Este documento habla sobre los conceptos fundamentales relacionados con el registro mercantil y la matrícula de personas naturales y jurídicas ante las cámaras de comercio en Colombia. Explica los requisitos para la matrícula de comerciantes individuales, empresas unipersonales, sociedades y la renovación anual de las matrículas. También define conceptos como registro mercantil, matrícula, personas naturales, jurídicas, sociedades y especifica los pasos para realizar cada trámite.

1. CODIGO DE COMERCIO CONCEPTO FUNDAMENTALES GRUPO CARBOZAMINTEGRANTESKATHY RESTREPOALEJANDRO MOLINA CARLOS VELARDECARLOS PEÑAELOIS VERA

2. REGITRO MERCANTILEs el registro que por disposición legal deben efectuar todas las personas naturales, sociedades comerciales y civiles, empresas unipersonales, establecimientos de comercio, sucursales o agencias, sucursales de sociedades extranjeras y empresas asociativas de trabajo, que ejerzan actividades comerciales.MATRICULALa matrícula hace pública la calidad de comerciante, en la medida que visualiza al comerciante frente a potenciales clientes que consulten el registro. Contiene información básica sobre los datos personales o empresariales y sobre la situación económica de las empresas legalmente constituidas.

3. PERSONAS NATURALESSon personas todos los individuos de especie humana, cualquiera que sea su edad, sexo, estirpe o condición. Toda persona natural que se ocupe profesionalmente en actividades reputadas por la ley como mercantiles debe matricularse en la Cámara de Comercio como comerciante.¿QUÉ PERSONAS NATURALES SE DEBEN MATRICULAR EN LA CÁMARA DE COMERCIO?Se deben matricular todas las personas naturales que realicen en forma permanente o habitual actividades mercantiles. Por ejemplo: quien compra y vende mercancías o tiene un establecimiento de comercio.

4. ¿CÓMO EFECTUAR LA MATRÍCULA?Ahora para matricularse en el Registro Mercantil debe diligenciar primero el Registro Único Tributario (RUT).De acuerdo con la nueva normatividad tributaria de la DIAN, La partir del 1 de febrero de 2005 para matricularse en el Registro Mercantil de la Cámara de Comercio de Cúcuta, deberá inscribirse previamente en el Registro Único Tributario (RUT) Entre http://www.dian.gov.co/ opción "Nuevo RUT". Entre a la opción "Nuevos Comerciantes que aún no cuentan con el NIT" y diligencie el formulario que allí aparece. Una vez diligenciado este formulario, deberá:Verificar que no exista un nombre o razón social igual o similar al establecimiento de comercio. Visite la página web http://www.rue.org.coAdquiera en las cajas de la Cámara de Comercio de Cúcuta, o en Centro de Atención de los Patios, el formulario para la matrícula de personas naturales.Diligencie el formulario indicando con veracidad los datos solicitados. Evite tachones y/o enmendaduras.Presente el formulario en cualquiera de las cajas de la Cámara de Comercio junto con la original de la Cédula. Para extranjeros presente cédula de extranjería o visa.Cancele el valor que le liquide el cajero con base en sus activos.

5. REQUISITOS DE LA MATRÍCULAPermite cumplir con los deberes del comerciante.El certificado expedido por la Cámara permite acreditar la condición de comerciante y la existencia y representación legal de las personas jurídicas.La matrícula es una fuente de información comercial a la cual pueden acudir quienes deseen conocer la actividad económica, referencias y solvencia económica del inscrito o matriculado.Es un requisito para la admisión a concordato preventivo de la persona natural.Facilita el proceso de inscripción en el registro de proponentes.Acredita al comerciante el cumplimiento de su deber legal de matricularse en la Cámara de Comercio de Cúcuta.Evita multas que puede imponer la Superintendencia de Industria y Comercio.¿ CADA CUANTO DEBE RENOVARSE LA MATRÍCULA?Entre los meses de enero a marzo de cada año debe renovarse la matrícula para obtener los beneficios que de ella se derivan y evitar sanciones legales

6. PERSONA JURÍDICASon sujetos diferentes a las personas naturales que por ficción jurídica están en capacidad de ejercer derechos, contraer obligaciones y ser representadas judicial y extrajudicialmente. Hay dos clases: Las personas jurídicas de derecho público como la nación y sus entidades descentralizadas.Las personas jurídicas de derecho privado como las compañías, fundaciones, asociaciones, corporaciones, cooperativas entre otras.¿QUE ES UNA EMPRESA UNIPERSONAL?Se entiende por Empresa Unipersonal aquella mediante la cual una persona natural o jurídica que reúna las calidades requeridas para ejercer el comercio, podrá destinar parte de sus activos para la realización de una o varias actividades de carácter comercial.

7. REQUISITOS PARA LA MATRICULAVerificar que no exista un nombre o razón social igual o similar al establecimiento de comercio. Visite la página web http://www.rue.org.coNombre, identificación, domicilio y dirección del empresario.Denominación o razón social, seguida de la expresión "Empresa Unipersonal" o de su sigla E.U. En caso de faltar ésta expresión el empresario responderá ilimitadamente.DomicilioNúmero de cuotas de igual valor nominal en que se dividirá el capital de la empresa. Forma de administración y facultades de sus administradores.Nombre y documento de identidad de los administradores.El término de duración, si éste no fuere indefinido. Enunciación clara y completa de las actividades principales, a menos que el empresario indique que la empresa podrá realizar cualquier acto lícito de comercio.Monto de capital haciendo una descripción pormenorizada de los bienes aportados con la estimación de su valor.Una vez obtenida la aprobación del nombre comercial debe presentar documento privado o escritura pública de constitución mediante la cual se expresará por lo menos:

8. ¿QUÉ ES UNA SOCIEDAD?Es un contrato o acuerdo que surge entre dos o más personas que se obligan a hacer un aporte en dinero, en trabajo o en otros bienes apreciables en dinero, para desarrollar una determinada actividad, con el fin de repartirse entre sí las utilidades obtenidas por la empresa. Una vez constituida la sociedad por escritura pública, se forma una persona jurídica independiente de sus asociados, la cual debe matricularse en la cámara de comercio con jurisdicción en el lugar pactado como domicilio social.

9. ¿CÓMO SE CONSTITUYE UNA SOCIEDAD?Toda sociedad se constituye por escritura pública, cualquiera que sea su objeto social y debe contener los siguientes requisitos: Nombres, apellidos, identificación y domicilio de los socios.Clase de sociedad que se constituye. Por ejemplo: sociedad anónima, sociedad limitada, sociedad en comandita simple, sociedad en comandita por acciones.Denominación o razón social de la persona jurídica que se constituye.Domicilio principal: la ciudad o municipio escogido para desarrollar la actividad de la sociedad. Si en el acto de constitución se establecen sucursales se debe indicar el municipio donde estarán ubicadas.Objeto social: una enunciación clara y completa de las actividades principales que realizará la sociedad.Vigencia o término de duración: debe ser precisa, por ejemplo. Hasta el día 30 de mayo del 2010.Capital social: se debe expresar el capital que se aporta y la forma en que está distribuido. En las sociedades anónimas y en comandita por acciones, el monto del capital autorizado, la parte del capital que se suscribe y se paga en el acto de constitución. En las sociedades limitadas, colectivas, o en comandita simple, se debe indicar el valor que cada uno aporta y el número de cuotas o partes de interés correspondiente.La forma de administración: establecer en forma clara y precisa la forma de administración de los negocios sociales, con indicación de las atribuciones y facultades de los representantes legales y administradores.Causales de disolución: enunciar las causales de la disolución anticipada de la sociedad.Epoca y forma de convocar la asamblea o la junta de socios a sesiones ordinarias y extraordinarias (es decir, la antelación, medio para realizar la convocatoria y la persona u órgano que puede convocar a los asociados).Facultades y obligaciones de los revisores fiscales si el cargo está previsto en la ley o en los estatutos.Nombramientos: el nombre, apellidos e identificación de los representantes legales, miembros de junta directiva, revisores fiscales, según el caso.Si se trata de una sociedad anónima o en comandita por acciones debe contener, adicionalmente, el nombramiento de la junta directiva y revisores fiscales, con indicación de su identificación. Cláusula compromisoria: sugerimos la siguiente redacción:“Toda controversia o diferencia relativa a este contrato y a su ejecución, liquidación o interpretación, se resolverá por un tribunal de arbitramento, que se sujetará al reglamento del Centro de Arbitraje y Conciliación de la Cámara de Comercio de Cúcuta, de acuerdo con las siguientes reglas: a. El tribunal está integrado por (número impar de árbitros), designados por la Cámara de Comercio de Cúcuta. b. El tribunal decidirá en: derecho o en equidad.Cúcuta

10. ¿CÓMO EFECTUAR EL REGISTRO DE LA ESCRITURA Y LA MATRÍCULA DE LA SOCIEDAD?Ahora para matricularse en el Registro Mercantil debe diligenciar primero el Registro Unico Tributario (RUT) De acuerdo con la nueva normatividad tributaria de la DIAN, La partir del 1 de febrero de 2005 para matricularse en el Registro Mercantil de la Cámara de Comercio de Cúcuta, deberá inscribirse previamente en el Registro Único Tributario (RUT) Entre http://www.dian.gov.co/ opción "Nuevo RUT". Entre a la opción "Nuevos Comerciantes que aún no cuentan con el NIT" y diligencie el formulario que allí aparece. Una vez diligenciado este formulario, deberá: 1. Verificar que no exista un nombre o razón social igual o similar al establecimiento de comercio. Visite la página web http://www.rue.org.co2. Elaborar la minuta de constitución y presentarla en la Notaria, con los siguientes datos básicos: Nombre, razón social, objeto social, clase de sociedad e identificación de los socios, nacionalidad, duración, domicilio, aportes de capital, representante legal, y facultades, distribución de utilidades, causales de disolución, entre otros. 3. Obtener escritura pública autenticada en la notaria (personas jurídicas). Empresas Unipersonal: Inscribir el documento privado ante el secretario de la Cámara de Comercio de Cúcuta o escritura pública ante notaria. 4. Matricular e inscribir la sociedad en el registro mercantil de la Cámara de Comercio, requisitos: Presentar copia de la escritura pública de la constitución de la sociedad. Diligencia formulario de matricula mercantil para establecimientos de Comercio (si lo tiene), sucursales y agencias comerciales, según caso. 5. Solicitar formulario adicional de registro para fines tributarios (NIT, Rut). Requisitos: Diligenciar formulario Documentos soportes exigidos por Cámara de Comercio para el registro, según el tipo de ente de que se trate. 6. Obtener Certificado de existencia y representacion legal. Tenga en cuenta que:Recuerde que para quedar formalizado ante la DIAN deberá obtener el certificado del RUT que expide la DIAN. A partir del 1o. de noviembre de 2005, el certificado RUT puede ser obtenido por primera vez en cualquier sede de la Cámara de Comercio. Si requiere copias adicionales deberán ser solicitadas directamente en la DIAN.

11. ¿QUE ES UN SOCIEDAD DE HECHO?Es una empresa de colaboración, en la que varios comerciantes realizan un aporte, para la explotación de una actividad comercial de la que esperan obtener utilidades. Este tipo de sociedad como no se constituye por Escritura Pública, no forma una persona jurídica distinta de los socios, ello traduce que las obligaciones que se adquieren se presumen contraídas o adquiridas a cargo o en favor de todos los asociados.

12. REQUISITOS PARA LA MATRICULAVerificar que no exista un nombre o razón social igual o similar al establecimiento de comercio. Visite la página web http://www.rue.org.coUna vez obtenga su respuesta a dicha solicitud, solicite en la ventanilla formulario de matrícula de persona natural para cada socio de la Sociedad de Hecho y otro para el establecimiento de comercio y la carta de apertura del establecimiento la cual debe ser firmada por todos los socios de hecho.Todos los socios deben presentarse personalmente en las ventanillas con:Los formularios diligenciadosCédula de CiudadaníaCarta en donde solicitan a la Cámara de Comercio dar matrícula a un nuevo establecimiento.Carta aprobada de la solicitud de estudio de nombre comercial.

13. ¿CUÁNDO SE DEBE REALIZAR LA MATRÍCULA MERCANTIL?La matrícula debe efectuarse dentro del mes siguiente a la fecha en la cual empezó a ejercer el comercio. ¿DÓNDE SE DEBE MATRICULAR?La persona natural debe presentar su solicitud de matrícula en la cámara de comercio con jurisdicción en el lugar donde se encuentre domiciliada. RENOVACIÓNPara obtener los beneficios que de la matrícula se derivan y no incurrir en sanciones legales, ésta debe renovarse todos los años dentro de los tres primeros meses y sin importar la fecha en que se haya efectuado.ÁRTICULO 33 DEL CÓDIGO DE COMERCIOEntre Enero y Marzo de cada año debe renovarse la matricula, para obtener los beneficios que de el derivan y evitar sanciones legales.

14. ¿PARA QUE SE DEBE RENOVAR LA MATRICULA MERCANTIL?Tienen como finalidad mantener actualizada su información comercial para su propio interés y el que de quienes negocian con su empresa. ¿QUE SE DEBE HACER PARA RENOVAR?Para la renovación de la matrícula se debe diligenciar el formulario Registro único empresarial correspondiente, presentarlo en cualquiera de nuestras sedes y cancelar los derechos respectivos. Recuerde que la información financiera debe corresponder al balance con corte a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior. INSCRIPCIÓNTiene por objeto darle publicidad a los actos que la ley determina y que sólo surte efectos frente a terceras personas, desde el momento de la inscripción. De este modo la ley garantiza que los terceros conozcan aquellos actos realizados por los comerciantes, en los cuales tengan algún interés.

15. MODIFICACIÓN DE LA INFORMACIÓN DE LA MATRÍCULACualquier modificación que afecte el contenido del formulario de matrícula o renovación, debe solicitarse por escrito en las ventanillas de atención al público de cualquiera de las sedes. Cuando la modificación se refiera a la información financiera, deberá diligenciarse un nuevo formulario que contenga el estado actualizado de estos datos, y además, acompañar certificación o balance suscrito por el contador de la sociedad o el revisor fiscal. La solicitud de modificación se presentará en cualquiera de nuestras sedes y si es del caso, se reajustará y cancelará el valor de la matrícula

16. ¿QUE ES LA INSCRIPCIÓN?Es una de las funciones de la Cámaras de Comercio a la cual se le denomina la inscripción o anotación de los diferentes actos u operaciones, libros y documentos que sean de carácter mercantil, o que afecten a la persona del comerciante, con el fin de darles publicidad y los efectos jurídicos que la ley señala.Dicha publicidad supone que cualquier persona podrá examinar los libros y archivos en que se lleva el registro, tomar anotaciones y obtener copias de los mismos. Así mismo, cualquier persona puede obtener prueba de la inscripción de un acto en el Registro Mercantil, mediante la solicitud del respectivo certificado a la Cámara de Comercio.CERTIFICADOSFunción primordial de las Cámaras de Comercio, delegada por la ley, es la expedición de certificados, los cuales constituyen la prueba por excelencia de toda inscripción en el registro mercantil.

17. CERTIFICADOS DE MATRÍCULA MERCANTILSe expiden respecto de los comerciantes, ya sean personas naturales o jurídicas. En el caso de las personas naturales, contienen la siguiente información:Nombre completo del comerciante y su identificaciónNúmero de matrícula mercantilDirecciónActividad económica que desempeñaSobre sus establecimientos: el nombre, matrícula, dirección, administradores y actividad económica de cada uno de ellos Información respecto de embargos, demandas y otras medidas cautelares.En el caso de las personas jurídicas:Nombre o razón socialNúmero de matrícula mercantilDirecciónSobre sus establecimientos: nombre, dirección, matrícula, administradores y actividad económica de cada uno de ellos. Certificados de existencia y representación legal.Se expiden respecto de las personas jurídicas inscritas en el registro mercantil: Sociedades civiles y comerciales, empresas unipersonales, empresas asociativas de trabajo. Contienen la siguiente información:Nombre o razón social.Número de matrícula.Referencia al documento de constitución, a su número y fecha de inscripción.Referencia de cada uno de los documentos contentivos de reformas estatutarias, así como de sus números y fechas de inscripción.Domicilio.Término de duración.Objeto.

18. Forma de administración y representación legalNombre e identificación de los administradores, representante legal y revisor fiscal, si lo hubiere.Composición del capital y su distribución (En las sociedades por acciones no se certifica la distribución accionaria).Información referente a demandas, embargos y otras medidas cautelares o gravámenes inscritos.Certificados de matrícula de sucursales o agencias.En este tipo de certificados incluimos la siguiente información:Nombre de la sociedad.Ciudad de domicilio principal.Una relación completa de los establecimientos matriculados en esta Cámara de Comercio, que comprenda lo siguiente:Nombre del establecimiento.Categoría (sucursal o agencia).Dirección, actividad económica.Valor comercial.Número de matrícula.Fecha de la última renovación de su matrícula.Dirección de notificaciones judiciales.Nombramientos.Poderes otorgados.Embargos.CERTIFICADOS ESPECIALES

19. CONVOCATORIASSon aquellos en los cuales se certifica sobre materias sujetas a registro mercantil y que no están comprendidas en ninguno de los certificados anteriormente enunciados. Por ejemplo, sobre un contrato de prenda, o sobre inscripciones de antiguos administradores de una sociedad, entre otros.Los certificados especiales se expiden por solicitud del interesado en la cual se especifiquen los aspectos que desea que contenga la certificación.

20. CERTIFICADOS DE OTRAS CÁMARAS DEL PAÍSEn cualquiera de nuestros puntos de atención, usted podrá solicitar certificados expedidos por las demás cámaras de comercio del país, para lo cual transmitiremos su solicitud a la Cámara correspondiente. El envío del certificado se efectúa, por regla general, mediante correo, de manera que a usted le será entregado, dentro del término de la distancia, en la oficina ante la cual elevó su solicitud.Como un servicio especial, usted podrá adquirir en 24 horas certificados expedidos por las Cámaras de Comercio de Bogotá, Medellín, Cali y Bucaramanga, los cuales llegan a nuestras oficinas a través de una red informática. Este servicio podrá ser solicitado en cualquiera de nuestros puntos de atención.Para obtener un certificado de otra cámara de comercio, usted deberá suministrarnos la siguiente información:Nombre completo del comerciante.Identificación del comerciante (NIT, cédula de ciudadanía, pasaporte, etc.), si la conoce.Número de matrícula del comerciante, si lo conoce.Cámara de Comercio en la cual está inscrito el comerciante.