Las videoconferencias web permiten a participantes en diferentes ubicaciones físicas reunirse virtualmente a través de Internet compartiendo documentos y aplicaciones. Los seminarios web se utilizan principalmente para formación en línea con más de 100 participantes, mientras que las videoconferencias transmiten video en directo. Las soluciones se pueden instalar en un servidor externo o interno y ofrecen funcionalidades como aplicaciones compartidas, cambio de presentador y encriptación de comunicaciones.

1. Conferencias web
Diferencias entre videoconferencia web, seminario web y
videoconferencia
Las videoconferencias web son reuniones ‘virtuales’ a través
de Internet cuyos participantes trabajan en distintas ubicaciones físicas. La
sala de reuniones real se sustituye por el escritorio del ordenador del
anfitrión de la reunión (la persona que la ha organizado). Cada participante
se sienta ante su propio ordenador, donde puede ver todo lo que el

2. presentador va mostrando en su pantalla (función de ‘desktop sharing’ o
escritorio compartido).
Durante la reunión en línea, el anfitrión puede ceder el papel de presentador
a cualquiera de los demás participantes. En esencia, las conferencias web
poseen características similares a las reuniones ‘en persona’, porque
permiten que los asistentes interactúen entre sí (principio de comunicación
‘de muchos a muchos’).’
En las conferencias web participan entre 2 y 20 personas, pudiendo
compartir documentos y aplicaciones. En cambio los seminarios web
(webinars) se utilizan básicamente para formación en línea o eventos en
línea, como conferencias de prensa, y pueden tener más de 100
participantes. Las soluciones para seminarios web facilitan
considerablemente el proceso de invitación y la presentación de información

3. a grandes audiencias (principio de comunicación ‘de uno a muchos’). Las
videoconferencias sirven básicamente para transmitir señal de vídeo en
directo a los participantes.
Principios de las conferencias web
La mayor parte de las conferencias web se celebran según los siguientes
principios: el organizador de la reunión envía un correo electrónico con las
invitaciones, que contienen un enlace a una URL y una ID de usuario para
acceder a la reunión. En el momento de comenzar ésta, cada participante
introduce su identificación de usuario (ID) para la reunión en línea. Una vez
iniciada la sesión, los participantes pueden ver el escritorio del ordenador
del presentador de la reunión y compartir con él documentos y aplicaciones.
Durante la reunión en línea, el papel de presentador puede ir pasando a
cualquiera de los participantes, y éstos podrán ver todo lo que vaya

4. mostrando el nuevo presentador en su escritorio. La mayoría de las
soluciones para conferencia web, además, permiten a los asistentes ceder
el control de su ratón y su teclado al escritorio del presentador. Éste, a su
vez, puede decidir si pasa el control del ratón y el teclado a una persona en
particular o a todos los participantes.
Instalación: servicios hosted frente a servidor interno
Las soluciones para reuniones en línea se pueden instalar de dos formas:
en un servidor web que aloje el fabricante, o en un servidor propio. Si el
cliente decide adquirir un servicio hosted, la solución se instalará en un
servidor web que proporcionará el fabricante y el cliente sólo tendrá que
pagar una cuota por su utilización. En cambio, los clientes pueden adquirir
una licencia de servidor, que les autorizará a instalar la solución en el

5. servidor interno. Si los clientes tienen una configuración de alta seguridad y
un índice de utilización elevado, suelen preferir la instalación interna.
Funcionalidades
Las soluciones para conferencia web ofrecen una amplia gama de
funcionalidades y prestaciones, destinadas a incrementar la eficacia de las
reuniones y la capacidad de comunicación.
• Aplicaciones compartidas.
• Cesión del control del teclado y el ratón a una persona en particular o
a todos los participantes (permitiendo así a éstos manipular el
documento que esté abierto en ese momento en el escritorio del
presentador).
• Cambio de presentador durante la reunión.

6. • Herramientas para notas y dibujos.
• Pizarra blanca (whiteboard).
• Chat.
• Integración de la solución para conferencia web con los clientes de
correo electrónico para distribuir de forma muy práctica los correos
con las invitaciones.
Seguridad
La mayoría de las soluciones para conferencia web utilizan protocolo de
cifrado SSL de 128 bits para el acceso seguro a las salas de conferencia, no
obstante estos niveles quedan ya obsoletos. Por el momento sólo la
plataforma NETConference Sitio Web NETConference de OnDemand
NETWorks Sitio Web OnDemand es capaz de ofrecer un nivel superior a los
1024 bits, así como de adaptar las comunicaciones a los niveles 2 y 3 de la

7. Ley de Protección de Datos, y encriptar las propias comunicaciones hasta
4096 bits y transmisiones de datos.
Licencias
Los vendedores ofrecen diferentes modelos de licencia para las soluciones
web, desde una tarifa plana mensual hasta el pago por usuario más una
cuota anual por el servicio, pasando por el pago por participante y por
duración de la reunión (pago por uso o ‘pay-per-use’).
Las licencias, en general, se dividen en dos categorías:
• Licencia para usuario único (adecuada para trabajadores autónomos
y pequeñas empresas).
• Licencia corporativa (para empresas).

8. Con una licencia corporativa, múltiples personas pueden celebrar reuniones
en línea simultáneamente. Las soluciones para conferencia web con licencia
corporativa ofrecen, además, funciones administrativas con las que
los administradores pueden gestionar de manera centralizada las licencias
de usuario, definir características y funcionalidades para cada usuario y
generar completos informes de usuario.