Sedic documentación electrónica nuevas soluciones para su tratamiento, preservación y difusión

Jornada Universitaria y Profesional ActualízaT
3ª Sesión: Documentación electrónica: nuevas soluciones para
su tratamiento, preservación y difusión
Santiago Navarro
navarros@keensoft.es
@snsnavarros
F/. 12-dic.-14

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3ª Sesión: Documentación electrónica: nuevas soluciones para su
tratamiento, preservación y difusión
Contenido
 Presentación de keensoft
 Documentación electrónica
 Presentación de la solución
 Alfresco
 Nubarchiva
 ICEArchiva

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Presentación de keensoft

keensoft - Quiénes somos
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“El verdadero progreso es el que pone la tecnología al alcance de todos.”
Henry Ford (1863-1947) Industrial estadounidense.
 La informática es un área imprescindible en la empresa actual de cualquier sector. Este área puede dotar de
mayor valor de competencia a los productos o servicios de la compañía independizándolo del tamaño o envergadura
de sus infraestructuras tradicionales.
 En keensoft pensamos que la amplia oferta de soluciones informáticas cumple todas las necesidades de las
empresas. La implantación de soluciones informáticas por empresas proveedoras especializadas permite un tiempo
de implantación mínimo, tecnología productiva desde el inicio sin errores ni incidencias y un presupuesto
muy reducido.
 keensoft somos un equipo de profesionales con más de 9 años en el mercado de la consultoría y desarrollo
informático. Hemos construido nuestra experiencia realizando proyectos y productos de uso masivo en sectores de
máxima relevancia y exigencia como el sector bancario y el de la administración pública.
 Hemos creado keensoft para proporcionar a nuestros clientes la tecnología actual para la administración y gestión de
su empresa y de sus clientes. Nuestra misión es analizar, asesorar y proveer de las soluciones informáticas que
necesitan nuestros clientes para lograr sus objetivos más ambiciosos.
 Ofrecemos los servicios desde una perspectiva ágil y pragmática, eliminando los artificios sin valor.
 Nuestro trabajo se desarrolla siguiendo nuestros valores de empresa y personales:
 Profesionalidad en el trato y en el servicio
 Calidad al mayor nivel del sector industrial
 Honestidad y transparencia
 Servicio Global
 2 sedes en Zaragoza damos servicios a España y resto de Europa
 2 partner en Colombia para dar servicio a latinoamérica

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Business Intelligence y Big Data
Estudiamos sus datos y objetivos de empresa, diseñamos los
indicadores necesarios y el modo de exponerlos para obtener un
análisis rápido y útil. Implantamos soluciones software para
explotar los datos y obtener la información que permite alcanzar
las metas propuestas.
Gestión de conocimiento
Intranet colaborativa
Desarrollamos intranets de trabajo para potenciar la productividad
de su entidad. La oficina cero-papel complementada con la
interactividad colaborativa reduce los tiempos de espera y agiliza
sus procesos.
Gestión Documental
Diseñamos sistemas de gestión documental basados en
tecnologías y plataformas existentes adaptándolas a sus
necesidades. Agilice su negocio evitando los tiempos
improductivos de búsqueda de información.
Gestión de Archivo
Gestione su archivo de un modo eficiente y seguro garantizando
su contenido. Aumente la accesibilidad de la información
archivada permitiendo el autosuministro de la misma.
Custodia electrónica legal
Es necesario establecer mecanismos para garantizar la
autenticidad de los documentos electrónicos guardados. Para ello
keensoft hemos desarrollado un repositorio de custodia electrónica
que garantiza la validez legal de la documentación electrónica a lo
largo del tiempo de vigencia.
Movilidad
Creación de sitios web adaptativos para su información pueda ser
consultada correctamente desde cualquier dispositivo.
Desarrollamos soluciones en movilidad a partir de aplicaciones ya
existentes actualmente o totalmente nuevas. Aplicamos nuestro
conocimiento técnico en dirección de proyectos y de tecnologías
emergentes para garantizar un rápido desarrollo en las
plataformas más extendidas.
Web Adaptativas monotemáticas que aprovechan las ventajas de
la web y de la movilidad..
Aplicaciones mantenibles de forma autónoma para las
exposiciones mediante un gestor de contenidos móvil
Asesoría y consultoría tecnológica
Centrados especialmente en el software de gestión empresarial
analizamos las necesidades de nuestros clientes, asesoramos
sobre las soluciones que pueden impulsar su empresa.
Garantizamos el éxito de los proyectos informáticos mediante la
auditoria de sus planes, realizando revisiones independientes de
los proyectos en marcha o asesorando a su equipo.
Dirección de proyectos
Dirigimos su proyecto de tecnologías de la información
garantizando la consecución de sus objetivos y por tanto su éxito.
Seguimiento de requisitos, aprobación de entregables, reporte de
información, evaluación de riesgos y apoyo en la decisión.
keensoft · Servicios

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Documentación electrónica

Gestión
Almacenamiento
y custodia •Conservación
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•e-Expediente
•Creación
•Formularios
•Digitalización
•Correo electrónico
Generación y
captura
•Revisión
•Colaboración
•Aprobación
•Flujos de trabajo
•Publicación
•Web
•Movilidad
•Portales
Distribución
•Archivo central
•Custodiar
•No-repudio
•Disposición
•Selección
•Diseminación
•Accesibilidad
•Custodia digital
Preservación y
fiabilidad
Ciclo de vida completo del documento

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Preservación legal de larga duración
Necesidad legal
 Ley 11/2007 , de 22 de junio, de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los
Servicios Públicos (LAECSP)
 Artículo 6. Derechos de los ciudadanos.” Se reconoce a los ciudadanos el derecho a
relacionarse con las Administraciones Públicas utilizando medios electrónicos para el
ejercicio de los derechos previstos en el artículo 35 de la Ley 30/1992, de 26 de
noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento
Administrativo Común, así como para obtener informaciones, realizar consultas y
alegaciones, formular solicitudes, manifestar consentimiento, entablar pretensiones,
efectuar pagos, realizar transacciones y oponerse a las resoluciones y actos
administrativos”
 Disposición final tercera “En el ámbito de la Administración General del Estado y los
organismos públicos vinculados o dependientes de ésta, los derechos reconocidos en
el artículo 6 de la presente ley podrán ser ejercidos en relación con la totalidad de los
procedimientos y actuaciones de su competencia a partir del 31 de diciembre de
2009.”
 http://www.boe.es/boe/dias/2007/06/23/pdfs/A27150-27166.pdf
 La directiva 1999/93/CE “A la firma electrónica reconocida le otorga la ley la
equivalencia funcional con la firma manuscrita respecto de los datos
consignados en forma electrónica.”

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Preservación legal de larga duración
Necesidad real
 Total de personas que han utilizado Internet en los últimos 12 meses 26.644.542
 Fuente: Encuesta sobre Equipamiento y Uso de Tecnologías de la Información y
Comunicación en los hogares 2014. INE. http://www.ine.es/prensa/np864.pdf

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Documento electrónico
 Según la ley 11/2007 LAECSP, “Documento electrónico. Información de cualquier
naturaleza en forma electrónica, archivada en un soporte electrónico, según un formato
determinado y susceptible de identificación y tratamiento diferenciado.”

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 El contenido, conjunto de datos en
que se sustancia la información
 Los metadatos, elemento que
proporciona contexto al contenido,
estructura y firma de un documento,
contribuyendo al valor probatorio y
fiabilidad de éste a lo largo del tiempo
como evidencia electrónica de las
actividades y procedimientos.
 La firma electrónica conjunto de datos
en forma electrónica, consignados junto
a otros o asociados con ellos, que:
 Permite detectar cualquier cambio
ulterior de los datos firmados,
 Está vinculada al firmante de manera
única y a los datos a los que se refiere
 y ha sido creada por medios que el
firmante puede mantener bajo su
exclusivo control.
http://www.mpt.gob.es/dms/es/publicaciones/centro_de_publicaciones_de_la_sgt/GUIAS_NTI/
text_es_files/Guia_documento-electronico-INTERNET.pdf

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 Características de los documentos electrónicos
 Dinámicos, pueden variar de una visualización a otra
 Son procesables, la estructura y el contenido se conforman en el momento de la
visualización.
 Resultado de combinación de distintas fuentes como registros de una base de datos.
 Diferentes morfologías (imagen, texto, video, …)
 Formado por diferentes adjuntos (correo electrónico)
 Almacenamiento distribuido
 Necesita elementos hardware y software para su visualización.
 Requisitos de los documentos (también los electrónicos)
 Confidencialidad y acceso.
 Integridad
 Autenticidad
 Fiabilidad
 Usabilidad y disponibilidad
 Contextualidad

Gestión documental y
Identificación
Firma electrónica
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1. Seguro
2. Sostenible tecnológicamente
 Flexible.
 Integrable.
 Basado en estándares.
3. Sostenible económicamente
 Escalable.
 Propiedad de la entidad
4. Sostenible funcionalmente
 Ampliable o adaptable.
 Basado en estándares
5. Sostenible temporalmente
 Amplio mercado
6. Sostenible legalmente
 Cumpliendo la legislación
7. Usable y accesible
Sistema de información documental
custodia
Sistemas operativos
Base de datos
Sistema de ficheros
Backup
Gestión
de
archivo
Registro
electrónico
Gestión de
expedientes

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Presentación de la solución

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Alfresco

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Ciclo de vida
Disposición
 Relacionado a nivel de categorías
 Permite políticas de:
 Retención
 Disposición
 Planificación de distintos pasos dentro del ciclo
de vida como Obsoleto, Transferido, Retenido,
Custodiado o Destruido
Observación de Registros
 El sistema es capaz de identificar los registros
que precisan ser revisados, avisando
automáticamente al usuario al termino del
periodo de revisión.
Eventos
 Definidos por el usuario
 Definidos por el sistema
 Permiten ser enlazados a las planificaciones
de disposición
 Gran conjunto de eventos predefinidos:
 Abolición
 Caso terminado
 Obsoleto
 Reasignación
 Preparado para disposición
Transferencia
 Capacidad de "transferir" registros al final
del ciclo de disposición.

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Seguridad y auditorías
Seguridad
 Soporte para autenticación encadenada, SSO y directorios de usuarios y enfocado a ACLs,
 Modelo extensible para necesidades propias
 Diferentes permisos preconfigurados como la capacidad de cerrar expedientes, eliminar
planificaciones, destrucción de archivos o periodos de cadencia.
Auditoria
 API de auditoria que permite una alta
granularidad en la auditoria de los
elementos tratados
 Auditar acciones
 Filtro por tipo de evento, usuario o fecha
 Las mismas auditorias pueden ser
declaradas como registros

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Motor de búsqueda
Técnicamente imbatible
 Motor basado en Lucene
 Arquitectura Java (multiplataforma y personalizable)
 Indexación matemática (muy rápido en consulta)
 Admite clusterización y replicación
 Integrable con sistemas externos (BBDD, CMS, etc.)
Funcionalmente brillante
 Búsqueda textual (como Google)
 Búsqueda facetada
 Corrección ortográfica
 Criterios personalizables de ordenación
 Muestra contenidos relacionados
 Resultados con información enriquecida (snippets)
 Ordenación según relevancia del resultado
 Posibilidad de contenidos promocionados
 Herramientas para relacionar contenidos

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Motor de procesos - WorkFlow
¿Porqué lo necesito?
 Podrá automatizar todos los procesos de su organización para asegurarse que se realiza, que
se hace conforme a sus reglas de negocio y podrá consultar cómo se hizo, el resultado.
 Para cada evento se definen las tareas a realizar y las posibles opciones de salida.
 Permite programar acciones automáticas dependiendo de los valores seleccionados en la
tarea
 Tendrá toda la información de cómo se realizó la tarea, la documentación asociada o el
resultado.
¿Qué es Activity?
 Es una plataforma ligera de reglas de negocio, BPM (Business Process Management).
Permite desarrollar en un entorno visual procesos BPMN-2 y está integrada en Alfresco.
 BPMN-2 es un estándar internacional para el desarrollo de reglas y procesos de negocio
que permite que todos los procesos construidos bajo su definición funcionen
independientemente de la herramienta de procesos BPM que se esté utilizando

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nubarchiva

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Nubarchiva
 Sistema de gestión de archivos que permite cumplir sus funciones tanto para los
expedientes físicos como los electrónicos y mixtos.
 Funciones:
 Sistema Gestión de Archivo (SGA)
 Gestión de cuadro de clasificación
 Descripción multinivel (ISAD)
 Descripción de autoridades (ISAAR)
 Valores predefinidos y tablas auxiliares
 Gestión de ingresos
 Transferencias entre archivos
 Gestión de salidas
 Transferencias entre archivos
 Consultas y Prestamos
 Informes de gestión
 Gestión de usuarios y permisos
 Integración con LDAP o usuario s propios
 Permisos multientidad
 Permisos granulares
 Interoperabilidad
 Servidor OAI-PMH
 Exportación de formatos
 EDM
 ESE
 MARCXML
 DC
 Importación de datos desde Access, XLS, CVS
 Integración en Hispana, Europeana y APEX
 Características técnicas
 Integración con gestor de expedientes
 Multientidad
 Backup por entidad
 Auditoria
 Tareas programadas

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1. Búsqueda
facetada
2. Tipos de vista
3. Filtrado rápido
4. Edición de
registros
5. Informes
6. Refinado de
búsqueda
7. Vista miniaturas
8. Ordenación
• Diseño adaptativo
multidispositivo
• Informes Google
Analytics
personalizados
• Niveles de acceso
1
2
3
4
5
6
7
8
Nubarchiva - OPAC

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icearchiva

Presentación de necesidad
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 Desde la aprobación de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a
los Servicios Públicos la interacción de los ciudadanos de forma electrónica a los servicios de la
administración es un derecho.
 Consecuencia de ello se requiere de herramientas para:
 Admitir documentación en formato electrónico con la misma garantía y validez legal
 Gestión de la documentación de un modo integral independientemente de su soporte (electrónico o papel)
 Guardar la documentación electrónica que forma parte de un expediente con las mismas garantías que un
expediente en papel.
 En el caso de los expedientes electrónicos los principales problemas existentes para son:
 La obsolescencia de los algoritmos utilizados para realizar firma electrónica debido al aumento de la capacidad
computacional de los equipos. Esto permitiría falsificar el documento
 La limitación del ciclo de vida de los certificados utilizados que exige su renovación no superior a 4 años.
 Por este motivo es necesario establecer mecanismos para garantizar la autenticidad de los
documentos electrónicos guardados.
 El Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de
Interoperabilidad en el ámbito de la Administración Electrónica indica dos posibles aproximaciones
para dar solución a este objetivo:
 Uso de formato de firma longeva o de archivo.
 Conservación y custodia de las firmas en archivos digitales garantizando la fecha de ingreso y la no
modificación de los mismos
 Por motivos legales, culturales e históricos (cumplimiento del articula 31 de la LAECSP)

RD 1720/2007
Protección de datos
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Firma electrónica
Directiva 1999/93/CE
Marco EC para la firma electrónica
Ley 59/2003
Firma electrónica
RD-Ley 14/1999
Firma electrónica
Ley 34/2002
LS Sociedad de información
Ley 56/2007
Medidas de Impulso a la
sociedad de la información
Ley 15/1999
LOPD
RD 1/2007
Defensa de Consumidores y
Usuarios
Ley 11/2007
LAECSP
RD 3/2010
ENS
RD 4/2010
ENI
Marco normativo

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Objetivos funcionales
 El servicio de archivo electrónico y la preservación digital de larga duración es una
necesidad estratégica para el desarrollo de la administración electrónica con las
garantías legales exigibles.
 El archivo de larga duración permite:
 Custodia de los documentos electrónicos con la garantía del mantenimiento de su validez legal
a lo largo del tiempo
 Soluciones de protección ante la obsolescencia tecnológica
 Servicio de evidencia electrónica con validez legal
 Así pues el sistema de preservación digital de la información debe tener las siguientes
funciones:
 Basado en el modelo OAIS (ISO 14721:2003) Open Archival Information System
 Control de formatos: normalización y migración
 Control de acceso (LDAP)
 Registro de accesos
 Gestión de la obsolescencia. Conversión de formatos
 Metainformación sobre preservación
 Almacenamiento de documentos encriptados

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Firma electrónica
Firma electrónica
Gráfico: INTECO (Instituto de Tecnologías de la Comunicación) http://www.inteco.es

Obsolescencia de formatos
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 Uno de los aspectos más
importantes es disponer de un
sistema de vigilancia de la
obsolescencia de la información.
 Para ello se deben establecer filtros
de conversión que garanticen que la
información será siempre visible.
 Aun con todo siempre se guardará
la información original accesible
para que pueda obtenerse la fuente
del proceso.
 Para mantener la legalidad del
documento se realizaran copias
autenticas dentro del documento
preservando la legalidad.

Icearchiva - Características
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 Perdurabilidad legal
 Asegura la validez legal e integridad de sus archivos durante el periodo de vigencia mediante
el resellado electrónico
 Basado en el estándar OAIS guarda los recursos recibidos y los empaqueta en un PIA.
Mantiene inviolable la autenticidad, integridad, no repudio y validez
 Admite firmas electrónicas básicas, avanzadas (CAdES, PAdES, XAdES) en todas sus
variantes (T, C/L/XL, A/LTV)
 Ofrece accesibilidad a la información con las funciones definidas en la norma RFC 4810 (y
asociadas) del protocolo de archivos de larga duración LTAP (Long Term Archive Protocol)
 Perdurabilidad de formatos (obsolescencia)
 Conversión de formatos según sistema de copia autentica tal y como indica el ENI
 Consola de gestión de políticas de conversión
 Características técnicas
 Utiliza el formato XML METS (Metadata Encoding and Transmission Standard) como
estructura de almacenamiento
 Almacena el registro en el repositorio ECM mediante el estándar CMIS

Icearchiva – Modelo de arquitectura
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 El sistema se basa en el sistema OAIS
ISO 14721:2003: Open Archival Information System
ISO 20652:2006 Space data and information transfer systems -- Producer-archive interface -- Methodology abstract standard
 Como puede verse en el esquema la información que entra en el sistema se encuentra
paquetizada de modo que puede tratarse de un modo “abstracto” sin conocer su
contenido.
 El sistema trata los expedientes electrónicos como paquetes de entrada y salida.

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Icearchiva –Arquitectura
Doc Entidad
icearchiva
CMIS
WS
LDAP
Firma
METS
UUID
Mets
Doc
A
Audit

Icearchiva - Esquema de paquetes de información
Firma
Política
H
a
s
h
A
t
t
a
c
h
TSA
OCSP
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 De este modo el objeto de información del archivo
almacenado es una composición de:
 Documento guardado
 Metadatos de preservación de la información
 Metadatos del paquete de información
 Metadatos descriptivos
 Documento en formato preservable
 Cada paquete de información es almacenado en
formato METS que permite gestionar los datos
complejos de metadatos + objeto digital que forman
un expediente
VERIFY
TSA
TSA
Todo ello siguiendo el modelo ENI
http://administracionelectronica.gob.es/?_nfpb=true&_pageLabel=PAE_PG_CTT_Area_Descargas&langPae=es&iniciativa=145

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Icearchiva - Funcionalidades
Entidad externa AUTORIZACIÓN AUDITORÍA
ARCHIVAR
EXPORTAR
BORRAR
VERIFICAR
OBTENER IDS
Reloj
PROCESO de
RESELLADO

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Icearchiva. Caso de uso

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icearchiva. Características técnicas
 Cumplimiento del protocolo LTA (Long Term Archive) http://tools.ietf.org/html/draft-ietf-
ltans-ltap-08
 Integración
 Con FileSystem a través de CMIS (Content Management Interoperability Services)
https://www.oasis-open.org/committees/tc_home.php?wg_abbrev=cmis
 Con Web Services interoperables (http://www.ws-i.org/)
 WSI 1.0 attachment profile http://www.ws-i.org/Profiles/AttachmentsProfile-1.0.html
 WSI 1.2 Basic Profile http://www.ws-i.org/Profiles/BasicProfile-1.2-2010-11-09.html
 RESTFul API
 Con abstracción de la plataforma de firma
 @firma.
http://administracionelectronica.gob.es/?_nfpb=true&_pageLabel=PAE_PG_CTT_General&la
ngPae=es&iniciativa=afirma
 ASF
 Otras
 Utiliza múltiples autoridades de sellado de tiempo para permitir para que el resellado
sea escalable
 TS@
http://administracionelectronica.gob.es/?_nfpb=true&_pageLabel=PAE_PG_CTT_General&la
ngPae=es&iniciativa=tsa

3ª Sesión: Documentación electrónica: nuevas soluciones para
su tratamiento, preservación y difusión
MUCHAS GRACIAS
Santiago Navarro
navarros@keensoft.es
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