Proyecto de grado i uc entrega 1

FEBRERO 2015
PROYECTO DE GRADO I
LAS COMUNICACIONES
UNIFICADAS Y SU IMPACTO
TECNOLOGICO, EMPRESARIAL
Y SOCIAL
Especialización en Gerencia de
Proyectos en Telecomunicaciones
Tutor: Ing. Diego Alejandro Corrales
Caro
Elaborado por:
Ing. Andres Ricardo Pinzon Rico

INTRODUCCIÓN
A medida que el mundo va cambiando, todo en su entorno se va haciendo nuevo y la
necesidad de explorar y analizar el desarrollo de la humanidad y la evolución misma del
hombre, se va haciendo cada vez más evidente y necesaria. A diario vemos como todo en
nuestro planeta va renovándose y va cambiando drásticamente, positiva y negativamente,
es esa necesidad inevitable del hombre de conocer y crear nuevas cosas, tomando nuevos
rumbos y decisiones para “mejorar lo que se creó ayer” y ser más novedosos, creativos,
ingeniosos, etc. llevándonos a preguntarnos muchas veces hasta qué punto llegara el
desarrollo y evolución de la humanidad y que beneficios y desventajas traerá consigo
continuar creando nuevas cosas, desarrollando nuevas tecnologías y compitiendo
agresivamente por ser los mejores en lo que hacemos.
En todo estudio, desarrollo, investigación y en general cualquier realización de un
proyecto, vemos que son más las dificultades y problemáticas que se presentan, que los
modelos exitosos y perfectos que llevan a un feliz término en tiempos menores a los
acordados. Es por ese motivo que se han venido estructurando diversos modelos que
ayudan a que el desarrollo de los proyectos actuales se gestionen con más organización y
planeación que los que se ejecutaban años atrás.
En el presente proyecto nos enfocaremos en el maravilloso escenario de las
comunicaciones unificadas, dando a conocer su significado, su aplicación y su importancia
en el desarrollo de las tecnologías de la información actuales y como está impactando a
nivel mundial su aplicación y utilización, así mismo se desea explicar cuáles son las
situaciones “problema” que se presentan más a menudo en su ejecución de los proyectos,
pero también desde sus etapas de planeación y diseño.
Sea esta una excelente oportunidad de conocer más a fondo el mundo de las
comunicaciones unificadas y cómo podemos enfrentarnos a diversos escenarios que al
principio pueden ser grandes problemas, pero con las herramientas adecuadas de gestión
y organización podremos llegar a superar estas barreras negativas que bloquean el
funcionamiento y la evolución de los proyectos y cómo podemos aprovechar estos
inconvenientes para fortalecer los procesos hasta llegar a la finalización de un proyecto
cada vez más real al que se aplica hoy en día en las empresas pequeñas y medianas y
porque no, en las grandes compañías.

QUE SON LAS COMUNICACIONES UNIFICADAS (UC)?
El termino comunicaciones unificadas se define por los implementadores o proveedores de
infraestructura de TI (Tecnologías de la información) como la integración de todos los
servicios de comunicaciones que tiene a nivel de tecnología una empresa o corporación,
en la que se abarcan todos los medios que se utilizan o están a disposición de usuarios
tanto internos como externos en una empresa.
Anteriormente, los servicios de comunicaciones como Telefonía, servicios de FAX, de
documentación o medios magnéticos, temas de conferencia, video, chat, redes sociales y
empresariales, herramientas de colaboración, archivos compartidos, repositorios,
Directorio Activo, etc, eran servicios independientes e individuales que constituían
inversiones y/o gastos por separado, los cuales generaban sobrecostos incalculables en el
presupuesto destinado para temas tecnológicos en cualquier empresa.
Hoy en día con la llegada de las comunicaciones unificadas y por ende con el desarrollo
tecnológico de aplicaciones o plataformas robustas que integran estos ítems descritos
anteriormente a modo de solución de comunicaciones, las empresas empiezan a ver con
mejores ojos y a evaluar con mayor agrado la posibilidad de implementar en sus
compañías este tipo de tecnologías, debido a que los costos que se manejan nos son tan
elevados como hace una década atrás y a su vez ofrece diversas maneras de integrarse
con soluciones de diversas marcas. Así mismo viendo el tema de costo beneficio, es
mucho más llamativo, debido a que la inversión a mediano y largo plazo vale la pena
debido a que la infraestructura puede ser aprovechada para utilizarla por varios años y a
medida que pase el tiempo se puede recurrir a temas como actualizaciones, firmware,
reléase o reemplazo de partes y no de toda la infraestructura completa.
IDENTIFICACION DE LAS SITUACIONES QUE PUEDEN LLEGAR A SER
PROBLEMAS, ASOCIADAS AL PROYECTO EN REFERENCIA
A continuación se describen algunas de las causas que describen las situaciones que se
convierten en problemas en la gestión de un proyecto determinado:
 Planear el proyecto definiendo la estructura organizacional, funcional, presupuestal
y tecnológica del mismo y el alcance que tendrá, con todo lo que esto conlleve. El
no tener en cuenta este primer ítem, es empezar con pie izquierdo el proceso de
construcción del proyecto.
 Definir los roles de la estructura organizacional del proyecto, con sus respectivas
funciones generales y específicas y que vayan de común acuerdo entre todos los
perfiles para que logren engrane y entendimiento en el desarrollo general de los
temas que se vayan a tratar y a desarrollar.

 Identificar las necesidades del cliente o usuario interno y externo, para de esa
manera conocer de primera mano cuales son los aspectos iniciales a atacar en el
proyecto para tener una base de conocimiento de la problemática o inconveniente y
con la gestión y reunión de información, ir dando solución y respuesta a dichas
necesidades.
 Renovación Tecnológica: este término debe ser divulgado no solo como definición
sino como solución a problemáticas que se pueden tener en una compañía, las
cuales pueden influenciar notoriamente en que la empresa no sea competitiva, no
genere las utilidades necesarias o se encuentre estancada con respecto a otras
empresas que ya estén aplicando los procesos de TICS y mejoramiento continuo de
plataformas de UC.
 Identificar problemáticas internas, es decir, detectar las fortalezas y debilidades
dentro de la empresa a nivel de infraestructura, pero también de recurso humano y
sus bases de conocimiento de los temas asociados a las herramientas y procesos
de TI, atacar directamente estas debilidades para convertirlas en fuertes cualidades.
Temas de capacitación son fundamentales en la aplicación correcta de conceptos y
procedimientos.
 Fortalecimiento de grupos de trabajo, definir temas asociados con un objetivo
específico y llevados a cabo en grupo, con diferentes opiniones pero también con
diferentes perfiles y conocimientos, generan fortalecimiento de la estructura
documental y de procesos en un proyecto.
 Definir reuniones periódicas de avances de procesos, esto facilita la interacción
entre los grupos definidos para las actividades, pero también compromete con el
desarrollo del proyecto, el definir responsabilidades, alcances en el proyecto y
actividades individuales y grupales hacen que haya directos responsables de
procesos, pero también organización y entrega de resultados en tiempos definidos y
programados.
IDENTIFICACION DE ACTORES RELEVANTES
Los actores relevantes son todos aquellos que intervienen en los procesos directa o
indirectamente y que tienen que ver con que los procesos del proyecto a desarrollar se
lleven a cabo satisfactoriamente, entre los actores relevantes existen diferentes grados de
importancia debido al papel que cumple en los procesos y gestión global el proyecto.
En primera instancia debemos considerar los grupos que intervienen inicialmente y
seguido de estos, se incluyen los grupos que se vienen involucrando en los demás
procesos con el fin de encontrar una organización más adecuada y un engrane en los
procesos de gestión del proyecto.

GRUPO DE GESTION DE PLANEACION Y ESTRATEGIAS DE PROYECTO:
En este grupo deben estar involucrados los siguientes actores:
Presidencia y Vicepresidencia:
 Directos representantes legales y responsables de los procesos y productos de la
compañía
 Quienes aprueban directamente los proyectos
 Planeacion debe dar parte directo del proyecto y su viabilidad
 Estudian la importancia, el impacto y la utilidad del proyecto en mención
 Revisión de acuerdos contractuales y viabilidad financiera del negocio
 Estudian posibilidades de crecimiento y oportunidades de negocios con el producto
Gestores de planeación:
Estos tienen que ver:
 De qué trata el proyecto
 Alcances del mismo
 Viabilidad del proyecto
 Recursos destinados para su ejecución
 Materiales, activos fijos, elementos diversos para llevar a cabo
 Organización y gestión de Instalaciones, adecuaciones, logística general
 Políticas de aplicación del proyecto, niveles de seguridad del mismo
 Acuerdos de confidencialidad
 Gestion de contratación directa en indirecta, políticas y acuerdos contraactuales
 Gobernabilidad del proyecto
Gestores Financieros:
 Revisión financiera, estudio de la viabilidad de la inversión
 Posición de la empresa en adquirir bienes y servicios de tecnología
 Posibilidad presupuestal para actualizaciones tecnológicas
 Aprobación presupuestal para pagos de recurso humano según perfiles
 Estudio costo – beneficio de acuerdo a la inversión de recursos y servicios
 Mitigación del riesgo, generación de utilidades por encima de perdidas
 Musculo financiero adecuado para este tipo de proyectos tecnológicos
Gestores comerciales:
 Conocer del producto a comercializar, estar capacitados y certificados
 Tener fuertes bases del negocio a implementar y de los costos de sus equipos a
nivel de hardware y software
 Tener vínculo directo con el área financiera para servir de canal de asesoramiento
 Servir de canal entre los clientes y la compañía, dándoles todo el respaldo y
asesoramiento del producto y de la marca, así como de temas contractuales,
alcances del proyecto, costos, beneficios, garantías y respaldo de la compañía en
su inversión.

 Seguimiento al cliente, respaldo confianza para llevar a cabo el proyecto y para
nuevas oportunidades de negocio o ampliación del mismo.
GRUPO DE GESTION DE DISEÑO Y PRESENTACION DEL PROYECTO:
En esta fase de gestión del proyecto intervienen los siguientes grupos:
Grupo de diseño de la red y desarrollo de aplicativos:
Ellos tienen que ver con:
 Tener el nivel técnico y académico adecuado para llevar a cabo el desarrollo del
proyecto
 Tener un nivel definido en parte técnica y tecnológica conceptual y practica
 Tener bases sólidas en desarrollo de aplicaciones
 Arquitectura de software
 Levantamiento de información y topologías de red de acuerdo al alcance del
contrato
 Conocimiento de equipos a instalar, alcances de la implementación
 Desarrollo de software y manejo de hardware para que convivan los dos escenarios
y se logren integrar adecuadamente
 Diseño de manuales y procedimientos para la etapa de implementación
 Cronogramas de actividades definidas en labor conjunta con el grupo de planeación
En esta fase de gestión del diseño se empiezan a estructurar los roles y perfiles del grupo
que llevara a cabo tanto los temas de diseño y desarrollo como de implementación y
administración de la plataforma a nivel global:
 Gestor de infraestructura: Quien comanda, coordina, supervisa todos los
procedimientos del equipo de diseño y gestión de procesos, el gestor no solo está
en las actividades de diseño e implementación, también lo está en todos los
procesos de transición y operación del proyecto garantizando estabilidad y
funcionalidad en los servicios 7*24 los 365 días del año.
 Ingenieros de redes: Encargados en conocer y operar todo el recurso de red
tecnológica de la compañía, también se encargan de asesorar y diseñar nuevos
proyectos de tecnologías de la información en el momento que nuevos negocios se
den interna o externamente.
 Ingenieros de IT: Muy ligados con temas de redes, pueden estar al mando del
departamento de redes, se combina con todo lo que tenga que ver con tecnologías
de información en la empresa, a nivel de hardware, software, desarrollo de
aplicación, nuevas tecnologías, data center, show room, etc.
 Gestores de data center: Directamente garantizan la operación del servicio,
encargados de todo lo que se maneje dentro de los centros de datos y sus
operaciones, supervisores de los procesos internos de equipos tecnológicos en la
compañía, coordinadores de ventanas de mantenimientos de los equipos para su
estabilidad de operación, quien controla las alarmas del centro de cómputo y está al
tanto de todos los pormenores que sucedan al interior del centro de datos, maneja
también la confidencialidad y manejo de información de la compañía.

 Monitores de alarmas y alertas: Están a cargo del gestor de data center, personal
disponible 7*24 los 365 días del año, distribuidos por turnos para brindar la
operación y estabilización de los equipos y procesos en tiempo real, son quienes
miden las alertas y alarmas que se presenten y quienes monitorean continuamente
las operaciones, procedimientos y funcionamiento general de toda la infraestructura
de la red de la empresa.
 Ingenieros de aplicaciones: Directos encargados del desarrollo de aplicaciones,
arquitectura de software, diseño y puesta en servicio de las aplicaciones de la
plataforma, así como su funcionamiento y estabilización de las operaciones de las
mismas.
 Ingenieros de mantenimiento: Encargados de la coordinación de mantenimientos
preventivos, predictivos y correctivos dentro de la compañía, realizan las ventanas
de mantenimientos periódicos para mantener la estabilización y operación continua
y sin interrupciones de todos los equipos y sus respectivas plataformas
tecnológicas. Son quienes sugieren cambios, reemplazos de partes o
actualizaciones o si es el caso el cambio total de una red, equipo o aplicación en el
momento de diagnosticas fallas graves.
 Ingenieros de desarrollo de software: programadores y desarrolladores no solo de
aplicaciones sino de la infraestructura total de la empresa, arquitectos de software
que mejoran los procesos y sistemas de una compañía, son en muchos casos
quienes administran las bases de datos de una empresa y la depuran y actualizan
periódicamente.
 Ingenieros de calidad de procesos: Quienes mejoran todos los procesos y están
constantemente aportando ideas para cambios de los procedimientos internos y
externos en una compañía, son quienes levantan procedimientos y estándares de
una empresa, ya sea para mejores prácticas o normativas correctamente
estructuradas que fácilmente se pueden volver políticas de una compañía.
Topología de red comúnmente utilizada en un proyecto de Comunicaciones
unificadas:
A continuación se sugiere un modelo de Topología de red utilizada en un proyecto
determinado de comunicaciones unificadas donde se define una infraestructura completa
de bienes y servicios de una empresa o Corporación Multinacional, la cual realiza toda la
operación anteriormente descrita y ofrece a sus clientes la posibilidad de que cuenten con
una plataforma completa de bienes y servicios, pero adicionalmente la posibilidad de que
contraten con una misma compañía los servicios de implementación de una solución,
venta de quipos y servicios tecnológicos y la posibilidad de tener soporte posventa que
incluya visitas presenciales, atención 7*24 remota y asistida, representación y respaldo a
nivel nacional e internacional, soporte de garantía y garantía extendida, reemplazo parcial
o total de partes por daños en la operación del día a día y en general todos los acuerdos
contractuales a los que se puedan llegar con el cliente en cuanto a prestación de servicios
se refiera. (Todos estos ítems se explicaran más ampliamente en la parte 4, gestión de
Operación del servicio.

Figura 1. Diagrama de una solución de comunicaciones unificadas a nivel nacional e
internacional ofreciendo diversos productos en una misma plataforma
FUENTES:
http://www.eumed.net/rev/cccss/13/auas.htm
http://www.mintic.gov.co/gestionti/615/w3-propertyvalue-6276.html
http://eprints.rclis.org/13879/1/XIJGI-Amerigo.pdf
http://es.wikipedia.org/wiki/Comunicaciones_unificadas

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