1. SISTEMAS DE INFORMACION Y COMUNICACIÓN EN LA DETERMINACION DE ROLES DE TRABAJO<br />YESICA CADENA MEJIA<br />SALLY ARENAS PERTUZ<br />ADRIANA ZARATE OSORIO<br />MARIA DEL CARMEN BAYONA VELASQUEZ<br />INSTRUCTORA<br />GESTION DEL TALENTO HUMANO<br />SERVICIO NACIONAL DE APRENDISAJE (SENA)<br />FUNDACION MAGDALENA<br />25 DE MARZO DE 2011<br />SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN EN LA DETERMINACIÓN DE ROLES DE TRABAJO<br />SISTEMAS DE INFORMACIÓN<br />Durante los próximos años, los Sistemas de Información cumplirán tres objetivos básicos dentro de las organizaciones:<br />Automatización de procesos operativos.<br />Proporcionar información que sirva de apoyo al proceso de toma de decisiones.<br />Lograr ventajas competitivas a través de su implantación y uso.<br />Los Sistemas de Información que logran la automatización de procesos operativos dentro de una organización, son llamados frecuentemente Sistemas Transaccionales, ya que su función primordial consiste en procesar transacciones tales como pagos, cobros, pólizas, entradas, salidas, etc. Por otra parte, los Sistemas de Información que apoyan el proceso de toma de decisiones son los Sistemas de Soporte a la Toma de Decisiones, Sistemas para la Toma de Decisión de Grupo, Sistemas Expertos de Soporte a la Toma de Decisiones y Sistema de Información para Ejecutivos. El tercer tipo de sistema, de acuerdo con su uso u objetivos que cumplen, es el de los Sistemas Estratégicos, los cuales se desarrollan en las organizaciones con el fin de lograr ventajas competitivas, a través del uso de la tecnología de información.<br />En los sistemas de información encontramos tres tipos:<br />Sistemas Transaccionales. Sus principales características son:<br />A través de éstos suelen lograrse ahorros significativos de mano de obra, debido a que automatizan tareas operativas de la organización.<br />Con frecuencia son el primer tipo de Sistemas de Información que se implanta en las organizaciones. Se empieza apoyando las tareas a nivel operativo de la organización.<br />Son intensivos en entrada y salida de información; sus cálculos y procesos suelen ser simples y poco sofisticados.<br />Tienen la propiedad de ser recolectores de información, es decir, a través de estos sistemas se cargan las grandes bases de información para su explotación posterior.<br />Sistemas de Apoyo de las Decisiones. Las principales características de estos son:<br />Suelen introducirse después de haber implantado los Sistemas Transaccionales más relevantes de la empresa, ya que estos últimos constituyen su plataforma de información.<br />La información que generan sirve de apoyo a los mandos intermedios y a la alta administración en el proceso de toma de decisiones.<br />Suelen ser Sistemas de Información interactivos y amigables, con altos estándares de diseño gráfico y visual, ya que están dirigidos al usuario final.<br />Apoyan la toma de decisiones que, por su misma naturaleza son repetitivos y de decisiones no estructuradas que no suelen repetirse. Por ejemplo, un Sistema de Compra de Materiales que indique cuándo debe hacerse un pedido al proveedor o un Sistema de Simulación de Negocios que apoye la decisión de introducir un nuevo producto al mercado.<br />Estos sistemas pueden ser desarrollados directamente por el usuario final sin la participación operativa de los analistas y programadores del área de informática.<br /> HYPERLINK quot;
http://www.monografias.com/trabajos11/conin/conin.shtmlquot;
<br />Sistemas Estratégicos. Sus principales características son:<br />Típicamente su forma de desarrollo es a base de incrementos y a través de su evolución dentro de la organización. Se inicia con un proceso o función en particular y a partir de ahí se van agregando nuevas funciones o procesos.<br />Su función es lograr ventajas que los competidores no posean, tales como ventajas en costos y servicios diferenciados con clientes y proveedores. En este contexto, los Sistema Estratégicos son creadores de barreras de entrada al negocio. Por ejemplo, el uso de cajeros automáticos en los bancos en un Sistema Estratégico, ya que brinda ventaja sobre un banco que no posee tal servicio. Si un banco nuevo decide abrir sus puertas al público, tendrá que dar este servicio para tener un nivel similar al de sus competidores.<br />Apoyan el proceso de innovación de productos y proceso dentro de la empresa debido a que buscan ventajas respecto a los competidores y una forma de hacerlo en innovando o creando productos y procesos.<br />Un ejemplo de estos Sistemas de Información dentro de la empresa puede ser un sistema MRP (Manufacturing Resoure Planning) (Fabricación Resoure Planificación) enfocado a reducir sustancialmente el desperdicio en el proceso productivo, o bien, un Centro de Información que proporcione todo tipo de información; como situación de créditos, embarques, tiempos de entrega, etc.<br />SISTEMAS DE COMUNICACIÓN<br />La comunicación es uno de los medios más importantes que poseemos para descubrir y demostrar la pertinencia de nuestras opciones de conducta. Mediante la comunicación podemos facilitar el crecimiento y desarrollo del otro u otros, o su destrucción, es lo que comúnmente se identifica por los investigadores de la comunicación como quot;
aniquilamiento simbólicoquot;
(George Gebner, 1978 ).<br />Pese al hecho de que las organizaciones han existido desde hace mucho tiempo sólo a partir de los inicios del siglo XX es que se han formulado teorías concretas al respecto. La mayoría de las teorías se han fundamentado en el estudio de los principios de comunicación que rigen en las organizaciones y especialmente al rol que ésta cumple en las organizaciones quot;
eficientesquot;
.<br />Existen cuatro tipos de teorías:<br />Teoría Clásica<br />La mejor forma de organizar cualquier tipo de trabajo consiste en la consideración de factores tales como la psicología humana, la especialización en función de las tareas y ciertos principios de la motivación humana.<br />Los grupos deben funcionar según quot;
reglas abstractasquot;
y firmes que aseguren la predictibilidad y coordinación de las tareas, con una interacción lo más impersonal posible que quot;
aseguren la distancia socialquot;
necesaria para evitar conflictos entre los trabajadores. De esta forma el paradigma de las estructuras piramidales en las organizaciones se sostiene en base a los supuestos de quot;
eficienciaquot;
de la comunicación vertical, que centraliza los controles y las decisiones en función de estrictas reglas y reglamentos, y donde los principios que mueven la disposición laboral de los individuos están basados en las recompensas materiales o motivación extrínseca.<br />Teoría humanística:<br />Se da especial importancia a las relaciones interpersonales entre todos los miembros de la organización, a las normas y métodos de supervisión para garantizar la eficiencia y , en este sentido los procesos de comunicación son abiertos a fin de conocer cuáles son los sentimientos y motivaciones presentes en el clima organizacional. Se buscan los factores de motivación intrínseca en tanto que, elementos tan significativos como los de la recompensa económica en las actitudes de las personas hacia la tarea.<br />Teoría de los sistemas:<br />Según este enfoque las organizaciones adquieren una perspectiva dinámica, empiezan a considerarse como sistemas abiertos a las múltiples influencias del medio ambiente y, por lo tanto en permanente transformación.<br />plantean que las organizaciones están compuestas de partes interdependientes que no se pueden comprender en su aspecto aislado sino en relación a la totalidad que las contiene, cualquier cambio en alguna de las partes de una organización implica una reestructuración de las restantes, razón por la cual las organizaciones, en tanto que sistemas abiertos, para sobrevivir en un medio ambiente complejo, deberán transformarse y de esta manera mantenerse en quot;
equilibrio dinámicoquot;
, convirtiendo en quot;
energíaquot;
la información interna y externa a su sistema, capaz de quot;
adaptarsequot;
a las necesidades y condiciones existentes.<br />Teoría contingente:<br />Como resultado de considerar a las organizaciones como sistemas abiertos, esta teoría propone que lo que puede hacer quot;
eficientequot;
a una organización puede no hacerlo en otra, ya que varían aspectos tales como la configuración de las tareas, las características de la gente, la estructura de las relaciones interpersonales y los subsistemas ambientales. <br />La configuración del medio ambiente, su grado de cambio o estabilidad frente a éste, afecta inevitablemente los sistemas de administración y comunicación. Las organizaciones que alcanzan el quot;
éxitoquot;
son aquellas que logran adaptar sus estructuras en proporción a la incertidumbre que existe en su medio ambiente, y esto en la medida que su personal está mejor integrado y posee una cantidad considerable de quot;
colaboración y comunicación realquot;
entre todas las personas de los departamentos y entre estos entre sí.<br />CONCLUSION<br />Las acciones combinadas de comunicación y organización servirán para mejorar los comportamientos de los actores, mediante la reestructuración de los mecanismos de intercambio y la búsqueda de un mínimo de cohesión cultural que facilite los procesos de adaptación a los imprevistos del ambiente ( interno y externo ), sin perder de vista los planes comunes y la misión de la organización. En este sentido se habla de quot;
organizaciones que aprendenquot;
.<br />