Preservación y conservación de los documentos digitales, una breve introducción de como esta definido esta arda labor de preservar y conservar, pero también utilizando las tecnologías.

1. Actividad No. 2
Preservación y Conservación de los
Documentos Digitales
Yannick Garavito Rivera
Trabajo Presentado a:
Ricardo A. Botero Ríos
Universidad del Quindío
Facultad de Ciencias Humanas y Bellas Artes
Ciencia de la Información y la Documentación, Bibliotecología y Archivística
Documentos Digitales
Grupo 4
2018
1

2. 2
Tabla de Contenido
Preservación y Conservación de los Documentos Digitales .…................ 3
Preservación digital ………………………………………………………………...4
Por qué preocuparse de preservar los documentos digitales? .…………..5
Retos de la preservación los documentos digitales…………………………6
Estrategias para preservación digital …………………………………………..7
Conservación Digital…………………………………………………….………….8
Estrategias de Conservación Digital de documentos …………….…………9
Reto principal de la conservación digital……………………………………..10
Preservación y conservación de documentos digitales …………………...11
Estrategias de preservación y conservación de documentos digitales…13
Políticas de preservación y conservación de documentos digitales…….14
Conclusión ……………………………………………………………………………16
Bibliografía…………………………………………………………………………….17

3. Preservación y Conservación de los
Documentos Digitales
Hoy en día, y con el auge de las tecnologías creciendo de manera exponencial, y la
manera de como viaja la información y el conocimiento, debemos afrontar como
futuros profesionales CIDBA, la preservación y conservación de los documentos
digitales ya que los medios que empleamos para guardarlo y almacenarlo son
inestables y la tecnología necesaria para tener acceso a él es superada rápida y
constantemente por otras nuevas.
Por lo anterior los profesionales tenemos el reto de establecer métodos,
programas, directrices o políticas que implementen las preservación y
conservación de los documentos digitales en nuestros lugares de trabajo como en
la vida cotidiana.
3

4. Preservación digital
 La preservación digital es el conjunto de métodos y técnicas
destinadas a garantizar que la información digital almacenada,
sea cual sea el formato, programa, máquina o sistema que se
utilizó para su creación, pueda permanecer y seguir usándose
en el futuro pese a los rápidos cambios tecnológicos u otras
causas que puedan alterar la información que contienen. Con
la explosión de las tecnologías de la información cada vez
existen más documentos nacidos digitales y digitalizaciones de
documentos que han de ser preservados manteniendo su
integridad, autenticidad, fiabilidad, legibilidad y funcionalidades
4

5. ¿Por qué preocuparse de preservar los
documentos digitales?
 Los documentos desde su nacimiento contienen
información muy útil, que constituyen u recurso muy
valioso para las instituciones, ¿Entonces por que
preservar documentos digitales? La respuesta esta
dada en que teniendo un sistema de información
eficaz, ayuda a proteger y conservar los documentos
como evidencias de sus actos. Los documentos se
convierte en un medio indispensable de información
para la gestión en las organizaciones, pues, nos permite
la toma de decisiones y a las actividades futuras como
lo requiera la organización.
5

6. Retos de la preservación los documentos
digitales
 Los documentos en su mayoría desde que han nacido en formato digital o se convierten en formato
digital por medio de una técnica de transformación de análoga a digital y que cumplan con los
requisitos mínimos fiabilidad, integridad, autenticidad y usabilidad, podemos aplicar los métodos para
su preservación, pero hoy en día las tecnologías van innovando requiriendo nuevos software y
hardware lo que complica mas esta tarea. A continuación veremos algunos de estos retos :
 Obsolescencia y degradación del formato físico (soporte).
 Obsolescencia del formato del fi chero.
 Obsolescencia del software (sistema operativo, etc.).
 Obsolescencia del hardware.
6

7. 7

8. Conservación Digital
 Es un proceso que implica almacenar registros
digitales con información descriptiva, durante
mucho tiempo, en varios lugares, (en la más alta
resolución que pueda permitirse; y migrar
periódicamente los registros a los nuevos medios
de almacenamiento para evitar la pérdida de datos
o la incapacidad para leerlos; cambiar el formato
de los archivos antes de que lleguen a ser
obsoletos; y (proporcionar acceso a su colección
digital ahora y en el futuro.
 Más allá de la copia de seguridad, la conservación
digital proporciona protección a largo plazo de sus
registros digitales.
8

9. Estrategias de Conservación Digital de
documentos
 La conservación digital es el medio por cual, con una serie de herramientas y pautas tecnológicas nos
ayudan a conservar el documento durante mucho tiempo. Ahora cuales son las estrategias para
conservar los documentos, pues, es una pregunta que difícil de contestar ya que la tecnología va a pasos
enorme y tenemos que estar en constantes actualizaciones. Pero estas estrategias poseen una serie de
características para tal fin como son:
 - Asegurar la legibilidad e inteligibilidad de los objetos digitales conservados.
 - Conservar la autenticidad e integridad de los mismos
además, tenemos que añadir los problemas a los que se enfrenta la conservación digital:
- La obsolescencia del hardware.
- La dependencia del software.
- El deterioro del soporte de almacenamiento
9

10. Reto principal de la conservación digital:
 Hoy en día, la tecnología va a pasos agigantados y por eso
la dependencia del software, y el hecho de que los
documentos digitales dependan de una aplicación software
para hacerlos accesibles y con sentido, nos tienen atados a
los software por esto tenemos que idear una forma de que
no tengamos que depender de ellos, la posibilidad de
mantener nuestros sistemas en funcionamiento requieren de
una labor de operabilidad y costos para consultar la
información, además, de tener los sistemas actualizados y
estar al margen de la tecnología nos imposibilidad mantener
un solo sistema de conservación, actualmente la brecha entre
la conservación y la tecnología esta impartida, una brecha en
donde escoger el ideal sistema de conservación a largo plazo
y no quedarnos en la obsolescencia, es el reto superar la
dependencia de estos software.
10

11. Preservación y conservación de
documentos digitales
 A consecuencia de los cambios tecnológicos que van en aumento, se debe considerar
estrategias para la preservación y conservación de los documentos o archivos digitales,
teniendo en cuenta que la preservación es “la serie de actividades de gestión necesarias para
garantizar el acceso continúo a los materiales digitales para el tiempo que sea necesario, y
se define de manera muy amplia ya que todas las acciones necesarias para mantener el
acceso a materiales digitales más allá de los límites de la falta de medios o el cambio
tecnológico”. Y la conservación Es la parte de la gestión de archivos digitales que trata de
preservar tanto el contenido como la apariencia de los mismos, el lapso de tiempo debe ser
amplio para considerar los cambios tanto en la tecnología como en los usuarios porque se
debe tener en cuenta las actualizaciones de los sistemas de conservación.
11

12. Preservación y conservación de
documentos digitales
 Por lo tanto es necesario generar un sistema de preservación y conservación documental
en donde se incluyan la selección, valoración, descripción y recuperación de documentos
junto con control de transferencias, asignación de niveles de acceso, consulta,
seguimiento y monitoreo del funcionamiento del sistema y que tiene como objeto
controlar la preservación y uso de los documentos de archivo digitales, garantizando la
autenticidad de dichos documentos.
 De acuerdo a lo anterior es necesario definir estrategias de preservación y conservación
de documentos digitales por cuanto son útiles para las personas que manejan los
procesos.
12

13. Estrategias de preservación y conservación de
documentos digitales
Existen diferentes estrategias que se pueden implementar para la preservación de documentos
digitales, la elección depende de los siguientes factores:
- Formato de los documentos
- Uso previsto de los documentos digitales
- La capacidad técnica institucional de la institución.
Estrategias a Largo plazo.( Renovación de soporte, Migración)
Estrategias a medio y largo plazo. (migración, Emulación)
Estrategias alternativas o enfoques no digitales (Impresión en papel, Conservación de los
contenidos en la red)
13

14. Políticas de preservación y conservación de
documentos digitales
Para hablar de políticas de preservación y conservación de documentos digitales se definirán así:
Preservación: es “la totalidad de principios, políticas y estrategias que controlan las actividades
destinadas a asegurar la estabilización física y tecnológica, así como la protección del contenido
intelectual de materiales como datos, documentos o archivos”.
Política: el origen de esta palabra viene del griego “polis” que significa ciudad, está relacionada
con la toma de decisiones dirigidas a normalizar los comportamientos y acciones de un grupo
en específico (nación, empresa, grupo etc.) y así alcanzar objetivos comunes
Por lo tanto se puede decir que la política de preservación y conservación de los documentos de
digitales es un instrumento que tiene como función tomar decisiones frente al manejo de
archivos digitales, busca definir y unificar los criterios de la administración de los mismos.
14

15. Políticas de preservación y conservación de
documentos digitales
Para elaborar una política se desarrollan las siguientes fases:
 Creación: consiste en la planificación, investigación de
elementos organizacionales y redacción de la política.
Identificando el alcance y roles. Producto de esta etapa son los
documentos soporte y la política.
 Revisión: remitir el documento final al área o individuo
encargado de validarlo. En caso de presentarse correcciones
realizarlas.
 Aprobación: Finalmente buscar la aprobación correspondiente
para iniciar con la implementación y divulgación.
15

16. Conclusión
Si bien, es importante incorporar las nuevas tecnologías en los procesos y procedimientos
archivísticos, como profesionales en la materia debemos velar por que se realicen acorde con
las especificaciones necesarias, velando por la conservación y preservación de los archivos
digitales.
Actualmente estamos inmersos en el mundo de las tecnologías y como futuros profesionales
CIDBA tenemos la obligación de manejar e implementar políticas de preservación y
conservación de los documentos digitales que tenemos hoy en día, ya que estas políticas nos
ayudaran a conservar todo el material patrimonial de nuestra nación y velar para en conjunto
con los expertos en la materia tecnológicas para que los recursos y herramientas siempre
estén a la mano de nuestra vocación.
16

17. Bibliografía
(s.f.). Obtenido de http://eprints.rclis.org/18590/1/PreservacionDigital2012.pdf
Elvira, M. (2011). Preservación de los documentos digitales: Guía para. Revista Española de
Documentación Científica, 461-477. Obtenido de
http://redc.revistas.csic.es/index.php/redc/article/viewFile/708/785
Wikipedia. (s.f.). Obtenido de https://es.wikipedia.org/wiki/Preservaci%C3%B3n_digital
17