El documento habla sobre la gestión de comunicaciones para un proyecto de la Universidad Técnica Particular de Loja. Establece los objetivos de comunicación clara y completa entre todos los involucrados en el proyecto. Describe los procesos, herramientas y métodos para el plan de comunicaciones, incluyendo la planificación, distribución de información, informes de rendimiento e involucrados.

1. UNIVERSIDAD T É CNICA PARTICULAR DE LOJA La Universidad Católica de Loja PROYECTO “SYLLABUS” < Gestión de Comunicaciones>

2. Integrantes Natalia Ludeña. Andrea Novillo. Irina Veintimilla. Cindy Celi. Santiago Suarez.

3. Objetivos Establecer los canales de comunicación más sencillos y a la vez que sean eficaces. Deberán establecerse teniendo como meta que la comunicación sea clara en sus contenidos, completa (todos los que tienen que estar enterados lo estarán), lo más automática, rápida y segura posible.

4. Objetivos La comunicación debe fluir en todos los sentidos: entre el equipo del proyecto y el jefe de proyecto, entre el jefe de proyecto y el usuario, entre el cliente y el gerente y en general entre todos los participantes. Diseñar los circuitos de comunicación.

5. Objetivos Realizar reuniones de seguimiento. Definir una comunicación correcta, teniendo en cuenta la distribución geográfica de los diferentes equipos que están trabajando en el proyecto.

6. Entregables Plan de Entrevistas (Preguntas). Entrevistas con los Interesados (Fechas). Plantillas con el contenido de las Entrevistas. Informe del Avance del Proyecto o Proceso.

7. Gestión de Comunicaciones En la definición del plan de comunicación se sientan las bases sobre las que se va a apoyar una actividad que está presente en el resto de actividades del proyecto, la comunicación.

8. Gestión de Comunicaciones Procesos: Planificación de las Comunicaciones. Distribución de la Información. Informar el Rendimiento. Gestionar a los Interesados .

9. Gestión de Comunicaciones Gestión de Comunicaciones: ¿Cuáles son los involucrados?: todos los que intervienen en el desarrollo y gestión del proyecto, los principales. ¿Cómo se distribuye la información?: Sabiendo cuáles son los involucrados, debemos encontrar y definir el camino de la distribución de la comunicación. Desarrollar cada proceso de Gestión de Comunicaciones

10. Gestión de Comunicaciones Plan de Gestión de las Comunicaciones: Este documento puede contener los siguientes elementos: tipo elemento de comunicaciones finalidad o motivo fecha inicio/fin emisor-receptor

11. Gestión de Comunicaciones medio frecuencia formato contenido nivel de detalle método de actualización estado glosario de términos

12. Gestión de Comunicaciones METODOLOGÍAS DEL PLAN DE COMUNICACIONES: Comunicación ascendente: Esta comunicación fluye desde los subordinados . o Comunicación cruzada: La comunicación cruzada incluye el flujo horizontal de información entre personas de niveles organizativos iguales o similares. Comunicación descendente: Este tipo de comunicación fluye de las personas situadas en los niveles más altos de la jerarquía organizativa

13. Gestión de Comunicaciones Auditoria de Comunicación Interna Análisis de los canales de comunicación existentes y propuestas de mejora Sugerencias sobre nuevos canales Valoración sobre el papel de los responsables y directivos en la comunicación interna; informe de recomendaciones para la mejora de sus competencias.

14. Gestión de Comunicaciones Documento de mejora: Documento que contiene la información relativa de cómo mejorar mi servicio en una entidad. Indicador: Según la norma UNE 66.175 (2003): “Dato o conjunto de datos que ayudan a medir objetivamente la evolución de un proceso o de una actividad.”

15. Gestión de Comunicaciónes

16. Gestión de Comunicaciones HERRAMIENTAS DE PLAN DE GESTIÓN DE COMUNICACIÓN : Carta al Personal: Las cartas deben ser breves y legibles. Se utilizan para difundir información importante tales como resultados, cambios en la organización, etc. Su ventaja radica en la rapidez de su llegada y el impacto que provoca el remitente.

17. Gestión de Comunicaciones Carteleras: Este ancestral pero efectivo medio de comunicación se debe colocar en un lugar de tránsito seguro del personal. Puede contener información general, normativas institucionales e informaciones que intercambia el personal

18. Gestión de Comunicaciones Cuadernillo de Bienvenida: Cualquier persona que ingresa a una Institución nueva necesita saber a dónde se ha incorporado. Para ello se diseña este material que tentativamente puede incluir: una síntesis histórica, las normas internas, su organigrama, sus integrantes, etc.

19. Gestión de Comunicaciones Manuales de estilo: Son guías sistematizadas de procedimientos institucionales que reúnen la información técnica, organizativa, histórica, etc. Ayudan a organizar y coordinar las actividades.

20. Gestión de Comunicaciones Publicación Institucional: Una revista interna informa, motiva y cohesiona al personal. Su importancia es que en ella confluyen informaciones de diferentes áreas. Así, se produce una comunicación ascendente, descendente y lateral.

21. Gestión de Comunicaciones Línea abierta o Línea directa: Es una línea telefónica donde todos pueden llamar y dejar sus preguntas, sugerencias, temores, etc., en un contestador. Pueden utilizarlo todos los integrantes de la organización y es obligatorio que, junto al mensaje, dejen su nombre y Servicio. Los mensajes serán revisados por el responsable y cuanto antes deben ser contestados.

22. Gestión de Comunicaciones Buzón de Quejas y sugerencias: Permiten que todos los integrantes de la organización se expresen con libertad y puedan transmitir a los niveles superiores de la organización sus inquietudes y expectativas. No deben tenerse en cuenta los mensajes anónimos.

23. Gestión de Comunicaciones Listas de distribución y foros de discusión por internet: pueden servir para motivar a los integrantes de las mismas en el uso de estas herramientas y estimular su pertenencia. Los temas pertinentes serían institucionales

24. Gestión de Comunicaciones El informe de rendimiento comprende: Este documento puede ser un checklist, en donde se tomarán en cuenta puntos a evaluar. Este informe también puede derivarse en Informes de revisión: de frecuencia y de niveles. porcentaje de las actividades tabulares análisis de hojas de cálculo gráficos, entre otros

25. Gestión de Comunicaciones Recolección y compilación: sistemas manuales de archivo bases de datos electrónicas, entre otros.

26. Gestión de Comunicaciones Tipo de comunicación: descendente, ascendente, horizontal, formal e informal. Herramientas de gestión: cartas, carteleras, manuales, folletos, reuniones, e-mail, portales, Indicadores: para la medición en el rendimiento.

27. Gestión de Comunicaciones Gracias por su Atención¡