Este documento describe las funciones de revisión ortográfica y gramatical, autocorrección y protección de documentos en Microsoft Word. También explica cómo grabar macros para automatizar tareas y cómo usar la combinación de correspondencia para crear documentos personalizados para múltiples destinatarios usando un documento maestro y una hoja de datos de destinatarios.

1. COMPUTACIÓN I
Julio Cesar Flores Neyra
1Julio Flores Neyra

2. Revisión Ortográfica y Gramática
Evitar que haya errores en nuestros textos es ahora mucho mas fácil. En
forma predeterminada, conforme vayamos escribiendo; Word ira
subrayando con una línea ondulada las palabras que considere que
contienen errores ortográficos en rojo y las que considere que contienen
errores gramaticales en azul. Ejemplo, con un punto.
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3. Julio Flores Neyra 3
Corrección Ortográfica
Ficha Revisar,
Grupo Revisión,
Ortografía y
gramática

4. Autocorrección
Puede corregir errores ortográficos, insertar símbolos y otros
fragmentos de texto. La función Autocorrección está configurada
de manera predeterminada con una lista de errores ortográficos
y símbolos comunes, pero se puede modificar dicha lista.
1. En nuevo documento.
2. Menú Archivo, seleccione Opciones
3. En la lista de la izquierda, haga clic en Revisión
4. Seleccione Opciones de Autocorrección…
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5. Julio Flores Neyra 5
Agregar las siguientes
palabras para Autocorrección

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1. Archivo, Información, Proteger documento, Cifrar con contraseña.
Proteger un documento con contraseña
Si desea proteger un documento confidencial o privado, puede usar una
contraseña para evitar que otras personas lo modifiquen o tengan
acceso a él.

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2. Escriba una contraseña, Clic en Aceptar.
3. Confirmar contraseña, vuelva a escribir la contraseña y clic en Aceptar.
Proteger un documento con contraseña
Para borrarla la contraseña acceder a esta misma ventana, lo único que haremos
será eliminar la contraseña actual dejando el cuadro de texto en blanco.

8. Restricciones de formato
Otro nivel de seguridad y de proteger nuestro documento es impedir
que puedan modificar el formato de nuestro documento.
Ficha Revisar, grupo Proteger,
Restringir edición
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9. Control de Cambios
Permite estar al tanto de los cambios realizados en el
documento.
Esto es especialmente útil si el documento ya casi está
acabado y está colaborando con otros usuarios para
realizar revisiones o añadir comentarios.
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Personas Especificas

12. Julio Flores Neyra 12
Macro es una acción o conjunto de acciones que se pueden
utilizar para automatizar tareas. Las macros se graban en el
lenguaje de programación Visual Basic para Aplicaciones.

13. Grabaremos una Macro que nos permite configurar
una página para un tríptico, recordaremos lo que
tenemos que hacer.
Cambiar la configuración de la pagina de vertical a horizontal
Cambiar todos Los márgenes a 1 cm.
Tamaño de papel A4
Luego en Diseño de Pagina , Asignar 3 columnas
En Ancho 7.9 cm. y Espacio: 2 cm.
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14. Ficha Desarrollador,
Grupo Código, Grabar Macro
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Todo lo que haga a continuación será grabado recuerde lo tiene que
hacer para configurar una pagina para un Tríptico
Al terminar de realizar todos los pasos para el Tríptico

15. Julio Flores Neyra 15
1. Ficha Desarrollador, grupo Código, botón Macros
2. Seleccione la macro Tríptico y un clic en Modificar
3. Se abre el Editor de Microsoft Visual Basic

16. Julio Flores Neyra 16
Grabaremos una macro que nos permita
Insertar una tabla de 3 Columnas y 6 Filas,
También Aplicaremos Formatos.
Resolver

17. Combinación de Correspondencia
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Imagine que debe enviar a cada uno de sus Empleados una carta o
un mensaje de correo electrónico con información personal relativa
a su estado de cuenta la retención de impuestos.
Crear cada elemento por separado llevaría horas.
Esta característica permite crear un documento para cada uno de los
empleados con sus respectivos datos. Word se encarga del resto.

18. Cómo
Funciona
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En toda combinación de correspondencia, debe tener tres elementos distintos.
1
2
3
El documento principal, que es el punto de partida.
La información de los destinatarios, como nombre y dirección de cada
persona, que desea combinar con el documento principal.
Los documentos terminados, que incluyen la información del
documento principal más la información única de cada destinatario.

19. Documento Principal
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El documento principal es
el punto de partida. El
documento principal
puede ser una carta, un
sobre, un correo
electrónico o un cupón.
Contiene los elementos
que se muestran aquí.
1
2
Contenido que es idéntico para todas las copias, como el texto de la sección principal
de una carta modelo. Este texto solo se debe escribir una vez, con independencia de la
cantidad de copias de las cartas que desee imprimir.
Marcadores de posición para la información de cada destinatario. Por ejemplo, en una
carta modelo, la dirección y el saludo serán únicos para cada copia.

20. Información de los destinatarios
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La información de los
destinatarios, que es
única para cada copia de
la combinación,
reemplaza los
marcadores de posición
agregados al documento
principal.
Ejemplos: Direcciones en sobres o etiquetas; nombres; importe del
salario en mensajes de correo electrónico para los empleados; notas
personales acerca de productos preferidos en postales enviadas por
correo a clientes importantes.

21. Más información acerca de la lista de destinatarios
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Una lista de destinatarios puede ser cualquier archivo donde la información
de los destinatarios esté organizada en columnas y filas. Se puede crear con
diferentes programas, como Excel, Access o Outlook.

22. CAMPOS DE COMBINACIÓN
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Por ejemplo, puede colocar los campos Apellidos, Nombres, Bloque de
direcciones en el documento del siguiente modo:
«Apellidos» «Nombres»
«Dirección»
«Ciudad», «Estado» «Código postal»

23. CONJUNTO TERMINADO DE DOCUMENTOS
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Conjunto de documentos individuales terminados, que se pueden
imprimir (por ejemplo, cartas, etiquetas, sobres o cupones) o enviar
electrónicamente durante el proceso de combinación (por ejemplo,
por correo electrónico).