Este documento describe los problemas actuales en el manejo de la información y los procesos en el Hotel Balcones de Villa Fernanda, como la falta de control de ventas y registros manuales. Propone diseñar e implementar un sistema de información que permita registrar huéspedes, reservas, ventas de restaurante y bar, y permita al dueño consultar la información de manera remota sin viajar. El sistema mejoraría la organización, control y acceso a la información del hotel.

1. DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL HOTEL BALCONES DE VILLA FERNANDA KELLY MARITZA BOCANEGRA DIAZ KAROL VIVIANA RODRIGUEZ MORENO

2. INTRODUCCIÓN El manejo de la información en un establecimiento hotelero, es de suma importancia, ya que gracias a esta información se puede establecer la productividad y funcionamiento de este negocio. Teniendo en cuenta, que un hotel es un establecimiento de gran afluencia de usuarios, donde la recolección y manejo de información es de gran volumen, se requiere un alto nivel de organización. Si se identifica que el manejo de la información, en un establecimiento hotelero, es realizado sin ninguna restricción y orden, el resultado de esto es la alteración y manipulación de la información recolectada, afectando la funcionalidad en cuanto agilidad en sus procesos de registro, consulta e imagen comercial ante los usuarios directos del hotel.

3. OBJETIVOS OBJETIVO GENERAL Diseñar e implementar un sistema de información para la administración del HOTEL BALCONES DE VILLA FERNANDA OBJETIVOS ESPECIFICOS Recolectar la información necesaria para definir la problemática en dicho hotel. Analizar la información y diagnosticar las soluciones posibles a la problemáticas presentes. Definir la solución para diseñarla y desarrollarla. Diseñar la solución definida, contando principalmente con los requerimientos del usuario.

4. SITUACION A MEJORAR El administrador le pregunta al huésped el tipo de habitación que desea tomar, después de que el usuario allá manifestado el tipo de habitación, el administrador revisa en los registros de los usuarios hospedados en el hotel, para definir que tipo de habitaciones se encuentran disponibles, Las habitaciones son clasificadas en matrimoniales y familiares. el administrador procede a registrar al huésped en un formato fotocopiado y etiquetado manualmente con un numero continuo . En dicho formato denominado REGISTRO HOTELERO, se encuentra el numero de habitación, la fecha de ingreso, el numero de adultos y de niños, el nombre y apellido del huésped, con su numero de identificación, la dirección, ciudad, teléfono de donde reside, y el numero de celular, además la información del vehículo si lo posee, color, placa y servicio, lleva la firma del huésped y la firma del administrador de turno. Allí también se incluye el numero de días de hospedaje y el valor del servicio. Si el huésped fue llevado al hotel por un guía turístico, en este formato lleva la firma del él y valor pagado por su referido, se tiene en cuenta que no hay guías establecidos por el hotel sino que puede ser cualquier persona externa al establecimiento que se dedique a este oficio. El huésped inmediatamente cancela el total de su estadía según los días estipulados en el formato, se tiene en cuenta que la tarifa del hospedaje no esta definida, por consiguiente el administrador negocia el valor del hospedaje. El administrador entrega al huésped si este lo solicita, un recibo diligenciado manualmente donde consta su hospedaje en el hotel. El encargado de este proceso y del manejo de la información general del hotel es un administrador asignado por el dueño del establecimiento, quien tiene plena disposición y manejo de esta información sin ninguna restricción.

5. SITUACION A MEJORAR Para que un cliente (huésped o persona externa) pueda tomar un servicio en el restaurante o bar, solicita cualquier producto, el encargado del restaurante o del bar, es el responsable de brindar este producto y obtener el dinero de la venta, la cual debe ser cancelada inmediatamente ya que no se carga a ninguna habitación ni cliente especifico, y solo lleva un registro en un cuaderno. Si una persona desea realizar una reservación, se debe dirigir o llamar al hotel, donde el administrador toma los datos de la persona, sus nombres apellidos, numero de identidad, tipo de habitación que desea reservar, la cantidad de niños y adultos, la fecha de ingreso al hotel, ciudad, teléfono, numero de celular , los días de estadía y costo, este registro se realiza en un cuaderno común registrado manualmente denominado reservas. Cada 15 días el dueño del hotel se dirige al establecimiento, donde los administradores del servicio de hospedaje le entrega todos los formatos realizados desde la fecha de la ultima visita del dueño hasta la fecha de la nueva visita, el revisa los formatos y los valores descritos en cada registro para diferir información general del hotel, como los ingresos económicos obtenidos. Además los otros dos administradores (restaurante y bar) rinden cuentas y entregan las ganancias de las ventas que se produjeron durante este tiempo, registradas en los cuadernos. Por ultimo el dueño con la información entregada por los administradores realiza una respectiva sumatoria de valores para así obtener un total de ganancias.

6. PROBLEMA Los problemas identificados gracias al estudio y análisis de la situación a mejorar son: Falta de control y registro de las ventas realizadas en el restaurante y bar del hotel. La ausencia de un mecanismo efectivo para el registro de ventas de productos. El acceso a la información general del hotel por el dueño Implica que cada 15 días el dueño del hotel tenga que viajar de Bogotá a Melgar, para obtener la información sobre el funcionamiento de su establecimiento. El acceso a la información en formatos de registros, para realizar consultas. La realización de consultas a los formatos recolectados en el hotel implica demora. Dificultad en la consulta del estado de habitación. Realizar la consulta de varios registro para definir que habitación se encuentra disponible.

7. JUSTIFICACION Con los evidentes problemas que se presentan en el hotel BALCONES DE VILLA FERNANDA se ha propuesto plantear un sistema que brinde control, organización en el manejo de la información y asignación de servicios de este establecimiento, además que facilite que el dueño del hotel pueda consultar esta información sin la necesidad de viajar. Además es importante que un establecimiento de esta magnitud, comience a utilizar la tecnología, puesto que como se ha verificado los procesos manuales no son rentables para el manejo y acceso de gran información, como en este caso, además llevara consigo un mejoramiento de la imagen y seriedad de este hotel.

9. Registro Ventas restaurante y Bar

10. Calcular total de ventas realizadas

12. DISEÑO DE LA PROPUESTA SITUACION MEJORADA Si el huésped ha hecho una reserva, tomando la opción de reservas se desplegara un formulario solicitando el numero de cedula del huésped, con esta información el sistema brindara el formulario de registro de huésped con los datos solicitados con anterioridad en la reserva. En el formulario de Registro de Huésped, aparecen los datos de registro, fecha y hora además de campos para registrar datos personales, nombres, apellidos, numero de identidad , ciudad y dirección de procedencia, el número de teléfono donde reside y el numero de celular, Datos de registro: como el número de niños y de adultos, también si el huésped posee vehículo, en este mismo formulario se toma los datos, placa, color y servicio, también hay un espacio donde incluirá el valor del hospedaje, según los días que se requiere el servicio, este valor lo impone deliberadamente el administrador. Después de realizar el anterior proceso la grafica de la habitación cambiara de color indicando el uso de la habitación y volverá a su estado normal cuando sea liberada por el administrador. Si un cliente (quien puede ser huésped o persona particular a los procesos del hotel) desea adquirir un producto o varios del restaurante o del bar del hotel, el administrador del establecimiento registrara las ventas del producto, el sistema contendrá los productos vendidos en el establecimiento, estos serán identificados con un código una descripción y el valor correspondiente, primero se registrara el total del producto y sus cantidades solicitadas por el usuario, luego se registrara el valor de la compra total con fecha y hora. Para que el dueño del hotel pueda consultar, el sistema solicitara al dueño el nombre de usuario y contraseña que previamente este realizo en la configuración del sistema, el sistema brindara con dicho proceso, la opción de configuración, y realización de consultas, en opción consultas el dueño del hotel podrá visualizar la información básica que requiere de los registros hechos con fecha y hora exacta, podrá consultar registros hotelero, reservas hechas, ventas bar, ventas restaurante, Este sistema estará implantado en un servidor público, por lo cual se garantiza que el dueño del hotel pueda acceder al sistema en Bogotá sin necesidad de viajar constantemente a Melgar.