Implementación de un sistema de información basado en la automatización de procesos administrativos para mejorar la competitividad de Abson C.A. El documento analiza la situación actual de la empresa, identifica problemas como la falta de control y eficiencia, y propone implementar un sistema que mejore procesos como facturación, inventario y control de ventas.

1.
C A S O D E E S T U D I O : A B S O N C . A .
IMPLEMENTACIÓN DE SISTEMA DE INFORMACIÓN
BASADO EN LA AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS
ADMINISTRATIVOS PARA EL INCREMENTO DEL NIVEL
COMPETITIVO DE LA ORGANIZACIÓN.
Caribbean International University.
Maestría en Gerencia, mención: Sistemas de Información.
Proyecto Sistemas de Información.
Presentado por:
Alecia A. Franco K
CI. 18.629.018.
Asesor: M.D. Edward Castañeda
Caracas, Enero 2016.

2. ÍNDICE
Descripción de la empresa
Identificación de la empresa
Misión y visión
Problemática actual
Planteamiento del problema
Formulación del problema
Objetivos de la investigación
Justificación del problema
Alcance del proyecto
Estudio de factibilidad
Marco Referencial
Antecedentes
Marco legal
Situación actual de la empresa
Propuesta
Requerimientos
Implementación
Instalación del producto
Inducción del personal
Soporte y mantenimiento
Riesgos
Plan de mitigación

3. DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA
ABSON C.A. es un
espacio dedicado a los
amantes de la música, donde
encontrará equipos de alta
fidelidad de marcas como
Dynaudio, T+A y Pro-Ject
provenientes de Dinamarca,
A l e m a n i a y A u s t r i a
respectivamente.
Centro de Arte Los Galpones
Octava Transversal con Avenida Los Chorros, Caracas 1071 específicamente en el Galpón 18.
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productos y servicios de asesorías e
instalación.

4. VISIÓN
Posicionarse como
la empresa número uno
en el mercado de alta
fidelidad. Abarcando
p r o y e c t o s d e
e m b e r g a d u r a e n
ambientación con
iluminación y sonido de
d i v e r s o s e s p a c i o s
culturales, comerciales o
artísticos.
MISIÓN
Ofrecer un lugar
idóneo para deleitarse
con buena música,
descubrir nuevos artistas,
g é n e r o s y a d e m á s
tomarse un tiempo para
relajarse. Además de
promover la cultura
nacional a través de las
catas musicales.
DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA

5. PROBLEMÁTICA ACTUAL
La principal problemática es que los procedimientos administrativos y
gestiones empresariales son tradicionales, la facturación, manejo de inventario y
control de ventas se llevan de forma manual lo que hace que muchos resultados se
tarden, no sean eficientes o no puedan atenderse a tiempo a los clientes en
algunas ocasiones, esto trae consecuencias como:
• Falta de control en las gestiones claves administrativas.
• Retrasos y poca eficiencia en gestión de procesos.
• Limitaciones para asumir responsabilidades con mayor número de clientes.
• Baja credibilidad en resultados derivados de procesos obsoletos con altos
índices de errores.
• Inexistencia de actualizaciones de procesos administrativos.
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

6. PROBLEMÁTICA ACTUAL
FORMULACIÓN DEL PROBLEMA
¿ Q u é a s p e c t o s l a b o r a l e s s o n
favorecidos cuando se fusión el recurso
humano con la tecnología?
¿En qué for ma aumentará la
competitividad de la empresa si es
mejorada su estructura tecnológica?
¿Qué procesos administrativos podrán
mejorarse con la implementación de
Sistemas de información.?
¿Qué posibilidad existe de lograr el incremento
de competitividad de la empresa Abson C.A.
mediante la implementación de Sistemas de
información para la administración integral de
la organización.?

7. PROBLEMÁTICA ACTUAL
OBEJTIVO GENERAL
Implementar un sistema de información basado en la automatización integral de procesos
administrativos para el incremento del nivel competitivo de la empresa Abson C.A.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
• Determinar la situación actual de la empresa en base a su estructura tecnológica y procesos
administrativos para la identificación de soluciones ante los problemas encontrados.
•
• Realizar un estudio de factibilidad para conocer estatus financiero y gastos en los que se debe
incurrir para llevar a cabo la propuesta.
•
• Seleccionar el sistema de información más adecuado en base a las características de la empresa
y la integración de procesos administrativos que desea realizarse.
•
• Ejecutar la implementación del sistema y utilizar indicadores de gestión que permitan medir los
resultados en base a los cambios presentados.

8. PROBLEMÁTICA ACTUAL
Beneficios de la propuesta (Implementación del sistema):
• Integración y uso de internet, lo que facilita procesos de comunicación a través del
uso de herramientas de cómo chats o correo electrónico. De esta forma, los
empleados se sienten integrados/as a un grupo con el que se comunica y comparte
inquietudes laborales similares.
• Los archivos pueden compartirse en distintas computadoras y con la base de datos lo
que agiliza las consultas para conseguir determinada información que se requiera
para otros procedimientos.
• También sirve de portal para compra y ventas online, pudiendo ofrecer el producto a
gran cantidad de personas sin limitaciones por tiempo o espacio. Además de poder
ser utilizado para Marketing de la empresa y promoción de productos.
JUSTIFICACIÓN DEL PROBLEMA

9. ALCANCE DEL PROYECTO
PROBLEMÁTICA ACTUAL
Instalación completa del sistema en toda la organización.

10. PROBLEMÁTICA ACTUAL
FACTIBILIDAD TÉCNICA
Consiste en realizar una evaluación de la tecnología existente en la
organización.

11. PROBLEMÁTICA ACTUAL
FACTIBILIDAD ECONÓMICA
Muestra todos los costos en los que debe incurrir la empresa para la
implementación del nuevo sistema de información.

12. PROBLEMÁTICA ACTUAL
FACTIBILIDAD OPERATIVA
Se centra en el personal necesario con el que debe contar la organización
para llevar a cabo la propuesta.

13. MARCO REFERENCIAL
ANTECEDENTES
MARCO LEGAL
1. Ley contra delitos informáticos (Gaceta Oficial N° 37.313 del 30 de octubre de 2001)
Título I. Disposiciones generales
Título II. De los delitos
2. El Código de Ética y Práctica Profesional de Ingeniería del Software
Diseño e
implementación de
sistema de ventas.
2012
Implementación de
sistema que optimice
procesos
administrativos.
2010
Liliana Cedeño Pepe Lucho

14. MARCO REFERENCIAL
SITUACIÓN ACTUAL DE LA EMPRESA
En esta sección se muestran los diagramas de flujo de las actividades principales de la empresa y su
funcionamiento actual, los procesos en rojos son los puntos críticos que pueden mejorarse con la incorporación del
sistema de información.

15. MARCO REFERENCIAL
SITUACIÓN ACTUAL DE LA EMPRESA

16. MARCO REFERENCIAL
SITUACIÓN ACTUAL DE LA EMPRESA

17. MARCO REFERENCIAL
SITUACIÓN ACTUAL DE LA EMPRESA

18. PROPUESTA
(REQUERIMIENTOS)
RECURSOS HUMANOS Y RECURSOS DE HARDWARE
Sólo se requieren 3 estaciones de trabajo y la empresa ya cuenta con ellas.
RECURSOS DE SOFTWARE
PROFIT PLUS traerá beneficios como:
• Aumentar la velocidad de procesamiento de información en las actividades
administrativas.
• Incremento del volumen en el procesamiento de información, lo que permitirá en
largo plazo ampliar cartera de clientes y adquirir proyectos de forma simultánea.
• Almacenamiento de mayor cantidad de información.

19. PROPUESTA
(REQUERIMIENTOS)
RECURSOS DE SOFTWARE
La empresa debe contar con:
• Sistema operativo: Microsoft Windows 2000 Professional (Service Pack 3), Windows XP Professional, Windows 2003 o
Vista Business.
• Aplicaciones: Antivirus Karpesky
• Navegador de Internet (Mozilla FireFox).
• Procesador de texto (Microsoft Word u Open Office Writer).
• Hoja de cálculo (Microsoft Excel).
• Visor de presentaciones Power Point (Microsoft Power Point).
• Lector de archivos PDF (por ejemplo Acrobat Reader).
• Reproductor de audio y video (Microsoft Media Player).
• Descompresor de archivos zip, rar (WinZip, 7 zip, WinRar).
• Visor de imágenes (Microsoft Picture Manager).
• Conexión a Internet de banda ancha, con velocidad de al menos 1 MB.
• Cuentas de correo electrónico, facebook, twitter e instagram.
RECURSOS DE TELECOMUNICACIONES

20. IMPLEMENTACIÓN
(INSTALACIÓN DEL PRODUCTO)
Profit Plus Administrativo debe ser instalado usando el CD que viene en la
caja del sistema. La instalación debe efectuarse tanto a nivel de servidor de red como
a nivel de estaciones de trabajo siguiendo los siguientes procedimientos:
1. Instalación de SQL Server 2000 o SQL Server 2005.
2. Creación de usuarios y permisologías de acceso para la base de datos SQL Server.
3. Configuración de Inicio de Sesión para los usuarios Windows.
4. SQL Server 2000 o SQL Server 2005.
5. Creación de Usuario SQL Server SQL Server 2000 o SQL Server 2005.
6. Instalación del sistema Profit Plus Administrativo.

21. IMPLEMENTACIÓN
INDUCCIÓN AL PERSONAL
Para adecuada manipulación del sistema
SOPORTE Y MANTENIMIENTO
• Eliminación de Virus y/o Spywares
• Problemas de Funcionamiento de Software
• Problemas de Funcionamiento de Hardware
• Detección y Limpieza de Aplicaciones Espías
• Mantenimiento del Disco Duro
• Actualizaciones del Sistema Operativo
• Actualizaciones del Antivirus, etc.

22. IMPLEMENTACIÓN
(RIESGOS)
3. Resistencia al cambio
2. Los requerimientos no están definidos1. Las personas no se involucran

23. IMPLEMENTACIÓN
(PLAN DE MITIGACIÓN)
A continuación se presenta un plan con actividades para dar frente a los
riesgos presentados y así no tener problemas en el proceso de implementación del
sistema.

24. REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
Cedeño, L. (2010). Implementación de un Sistema automatizado que optimice la
gestión de procesos administrativos del área de servicios médicos de la Universidad
de Oriente. Recuperado el 1 de enero de 2016 de,
https://docs.google.com/viewer?
a=v&pid=sites&srcid=dWRvLmVkdS52ZXxhZHNpfGd4OjE5MDRjYmQxNjFiZjY4OTI
Lucho P. (2012). Trabajo titulado “Diseño e implementación de un sistema de
ventas”, Recuperado el 1 de enero de 2016 de,
http://www.academia.edu/7646133/
TESIS_DE_DISENO_E_IMPLEMENTACION_DE_UN_SISTEMA_DE_VENTAS
Monografías (2009).Impuestos sobre las actividades económicas. Recuperado el 4
de enero de 2016 de,
http://www.monografias.com/trabajos62/impuesto-actividades-economicas/
impuesto-actividades-economicas.shtml#ixzz3v1ojAAVS
Wikipedia (2012). Telecomunicaciones. Recuperado el 6 de enero de 2016 de,
https://es.wikipedia.org/wiki/Telecomunicación

25. MUCHAS GRACIAS POR SU
ATENCIÓN!!
Caribbean International University.
Maestría en Gerencia, mención: Sistemas de Información.
Proyecto Sistemas de Información.
Presentado por:
Alecia A. Franco K.
Asesor: M.D. Edward Castañeda