Este documento describe las características y funcionalidades básicas de Access, incluyendo: (1) Que es Access y para que sirve, (2) Como crear tablas y configurar propiedades y reglas de validación de datos, (3) Los tipos de relaciones entre tablas, (4) Que son las consultas y para que sirven, y (5) Como crear formularios para interactuar con los datos.

1. Access
Integrantes:
Dennisse Díaz
Edwin Jumbo

2. Access
 Que es?
Sistema de gestión de bases de datos incluido en el paquete ofimático
denominado Microsoft Office. Igualmente, es un gestor de datos que recopila
información relativa a un asunto o propósito particular, como el seguimiento
de pedidos de clientes o el mantenimiento de una colección de música,
etcétera.
Para que sirve?
Está pensado en recopilar datos de otras utilidades (Excel, SharePoint, etcétera)
y manejarlos por medio de las consultas e informes.

3. Crear tabla
1. 2.

4. Propiedades de una tabla
La validación de datos se logra al configurar las reglas de
validación de datos y otras propiedades de los campos.
Configurar regla de validación de datos
Paso 1:
En la pestaña Diseño, busca el grupo Vistas.
Paso 2:
En la Vista Diseño, resalta el campo que requiere una regla de
validación.
Paso 3:
En la sección Propiedades del Campo en el panel inferior de
la ventana, justo a la mitad de la misma, configura la regla de
validación usando el Generador de Expresiones. El cual
ofrece símbolos comunes para configurar una regla de
validación de datos.

5. Reglas de validación
 Las reglas de validación verifican que los datos que un usuario introduce en un registro cumplen
con las normas que especifica antes de que el usuario guarde el registro. Puede contener una
fórmula que evalúa los datos en uno o más campos y ofrece un valor “Verdadero” o “Falso”.
También incluyen un mensaje de error para mostrar al usuario cuando la regla ofrece un valor
“Verdadero” debido a un valor no válido.
 Antes de crear reglas de validación, revise las Consideraciones sobre reglas de validación.
 Desde la configuración de gestión del objeto relevante, vaya a Reglas de validación.
 En la lista relacionada Reglas de validación, haga clic en Nueva.
 Introduzca las propiedades de su regla de validación.
 Haga clic en Comprobar sintaxis para comprobar si la fórmula tiene errores.
 Haga clic en Guardar para terminar o en Guardar y nuevo para crear más reglas de validación.

6. Tipos de validación
Relación de uno a uno:
Por cada registro de la tabla principal (tabla que contiene la clave principal) puede existir un sólo
registro en la tabla relacionada (tabla que contiene la clave externa). La tabla relacionada no puede
contener un registro que no esté relacionado con uno de la tabla principal: no puede existir un
registro con FECHA_ALTA, SALARIO, etc., si no hay un empleado con el que se relacione. Esta
relación se utiliza para simplicar y organizar las tablas con muchos campos.

7. Relación de uno a varios:
Por cada registro de la tabla principal (tabla de la clave principal o lado uno de
la relación) pueden existir muchos (infinitos) registros en la tabla relacionada
(tabla de la clave externa o lado infinito de la relación). La tabla relacionada no
puede contener un registro que no esté relacionado con uno de la tabla
principal, pero pueden haber muchos registro que estén relacionados con el
mismo registro de la tabla principal: varios (infinitos) empleados de la tabla
EMPLEADO_LABORAL, pueden estar en el mismo departamento de la tabla
DEPARTAMENTO.
Relación de varios a varios:
Debes tener claro las llaves primarias y una tabla de unión para que se
produzca la relación varios a varios entre PRODUCTOS y NUM_VENTA.
Un registro de la tabla NUM_VENTA puede estar relacionado con
varios registros de la tabla PRODUCTOS y un registro de la tabla
PRODUCTOS puede estar relacionado con varios registros de la tabla
NUM_VENTA. Explicación: cuando realizamos una venta le asignamos
un número (N_VENTA) y lo almacenamos en la tabla NUM_VENTA; esa
venta puede estar formada por uno o varios productos identificados
con un numero de producto (N_PRODUCTO) de la tabla PRODUCTOS.

8. Que es consulta
 ¿Qué es una consulta en Access?
Las consultas son los objetos de una base de datos Según Access se puede
definir una consulta como la unión de filas resultantes se denominan consultas
de resumen, también se conocen como consultas sumarias, las filas del
resultado de una consulta de resumen tienen una naturaleza distinta a las filas
de las demás tablas resultantes de consultas, ya que corresponden a varias filas
de la tabla origen
Una fila de una consulta de resumen corresponde aun resumen de varias
filas de la tabla origen, entonces se va a originar una serie de restricciones que
sufren las consultas de resumen.
 Para que sirven?
Permiten recuperar datos de una tabla, modificarlos e incluso almacenar el
resultado en otra tabla

9. Tipos de consulta
 -Consultas de comandos.- Una consulta de comandos aporta modificaciones a muchos registros con una única operación. Existen cuatro
tipos de consultas de comando: de Eliminación, de Actualización, de Alineación y de Creación de Tablas.
-Consultas de eliminación: este tipo de consulta elimina un grupo de registros de una o más tablas. Existe la posibilidad, por ejemplo, de
utilizar una consulta de eliminación para reemplazar los productos que se han dejado de producir o para aquellos sobre los cuales no
existen pedidos. Con las consultas de eliminación siempre se eliminan registros internos y no únicamente determinados campos de su
interior.
-Consultas de actualización: este tipo aporta modificaciones globales a uno o más tablas. Existe la posibilidad, por ejemplo, de aumentar
en un 10 por ciento el precio de todos los productos lácteos o aumentar los salarios en un 5 por ciento a las personas pertenecientes a
una determinada categoría laboral.
-Consultas de alineación: estas consultas agregan un grupo de registros de una o más tablas al final de una o más tablas. Supongamos,
por ejemplo, que se han conseguido nuevos clientes y existe una base de datos que contiene una tabla de información sobre estos. En
vez de teclear nuevamente todas estas informaciones, se alinean en la tabla correspondiente de Clientes.
-Consultas de creación de tablas: este tipo de consultas crea una nueva tabla basándose en todos los datos o parte de estos existentes
en una o más tablas.
-Consultas de parámetros: una consulta de parámetros es una consulta que, cuando se ejecuta, muestra una ventana de diálogo que
solicita informaciones, como por ejemplo criterios para recuperar registros o un valor que se desea insertar en un campo.
-Consultas de buscar duplicados: encuentra los registros repetidos en una misma tabla.


10. Criterio de Consulta

11.  Tipos de datos En general, los tipos de datos representan la primera capa de validación. Cuando se diseña una tabla de
base de datos, se define un tipo de datos para cada campo de la tabla y ese tipo de datos restringe lo que los usuarios
pueden escribir. Por ejemplo, los campos de tipo Fecha/Hora aceptan únicamente fechas y horas, un campo de tipo
Moneda acepta únicamente datos monetarios, etc.
 Tamaños de campo Los tamaños de campo son otra capa de validación. Por ejemplo, si se crea un campo que
almacene nombres, se puede configurar de modo que acepte un máximo de 20 caracteres. De este modo, se puede
evitar que usuarios malintencionados peguen grandes cantidades de texto incoherente en el campo, o bien, que un
usuario sin experiencia escriba por error un nombre y un apellido en un campo diseñado para que solo pueda contener
un nombre.
 Propiedades de tabla Las propiedades de tabla proporcionan tipos de validación muy concretos. Por ejemplo, puede
establecer la propiedad Requerido en Sí y, por consiguiente, obligar a los usuarios a especificar un valor en un campo.
 Se puede usar asimismo la propiedad Regla de validación para requerir que se escriban valores específicos, y la
propiedad Texto de validación para informar a los usuarios de los errores. Por ejemplo, si se escribe la regla>100 Y
<1000 en la propiedad Regla de validación, se obliga a los usuarios a especificar valores comprendidos entre 100 y 1.000.
La regla [FechaFin]>=[FechaInicio] obliga a los usuarios a escribir una fecha de finalización igual o posterior a la fecha de
inicio. Si se escribe el texto "Especifique valores comprendidos entre 100 y 1.000" o "Especifique una fecha de
finalización igual o posterior a la fecha de inicio" en la propiedad Texto de validación, se indica a los usuarios que han
cometido un error y se indica cómo corregirlo.
 Para saber los pasos necesarios para agregar una regla de validación a un campo de tabla, vea la sección Validar datos al
escribirlos en los campos de una tabla, más adelante en este artículo.
 Máscaras de entrada Se puede usar una máscara de entrada para validar los datos obligando a los usuarios a escribir
los valores de una manera determinada. Por ejemplo, una máscara de entrada puede obligar a los usuarios a escribir las
fechas en un formato europeo, como 14.04.2007.

12. Formularios
 Los formularios se conocen a veces como "pantallas de entrada de datos". Son
las interfaces que se utilizan para trabajar con los datos y, a menudo, contienen
botones de comando que ejecutan diversos comandos. Se puede crear una base
de datos sin usar formularios, editando los datos de las hojas de las tablas. No
obstante, casi todos los usuarios de bases de datos prefieren usar formularios
para ver, escribir y editar datos en las tablas.
 Los formularios proporcionan un formato fácil de utilizar para trabajar con los
datos. Además, se les puede agregar elementos funcionales, como botones de
comando. Puede programar los botones para determinar qué datos aparecen en
el formulario, abrir otros formularios o informes, o realizar otras tareas diversas.
Por ejemplo, podría crear un formulario denominado "Formulario de cliente"
para trabajar con datos de clientes. El formulario de cliente podría tener un
botón para abrir un formulario de pedido en el que se pudiese escribir un
pedido nuevo del cliente.

13. Tipos de formularios
 Columna simple: El formulario obtenido muestra
todos los campos de un registro en una única
columna.
 Tabular: El formulario tiene la estructura de tabla:
registros en fila y campos en columnas.
 Gráfico: se abre el asistente para gráficos.
 Principal/subformulario: asistente para usar varias
tablas o consultas en un mismo formulario.
 Automático: crea un formulario de columna simple
sin preguntar nada al usuario.