Este documento presenta un estudio para la implementación del sistema de información Profit Plus Administrativo en la empresa Ginaquin, C.A. El estudio incluye una descripción de los alcances y limitaciones del sistema, los objetivos de su implementación, y los posibles problemas y estrategias para Ginaquin. Adicionalmente, se presenta una matriz FODA y pantallas y manuales de usuario que respaldan la funcionalidad del sistema.

1. ESTUDIO DE CASOS
INTEGRANTES:
COHIL ELIGHEOR CI. V-19170084
HINOJOSA BRYAN CI. V-19170086
JUNIO 2014

2. ESTUDIO PARA LA IMPLANTACIÓN DE SISTEMA DE INFORMACIÓN
AUTOMATIZADOS EN LA EMPRESA GINAQUIN, C.A.
Al investigar en las páginas de internet, así como de consulta con algunos
licenciados en contaduría y administración de la región centro occidental de
Venezuela, sobre las bondades ofertadas en Venezuela por los cinco (5)
principales sistemas administrativos comerciales, tales como: Profit Plus
Administrativo, Sistema Administrativo Independiente (SAINT), SAP Business
One, Siscom y JD Edwards Enterprise One, decidimos optar por el Software E-
Profit para realizarle el estudio, según lo pautado en el cronograma de
evaluación, para lo cual dicho estudio, se planificó tomando en cuenta las
sugerencias y recomendaciones pautadas en este punto, como se mencionan a
continuación:
1. Alcances del sistema Profit Plus Administrativo
2. Limitaciones del sistema Profit Plus Administrativo
3. Objetivos del sistema Profit Plus Administrativo
4. Planteamiento de algunos problemas para la empresa GINAQUIM, C.A. en
la implementación del Profit Plus Administrativo
5. Matriz FODA evaluando las incidencias para así determinar si el Profit Plus
Administrativo, es el que se adaptan a las necesidades de la empresa
GINAQUIM, C.A.
6. Soporte y sustento del sistema (pantallas, manuales e información que
respaldan su veracidad).
1. Alcances del sistema Profit Plus Administrativo
Profit Plus Administrativo fue desarrollado por un grupo de excelentes
profesionales venezolanos, usando las herramientas más modernas de la
plataforma Microsoft para el desarrollo de software. La orientación del sistema

3. consiste en proveer a la gerencia de la pequeña y mediana empresa
latinoamericana, una herramienta versátil y completa que contribuya con sus
éxitos.
Profit Plus Administrativo le permite automatizar las operaciones de las
empresas de una forma integrada y flexible en las áreas de: inventario, compras,
ventas, cuentas por cobrar y pagar; caja y bancos.
Es importante tener claro que al implantar Profit Plus, los requerimientos de la
empresa deben ser satisfechos mediante la configuración o parametrización del
sistema. Sólo se debe recurrir a la programación para satisfacer requerimientos
funcionales muy específicos o particulares, es decir la adaptabilidad del sistema
a las necesidades propias y particulares de la empresa es viable y su
incorporación solo amerita un especialista en el manejo de los sistemas que lo
realice.
Así mismo, los cambios que se presenten en la empresa, ya sea por su
crecimiento, expansión o cambios en las normativas que regulan estas áreas por
disposición del gobierno, podrán ser adaptados por este experto en sistema.
Por último, para lograr el éxito de la implantación, así como el funcionamiento
óptimo del sistema, es vital que la alta gerencia de la empresa esté informada y
comprometida con el paradigma de implantación de Profit Plus, así como con el
cambio que la implantación producirá en la forma de ver y hacer el negocio.
2. Limitaciones del sistema Profit Plus Administrativo
Entre las limitaciones verificadas en el sistema, se puede mencionar la
adaptabilidad a la empresa de ciertos parámetros, puesto que hay que entrenar
y adiestrar al personal de informática en lo concerniente al sistema, ya que por
expertos que se encuentren en el uso y adaptabilidad del sistema, cada empresa
tiene sus particularidades, siendo Gimaquin, C.A. una empresa cuyo objeto

4. social será la producción, distribución y venta de materia prima y productos
químicos, de uso industrial y comercial, tendrá que incorporarse el Profit Plus
Contabilidad, adaptando los centros de costos a los requerimientos de la
producción.
Asimismo, otra limitante es la necesidad de la integración del módulo de Profit
Plus Nómina, el cual debe ser integrado tanto al módulo administrativo, como al
módulo de contabilidad, puesto que de ello dependerá el aprovechamiento de
todas las bondades del sistema.
Es pertinente mencionar que estas limitantes solo serán transitorias, ya que
posteriormente a la integración y adaptabilidad de todos los módulos la ventaja y
aprovechamiento del sistema para el logro del objetivo de garantizar información
oportuna y veraz para la toma de decisiones.
3. Objetivos del sistema Profit Plus Administrativo
Como principal objetivo el sistema tiene el proporcionar una visión global de las
empresas, lo cual se traducirá en disponibilidad oportuna de información para la
toma de decisiones y en un aumento en la competitividad de la empresa.
Otro de los objetivos perseguidos con la implantación o puesta en
funcionamiento del sistema de gestión empresarial Profit Plus en la empresa, es
lograr que más allá de lograr la visión de un proyecto de informática, debe ser
vista como un proyecto de negocios que involucra a los usuarios de cada uno de
los procesos que se ejecutan en la empresa como: ventas, compras, despacho,
entre otros.
Por último objetivo, con la implantación del sistema se persigue establece un
esquema de trabajo basado en una actividades de tipo técnico, así como
funcionales. Las actividades más importantes a llevar a cabo son:
· Instalación del sistema.

5. · Análisis de los procesos actuales del negocio.
· Parametrización del sistema.
· Carga de datos.
· Diseño de los formatos de la empresa.
· Adiestramiento de los usuarios.
· Pruebas y validación del funcionamiento del sistema.
Es importante tener claro que al implantar Profit Plus, los requerimientos de la
empresa deben ser satisfechos mediante la configuración o parametrización del
sistema. Sólo se debe recurrir a la programación para satisfacer requerimientos
funcionales muy específicos o particulares.
Suele ocurrir con frecuencia que al implementarse el sistema, las empresas
realicen evaluaciones y cambios de sus procesos. En muchas ocasiones el
resultado final es la instalación del sistema Profit y la aplicación de mejoras en la
forma de operar su negocio.
Es vital para el éxito de la implantación que la alta gerencia de su empresa esté
informada y comprometida con el paradigma de implantación de Profit Plus, así
como con el cambio que la implantación producirá en la forma de ver y hacer el
negocio.
4. Planteamiento de algunos problemas para la empresa GINAQUIM, C.A.
en la implementación del Profit Plus Administrativo
 Como anteriormente se hizo mención GINAQUIN, C.A es una empresa
cuyo objeto social será la producción, distribución y venta de materia
prima y productos químicos, de uso industrial y comercial, así que para
generar la información financiera que coadyuve en la toma de decisiones

6. en la empresa, se debe establecerse un sistema de costos que genere
información veraz y precisa, ya que de ello dependerá los niveles de
rentabilidad que se obtengan de aquellos productos que sean fabricados
por la empresa, es por ello que la integración, desarrollo e implantación
de estos parámetros se pueden considerar entre los principales
problemas que deben solventarse para asegurar la operatividad óptima
de todos los sistemas.
 Otro problema que se presentará en la implantación del sistema
administrativo es lo variable de las normas que regulan el sector
empresarial y productivo del país, ello debido a que sus reformas son de
manera continua y el establecimiento de nuevos parámetros o criterios
podría retardar la implantación, ya que al tener ya listo las variables se
pueden presentar modificaciones a realizar.
 Asimismo, como consecuencia de la inestabilidad jurídica latente en el
país, lo cual amerita constante cambios en las estructuras de los sistemas
informáticos de la empresa, se perfila otro problema, siendo la necesidad
de personal especializado en el área informática de manera permanente,
el cual debe ser capacitado constantemente, siendo ello un costo a
disminuir la rentabilidad de la empresa, puesto que es un área necesaria
para que puedan ser implantado y aprovechado el sistema.
 Como premisa de lo anteriormente planteado, la empresa debe asumir la
incidencia en los costos, tanto de la adquisición de los tres módulos, es
decir el administrativo, de contabilidad y por último el de nómina, así
como de sus modificaciones para adaptarlo a las necesidades de la
empresa, es preciso mencionar que ninguno de los sistemas comerciales
serán a la medida de la empresa, solo uno de desarrollo particular podría
asegurar este beneficio pero los costos de desarrollo son siempre más
onerosos que la adaptabilidad de los sistemas comerciales existentes.

7. 5. Matriz FODA evaluando las incidencias para así determinar si el Profit
Plus Administrativo, es el que se adaptan a las necesidades de la
empresa GINAQUIM, C.A.
FORTALEZAS DEBILIDADES AMENAZAS OPORTUNIDADES
Personal directivo
comprometido con el
uso de sistemas
automatizados
Ausencia de personal
especializado en el
área de informática
Inestabilidad
económica por efecto
del control de cambio,
hace dificil la
ubicación de equipos
de computación
La empresa
proveedora garantiza
asesoría en el manejo
del sistema
La empresa cuenta
con los equipos para
garantizar la
instalación de una red
informatica
Resistencia al cambio
del personal en el uso
de sistemas
automatizados
Solo dos empresas
ofertan los servicios
de internet en la
región donde se
encuentra ubicada la
empresa
Es un sistema creado
por profesionales
venezolanos, lo que
asegura su
continuidad en el
mercado
La empresa cuenta
con la licencia para el
uso de Microsoft
Office
Emigración fuera del
país de personal ya
capacitado
Los servicios de
internet se ven
afectados
continuamente por
fallas en la energía
electrica en todas las
regiones del país
Regulaciones
establecidas por el
gobierno abaratan los
costos del servicio de
internet
El personal se
capacitará en la
medida que se instale
el sistema, es decir
aprenderá haciendo
La incidencia en los
costos por la
contratación de
personal especialista
en el área de costos
de producción
Inestabilidad jurídica
por lo variante de la
normativas que
regulan las empresas
o sector productivo
Poca presencia en el
mercado de empresas
con el objeto social de
GINAQUIN, C.A.
AMBIENTE INTERNO AMBIENTE EXTERNO
De la siguiente matriz se procede a realizar las estrategias, con la finalidad de
lograr el mejor aprovechamiento en la implantación del sistema administrativo,
siendo que la empresa se nutrirá de las fortalezas y oportunidades expresadas
anteriormente, para así contrarrestar las debilidades y amenazas:

8. 1. Con respecto a la fortaleza del compromiso de los directivos con el uso de
sistemas automatizados, se establece como estrategia la revisión
periódica por medio de la presentación de informes en lo concerniente al
uso e implantación del sistema.
2. Con respecto a la oportunidad referida a la asesoría de la empresa
proveedora del sistema se establece la estrategia de suscribir un contrato
inicial con la adquisición del sistema de manera que garantice la
implantación y aprovechamiento del sistema de manera oportuna.
3. El contar con los equipos para instalar la red de información permitirá la
fluidez de la información entre los distintos módulos.
4. Por ser un producto nacional se establece como estrategia mantener
buenas y constante relaciones con la empresa proveedora del sistema.
5. Se establece como estrategia la instalación de Microsoft Office en los
equipos que se instalen en la empresa, para así facilitar el uso de los
módulos, por las personas autorizadas.
6. Se establece previo estudio de las bondades de los servicios de internet
escoger la empresa que se adapte a las necesidades de manera más
armoniosa a la empresa.
7. En función de capacitar al personal se establecerá un plan de actividades
y adiestramiento del mismo en todas las áreas que convergen en la
empresa.
8. En función de aprovechar la poca presencia de empresas del ramo, se
propiciará el crecimiento con sucursales o diseminación de
representantes de ventas en la región.
9. Como siguiente esquema se revisan las debilidades y amenazas, que
vienen a ser los obstáculos, inconvenientes para el logro en la implantación
y aprovechamiento óptimo del sistema, para ello se establecerán como
estrategias:
a. Para garantizar la continuidad del personal de los sistemas informáticos
en la empresa, se establecen estudios semestrales que evalúen el

9. desempeño del personal con incidencia de los resultados en los
salarios.
b. Se establecerá como estrategia ubicar, consolidar relaciones
comerciales con un proveedor de equipos electrónicos para garantizar
la existencia de estos en la empresa.
c. Se establece como estrategia el reclutamiento de personal que tenga
conocimientos previos en el manejo del sistema.
d. Se compraran UPS que protejan y permitan el funcionamiento de los
equipos cuando existan fallas de la energía eléctrica.
6. Soporte y sustento del sistema (pantallas, manuales e información
que respaldan su veracidad).
a. Pantallas
Ajustes precios
Artículos

10. Búsqueda Asistida
Código de Artículo

11. Comprobantes
Contable

12. Costos, Precios y stock
Diario

13. Facturas de Compra
Menú Facturas
Página Inicio

14. Precios
Proveedores

15. Reporte
Resumen ventas

16. Retenciones
Tablas

17. De todo
b. Manuales de usuario
i. PROFIT PLUS ADMINISTRATIVO
http://mundoprofit.com/pdf/Manual_usuario_administrativo_2k8.p
df
ii. PROFIT PLUS CONTABILIDAD
http://mundoprofit.com/pdf/Manual_usuario_cont_3.0.pdf
iii. PROFIT PLUS NÓMINA
http://mundoprofit.com/pdf/Manual_Profit_Plus_Nomina.pdf