Este documento describe varias herramientas ofimáticas comunes como Publisher, Open Office, Word, Excel, Access y Power Point. Explica brevemente las funciones de cada una de estas herramientas, incluyendo que Publisher se usa para crear folletos, boletines y anuncios, Open Office es una suite de código abierto para procesamiento de texto, hojas de cálculo y presentaciones, y que Access es una base de datos que permite organizar y buscar eficientemente diferentes tipos de información.

1. SISTEMAS DE ADMINISTRACION DE INFORMACION
Y
HERRAMIENTAS OFIMATICAS
Bryan Alexander Quiroz Tepud
Abril 2017.
Centro Sur Colombiano de Logística Internacional.
Nariño-Ipiales.
Técnico Asesoría Comercial y Operaciones de Entidades Financieras

2. Tabla de Contenidos
Sistemas de Administracion de Informacion...................................................................... 1
Herramientas Ofimaticas.............................................Error! Bookmark not defined..1
Publisher................................................................................................................ 1.1.2
Open Office........................................................................................................... 1.1.3
Word...................................................................................................................... 1.1.4
Excel...................................................................................................................... 1.1.5
Access. .................................................................................................................. 1.1.6
Power Point........................................................................................................... 1.1.7
Outlook.................................................................................................................. 1.1.8
Dispositivos Tecnológicos ………………………………………………………………..1.1.9
Intranet. ....................................................................................................................... 5
Las Tecnologías de la Información y la Comunicación .Error! Bookmark not defined..1

3. Sistemas de Administración de Información
Lo que se nos dice de un sistema de administración de información es un sistema de
información basado en computadora, que presenta una colección de personas,
procedimientos, bases.
Para entender de una manera más detallada que es un sistema de administración de
información le daremos a cada palabra su concepto por separado así entenderemos de
manera más detallada lo que entendemos de este sistema.
Sistema
Concepto.
Los sistemas son un conjunto de componentes que interaccionan entre sí para lograr un
objetivo común. Por ejemplo, cualquier persona experimenta sensaciones físicas gracias a
un sistema nervioso formado por el cerebro, la medula, los nervios, y las células
sensoriales, todos estos elementos funcionan en conjunto para hacer que el sujeto
experimente sensaciones como frío, calor, etc.
Todo sistema organizacional depende en mayor o en menor medida, de una unidad
abstracta denominada sistema de información. Este sistema es el medio por el cual los datos
fluyen de una persona o departamento hacia otros y puede ser cualquier objeto, desde la
comunicación interna entre los diferentes componentes de la organización y líneas
telefónicas hasta sistemas de cómputo que generan reportes periódicos para varios
usuarios.
Sistemas de Información.
Las finalidades de los sistemas de información, como las de cualquier otro sistema dentro
de una organización, son procesar entradas, mantener archivos de datos relacionados con
la organización y producir información, reportes, y otras salidas.
Los sistemas de información están formados por subsistemas que incluyen hardware,
software, medios de almacenamiento de datos para archivos y bases de datos.
.
Dado que los sistemas de información dan soporte a los demás sistemas de la organización,
los analistas tienen primero que estudiar el sistema organizacional como un todo para
entonces detallar sus sistemas de información.
Sistemas de Administración

4. Los sistemas de administración ayudan a los directivos a tomar decisiones y resolver
problemas. Los directivos recurren a los datos almacenados como consecuencia del
procesamiento de las transacciones, pero también emplean otra información.
Dado que los procesos de decisión están claramente definidos, entonces se puede
identificar la información necesaria para formular las decisiones.
Cada vez que se necesite la información, esta se prepara y presenta en una forma y formato
diseñados con anterioridad.
Los especialistas en sistemas de información describen las decisiones apoyadas por estos
sistemas como decisiones estructuradas.
El aspecto estructurado se refiere al hecho de que los administradores conozcan de
antemano los factores que deben tenerse en cuenta para la toma de decisiones así como las
variables con influencia más significativa sobre el resultado de una decisión (buena o mala)
A su vez, los analistas de sistemas desarrollan reportes bien estructurados que contienen la
información necesaria para las decisiones o que indican el estado de las variables
importantes.
El sistema de información administrativa, o sistema de informes para la administración,
presentara reportes basados en las actividades de nivel de transacción.
Con frecuencia la información proporcionada se combina con otra de naturaleza externa.
La necesidad de tomar cada una de estas decisiones se presenta con frecuencia y, por tanto,
la información necesaria para ello debe prepararse con regularidad.
En su finalidad un Sistema de administración de información Es un conjunto perfeccionado
en administrar, guardar, suprimir y tramitar datos de manera organizada efectiva y
eficazmente desarrollando así una perfecta base para llevar de manera ordenada una
organización
Herramientas Ofimáticas
¿Qué es la ofimática?
La ofimática es el conjunto de técnicas, aplicaciones y herramientas informáticas que se
utilizan en funciones de oficina para optimizar, automatizar y mejora. Las herramientas
ofimáticas permiten idear, crear, manipular, transmitir y almacenar información necesaria
en una oficina. Actualmente es fundamental que estas estén conectadas a una red local y/o
a internet.

5. En la actualidad en cuanto a programas ofimáticos respecta hay un listado extenso y no
hablo por los más populares hablo por los que aun sin un reconocimiento global están
presentes y hacen parte de herramientas ofimáticas, teniendo en cuenta este escrito se
hablaran de algunos de los programas existentes en el ambiente ofimático a continuación
 Publisher
Microsoft Publisher (antes Microsoft office Publisher), es un programa de la empresa
Microsoft, diseñado para la creación de calendarios, folletos, diplomas, boletines,
curriculums, rótulos, hojas informativas, membretes, sobres, formularios de negocios,
invitaciones, catálogos, volantes, almanaques y anuncios en general, entre otras cosas, es
decir es un programa de diseño, pero aunque no es un programa de diseño especializado,
es más bien un programa de diseño, para usuarios que no poseen un conocimiento muy
amplio de diseño gráfico, por lo que es fácil de usar.
La primera versión fue lanzada al primer mercado en 1991 como un programa de edición
para Microsoft Windows
 Open Office
Apache Open Office es una suite de oficina de código abierto líder para el procesamiento
de palabras, hojas de cálculo, presentaciones, gráficos, bases de datos y más. Se encuentra
disponible en varios idiomas y funciona en todos los sistemas comunes. Almacena todos
sus datos en un formato que es un estándar internacional y puede también leer y escribir
archivos producidos por otros paquetes de oficina. Puede ser descargado y utilizado
completamente sin cargo para cualquier propósito.
 Word
Microsoft Word es un programa informático orientado al procesamiento de textos. Fue
creado por la empresa Microsoft, y viene integrado predeterminadamente en el paquete
ofimático denominado Microsoft Office.1
Originalmente fue desarrollado por Richard Brodie para el computador
de IBM bajo sistema operativo DOS en 1983. Versiones subsecuentes fueron programadas
para muchas otras plataformas, incluyendo, las computadoras IBM que corrían en
sistema MS-DOS (1983).
 Excel
Excel es un programa del tipo Hoja de Cálculo que permite realizar operaciones con
números organizados en una cuadrícula. Es útil para realizar desde simples sumas hasta
cálculos de préstamos hipotecarios y otro mucho más complejos.
Excel es una hoja de cálculo integrada en Microsoft Office. Esto quiere decir que si ya
conoces otro programa de Office, como Word, Access o PowerPoint… te resultará familiar
utilizar Excel, puesto que muchos iconos y comandos funcionan de forma similar en todos
los programas de Office.

6. Probablemente no te sirva de mucho saber que Excel es una hoja de cálculo, pero no te
preocupes que para eso estamos aquí.
Una hoja de cálculo es un programa que es capaz de trabajar con números de forma sencilla
e intuitiva. Para ello se utiliza una cuadrícula donde, en cada celda de la cuadrícula, se
pueden introducir números, letras y gráficos.
 Access
Microsoft Access es una de las aplicaciones que vienen incluidas en la suite
ofimática Microsoft Office en su versión profesional. Y es una de esas aplicaciones que
por desconocimiento la mayoría de las veces nunca abrimos pero ¿Realmente que es, para
que sirve y que podemos hacer con Microsoft Access?
La definición propia de Access es que es una base de datos, pero definir en toda su amplitud
el concepto de base de datos es complicado, así que voy a intentar simplificarlo con los
siguientes ejemplos:
 El catálogo de libros que tenemos en casa se puede guardar en una base de
datos para poder buscar fácilmente un libro.
 Las cientos de recetas de cocina que tenemos en casa podemos guardarlas en
una base de datos y con un par de clic de ratón buscar la que necesitemos.
 El seguimiento de averías de nuestros vehículos se pueden guardar en una base de
datos para poder analizar a golpe de ratón y en segundos los costes de las mismas,
la rentabilidad del vehículo, etc.
 La gestión de nuestras cuentas bancarias se pueden guardar en una base de datos,
ingresos, gastos, recibos, préstamos, todo bien organizado y que nos permita de
forma cómoda introducir los datos y con un golpe de ratón visualizar informes de
nuestras cuentas.
 Power Point
Una de las mejores herramientas que nos ofrece office es sin duda power point, ya que al
contener una gran gama de funciones nos permite realizar desde un documento,
diapositivas hasta realizar animaciones de objetos y texto, controlando su duracion.
Existen otros programas que estan diseñados para ejercer funciones mas avanzadas, pero
no por esto power point deja de ser un magnifico auxiliar para realizar nuestros trabajos.
 Outlook
Outlook tiene una apariencia sencilla y se asemeja al diseño de Windows 8, de hecho la
‘interface’ imita al programa de escritorio Outlook.
Es un programa gratuito y se han eliminado todos los anuncios gráficos, mientras que su
“hermano pequeño” Hotmail, era una auténtica ‘feria publicitaria’. Microsoft afirma que
no lee el correo de los usuarios para obtener información para luego comercializar a
firmas comerciales, y que sus algoritmos publicitarios se basan, siempre, en información
proporcionada por el usuario, de forma consciente (explicita). Según Microsoft un 58%
de los usuarios de Gmail están en desacuerdo con esta medida de Google.

7. Sin abandonar la aplicación, permite conectarse con las redes sociales, Facebook, Twitter
y Linkedin y operar en ellas (publicar mensajes, ver fotos y resto de funcionalidades).
Además se puede chatear con contactos de Skype y Facebook. También se pueden
visualizar, desde dentro de la herramienta, videos de Youtube.
Dispositivos Tecnológicos
En los dispositivos tecnológicos encontramos una variedad extensa y en desarrollo del
mundo de la digitalización podemos entender que esta nueva tecnología esta enlazada a
los nuevos desafíos que presenta este.
Las nuevas tecnologías basadas en inteligencia artificial están permitiendo a las empresas
ir más allá de los algoritmos tradicionales para comprender y adaptar sus funciones. En
este punto, cobra gran importancia el denominado machine learning o aprendizaje
automático, esto es, una rama de la inteligencia artificial cuyo objetivo es hacer que las
máquinas aprendan y trabajen en conjunto con los humanos.
Intranet
Es la implantación o integración en una red local o corporativa de tecnologías avanzadas
de publicación electrónica basadas en WEB en combinación con servicios de mensajería,
con partición de recursos, acceso remoto y toda una serie de facilidades cliente / servidor
proporcionadas por la pila de protocolos TCP/IP, diseñado inicialmente para la red global
internet. Su propósito fundamental es optimizar el flujo de información con el objeto de
lograr una importante reducción de costes en el manejo de documentos y comunicación
interna.
TICS
Las tecnologías de la información y la comunicación (TIC o NTIC para Nuevas
Tecnologías de la Información y de la Comunicación o IT para «Información Tecnología»)
agrupan los elementos y las técnicas utilizadas en el tratamiento y la transmisión de las
informaciones, principalmente de informática internet y telecomunicaciones.

8. Capítulo
Resultados y discusión.
En conclusión se puede decir que los sistemas de administración de información
son una base importante para llevar de manera eficaz y efectiva una organización.