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Preservación y conservación documentos digitales

Preservación y conservación de los documentos digitales, una breve introducción de como esta definido esta arda labor de preservar y conservar, pero también utilizando las tecnologías.

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Actividad No. 2
Preservación y Conservación de los
Documentos Digitales
Yannick Garavito Rivera
Trabajo Presentado a:
Ricardo A. Botero Ríos
Universidad del Quindío
Facultad de Ciencias Humanas y Bellas Artes
Ciencia de la Información y la Documentación, Bibliotecología y Archivística
Documentos Digitales
Grupo 4
2018
1
2
Tabla de Contenido
Preservación y Conservación de los Documentos Digitales .…................ 3
Preservación digital ………………………………………………………………...4
Por qué preocuparse de preservar los documentos digitales? .…………..5
Retos de la preservación los documentos digitales…………………………6
Estrategias para preservación digital …………………………………………..7
Conservación Digital…………………………………………………….………….8
Estrategias de Conservación Digital de documentos …………….…………9
Reto principal de la conservación digital……………………………………..10
Preservación y conservación de documentos digitales …………………...11
Estrategias de preservación y conservación de documentos digitales…13
Políticas de preservación y conservación de documentos digitales…….14
Conclusión ……………………………………………………………………………16
Bibliografía…………………………………………………………………………….17
Preservación y Conservación de los
Documentos Digitales
Hoy en día, y con el auge de las tecnologías creciendo de manera exponencial, y la
manera de como viaja la información y el conocimiento, debemos afrontar como
futuros profesionales CIDBA, la preservación y conservación de los documentos
digitales ya que los medios que empleamos para guardarlo y almacenarlo son
inestables y la tecnología necesaria para tener acceso a él es superada rápida y
constantemente por otras nuevas.
Por lo anterior los profesionales tenemos el reto de establecer métodos,
programas, directrices o políticas que implementen las preservación y
conservación de los documentos digitales en nuestros lugares de trabajo como en
la vida cotidiana.
3
Preservación digital
 La preservación digital es el conjunto de métodos y técnicas
destinadas a garantizar que la información digital almacenada,
sea cual sea el formato, programa, máquina o sistema que se
utilizó para su creación, pueda permanecer y seguir usándose
en el futuro pese a los rápidos cambios tecnológicos u otras
causas que puedan alterar la información que contienen. Con
la explosión de las tecnologías de la información cada vez
existen más documentos nacidos digitales y digitalizaciones de
documentos que han de ser preservados manteniendo su
integridad, autenticidad, fiabilidad, legibilidad y funcionalidades
4
¿Por qué preocuparse de preservar los
documentos digitales?
 Los documentos desde su nacimiento contienen
información muy útil, que constituyen u recurso muy
valioso para las instituciones, ¿Entonces por que
preservar documentos digitales? La respuesta esta
dada en que teniendo un sistema de información
eficaz, ayuda a proteger y conservar los documentos
como evidencias de sus actos. Los documentos se
convierte en un medio indispensable de información
para la gestión en las organizaciones, pues, nos permite
la toma de decisiones y a las actividades futuras como
lo requiera la organización.
5
Retos de la preservación los documentos
digitales
 Los documentos en su mayoría desde que han nacido en formato digital o se convierten en formato
digital por medio de una técnica de transformación de análoga a digital y que cumplan con los
requisitos mínimos fiabilidad, integridad, autenticidad y usabilidad, podemos aplicar los métodos para
su preservación, pero hoy en día las tecnologías van innovando requiriendo nuevos software y
hardware lo que complica mas esta tarea. A continuación veremos algunos de estos retos :
 Obsolescencia y degradación del formato físico (soporte).
 Obsolescencia del formato del fi chero.
 Obsolescencia del software (sistema operativo, etc.).
 Obsolescencia del hardware.
6
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  • 1. Actividad No. 2 Preservación y Conservación de los Documentos Digitales Yannick Garavito Rivera Trabajo Presentado a: Ricardo A. Botero Ríos Universidad del Quindío Facultad de Ciencias Humanas y Bellas Artes Ciencia de la Información y la Documentación, Bibliotecología y Archivística Documentos Digitales Grupo 4 2018 1
  • 2. 2 Tabla de Contenido Preservación y Conservación de los Documentos Digitales .…................ 3 Preservación digital ………………………………………………………………...4 Por qué preocuparse de preservar los documentos digitales? .…………..5 Retos de la preservación los documentos digitales…………………………6 Estrategias para preservación digital …………………………………………..7 Conservación Digital…………………………………………………….………….8 Estrategias de Conservación Digital de documentos …………….…………9 Reto principal de la conservación digital……………………………………..10 Preservación y conservación de documentos digitales …………………...11 Estrategias de preservación y conservación de documentos digitales…13 Políticas de preservación y conservación de documentos digitales…….14 Conclusión ……………………………………………………………………………16 Bibliografía…………………………………………………………………………….17
  • 3. Preservación y Conservación de los Documentos Digitales Hoy en día, y con el auge de las tecnologías creciendo de manera exponencial, y la manera de como viaja la información y el conocimiento, debemos afrontar como futuros profesionales CIDBA, la preservación y conservación de los documentos digitales ya que los medios que empleamos para guardarlo y almacenarlo son inestables y la tecnología necesaria para tener acceso a él es superada rápida y constantemente por otras nuevas. Por lo anterior los profesionales tenemos el reto de establecer métodos, programas, directrices o políticas que implementen las preservación y conservación de los documentos digitales en nuestros lugares de trabajo como en la vida cotidiana. 3
  • 4. Preservación digital  La preservación digital es el conjunto de métodos y técnicas destinadas a garantizar que la información digital almacenada, sea cual sea el formato, programa, máquina o sistema que se utilizó para su creación, pueda permanecer y seguir usándose en el futuro pese a los rápidos cambios tecnológicos u otras causas que puedan alterar la información que contienen. Con la explosión de las tecnologías de la información cada vez existen más documentos nacidos digitales y digitalizaciones de documentos que han de ser preservados manteniendo su integridad, autenticidad, fiabilidad, legibilidad y funcionalidades 4
  • 5. ¿Por qué preocuparse de preservar los documentos digitales?  Los documentos desde su nacimiento contienen información muy útil, que constituyen u recurso muy valioso para las instituciones, ¿Entonces por que preservar documentos digitales? La respuesta esta dada en que teniendo un sistema de información eficaz, ayuda a proteger y conservar los documentos como evidencias de sus actos. Los documentos se convierte en un medio indispensable de información para la gestión en las organizaciones, pues, nos permite la toma de decisiones y a las actividades futuras como lo requiera la organización. 5
  • 6. Retos de la preservación los documentos digitales  Los documentos en su mayoría desde que han nacido en formato digital o se convierten en formato digital por medio de una técnica de transformación de análoga a digital y que cumplan con los requisitos mínimos fiabilidad, integridad, autenticidad y usabilidad, podemos aplicar los métodos para su preservación, pero hoy en día las tecnologías van innovando requiriendo nuevos software y hardware lo que complica mas esta tarea. A continuación veremos algunos de estos retos :  Obsolescencia y degradación del formato físico (soporte).  Obsolescencia del formato del fi chero.  Obsolescencia del software (sistema operativo, etc.).  Obsolescencia del hardware. 6
  • 7. 7
  • 8. Conservación Digital  Es un proceso que implica almacenar registros digitales con información descriptiva, durante mucho tiempo, en varios lugares, (en la más alta resolución que pueda permitirse; y migrar periódicamente los registros a los nuevos medios de almacenamiento para evitar la pérdida de datos o la incapacidad para leerlos; cambiar el formato de los archivos antes de que lleguen a ser obsoletos; y (proporcionar acceso a su colección digital ahora y en el futuro.  Más allá de la copia de seguridad, la conservación digital proporciona protección a largo plazo de sus registros digitales. 8
  • 9. Estrategias de Conservación Digital de documentos  La conservación digital es el medio por cual, con una serie de herramientas y pautas tecnológicas nos ayudan a conservar el documento durante mucho tiempo. Ahora cuales son las estrategias para conservar los documentos, pues, es una pregunta que difícil de contestar ya que la tecnología va a pasos enorme y tenemos que estar en constantes actualizaciones. Pero estas estrategias poseen una serie de características para tal fin como son:  - Asegurar la legibilidad e inteligibilidad de los objetos digitales conservados.  - Conservar la autenticidad e integridad de los mismos además, tenemos que añadir los problemas a los que se enfrenta la conservación digital: - La obsolescencia del hardware. - La dependencia del software. - El deterioro del soporte de almacenamiento 9
  • 10. Reto principal de la conservación digital:  Hoy en día, la tecnología va a pasos agigantados y por eso la dependencia del software, y el hecho de que los documentos digitales dependan de una aplicación software para hacerlos accesibles y con sentido, nos tienen atados a los software por esto tenemos que idear una forma de que no tengamos que depender de ellos, la posibilidad de mantener nuestros sistemas en funcionamiento requieren de una labor de operabilidad y costos para consultar la información, además, de tener los sistemas actualizados y estar al margen de la tecnología nos imposibilidad mantener un solo sistema de conservación, actualmente la brecha entre la conservación y la tecnología esta impartida, una brecha en donde escoger el ideal sistema de conservación a largo plazo y no quedarnos en la obsolescencia, es el reto superar la dependencia de estos software. 10
  • 11. Preservación y conservación de documentos digitales  A consecuencia de los cambios tecnológicos que van en aumento, se debe considerar estrategias para la preservación y conservación de los documentos o archivos digitales, teniendo en cuenta que la preservación es “la serie de actividades de gestión necesarias para garantizar el acceso continúo a los materiales digitales para el tiempo que sea necesario, y se define de manera muy amplia ya que todas las acciones necesarias para mantener el acceso a materiales digitales más allá de los límites de la falta de medios o el cambio tecnológico”. Y la conservación Es la parte de la gestión de archivos digitales que trata de preservar tanto el contenido como la apariencia de los mismos, el lapso de tiempo debe ser amplio para considerar los cambios tanto en la tecnología como en los usuarios porque se debe tener en cuenta las actualizaciones de los sistemas de conservación. 11
  • 12. Preservación y conservación de documentos digitales  Por lo tanto es necesario generar un sistema de preservación y conservación documental en donde se incluyan la selección, valoración, descripción y recuperación de documentos junto con control de transferencias, asignación de niveles de acceso, consulta, seguimiento y monitoreo del funcionamiento del sistema y que tiene como objeto controlar la preservación y uso de los documentos de archivo digitales, garantizando la autenticidad de dichos documentos.  De acuerdo a lo anterior es necesario definir estrategias de preservación y conservación de documentos digitales por cuanto son útiles para las personas que manejan los procesos. 12
  • 13. Estrategias de preservación y conservación de documentos digitales Existen diferentes estrategias que se pueden implementar para la preservación de documentos digitales, la elección depende de los siguientes factores: - Formato de los documentos - Uso previsto de los documentos digitales - La capacidad técnica institucional de la institución. Estrategias a Largo plazo.( Renovación de soporte, Migración) Estrategias a medio y largo plazo. (migración, Emulación) Estrategias alternativas o enfoques no digitales (Impresión en papel, Conservación de los contenidos en la red) 13
  • 14. Políticas de preservación y conservación de documentos digitales Para hablar de políticas de preservación y conservación de documentos digitales se definirán así: Preservación: es “la totalidad de principios, políticas y estrategias que controlan las actividades destinadas a asegurar la estabilización física y tecnológica, así como la protección del contenido intelectual de materiales como datos, documentos o archivos”. Política: el origen de esta palabra viene del griego “polis” que significa ciudad, está relacionada con la toma de decisiones dirigidas a normalizar los comportamientos y acciones de un grupo en específico (nación, empresa, grupo etc.) y así alcanzar objetivos comunes Por lo tanto se puede decir que la política de preservación y conservación de los documentos de digitales es un instrumento que tiene como función tomar decisiones frente al manejo de archivos digitales, busca definir y unificar los criterios de la administración de los mismos. 14
  • 15. Políticas de preservación y conservación de documentos digitales Para elaborar una política se desarrollan las siguientes fases:  Creación: consiste en la planificación, investigación de elementos organizacionales y redacción de la política. Identificando el alcance y roles. Producto de esta etapa son los documentos soporte y la política.  Revisión: remitir el documento final al área o individuo encargado de validarlo. En caso de presentarse correcciones realizarlas.  Aprobación: Finalmente buscar la aprobación correspondiente para iniciar con la implementación y divulgación. 15
  • 16. Conclusión Si bien, es importante incorporar las nuevas tecnologías en los procesos y procedimientos archivísticos, como profesionales en la materia debemos velar por que se realicen acorde con las especificaciones necesarias, velando por la conservación y preservación de los archivos digitales. Actualmente estamos inmersos en el mundo de las tecnologías y como futuros profesionales CIDBA tenemos la obligación de manejar e implementar políticas de preservación y conservación de los documentos digitales que tenemos hoy en día, ya que estas políticas nos ayudaran a conservar todo el material patrimonial de nuestra nación y velar para en conjunto con los expertos en la materia tecnológicas para que los recursos y herramientas siempre estén a la mano de nuestra vocación. 16
  • 17. Bibliografía (s.f.). Obtenido de http://eprints.rclis.org/18590/1/PreservacionDigital2012.pdf Elvira, M. (2011). Preservación de los documentos digitales: Guía para. Revista Española de Documentación Científica, 461-477. Obtenido de http://redc.revistas.csic.es/index.php/redc/article/viewFile/708/785 Wikipedia. (s.f.). Obtenido de https://es.wikipedia.org/wiki/Preservaci%C3%B3n_digital 17