El documento presenta información sobre el Plan Anual de Adquisiciones (PAA) de una entidad estatal, incluyendo instrucciones sobre su estructuración y contenido requerido. El PAA busca comunicar de manera temprana a los proveedores las adquisiciones planeadas por el Estado para que puedan participar. Debe contener detalles como la declaración estratégica de la entidad, los bienes y servicios requeridos, los objetivos e instrucciones sobre su publicación y actualización.

1. CONTRATACIÓN ESTATAL
DR. JUAN CAMILO BUSTOS C.
ABOGADO
DR. JOSÉ JOAQUÍN FONSECA A.
ABOGADO
Dr. Juan Camilo Bustos C.
Abogado
Dr. José Joaquín Fonseca A.
Abogado

2. PLAN ANUAL DE
ADQUISICIONES
P.A.A.
Busca comunicar información útil y
temprana a los proveedores
potenciales de las Entidades
Estatales, para que estos participen
en las adquisiciones que hace el
Estado
Dr. Juan Camilo Bustos C.
Abogado
Dr. José Joaquín Fonseca A.
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* Plan Anual de Adquisiciones
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3. ¿PARA QUE SE USA EL
PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES?
Para identificar y justificar el valor total de
recursos requeridos por la entidad para compras y
contratación.
Como referente inicial para evaluar el nivel de
ejecución del presupuesto.
presupuesto
Para pronosticar la demanda de bienes y
servicios de la entidad durante la vigencia.
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Abogado
Dr. José Joaquín Fonseca A.
Abogado
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4. PASOS QUE AYUDARÁN A LAS
ENTIDADES ESTATALES PARA LA
ESTRUCTURACIÓN DEL P.A.A.*
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Preparación del equipo
Declaración estratégica
Detalles de los bienes, obras o servicios
Información para los proveedores
Principales objetivos
Advertencia
Publicación y Actualización
Formato
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5. PREPARACIÓN DEL EQUIPO
El P.A.A. requiere del conocimiento y experiencia
de las personas que trabajan en las distintas
áreas de la entidad estatal, para que se pueda
realizar la elaboración y actualización del P.A.A.
Dicho equipo de trabajo deberá elaborar un
cronograma de actividades que muestre en
detalle
las
etapas
de
planeación
y
diligenciamiento del P.A.A. al interior de la
entidad estatal, especificando las actividades
coordinadas por el funcionario encargado y señalando
el tiempo requerido para cada una de ellas.
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Dr. José Joaquín Fonseca A.
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6. DECLARACIÓN ESTRATÉGICA
Sirve para que el potencial proveedor conozca el contexto
de la entidad y pueda proponer soluciones a la medida.


La declaración estratégica está compuesta por:
a) Nombre de la entidad
b) Dirección
c) Teléfono
d) Página web
e) Perspectiva estratégica (incluyendo iniciativas clave, información útil para posibles
proveedores, número de personas que trabajan en la entidad, políticas y programas previstos
para el año para el cual es elaborado el Plan Anual de Adquisiciones y presupuesto anual) .
f) Información de contacto
g) Valor total del P.A.A.
h) Límite de contratación de menor cuantía
i) Límite de contratación de mínima cuantía
j) Fecha de última actualización del P.A.A.
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7. DETALLES DE LOS BIENES, OBRAS O
SERVICIOS
El funcionario encargado debe trabajar de cerca con
las personas que mejor conocen las necesidades para
describir la necesidad y especificar los resultados que
busca para identificar el Bien, Obra o Servicio
específico.
Los Bienes, Obras y Servicios identificados
plenamente deben ser enumerados utilizando el
Clasificador de Bienes y Servicios de Naciones Unidas
Uni
con el máximo nivel posible de descripción de este
clasificador.
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8. INFORMACIÓN PARA LOS
PROVEEDORES
Es recomendable que la entidad estatal ponga a
disposición los datos de contacto del
funcionario encargado de la adquisición de
los bienes, obras y servicios identificados
en el P.A.A. para que los interesados puedan
obtener información adicional.
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9. PRINCIPALES OBJETIVOS
Recomendamos que la entidad estatal incluya la
siguiente declaración sobre los principales objetivos
del P.A.A.
El principal objetivo del P.A.A. es permitir que la
entidad estatal aumente la probabilidad de lograr
mejores condiciones de competencia a través de la
participación de un mayor número de operadores
económicos interesados en los procesos de selección que
se van a adelantar durante el año fiscal, y que el Estado
cuente con información suficiente para realizar
compras coordinadas.

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10. ADVERTENCIA
Recomendamos que el funcionario encargado
incluya la siguiente declaración sobre la
naturaleza del P.A.A.

El P.A.A es un documento de naturaleza
informativa y las adquisiciones incluidas en el
mismo pueden ser canceladas, revisadas o
modificadas. Esta información no representa
compromiso u obligación alguna por parte de la
entidad estatal ni la compromete a adquirir los
bienes, obras y servicios en él señalados.

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Abogado
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11. PUBLICACIÓN Y ACTUALIZACIÓN
El P.A.A. debe publicarse antes del 31 de
enero de cada año y actualizarse por
lo menos una vez al año.
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12. FORMATO
INFORMACIÓN GENERAL DE LA
Entidad ABC1
Nombre Entidad ABC1
ENTIDAD
Calle 11 No. 70-60 Bogotá
Dirección
Teléfono
Página web
Misión y visión
Perspectiva estratégica
Información de contacto
Valor total del P.A.A.
Límite de contratación menor cuantía
Límite de contratación mínima
Fecha de última actualización del
Dr. Juan Camilo Bustos C.
Abogado
(1) 630 000
www.entidadabc1.gov.co
La Entidad ABC1 se dedica a promover y proteger los derechos de los
ciudadanos en zonas de frontera. La Entidad ABC será reconocida en
2014 por la comunidad de las poblaciones de frontera como una
institución líder en la protección de derechos fundamentales.
La Entidad ABC1 tiene 3 programas estratégicos: (i) el programa
Derechos Para Todos para la difusión de derechos fundamentales y (ii)
el programa Familias de Frontera para la prevención de la violencia
intrafamiliar en las zonas de frontera.La entidad cuenta con sedes en
Tumaco, Facatativa, Leticia, Cúcuta y Bogotá. Todas las compras se
centralizan en Bogotá y la logística es asumida por la entidad. La
Entidad ABC cuenta con una planta de personal de 55 personas y un
presupuesto anual de $2.100.000.000.
$ 2.100.000.000
$ 165.060.000,00
$ 16.506.000
25/01/2014
Dr. José Joaquín Fonseca A.
Abogado
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13. FORMATO
ADQUISICIONES PLANEADAS
Código
UNSPSC
Descripción
Fecha
estimada
de inicio de
proceso de
selección
Duración
estimada
del
Contrato
Modalidad
de
Selección
Fuente de
los
Recursos
Valor
total
estimado
Valor
estimado
en la
vigencia
actual
¿Se
requieren
vigencias
futuras?
Estado de
solicitud
de
vigencias
futuras
Datos de contacto
del responsable
FORMATO
NECESIDADES ADICIONALES
Descripción
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Posibles códigos
UNSPSC
Dr. José Joaquín Fonseca A.
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Datos de Contacto
Responsable
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14. Art. 20 Decreto 1510 de 2013
ESTUDIOS PREVIOS
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Abogado
Dr. José Joaquín Fonseca A.
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15. ESTUDIOS PREVIOS
ART. 20 DECRETO 1510 DE 2013
Documento soporte para la
elaboración del proyecto de pliego,
pliego
de
condiciones
definitivo y el contrato.
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16. ESTUDIOS PREVIOS
DESCRIPCIÓN DE LA
NECESIDAD QUE LA ENTIDAD
PRETENDE SATISFACER CON EL
PROCESO DE CONTRATACIÓN
Detallada de manera Clara y Precisa
Funcionamiento  Normas Aplican
Inversión  Plan de Desarrollo

Web  Plan de Acción y Banco de Proyectos

(Art.
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74 y 77 Ley 1474 de 2011)
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17. ESTUDIOS PREVIOS
OBJETO A CONTRATAR CON SUS
ESPECIFICACIONES
Especificaciones técnicas

Identificación del objeto a contratar

Concurso de Meritos  Requerimientos
técnicos.

Subasta Inversa  Ficha técnica

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18. ESTUDIOS PREVIOS
¿La Ficha Técnica del Bien o Servicio que debe
incluir?

a)
b)
c)
d)
e)
La clasificación del bien o servicio de acuerdo
con el Clasificador de Bienes y Servicios;
La identificación adicional requerida;
La unidad de medida;
La calidad mínima, y
Los patrones de desempeño mínimos.
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19. ESTUDIOS PREVIOS
Fundamentos jurídicos que soportan la modalidad de
selección.
Licitación Pública
Selección Abreviada
Concurso de Méritos
Contratación Directa
Mínima Cuantía
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Dr. José Joaquín Fonseca A.
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20. ESTUDIOS PREVIOS
Variables para calcular el presupuesto.

Rubros que lo componen.

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21. ESTUDIOS PREVIOS
PRECIOS UNITARIOS
Se debe incluir la forma como se
calcularon para establecer el presupuesto.
Los cálculos mediante los cuales se
estableció el presupuesto deben estar
soportados.
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22. ESTUDIOS PREVIOS
CONCURSO DE MÉRITOS
La entidad no debe publicar las variables
utilizadas para calcular el valor estimado
del contrato.
CONCESIÓN
La entidad no publicará el modelo
financiero utilizado en la estructuración.
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23. ESTUDIOS PREVIOS
JUSTIFICACIÓN DE
FACTORES
DE SELECCIÓN
A. Justificar los requisitos habilitantes...
Adecuados y Proporcionales. R.U.P.
Estado compra Bienes y Servicios, y no a
los proponentes.
A. Justificar la ponderación de factores de
calidad y precio. (Ley 816 de 2003)
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24. ESTUDIOS PREVIOS
PONDERACIÓN DE
FACTORES
 Bienes o Servicios de características técnicas
uniformes, será el menor precio.
precio
 Concursos de Méritos, será la calidad
 Licitación Pública o Selección abreviada de menor
cuantía:
a) Ponderación de calidad o precio
b) Ponderación de la relación de Costo - Beneficio
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Dr. José Joaquín Fonseca A.
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25. ESTUDIOS PREVIOS
EL ANÁLISIS DE RIESGO
Y LA FORMA DE MITIGARLO
Dr. Juan Camilo Bustos C.
Abogado
Dr. José Joaquín Fonseca A.
Abogado
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26. ESTUDIOS PREVIOS
LAS GARANTÍAS QUE LA
ENTIDAD ESTATAL
CONTEMPLA EXIGIR EN EL
PROCESO DE
Analizar las exigencias de las Garantías
CONTRATACIÓN
Riesgos de naturaleza pre-contractual,
contractual y post-contractual
Dr. Juan Camilo Bustos C.
Abogado
Dr. José Joaquín Fonseca A.
Abogado
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27. ESTUDIOS PREVIOS
CLASES DE GARANTÍAS
ARTÍCULO 111 DECRETO 1510 DE 2013
Contrato de seguro contenido en una
póliza.
Patrimonio autónomo.
Garantía Bancaria.
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Abogado
Dr. José Joaquín Fonseca A.
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28. ESTUDIOS PREVIOS
LA INDICACIÓN DE SI EL
PROCESO DE CONTRATACIÓN
ESTÁ COBIJADO POR UN
ACUERDO COMERCIAL
1. Cuando el proceso de contratación está
sometido a uno o varios Acuerdos
Comerciales la Entidad Estatal debe elaborar
el cronograma de acuerdo con los plazos
previstos en dichos Acuerdos Comerciales.
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Dr. José Joaquín Fonseca A.
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29. ESTUDIOS PREVIOS
LA INDICACIÓN DE SI EL
PROCESO DE CONTRATACIÓN
ESTÁ COBIJADO POR UN
ACUERDO COMERCIAL
2.Si un mismo proceso de contratación está
sometido a varios Acuerdos Comerciales, la
Entidad Estatal debe adoptar las medidas
necesarias para el cumplimiento de la
totalidad de los compromisos previstos en los
Acuerdos Comerciales.
Dr. Juan Camilo Bustos C.
Abogado
Dr. José Joaquín Fonseca A.
Abogado
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30. Dr. Juan Camilo Bustos C.
Abogado
Dr. José Joaquín Fonseca A.
Abogado