PROYECTO DE MEJORA AVANCE FINAL , SUSTENTADO..pdf

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SERVICIO NACIONAL DE ADIESTRAMIENTO EN TRABAJO INDUSTRIAL
DIRECCIÓN ZONAL ANCASH
C.F.P. HUARAZ
PROPUESTA DE UN SISTEMA DE EVALUACIÓN DEL
PERSONAL ADMINISTRATIVO DE LA I.E. 86019 LA LIBERTAD,
HUARAZ - 2023
AUTOR
RIMAC FLORES RENZO ROMARIO
CARRERA
ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
ASESOR
SOLIS COLLANTES DASHIA
HUARAZ, PERÚ
2023

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EPÍGRAFE:
"El progreso es imposible sin cambio, y aquellos que no pueden cambiar sus
mentes no pueden cambiar nada."
George Bernard Shaw

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DEDICATORIA:
Dedico este informe a todas las
personas que han sido parte fundamental de este
proyecto demejora. A mi familia, por su apoyo
incondicional y palabras de aliento en cada paso
que he dado.
Amis compañeros por compartir su
conocimiento y colaboración en la realización
de este trabajo.
A mis profesores y monitores, por
guiarme en mi camino de aprendizaje y
crecimiento. Y, sobre todo, a aquellos que
confiaron en mí y me brindaron la oportunidad
de llevar a cabo este proyecto de mejora.
Gracias por ser parte de este viaje y ser una
fuente inagotable de inspiración.

4
AGRADECIMIENTO:
Agradecemos sinceramente a Dios por
habernos brindado la inspiración, la sabiduría y
la fortaleza necesaria para llevar a cabo este
proyecto con éxito. Su guía y protección han
sido fundamentales en cada paso de esta
travesía.
También queremos expresar nuestro
profundo agradecimiento a nosotras mismas,
por la perseverancia y el esfuerzo constante
que hemos puesto en este proyecto. Cada
desafío nos ha fortalecido, y cada logro ha
sido el resultado de nuestro compromiso y
dedicación.

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PRESENTACIÓN DEL ALUMNO
Ficha Curricular:
Apellido y Nombre : Rimac Flores Renzo Romario
Grupo : 19NAEDE602
Modalidad : Presencial
Ocupación : Administración de empresas
ID : 001325754
Empresa : I.E. La Libertad
Instructor de seguimiento : José Luis Rodríguez
Área de mejora : Administrativa
Cargo : Practicante

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INDICE
EPÍGRAFE:....................................................................................................................................................... 2
DEDICATORIA:............................................................................................................................................... 3
AGRADECIMIENTO: ..................................................................................................................................... 4
RESUMEN EJECUTIVO DEL PROYECTO DE MEJORA..................................................................... 12
CAPÍTULO I ................................................................................................................................................... 13
GENERALIDADES DE LA EMPRESA.......................................................................................................... 13
1.1. Razón social de la empresa................................................................................................................13
1.2. Misión, Visión, Objetivos, valores y política de la empresa. ...........................................................15
1.3. Productos, Mercado, Clientes............................................................................................................18
1.4. Estructura de la Organización. ..........................................................................................................20
1.5. Otra información relevante................................................................................................................21
CAPÍTULO II.................................................................................................................................................. 23
PLAN DEL PROYECTO DE MEJORA .......................................................................................................... 23
2.1. Identificación del problema técnico en la empresa............................................................................23
2.1.1. Lluvia de ideas...........................................................................................................................23
2.1.2. Diagrama de Pareto ...................................................................................................................24
2.2. Objetivos del Proyecto de Mejora.....................................................................................................26
2.2.1. Objetivo general ........................................................................................................................26
2.2.2. Objetivos específicos.................................................................................................................26
2.3. Antecedentes del Proyecto de Mejora. ..............................................................................................26
2.3.1. Antecedente Internacional.........................................................................................................26
2.3.2. Antecedente Nacional................................................................................................................27
2.3.3. Antecedente local ......................................................................................................................28
2.4. Justificación del Proyecto de Mejora.................................................................................................29
2.5. Marco Teórico y Conceptual.............................................................................................................30
2.5.1. Fundamento teórico del proyecto de mejora.............................................................................30
2.5.2. Métodos para medir el desempeño laboral. ..............................................................................34
CAPÍTULO III................................................................................................................................................ 36
3.1. Efectos del problema en el área de trabajo o en los resultados de la empresa...................................36
3.1.1. Efectos en el producto/servicio .................................................................................................36
3.1.2. Efectos en los materiales y costos .............................................................................................36
3.1.3. Efectos con respecto al tiempo..................................................................................................36
3.1.4. Efectos con respecto a la calidad...............................................................................................36
3.2. Diagrama de Ishikawa.......................................................................................................................37
3.3. Diagrama de Pareto ...........................................................................................................................38

7
3.4. Análisis FODA..................................................................................................................................39
3.5. Análisis Pestel. ..................................................................................................................................40
3.6. Análisis de las 5 Fuerzas de Porter....................................................................................................41
CAPÍTULO IV ................................................................................................................................................ 43
PROPUESTA TECNICA DE LA MEJORA .................................................................................................... 43
4.1. Plan de acción de la Mejora propuesta..............................................................................................43
4.2. Consideraciones técnicas, operativas para la implementación de la mejora. ....................................45
4.2.1. Propuesta de solución................................................................................................................45
4.3. Propuesta de capacitación al personal administrativo.......................................................................46
4.3.1. Programa de capacitación para el personal administrativo. ......................................................46
4.3.2. Formato de asistencia................................................................................................................47
4.3.3. Cuestionario para conocer la satisfacción de la capacitación....................................................47
4.4. Analizar el perfil de puesto del área administrativo de la I.E. La Libertad.......................................47
4.4.1. Estructura organizacional..........................................................................................................47
4.4.2. Perfil del Área admirativo. ........................................................................................................49
4.4.3. Analizar el perfil de puesto del área administrativo de la I.E. La Libertad...............................50
Paso 1: Criterios que deben de ser considerados.......................................................................................57
Paso 2: Hoja de Instrucciones de evaluación de desempeño al personal administrativo. .........................58
Paso 3: Herramienta aplicativa de evaluación de desempeño...................................................................59
Paso 4: Escala valorativa...........................................................................................................................60
Paso 5: Feedback.......................................................................................................................................61
Paso 6: Encuesta aplicativa a los padres de familia de la I.E. La libertad.................................................62
Paso 7: Formato de encuesta. (Ver Anexo 06)..........................................................................................62
4.7. Cronograma de ejecución de la mejora. ............................................................................................64
4.8. Aspectos Limitantes del Proyecto de Mejora....................................................................................66
CAPITULO V.................................................................................................................................................. 67
COSTOS DE IMPLEMENTACIÓN DE LA MEJORA...........................................................................67
CAPÍTULO VI ................................................................................................................................................ 69
EVALUACIÓN TÉCNICA Y ECONÓMICA DE LA MEJORA.................................................................... 69
6.1. Beneficio técnico y/o económico esperado de la Mejora. .................................................................69
6.1.1. Precio total al mes de documentos académicos.........................................................................69
6.1.2. Descripción de la Propuesta de Mejora para la empresa...........................................................70
6.1.3. Precio total al mes de documentos académicos.........................................................................70
6.1.4. Comparación de la situación actual y la propuesta....................................................................71
6.2. Relación Beneficio/Costo..................................................................................................................72
6.3. VAN y TIR........................................................................................................................................72
6.4. Payback .............................................................................................................................................73
CAPÍTULO VII............................................................................................................................................... 74
CONCLUSIONES ............................................................................................................................................ 74

8
CAPÍTULO VIII ............................................................................................................................................. 75
RECOMENDACIONES ................................................................................................................................... 75
8.1. Recomendaciones para la empresa respecto del Proyecto de mejora................................................75
CAPITULO IX ................................................................................................................................................ 76
REFERENCIAS............................................................................................................................................76
ANEXOS .......................................................................................................................................................... 77
Anexo 01: Formato de asistencia. ............................................................................................................77
Anexo 02: Cuestionario para conocer la satisfacción de la capacitación..................................................78
Anexo 03: Matriz de evaluación de desempeño del personal administrativo. ..........................................79
Anexo 04: Formato de encuesta a padres de familia.................................................................................80

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ÍNDICE DE TABLAS
Tabla 1..............................................................................................................................................................20
Tabla 2..............................................................................................................................................................24
Tabla 3..............................................................................................................................................................24
Tabla 4..............................................................................................................................................................24
Tabla 5..............................................................................................................................................................38
Tabla 6..............................................................................................................................................................39
Tabla 7..............................................................................................................................................................40
Tabla 8..............................................................................................................................................................41
Tabla 9..............................................................................................................................................................42
Tabla 10............................................................................................................................................................43
Tabla 11............................................................................................................................................................45
Tabla 12............................................................................................................................................................46
Tabla 13............................................................................................................................................................49
Tabla 14............................................................................................................................................................50
Tabla 15............................................................................................................................................................51
Tabla 16............................................................................................................................................................52
Tabla 17............................................................................................................................................................53
Tabla 18............................................................................................................................................................54
Tabla 19............................................................................................................................................................55
Tabla 20............................................................................................................................................................56
Tabla 21............................................................................................................................................................57
Tabla 22............................................................................................................................................................59
Tabla 23............................................................................................................................................................59
Tabla 24............................................................................................................................................................60
Tabla 25............................................................................................................................................................62
Tabla 26............................................................................................................................................................63
Tabla 27............................................................................................................................................................64
Tabla 28............................................................................................................................................................67
Tabla 29............................................................................................................................................................68
Tabla 30............................................................................................................................................................68
Tabla 31............................................................................................................................................................68
Tabla 32............................................................................................................................................................69
Tabla 33............................................................................................................................................................69
Tabla 34............................................................................................................................................................70

10
Tabla 35............................................................................................................................................................70
Tabla 36............................................................................................................................................................71
Tabla 37............................................................................................................................................................72
Tabla 38............................................................................................................................................................72
Tabla 39............................................................................................................................................................73
Tabla 40............................................................................................................................................................73

11
ÍNDICE DE FIGURAS
Figura 1 ...........................................................................................................................................................14
Figura 2 ...........................................................................................................................................................14
Figura 3 ...........................................................................................................................................................18
Figura 4 ...........................................................................................................................................................20
Figura 5 ...........................................................................................................................................................21
Figura 6 ...........................................................................................................................................................22
Figura 7 ...........................................................................................................................................................25
Figura 8 ...........................................................................................................................................................37
Figura 9 ...........................................................................................................................................................38
Figura 10 .........................................................................................................................................................47
Figura 11 .........................................................................................................................................................48

12
RESUMEN EJECUTIVO DEL PROYECTO DE MEJORA
El siguiente proyecto de mejora que tiene por título “Propuesta de un sistema de evaluación del
personal administrativo de la I.E. 86019 la libertad.” tuvo como objetivo la mejora en el
desempeño laboral del personal administrativo dando así mejoras durante un periodo de tiempo.
En el primer capítulo nos resume información básica de la empresa, nos da una presentación
resumida del sector al que se dedica y el servicio que brinda como también su diseño normativo
prospectivo. El segundo capítulo explica el método utilizado para hallar el problema principal
por medio de la lluvia de ideas y el diagrama de Pareto, con ello se logró determinar que el
problema principal de la empresa es el poco control en la asignación de recursos para ejecutar
su principal actividad. También contiene los objetivos que pretendemos alcanzar con esta
investigación, los cuales reflejan nuestras intenciones de mejora al proponer soluciones a las
causas que originar el problema principal; así mismo, el marco teórico, los antecedentes y la
justificación están incluidos en el capítulo dos.
El tercer capítulo describe la situación actual de la empresa por medio de estas herramientas:
En Ishikawa se identificaron las causas que originan el problema principal hallado en el capítulo
dos, en Pareto se diferencia en porcentaje de cada causa así detectando el problema que cuentan
un porcentaje elevado de acuerdo al grafico de barras del Pareto, y además de usaron tres
herramientas más de análisis como son: FODA, Análisis Pestec y Las 5 Fuerzas de Porter. El
cuarto capítulos representa la propuesta de mejora con ayuda de una matriz de planes de acción
y sus subsiguientes herramientas a ser ejecutadas como propuestas a la empresa, con base en el
objetivo general del proyecto. Posteriormente, las herramientas empleadas como mejoras
fueron la propuesta de una capacitación que ayude a dar a conocer el nuevo sistema de
evaluación, también se presenta el análisis del perfil de puesto del área administrativo de la
institución y finalmente el método para medir el desempeño laboral del personal admirativo,
realizando matrices y formatos que ayuden a evaluar y sacar resultados para toma de decisiones.

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CAPÍTULO I
GENERALIDADES DE LA EMPRESA
1.1. Razón social de la empresa.
➢ Empresa (razón social) : Colegio Nacional de la libertad
➢ R.U.C : 20531003765
➢ Representante legal : Ramírez Hinostroza Carlos Andrés
➢ Monitor : Hugo Quito Cerna
➢ Sección / Área / Departamento : Administrativo/logístico
➢ Región : Ancash
➢ Provincia : Huaraz
➢ Distrito : Huaraz
➢ Dirección : Av. Agustín Gamarra – 217
➢ Teléfono / Celular : 043 – 422711
➢ Correo : educlibertana@gmail.com
➢ Fecha : 23 de Noviembre del 2023

14
Figura 1
Ubicación geográfica del colegio la libertad.
Fuente: (Google Maps ,2023)
Figura 2
I.E La libertad.
Fuente: (Elaboración propia, 2023.)

15
1.2. Misión, Visión, Objetivos, valores y política de la empresa.
a. Misión:
Lograr que todas y todos los estudiantes culminen la escolaridad en los niveles de primaria
y secundaria de Educación Básica Regular, consoliden los aprendizajes establecidos en el
perfil deegreso del currículo nacional y alcancen su desarrollo integral en espacios seguros,
inclusivos, desana convivencia y libres de violencia.
b. Visión:
Ser reconocidos como una institución educativa que forma estudiantes competentes, que
desarrollan una vida saludable, practican valores, respetuosos de la diversidad
sociocultural y conciencia ambiental; con capacidades críticas, creativas, reflexivas,
emprendedoras y cultura digital; para enfrentar los desafíos en una sociedad democrática
de manera autónoma y asertiva; con una comunidad educativa comprometida en la
búsqueda de la excelencia y del bien común.
c. Objetivos:
• La calidad, que asegure la eficiencia en los procesos y eficacia en los logros y las mejores
condiciones de una educación para la identidad, la ciudadanía, el trabajo; en un marco de
formación permanente.
• La equidad, que posibilite una buena educación para todos los peruanos sin exclusiónde
ningún tipo y que de prioridad a los que menos oportunidades tienen.
• La interculturalidad, que contribuya al reconocimiento y valoración de nuestra
diversidad cultural, étnica y lingüística; al diálogo e intercambio entre las distintas culturas
y al establecimiento de relaciones armoniosas.
• La democracia, que permita educar en y para la tolerancia, el respeto a los derechos
humanos, el ejercicio de la identidad y la conciencia ciudadana, así como la participación.
• La ética, que fortalezca los valores, el respeto a las normas de convivencia y la conciencia
moral, individual y pública.

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• La inclusión, que incorpore a las personas con discapacidad, grupos sociales excluidos,
marginados y vulnerables.
• La conciencia ambiental, que motive el respeto, cuidado y conservación del entorno
natural como garantía para el futuro de la vida.
• La creatividad y la innovación, que promuevan la producción de nuevos conocimientos
en todos los campos del saber, el arte y la cultura
d. Valores de la Empresa:
• Respeto: Valorar y considerar a los demás, sus opiniones, creencias y derechos,
fomentando la tolerancia y la empatía hacia las diferencias individuales.
• Responsabilidad: Enseñar a asumir las consecuencias de las acciones y a serconscientes
de la importancia de cumplir con los compromisos y deberes.
• Honestidad: Fomentar la verdad, la sinceridad y la transparencia en todas lasacciones
y relaciones, promoviendo la confianza entre las personas.
• Solidaridad: Incentivar el apoyo y la colaboración con los demás, especialmentecon
aquellos que necesitan ayuda o están en situaciones de vulnerabilidad.
• Justicia: Promover la equidad y la imparcialidad, entendiendo que todos merecen ser
tratados de manera justa y con igualdad de oportunidades.
• Tolerancia: Aceptar y valorar las diferencias culturales, sociales, religiosas yétnicas,
evitando cualquier forma de discriminación.
• Perseverancia: Incentivar la constancia y la dedicación en el aprendizaje y en la
superación de los desafíos.

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• Curiosidad: Estimular la búsqueda de conocimiento y la motivación por aprender
constantemente.
• Autonomía: Fomentar la capacidad de tomar decisiones informadas y actuar deforma
independiente y responsable.
• Humildad: Reconocer las propias limitaciones y errores, y estar dispuesto aaprender
de los demás.
e. Políticas:
• Acceso y Equidad: Esta orientada a garantizar el acceso equitativo a la educación para
todos los estudiantes, independientemente de su origen étnico, económico, género,
discapacidad u otras características.
• Gratuidad: Se establece la política de ofrecer educación de calidad de forma gratuita o a
los estudiantes y sus familias.
• Evaluación y Rendición de Cuentas: Centrada en medir el progreso académico de los
estudiantes y la calidad de la enseñanza.
• Participación de la Comunidad: Promueven la participación activa de los padres de
familia, tutores y la comunidad en general en la toma de decisiones educativas.
• Inclusión de Estudiantes con Discapacidades: La inclusión se centran en proporcionar
apoyo y recursos adecuados para estudiantes con discapacidades, asegurando que puedan
acceder a una educación de calidad en un entorno inclusivo.
• Desarrollo Profesional de Docentes: Sirve para fomentar el desarrollo profesional de los
docentes, brindando oportunidades de capacitación, actualización y crecimiento en sus áreas
de especialización.

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1.3. Productos, Mercado, Clientes.
➢ Servicios:
La I.E La Libertad promueve el aprendizaje y desarrollo profesional de los docentes, así como
aquellas orientadas al diseño, implementación y organización de los procesos de enseñanza y
aprendizaje. Concentra funciones y competencias ligadas a la organización de espacios de
interaprendizaje profesional y de trabajo colegiado, el monitoreo y acompañamiento de la
práctica docente, el desarrollo profesional docente, la planificación y adaptación curricular, la
evaluación de los aprendizajes, el monitoreo del progreso delas y los estudiantes a lo largo del
año y la calendarización del tiempo lectivo.
Figura 3
Referencia al servicio de educación de la I.E La libertad.
Fuente: (Página Web de la I.E La Libertad, 2022)

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➢ Mercado.
La I.E. La libertad como una institución pública brinda sus servicios de educación primaria y
secundaria, principalmente al distrito de Huaraz, como tal en la actualidad la I.E. La libertad
cuenta con un porcentaje del 70% de estudiantes de la zona y del 30% de diferentes provincias
cercanas, los cuales son: Aija, Huari, Ocros, Recuay, Independencia y Yungay.
De las siguientes provincias es que conforman el 30% jóvenes que migran a la cuidad de
Huaraz por motivos de educación y mejor calidad educativa en la I.E. La libertad es, por tanto,
que tiene un porcentaje de alumnos de estas provincias que, en este momento, contando los
alumnos de nuestro distrito de Huaraz y de las provincias mencionadas, forman un 100% que
serían hoy 2,500 estudiantes en la institución educativa.
➢ Clientes:
La I.E la Libertad cuenta con 2500 alumnos en la actualidad, los cuales están en diferentes
grados de educación, las cuales son (Secundaria y primaria). Nuestros clientes son de sexo
Masculino y Femenino, los cuales son niños y adolescentes de un cierto rango de edad, los
que hoy son nuestros clientes en la I.E. La Libertad, Brindándoles la mejor calidad educativa
a cada uno de ellos.
✓ Niños de 5 a 12 años de edad de sexo (Masculino – Femenino) los cuales están en el
grado de primaria.
✓ Adolescentes de 13 a 17 años de edad de género (Masculino– Femenino) los cuales
están en el grado de secundaria.

20
1.4. Estructura de la Organización.
Figura 4
Organigrama de I.E La libertad,
Fuente y elaboración: (Pagina Web de la I.E La Libertad, 2023).
Tabla 1
Profesionales que conforman el área administrativa.
Fuente: (Elaboración Propia)
Tiempo Completo Tiempo parcial
Administrador 1
Asistente administrativo 1
Oficinistas 5
auxiliares de biblioteca 1
Auxiliares de laboratorio 1
Personal de Servicio 3 3
Total 12 3

21
1.5. Otra información relevante
Figura 5
Reconocimiento otorgado el año 2017 por ESSALUD - Programa de SUMAK WAKSAY.
Fuente: (I.E. La libertad, 2023)

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Fuente:( I.E. La libertad 2023)
Figura 6
Reconocimiento otorgado por la dirección de Ancash- 2015 por brindar valores en la
sociedad.

23
CAPÍTULO II
PLAN DEL PROYECTO DE MEJORA
2.1. Identificación del problema técnico en la empresa.
La I.E. La libertad ha observado que un alto porcentaje del personal administrativo no
cumple adecuadamente con sus funciones y responsabilidades dentro de la organización. El
resultado fue ineficiencia en los procesos administrativos, como son retrasos en la respuesta
a padres de familia brindado documentos académicos., y la falta de coordinación interna de
operaciones críticas.
2.1.1. Lluvia de ideas.
• Proponer capacitación al personal administrativo de la I.E. La libertad.
• implementar de una caja chica.
• Evaluar la propuesta de mejora a través de la relación beneficio – costo; para
determinar su factibilidad técnica y económica.
• Analizar el perfil de puesto del área administrativo de la I.E. La libertad.
• Mejorar en el clima institucional de la IE. La Libertad.
• Mejorar la imagen institucional.
• Medir el desempeño laboral del personal Administrativo de la I.E. 86019 La libertad.
• Falta de un control de requerimientos del personal de mantenimiento.
• Mejora en organización de documentos.
• Demora en búsqueda de pedidos.

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2.1.2. Diagrama de Pareto
Tabla 2
Escala de calificación de los problemas.
Escala de calificación de los problemas. Puntaje
Muy grave 10
Grave 5
Regular 4
Leve 2
Irrelevante. 0
Tabla 3
Personal Encuestados para análisis de la lluvia de ideas.
Tabla 4
Análisis de lluvia de ideas.
N° Lluvia de ideas A B C D TOTAL % % Acumulado
1 Realizar capacitaciones al personal administrativo
sobre indicadores de desempeño. de la I.E. La
libertad.
P1 4 5 10 5 24 15% 15%
2 Evaluar la propuesta de mejora a través de la
relación beneficio – costo; para determinar su
factibilidad técnica y económica.
P2 2 2 5 5 14 9% 24%
3 Falta de una caja chica. P3 5 2 2 5 14 9% 33%
4 Analizar el perfil de puesto del área administrativo
de la I.E. La libertad.
P4 2 4 5 4 15 10% 43%
5 Mejorar en el clima institucional de la IE. La Libertad. P5 5 4 5 2 16 10% 53%
6 Mejorar la imagen institucional. P6 5 5 4 4 18 12% 64%
7 Medir el desempeño laboral del personal
Administrativo de la I.E. 86019 La libertad.
P7 10 10 5 10 35
22%
87%
8 Falta de un control de requerimientos del personal de
mantenimiento.
P8 4 2 2 2 10 6% 93%
9 Mejora en organización de documentos. P9 2 2 0 2 6 4% 97%
10 Demora en búsqueda de pedidos. P10 0 2 0 2 4 3% 100%
TOTAL 156 100%
Fuente: Entrevista grupal a trabajadores de la I.E. La libertad.
Nota: Selección de 10 problemas de la lluvia de idea.
A Administrador Hugo Quito Cerna
B Practicantes Dayana Damián Liñán
C Sub D. de áreas técnicos. Antony Depaz Paulino
D Auxiliares de educación. Edwin Séptimo Hinostroza

25
Como se aprecia en el resultado final, existen seis problemas que son de mayor relevancia:
• Realizar capacitaciones al personal administrativo de la I.E. La libertad.
• Evaluar la propuesta de mejora a través de la relación beneficio – costo; para
determinar su factibilidad técnica y económica.
• Mejorar en el clima institucional de la IE. La Libertad.
• Mejorar la imagen institucional.
• Medir el desempeño laboral del personal Administrativo de la I.E. 86019 La libertad.
A continuación, se presenta el cuadro resumen de porcentajes obtenidos y el diagrama de
Pareto:
Figura 7
Diagrama de Pareto de acuerdo al análisis de la lluvia de ideas.
Fuente: Elaboración propia.
Nota: Uso de la herramienta Pareto para la identificación del problema principal.
Interpretación: Como se observa en el diagrama, el problema que mayor porcentaje tiene es
el P7 el cual nos indica un 100% lo cual nos da entender que es un problema que se debe de
solucionar por sus causas a futuro.

26
2.2. Objetivos del Proyecto de Mejora.
2.2.1. Objetivo general
Proponer la implementación de un sistema de evaluación al personal administrativo de
manera que consiga elevar la calidad de servicio de un 60% a un 90% a base de encuestas
a padres familia una vez aplicada el sistema de evaluación en un periodo de 8 meses.
2.2.2. Objetivos específicos.
• Proponer capacitación al personal administrativo de la I.E. La libertad.
• Medir el desempeño laboral del personal Administrativo de la I.E. La libertad.
• Evaluar la propuesta de mejora a través de la relación beneficio – costo.
2.3. Antecedentes del Proyecto de Mejora.
2.3.1. Antecedente Internacional
(Arias, 2022) En su tesis titulada: “Análisis y definición de indicadores para la evaluación
del desempeño de cargos directivos dentro de áreas dedicadas a la gestión de la cadena
de suministro para las principales industrias en chile” Para optar el grado de Magíster
en control de gestión – Santiago de Chile. La cadena de suministro, se refiere a redes de
empresas que ajustan su producción para satisfacer la demanda del cliente. Presente en
diversos sectores económicos, las cadenas de suministro son fundamentales para la gestión
de operaciones. El (SCM) coordina estratégicamente funciones y procesos en la cadena de
suministro, siendo crucial para mejorar el rendimiento empresarial y mantener la ventaja
competitiva. La competitividad se vincula a la capacidad de la cadena de suministro para
transportar productos de manera eficiente. La complejidad de las cadenas de suministro se
destaca, y su estudio es esencial para un seguimiento eficiente. Se menciona el juego de
distribución de la cerveza como una herramienta común para entender la dinámica de las
cadenas de suministro. La evaluación del desempeño, ya sea objetiva o subjetiva, es crucial
en las organizaciones. Utilizada para ascensos, despidos y desarrollo, la evaluación influye
en el comportamiento de los empleados. La elección cuidadosa de criterios es esencial, ya
que estos afectan directamente la retroalimentación y el desarrollo de los empleados.

27
Conclusión: La cadena de suministro, , implica redes de empresas que ajustan su producción
para satisfacer la demanda del cliente en diversos sectores económicos. (SCM) coordina
estratégicamente funciones y procesos para mejorar el rendimiento empresarial y mantener
la ventaja competitiva. La eficiencia en el transporte de productos es clave para la
competitividad de la cadena de suministro. La complejidad de estas cadenas destaca su
importancia en la gestión operativa, y se utiliza el juego de distribución de la cerveza como
una herramienta común en su estudio. La evaluación del desempeño, ya sea objetiva o
subjetiva, es fundamental en las organizaciones, influyendo en el comportamiento de los
empleados, y la elección cuidadosa de criterios impacta en la retroalimentación y desarrollo.
2.3.2. Antecedente Nacional
(Huerta, 2021) En su tesis de Maestría titulada: “Sistema de evaluación del desempeño
laboral para el personal administrativo del Colegio Zárate” Para optar el Grado Académico
de Maestro en Recursos Humanos y Gestión Organizacional - Huancayo. El presente trabajo
de investigación, titulado “Sistema de evaluación del desempeño laboral para el personal
administrativo del colegio Zárate”, tuvo como objetivo general proponer un sistema de
evaluación del desempeño laboral para el personal administrativo del Colegio Zárate en el
2020-2021, ya que dicha organización no cuenta con un sistema formal de evaluación del
desempeño del personal administrativo y; por lo tanto, la valoración del trabajo y logros de
los empleados de este grupo se realiza asistemáticamente; es decir, de manera subjetiva, no
procedimental, ni documentada. Un sistema de evaluación del desempeño laboral permite a
las organizaciones contar con una herramienta para medir de manera confiable el nivel de
logro de objetivos y competencias de cada puesto de trabajo. Para el desarrollo de la
investigación se empleó el enfoque inductivo, la técnica secuencial y la entrevista como
instrumento de investigación.
Conclusión: La investigación se enfocó en desarrollar un sistema integral de evaluación de
desempeño laboral para el personal administrativo del Colegio Zárate durante el periodo
2020-2021. El sistema abarca la implementación de 14 componentes clave, que van desde la
definición de perfiles de puesto y competencias hasta la evaluación basada en indicadores y
la planificación de capacitaciones. Estos esfuerzos reflejan un enfoque completo para mejorar
la eficiencia y la efectividad del equipo administrativo, promoviendo un ambiente de
desarrollo y crecimiento continuo en la institución.

28
2.3.3. Antecedente local
(Macoly, 2021) En su tesis titulada: “Desempeño laboral y gestión por resultados en el
Gobierno Distrital de Independencia, provincia de Huaraz - Ancash 2021” Para obtener el
grado académico en maestra de gestión pública – Huaraz. Este informe analiza las
deficiencias en el servicio laboral y la gestión en el Gobierno Distrital de Independencia,
ubicado en Jr. Guzmán Barrón s/n. Se señala que existe una falta de eficiencia en las
actividades del personal y funcionarios debido a la ausencia de fomento del cambio y
modernización. Además, se destaca la limitada accesibilidad a la información y la falta de
transparencia, así como la escasa participación ciudadana y gestión para obtener resultados.
Para evaluar el desempeño laboral, se emplearon cuestionarios basados en los parámetros de
producción, calidad, responsabilidad, actitud cooperativa, iniciativa y presentación personal,
según Chiavenato (2007, p. 242). La gestión por resultados se evaluó mediante otro
cuestionario basado en los principios de Minfín (2013). Los resultados, analizados con el
procedimiento Rho Spearman, revelaron un coeficiente de correlación de 0,42, indicando una
relación significativa entre el desempeño laboral y la gestión por resultados en el Gobierno
Distrital de Independencia, Ancash, en 2021.
Conclusión: En el análisis del Gobierno Distrital de Independencia, Ancash, se evidencian
claras deficiencias en el servicio laboral y la gestión, destacando la falta de eficiencia,
transparencia y participación ciudadana. La evaluación del desempeño laboral, basada en
parámetros clave, y la medición de la gestión por resultados revelan una relación significativa,
subrayando la importancia de mejorar la gestión para optimizar el rendimiento del personal.
Estos hallazgos proporcionan una base sólida para implementar cambios y promover una
modernización efectiva en el Gobierno Distrital, con el objetivo de lograr un servicio más
eficiente y orientado a resultados.

29
2.4. Justificación del Proyecto de Mejora.
La Implementación de sistema una evaluación al personal administrativo en la Institución
Educativa I.E. 86019 La Libertad surge como una necesidad esencial para mejorar la
eficiencia y el funcionamiento general de la institución. Esta justificación se basa en la
importancia crítica del personal administrativo en el apoyo a las operaciones diarias y la
gestión efectiva de la escuela. Al identificar y abordar las deficiencias en el desempeño,
se puede lograr un ambiente de trabajo más productivo y un mejor servicio a la comunidad
educativa.
Uno de los objetivos específicos de este proyecto es describir con precisión las funciones
del personal administrativo de la I.E. 86019 La Libertad. Este análisis detallado permitirá
establecer expectativas claras y alineadas con las responsabilidades asignadas a cada
miembro del equipo. Asimismo, se busca medir el desempeño laboral de este personal.
Esta evaluación proporcionará información cuantitativa y cualitativa sobre cómo cada
empleado está contribuyendo al logro de los objetivos institucionales.
La falta de un manejo adecuado del desempeño laboral en el colegio La Libertad
representa un problema que podría impactar negativamente en diversas áreas de la
institución, desde la organización interna hasta la calidad de los servicios brindados. Los
casos de personal que no cumple totalmente con sus funciones subrayan la necesidad de
implementar una evaluación sistemática. Esto permitirá identificar áreas de mejora,
proporcionar retroalimentación constructiva y ofrecer oportunidades de desarrollo
profesional para elevar el nivel general de rendimiento del personal administrativo.

30
2.5. Marco Teórico y Conceptual.
2.5.1. Fundamento teórico del proyecto de mejora
A) Jerarquización de puestos del área administrativo.
• El administrador
(Taurino) Corresponde al Administración de cada Colegio, planear y regular en forma
eficiente las operaciones con los bienes, el personal, los servicios y demás recursos
empleados por el colegio, para el logro de los fines del centro educativo. En desarrollo
de sus funciones el Administrador tendrá en su cuidado, directamente, o a través de las
personas que dependen de él, lo relativo a:
o Administración de ingresos y gastos
o Administración contable
o Administración de edificios y equipos
o Administración de personal
o Administración de los servicios públicos y de los servicios al personal docente,
administrativo y al alumnado.
• El contador
o Elaboración de Planillas de Sueldos y Salarios, así como las boletas de pago.
o Llevar control de los adelantos de sueldo, préstamos u otros servicios que se da al
trabajador para su correspondiente descuento por planilla.
o Determinar las Declaraciones Juradas-Pago mensuales y anuales de Tributos,
aportaciones y retenciones. Mantener los archivos de los comprobantes de Gastos y
Diario debidamente ordenados y al día.
o Responsable de la emisión mensual de las boletas por cobranza de pensiones el primer
día hábil del mes.
• El secretario académico
Atención personalizada de familias, alumnos y clientes en general, proveyendo
información autorizada, absolviendo dudas y/o canalizando su atención por el área
correspondiente. Elaborar y controlar en forma ordenada los documentos oficiales que
se emiten al organismo superior educativo.

31
B) Dirección Regional de Educación, tales como:
(Lozano, 2012) Señalo los siguientes documentos académicos que brinda el personal
administrativo.
o Nóminas de Matrícula:
Presentadas por duplicado y debidamente visadas y selladas por un representante de la
DRE, la presentación de dichos documentos deberá llevarse a cabo como fecha límite
hasta antes de los primeros 15 días del mes de abril.
o Actas de subsanación:
los primeros días del mes de marzo y luego de los resultados de los exámenes de
subsanación.
o Actas Consolidadas de evaluación:
los últimos días del mes de diciembre o hasta los primeros quince días del mes de enero
del año siguiente y luego de los resultados académicos finales. Foliar, empastar y
archivar todos los documentos que del organismo superior emanen: Nóminas de
Matrícula, Actas Consolidadas de Evaluación y de Recuperación, Decretos, Normas,
etc.
o El tesorero
Emisión mensual de las boletas por cobranza de pensiones.
Se encarga de efectuar la cobranza a PPFF en colegio por todos los rubros existentes
que no se haya considerado en la cobranza en bancos, con previa autorización del
Administrador, además, de mantener los archivos de los comprobantes de Ingresos
debidamente ordenados y al día

32
C) Feedback:
(Higuerey, s.f.) En la gestión de los equipos el Feedback funciona para diferentes
propósitos. Lo más obvio es reforzar el sentido de responsabilidad de los colaboradores en
el desarrollo del trabajo de la empresa. Si la persona es informada, de manera sistematizada,
sobre el progreso de sus actividades, tiene más condiciones de perfeccionar la ejecución de
sus tareas, además de comprender cuál es su papel en la estructura.
o Cuidar para que todos participen del proceso
No siempre esta premisa se adopta en la práctica, pero para que funcione, el feedback
debe ser una doble vía. Esto significa que los líderes deben estar abiertos a las críticas
y sugerencias de mejoras. Es común encontrar personas que tienen más dificultad para
participar en los procesos de evaluación.
D) Desempeño laboral:
(Ortega, Qstion Pro, 2023) El desempeño laboral es el rendimiento que un trabajador refleja
al momento de realizar las actividades que se le asignan. De esta manera, se considera si la
persona es apta o no para el puesto asignado. Se trata de la eficacia, la calidad y la eficiencia
de su trabajo. El desempeño también contribuye a nuestra evaluación del valor de un
empleado para la organización. Cada empleado es una inversión importante para una
empresa, por lo que su rendimiento debe ser significativo. Evaluar el desempeño laboral es
una de las tareas más importantes que el Departamento de Recursos Humanos de toda
empresa debería realizar. Para hacerlo de manera correcta, es necesario considerar los
siguientes factores:
o Fijar el objetivo de la investigación
o Considerar la trayectoria del empleado
o Los criterios de referencia deben de estar relacionados con el área de trabajo.

33
E) Sistema de EDL.
Un sistema de evaluación del desempeño laboral da a conocer sobre la base del análisis
del puesto de trabajo, con el propósito de evaluar objetivamente el desempeño de los
trabajadores de la institución educativa. Para esto, analizado el marco teórico
correspondiente y hechas las entrevistas necesarias, se propone el método de evaluación
por competencias; el sustento de esta selección se debe a dos motivos principales. La
"Evaluación de Desempeño Laboral" es un método que proporciona varios beneficios
tanto para los empleados como para las organizaciones. Algunos de los principales
beneficios de este proceso son:
o Retroalimentación y Desarrollo: La evaluación de desempeño laboral brinda a
los empleados retroalimentación específica sobre su rendimiento. Esto les permite
comprender sus fortalezas y debilidades, lo que a su vez les ayuda a mejorar y
crecer en sus roles.
o Identificación de Necesidades de Capacitación: A través de la evaluación, las
organizaciones pueden identificar las áreas en las que los empleados pueden
necesitar capacitación adicional. Esto contribuye al desarrollo de habilidades y al
crecimiento profesional.
o Mejora de la Comunicación: Las evaluaciones de desempeño fomentan la
comunicación entre empleados y supervisores. Esto puede ayudar a resolver
problemas, aclarar expectativas y fortalecer las relaciones laborales.
o Toma de Decisiones de Recursos Humanos: Las organizaciones utilizan los
resultados de las evaluaciones de desempeño para tomar decisiones sobre
contrataciones, promociones, traslados y despidos. Esto contribuye a una gestión
más eficaz de los recursos humanos.
o Cumplimiento de Objetivos Organizacionales: Al evaluar el desempeño de los
empleados, las organizaciones pueden asegurarse de que sus equipos estén
trabajando hacia el logro de los objetivos y la misión de la empresa.

34
2.5.2. Métodos para medir el desempeño laboral.
(Ortega, Qstion Pro, 2023) Señalo los siguientes métodos para poder medir el
desempeño laboral los cuales son:
o Evaluación de 360 Grados: Recopilar retroalimentación de múltiples fuentes, incluyendo
supervisores, colegas, subordinados e incluso el propio empleado, para obtener una visión
integral del desempeño.
o Evaluación por Comparación: Comparar el desempeño de un empleado con el de otros
colegas o con un estándar predefinido para determinar su posición relativa.
o Evaluación Basada en Indicadores Clave de Desempeño (KPI): Utilizar métricas
específicas y KPI para evaluar el rendimiento en áreas clave y medir la contribución a los
objetivos organizativos.
o Método MOF (Manual de Organización y Funciones): Evaluar el desempeño en
función de cómo se ajusta cada empleado a las funciones y responsabilidades definidas en
el MOF de su puesto.
2.5.3. Conceptos y términos utilizados.
▪ Manual de Organización de Funciones: Documento que establece claramente los
roles, responsabilidades y funciones de cada miembro del personal administrativo en la
institución.
▪ Evaluación de Desempeño: Proceso mediante el cual se mide, analiza y valora el
rendimiento laboral de los empleados con el fin de identificar fortalezas, áreas de
mejora y tomar decisiones de desarrollo y recompensas.
▪ Eficiencia: Capacidad de realizar tareas o actividades con la menor cantidad de
recursos posibles, optimizando el uso del tiempo y los recursos disponibles.
▪ Calidad de Servicio: Nivel de excelencia con el que se ofrecen los servicios a los
usuarios, cumpliendo sus necesidades y expectativas de manera efectiva.

35
▪ Mejora Continua: Filosofía que busca el perfeccionamiento constante de procesos,
productos y servicios a lo largo del tiempo para lograr resultados cada vez mejores.
▪ Roles y Responsabilidades: Funciones específicas y responsabilidades asignadas a
cada miembro del personal en función de su posición dentro de la organización.
▪ Criterios de Evaluación: Parámetros y estándares que se utilizan para medir el
desempeño de los empleados, estableciendo las expectativas y metas a alcanzar.
▪ Desarrollo de Recursos Humanos: Inversión en la formación, el crecimiento y el
bienestar de los empleados para maximizar su contribución a la organización.
▪ Coordinación Interdepartamental: Colaboración y comunicación entre diferentes
áreas de la organización para lograr una gestión eficiente y una sinergia en los
esfuerzos.
2.6. Variables.
• Sistema de evaluación: Un sistema de evaluación del desempeño laboral da a conocer
sobre la base del análisis del puesto de trabajo, con el propósito de evaluar
objetivamente el desempeño de los trabajadores de la institución educativa.

36
CAPÍTULO III
ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN ACTUAL
3.1. Efectos del problema en el área de trabajo o en los resultados de la empresa.
3.1.1. Efectos en el producto/servicio
Los efectos en el servicio son la demora en realizar emisiones de documentos
académicos a los alumnos de la institución educativa, el servicio de esto trae mucha
insatisfacción por parte de padres de familia de la I.E. la libertad.
3.1.2. Efectos en los materiales y costos
En cuanto a los materiales y costos, no se implementan en las capaciones materiales
como cuestionarios que ayuden a evaluar la satisfacción y así mejorar en temas que
estén causando mucha incomodidad al personal para recurrir a hacer mejoras que
nos den resultados a largo plazo.
3.1.3. Efectos con respecto al tiempo
No se maneja un tiempo adecuado en completar con sus funciones cada personal el
cual están dejando muchas tareas para siguientes días, esto causa mucha saturación
en el tema de servicios el cual es emitir documentos a académicos y matriculas.
3.1.4. Efectos con respecto a la calidad
El servicio que se brinda es de manera ineficiente esto genera una mala imagen
institucional el cual comparado con la competencia que podría brindar un mejor
servicio de manera rápida en la emisión de documentos académicos y de matrículas,
podría ser que a los siguientes años muchos padres cambien a sus hijos a otra
institución educativa.

37
3.2. Diagrama de Ishikawa.
Figura 8
Analís Causa - Efecto.
Nota: Herramienta de identificación de las causas que originan en problema principal.
Interpretación: Por medio del diagrama de Ishikawa, encontramos 3 causas raíz que originan problema en
el área administrativa, el cual da un bajo rendimiento en la ejecución de tareas laborales en el área
Administrativa.

38
29% 51%
70%
88%
100%
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
90%
100%
0
20
40
60
80
100
120
140
160
Ausencia de criterios
claros para la
medición del
desempeño.
Falta de claridad en la
definición de roles y
responsabilidades.
Cultura
organizacional que no
promueva el
desarrollo del
personal.
Desconocimiento en
beneficio costo de
proyectos.
Resistencia al cambio
dentro
de la organización
Frecuencias
Frecuencias Porcentajes
3.3. Diagrama de Pareto
Tabla 5
Análisis de la causa – efecto.
Cod Causas de interés Frecuencia Frec.
Normalizada
Frec.
Acumulado
A Ausencia de criterios claros para la
medición del desempeño.
24 29% 29%
B Falta de claridad en la definición de roles
y responsabilidades.
18 22% 51%
C Cultura organizacional que no
promueva el desarrollo del personal.
16 19% 70%
D Desconocimiento en beneficio costo de
proyectos.
15 18% 88%
E Resistencia al cambio dentro
de la organización.
10 12% 100%
Total 83 100%
Nota: Ordenar las causas detectadas en el diagrama de Ishikawa para poder emplear el gráfico de Pareto y visualizar la causa raíz.
Interpretación: Con este segundo diagrama de Pareto logramos encontrar las causas raíz del
problema en el Área administrativa, que corresponde a la inexistencia de un sistema de
evaluación.
Figura 9
Diagrama de Pareto indicando el porcentaje de cada causa.
Fuente: Elaboración propia.
Nota: El propósito de esta herramienta es la identificación de la causa con mayor valoración de la lista de causas halladas en Ishikawa.
Interpretación: En el diagrama se aprecian 5 problemas con cierto porcentaje el cual nos da
entender que las causas que mayor influyen para que el área administrativa no cuente con un
sistema de evaluación de desempeño.

39
3.4. Análisis FODA
Tabla 6
Análisis FODA de acuerdo a la propuesta.
Fortalezas Oportuniodades
• Experiencia y conocimiento: El personal
administrativo de la I.E. La Libertad puede
tener años de experiencia en sus roles y un
profundo conocimiento de los procedimientos
internos de la institución.
• Cooperación interna: La falta de medición
podría haber creado un ambiente de
colaboración y apoyo entre los empleados, ya
que no hay competencia directa basada en
métricas.
• Poco estrés: Sin la presión de cumplir con
objetivos medibles, el personal puede estar
enfocado en realizar sus tareas esenciales sin
distracciones.
• Mejora del desempeño: Implementar un
sistema de medición podría conducir a un
aumento en la productividad y eficiencia del
personal de la I.E La libertad, ya que se
establecerían expectativas claras.
• Desarrollo profesional: La Capacitación
permitiría mejorar e identificar áreas de
mejora y proporcionar oportunidades de
desarrollo para el personal de la I.E La
libertad.
• Motivación y reconocimiento: La
introducción de métricas puede motivar al
personal a sobresalir y permitir un
reconocimiento justo y basado en logros.
Debilidades Amenazas
• Desmotivación: Si la implementación de
la medición no se hace adecuadamente,
podría generar desmotivación y frustración
en el personal que no está acostumbrado a
ser evaluado de esta manera.
• Favoritismo y subjetividad: La medición
puede ser susceptible a la influencia de
favoritismo o sesgos personales, lo que
socavaría su validez y la percepción de
equidad.
• Dificultades en la implementación:
Establecer un sistema de medición efectivo
requiere tiempo, recursos y un cambio
cultural en la I.E La libertad, lo que podría
ser desafiante.
• Resistencia al cambio: La implementación
de un sistema de medición puede enfrentar
resistencia por parte del personal
administrativo de la I.E La libertad, que está
acostumbrado a la falta de control y
seguimiento de su desempeño.
• Competencia interna: La introducción de
medidas de desempeño podría generar
rivalidad y rivalidades poco saludables entre
los empleados.
• Instituciones educativas cercanas: Podrían
contar con personal administrativo que
ayude a realizar trámites y matriculas rápidas
a los alumnos.
Fuente: (Elaboración propia)
Interpretación: El análisis FODA resalta la falta de un sistema de evaluación al personal
administrativo en la I.E. La Libertad. Esto tiene pros como cooperación y enfoque, pero también
limita el crecimiento y eficiencia. La implementación de un sistema podría mejorar productividad
y desarrollo, pero enfrenta resistencia, distorsiones y desafíos de motivación.

40
3.5. Análisis Pestel.
Tabla 7
Análisis Pestel de acuerdo a la propuesta.
ANALSIS PESTEL
Político:
• Cambios en la legislación laboral: Las
regulaciones gubernamentales sobre la
evaluación de desempeño pueden
afectar la implementación del sistema
en la I.E La libertad.
• Políticas educativas: Las políticas
educativas locales pueden influir en la
forma en que se evalúa el personal
administrativo en la I.E. la libertad.
Económico:
• Presupuesto escolar: La disponibilidad de
fondos podría limitar la inversión en tecnología
y recursos para la evaluación de desempeño.
• Costo del sistema: El presupuesto escolar
también determinará qué tipo de sistema de
evaluación se puede implementar la I.E La
libertad.
Socio-cultural:
• Cultura organizacional: La cultura de la
I.E La libertad y la percepción de la
evaluación de desempeño pueden afectar la
aceptación y eficacia del sistema.
• Expectativas de los empleados: Las
expectativas de los administrativos respecto
a la evaluación pueden variar según su
experiencia y antecedentes culturales.
Tecnológico:
• Infraestructura tecnológica: La
disponibilidad de tecnología y acceso a internet
puede influir en la elección de herramientas de
evaluación para la I.E La libertad.
• Actualización tecnológica: La rapidez con la
que evoluciona la tecnología puede requerir
actualizaciones periódicas del sistema.
Ambiental:
• Sostenibilidad: Considerar el impacto
ambiental de las herramientas utilizadas en
la evaluación, como el uso de papel en
informes, es importante para ser eco
amigables.
Legal:
• Regulaciones laborales: Cumplir con las
leyes laborales en cuanto a la privacidad y la
igualdad es esencial en la implementación del
sistema en la I.E La libertad.
• Protección de datos: Garantizar la protección
de los datos personales del personal
administrativo es crucial para cumplir con las
regulaciones de privacidad.
Interpretación: La Implantación de un sistema de evaluación al personal administrativo. la I.E. La
libertad se beneficiará al considerar las influencias, políticas, económicas, sociales, tecnológicas
ambientales y legales, permitiendo una adaptación eficaz a las circunstancias cambiantes y una toma
de decisiones informada.

41
3.6. Análisis de las 5 Fuerzas de Porter.
Tabla 8
Análisis de las 5 fuerzas de portes de acuerdo a la propuesta de mejora.
Interpretación: El análisis de las cinco fuerzas de Porter resulta crucial al implementar un
sistema de evaluación en la I.E. La Libertad. Permite identificar y abordar de manera estratégica
las dinámicas del mercado, como el poder de negociación de proveedores y clientes, la amenaza
de sustitutos y nuevos competidores, y la rivalidad existente. Esta comprensión profunda ayuda
a tomar decisiones informadas para diseñar un sistema de evaluación efectivo y competitivo.
Poder de negociación de los proveedores
En este caso, los "proveedores" podrían considerarse
como los recursos necesarios para llevar a cabo la
evaluación del personal administrativo de la I.E. La
libertad, como el software de evaluación, la
capacitación de evaluadores, las herramientas de
recopilación de datos, etc.
Amenaza de nuevos competidores
En este contexto, los "nuevos competidores" podrían ser
otras instituciones educativas que implementan sistemas
de evaluación similares y compiten por los mismos
recursos o talento administrativo.
Amenaza de productos o servicios
sustitutos
Aquí, los "productos o servicios sustitutos" podrían
ser métodos alternativos para evaluar el desempeño
del personal administrativo, como evaluaciones
internas menos formales o evaluaciones externas a
cargo de terceros.
Rivalidad entre competidores existentes
La rivalidad se refiere a la competencia entre
instituciones educativas existentes para implementar
sistemas de evaluación y atraer/recuperar el personal
administrativo.
Rivalidad entre competidores
existentes
La rivalidad se refiere a la competencia
entre instituciones educativas existentes
para implementar sistemas de evaluación y
atraer/recuperar el personal administrativo.
.

42
3.7. Indicador actual del proyecto 60%.
Tabla 9
Indicadores de situación actual.
Nota: Se demuestra el indicador a base de la emisión de documentos académicos y número de trabajadores del Área Administrativo de la
institución.
• Total, de cada indicador:
Atenciones. 250
60%
Número de
trabajadores. 15
Precio S/25.00
Interpretación: El cuadro presenta indicadores de la situación actual en el tema de atenciones, y
el número de trabajadores del área administrativo que cuenta la I.E La libertad como también el
costo de documentos académicos. El número de atenciones de los últimos 6 meses, que en total
tuvieron 250 emisiones de documentos académicos a padres de familia, como tal se les brindo al
precio establecido que es de 25 nuevos soles, que porcentual nos da un 60% en rendimiento el cual
debería de estar previsto.
Indicador actual
Meses Mayo Junio Julio Agosto Setiembre Octubre
Atención a
padres de
familia.
35 35 35 35 65 45
Número de trabajadores en el Área administrativa.
Áreas. Administrador Asistente Oficinistas
Auxiliares de
Biblioteca
Auxiliares
de
laboratorio
Personal
de
Servicio
1 1 5 1 1 6
Costo de cada documento académicos del estudiante.
D.A Constancia de Notas Certificados de estudios.
Costo de la
emisión de
cada
documento
académico.
S/ 8.05 S/ 16.05

43
CAPÍTULO IV
PROPUESTA TECNICA DE LA MEJORA
4.1. Plan de acción de la Mejora propuesta.
Tabla 10
Tareas para la propuesta de mejora.
Acciones de mejora Tareas Responsable de
tarea
Temporalidad Recursos
necesarios
Financiación Indicador de
seguimiento
Responsable de
seguimiento
Proponer
capacitación al
personal
administrativo de la
I.E. La libertad.
Realizar un programa de
capacitación para el
personal.
Administrador:
Quito Cerna
Hugo.
8 semanas Presupuesto. I.E la libertad Asistencia a los
talleres de
capacitación por
trabajador.
Administrador.
Realizar una hoja de
asistencia y un cuadro de
datos.
Realizar cuadro de tareas
a capacitar.
Realizar un cuestionario
para conocer la
satisfacción del
capacitado.
Analizar el perfil de
puesto del área
administrativo de la
I.E. La Libertad.
Realizar la estructura
organizacional del área
administrativo.
Practicante:
Rimac Flores
Renzo.
4 semanas Normativa
interna.
No aplica. Análisis de puestos Administrador.
Realizar un perfil del Área
admirativo.
Realizar descripción de
funciones y perfil de
puestos.

44
Medir el desempeño
laboral del personal
Administrativo de la
I.E. La libertad.
Dar a conocer el propósito
del trabajo.
Administrador:
Quito Cerna
Hugo.
12 semanas No se aplica. I.E. La
libertad.
Cumplimiento de
metas según
cronograma.
Administración.
Criterios que deben de ser
considerados.
Hoja de Instrucciones de
evaluación de desempeño.
Herramienta aplicativa de
evaluación de desempeño.
Realizar matriz de
evaluación de
desempeño.
Administrador:
Quito Cerna
Hugo.
12 semanas No se
aplica.
I.E. La
libertad.
Cumplimiento de
metas según
cronograma.
Administración.
Realizar matriz de escala
valorativa.
Realizar una solicitud de
FEEDBACK.
Encuesta aplicativa a los
padres de familia de la I.E.
La libertad.
Nota: Se muestra la relación de los problemas más comunes en la empresa y lo que se propone realizar para mejorar la situación actual.
Interpretación: En el cuadro representa las acciones de mejora de los objetivos específicos planteados en el capítulo dos del trabajo para ser
desglosados en tareas específicas, los responsables, el tiempo que tomará ejecutarse, la fuente de financiamiento, los indicadores y la persona
que realizará el seguimiento o control

45
4.2. Consideraciones técnicas, operativas para la implementación de la mejora.
4.2.1. Propuesta de solución.
Tabla 11
Cuadro de problema solución.
Interpretación: Este cuadro de problema – solución tiene la finalidad de agrupar los
problemas hallados en el diagrama de Ishikawa y proponer la solución a implementarse
en la empresa.
PROBLEMAS SOLUCIONES
• Capacitar al personal
administrativo.
• Identificar las áreas de capacitación
necesarias mediante una evaluación de
habilidades y necesidades.
• Diseñar un plan de capacitación que incluya
cursos, talleres y recursos educativos
relevantes.
• El MOF desfasado.
• Actualizar el un análisis de puestos para
reflejar con precisión la estructura
organizativa y las descripciones de
funciones.
• Asegurarse de que se analicen los puestos
y se mantenga actualizado mediante
revisiones regulares.
• No se lleva a cabo una medición
formal del desempeño laboral del
personal administrativo, lo que
dificulta la evaluación y mejora del
rendimiento.
• Proporcionar retroalimentación regular y
específica a los empleados sobre su
desempeño.
• Utilizar los resultados de las evaluaciones
para identificar áreas de mejora y
proporcionar oportunidades de desarrollo
profesional.

46
4.3. Propuesta de capacitación al personal administrativo.
Se empleará un programa de capacitación para que el personal de la empresa mejore su
rendimiento y enriquezca su conocimiento con las tareas que se ejecutarán en cada jornada
el personal administrativo.
4.3.1. Programa de capacitación para el personal administrativo.
Tabla 12
Indicadores de desempeño para la propuesta.
PROGRAMA DE CAPACITACIÓN PARA EL PERSONAL DE LA I.E. LA LIBERTAD.
DATOS DE LA CAPACITACIÓN
CAPACITADOR: Quito Cerna Hugo.
A QUIENES VA A CAPACITAR: Al personal administrativo.
FIN DE LA CAPACITACIÓN: Para la mejora del personal en las labores de la empresa.
TAREAS A CAPACITAR
Responsable Gerencia de administración
N° Temas a capacitar Expositor Fecha Duración Lugar Participantes
01
Darles a conocer el nuevo
sistema de evaluación EDL.
Especialista
Interno.
01/10/23
2 horas Sala de profesores Personal
administrativo
02 Liderazgo y trabajo en equipo.
Especialista
Interno.
02/10/23 2 horas
Sala de profesores
Personal
administrativo
03
Darles a conocer el MOF de la
institución Educativa.
Especialista
Interno.
03/10/23
2 horas Sala de profesores Personal
administrativo
04
Manejo efectivo del tiempo en
la institución Educativa Especialista
Interno 05/10/23
2 horas Sala de profesores
Personal
administrativo
05
Administración y organización
del personal. Especialista
Interno
06/10/23
2 horas Sala de profesores
Personal
administrativo

47
4.3.2. Formato de asistencia.
(Ver Anexo 1)
4.3.3. Cuestionario para conocer la satisfacción de la capacitación.
(Ver Anexo 2)
4.4. Analizar el perfil de puesto del área administrativo de la I.E. La Libertad.
Analizar el perfil de puesto del área administrativo de la Institución Educativa "La Libertad"
es crucial para optimizar la eficiencia y la efectividad en la gestión de la institución.
4.4.1. Estructura organizacional.
A) Actualmente.
Figura 10
Organigrama actual de la I.E la libertad.

48
B) Propuesta Organigrama del área administrativo.
Figura 11
Organigrama del Área Administrativo.
Interpretación: Se presenta un organigrama específicamente del área administrativo, dando así a
conocer las áreas que lo conforman, ya que actualmente no cuenta con un organigrama del área
administrativo, lo cual se propone este nuevo organigrama que va con el manual de funciones.
Administrador
Auxiliares de
laboratorio
Auxiliares de
Biblioteca
Oficinistas
Asistente
Administrativo
Personal de
Servicio

49
4.4.2. Perfil del Área admirativo.
Tabla 13
Perfil del área administrativo.
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DEL PERSONAL
ADMINISTRATIVO DE LA I.E LA LIBERTAD.
RESPONSABLE: Rimac Flores
Renzo Romario.
FORMATO: 0001
Pag 1 de 7
Fecha: 26/09/2023
GENERALIDES:
1.1.Objetivo general del Manual de Organización de Funciones:
Ayudar a mejorar la eficiencia, la claridad de roles y responsabilidades, en la gestión
general del área administrativo de la I.E La libertad.
1.2.Objetivos Específicos:
• Establecer roles y responsabilidades específicas para cada miembro del personal
administrativo
• Ayuda a los nuevos empleados a comprender sus roles y las expectativas asociadas con
ellos, lo que acelera su proceso de integración y reduce la curva de aprendizaje
• Definir claramente las responsabilidades de cada puesto para establecer un marco para
evaluar el desempeño del personal administrativo.
• Fomenta una comunicación efectiva y una mejor colaboración entre los diferentes equipos
y áreas de la organización.
1.3. Contenido.
El presente manual funciones detallara las funciones del área administrativo por este
medio dando a conocer su Formación, Conocimientos, experiencia y habilidades que se
requieran para ese puesto.
1.4. Alcance:
El ámbito de aplicación del presente manual comprende áreas que conforman la estructura
organizativa del personal administrativo de la I.E La libertad.
1.5.Valores:
• Responsabilidad.
• Calidad.
• Liderazgo.
• Trabajo en equipo
• Responsabilidad social.
• Vocación de servicio.
Fuente: (elaboración Propia)
Nota: El modelo de presentación del perfil del Área sigue la misma estructuración respetando el cuadro de asignación de personal y el Reglamento
de organización de funciones.

50
4.4.3. Analizar el perfil de puesto del área administrativo de la I.E. La Libertad.
Tabla 14
Perfil del puesto de Administración.
Renzo Romario.
FORMATO: 0002
Pag 2 de 7
ADMINISTRADOR
FUNCIONES:
• Desarrollar y ejecutar planes estratégicos que establezcan la dirección a largo plazo de la
institución y aseguren que se alcancen los objetivos establecidos.
• Administrar los recursos financieros, humanos y materiales de la institución de manera
eficiente y eficaz para garantizar que se utilicen de manera responsable.
• Preparar y supervisar el presupuesto de la institución, asegurándose de que los fondos se
asignen de acuerdo con las prioridades y que se cumplan los requisitos legales y financieros.
• Gestionar el personal, incluyendo la contratación, capacitación, evaluación del desempeño
y resolución de conflictos.
• Asegurarse de que la institución cumpla con todas las leyes y regulaciones aplicables, y
mantener registros adecuados para demostrar el cumplimiento.
PERFIL REQUERIDO PARA EL PUESTO
Formación: Titulado en Administración o
carreras afines.
Conocimientos:
• Conocimientos en Administración
gerencial y planeamiento estratégico.
• Conocimientos en Ofimática nivel
intermedio (Word, Excel, Power Point,
entre otros).
Experiencia:
Mínima de 5 a 8 años en cargos de
administrador en instituciones públicas o
privadas, de preferencia en el sector educativo.
Habilidades:
• Capacidad de liderazgo y dirección.
• Organizar y delegar funciones.
• Comunicación efectiva.
• Trabajo en equipo.
Fuente: Basado en el Reglamento de Organización de Funciones de la I.E La libertad.

51
Tabla 15
Perfil de puesto del Asistente administrativo.
Renzo Romario.
FORMATO: 0003
Pag 3 de 7
ASISTENTE ADMINISTRATIVO.
Línea de Jerarquización: Administrador.
FUNCIONES:
• Recibir, clasificar y distribuir el correo electrónico y el correo postal. Esto puede incluir la
respuesta a correos electrónicos y la preparación de respuestas para el jefe o supervisor.
• Contestar llamadas telefónicas, tomar mensajes y dirigir las llamadas a la persona adecuada.
• Programar reuniones, conferencias y citas para el personal de la institución. Coordinar
horarios y reservar espacios si es necesario.
• Mantener registros y archivos organizados, incluyendo documentos físicos y electrónicos.
Asegurarse de que la información esté disponible cuando sea necesaria.
• Preparar y revisar documentos como informes, memorandos, cartas y presentaciones. Esto
puede incluir la corrección de gramática y estilo.
• Mantener un inventario de suministros de oficina y realizar pedidos cuando sea necesario.
Asegurarse de que haya suficientes suministros para el personal.
Formación: Egresado en administración. Conocimientos:
• Tecnología de oficina.
• Gestión de proyectos.
• Gestión de bases de datos.
• Habilidades de comunicación.
Habilidades:
• Resolución de conflictos.
• Actitud de servicio.
Experiencia:
Mínimo 3 meses en empresas públicas o
privadas apoyando en el área administrativo
(Se considerará las horas de prácticas.)

52
Tabla 16
Perfil de puesto del oficinista.
Renzo Romario.
FORMATO: 0004
Pag 4 de 7
OFICINISTA
Línea de Jerarquización: Administrador.
FUNCIONES:
• Atender a los ciudadanos que visitan la institución, proporcionando información, asistencia
y orientación sobre los servicios disponibles.
• Recibir, clasificar y distribuir la correspondencia entrante y saliente, así como asegurarse
de que llegue a las personas o departamentos apropiados.
• Organizar y mantener actualizados los archivos y registros de la institución, asegurando la
correcta conservación y disposición de los documentos.
• Preparar y procesar documentos, como cartas, informes, memorandos y presentaciones,
utilizando software de oficina y equipos de oficina, como copiadoras y escáneres.
• Registrar y dar seguimiento a los trámites y solicitudes de los ciudadanos, asegurándose de
que se cumplan los plazos y requisitos establecidos.
• Brindar apoyo en tareas administrativas, como la programación de reuniones, la reserva de
salas de conferencias y la coordinación de eventos internos.
• Mantener inventarios de suministros de oficina, solicitar suministros nuevos cuando sea
necesario y asegurarse de que los equipos de oficina funcionen correctamente.
Formación:
• Titulado en secretaria.
Conocimientos:
• Administración y Gestión de Oficinas.
• Software de Oficina.
• Sistemas de Gestión de Información.
• Regulaciones Educativas.
Habilidades:
• Capacidad de análisis.
• Ética profesional.
Experiencia:
Mínima de 3 años ocupando el cargo de
secretaria en el rubro de educación.

53
Tabla 17
Perfil del Auxiliar de Biblioteca.
Renzo Romario.
FORMATO: 0005
Pag 5 de 7
AUXILIAR DE BIBLIOTECA
Línea de Jerarquización: Administrador y Asistente Admirativo.
FUNCIONES:
• Interactuar de manera amable y profesional con estudiantes, profesores y otros usuarios de
la biblioteca, proporcionando información sobre servicios, horarios y procedimientos.
• Gestionar el proceso de préstamo y devolución de libros, revistas, materiales audiovisuales
y otros recursos de la biblioteca, asegurando que se cumplan los plazos y las políticas de
préstamo.
• Clasificar, catalogar y etiquetar nuevos materiales para asegurar su fácil identificación y
acceso. Mantener el orden en las estanterías y realizar tareas de reposición.
• Ayudar a los usuarios a encontrar materiales y recursos específicos, tanto en la biblioteca
física como en bases de datos en línea o catálogos electrónicos.
• Proporcionar orientación a los usuarios sobre cómo utilizar eficazmente los recursos de la
biblioteca, incluyendo la búsqueda en línea, el acceso a bases de datos y la utilización de
herramientas de investigación.
• Velar por el mantenimiento adecuado de las instalaciones de la biblioteca, incluyendo la
limpieza y el orden de las áreas de lectura y estudio.
Formación:
Técnico de Biblioteca o en Archivo Colegiado
y habilitado.
Conocimientos:
• Catalogación y clasificación.
• Gestión de bibliotecas
• Tecnología de la información.
• Servicio al cliente.
• Alfabetización informacional.
Habilidades:
• Liderazgo.
• Pro actividad.
Experiencia:
Mínima de 2 años en los cargos en instituciones
públicas o privadas.

54
Tabla 18
Perfil del Auxiliar de Laboratorio.
Renzo Romario.
FORMATO: 0006
Pag 6 de 7
AUXILIAR DE LABORATORIO
FUNCIONES:
• Preparar y organizar los materiales, equipos y reactivos necesarios para las clases de
laboratorio. Asegurarse de que todo esté en buen estado y en cantidad suficiente.
• Mantener el orden y la limpieza en el laboratorio. Limpiar y desinfectar equipos y
superficies después de su uso. Reportar cualquier problema o necesidad de mantenimiento.
• Colaborar con el profesor en la preparación de experimentos y demostraciones. Ayudar a
los estudiantes durante las actividades prácticas, explicando procedimientos y respondiendo
preguntas
• Enseñar y hacer cumplir las normas de seguridad en el laboratorio. Asegurarse de que los
estudiantes usen equipo de protección adecuado y sigan las medidas de seguridad.
• Supervisar la disposición adecuada de los residuos químicos y biológicos. Clasificar y
etiquetar los desechos de acuerdo con las regulaciones locales y ambientales.
• Llevar un registro del inventario de equipos, materiales y reactivos. Informar sobre la
necesidad de adquirir nuevos suministros o reemplazar equipos dañados
• Ayudar en la calibración y verificación de equipos de laboratorio para garantizar
mediciones precisas.
Formación:
Especialmente la biología y la química,
además de vocación por la asistencia
sanitaria y el trabajo de laboratorio.
Conocimientos:
• Manejo de equipos
• Documentación
• Manejo de productos químicos
Habilidades:
• Manejo de grupos de trabajo.
• Observador y previsor.
• Organizar tareas y recursos.
Experiencia:
Se requiere experiencia previa en
labores similares de al menos 1 año.

55
Tabla 19
Perfil del personal de servicio.
Renzo Romario.
FORMATO: 0007
Pag 7 de 7
PERSONAL DE SERVICIO
FUNCIONES:
• Mantener limpias las aulas, pasillos, baños, áreas comunes y espacios al aire libre.
• Vaciar los contenedores de basura regularmente y garantizar que se sigan los
procedimientos adecuados para el manejo de residuos.
• Realizar labores de limpieza especial, como limpieza profunda de aulas, alfombras y
mobiliario.
• Reportar cualquier necesidad de reparación o mantenimiento a las autoridades pertinentes.
• Preparar las aulas antes del inicio de las clases, asegurándose de que estén ordenadas y
equipadas con los materiales necesarios.
• Colaborar en la disposición de sillas, mesas y pizarras según las necesidades del profesor y
los estudiantes.
• Colaborar en la preparación y limpieza de espacios para eventos escolares, como reuniones
de padres, presentaciones artísticas y deportivas.
• Ayudar en la preparación y distribución de alimentos durante eventos si es necesario.
Formación:
Primaria y secundaria completa.
Experiencia:
Mínima de 1 año como personal de servicio en
alguna institución pública o privada
Conocimientos:
• Limpieza y Mantenimiento.
• Salud y Seguridad
• Habilidades de organización y gestión
del tiempo:
Habilidades:
• Organización y delegación de funciones.
• Adaptación de trabajar en áreas rurales y/o
urbanas.

56
4.5. Propuesta para medir el desempeño del personal administrativo.
Tabla 20
Propósito del sistema de evaluación.
SISTEMA DE EVALUACIÓN AL PERSONAL ADMINISTRATIVO DE
LA I.E “LA LIBERTAD”
Responsable: Rimac
Flores Renzo
Fecha: 26/09/2023
El propósito de este trabajo es brindar un sistema de evaluación del desempeño laboral
para evaluar objetivamente el desempeño del personal administrativo en la institución
educativa “La libertad”. Para ello, luego del análisis de la base teórica relevante y las
entrevistas necesarias, se propuso un método de evaluación basado en competencias que
ayudan a medir el desempeño laboral del personal administrativo de la Institución.
Este proceso involucrará a dos agentes fundamentales:
• Personal Administrativo
• Padres de Familia.
El sistema de evaluación propuesto implica que los padres de familia calificarán el
servicio administrativo mediante encuestas enfocadas en evaluar el servicio y quienes
lo brindan. Mientras tanto, el personal administrativo será evaluado por sus superiores
a través de formatos específicos. Este sistema tiene como objetivo recopilar información
exhaustiva sobre el desempeño de los empleados en roles de gestión y soporte, con el
fin de medir y mejorar su rendimiento. La recopilación de datos y retroalimentación
sistemática permitirá tomar decisiones informadas, promover el desarrollo profesional
y optimizar recursos, contribuyendo al éxito y eficiencia de la organización.
A continuación, se presentan los pasos a seguir y las herramientas de evaluación de
desempeño a utilizar:

57
Paso 1: Criterios que deben de ser considerados.
Existen ciertos criterios los cuales deben ser considerados y cumplidos por los colaboradores
para poder ser evaluados, estos son los siguientes:
Tabla 21
Tabla de Criterios del sistema.
N CRITERIOS
1 Frecuencia de la Evaluación Se establece que la evaluación es un proceso permanente que se
realiza una vez al año, específicamente en el mes de septiembre.
2
Inclusión de Todos los
Colaboradores Todos los colaboradores, ya sean trabajadores a tiempo completo o
tiempo parcial, serán evaluados.
3
Grupos Ocupacionales
Considerados
Se mencionan los grupos ocupacionales que se consideran en el
proceso de evaluación, que incluyen al personal administrativo y a
los padres de familia
.
4
Perfil del puesto de cada
trabajador
Los comportamientos a evaluar se definen en función del perfil del
puesto de cada trabajador, particularmente según las competencias
definidas en dicho perfil. Para el personal docente, se añaden las
competencias y comportamientos sugeridos por el Ministerio de
Educación.
5
Requisito de Antigüedad Se establece un requisito mínimo de antigüedad de al menos cinco
(5) meses desempeñando el cargo para que un trabajador pueda ser
evaluado, independientemente de si trabaja a tiempo completo o
parcial.
6 Plazo para Retroalimentación
Una vez realizadas las evaluaciones y obtenidos los puntajes
individuales, se otorga a cada jefe un plazo de diez (10) días laborales
para proporcionar la retroalimentación correspondiente a los
colaboradores evaluados.
7
Solicitud de Evidencias Se menciona que los colaboradores tienen la oportunidad de solicitar
evidencias que respalden la calificación obtenida en caso de que estén
en desacuerdo con el puntaje asignado.
8
Registro de Resultados Los resultados de la evaluación se registran en un cuadro de registro
y control elaborado por la Coordinación de Recursos Humanos de la

58
Paso 2: Hoja de Instrucciones de evaluación de desempeño al personal administrativo.
EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO LABORAL – HOJA DE
INSTRUCCIONES
El desempeño de un colaborador se analiza por medio de factores relacionados al cumplimiento de sus
objetivos y la conducta observable en el desarrollo de sus funciones. Con el propósito de evaluar
objetivamente el desempeño laboral de nuestros colaboradores, se presenta la evaluación de desempeño
basado en competencias. Para esto, el evaluador tendrá que analizar y calificar objetivamente los
comportamientos que cada trabajador presentó a lo largo del periodo evaluado, los cuales derivan de las
competencias requeridas por cada puesto de trabajo.
INSTRUCCIONES GENERALES:
En la hoja MATRIZ DE EVALUACIÓN encontrará la herramienta a emplear para medir el desempeño
laboral; en esta identificará cinco dominios, los cuales se subdividen en competencias y cada
competenciapresenta una serie de comportamientos evaluables; cada comportamiento deberá ser medido
en una escaladel 1 al 4. Para el llenado de la matriz de evaluación considere los siguientes pasos:
1. Llene los datos generales contenidos en la hoja MATRIZ DE EVALUACIÓN, sin dejar
ningúncasillero en blanco.
2. Lea detenidamente la descripción de los dominios a evaluar, así como también la descripción
delas competencias junto con los comportamientos evaluables.
3. Marque con una equis (x) el valor que mejor describa la presencia del comportamiento
evaluadoen relación a la competencia descrita.
4. Continúe evaluando cada comportamiento, cuidando de no omitir ninguno.
5. Una vez terminada la evaluación, revise las respuestas marcadas y si considera necesario
reconsiderar una calificación, revise detenidamente y marque el valor definitivo.
6. Una vez revisadas las respuestas y estar conforme con estas, guardar el archivo excel con
el nombre EDL - <<Colocar nombre del trabajador evaluado>>
ESCALA DE CALIFICACIÓN
Los valores son la expresión cuantitativa de la presencia de una competencia en el desempeño del
evaluado.El evaluador debe seleccionar y marcar con una equis (x) el valor que mejor describa la
presencia de dichacompetencia en relación al comportamiento del trabajador evaluado. Para calificar el
desempeño del personal, se han definido cuatro valores, los cuales se presentan y describen a
continuación:
ESCALA DESCRIPCIÓN
1
Desempeño muy por debajo de lo esperado –
deficiente
No cumple con el comportamiento descrito.
2
Desempeño por debajo de lo esperado -
regular
Cumple parcialmente con el comportamiento
descrito.
3 Desempeño dentro de lo esperado - bueno Cumple con el comportamiento descrito.
4 Desempeño supera lo esperado - muy bueno
Cumple con el comportamiento descrito y por lo
general obtiene logros adicionales.

59
Paso 3: Herramienta aplicativa de evaluación de desempeño
La herramienta empleada para evaluar el desempeño del personal administrativo tiene la
dominios, competencias y comportamientos evaluados el cual nos ayudaran a medir su
desempeño. A continuación, se presenta la herramienta de medición del desempeño para
uno de los puestos administrativos aplicada para la institución educativa en particular:
(Ver Anexo 4)
Tabla 22
Cuadro de las Herramientas aplicativas.
Tabla 23
Escala de la evaluación.
Responsable Gerencia de administración
N° Dominios Competencias Duración Lugar Participantes
01
Relación con la
cultura
institucional
C1. Identificación con la
cultura institucional
5 min
Sala de
profesores
Personal
administrativo
02
Actitud profesional
y calidad en el
trabajo realizado
C2. Productividad y
Organización.
5 min Sala de
profesores
Personal
administrativo
C3. Relaciones
Interpersonales
C4. Adaptabilidad e
Iniciativa.
03
Participación en la
gestión de la
escuela articulada
a la comunidad
C5. Participación activa
en la toma de decisiones 5 min
Sala de
profesores
Personal
administrativo
ESCALA DESCRIPCIÓN PUNTAJE
1
Desempeño muy por debajo de lo esperado
– deficiente
No cumple con el comportamiento
descrito.
1 – 49
2
Desempeño por debajo de los esperado –
regular
Cumple parcialmente con e
lcomportamiento descrito.
50 – 69
3 Desempeño dentro de lo esperado – bueno
Cumple con el
comportamientodescrito.
70 – 85
4
Desempeño supera lo esperado
–sobresaliente
Cumple con el comportamiento
descrito y por lo general obtienelogros
adicionales.
86 – 100

60
Paso 4: Escala valorativa
Tabla 24
Escala valorativa.
PESO POR
COMPETENCIA
ADMINISTRATIVOS
PUNTAJE POR CONPORTAMIENTO
COMPETENCIA 1
20
1 2 3 4
Comportamiento 1 1.5 2.5 3.7 7.1
COMPETENCIA 2
20
1 2 3 4
COMPETENCIA 3
20
1 2 3 4
COMPETENCIA 4
20
1 2 3 4
COMPETENCIA 5
20
1 2 3 4
PUNTAJE TOTAL 100 25 50 75 100
El puntaje total obtenido se asignará a un nivel de escala. El cual el puntaje
mínimo aceptable es 70. Puntaje máximo por competencia es 20, de
cumplimiento mínimo aceptable por competencia es 70%
La herramienta se utiliza dos veces al año, en junio y noviembre. Julio y
diciembre actuarán como períodos de retroalimentación y el superior directo se
reunirá con cada empleado bajo su supervisión y brindará la retroalimentación
adecuada, con la mejora continua como objetivo principal.

61
Paso 5: Feedback
Una vez realizada la evaluación formal mediante el método seleccionado y obtenido un
resultado, las coordinadoras de cada nivel y jefes administrativos deberán dar la sesión de
retroalimentación correspondiente al trabajador evaluado. En esta sesión es necesario tener
una comunicación clara y fluida con el colaborador, a fin de que se le pueda brindar las
causas que afectan su desempeño y la información le resulte provechosa. El evaluador debe
analizar las causas y buscar, junto al trabajador evaluado, acciones que permitan mejorar
el desempeño e impulsarlo a mejorar.
Querido [Nombre del empleado],
Espero que estés bien. Quiero hablar contigo sobre los resultados del
cuestionario que recientemente completamos para medir tus competencias
en [mencionar las competencias específicas]. Aprecio tu participación en
este proceso y tu disposición para mejorar en tu rol de [nombre del cargo].
Después de revisar los resultados, observamos que, en ciertas áreas, no
alcanzaste el nivel de competencia esperado. Quiero enfatizar que esta
retroalimentación no tiene la intención de ser negativa ni de desalentarte,
sino de identificar áreas en las que podemos trabajar juntos para que
alcances tu máximo potencial y cumplas con las expectativas de tu puesto.
Aquí están algunas de las áreas en las que vimos oportunidades de mejora:
[Competencia 1]: Según los resultados del cuestionario, parece haber
margen para mejorar tu habilidad en [competencia 1]. Sería beneficioso
centrarse en [proporcionar detalles específicos] para fortalecer esta
competencia.
[Competencia 2]: También notamos que hay oportunidades para mejorar
en [competencia 2]. Considera [sugerir acciones específicas] para
desarrollar esta habilidad.
FIRMA EVALUADO FIRMA EVALUADOR

62
Paso 6: Encuesta aplicativa a los padres de familia de la I.E. La libertad.
Esta encuesta, más que una herramienta de evaluación de desempeño propiamente, lo que
busca es conocer la percepción del padre de familia respecto al servicio recibido por parte
del personal administrativo. Pretende hacer sentir al padre de familia que su opinión es
valorada y tomada en cuenta dentro del proceso de mejora institucional. Para esto, se han
formulado diez preguntas, cuyas respuestas obedecen a una escala de Likert que va del 1
al 5, siendo 1 un nivel totalmente en desacuerdo y 5 uno totalmente de acuerdo. La
herramienta estará disponible para todos los padres sin excepción y se implementará dos
veces durante el año escolar, la primera vez en julio, cuando se publicarán los resultados
de todos los niveles, y la segunda vez, en diciembre, cuando se publicarán los resultados.
obtenido al final del año escolar. año en el que se publica. Con este fin, el coordinador de
personal de la agencia inspeccionará cada salón y pedirá a los maestros responsables de
realizar las conferencias de padres-maestros que abandonen el salón de clases por unos
minutos para permitir a los padres cierta privacidad y responder la encuesta.
Tabla 25
Tabla de indicadores para el formato de encuesta.
N INDICADORES
1 Eficiencia en comunicación. Eficiencia en la comunicación del personal administrativo.
2 Resolución oportuna.
Capacidad del personal administrativo para resolver
inquietudes y preguntas de manera oportuna.
3 Conocimiento institucional.
Conocimiento del personal administrativo sobre los
procedimientos y políticas de la institución educativa.
4 Receptividad y sugerencias.
Receptividad del personal administrativo a las sugerencias y
comentarios de los padres.
5 Experiencia de inscripción.
Experiencia de los padres con el proceso de inscripción o
matrícula.
6 Ayuda durante inscripción.
Ayuda y orientación proporcionada por el personal
administrativo durante el proceso de
inscripción/matriculación.
7 Colaboración departamental.
Colaboración del personal administrativo con otros
departamentos para una experiencia educativa integral.
8 Recepción de información.
Recepción adecuada de información relevante sobre eventos
escolares y actividades.
9 Empatía y comprensión.
Demostración de empatía y comprensión por parte del
personal administrativo hacia las necesidades de los padres.
10 Satisfacción general.
Nivel de satisfacción general con los servicios
proporcionados por el personal administrativo de la
Paso 7: Formato de encuesta. (Ver Anexo 06)

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