Este documento presenta información sobre una clase de Informática II que se lleva a cabo los lunes de 9:00 a 10:00. La clase cubre el uso de herramientas alternativas como código ASCII, procesamiento de textos y hojas de cálculo para la creación y manejo de bases de datos. El documento también incluye detalles sobre el código ASCII, procesadores de texto y hojas de cálculo.

1. Universidad Autónoma Benito Juárez de Oaxaca.
Facultad de Contaduría y Administración.
Alumnos:
 Merlin Julia Alejandra
 Unda Martínez Esteban Jeciel
 Ramírez García Zaira Lizeth
 Rosalez Cortes Adriana Nellisa
 Rivera Jiménez Liliana Yazmin
 Díaz Leyva Daniel.
Segundo Semestre. Horario de clases: 9:00-10:00
Materia: Informática II.
Tema: uso de herramientas alternativas para la creación y manejo de la
base de datos: código ASCII, proceder de textos, hoja de cálculo.
Catedrático: Dr. Pedro Antonio Canseco López
Oaxaca de Juárez, Oaxaca. A abril 2015.
Una Base de Datos es una colección de archivos, datos, información; ordenada, organizada, y
relacionada, con la finalidad de permitir el manejo de la información para su procesamiento. Cada
uno de los archivos representan una colección de registros y cada registro está compuesto de una
colección de campos. Cada uno de los campos de cada registro permite llevar información de
alguna característica o atributo de alguna entidad del mundo real.
Este tipo de herramienta es práctica; ya que usan un entorno visual para el diseño.
Existen tres clases de usuarios relacionados con una Base de Datos:

2. 1. El programador de aplicaciones, quien crea programas de aplicación que utilizan la base
de datos.
2. El usuario final, quien acceso la Base de Datos por medio de un lenguaje de consulta o de
programas de aplicación.
3. El administrador de la Base de Datos (DBA: Data Base Administrador), quien se encarga
del control general del Sistema de Base de Datos.
Diseño de las bases de datos
El primer paso para crear una base de datos, es planificar el tipo de información que se quiere
almacenar en la misma, teniendo en cuenta dos aspectos: la información disponible y la
información que necesitamos.
La planificación de la estructura de la base de datos, en particular de las tablas, es vital para la
gestión efectiva de la misma. El diseño de la estructura de una tabla consiste en una descripción
de cada uno de los campos que componen el registro y los valores o datos que contendrá cada
uno de esos campos.
Los campos son los distintos tipos de datos que componen la tabla, por ejemplo: nombre, apellido,
domicilio. La definición de un campo requiere: el nombre del campo, el tipo de campo, el ancho del
campo, etc.
El código ASCII (siglas en inglés para American Standard Code for Information Interchange, es
decir Código Americano Estándar para el intercambio de Información) (se pronuncia Aski).
Fue creado en 1963 por el Comité Estadounidense de Estándares o "ASA", este organismo cambió
su nombre en 1969 por "Instituto Estadounidense de Estándares Nacionales" o "ANSI" como se lo
conoce desde entonces.
Este código nació a partir de reordenar y expandir el conjunto de símbolos y caracteres ya
utilizados en aquel momento en telegrafía por la compañía Bell.
En un primer momento sólo incluía letras mayúsculas y números, pero en 1967 se agregaron las
letras minúsculas y algunos caracteres de control, formando así lo que se conoce como US-ASCII,
es decir los caracteres del 0 al 127.
Así con este conjunto de solo 128 caracteres fue publicado en 1967 como estándar, conteniendo
todos lo necesario para escribir en idioma inglés.
LOS CARACTERES DE CONTROL ASCII
El código ASCII reserva los primeros 32 códigos (numerados del 0 al 31 en decimal) para
caracteres de control: códigos no pensados originalmente para representar información imprimible,
sino para controlar dispositivos (como impresoras) que usaban ASCII. Por ejemplo, el carácter 10
representa la función "nueva línea" (line feed), que hace que una impresora avance el papel, y el
carácter 27 representa la tecla "escape" que a menudo se encuentra en la esquina superior
izquierda de los teclados comunes. El código 127 (los siete bits a uno), otro carácter especial,
equivale a "suprimir" ("delete"). Aunque esta función se asemeja a otros caracteres de control, los
diseñadores de ASCII idearon este código para poder "borrar" una sección de papel perforado (un
medio de almacenamiento popular hasta la década de 1980) mediante la perforación de todos los
agujeros posibles de una posición de carácter concreta, reemplazando cualquier información
previa. Dado que el código 0 era ignorado, fue posible dejar huecos (regiones de agujeros) y más
tarde hacer correcciones. Muchos de los caracteres de control ASCII servían para marcar paquetes
de datos, o para controlar protocolos de transmisión de datos (por ejemplo ENQuiry, con el
significado: ¿hay alguna estación por ahí?, ACKnowledge: recibido o ", Start Of Header: inicio de
cabecera, Start of TeXt: inicio de texto, End of TeXt: final de texto, etc.). ESCape y SUBstitute
permitían a un protocolo de comunicaciones, por ejemplo, marcar datos binarios para que
contuviesen códigos con el mismo código que el carácter de protocolo, y que el receptor pudiese
interpretarlos como datos en lugar de como caracteres propios del protocolo. Los diseñadores del

3. código ASCII idearon los caracteres de separación para su uso en sistemas de cintas magnéticas.
Dos de los caracteres de control de dispositivos, comúnmente llamados XON y XOFF
generalmente ejercían funciones de caracteres de control de flujo para controlar el flujo a hacia un
dispositivo lento (como una impresora) desde un dispositivo rápido (como un ordenador), de forma
que los datos no saturasen la capacidad de recepción del dispositivo lento y se perdiesen. Los
primeros usuarios de ASCII adoptaron algunos de los códigos de control para representar
"metainformación" como final-de-línea, principio/final de un elemento de datos, etc. Estas
asignaciones a menudo entraban en conflicto, así que parte del esfuerzo de convertir datos de un
formato a otro comporta hacer las conversiones correctas de metainformación. Por ejemplo, el
carácter que representa el final-de-línea en ficheros de texto varía con el sistema operativo.
Cuando se copian archivos de un sistema a otro, el sistema de conversión debe reconocer estos
caracteres como marcas de final-de-línea y actuar en consecuencia. Actualmente los usuarios de
ASCII usan menos los caracteres de control, (con algunas excepciones como "retorno de carro" o
"nueva línea"). Los lenguajes modernos de etiquetas, los protocolos modernos de comunicación, el
paso de dispositivos basados en texto a basados en gráficos, el declive de las teleimpresoras, las
tarjetas perforadas y los papeles continuos han dejado obsoleta la mayoría de caracteres de
control.
PROCESADOR DE TEXTOS
El procesamiento de textos no nació de la tecnología informática. Se desarrolló de las
necesidades de escritores, aunque más adelante se combinara con el campo de las computadoras.
La historia del procesamiento de textos es la historia de la automatización gradual de los aspectos
físicos de la escritura y la edición, y el refinamiento de la tecnología para ponerla a disposición los
usuarios individuales y corporativos.
Un Procesador de Texto es una aplicación de software utilizada para la creación de cualquier
documento imprimible, basado principalmente en textos tales como cartas, artículos, informes,
libros, revistas, etc. Otorga la capacidad de crear, almacenar e imprimir un documento permitiendo
escribir, editar, insertar gráficos, dar formato y guardar el documento fácilmente.
Los Procesadores de Texto se caracterizan por tener funciones de manipulación que permiten la
generación automática de:
• Envío batch (por lotes) de cartas utilizando una carta como plantilla y una base de datos de
nombres y direcciones (la función se conoce como mail merge).
• Tabla de Contenidos con títulos y sus páginas.
• Tabla de Figuras con títulos y la página correspondiente.
• Índice de palabras claves y su número de página.
• Numeración de las notas en el pie de página.
• Numeración de páginas.
• Referencia Cruzada con la sección y la página que le corresponde.
Existen Procesadores de Texto que tienen la capacidad de verificar la ortografía y la gramática del
documento.
Otra característica importante de los Procesadores de Texto es el de permitirle al usuario el aplicar
estilos (formateo de títulos, subtítulos, párrafos, etc,) al documento. Esta característica ahorra
tiempo cuando se confecciona un documento.
HOJAS DE CÁLCULO
En 1971 se creó el concepto de una hoja de cálculo electrónica en el artículo Budgeting Models
and System Simulation de Richard Mattessich. Pardo y Landau merecen parte del crédito de este
tipo de programas, y de hecho intentaron patentar (patente en EE.UU. número 4.398.2491 )
algunos de los algoritmos en 1970. La patente no fue concedida por la oficina de patentes por ser
una invención puramente matemática. Pardo y Landau ganaron un caso en la corte estableciendo
que "algo no deja de ser patentable solamente porque el punto de la novedad es un algoritmo".
Este caso ayudó al comienzo de las patentes de software.

4. Una hoja de cálculo es una herramienta muy útil para las personas que trabajan con números y
que necesitan realizar cálculos con ellos. Ella permite trabajar con una gran cantidad de números y
lleva incorporada una serie de funciones capaces de realizar cálculos matemáticos, estadísticos,
técnicos y financieros. La hoja de cálculo es una herramienta muy importante para la toma de
decisiones, sobre todo, porque nos permite ver el efecto que los cambios en las variables
ocasionan en el resultado buscado.
La estructura principal que utiliza este software para almacenar y organizar la información es un
área de trabajo en forma de matriz, como si fuera una hoja de papel cuadriculado, formada por un
número determinado de filas y columnas, es lo que se llama hoja de cálculo.
TIPOS DE SEPARADORES Y SUS FUNCIONES.
SEPARADOR DE ARGUMENTOS DE FUNCIONES EN EXCEL
Las funciones de Excel utilizan un carácter separador de argumentos para poder distinguir entre
cada uno de ellos. En Excel Total siempre observarás que los argumentos de las funciones están
separados por una coma (,) pero tal vez tu computador esté configurado para utilizar punto y
coma.
Excel toma esta configuración de Windows para separar los argumentos de las funciones y por esa
razón observarás que en mis ejemplos de funciones siempre se muestra la coma (,). Esta
diferencia se da principalmente con España donde se utiliza el punto y coma (;) como separador de
lista mientras que en los países latinoamericanos se utiliza la coma (,).
EL PUNTO
El punto (.) es un signo de puntuación. Se usa principalmente para indicar el final de un enunciado,
de un párrafo o de un texto que no sea exclamativo ni interrogativo. Se usa también después de las
abreviaturas. Además, en ciertos países, es usado como separación entre la parte entera y la parte
fraccional de un número y, en otros países, para separar un número por millares. El punto es un
marcador de espacio, es la marca más pequeña dejada sobre una superficie por un instrumento
como lápiz, pincel, bolígrafo o pluma.
PUNTOY COMA:
El punto y coma (;) es un signo de puntuación que consta de una coma en la parte inferior con un
punto en la parte superior. Ortográficamente se usa para separar ideas generales.
LA COMA
Excel tiene la capacidad de utilizar las comas para delimitar las columnas en una hoja de cálculo, y
de colocar cada elemento de la lista en su propia celda. Además de hacer que la información sobre
la lista sea más sencilla de digerir, esto también te permite manipular los datos cambiando el orden
de clasificación y creando gráficos.
El texto separado por comas es llamado en realidad CSV o "Valores separados por comas". Este
formato de archivo se utiliza a menudo para intercambiar datos entre aplicaciones y computadoras.
CSV es usado cuando se transfieren datos entre los equipos cuyos tamaños de palabra interna,
necesidades de formato y estilos de estructuras son diferentes. La versión del formato de archivo

5. CSV de Microsoft Excel se ha convertido en el estándar de la industria, incluso en plataformas no-
Microsoft.
ESTRUCTURA LINEAL DE UNA BASE DE DATOS
Las computadoras fueron diseñadas o ideadas como una herramienta mediante la cual podemos
realizar operaciones de alta complejidad sobre ellas en un lapso de mínimo tiempo.
Pero la mayoría de las aplicaciones de este fantástico invento del hombre, son las de
almacenamiento y acceso de grandes cantidades de información.
La información que se procesa en la computadora central es un conjunto de datos, que pueden ser
simples o estructurados. Los datos simples son aquellos que ocupan sólo una localidad de
memoria, mientras que los estructurados son un conjunto de casillas de memoria a las cuales
hacemos referencia mediante un identificador único.
Debido a que por lo general tenemos que tratar con conjuntos de datos y no con datos simples
(enteros, reales, booleanos, etc.) que por sí solos no nos dicen nada, ni nos sirven de mucho, es
necesario tratar con estructuras de datos adecuadas a cada necesidad, permitiendo que existan
operaciones que puedan acceder a la manipulación de los datos que puedan existir en las
estructuras.
ESTRUCTURAS DE DATOS ESTÁTICAS.
Son aquellas en las que se asigna una cantidad fija de memoria cuando se declara la variable. En
grandes ocasiones se necesitan colecciones de datos que crezcan y reduzcan su tamaño en
memoria a medida que el programa
SIMPLES COMPUESTAS
BOOLEAN ARREGLOS
CHAR CONJUNTOS
INTERGER STRINGS
REAL ARCHIVOS
ESTRUCTURAS DE DATOS DINÁMICAS.
Son aquellas cuya ocupación en memoria puede aumentar o disminuir en tiempo de ejecución.
Esto se logra implementando las estructuras dinámicas.
lineal No lineal
pila arboles
cola grafos
lista
Importancia y utilidad de las estructuras de datos.

6. La programación estructurada significa escribir un programa de acuerdo a las siguientes reglas.
1. - El programa tiene un diseño modular
2. - Los módulos son diseñados de un modo descendente
3. - Cada módulo se codifica utilizando las tres estructuras de control básicas:
a) Secuencia
b) Selección
c) Repetición
La programación de estructurada se refiere a un conjunto de técnicas que aumentan
considerablemente la productividad del programa reduciendo en elevado grado el tiempo requerido
para escribir, verificar, depurar y mantener los programas. Utiliza un número limitado de estructuras
de control que minimizan la complejidad de los programas y por consiguiente reducen los errores y
hacen los programas en general más eficientes
2) Formación de Estructuras de Datos
Los lenguajes de programación modernos poseen distintos y poderosas herramientas de
estructuras de datos, se define una estructura de dato como un conjunto de celdas de memoria
que presentan una organización particular, la cual posibilita el almacenamiento de información y
una efectiva recuperación.
El elemento celda es la unidad básica para construir estructuras, se caracteriza como una caja
capaz de almacenar un valor de algún tipo de dato ya sea elemental o compuesto. Las estructuras
de datos se crean dando nombre a ciertas agrupaciones de celdas.
Una estructura de datos es una unidad compuesta de celdas y procedimientos específicos que
mantiene durante la ejecución de un programa de datos relevantes para la aplicación, esta unidad
no sólo tiene por misión guardar datos, sino también entregar servicios de actualización,
recuperación de información y mantenimiento de la organización.
Dentro de una estructura de datos encontramos tres componentes básicos para su operación estas
son: Las celdas de información, un método de organización y algoritmos de servicio.
Una estructura de datos en particular podría poseer una mezcla de estos medios por ejemplo: usar
arreglos.
La construcción de una estructura de datos nace de la necesidad de implementar los modelos de
datos específicamente los tipos de datos TDA y los de tipo de objeto. Los distintos objetos que las
aplicaciones requieren son derivados de estas plantillas las que deben ser representadas con el
uso de estructuras y algoritmos para resolver las problemáticas computacionales con eficacia y alto
rendimiento. La idea básica de formar una estructura de datos no solo apunta a entregar un
conjunto de celdas necesaria para almacenar la información relevante sino que además de
suministrar los mecanismos necesarios de consulta y actualización de los datos mantenidos en la
organización.
La organización de una estructura de datos: no es un proceso sencillo ni al azar la disposición de
los datos de una aplicación y los algoritmos asociados para su acceso están internamente ligadas
a la abstracción que se requiere representar y a la complejidad de la Implementación. Un tipo de
datos o un objeto puede ser aplicado de distintas formas y con variados recursos computacionales
sin que se pierda por este hecho la conducta de la abstracción. Este es un hito significativo e
importante dentro de la metodología propuesta, puesto que conforma la independencia de las
definiciones de alto nivel de la Implementación.
TABLAS:
El núcleo de cualquier base de datos son sus tablas. Toda los datos que vayamos introduciendo en
la base de datos se irán almacenando en la tabla o tablas correspondientes. Normalmente, se crea
una tabla para cada tipo de datos de los que se compone la base de datos, así por ejemplo
tendríamos
tablas para personal, centros, registros, … en la que nos interesa tener almacenada información
diversa relacionada con estos conceptos como puede ser nombre, extensión telefónica, años de
antigüedad, email para personal; dirección postal, nombre del director, teléfono para centro; fecha
de
entrada/salida, cargo para los registros; etc.

7. Los archivos de bases de datos pueden tener muchas tablas y aunque se crean como elementos
independientes, pueden crearse relaciones entre distintas tablas para recuperar datos de ellas
mediante una consulta, formulario o informe.
FORMULARIOS:
Para facilitar su almacenamiento, todos los datos que se introducen en una base de datos acaban
estando en una tabla. Es posible introducir información directamente en una tabla, aunque ello
resulte un poco incómodo. Lo normal es crear un formulario especial en pantalla mediante el que
se introducen los datos de una manera sencilla y cómoda. La apariencia física de un formulario es
parecido a una hoja en la que se rellenan a mano los espacios en blanco, como por ejemplo una
solicitud de empleo. Access vincula los formularios a las tablas y almacena en estas últimas la
información que introduzca en los primeros.
INFORMES:
Mientras que los formularios están pensados para su utilización en pantalla, los informes se han
diseñado para imprimirse. Son colecciones de datos con un formato específico organizadas
siguiendo sus especificaciones. Los informes se utilizan primordialmente para presentar, resumir e
imprimir los datos en la forma que resulte más apropiada para cada proyecto. Se pueden crear
informes que incorporen cálculos basados en los datos de las tablas para mostrar resultados
totales o promedios, o bien para generar e imprimir catálogos, listas de nombres y direcciones o
etiquetas postales.
Los informes pueden crearse en cualquier momento, no es necesario planificarlos antes de crear la
base de datos.
CONSULTAS:
Las consultas se utilizan para localizar y recuperar los datos específicos que cumple unas
determinadas condiciones especificadas por el usuario. Las consultas permiten, además actualizar
varios registros al mismo tiempo, así como realizar operaciones de muy diversa índole con los
datos almacenados en las tablas.
MACROS:
Son la forma que brinda Access para la automatización de la programación,.. Con ella el usuario
puede utilizar funciones predefinidas sin tener que hacerlas él mismo. Existe una gran variedad de
estas funciones y la combinación de las mismas aumenta el poder de las macros. Las macros y
módulos se utilizan para la creación de funciones específicas y la personalización de un sistema.
MÓDULOS:
Cuando un usuario ha alcanzado cierto dominio sobre el manejo de una base de datos,
probablemente desea crear funciones de mayor complejidad. Para ello Access proporciona
opciones de programación, los módulos, que son rutinas de programación creadas por el usuario y
que pueden ser llamados para efectuar una acción específica.
CONTROLES:
Los elementos en un formulario o informe que presentan e imprimen los datos se llaman controles.
Con un control se pueden presentar datos en un campo, resultados de un cálculo, palabras para el
título, o bien, gráficas, dibujos u otros objetos, e incluso otro formulario e informe. Un control se
puede colocar dentro de un formulario o informe.

8. Como resumen podemos decir que la parte principal son las tablas que contienen los datos; de
éstas se obtienen las consultas. De las consultas y/o tablas se crean los formularios y los informes.
En cuanto a las macros y módulos, sirven de apoyo.
LOS SGBD (SISTEMA DE GESTIÓN DE BASE DE DATOS)
son un tipo de software muy específico, dedicados a servir de interfaz entre la base de datos, el
usuario y las aplicaciones que lo utilizan. Se compone de lenguajes de definición, manipulación,
consulta y seguridad de datos.
EL PROPÓSITO GENERAL
El propósito general de los SGBD es el de manejar de manera clara, sencilla y ordenada un
conjunto de datos.
Existen diferentes objetivos que deben cumplir los SGBD, de los cuales se han enumerado los
siguientes:
Hacer transparente al usuario los detalles del almacenamiento físico de los datos, mediante varios
niveles de abstracción de la Proveer al usuario la seguridad de que sus datos no podrán ser
accedidos, ni manipulados por quien no tenga permiso para ello. Debido a esto, debe poseer un
complejo sistema que maneje grupos, usuarios y permisos para las diferentes actividades que se
pueden realizar dentro del mismo.
Un Sistema de Gestión de Bases de Datos (SGBD) es el conjunto de programas que permiten
definir, manipular y utilizar la información que contienen las bases de datos, realizar todas las
tareas de administración necesarias para mantenerlas operativas, mantener su integridad,
confidencialidad y seguridad.
Una base de datos nunca se accede o manipula directamente sino a través del SGBD. Se puede
considerar al SGBD como el interfaz entre el usuario y la base de datos. El funcionamiento del
SGBD está muy interrelacionado con el del Sistema Operativo. El SGBD utilizará las facilidades del
sistema de comunicaciones para recibir las peticiones del usuario y para devolverle los resultados.
FUNCIONES DE UN SGBD
Un SGBD debe proporcionar un amplio surtido de funcionalidades para poder cumplir
adecuadamente su misión. Normalmente se clasifican en definición, manipulación y utilización.
Función de definición: Permite describir los elementos de datos, sus estructuras, sus
interrelaciones y sus validaciones a nivel externo, lógico e interno. Esta función es realizada por
una parte del SGBD denominada lenguaje de definición de datos (LDD o DDL, Data Definición
Lenguaje).
Función de manipulación: Permite buscar, añadir, suprimir y modificar los datos de la BD. Esta
función es realizada por una parte del SGBD denominada lenguaje de manipulación de datos (LMD
o DML, Data Manipulación Lenguaje).

9. Función de utilización: Incluye otras funcionalidades tales como: modificar la capacidad de los
registros, cargar archivos, realizar copias de seguridad, arranque, protección frente a accesos no
autorizados, gestión de la concurrencia, estadísticas de utilización, etc.
SGBD Multidimensionales: estos aportan mucha performance al DW en cuanto a la velocidad de
respuesta, ya que los datos son almacenados en forma multidimensional, sin embargo son difíciles
de gestionar y de mantener.
CARACTERÍSTICAS DEL SGBD
1. Capacidad de acceder a grandes volúmenes de información de una forma eficiente.
2. Soportar los modelos de datos a través del cual los usuarios pueden ver la información.
3. Soportar un lenguaje de alto nivel que permita a los usuarios definir estructura de datos, acceder
a los datos y manipularlos.
4. Controlar el acceso a los datos.
5. Control de transacciones que permite la concurrencia de varios usuarios.
6. Acceso controlado a la información.
7. Resiliencia: Capacidad de recobrar la información ante fallos del sistema sin que se pierdan los
datos.
CARACTERÍSTICAS DE LAS TABLAS DESARROLLADAS CON UN PROCESADOR DE
TEXTOS.
IMPORTAR O EXPORTAR ARCHIVOS DE TEXTO
Hay dos formas de importar datos de un archivo de texto con Microsoft Excel: puede abrir el
archivo de texto en Excel o puede importarlo como un rango de datos externos (rango de datos
externos: rango de datos que se incorpora a una hoja de cálculo pero que se origina fuera de
Excel, como en una base de datos o un archivo de texto. En Excel, puede dar formato a los datos o
utilizarlos en cálculos como haría con otros datos.). Para exportar datos de Excel a un archivo de
texto, use el comando Guardar como.
EXPORTAR DATOS A UN ARCHIVO DE TEXTO GUARDÁNDOLO
Puede convertir una hoja de cálculo de Excel en un archivo de texto con el comando Guardar
como.
1. Haga clic en la pestaña Archivo y, a continuación, haga clic en Guardar como.
• Se abrirá el cuadro de diálogo Guardar como.
2. En el cuadro Guardar como tipo, elija el formato de archivo de texto para la hoja de cálculo.
• Por ejemplo, haga clic en Texto (delimitado por tabulaciones) o CSV (delimitado por comas).
• NOTA Cada formato admite conjuntos de características diferentes. Para obtener más
información sobre los conjuntos de características admitidos por los diferentes formatos de archivo
de texto, vea el tema sobre los formatos de archivo admitidos en Excel.

10. 3. Busque la ubicación en la que desee guardar el nuevo archivo de texto y, a continuación, haga
clic en Guardar.
4. Aparecerá un cuadro de diálogo en el que se informa de que solo la hoja de cálculo actual se va
a guardar en el nuevo archivo. Si está seguro de que la hoja de cálculo actual es la que desea
guardar como archivo de texto, haga clic en Aceptar. Puede guardar otras hojas de cálculo como
archivos de texto distintos repitiendo este procedimiento para cada hoja.
5. Aparecerá un segundo cuadro de diálogo en el que se indica que la hoja de cálculo puede
contener características no compatibles con los formatos de archivo de texto. Si solo está
interesado en guardar los datos de la hoja de cálculo en el nuevo archivo de texto, haga clic en Sí.
Si no está seguro y desea obtener más información sobre las características de Excel
incompatibles con los formatos de archivo de texto, haga clic en Ayuda para obtener información.
Para obtener más información sobre cómo guardar archivos con otros formatos, vea el tema sobre
cómo guardar un libro con otro formato de archivo.
TABLAS
Las tablas de Excel permiten administrar y analizar los datos contenidos en ellas de manera
independiente del resto de datos que incluya la hoja del cálculo. Las tablas se pueden crear vacías,
para después ir introduciendo valores y datos en ella, o bien se pueden crear mediante la
conversión de un rango de celdas determinado en una tabla que funcione de forma independiente.
Tras la creación de la tabla, llega el momento de modificar su formato para que tenga el aspecto
deseado. Para ello Excel pone a disposición del usuario la ficha contextual Herramientas de tabla
que se únicamente aparece cuando se encuentra seleccionada una tabla). Esta ficha incluye un
gran número de comandos que permiten personalizar completamente la tabla, modificando su
estilo, añadiéndole filas de encabezado y filas de totales, cambiando el diseño de las columnas y
las filas, etc.

11. En cualquier momento, cuando una tabla ya no cumple ninguna función específica en una hoja de
cálculo, es posible convertirla en un rango de celdas normal e incluso eliminarla.
FILTRAR DATOS EN UNA TABLA
Las tablas de Excel se utilizan principalmente para facilitar la aplicación de formato y la
organización, el filtrado y la presentación de datos en una hoja de cálculo. Desde Excel 2010 el
filtrado en tablas permite la búsqueda de texto y números mediante el cuadro buscar en la interfaz
de filtros. Además, los encabezados de tabla sustituyeron a los encabezados comunes de las hojas
de cálculos cuando se desplaza hacia abajo una tabla externa e incluye siempre los botones de
autofiltro, facilitando así su uso.
ADMINISTRAR DATOS EN UNA TABLA DE EXCEL
Puede usar una tabla para administrar los datos, pero si desea administrar grupos de datos, puede
insertar más de una tabla en la misma hoja de cálculo.
Si tiene permisos de acceso y creación en un sitio de Microsoft Windows SharePoint Services,
puede usarlos para compartir una tabla con otros usuarios. Al exportar los datos de la tabla a una
lista de SharePoint, otras personas pueden ver, editar y actualizar los datos de la tabla en la lista
de SharePoint. Puede crear una conexión en un sentido con la lista de SharePoint de manera que
pueda actualizar los datos de la tabla en la hoja de cálculo para incorporar los cambios realizados
en los datos de la lista de SharePoint. Ya no podrá actualizar la lista de SharePoint con los
cambios que realice en los datos de la tabla en Excel. Después de exportar los datos de la tabla a
una lista de SharePoint, podrá abrir la lista de SharePoint en Excel como de sólo lectura; sólo
podrá realizar cambios en los datos en el sitio de SharePoint.

12. CREAR UNA BASE DE DATOS
Una Base de Datos en Excel, denominada lista, es un conjunto de datos organizados en filas o
registros, en los cuales la primera fila contiene los títulos de las columnas (nombres de los
campos), y las demás filas contienen los datos almacenados. Cada fila es un registro de entrada,
por tanto podremos componer como máximo una base con 255 campos y 65535 registros.
Estas bases son muy útiles porque además de almacenar información, incluyen una serie de
operaciones que permiten analizar y administrar esos datos de forma muy fácil y cómoda.
Entre las operaciones que se pueden realizar con una base está:
- Ordenar
- Filtrar
- Utilizar fórmulas con algún tipo de filtrado.
- Crear un resumen de los datos
Excel incorpora una novedad en cuanto a las listas, ahora existe el objeto Lista como tal, lo que
permite por ejemplo que Excel nos muestre los datos de la lista delimitados por un borde, el menú
Datos tiene un submenú para listas y tenemos una barra de herramientas.
Lista con las operaciones más comunes.
Para crear una base o lista hay que seleccionar el rango de celdas que se quiere incluir en la lista
(importante que se incluya en este rango la cabecera de la base) posteriormente:
Seleccionar del menú Datos Lista Crear lista.
ORDENAR LA BASE DE DATOS
Excel puede ordenar una base de datos de forma simple: ordenado por un único campo u
ordenando la base por diferentes campos a la vez.
Para hacer una ordenación simple, es ordenar... y escoger el criterio de ordenación o bien pulsar
directamente sobre uno de los botones de la barra de herramientas para que la
ordenación sea ascendente o descendente.
Para ordenar la lista por más de un criterio de ordenación, hay que entrar al menú Datos/ Ordenar.
En el cuadro de diálogo Ordenar se pueden seleccionar hasta tres campos distintos de ordenación
y el orden que se quiere para cada uno de ellos.
En la parte inferior izquierda está el botón Opciones, donde se pueden especificar más opciones
en el criterio de la ordenación.
Excel ordena los datos numérica o alfabéticamente, pero puede existir ocasiones en las que
deseemos ordenar por meses o días de la semana, para lo cual en el cuadro Opciones de
ordenación existe esa posibilidad, desplegando el cuadro combinado Primer criterio de ordenación
se puede escoger qué tipo de ordenación deseada. Por defecto está seleccionada Normal (que es
la correspondiente a orden numérico y alfanumérico).