El documento proporciona información sobre el software Profit Plus Administrativo desarrollado por Softech Consultores para automatizar las operaciones empresariales. Profit Plus Administrativo permite la gestión de múltiples empresas, sucursales, almacenes, monedas y criterios de costeo de inventario. El software se puede instalar en servidores de red y estaciones de trabajo y requiere hardware y software mínimos como computador Pentium IV, 256MB de RAM y Windows 2000 o superior.

1. Profit plus
Alumna: Roxi materan

2. Profit plus
La información de este manual está sujeta a modificaciones sin preaviso
alguno. A menos que sea especificado de otra manera, las compañías,
nombres y datos utilizados en los ejemplos son ficticios. Ninguna parte de
este manual puede ser reproducida ni transmitida bajo forma alguna, ni por
cualquier medio, ya sea electrónico o mecánico, para ningún propósito, sin el
consentimiento por escrito de Softech Consultores Softech Consultores.
Todos los derechos reservados. Profit Plus es una marca registrada de Softech
Consultores C.A. Profit Móvil es una marca registrada de Softech Consultores
C.A. Profit Móvil is powered by JL Sistemas C.A. V-Post es una marca
registrada de Credicard C.A. Microsoft, Windows, Windows 98, Windows
2000, Windows XP, Windows CE, Windows Vista, Office, Word, Excel, NT
Server, Windows 2000 Server, NT Workstation, SQL Server 2000, SQL Server
2005, SQL Server CE, Visual FoxPro, Visual Studio, Visual Studio.NET, Active
Directory y el logotipo de Windows son marcas registradas de Microsoft
Corporation. Pentium, Pentium II, Pentium III, Pentium IV son marcas
registradas de Intel Corporation. Número de parte: PP-US-ADMI-7.0
Actualizado: 11/2007

3. • Profit Plus Administrativo fue desarrollado por un grupo de excelentes
profesionales venezolanos, usando las herramientas más modernas de la
plataforma Microsoft para el desarrollo de software . Nuestro norte
consiste en proveer a la gerencia de la pequeña y mediana empresa
latinoamericana, una herramienta versátil y completa que contribuya con
sus éxitos. Profit Plus Administrativo le permite automatizar las
operaciones de su empresa de una forma integrada y flexible en las áreas
de: inventario, compras, ventas, cuentas por cobrar y pagar; caja y bancos.
De esta manera usted tendrá una visión global de su negocio, la cual se
traducirá en disponibilidad oportuna de información para la toma de
decisiones y en un aumento en la competitividad de su empresa.
Finalmente, queremos agradecerle el haber preferido Profit Plus
Administrativo, y le recordamos que nuestro personal se encuentra
siempre a su disposición para consultas o sugerencias sobre la suite de
productos Profit Plus (Administrativo, Contabilidad, Nómina, Inteligencia
de negocios, Móvil, RMA, eProfit, Avisos y Tareas).

4. Requisitos de hardware y software Para poder
instalar y ejecutar Profit Plus Administrativo en
su equipo, debe tener, mínimo, las siguientes
características: · Computador Pentium IV 2.8
MHZ o superior. · 256 MB de memoria RAM o
superior. Monitor SVGA color. Unidad de CD-
ROM. Espacio libre en el disco duro:1 GB.
Microsoft® Windows 2000 Professional (Service
Pack 3), Windows XP Professional, Windows
2003 o Windows Vista Business instalado.

5. Instalación del sistema Profit Plus Administrativo debe ser instalado usando
el CD que viene en la caja del sistema. La instalación debe efectuarse tanto a
nivel de servidor de red como a nivel de estaciones de trabajo. Una vez
instalado el sistema, al momento de iniciar su uso, debe utilizar el usuario
predeterminado “Profit”, cuya clave de acceso es “Profit” y seleccionar la
empresa “Demo”. Esto le permitirá crear los usuarios que ingresarán al
sistema y de este modo poder ingresar los datos de su empresa.
Posteriormente, éstos pueden ser eliminados. Recomendamos el estudio de
la empresa “Demo” antes de efectuar la parametrización del sistema. Si
adquirió la edición Corporativa debe instalar primero el manejador de base
de datos Microsoft® SQL Server 2000 o Microsoft® SQL Server 2005 antes de
proceder con la instalación de Profit Plus, además debe realizar las siguientes
configuraciones: Instalación de SQL Server 2000 o SQL Server 2005
Creación de usuarios y permisologías de acceso Configuración de Inicio de
Sesión para los usuarios Windows Creación de Usuario SQL Server

6. Instalación de Profit Plus Administrativo por primera vez Este tipo de
instalación aplica para los casos en que no hay una instalación previa de Profit
Plus Administrativo en su equipo, bien sea porque es nuevo, o se ha
desinstalado el mismo a través del desinstalador de Windows. Cierre todas
las aplicaciones y reinicie Windows. Introduzca el CD que viene en la caja
del sistema. Seleccione la opción instalación del menú principal. Haga clic
en la opción Administrativo & Avisos y Tareas, luego presione Instalación
Completa. Si desea ejecutar la instalación de forma manual, use la opción
ejecutar del botón inicio y ejecute el archivo Administrativo.exe ubicado en la
carpeta “fscommand” del CD. Siga las instrucciones del programa de
instalación e indique: aceptación del contrato, usuario, organización y si el uso
va a ser sólo para el usuario administrador o para cualquier usuario.
Seleccione el tipo de instalación que va a realizar según la edición que haya
adquirido · Si ha elegido la edición Corporativa debe seleccionar
adicionalmente la opción “Corporativa” de entre los componentes y luego
presione el botón “siguiente”.

7. Seleccione la ruta de instalación y presione el
botón “siguiente” para iniciar la instalación
Presione el botón para finalizar el proceso de
instalación. El sistema creará un acceso directo a
Profit Plus Administrativo en su escritorio.
Cierre todas las aplicaciones que tenga abiertas
y reinicie su equipo. Haga doble clic en el icono
de Profit Plus Administrativo para registrar su
licencia de uso.

8. Instalación de una nueva versión o actualización de Profit Plus
Administrativo Para proceder a instalar una nueva versión o
actualización del sistema, debe seguir los pasos que se indican
a continuación: Cierre todas las aplicaciones y reinicie
Windows. Introduzca el CD que contiene la nueva versión o
actualización. Seleccione la opción instalación del menú
principal. Haga clic en la opción administrativo. Si no logra
realizar la instalación por esta vía, use la opción ejecutar del
botón inicio y ejecute el archivo Administrativo.exe ubicado
en la carpeta “fscommand” del CD para visualizar la pantalla.
Siga las instrucciones del programa de instalación e indique:
usuario, organización y carpeta en dónde desea instalar el
sistema. El programa de instalación detecta que una versión
anterior del sistema ya está instalada y comienza a instalar la
nueva versión, conservando sin modificación.

9. Desinstalar Profit Plus Administrativo Puede que en algún
momento necesite eliminar el sistema en alguno de los
equipos en donde fue instalado. Para esto debe seguir los
pasos que se indican a continuación: Cierre todas las
aplicaciones y reinicie el equipo. Ingrese en panel de
control y seleccione agregar o quitar programas .
Visualizará todos los programas que tiene instalados en
su equipo. Haga clic en el botón Desinstalar/Cambiar y
se desplegará una pantalla con tres opciones disponibles
(Modificar, Reparar, Eliminar), seleccione la opción
“Eliminar” para iniciar la desinstalación del sistema.

10. Características generales Multi-empresa: Profit Plus Administrativo
permite la creación y manejo de tantas empresas como desee. Cada
empresa puede ser configurada en función de sus características y su
creación puede ser efectuada partiendo desde cero o a partir de otra
empresa que ya exista. Multi-sucursal: Profit Plus Administrativo
facilita el manejo de las diversas sucursales de su empresa. Si las
sucursales están en línea (mediante enlaces de comunicación) debe
definir el número correlativo para los documentos a usar en cada
sucursal y asociar, a cada almacén y usuario, la sucursal a la que
pertenece. Si las sucursales no están enlazadas, debe crear una
empresa por sucursal y hacer uso de la opción transferir datos del
módulo mantenimiento, para consolidar la información de las
sucursales en la sede central de la empresa. Multi-moneda: Profit
Plus Administrativo permite el manejo de múltiples monedas. Para
habilitar el manejo de múltiples monedas use la opción parámetros de
la empresa en el módulo mantenimiento.

11. Multi-almacén: Profit Plus Administrativo permite el manejo de
múltiples almacenes en cada empresa, llevando en línea el stock global
y el stock por almacén. Todos los procesos que involucran entradas o
salidas de inventario (facturas, devoluciones, ajustes, etc.) manejan el
almacén a nivel de los renglones, lo cual permite involucrar múltiples
almacenes en un proceso dado. Múltiples criterios de costeo: Profit
Plus Administrativo le permite costear sus inventarios mediante los
siguientes criterios: · Último costo. · Costo promedio ponderado. ·
UEPS (último en entrar, primero en salir) · PEPS (primero en entrar,
primero en salir) Lotes y vencimientos: Profit Plus Administrativo
ofrece la posibilidad de definir cuáles artículos manejan lotes, así como
asignar número de lotes y fecha de vencimiento para los mismos. Para
configurar el manejo de número de lotes y fecha de vencimiento, se
deben activar los parámetros Nro. de lote y vencimiento en la carpeta
“Inventario” de la opción Parámetros de la Empresa.

12. En Profit Plus cada artículo puede manejar desde una (1) sola unidad
hasta tres (3) unidades: · Una sola unidad: unidad primaria · Dos
unidades relacionadas: unidad primaria y unidad secundaria
relacionadas entre sí por un factor o equivalencia. · Tres unidades (3):
unidad primaria, unidad alterna 1 y unidad alterna 2 con cada una de
las unidades alternas relacionadas mediante una equivalencia con la
unidad primaria. Flexible y altamente parametrizable: Gracias a su
alta flexibilidad Profit Plus Administrativo se adapta perfectamente al
funcionamiento de empresas de diversos tamaños en sectores tan
diferentes como comercio de mayoristas y detales; fábricas y empresas
de servicios. Su gran flexibilidad lo convierte en una poderosa
herramienta para la gestión de su empresa. Escalable: Profit Plus
Administrativo está disponible en cinco (5) ediciones. Totalmente
integrado : Profit Plus Administrativo está compuesto por los
siguientes módulos: · Inventario. · Compras y Cuentas por Pagar. ·
Ventas y Cuentas por Cobrar. · Caja y Bancos.

13. Seguro y auditable: Profit Plus Administrativo permite crear mapas de usuarios en los
que se define en forma rápida y sencilla las opciones: tablas, procesos y reportes, que
van a poder usar los usuarios asociados a cada mapa. Además del control de acceso
que los mapas proporcionan, Profit Plus permite controlar el uso por usuario en
aquellas opciones autorizadas. Es así como usando la opción configurar procesos se
define la forma en que el usuario va, por ejemplo, a facturar. Generador de formatos
y reportes: Profit Plus Administrativo trae incorporados más de trescientos sesenta
(360) formatos y reportes, los cuales pueden ser modificados haciendo uso del
generador de reportes de Visual FoxPro. Además nuevos reportes y formatos pueden
ser agregados al menú del sistema haciendo uso de dicho generador de reportes.
Diseño cliente/servidor : La edición corporativa de Profit Plus Administrativo posee un
avanzado diseño Cliente/Servidor que le permite manejar grandes volúmenes de
información en forma eficiente y confiable. Profit Plus, en cualquiera de sus tres
ediciones, es compatible con los sistemas operativos de red más importantes:
Windows NT Server, Windows 2000, etc. Interfaz gráfica: Profit Plus Administrativo
fue desarrollado usando el lenguaje de programación Visual Fo xPro de Microsoft,
respetando al máximo la filosofía de diseño y las normas de operación de las
aplicaciones Windows. Su interfaz gráfica, cómoda, intuitiva y totalmente integrada
con los sistemas operativos Windows 2000, Windows XP, Windows 2003 y Windows
Vista, permite aprovechar todas las características avanzadas que estos proporcionan.

14. Puesta en funcionamiento En este capítulo se explican los
conceptos necesarios para poder implantar Profit Plus en
su empresa. Inicialmente se detallan las actividades
involucradas en la puesta en funcionamiento, para pasar
después a explicar los tópicos relacionados con la
parametrización de Profit Plus para soportar los procesos
de su empresa. Se recomienda analizar detenidamente el
contenido de este capítulo antes de comenzar la carga de
datos en el sistema, pues hay parámetros del sistema que
no pueden ser modificados una vez efectuada la carga.

15. Inventario En este capítulo se explican las principales opciones y
procesos del módulo inventario. Los tópicos no cubiertos pueden ser
consultados en el manual electrónico del sistema, el cual puede ser
activado desde el menú ayuda o presionando la tecla F1, la cual
activará la ayuda correspondiente a la opción en la que se está
trabajando. Artículos: Para crear los artículos de su empresa así como
para darle mantenimiento a los mismos debe hacer uso de la opción
artículos, ubicada en el menú tablas. Los datos de cada artículo se
muestran en tres (3) carpetas: En la carpeta “Generales” se muestran
los datos relacionados con el tipo de artículo y las diversas
clasificaciones o características del mismo. En la carpeta “Costos y
Precios” se muestra todo lo relacionado con precios, costos y margen
de utilidad del artículo. En la carpeta “Stocks” se muestran todos los
stocks manejados por artículo tanto en unidad principal, como en
unidad secundaria.

16. Artículos compuestos: Un artículo debe ser definido como compuesto cuando
posee asociados (en alguna proporción) uno o más artículos. El concepto es
útil cuando la empresa vende artículos que se ensamblan o fabrican a partir
de otros. Para definir un artículo como compuesto es necesario crearlo
primero como artículo estándar usando la opción artículos, para después
definir los artículos que lo componen y su proporción, para lo cual debe usar
la opción artículos compuestos. Líneas de artículo: Cada artículo posee
asociada una (1) línea que permite clasificarlos pues la línea puede ser usada
como filtro en los reportes. A su vez cada línea está integrada por una o varias
sublíneas. Esta pantalla le permite crear nuevas líneas para los artículos así
como buscar, modificar y eliminar los datos de las líneas que ya están
registradas, haciendo uso de la barra de herramientas. Ajustes de entrada y
salida: Esta opción le permite efectuar ajustes sobre el inventario en forma
manual, así como buscar, modificar y eliminar los datos de los ajustes que ya
están registrados, haciendo uso de la barra de herramientas.

17. Ajuste de precios: Hay dos maneras de actualizar los precios de los artículos
en el sistema: una alternativa es usar la opción artículos y hacer, artículo por
artículo, los cambios (en la carpeta “costos y precios”). La segunda alternativa
es usar el ajuste de precios. En esta opción los precios de los artículos pueden
ser ajustados en forma automática o en forma manual. Generar compuestos:
En ocasiones es necesario ensamblar artículos compuestos para tener
existencia en inventario de los mismos. Dicho ensamble debe ser efectuado
usando la opción generar compuestos la cual le permite generar o ensamblar
aquellos artículos definidos como compuestos para incrementar su stock , así
como buscar, modificar y eliminar los datos de las generaciones o
ensamblajes que ya están registrados, haciendo uso de la barra de
herramientas. Cada vez que se genera un cierto número de unidades de un
compuesto, el sistema incrementa el stock del artículo compuesto y descarga
automáticamente de inventario las unidades requeridas de los artículos que
componen el compuesto. Las unidades generadas son costeadas con base en
la suma de los costos, en el momento de la generación, de los artículos que
componen el compuesto.

18. Compras y cuentas por pagar En este capítulo se explican las
principales opciones y procesos del módulo compras y cuentas por
pagar . Los tópicos no cubiertos pueden ser consultados en el manual
electrónico del sistema, el cual puede ser activado desde el menú
ayuda o presionando la tecla F1. Proveedores: La opción proveedores
le permite crear nuevos proveedores así como buscar, modificar y
eliminar los datos de los proveedores que ya están registrados. Los
datos de cada proveedor se muestran divididos en dos carpetas: En
la carpeta “Generales” están los datos de tipo general y los datos que
permiten clasificar a los proveedores (tipo, zona, segmento). En la
carpeta “Crédito y Saldo” se muestran los datos relacionados con el
crédito y saldo de cada proveedor En la carpeta “Otros” se muestran
los datos que permiten manejar las retenciones del ISLR y la relación
casa matriz –> sucursales del proveedor.

19. Control de importaciones (Distribución de Costos): La opción control de
importaciones-> Distribución de costos le permite relacionar una o varias compras de
importación con sus respectivos gastos, con el objetivo de distribuirlos detalladamente
entre los artículos que se importaron. Registre, usando la opción facturas de compra,
las compras con todos los gastos involucrados en la importación de los artículos (flete,
seguro, etc.), siguiendo la siguiente regla: Asígnele a todos los artículos o gastos
involucrados en estas compras, el tipo de impuesto exentos. Puede usar artículos tipo
servicio para el registro de estos gastos (Si desea llevar estadísticas de lo gastado en
fletes, seguros, etc.) En caso de existir costos o gastos relacionados con la importación,
adicionales a los registrados en las facturas de compra, puede relacionarlos
registrando dichos costos/gastos adicionales usando la opción plantilla de compras e
incluyendo dicha plantilla en los renglones de gastos de importación. Expediente de
Importación: Esta opción permite recopilar en un expediente, toda la documentación
asociada a una distribución de costos, estos documentos están relacionados
directamente con las facturas de compra y gastos que los originaron, a fin de controlar
el movimiento de la mercancía, desde que sale del proveedor, hasta que llega a su
almacén. Programación de Pagos: Esta opción permite autorizar y programar el pago
de los documentos de proveedores y beneficiarios (facturas de compra, giros, notas de
débito, adelantos y órdenes de pago). Un documento no puede ser cancelado o
abonado mientras no haya sido autorizado su pago. Pagos: La opción pagos le permite
consultar, así como incluir, modificar y eliminar los datos de los pagos efectuados a los
proveedores.

20. Importante
En Resumen el paquete Profit plus trae diversos conceptos y reglas. Para finalizar cabe
destacar que:
Los problemas trabajando con el sistema son:
Problema: Ejecutando el sistema aparece el mensaje “registro fuera del intervalo”.
Solución: Haga uso de la opción reconstruir/compactar del módulo mantenimiento, para
reconstruir los archivos índices de la empresa en la que se presentó el problema.
Recuerde que para poder reconstruir no debe haber ningún otro usuario trabajando con
la empresa. Recomendación: tenga como hábito, antes de realizar labores de
mantenimiento a los datos, realizar un respaldo de los mismos bien sea por la opción del
sistema, un software de compresión de archivos externos o el simple copiar/pegar a
través del explorador de Windows Problemas relacionados con los reportes Problema:
Al ejecutar un reporte aparece el mensaje: “Incompatibilidad entre el tipo de operador y
operando.” Solución: Seleccione una presentación preliminar del informe. Si el mensaje
apare ce y no ha visualizado la vista del informe, esto puede ser porque ha definido en el
código del mismo alguna igualdad o comparación entre campos que son de tipos
diferentes (ejemplos numérico y caracter) De lo contrario esto puede suceder si los tipos
de los filtros definidos para un reporte (pantalla de configuración de reportes/procesos)
no coinciden con los campos filtrados en la tabla. Verifique la definición de los filtros y
compárelo con el tipo del campo que se está filtrando. Chequee además el número de
filtros definidos en la configuración con el número de filtros en el código del informe.