Expert SCAN

DATADEC Tél: 902 48 10 48 comercial@datadec.es www.datadec.es / www.ddol.es

¿Qué es la Digitalización Certificada?
Premisas


¿QUÉ ES LA DIGITALIZACIÓN CERTIFICADA?
PREMISAS

¿Qué es la Digitalización Certificada?
La digitalización certificada es un proceso que permite la conversión de documentos
en papel a formato electrónico siguiendo la normativa dictada por la Agencia Estatal
de Administración Tributaria dictada en la Orden Ministerial Orden Ministerial
EHA/962/2007.

Ahorro de costes de manipulado y almacenamiento,

Aumento de la capacidad de acceso a la información

Reducción de errores en el tratamiento de la información

Aumento de la productividad al facilitar el procesamiento de la información

Beneficios ecológicos


PREMISAS

Requisitos de los documentos digitalizados
Para poder destruir las facturas en papel y que sean válidas en su formato digital deben de cumplirse una serie de requisitos:

 La imagen digitalizada debe de ser un reflejo del original y permitir la legibilidad completa de toda la factura

 El proceso debe de ser automático, sin interrupción y sin intervención del operador del sistema

 El fichero con la imagen debe de contener una serie de datos exigidos por la AEAT (nº de registro, fecha y
número de factura, proveedor, base imponible, tipo impositivo y cuota de I.V.A.)

 El formato del fichero se debe de ajustar a los estándares aceptados por la AEAT

 La imagen generada debe de ser independiente de los dispositivos de reproducción y contener su propia
información, es decir, todos los recursos y los datos para poder reproducir el documento se encuentran en
el fichero

 El fichero que contiene la imagen y los datos debe de estar firmado por firma electrónica

 Se debe garantizar la conservación de las imágenes. Debe de existir una base de datos y un sistema de
consulta que permita el acceso al documento

 Debe de garantizarse la integridad de los datos y la imágenes de los diferentes ejercicios

 El acceso a los datos debe de ser completo y sin demora. Es necesario que se pueda acceder tanto a los
datos de la firma como al sellado de tiempo, a los datos del software y garantizar la posibilidad de obtener
una copia en papel o una descarga del documento


PREMISAS

Elementos requeridos en el proceso de digitalización certificada

1. Un escáner con un nivel de resolución 2. Un software homologado por al 3. Una base de datos que de
mínimo de 200 ppp (frecuentemente AEAT para realizar el proceso soporte de almacenamiento y
compatible con TWAIN consulta


¿Qué es Expert SCAN®?
Presentación


®
EXPERT SCAN
PRESENTACIÓN

®
expertSCAN es la herramienta desarrollada por DATADEC que le permitirá
la conversión de documentos en papel a formato electrónico, permitiendo
prescindir de los documentos originales en papel y hacer una destrucción
confidencial de los documentos.

Con certificación nº F8FE0935B3B24304 de la Agencia Estatal de
®
Administración Tributaria (AEAT), expertSCAN cumple con la normativa
referente a la homologación de aplicaciones de digitalización certificada
contemplada en la Orden EHA 962/2007.


¿Cómo funciona Expert SCAN®?
Funcionalidades


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o ®
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¿CÓMO FUNCIONA EXPERT SCAN ?
e
o PROCESO DE DIGITALIZACIÓN CERTIFICADA
s
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a
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Proceso de digitalización con Expert SCAN®
a
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a
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a
1. Las facturas recibidas son digitalizadas por un escáner y se convierten a imágenes sin perder resolución
o
d
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p
r 2. EXPERT SCAN® certifica la imagen mediante una firma electrónica.
o
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E
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P
X
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3. EXPERT SCAN® realiza la extracción de datos mediante tecnología OCR y utilizando diferentes técnicas (Código de Barras y Web Services).
P
R
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S
C 4. Las facturas se conservan en un repositorio local
S
A
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N
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en formato electrónico con plena validez fiscal y si
®
N
®
e
lo desea pueden ser replicadas y custodiadas en
s
e nuestro plataforma Web para su explotación
s
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posterior con amplias funcionalidades
s
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u
g
i 5. Al finalizar este proceso, las facturas pueden
u
e
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e
proceder a ser destruidas.
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:
e
: 6. Al cierre de cada periodo de liquidación, procederá
a la firma de la base de datos.


®
DIGITALIZACIÓN

Digitalización

 Mediante tecnología Twain se accede al
escáner o equipo multifunción para
digitalizar la factura


®
CAPTURA DE DATOS

Captura de datos
• La recogida de datos se realiza de forma manual, con
adquisición automática u OCR.

• En el modo de trabajo manual el usuario asigna los valores
de cada uno de los campos de la factura.

• En el modo de trabajo con adquisición, la aplicación, con la
ayuda de plantillas, obtiene los valores realizando un OCR.

• En el modo automático o con integración, la aplicación
localiza un código de barras en la factura digitalizada y Datos
mediante un servicio Web se accede a Expert ERP® para
obtener todos los datos. También existe la posibilidad de leer
de fichero la información de la factura para evitar tener que
introducir los datos a mano.


®
PLANTILLAS

Plantillas de digitalización
• Se pueden definir plantillas con nombre. Las facturas vienen
con diferentes formatos de maquetación y no siempre los
campos se encuentran en el mismo sitio.

• Se ha desarrollado una interfaz cómoda para el
mantenimiento de plantillas. Áreas de texto dimensionables
asociadas a cada uno de los campos relevantes de la
factura.

• Al digitalizar una factura en modo automático se selecciona
una plantilla y la aplicación rellena los valores después de
realizar OCR. Los campos que no se hayan podido leer los
puede completar el usuario de forma manual.


®
CIERRE DE PERIODOS DE LIQUIDACIÓN

Cierre de periodos de liquidación
• Existe una utilidad para cerrar cada periodo impositivo.

• Se deben haber digitalizado todas las facturas del periodo
que vayamos a cerrar.

• Se firma electrónicamente la cuenta de explotación
almacenada en la base de datos local de la aplicación.

• Opcionalmente pueden sincronizarse con Datadec Online
todas las facturas digitalizadas y firmadas para poder hacer
custodia y consultar también desde la aplicación Web.


Integración con EXPERT BPM®
Ejemplo de proceso de aprobación de facturas de proveedor


INTEGRACIÓN CON EXPERT BPM®
¿QUÉ ES EXPERT BPM®?

¿Qué es Expert BPM®?
Es una herramienta gestión de procesos basada en estrategias de workflow y
gestión documental y 100% Web, que le permitirá adjuntar las facturas digitalizadas
a formularios electrónicos asociados a procesos definidos por su organización.

Si así lo requiere, podemos ofrecerle el pre-modelado del proceso de validación de
facturas, para que vd. pueda aplicarlo desde el primer momento.

A partir del pre-modelado de este proceso, podrá definir excepciones o nuevas
tareas (por ejemplo, que dependiendo del importe de la factura la aceptación o
rechazo pase por el Director Financiero, o que las facturas de cierta clasificación de
proveedor pase por la Dirección General). El servicio de adaptación del pre-
modelado de validación de facturas es gratuito.

Dada la potencia de la herramienta, si desea desarrollar nuevos workflows para
aplicarlos a otras áreas de su negocio, podrá contratar la licencia de usuario
administrador para modelizar cualquier proceso de su organización.

Puede consultar funcionalidades avanzadas en www.erp-expert-bpm.es para
implementar cualquier otro proceso que mejore la eficiencia de su empresa.


EJEMPLO DE PROCESO DE APROBACIÓN DE FACTURAS DE PROVEEDOR

Esquema del proceso de aprobación de facturas de proveedor
FASE I: DIGITALIZACIÓN FASE II: CIRCUITO APROBACIÓN
Proveedor 1

1. Escaneado de Documentos
Proveedor 2
Batería de 1. Creación AUTOMÁTICA de
Escáneres Workflow de aprobación
FACTURAS
PAPEL

2. Localización y Extracción de Datos
Proveedor N

2. Ejecución del circuito de aprobación

3. Validación de Datos (vs ERP del cliente)
XLM Imagen

3. Paso a ERP del cliente para
la contabilización
4. Certificación de Documentos

DATOS

CONSULTA DE FACTURAS Internet SERVIDOR DE
BASE DE
Usuario Usuario Usuario DATOS
Financiero Aprobador Final DOCUMENTAL
LAN Interna


EJEMPLO DE PROCESO DE APROBACIÓN DE FACTURAS DE PROVEEDOR

Modelo de proceso de
aprobación de facturas de
proveedor con Expert BPM®


Servicio de custodia de documentos
EXPERT CUSTODIA®: Custodia en data center de alta disponibilidad


SERVICIO DE CUSTODIA DE DOCUMENTOS
:®
EXPERT CUSTODIA PRESENTACIÓN

CARACTERÍSTICAS EXPERT CUSTODIA®

Expert CUSTODIA® es el complemento a nuestra solución Expert SCAN ®,  Ejecución vía Web
que le ofrece un servicio online de archivo electrónico ofrecido desde nuestro
DATACENTER de alta disponibilidad (www.ddol.es).  Control facturas emitidas y recibidas

 Multiempresa
Las funciones avanzadas de Expert Custodia le permitirán ofrecer el servicio
de consultas de facturas a sus clientes y una mejor gestión administrativa de  Mantenimiento de Clientes y Proveedores
facturas de proveedores utilizando simplemente un navegador de Internet.
 Firma individual de facturas emitidas
Gracias al Data Center de Alta Disponibilidad de DATADEC ONLINE, se
 Envío por mail de facturas como enlace o como adjunto.
ofrece la posibilidad de que el documento electrónico quede custodiado en un
entorno informático seguro, flexible y de fácil acceso. Puede consultarse en  Seguimiento de facturas (leídas, aceptadas, rechazadas,..)
su formato original e imprimirse siempre que se desee.
 Potente buscador de facturas

 Repositorio online para verificación de facturas impresas

 Posibilidad de acceso al cliente únicamente a sus facturas

 Cifrado de Facturas

 Envío por fax


SERVICIO : DE CUSTODIA DE DOCUMENTOS
®
EXPERT CUSTODIA CUSTODIA DE FACTURAS DE PROVEEDORES

Custodia de Facturas de Proveedores

 Expert CUSTODIA® facilitará el archivo
documental de todas las facturas
digitalizadas a través de Expert SCAN® o
facturas recibidas en formato Facturae de
Proveedores

 Gracias a la custodia, proporcione un
repositorio único de facturas de proveedores
para que el departamento interno de
Compras de su organización, que podrá
estar centralizado o distribuido
geográficamente en varios centros de
trabajo, puedan acceder a las facturas a
cualquier hora y desde cualquier lugar


GRUPO DATADEC
Tél: 902 48 10 48 Fax: 902 945 335
comercial@datadec.es

www.datadec.es www.ddol.es

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