El documento habla sobre la gestión documental digital, incluyendo su definición, procesos, software, gobierno electrónico, iniciativa de cero papel y marco legal en Colombia. Explica que la gestión documental digital permite almacenar, organizar y recuperar documentos de manera eficiente a través de sistemas electrónicos para facilitar el acceso y uso de la información contenida en los documentos.

2. Contenido:
1. Portada
2. ¿Qué es la Gestión Documental Digital?
3. Construcción y Gestión de Documentos Digitales
4. Principios de la Gestión de Documentos Digitales
5. Software de Gestión Documental
6. Gobierno en Línea
7. Cero Papel
8. Normatividad y Legislación Colombiana
9. Conclusión
10.Bibliografía

3. Los documentos tienen una disposición única, la cual es brindar la información y servir
como fuente de información para entornos cotidianas, con la creciente fama de la
tecnología y sus avances, la gestión documental no pudo quedar atrás, debido a esto
nace la Gestión Documental Digital o la GDD.
Su proceso de transferencia, estos
cumplirán con dos funciones específicas,
almacenamiento y utilización, para lograr
esas funciones deben pasar por un proceso
a través de dispositivos electrónicos sus
pasos son:
•Selección
•Clasificación
•Conservación
•Búsqueda
•Recuperación
•Reproducción
•Diseminación

4. La GDD tiene como propósito brindar a
los individuos e instituciones, las
facilidades para un uso efectivo y
eficiente de los documentos, a partir de
la masificación de los beneficios
obtenidos por el uso de información
contenida en los documentos y la
minimización de los costos de adquirir,
procesar, usar y eliminar documentos.
Ventajas:
1. Reducción de coste gracias a información estructurara.
2. Menor porcentaje de errores en documentos
3. Aumento de la velocidad de creación de contenidos.

5. La entidad generara información, con
esto inicia el proceso de gestión
documental digital, ya que ese registro
físico se volverá digital, los
dispositivos que contienen esta
información son programas con
grandes capacidades de
almacenamiento, con el fin de
almacenar los registros y recuperarlos
de manera eficiente.
•Gestión y construcción:
1.Gestionar la información que se necesitará
2.Generar el registro información sobre la compañía en formato físico
3.Contemplar que el contenido sea funcional e informativo
4.Determinar su apariencia
5.Determinar su uso, funciones y propósito del documento
6.Concluir bajo los procesos de la GDD, si este cumple o no los requisitos.

6. 1. Identificable: esto significa que el programa debe ser identificable desde otros programas.
2. Soportado en políticas: las cuales deben estar documentadas, autorizadas divulgadas
institucionalmente.
3. Planeado: Es decir debe obedecer a un plan en dos niveles: estratégico y operativo.
4. Asignado a un responsable: que tenga la función específica de planearlos, desarrollarlo y
monitorearlo.
5. Localizado: esto quiere decir que el programa debe ser ubicado adecuadamente dentro de la estructura
organizacional de la entidad.
6. Organizado de acuerdo de las necesidades y la estructura de la institución, la naturaleza del
negocio y el ambiente tecnológico.
7. Manejado por personas con habilidades y conocimientos: adecuados en el campo de la
información, la gestión de documentos y la informática.
8. Implementado en toda la organización: de manera sistemática y bajo la dirección de un gerente con
autoridad y autonomía.
9. Mesurable regularmente, a través de procedimientos de auditoria de información.

7. En el mercado gracias a la necesidad de un sistema que gestione los documentos generales,
nace el concepto de software de gestión documental el cual permitirá que las empresas tengan
el acceso, manejo, gestión, conservación, publicación y trabajo sobre sus documentos
generales.
De igual forma nace como una herramienta que ofrece practicidad en los procesos, según
estos los requieran, buscando abarcar todas las procedimientos que la compañía maneja, para
lograr un efectividad mayor.

8. Tener acceso inmediato, seguro y preciso a la documentación que se necesite y
que el sistema sea fácil de administrar en el largo plazo se antoja hoy en
cuestiones claves a la hora de seleccionar un software de gestión
documental idóneo.
1. Flexibilidad y escalabilidad.
2. Facilidad de uso.
3. Potente buscador.
4. Flujo de trabajo.
5. Avisos y alarmas.
6. Versiones.
7. Soporte técnico y formación.
8. Movilidad.
9. Seguridad.
10.Integración con terceros.

9. El gobierno el línea es la definición del uso de las tecnologías de la
información y las comunicaciones, con esto se busca aumentar, el
servicio de información, eficiencia y eficacia de la gestión pública e
incrementar la transparencia del sector, en Colombia la estrategia de
gobierno en línea tiene como objetivo contribuir con un estado más
eficiente, orientándose con base en los principios de :
• Gobierno centrado en el ciudadano
• Visión unificada del estado
• Acceso equitativo y multicanal
• Protección de la información del individuo
• Credibilidad y confianza en el gobierno el línea
La iniciativa Cero Papel en la administración
pública busca cumplir las metas de Gobierno en
Línea y se orienta por los mismos principios.

10. Cero papel es la iniciativa con la cual se
busca la reducción ordenada del uso del
papel, sustituyendo este por soportes
digitales. La oficina Cero Papel no
propone la eliminación total de los
documentos en papel, sino crear una
convivencia con los dos soportes por
más utilizados.
Con esto podemos observar el paso de un modelo físico a un modelo digital:
Fase 1: uso exclusivo de papel, toda la administración es manual.
Fase 2: uso exclusivo de papel, la administración se apoya en aplicaciones de tecnología.
Fase 3: combinación de papel con documentos digitalizados y electrónicos, la
administración se apoya en aplicaciones de tecnología.
Fase 4: uso exclusivo de documentos electrónicos, toda la administración utiliza
únicamente aplicaciones
de tecnología.

11. Dentro de su importancia, los documentos electrónicos tienen el mismo tratamiento
jurídico que los documentos en formato papel, es así como la Ley 527 de 1999 aborda
la reglamentación de los documentos informáticos.
Ley 1581 de 2012: ley de protección de datos personales
Circular 002 del 6 marzo de 2012: adquisición de herramientas tecnológicas de gestión
documental.
Circular 005 del 11 septiembre de 2012: recomendaciones para llevar a cabo procesos de
digitalización y comunicaciones oficiales electrónicas en el marco de la iniciativa cero
papel.
Expediente electrónico ley 1437 de 2011
Decreto 2609 : creación y normalización del programa de gestión documental

12. Conclusión:
Las tecnologías quizás son la base más grande que se ha visto en los últimos tiempos, todas las cosas
han sufrido cambios los cuales buscan el beneficio de todos, con esto algo tan importante como lo es
la información, tuvo que asumir los cambios que se impusieron, ya que su practicidad y su economía
fueron pilar central para la aceptación de estos medio digitales e informáticos, sin reemplazar por
completo el soporte físico han generado un resultado mayor a la expectativa que se tenía de esos
medios tecnológicos.
Los sistemas o software que se utilizan para la gestión documental digital, son precisos y constan de
características que se volverán necesarias para todos los procesos con esto debemos asumir los
cambios y buscar la forma de hacerlos evolucionar, junto con la forma de crear en los usuarios la
compresión de estos.
Por tal motivo es el deber de los profesionales de ciencias de la información, es la capacitación
completa acerca de todos los sistemas que se tienen actualmente y los que van a surgir en el futuro,
para la capacitación de todos los usuarios y la factibilidad en los procesos.
Bibliografía.
Barros, A. (30 de 01 de 2017). El escritorio de Alejandro Barros . Obtenido de Gestión Documental Digital, un gran
desafío!: http://www.alejandrobarros.com/gestion-documental-digital-un-gran-desafio/
Schneck, T. (15 de 07 de 2015). Docuware. Obtenido de ¿Qué es lo que la gestión documental digital puede ofrecer a
su empresa?: http://es.blog.docuware.com/qu%C3%A9-es-lo-que-la-gesti%C3%B3n-documental-digital-puede-
ofrecer-a-su-empresa