Este documento describe el registro mercantil y los procedimientos para la matrícula de personas naturales, jurídicas y diferentes tipos de empresas ante las Cámaras de Comercio en Colombia. Explica que el registro mercantil es obligatorio para quienes ejerzan actividades comerciales y los objetivos de dar publicidad a la condición de comerciante. Además, detalla los pasos para realizar la matrícula inicial, renovarla y modificar la información registrada.

1. REGISTROMERCANTILCAMARA DE COMERCIO

2. Registro que por disposición legal deben efectuar todas las personas naturales, sociedades comerciales y civiles que ejerzan el comercio de manera profesionalmente.

3. ObjetivosDar publicidad a la condición de comerciante que tienen las personas naturales y jurídicas e igualmente a muchos actos y documentos que por su interés para los terceros deben ser conocidos

4. MatriculaRenovaciónInscripciónCertificados

5. Persona NaturalPersona JurídicaEmpresas:-Unipersonales-Sociedades Comerciales-Sociedades Comerciales de Hecho

6. Persona NaturalToda persona que natural que realicen en forma permanente o habitual una actividad mercantil de manera profesional, debe matricularse en la cámara de comercio como comerciante.

7. Como Efectuar la Matricula1.-Debera primero inscribirse en el registro único tributario2.-Verificar que no exista un nombre o razón social igual o similar al establecimiento de comercio3.-Digilennciar el formulario con veracidad4.-Presentar el formulario en cualquiera de las cajas de la cámara de comercio.5.-Cancelar el valor que se le liquide con base en los activos.

8. La matricula del comerciante se hace en el registro de Comercio, presentando el suplicante petición que contenga1.-Nombre, estado civil, nacionalidad; si es sociedad, nombre de los socios y la firma social adaptada2.-Designacion de calidad de trafico o negocio.3.-Lugar o domicilio del establecimiento o escritorio4.-Nombre del gerente, factor o empleado que ponga a la cabeza el establecimientoLa matricula debe renovarse cada año entre los meses de enero y marzo para obtener beneficios y evitar sanciones

9. Aspectos Importantes-Permite cumplir con los deberes del comerciante-Acreditar la condición de comerciante, existencia y representación legal de las personas jurídicas. -Fuente de información comercial a la cual pueden acudir, quienes deseen conocer el estado comercial de algún inscritoRequisito para la admisión concordato preventivo de la persona natural-Facilita la inscripción en el registro de proponentes.-Acredita su deber legal de matricularse en la cámara de comercio de Cúcuta-Evita multas por parte de la Superintendencia de Industria y Comercio

10. Persona JurídicaSujetos que por ficción jurídica están en capacidad de ejercer derechos, contraer obligaciones y ser representadas judicial y extrajudicialmentePersonas de derecho publico como la nación y sus entidades descentralizadasPersonas jurídicas de derecho privado, como compañías, fundaciones entre otras

11. Empresa Unipersonal.Es aquella mediante la cual una persona natural o jurídica que reúna las calidades requeridas para ejercer el comercio, podrá destinar parte de sus activos a una o mas actividades de carácter comercial.

12. Como Efectuar La MatriculaVerificar que no exista un nombre o razón social igual o similar al establecimiento de comercioPresentar documento privado o escritura pública de constitución mediante la cual se expresará por lo menos:Nombre, identificación, domicilio y dirección del empresario.Denominación o razón social, seguida de la expresión "Empresa Unipersonal" o de su sigla E.U

13. El término de duración, si éste no fuere indefinido. Enunciación clara y completa de las actividades principales, a menos que el empresario indique que la empresa podrá realizar cualquier acto lícito de comercio.Monto de capital haciendo una descripción pormenorizada de los bienes aportados con la estimación de su valor.Número de cuotas de igual valor nominal en que se dividirá el capital de la empresa. Forma de administración y facultades de sus administradores.Nombre y documento de identidad de los administradores.

14. Una vez obtenida la aprobación del nombre comercial debe presentar documento privado o escritura pública de constitución mediante la cual se expresará por lo menos:Nombre comercial.Copia notarial de la escritura pública o documento privado de constitución.Formularios diligenciados de matrícula mercantil de la Empresa y de sus Establecimientos de Comercio.Carta de aceptación de los administradores indicando documento de identidad.Carta de apertura del Establecimiento de Comercio.

15. Una vez haya obtenido su inscripción puede solicitar:Certificado de Existencia y Representación LegalRegistro de Libros Mercantil (Actas, Registro de Socios, Caja Diario, Mayor y Balances e Inventarios)NIT ante la administración de Impuestos Nacionales

16. Sociedad ComercialContrato o acuerdo que surge entre dos o más personas que se obligan a hacer un aporte en dinero, en trabajo o en otros bienes apreciables en dinero, para desarrollar una determinada actividad, con el fin de repartirse entre sí las utilidades obtenidas por la empresa.Una vez constituida la sociedad por escritura pública, se forma una persona jurídica independiente de sus asociados, la cual debe matricularse en la cámara de comercio con jurisdicción en el lugar pactado como domicilio social.

17. Como Efectuar El Registro.Diligenciar primero el Registro Único Tributario (RUT)1. Verificar que no exista un nombre o razón social igual o similar al establecimiento de comercio. 2. Elaborar la minuta de constitución y presentarla en la Notaria, con los siguientes datos básicos: Nombre, razón social, objeto social, clase de sociedad e identificación de los socios, nacionalidad, duración, domicilio, aportes de capital, representante legal, y facultades, distribución de utilidades, causales de disolución, entre otros.

18. 3. Obtener escritura pública autenticada en la notaria (personas jurídicas). Empresas Unipersonal: Inscribir el documento privado ante el secretario de la Cámara de Comercio de Cúcuta o escritura pública ante notaria. 4. Matricular e inscribir la sociedad en el registro mercantil de la Cámara de Comercio, requisitos: Presentar copia de la escritura pública de la constitución de la sociedad. Diligencia formulario de matricula mercantil para establecimientos de Comercio (si lo tiene), sucursales y agencias comerciales, según caso.

19. 5. Solicitar formulario adicional de registro para fines tributarios (NIT, Rut). Requisitos: Diligenciar formulario Documentos soportes exigidos por Cámara de Comercio para el registro, según el tipo de ente de que se trate. 6. Obtener Certificado de existencia y representación legal.

20. Sociedad Comercial De Hecho

21. ¿Cuándo debe renovarse la Matrícula?Entre los meses de enero a marzo de cada año debe renovarse la matrícula para obtener los beneficios que de ella se derivan y evitar sanciones legales.

22. ¿CUÁNDO SE DEBE REALIZAR LA MATRÍCULA MERCANTIL?La matrícula debe efectuarse dentro del mes siguiente a la fecha en la cual empezó a ejercer el comercio. ¿DÓNDE SE DEBE MATRICULAR?La persona natural debe presentar su solicitud de matrícula en la cámara de comercio con jurisdicción en el lugar donde se encuentre domiciliada.

23. RENOVACIÓN

24. Para obtener los beneficios que de la matrícula se derivan y no incurrir en sanciones legales, ésta debe renovarse todos los años dentro de los tres primeros meses y sin importar la fecha en que se haya efectuado. ÁRTICULO 33 DEL CÓDIGO DE COMERCIOEntre Enero y Marzo de cada año debe renovarse la matricula, para obtener los beneficios que de el derivan y evitar sanciones legales.

25. ¿PARA QUE SE DEBE RENOVAR LA MATRICULA MERCANTIL?Tienen como finalidad mantener actualizada su información comercial para su propio interés y el que de quienes negocian con su empresa.

26. ¿QUE SE DEBE HACER PARA RENOVAR?Para la renovación de la matrícula se debe diligenciar el formulario Registro único empresarial correspondiente, presentarlo en cualquiera de nuestras sedes y cancelar los derechos respectivos. Recuerde que la información financiera debe corresponder al balance con corte a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior

27. MODIFICACIÓN DE LA INFORMACIÓN DE LA MATRÍCULACualquier modificación que afecte el contenido del formulario de matrícula o renovación, debe solicitarse por escrito en las ventanillas de atención al público de cualquiera de las sedes.Cuando la modificación se refiera a la información financiera, deberá diligenciarse un nuevo formulario que contenga el estado actualizado de estos datos, y además, acompañar certificación o balance suscrito por el contador de la sociedad o el revisor fiscal.La solicitud de modificación se presentará en cualquiera de nuestras sedes y si es del caso, se reajustará y cancelará el valor de la matrícula.

28. CERTIFICADOS

29. Función primordial de las Cámaras de Comercio, delegada por la ley, es la expedición de certificados, los cuales constituyen la prueba por excelencia de toda inscripción en el registro mercantilCERTIFICADOS DE MATRÍCULA MERCANTIL En el caso de las personas naturales, contienen la siguiente información:Nombre completo del comerciante y su identificación, DirecciónNúmero de matrícula mercantilActividad económica que desempeñaSobre sus establecimientos: el nombre, matrícula, dirección, administradores y actividad económica de cada uno de ellos Información respecto de embargos, demandas y otras medidas cautelares.

30. En el caso de las personas jurídicas: Nombre o razón socialNúmero de matrícula mercantilSobre sus establecimientos: nombre, dirección, matrícula, administradores y actividad económica de cada uno de ellos. Certificados de existencia y representación legal.Se expiden respecto de las personas jurídicas inscritas en el registro mercantil: Sociedades civiles y comerciales, empresas unipersonales, empresas asociativas de trabajo. Contienen la siguiente información:

31. Nombre o razón social.Número de matrícula.Referencia al documento de constitución, a su número y fecha de inscripción.Referencia de cada uno de los documentos contentivos de reformas estatutarias, así como de sus números y fechas de inscripción.Domicilio.Término de duración.Objeto.

32. Forma de administración y representación legalNombre e identificación de los administradores, representante legal y revisor fiscal, si lo hubiere.Composición del capital y su distribución (En las sociedades por acciones no se certifica la distribución accionaria).Información referente a demandas, embargos y otras medidas cautelares o gravámenes inscritos.Certificados de matrícula de sucursales o agencias.

33. En este tipo de certificados incluimos la siguiente información:Nombre de la sociedad.

34. Ciudad de domicilio principal.Una relación completa de los establecimientos matriculados en esta Cámara de Comercio, que comprenda lo siguiente:Nombre del establecimiento.Categoría (sucursal o agencia).Dirección, actividad económica.Valor comercial.Número de matrícula.Fecha de la última renovación de su matrícula.Dirección de notificaciones judiciales.Nombramientos.Poderes otorgados.Embargos.

35. CERTIFICADOS ESPECIALES Son aquellos en los cuales se certifica sobre materias sujetas a registro mercantil y que no están comprendidas en ninguno de los certificados anteriormente enunciados. Por ejemplo, sobre un contrato de prenda, o sobre inscripciones de antiguos administradores de una sociedad, entre otros. Los certificados especiales se expiden por solicitud del interesado en la cual se especifiquen los aspectos que desea que contenga la certificación.

36. CERTIFICADOS DE OTRAS CÁMARAS DEL PAÍSEn cualquiera de los puntos de atención, usted podrá solicitar certificados expedidos por las demás cámaras de comercio del país, para lo cual transmitiremos su solicitud a la Cámara correspondiente. El envío del certificado se efectúa, por regla general, mediante correo, de manera que a la persona le será entregado, dentro del término de la distancia, en la oficina ante la cual elevó su solicitud.

37. Como un servicio especial, la persona podrá adquirir en 24 horas certificados expedidos por las Cámara de Comercio, los cuales llegan a nuestras oficinas a través de una red informática. Este servicio podrá ser solicitado en cualquiera de nuestros puntos de atención.

38. Para obtener un certificado de otra cámara de comercio, usted deberá suministrarnos la siguiente información:Nombre completo del comerciante.Identificación del comerciante (NIT, cédula de ciudadanía, pasaporte, etc.), si la conoce.Número de matrícula del comerciante, si lo conoce.Cámara de Comercio en la cual está inscrito el comerciante

39. ¿QUE ES LA INSCRIPCIÓN?Es una de las funciones de la Cámaras de Comercio a la cual se le denomina la inscripción o anotación de los diferentes actos u operaciones, libros y documentos que sean de carácter mercantil, o que afecten a la persona del comerciante, con el fin de darles publicidad y los efectos jurídicos que la ley señala

40. Inscripción de documentos

41. •Reforma Estatutos. •Prendas sin tenencia. •Contrato de agencia.•Contrato de compraventa con reserva de dominio•Compraventa de establecimiento comercial.•Deposito de los Estados Financieros. •Registro de libros de comercio. •Disolución y Liquidación.

42. Reforma deEstatutos

43. Inscripción de reformas : Toda reforma del contrato de sociedad debe constar en Acta que se reducirá a Escritura Pública.AUMENTO DE CAPITAL1.Elaborar Acta con la respectiva reforma, indicando la forma como se distribuye a partir del aumento del nuevo capital.2.Elevarse a Escritura Pública y presentarla en la Cámara Comercio para registro.3.Si se aportan inmuebles debe anexarse la boleta fiscal.4.Si se trata de un aumento de capital por ingreso de nuevos socios, en la escritura debe quedar constancia de su nacionalidad y documento de identificación e indicarse la nueva distribución de capital.CAMBIO DE NOMBRE O RAZÓN SOCIAL1.Verificar en la página web: www.rue.org.co, que no exista nombre igual para evitar problemas de competencia desleal.2.El acta debe elevarse a escritura Pública y presentarse para registro en la Cámara de Comercio.

44. CAMBIO DE NOMBRE O RAZÓN SOCIAL1.Verificar en la página web: www.rue.org.co, que no exista nombre igual para evitar problemas de competencia desleal.2.El acta debe elevarse a escritura Pública y presentarse para registro en la Cámara de Comercio.

45. CESIÓN DE DERECHOS O CUOTAS

46. 1.Deben comparecer los cedentes, Cesionarios y representante legal de la sociedad.2.Si es el caso debe acreditarse ante la Cámara de Comercio por certificación suscrita por el Representante Legal, que se ha dado cumplimiento al derecho de Preferencia y que media autorización de la Asamblea o junta de Socios.3.Acreditar el pago de retención en la fuente4.Acreditar el pago de Impuesto de Timbre cuando la cesión por cada persona sobrepase $ (0.5% del valor de la venta)

47. TRANSFORMACIÓN1.En la escritura pública de transformación debe insertarse un Balance autorizado por contador público, debidamente aprobado por la Asamblea de Socios.2.Adecuar estatutos a la nueva forma de sociedad.3.En el Acta deben quedar consignados la totalidad de los nuevos Estatutos.4.Si se trata de una Sociedad Anónima, deben tenerse en cuenta que no debe tener Razón Social, sino Denominación Social.

48. Prendas sin Tenencia Debe presentarse ante las ventanillas de atenciónCopia del documento de prenda autenticado.Documento en que conste un contrato de prenda sin tenencia deberá contener, las siguientes especificaciones:1.Nombre y domicilio del deudor.2.Nombre y domicilio del acreedor.3.Fecha, naturaleza, valor de la obligación que se garantiza e intereses pactados a su cargo.4.La fecha de vencimiento.5.Detalle de las especies gravadas con prenda, con indicación de cantidad y todas las demás circunstancias que sirvan para su identificación, como marca y cantidad, si es maquinaria; cantidad, clase, sexo, color, y peso aproximado, si son animales; calidad, cantidad dematas o semillas y tiempo de producción si son productos industriales.

49. El Municipio en que deberán permanecer las cosas gravadas, con indicación de si el propietario de éstas es dueño, arrendatario, usufructuario o acreedor anticrético de la empresa, finca o lugar en donde se encuentren. Los bienes raíces podrán identificarse indicando el número de su matrícula. Necesariamente será uno de los municipios en que la Cámara de Comercio tiene jurisdicción.Debe indicarse si las cosas gravadas pertenecen al deudor o a un tercero que ha consentido en el gravamen.La indicación de la fecha, el valor de los contratos de seguros y el nombre de la compañía aseguradora, en el caso de que los bienes gravados estén asegurados.

50. REQUISITOS PARA LA CANCELACIÓNPresentar el original y copia del documento contentivo de la cancelación de la prenda, con firma autenticada del acreedorRECUERDELa prenda sobre vehículos automotores, se registra solamente en la Dirección de Tránsito respectiva. (Art. 1210 del Código de Comercio).

51. Contrato deAgencia

52. Contrato por medio del cual una persona llamada "empresario", encarga a otra denominada "agente", para que promueva o explote productos o negocios en determinado territorio, actuando en forma independiente y estable como representante o agente de uno o varios productos del mismo.Copia autenticada del contrato suscrito.Que el agente o representante figure matriculado en el Registro Mercantil.Si el contrato se elaboró por documento privado, debe venir reconocido ante notario o juez.Si el contrato fue celebrado en el exterior, debe autenticarse la firma ante el funcionario competente del respectivo país y/o por el respectivo agente consular, cuya firma debe abonarse por el Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia.Cancelar el valor correspondiente al Impuesto de Registro.

53. Contrato con Reserva de DominioEn la Cámara de Comercio sólo se inscribe el contrato de compraventa con reserva de dominio sobre los bienes muebles. Tratándose de la reserva de dominio relacionada con automotores, el contrato se registra solamente en la Dirección de Tránsito respectiva.EL CONTRATO CONTIENENombre, documento de identidad y domicilio del comprador y del vendedor.Precio de venta.Fecha de vencimiento de la obligación (última cuota).Detalle de los bienes vendidos y lugar donde permanecerán.

54. REQUISITOS DE INSCRIPCIÓNPresentar el contrato (Escritura pública o documento privado) suscrito por el comprador y vendedor.El documento privado deber ser reconocido ante notario o juez.Cancelar el Impuesto de Registro.RECUERDE:Toda modificación al contrato y su cancelación, debe inscribirse en la Cámara de Comercio, para lo cual se requiere que el documento que las contenga, esté suscrito y reconocidopor el comprador y el vendedor.

55. Compraventa de Establecimiento Comercial En el Código de Comercio se define como "los establecimientos de comercio de una sociedad cuyos administradores carezcan de poder para representarla" (Art. 264).EL CONTRATO CONTIENE1.Nombre, documento de identidad y domicilio del comprador y del vendedor.2.Precio de venta.3.Fecha de vencimiento de la obligación (última cuota).4.Detalle de los bienes vendidos y lugar donde permanecerán.

56. REQUISITOS DE INSCRIPCIÓNPresentar el contrato (Escritura pública o documento privado) suscrito por el comprador y vendedor.El documento privado deber ser reconocido ante notario o juez.Cancelar el Impuesto de Registro.RECUERDEToda modificación al contrato y su cancelación, debe inscribirse en la Cámara de Comercio, para lo cual se requiere que el documento que las contenga, esté suscrito y reconocido por el comprador y el vendedor.