Gestión Documental Digital

1. DOCUMENTOS DIGITALES
Autor:
FREDY DAMIAN JARAMILLO RUEDA
Docente:
RICARDO ANTONIO BOTERO RÍOS
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
DOCUMENTOS DIGITALES GRUPO 3
SEPTIEMBRE DE 2017

2. INTRODUCCIÓN
Nos encontramos en un tiempo donde las TIC han tomado gran fuerza e
importancia en nuestra sociedad, impartiendo de manera significativa el
aprovechamiento de la era tecnología. Las grandes, medianas y pequeñas
compañías han optado por integrar sus procesos y actualizarlos por los medios
tecnológicos, de esta manera se adhieren a construir un futuro factible y
eficaz para la compañía, empleados y clientes.
El proceso de la Gestión Documental Digital es un de los grandes logros y
proyectos construidos, adquiridos y puestos en marcha por compañías y
profesionales de la ciencia de la información, por esta razón buscaremos en el
siguiente trabajo mostrar lo que es la GDD, sus componentes, sus beneficios,
su historia y su evolución, que será de gran beneficio para identificar y
comprender la importancia en la Gestión Documental y su evolución a través
del tiempo…

3. ¿QUÉ ES LA GESTIÓN DOCUMENTAL
DIGITAL?
Se define como aquel proceso de creación, almacenamiento y
utilización documentos digitales, que incluye su selección,
clasificación, conservación, búsqueda, recuperación,
reproducción y diseminación de los documentos en físicos
procesados y generados a partir de DISPOSITIVOS
ELECTRÓNICOS.
Los sistemas de Gestión Documental por medio de las DMS , el
componente principal de gestión de contenido empresarial
permite mejorar en un 100% servicios de la compañía ahorrando
tiempo y dinero…
Bases de datos en línea..
Archivadores
Electrónicos..
Procesos Digitales..

4.  LIBERACIÓN DEL ESPACIO DE ARCHIVADO: Al pasar al formato
digital, el espacio que actualmente dedica a archivar documentos y
guardar archivadores se puede utilizar para fines más productivos.
 AHORRO DE COSTES: Se reducen procesos y gastos en papel,
impresión, franqueo, mensajería, y equipos de copiado y
mantenimiento.
 FÁCIL ACCESO: La Gestión Documental Digital mejora el acceso a la
información desde cualquier dispositivo electrónico, siempre estando
en línea y con una actualización al instante.
 SEGURIDAD DE LOS DATOS: Los documentos no se traspapelan, y las
medidas de seguridad evitan el acceso no autorizado a archivos
confidenciales. En el caso de que exista una fuga de información o se
produzca un desastre natural, la copia de seguridad digital garantiza
la continuidad empresarial.
 AUDITORÍA AUTOMÁTICA: Verificación de la información y seguridad
de la intensidad desde su disposición final garantizando procesos y
procesamientos aportados al documento.
 POTENTES FUNCIONES DE BÚSQUEDA: Buscar y localizar
documentos en cuestión de segundos, mejorando la productividad.
 FLUJOS DE TRABAJO: mejora la productividad de la compañía sin
perdón tiempo en procesos.
IMPORTANCIA DE lA GDD…

5. CONSTRUCCIÓN Y GESTIÓN DE
DOCUMENTOS DIGITALES
Las grandes compañías emplean cada día
mecanismos de digitalización de documentos y
adquieren programas de Gestión Documental
Digital, con el fin de lograr obtener un manejo
apropiado de la información, que generan en todos
los proceso de la compañía.

6. PRINCIPIOS DE LA GESTIÓN DE
DOCUMENTOS DIGITALES
El sistema de administración de documentos y
archivos electrónicos se basa en los siguientes
principios:
 Identificable
 Soportado en políticas
Planeado
Asignado a un responsable
 Localizado
Organizado de acuerdo de las necesidades y
la estructura.
Manejado por personas con habilidades y
conocimientos.
Implementado en toda la organización
 Mesurable regularmente.

7. SOFTWARE DE GESTIÓN
DOCUMENTAL
UN SOFTWARE DE GESTIÓN DOCUMENTAL ES UNA
APLICACIÓN INFORMÁTICA QUE PERMITE EL MANEJO,
GESTIÓN, CONSERVACIÓN, PUBLICACIÓN Y TRABAJO
SOBRE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS DE UNA
COMPAÑÍA PERMITIENDO UN USO SOPORTADO POR LA
TECNOLOGÍA PARA UNA MAYOR FLEXIBILIDAD UY
MANEJO DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN
EN FORMATO DIGITAL.

8. RECOMENDACIONES A LA HORA DE ESCOGER UN
SOFTWARE DE GESTIÓN DOCUMENTAL

9. DOCUMENTOS DIGITALES Y SU LEGISLACIÓN
CERO PAPEL – GOBIERNO EN LÍNEA
En colombia se busca construir un Estado más eficiente,
transparente y participativo haciendo uso de las
Tecnologías de la Información y de las Comunicaciones –
TIC.
En colombia se busca construir un Estado más
eficiente, transparente y participativo
haciendo uso de las Tecnologías de la
Información y de las Comunicaciones –TIC.

10. ! PARA TENER EN CUENTA !
Ley 527 de 1999 :
Reglamentación de los
documentos informáticos.
Ley 527 de 1999 :
Reglamentación de los
documentos informáticos.
Archivo General de la Nación
(AGN) : Cumplimiento de
políticas “COMPILACIÓN
NORMATIVA”
Archivo General de la Nación
(AGN) : Cumplimiento de
políticas “COMPILACIÓN
NORMATIVA”
Ley 1581 de 2012: Ley de
protección de datos personales.
Ley 1581 de 2012: Ley de
protección de datos personales.
CIRCULAR 002 DEL 6 MARZO DE
2012:Adquisición de herramientas
tecnológicas de Gestión Documental.
CIRCULAR 002 DEL 6 MARZO DE
2012:Adquisición de herramientas
tecnológicas de Gestión Documental.
Circular 005 del 11 septiembre de 2012 :
Recomendaciones para llevar a cabo procesos
de digitalización y comunicaciones oficiales
electrónicas en el marco de la iniciativa cero
papeles.
Circular 005 del 11 septiembre de 2012 :
Recomendaciones para llevar a cabo procesos
de digitalización y comunicaciones oficiales
electrónicas en el marco de la iniciativa cero
papeles.
Expediente electrónico ley 1437
de 2011
Expediente electrónico ley 1437
de 2011
NORMATIVIDAD
Y LEGISLACIÓN
COLOMBIANA
EN CUANDO
DOCUMENTOS
ELECTRÓNICOS

11. CONCLUSIONES
En el desarrollo del trabajo se logro evidenciar como las TIC, han evolucionado a través
de la historia del hombre aportado significativamente a mecanismos electrónicos que
ayudan a mejorar los procesos, reducir tiempos y costos en las compañías, de esta
manera como futuros profesionales de la Ciencia de la Información debemos ser
consientes y encaminar nuestros procesos y pensamientos a los aportes digitales,
preparándonos para afrontar la nueva era de la documentación digital, soportada por
diversidades de softwares que permitirán tener un control, conservación y divulgación de
la información.
Sin duda alguna una actividad que me ayuda a crecer personalmente, profesionalmente,
académicamente y laboralmente .

12. BIBLIOGRAFIA
 GUERRERO MENDIETA, A. (2016). ¿Qué es lo que la gestión documental digital puede
ofrecer a su empresa?. Es.blog.docuware.com.
http://es.blog.docuware.com/qu%C3%A9-es-lo-que-lagesti%C3%B3n-documental-digital-p
.
 Bustos-Pérez-de-Salcedo, P. p. (2007). Sistemas integrados y gestión documental. La
experiencia en Telecinco. (Spanish). El Profesional De La Información, 16(5), 450-455.
 García-Morales, E. g. (2016). Riesgos y seguridad de la información: convergencias
desde la gestión documental. (Spanish). Anuario Think EPI, 10131-133.
 Programas de gestión documental: comparativa y precios. (2017). TIC Portal.
https://www.ticportal.es/temas/sistema-gestiondocumental/programas-gestion-docum
.