Este documento presenta una sesión de capacitación sobre herramientas para la gestión eficiente de una oficina técnica. La sesión se enfoca en el control de plazos e incluye secciones sobre la actualización de cronogramas, el análisis de riesgos de incumplimiento de plazos, la elaboración de la curva S, el control de PPC y look ahead, la hoja de productividad e índice y el flujo de caja. El objetivo general es enseñar a los participantes cómo monitorear el progreso de un

1. HERRAMIENTAS PARA UNA EFICIENTE
GESTIÓN DE OFICINA TECNICA
CURSO VIRTUAL
Mayo 2020
Sesión 2
HERRAMIENTAS
PARA
UNA
EFICIENTE
GESTIÓN
DE
OFICINA
TECNICA
INNOVACIÓN, TECNOLOGÍA Y CONSTRUCCIÓN
ENTRENAMIENTO Y CAPACITACIÓN EN CONSTRUCCIÓN

2. HERRAMIENTAS PARA UNA EFICIENTE GESTIÓN DE
OFICINA TECNICA
Ganancia
Costo
Aumento de
la Ganancia
Ganancia
Costo
Precio constante
Costo 1
Costo 2
Disminución del costo
Para ganar más hay que reducir los
costos, para reducir los costos se debe
ser más productivos.
CURSO
TALLER
GESTIÓN
DE
OFICINA
TÉCNICA

3. HERRAMIENTAS PARA UNA EFICIENTE GESTIÓN DE
OFICINA TECNICA
CURSO
TALLER
GESTIÓN
DE
OFICINA
TÉCNICA

4. Sesión 02

5. Sesión 2
Control de Plazo
Actualización del
Cronograma
Riesgo de
Incumplimiento del
PLAZO (Alerta Roja)
Matriz de
Responsabilidades
La Oficina Técnica procesa los avances de las actividades ejecutadas semanalmente,
obteniendo la fecha de término a través de la actualización del cronograma y el
análisis de las actividades críticas del Proyecto. Para el desarrollo del Control de
Plazo debemos tener en cuenta lo siguiente:
Sesión 2: Control de Plazo
CURSO
TALLER
GESTIÓN
DE
OFICINA
TÉCNICA

6. Control de Plazo
Sesión 2: Control de Plazo
El Cronograma General (Obra) se
actualiza en base a la información
del Control de Avance incluyendo
el análisis de cada una de las
actividades de la ruta crítica,
comparando su avance real
respecto del previsto, e
identificando así el estado del
Proyecto.
1.-Actualización del
Cronograma (Obra)
Cuando la fecha de término del
Proyecto excede la fecha
contractual, es necesario
replantear las estrategias de
ejecución para poder cumplir con
los compromisos de PLAZO.
Este replanteo se define como una
Reprogramación del Cronograma..
Ejemplo: Bases prefabricadas,
losas prefabricadas.
2.-Riesgo de Incumplimiento del
PLAZO (Alerta Roja)
CURSO
TALLER
GESTIÓN
DE
OFICINA
TÉCNICA

7. 3.-Matriz de Responsabilidades
Sesión 2: Control de Plazo
CURSO
TALLER
GESTIÓN
DE
OFICINA
TÉCNICA
Control de Plazo

8. 2.3 Control de PPC y Look Ahead
SESIÓN 02: Control de Plazo
CONTENIDO
2.2 Elaboración de Curva S
2.1 Cronograma
2.4 Elaboración de la Hoja IP
CURSO
TALLER
GESTIÓN
DE
OFICINA
TÉCNICA
2.5 Flujo de caja

9. 2.1 Cronograma
CURSO
TALLER
GESTIÓN
DE
OFICINA
TÉCNICA

10. Microsoft Excel, MS-PROYECT, P6 PRIMAVERA, CLARITY PPM
Sesión 2: Control de Plazo
2.1 CRONOGRAMA
CURSO
TALLER
GESTIÓN
DE
OFICINA
TÉCNICA
El cronograma es una herramienta gráfica de gran
ayuda para planificar proyectos de muy distinto tipo,
organizar sus distintos factores y visualizarlos de
forma práctica. El cronograma nos permite visualizar
las fases, hitos y tareas que hemos de realizar en el
día, así como su grado de ejecución.
La Estructura Desglosada de Trabajo (EDT) o WBS, es una
técnica que nos ayuda a identificar los paquetes de trabajo,
responsables, presupuestos y recursos necesarios para llevar a
cabo la ejecución del proyecto..

11. 2.1 CRONOGRAMA
Sesión 2: Control de Plazo
CURSO
TALLER
GESTIÓN
DE
OFICINA
TÉCNICA
La línea base de un proyecto es la última versión del cronograma que ha
sido aprobada formalmente por la dirección del proyecto, y que define los
objetivos de este en relación a los plazos.
Un hito es una tarea de duración cero que
simboliza el haber conseguido un logro
importante en el proyecto
Una ruta crítica es una secuencia de tareas o actividades
interdependientes. Si una actividad se retrasa, todo el proyecto
se retrasa. Es muy importante identificar estas tareas!
¿Se puede modificar la línea base?

12. EJERCICIO
Sesión 02: Control de Plazo
CURSO
TALLER
GESTIÓN
DE
OFICINA
TÉCNICA

13. 2.2 Elaboración de la
curva S
CURSO
TALLER
GESTIÓN
DE
OFICINA
TÉCNICA

14. Sesión 02: Control de Plazo
La curva de avance o curva “S”, representa el avance real respecto al
planificado en un periodo acumulado hasta la fecha. La curva recibe el
nombre de “S” por su forma: al principio del proyecto hay una tendencia de
costes acumulados crecientes, mientras que estos costos acumulados
decrecen hacia el final.
¿ Qué es la curva “S” ?
CURSO
TALLER
GESTIÓN
DE
OFICINA
TÉCNICA
2.2 ELABORACION DE LA CURVA S

15. Detectar las desviaciones existentes y tomar medidas para
corregirlas.
Sesión 02: Control de Plazo
Objetivo:
CURSO
TALLER
GESTIÓN
DE
OFICINA
TÉCNICA
¡Todo arranque es complejo!
Este hecho se debe a que, en el inicio del trabajo, se requiere tiempo para
familiarizarse con la documentación, necesidades del cliente y crear el
ambiente integrado sobre el cuál se desarrollará el proyecto.
2.2 ELABORACION DE LA CURVA S

16. EJERCICIO
Sesión 02: Control de Plazo
CURSO
TALLER
GESTIÓN
DE
OFICINA
TÉCNICA

17. 2.3 Control de PPC y
Look Ahead
CURSO
TALLER
GESTIÓN
DE
OFICINA
TÉCNICA

18. Sesión 02: Control de Plazo
¿Qué es PPC?
El PPC es el porcentaje del plan completado quiere decir que es el porcentaje
de cada actividad realizada durante la semana y que se debería cumplir el
100%
CURSO
TALLER
GESTIÓN
DE
OFICINA
TÉCNICA
2.3 CONTROL DE PPC Y LOOK AHEAD

19. Sesión 02: Control de Plazo
El cálculo del PPC se hace en base al Plan Semanal o Programa Diario y se debe
tomar en cuenta que:
▪ Se obtiene de dividir el número de tareas completadas durante la semana entre
el número de total de tareas asignadas en el Plan Semanal o Programa Diario.
▪ Sólo se consideran las tareas 100% completadas, no se toma en cuenta el %
parcial de avance de las mismas.
▪ Lo que se quiere medir no es el avance sino la efectividad y confiabilidad del Plan
Semanal, es decir, la calidad de la Programación.
▪ Si durante la semana se tiene que descartar una tarea y hacer otra, esta nueva
tarea no entra al conteo de tareas completadas, así como las actividades de
reserva.
Cálculo del PPC
CURSO
TALLER
GESTIÓN
DE
OFICINA
TÉCNICA
2.3 CONTROL DE PPC Y LOOK AHEAD

20. Sesión 02: Control de Plazo
El PPC semanal (o diario) y acumulado
2.3 CONTROL DE PPC Y LOOK AHEAD

21. Sesión 02: Control de Plazo
Look Ahead es una herramienta de planificación de
jerarquía media, basada en la planificación maestra o
cronograma, en la cual se genera información para la
realización de una planificación a corto plazo, que
ayuda al control de la asignación de trabajo
Look Ahead
2W, 3W, 4W
CURSO
TALLER
GESTIÓN
DE
OFICINA
TÉCNICA
2.3 CONTROL DE PPC Y LOOK AHEAD

22. CURSO
TALLER
GESTIÓN
DE
OFICINA
TÉCNICA
2.3 CONTROL DE PPC Y LOOK AHEAD

23. ANALISIS DE RESTRICCIONES
El Análisis de Restricciones consiste en analizar todas las actividades del Look Ahead de
Producción, del horizonte determinado, e identificar los posibles obstáculos o limitaciones
que pudieran hacer que las actividades consideradas en el mismo, no puedan ser
programadas en su oportunidad.
Tiene por finalidad identificar y proveer con adecuada anticipación de todo aquello que
falta para poder ejecutar una tarea.
Sesión 02: Control de Plazo
CURSO
TALLER
GESTIÓN
DE
OFICINA
TÉCNICA
2.3 CONTROL DE PPC Y LOOK AHEAD

24. 2.4 Elaboración de la
hoja IP
CURSO
TALLER
GESTIÓN
DE
OFICINA
TÉCNICA

25. Sesión 02: Control de Plazo
2.4 ELABORACION DE LA HOJA IP
INDICE DE PRODUCTIVIDAD DE LA
ACTIVIDAD =
PRODUCCIÓN DE
LA ACTIVIDAD
CONSUMO DE LA
ACTIVIDAD
CURSO
TALLER
GESTIÓN
DE
OFICINA
TÉCNICA
Razones por las cuales los índices de productividad son útiles:
1. Los índices de productividad permiten al Gerente de Proyecto controlar el
desempeño de la empresa, en particular, para detectar algún cambio en la
productividad de la empresa.
2. Los índices de productividad pueden usarse para comparar los beneficios
relativos que pueden obtenerse con algún cambio en la utilización de los factores
de producción, por ejemplo, la compra de un nuevo equipo, o la utilización de
materia prima diferente.
3. Los índices de productividad pueden usarse para propósitos administrativos
internos como, por ejemplo, la negociación con el personal.

26. EJERCICIO
Sesión 02: Control de Plazo
CURSO
TALLER
GESTIÓN
DE
OFICINA
TÉCNICA

27. 2.5 Flujo de Caja
CURSO
TALLER
GESTIÓN
DE
OFICINA
TÉCNICA

28. CURSO
TALLER
GESTIÓN
DE
OFICINA
TÉCNICA
2.5 FLUJO DE CAJA
Objetivos:
✓ Controlar la liquidez real y los costos financieros asociados del
proyecto en relación a lo previsto inicialmente en el flujo de caja.
✓ Proveer información necesaria con la finalidad de evaluar la
capacidad de la empresa de cumplir con obligaciones contraídas.
✓ Facilitar la determinación de financiamiento.
Sesión 02: Control de Plazo

29. CURSO
TALLER
GESTIÓN
DE
OFICINA
TÉCNICA
2.5 FLUJO DE CAJA
Lineamientos básicos
▪ Un flujo de caja puede entenderse como una serie de ingresos y egresos
futuros distribuidos en el tiempo, tal como se muestra la imagen adjunta:
▪ Las flechas hacia arriba indican los ingresos de dinero y las flechas hacia abajo
indican los egresos de dinero.
▪ Los ingresos están asociados a las valorizaciones o venta.
▪ Los egresos están asociados al consumo de los recursos o costo.
Sesión 02: Control de Plazo

30. CURSO
TALLER
GESTIÓN
DE
OFICINA
TÉCNICA
2.5 FLUJO DE CAJA
Conceptos:
▪ Flujo Económico: Se entiende por los flujos de actividad y costos del
proyecto en un periodo dado, debe reflejar la utilidad bruta del
proyecto a nivel de gestión y debe coincidir con lo declarado en el Panel
de Control. Depende del PLAZO del proyecto.
▪ Flujo de Caja: Se entiende por lo flujos de entradas y salidas de caja o
efectivo en un periodo dado, depende de las condiciones de pago al
personal, proveedores, etc.
▪ Sobregiro: Intereses que se cobran al proyecto cuando se sobrepasa el
financiamiento establecido al inicio del proyecto.
Sesión 02: Control de Plazo

31. CURSO
TALLER
GESTIÓN
DE
OFICINA
TÉCNICA
2.5 FLUJO DE CAJA
Procesos:
PLAZO (*)
FLUJO
ECONÓMICO
FLUJO DE
CAJA(**)
OT
Producción OT Administración
(*) En el PLAZO se debe realizar el cronograma valorizado y los cronogramas de
recursos.
(**) El responsable del flujo de caja es el administrador del proyecto soportado
por oficina técnica.
Sesión 02: Control de Plazo

32. CURSO
TALLER
GESTIÓN
DE
OFICINA
TÉCNICA
GRACIAS
Sesión 02: Control de Plazo