Este documento describe los sistemas de administración de información y herramientas ofimáticas. Explica brevemente Publisher, Corel Draw, Open Office, Word, Excel, Access, Power Point y Outlook. También cubre dispositivos tecnológicos, intranet y las tecnologías de la información y la comunicación.

1. SISTEMAS DE ADMINISTRACION DE INFORMACION
Y
HERRAMIENTAS OFIMATICAS
Bryan Alexander Quiroz Tepud
Abril 2017.
Centro Sur Colombiano de Logística Internacional.
Nariño-Ipiales.
Técnico Asesoría Comercial y Operaciones de Entidades Financieras

2. Tabla de Contenidos
Sistemas de Administracion de Informacion
Herramientas Ofimaticas.1
Publisher..1.1
Corel Draw..1.2
Open Office..1.3
Word..1.4
Excel..1.5
Access..1.6
Power Point..1.7
Outlook..1.8
Dispositivos Tecnológicos ………………………………………………………………..1.1.9
Intranet.
Las Tecnologías de la Información y la Comunicación ..1

3. Sistemas de Administración de
Información
• Lo que se nos dice de un sistema de administración de información es un sistema de información basado en computadora, que presenta una colección de personas,
procedimientos, bases.
• Para entender de una manera más detallada que es un sistema de administración de información le daremos a cada palabra su concepto por separado así entenderemos
de manera más detallada lo que entendemos de este sistema.
•
•
• Sistema
• Concepto.
• Los sistemas son un conjunto de componentes que interaccionan entre sí para lograr un objetivo común. Por ejemplo, cualquier persona experimenta sensaciones físicas
gracias a un sistema nervioso formado por el cerebro, la medula, los nervios, y las células sensoriales, todos estos elementos funcionan en conjunto para hacer que el
sujeto experimente sensaciones como frío, calor, etc.
•
• Todo sistema organizacional depende en mayor o en menor medida, de una unidad abstracta denominada sistema de información. Este sistema es el medio por el cual
los datos fluyen de una persona o departamento hacia otros y puede ser cualquier objeto, desde la comunicación interna entre los diferentes componentes de la
organización y líneas telefónicas hasta sistemas de cómputo que generan reportes periódicos para varios usuarios.

4. Sistemas de Información
• Las finalidades de los sistemas de información, como las de cualquier otro sistema dentro de una organización, son
procesar entradas, mantener archivos de datos relacionados con la organización y producir información, reportes, y otras
salidas.
•
• Los sistemas de información están formados por subsistemas que incluyen hardware, software, medios de almacenamiento
de datos para archivos y bases de datos.
• .
•
• Dado que los sistemas de información dan soporte a los demás sistemas de la organización, los analistas tienen primero que
estudiar el sistema organizacional como un todo para entonces detallar sus sistemas de información.
•

5. Sistemas de Administración
• Los sistemas de administración ayudan a los directivos a tomar decisiones y resolver problemas. Los directivos recurren a los datos almacenados como
consecuencia del procesamiento de las transacciones, pero también emplean otra información.
•
• Dado que los procesos de decisión están claramente definidos, entonces se puede identificar la información necesaria para formular las decisiones.
•
• Cada vez que se necesite la información, esta se prepara y presenta en una forma y formato diseñados con anterioridad.
•
• Los especialistas en sistemas de información describen las decisiones apoyadas por estos sistemas como decisiones estructuradas.
•
• El aspecto estructurado se refiere al hecho de que los administradores conozcan de antemano los factores que deben tenerse en cuenta para la toma de
decisiones así como las variables con influencia más significativa sobre el resultado de una decisión (buena o mala) A su vez, los analistas de sistemas
desarrollan reportes bien estructurados que contienen la información necesaria para las decisiones o que indican el estado de las variables importantes.

6. Herramientas Ofimáticas
¿Qué es la ofimática?
• La ofimática es el conjunto de técnicas, aplicaciones y herramientas
informáticas que se utilizan en funciones de oficina para optimizar,
automatizar y mejora. Las herramientas ofimáticas permiten idear, crear,
manipular, transmitir y almacenar información necesaria en una oficina.
Actualmente es fundamental que estas estén conectadas a una red local y/o a
internet.

7. Publisher
• Microsoft Publisher .es un programa de la empresa Microsoft, diseñado para
la creación de calendarios, folletos, diplomas, boletines, curriculums, rótulos,
hojas informativas, membretes, sobres, formularios de negocios, invitaciones,
catálogos, volantes, almanaques y anuncios en general, entre otras cosas, es
decir es un programa de diseño, pero aunque no es un programa de diseño
especializado, es más bien un programa de diseño, para usuarios que no
poseen un conocimiento muy amplio de diseño gráfico, por lo que es fácil de
usar.

8. Open Office
• Apache Open Office es una suite de oficina de código abierto líder para
el procesamiento de palabras, hojas de cálculo, presentaciones, gráficos, bases
de datos y más. Se encuentra disponible en varios idiomas y funciona en
todos los sistemas comunes. Almacena todos sus datos en un formato que es
un estándar internacional y puede también leer y escribir archivos producidos
por otros paquetes de oficina. Puede ser descargado y utilizado
completamente sin cargo para cualquier propósito.

9. Word
• Microsoft Word es un programa informático orientado al procesamiento de textos.
Fue creado por la empresa Microsoft, y viene integrado predeterminadamente en
el paquete ofimático denominado Microsoft Office.1
• Originalmente fue desarrollado por Richard Brodie para el computador
de IBM bajo sistema operativo DOS en 1983. Versiones subsecuentes fueron
programadas para muchas otras plataformas, incluyendo, las computadoras IBM
que corrían en sistema MS-DOS (1983).
•

10. Excel
Excel es una hoja de cálculo integrada en Microsoft Office. Esto quiere decir
que si ya conoces otro programa de Office, como Word, Access o
PowerPoint… te resultará familiar utilizar Excel, puesto que muchos iconos y
comandos funcionan de forma similar en todos los programas de Office.

11. Access
• El catálogo de libros que tenemos en casa se puede guardar en una base de datos para poder
buscar fácilmente un libro.
• Las cientos de recetas de cocina que tenemos en casa podemos guardarlas en una base de
datos y con un par de clic de ratón buscar la que necesitemos.
• El seguimiento de averías de nuestros vehículos se pueden guardar en una base de datos para
poder analizar a golpe de ratón y en segundos los costes de las mismas, la rentabilidad del
vehículo, etc.
• La gestión de nuestras cuentas bancarias se pueden guardar en una base de datos, ingresos,
gastos, recibos, préstamos, todo bien organizado y que nos permita de forma cómoda
introducir los datos y con un golpe de ratón visualizar informes de nuestras cuentas.

12. Power Point
Una de las mejores herramientas que nos ofrece office es sin duda power point, ya que al
contener una gran gama de funciones nos permite realizar desde un documento,
diapositivas hasta realizar animaciones de objetos y texto, controlando su duracion.
Existen otros programas que estan diseñados para ejercer funciones mas avanzadas, pero
no por esto power point deja de ser un magnifico auxiliar para realizar nuestros trabajos.

13. Outlook
• proporcionada por el usuario, de forma consciente (explicita). Según
Microsoft un 58% de los usuarios de Gmail están en desacuerdo con esta
medida de Google.
• Sin abandonar la aplicación, permite conectarse con las redes
sociales, Facebook, Twitter y Linkedin y operar en ellas (publicar mensajes,
ver fotos y resto de funcionalidades). Además se puede chatear con contactos
de Skype y Facebook. También se pueden visualizar, desde dentro de la
herramienta, videos de Youtube.

14. Dispositivos Tecnológicos
• Las nuevas tecnologías basadas en inteligencia artificial están permitiendo a
las empresas ir más allá de los algoritmos tradicionales para comprender y
adaptar sus funciones. En este punto, cobra gran importancia el
denominado machine learning o aprendizaje automático, esto es, una rama de
la inteligencia artificial cuyo objetivo es hacer que las máquinas aprendan y
trabajen en conjunto con los humanos.

15. Intranet
• servidor proporcionadas por la pila de protocolos TCP/IP, diseñado
inicialmente para la red global internet. Su propósito fundamental es
optimizar el flujo de información con el objeto de lograr una importante
reducción de costes en el manejo de documentos y comunicación interna.

16. TICS
• «Información Tecnología») agrupan los elementos y las técnicas utilizadas en
el tratamiento y la transmisión de las informaciones, principalmente de
informática internet y telecomunicaciones.