuestas
4. Enviar DM
5. Hashtags
6. Listas
7. @Mencionar personas
8. Publicar en tu muro
9. Comentar en los posts
10. Crear o unirse a un grupo
11. Crear evento en Facebook
12. Actualizar perfil en LinkedIn
13. Postear en grupos de LinkedIn
14. Mensajes de LinkedIn
15. Pinterest
16. Instagram
17. Instagram Stories
18. Slideshare
19. YouTube
20.Medium
21. Tumblr
22. Periscope
23. Snapchat
24.Blogs
25. Meetup.com
26.Newsletter
27.Influencers
28.Infografías
29.Webinars
30.Forums
31. Eventbrite
32. Prensa
33. Flyers en sitios web
34.Email
35. Llamadas telefónicas
36.SMS
37.Whatsapp
38.Ruedas de prensa
39.Media partners
40.Miembros del equipo
41. Familia y amigos
42.Proveedores
43.Patrocinadores
44.Asistir a eventos
45.Networking
46.Posters y flyers impresos
47.Marketing de boca en boca
48.Añadir tu firma a los mails
49.Pop-up en tu web
50.Banner en tu sitio web
51. Optimizar el contenido(SEO)
52. Google Adwords
53. Universidad
54.Issu.com

24. Contesta las 5 W’s:
● What / Qué: En este punto hablamos de la denominación del evento, el
nombre y sus contenidos
● Who / Quién: quién organiza, quiénes son los invitados especiales, oradores,
moderadores, coordinadores, etc.
● Where / Dónde: La sede de la reunión, capacidad, servicios e infraestructura
● When / Cuándo: la fecha y duración del evento
● Why / Por qué: la temática y los objetivos que motivan la reunión
A esto podemos sumarle una sexta pregunta:
● How / Cómo será el desarrollo, el programa, los
recursos, patrocinios y auspicios.

25. Estructura de Costos
● ¿Cuánto va a costar TODO el evento?
● ¿Qué es lo más caro?
● ¿Qué puede ser prescindible?
● Si no tuvieras patrocinios, ¿Cuánto costaría todo el evento?

26. Algunas cosas a Considerar
● Lugar
○ Alquiler
○ Equipos
○ Mobiliario
○ Decoración
○ Señalización
● Comida
○ Comida
○ Bebidas
● Publicidad
○ Diseño
○ Redacción
○ Publicidad impresa
○ Publicidad online
○ Página web
● Programa
○ Ponentes
○ Asistentes
○ Presentadores
○ Viaje de ponentes
○ Hotel de ponentes
● Materiales
○ Wifi
○ Programa impreso
○ Reconocimientos
○ Souvenirs
● Otros
○ Transporte
○ Seguridad
○ DJ

27. Fuente de Ingresos
● ¿De dónde va a salir el dinero para pagar todo esto?

28. Hay 3 fuentes de ingresos principales
● Venta de entradas
○ La gente le da valor cuando paga por algo.
● Patrocinios
○ Es un negocio, recuérdalo.
● Intercambios (patrocinios en especie)
○ No todo es efectivo.
● Si están subsidiando los eventos de su propio dinero, la comunidad
no es autosustentable.

29. Patrocinios

30. Encuentra a tu patrocinador
1. Define el Valor de tu evento.
2. Identifica el objetivo del patrocinador.
3. Haz una lista de posibles patrocinadores.
4. Identifica a los responsables de la toma de decisiones.
5. Comienza abriendo un diálogo (networking o PR) EL NO YA LO TIENES.
6. Haz la propuesta.
7. Negóciala.
8. Confírmala por escrito.

31. ¿Cómo vender tu evento?
● Descríbelo: Desde las 5 W’s hasta lo más complejo. Estás vendiendo
un objetivo.
● Define el poder adquisitivo: ¿Cuánto puede vender?
● Influencia: ¿Los participantes tienen peso?
● Exposición: ¿Qué tanto va a sonar tu evento?

32. Consejo
Ten en cuenta que siempre la participación
del patrocinador dependerá de lo que tu,
como organizador, le propongas. Siempre se
debe tener en claro lo que aportará cada uno.

33. ¿Cómo pueden participar los patrocinadores?
● Con un stand en el salón del Evento
● Organizando una actividad especial
● Colocando su logo en la pagina web
● Colaborando con material impreso
● Volviendo temático un espacio del evento
● Colocando mobiliario. Algo de mayor dimensión a un stand
● Haciendo intervenciones
● Obsequiando presentes

34. Divídelos por categorías
0
5
10
15
20
25
Bronce Plata Oro Diamante
Bronce
Plata
Oro
Diamante

35. Logotipo de la organización
A quien va dirigida la carta. Nombre
completo, puesto en la empresa. Nombre
de la Empresa
Comienza con
un saludo.
Especifica
detalles de
fecha y sedes
del evento.
En un párrafo
máximo da una
explicación
sobre el impacto
que tendrá tu
evento

36. Especifica que
es lo que
ofreces al
patrocinador
como
intercambio.
Breve
despedida.
Firma y nombre
del solicitante
Firma del solicitando. Representante de la
organziación.

37. ¿Quiénes son los patrocinadores?

38. ¿Qué buscan?
● Recuerda que un patrocinio es una inversión para ellos
○ Venta de su producto: Retribución económica
○ Marketing: Posicionamiento (Conectar con el público)
○ Influencia
● Tu patrocinador es tu socio. Ellos también quieren que tu evento sea
un éxito.

39. Intercambios
● Muchas veces un patrocinador puede surtirte un patrocinio en
especie más que en efectivo.
● Esto es un gran apoyo para reducir costos, por lo tanto incrementar
tu margen de ganancia.
● Evalúa cuales son los patrocinadores que te apoyarían mejor como
intercambios.
● Evalúa que el intercambio coincida con un paquete de patrocinio
.

40. ¿Qué puedes intercambiar?
● Souvenirs
● Coffee Break
● Noches de hotel
● Vuelos
● Comidas de expositores
● Papelería
● Renta de equipo

41. Logística

42. Valorar la situación – 2 semanas antes del evento
● ¿Van bien las ventas?
● ¿Están cubiertos el 90% de los detalles?
● ¿Se esta consolidando?
● ¿Los patrocinadores están confirmados POR ESCRITO?
● ¿Es necesario todo lo que quieres para tu evento?
● ¡Relájate!

43. SIEMPRE TEN
UN PLAN B.

44. “Puedes planear cada detalle del evento, cada
segundo de conferencias y cada movimiento del
staff, pero al final lo que hará de tu evento un
éxito es como reaccionas ante lo imprevisto.
- Diego Maury

45. It’s showtime!

46. ¿Qué hacer el día del evento?
1. Llega temprano. Es mejor que te sobre tiempo a que te falte.
2. Prepara el registro. A las personas les gusta que las reciban.
3. Revisa el sonido, proyector e Internet.
4. Recuérdale a los oradores sus horarios y tiempos.
5. Asigna una “sombra” a los oradores.
6. Tengan una reunión todo el equipo para despejar dudas.
7. Asegúrate de colocar todas las imágenes de los patrocinadores.
8. No descuiden redes sociales. Las personas hablan.
9. Inicie lo más puntual posible.
10. Invita a las persona a integrarse.

47. Cronograma Sugerido para Ponencia Simple
1. Registro
2. Bienvenida al evento y Rompehielo.
3. Explicación de la agenda y agradecimiento a patrocinadores.
4. Introducción del ponente.
5. Ponencia.
6. Entrega de reconocimiento al ponente.
7. Agradecimiento a asistentes y a patrocinadores.
8. Networking

48. El recuento de los
daños

49. ¿Cuáles son los indicadores de éxito?
1. Ingresos vs. Egresos.
2. Venta de Entradas.
3. Redes Sociales.
4. Asistentes vs. Registrados.
5. ¿Cuánto se vendió durante el evento?
6. Participación de los asistentes.

50. ¿Qué hacer acabando el evento?
● Haz las cuentas del evento (URGENTE)
● Agradece a speakers, participantes y patrocinadores.
● Actualiza redes sociales.
● Haz un reporte de asistencia.
● Envía una encuesta a los participantes para evaluar tu evento.
● Mide el resultado de tus patrocinadores.
● Haz una reunión con tu equipo para dar retroalimentación entre todos y
presentar resultados.

51. Los 10 consejos de Diego.
1. Crea un equipo de confianza. Que sean una comunidad no los hace
a todos aptos para hacerlo.
2. Lleva una libreta o agenda siempre contigo.
3. Nunca subestimes la puntualidad.
4. Todo tiene solución y si no la tiene, ni te preocupes.
5. Agradece siempre a tu equipo, sin ellos no eres nada.
6. Ten todos los convenios de patrocinados firmados y por escrito.
7. Se honesto al dar la retro y no te enojes cuando la recibas.
8. Siempre has un rompehielo, público integrado es público feliz.
9. Aprende siempre de tus errores, nada sale a la primera.
10. Si no amas lo que haces, no lo hagas.

52. ¡Gracias!
Ahora salgan al mundo a equivocarse. Pero salgan y haganlo.

53. Mañana 3 de abril

55. Síguenos
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● El ganador será anunciado el 7 de abril.