Determinar la importancia de las historias laborales y la tipologia de documentos.

1. DESPEJANDO INCOGNITAS
YEIMY CAROLINA CASTILLO MENDEZ
EXPRESION ORAL Y ESCRITA
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVISTICA

2. DESPEJANDO INCOGNITAS
YEIMY CAROLINA CASTILLO MENDEZ
MARÍA ALEXANDRA LEÓN MARTÍNEZ
LICENCIADA EN EDUCACIÓN
EXPRESION ORAL Y ESCRITA
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVISTICA

3. La historia laboral es un documento que soporta el cumplimiento de la legislación laboral
de un país y refleja las políticas internas documentales de una compañía. Por tal razón,
establecer cómo se empezó a conformar la serie documental, qué criterios de
organización y conservación se establecieron bajo la aplicación de la legislación laboral y
archivística, enmarca la importancia de proteger los datos personales de los trabajadores
que están contenidos en las historias laborales. Lo anterior, se puede lograr a través de la
generación de un archivo.
Los archivos constituyen la garantía de la evolución jurídica, administrativa e histórica de
las entidades de un país, pues institucionalizan e integran los procesos que controlan el
cumplimiento de las funciones administrativas. Son considerados fuente primaria para la
investigación y conformación del patrimonio histórico documental facilitando así el ciclo
vital del documento.

4. OBJETIVO GENERAL
Dar a conocer la importancia de las historias laborales, determinando su organización y la
tipología de documentos que debe contener cada una de ellas.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
- Determinar la organización y el manejo de las historias laborales.
- Presentar la tipología documental que conforman la historia laboral.
- Aplicar la normatividad archivística en el modelo diseñado.

5. EN LAS SERIES HISTORIAS LABORALES SE RECOMIENDA TENER PRESENTE
PARA LOS TIEMPOS DE RETENCIÓN, QUE LA CONTABILIZACIÓN SE DEBE
TOMAR A PARTIR DEL RETIRO DE LOS FUNCIONARIOS DE LA VIDA LABORAL
O SEA QUE EN LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN DEBEN MANTENERSE MÍNIMO
EL TIEMPO DE VIGENCIA DEL VÍNCULO O DEL CONTRATO, Y LUEGO DE DOS
AÑOS DE RETIRADOS, SE RECOMIENDA 80 AÑOS DE RETENCIÓN EN LOS
ARCHIVOS CENTRALES, ESTO PREVÉ TODAS LAS POSIBLES RECLAMACIONES
DE LOS DERECHOS LABORALES, SOBRE TODO EN LO RELACIONADO CON
LOS RECONOCIMIENTOS DE PENSIONES, RELIQUIDACIONES, BONOS
PENSIÓNALES, CÁLCULOS ACTUARIALES, SUSTITUCIONES PENSIÓNALES,
ENTRE OTROS.
ES VITAL LA CONSERVACIÓN INTEGRAL DE LAS HISTORIAS LABORALES, POR
SU CARÁCTER GARANTISTA, PROBATORIO Y PERPETUADOR.
PARA EL PROPIO ESTADO ES DE GRAN VALOR SU CLARIDAD Y SEGURIDAD
QUE BRINDE EL SISTEMA ÚNICO DE INFORMACIÓN DE LOS SERVIDORES Y
EX SERVIDORES PÚBLICOS, PARA PODER SER EFICIENTE Y TRANSPARENTE
EL MANEJO DEL TALENTO HUMANO ESTATAL.
COMO CONTROL DE LEGALIDAD LO ES DE IGUAL IMPACTO, YA QUE SIRVE
DE CONTROL FRENTE A DOCUMENTOS FALSOS, DECISIONES
ADMINISTRATIVAS AFECTADAS DE VERACIDAD Y COMO FUENTE CONSULTA
HISTÓRICA ES BÁSICA PARA HISTORIADORES O GENEALOGISTAS, PUES
PUEDEN LLEGAR A SERVIR PARAR RECONSTRUIR LA HISTORIA DE UNA
PERSONA O FAMILIA.
¿ES VITAL LA CONSERVACIÓN DE UNA HISTORIA LABORAL PARA LA ADQUISICIÓN DE UNA PENSIÓN?

6. La historia laboral refleja la vida jurídica
administrativa de una persona a partir del
vínculo legal o reglamentario con una entidad. El
manejo de esta información debe ser conforme a
la ley. En la organización de las historias
laborales se hace necesario la aplicación de los
principios archivísticos y los lineamientos de la
ley general de archivos y específicamente la
circular 004 de 2003. Cobra importancia la
organización reglamentación sobre el uso y
acceso de consulta a las historias laborales, el
control de cada una de las mismas, con los
inventarios y la foliación debida de los
documentos que los conforman y la asignación de
una persona responsable de su custodia e
integridad, para la conservación de las historias
laborales, por su carácter garantista,
probatorio y Perpetuador.

7. Se transfiere la documentación
del Archivo Central o del Archivo
de Gestión que debe conservarse
permanentemente, dado el valor
que adquiere para la
investigación, la ciencia, la
cultura y administración de la
Memoria Institucional.

8. Atendiendo a los criterios establecidos por el Archivo General de la Nación, cada expediente
de historia laboral debe contener como mínimo los siguientes documentos, de acuerdo con
la forma de vinculación laboral en la entidad:
- Hoja de Vida
- Formato Único de Hoja de Vida de la Función Pública
- Soportes documentales de estudios y experiencia que
acrediten los requisitos del cargo
- Documentos de identificación (Cédula de Ciudadanía,
Libreta Militar y Tarjeta Profesional si se requiere)
- Pasado Judicial – Certificado de Antecedentes Penales
- Certificado de Antecedentes Fiscales
- Certificado de Antecedentes Disciplinarios
¿QUE DOCUMENTOS DEBEN REPOSAR EN UNA HISTORIA LABORAL?

9. -Certificado de aptitud laboral (examen
médico de ingreso y de retiro)
- Afiliaciones a: Régimen de salud (EPS),
pensión, cesantías, caja de compensación,
etc.
- Declaración de Bienes y Rentas
- Acto administrativo de nombramiento
- Oficio de notificación del nombramiento
- Oficio de aceptación del nombramiento en el
cargo
- Acta de posesión.

10. - Actos administrativos que señalen las situaciones administrativas
del funcionario: vacaciones, licencias, comisiones, reubicaciones,
encargos, permisos, ausencias temporales, inscripción en carrera
administrativa, pago de prestaciones, entre otros.
- Evaluación del Des, en cualquier momento cuando se presenten
cambios en su situación y al momento del retiro del servicio.
empeño.
- Acto administrativo de retiro o desvinculación del servidor de la
entidad, donde consten las razones del mismo: Supresión del cargo,
insubsistencia, destitución, aceptación de renuncia al cargo e
incorporación a otra entidad, etc.
- Informe de Gestión de Retiro.
- Declaración de bienes y rentas, la cual debe ser presentada por los
funcionarios al momento de vincularse con la Entidad, en forma
anual, a más tardar el 31 de marzo de cada vigencia

11. VIDEO 1

12. VIDEO 2

13. CONOCER BAJO QUE PARÁMETROS SE REALIZA LA CONSERVACIÓN TOTAL DE
UNA HISTORIA LABORAL.
CONOCER LOS DOCUMENTOS BÁSICOS QUE DEBE CONTENER CADA UNA.
SE ADQUIRIÓ CONOCIMIENTOS SOBRE LA IMPORTANCIA DE LA
ORGANIZACIÓN DE LAS HISTORIAS LABORALES Y LAS LEYES QUE AVALAN LOS
PROCEDIMIENTOS REALIZADOS.

14. • https://www.google.com.co/webhp?source=search_app&gws_rd=cr&ei=ya6oUuqCJMbdkQe3u
4DYDQ#q=%C2%BFES+VITAL+LA+CONSERVACI%C3%93N+DE+UNA+HISTORIA+LABORAL+
PARA+LA+ADQUISICI%C3%93N+DE+UNA+PENSI%C3%93N
• http://sigme.superservicios.gov.co/sigme-
calidad/CALIDAD/MAPA_DE_PROCESO/GESTION_TALENTO_HUMANO/DOCUMENTACION_AS
OCIADA/GH_I_001_ARCHIVO_Y_CUSTODIA_DE_HISTORIAS_LABORALES.pdf
• https://www.uis.edu.co/intranet/calidad/documentos/gestion_documental/GUIAS/GGD.03.pdf
• http://pqr.contraloriabogota.gov.co/intranet/contenido/Normatividad/Resoluciones/2009/RR_0
35%20-
%20Proceso%20Recursos%20Fisicos%20y%20Financiero/8015%20TRANSFERENCIAS%20DOC
UMENTALES/8015%20
• http://www.minminas.gov.co/minminas/downloads/UserFiles/File/Planeacion/SIGME%202014/
Gestion%20Documental/TH-I-
03%20INSTRUCTIVO%20MANEJO%20DE%20HISTORIAS%20LABORALES%20V03.pdf