Soluciones de mejora para el día a día de la Administración Pública. Facilitar el uso de las nuevas tecnologías y la optimización de recursos de gestión en la Administración para mejorar los procesos diarios en las tramitaciones tradicionales y diarias. Jornadas de Custodia, Archivo y Gestión de documentos realizadas el 16 de junio de 2011 en el CSIC (Madrid) y organizadas por la Asociación de Antiguos Alumnos del Instituto Nacional de Administración Pública.

1. Hola ☺
AEINAPE nos ha invitado
para contaros cómo
hacemos más felices a
todas las personas que
trabajan con archivos en
la Administración.
HEMOS DICHO QUE SI

2. http://youtu.be/OECPPKbr3vg

3. Caso de éxito
O cómo la OTT de la Universidad
Politécnica resolvió su problema
de justificación de gastos en
proyectos de investigación.
La Oficina de Transferencia Tecnológica tiene como misión
fundamental dar apoyo en la tramitación, gestión
económica y justificación de todos aquellos convenios y
contratos emanados del estamento docente e
investigador pertenecientes a los Centros y
Departamentos de la Universidad Politécnica de Madrid.
La administración económica de todos los proyectos de
investigación donde se gestiona el alta del convenio o
contrato, la gestión de la justificación de los gastos
(tarjetas, viajes, nóminas, suplidos) y el pago de los
mismos, genera un gran volumen de datos y documentos
que es necesario manejar de una forma rápida y eficiente,
para lo que NORMADAT ha implementado una solución de
digitalización y custodia física de documentos aportando a
la OTT una solución óptima que garantiza un acceso
inmediato a todos los documentos tanto para la gestión
diaria como para la justificación de los gastos ante la
Cámara de Cuentas.

4. El problema inicial
Imposible recuperación del volumen de documentos en
el tiempo establecido
Dedicación de personal cualificado a tareas de menor
valor
Elevado nº de horas dedicado a la gestión de archivo
La OTT no cuenta con espacio suficiente para la custodia de
sus documentos
Instalaciones mejorables
Acceso libre a información sensible

5. Solución Normadat
RECOGIDA DE DOCUMENTACIÓN COTEJO E INVENTARIO DE LA DOCUMENTACIÓN RECOGIDA
TRASLADO DE LA DOCUMENTACIÓN A
NORMADAT EN VEHÍCULOS PROPIOS
DEVOLUCIÓN
CUSTODIA EN
INTRODUCCIÓN EN EL
NORMADAT PROGRANA DE GESTIÓN DE
LAS CAJAS RECOGIDAS
DESTRUCCIÓN
EXPLOTACIÓN ENVIO DATOS GESTIÓN
WEB CLIENTE INCIDENCIAS TRASLADO DE LAS CAJAS AL
ÁREA DE DIGITALIZACIÓN
VALIDACIÓN GRABACIÓN DIGITALIZACIÓN
PREPARACIÓN PARA
DIGITALIZACIÓN

6. Mejoras conseguidas
Búsqueda inmediata de justificantes de gastos
Mejora de tiempos de respuesta
Conservación de la documentación en instalaciones
adecuadas
Capital humano especializado en sus áreas
Optimización del tiempo dedicado a las tareas
propias de la OTT
Garantía de la trazabilidad del documento

7. Otros casos de éxito
El Ayuntamiento de Tres Cantos puso en marcha en el 2010 un
completo proyecto de mejora de su archivo en todos sus
frentes: desde las instalaciones de depósito y custodia hasta la
digitalización de los documentos pasando por una descripción
de las unidades de instalación y la implantación de una
aplicación específica para la custodia y gestión interna de sus
documentos
Instalación y montaje de armarios móviles.
Traslado de documentación con medidas de seguridad y
trazabilidad.
Preparación, digitalización, indexación y almacenamiento
digital de documentos.
Control de calidad, volcado de imágenes y datos a soporte
digital.
Base de Datos con trazabilidad de documentos.
Inventario, etiquetado y ubicación de las cajas en los
armarios compactos.

8. Otros casos de éxito
Organización archivística de una agrupación documental
perteneciente a la Consejería de Familia y Asuntos Sociales.
Preparación de la agrupación documental con
reconocimiento de las series documentales, los años y, en su
caso, anotación de posibles incidencias.
Operación de retirada de elementos perjudiciales para la
conservación de los documentos (gomas, clips, grapas, cuerdas,
etc.). Aislamiento de aquellos documentos que eventualmente
puedan encontrarse un mal estado de conservación.
Montaje y signaturización de las unidades de instalación que
han de conservar los documentos.
Asignación de documentos por cada unidad de instalación y
establecimiento de las signaturas.
Descripción de los documentos mediante creación de
registros en la base de datos.
Colocación de las unidades de instalación completadas, en
las estanterías del Archivo Regional.
Control de calidad del servicio realizado
Redacción de informes.

9. Otros casos de éxito
Normadat es la empresa adjudicataria encargada por la
Delegación Especial de Madrid de la Agencia Tributaria para
la gestión de las declaraciones.
Más de 3,5 millones de declaraciones.
71.000 lotes indexados para su posterior recuperación.
Traslado y colocación en instalaciones de la Agencia
Tributaria.
Gestión de solicitudes y devoluciones.
Entrega de solicitudes en las dependencias centrales de la
AEAT.

10. Otros casos de éxito
Custodia y gestión de proyectos de colaboración y subvenciones
para la Agencia Española de Cooperación Internacional.
Preparación, recogida y traslado de la documentación.
Inventario a nivel de expediente.
Gestión activa de consultas de documentos justificativos.
Custodia de expedientes.
Se ha desarrollado un proyecto piloto para la digitalización
de las cuentas justificativas para una gestión más rápida y
eficiente de las mismas.

11. Otros casos de éxito
Desde el año 2003 Normadat gestiona íntegramente el archivo
del Área de Gobierno de Urbanismo y Vivienda del
Ayuntamiento de Madrid, primero dentro de una UTE
constituida junto a una consultora, desde el 2007 en solitario.
Dentro de la totalidad el proyecto las actividades
fundamentales han sido:
Digitalización e indexación de más de 700.000 expedientes
correspondientes a licencias de obra mayor, planeamiento
urbanístico.
Custodia de más de 24 millones de documentos.
Gestión diaria de todas las solicitudes de la Gerencia de
Urbanismo, con picos que superan las 200 consultas al día.

12. MUCHAS GRACIAS
Nuestra web: http://www.normadat.es
José Galván Sayago jose.galvan@normadat.es
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