Trabajo final gerencia de la comunicacion

Universidad Fermín Toro
Escuela de Comunicación Social
Gerencia de la Comunicación Social – SAIA C
DIAGNÓSTICO ORGANIZACIONAL
Nombre: Gabriela Gómez.
Cédula: 27.052.490
Profesor: Victor Villegas
Medellín, Marzo de 2019

ÍNDICE
TABLA DE CONTENIDO
Tabla de ilustraciones
Ilustración Nº1: Fachada del edificio principal Museo de Antioquia……………19
Ilustración Nº 2: Espacios internos del Museo de Antioquia………………19, 20
Ilustración Nº 3: Casa del Encuentro………………………………………………20
Ilustración Nº 4: Mapa del museo Piso 1…………………………………………..21
Tabla de gráficos
Gráfico Nº 1: Política Pública de la Mesa de los Museos………………………..25
Gráfico Nº 4: Medios Aliados del Museo de Antioquia…………………………..27
Tabla de anexos
Anexo Nº 1: Noticia de Memoria y Patrimonio de Medellín…………….......29, 30
Anexo Nº 2: Aliados Institucionales del Museo de Antioquia……………………31
Introducción…………………………………………………………………………..5
Primera Parte………………………………………………………………………….6
La
Organización…………………………………………………………………………...6
Reseña
Histórica…………………………………………………………………………….......6
Misión…………………………………………………………………………………...7
3

Visión……………………………………………………………………………………8
Valores………………………………………………………………………………….8
Objetivos
organizacionales……………………………………………………………………….8
Políticas
Comunicacionales…………………………………………………………………..…9
Organigrama
Funcional……………………………………………………………………………...13
Segunda Parte
Análisis de Características de la Organización…………………………………...14
Funciones……………………………………………………………………………..15
Fundamentos de la Administración………………………………………………...15
Técnicas de Diagnóstico…………………………………………………………….15
Teoría Administrativa………………………………………………………………...16
Cultura Corporativa Existente……………………………………………………....16
Tercera Parte…………………………………………………………………..
Conclusiones………………………………………………………………………….17
4

INTRODUCCIÓN
El presente trabajo final de la asignatura Gerencia de la Comunicación Social,
permite por una parte culminar su ciclo de estudios, y por otra, poner en
práctica los conocimientos adquiridos en los diversos temas que la componen,
mediante la visita estructurada al Museo de Antioquia de la Ciudad de Medellín
en el Departamento de Antioquia, Colombia.
5

PRIMERA PARTE
La Organización
El Museo de Antioquia es uno de los principales Museos del Departamento de
Antioquia ubicado en el centro histórico de la ciudad Colombiana de
Medellín. Se sitúa frente a la Plaza de las Esculturas, conocida popularmente
como Plaza Botero, a poca distancia de la estación del Metro “Parque Berrío”.
Alberga más de 5.000 piezas y colecciones con relevancia internacional, que
incluyen desde bienes integrantes del patrimonio arqueológico de la Nación,
hasta arte contemporáneo. Fue el primer Museo en ser fundado en el
departamento de Antioquia y el segundo en el país. Esta edificación de 14.500
m², con influencias del Art Decó americano, cuenta con salas para
proyecciones y conferencias, auditorio, biblioteca, librería, galería y talleres de
pintura.
Posee un espacio adicional, siendo La Casa del Encuentro, está destinada a
residencias artísticas, proyectos de arte contemporáneo, procesos pedagógicos
y exploratorios, al igual que la biblioteca especializada en arte, que impactan de
manera positiva en las dinámicas del lugar y en el desarrollo de las personas
que integran su entorno inmediato.
Reseña Histórica
El Museo de Antioquia fue fundado el 29 de noviembre de 1881 por el gobierno
del entonces Estado Soberano de Antioquia, con el nombre de Museo y
Biblioteca de Zea, en honor al botánico, prócer y diplomático Francisco Antonio
Zea. El Museo fue, junto con la Biblioteca del Soberano Estado de Antioquia,
6

los pilares de la educación y la cultura del departamento. Tuvo como
promotores de su creación al médico y geógrafo Manuel Uribe Ángel, al líder
cívico Antonio José “Ñito” Restrepo y al Coronel Martín Gómez.
Desde sus primeros años, el Museo de Zea ofreció exposiciones permanentes
a partir de las colecciones iniciales: reliquias históricas asociadas a
personalidades y eventos de la independencia, documentos manuscritos
oficiales, pinturas coloniales y elementos de historia natural. Se destacó el
fomento a la lectura, en la sección dedicada a la Biblioteca.
Hacía finales del siglo XIX, Las actividades museográficas comprendían desde
exposiciones, inventarios, clasificación y catalogación, conmemoraciones de
fechas patrias y actividades de promoción de lectura, aprovechando su
patrimonio bibliográfico. Las colecciones incluían piezas de historia nacional,
mineralogía y geología, algunos especímenes de historia natural, arqueología y
pintura.
En 1975 el artista Fernando Botero inicia sus donaciones al Museo, el cual
expone una gran colección de sus obras. Hacia finales de los noventa se
estableció en su nueva sede y se construyó la Plaza de las Esculturas, más
conocida como Plaza Botero.
Desde el 2010, el Museo, en alianza con la Alcaldía de Medellín, impulsa un
plan para la renovación urbana y la construcción del distrito cultural del centro
de la ciudad, mediante programas y proyectos como Museo 360.
Misión
Somos un Museo Contemporáneo de arte que inquieta y comunica, de
diferentes formas y de manera constante, crítica y éticamente, contenidos y
objetos de arte a todas las comunidades de su contexto, para impactar sobre
ellas.
Visión
7

En 2022, seremos un Museo sostenible, con liderazgo convergente, reconocido
como el Museo que somos e incidiendo en la transformación del centro de
Medellín desde nuestra misión.
Valores
o Valor de la colección.
o Valor de conexión.
o Valor educativo.
o Valor de la experiencia.
o Valor económico.
Objetivos Organizacionales
 Revisión crítica de la historia, con énfasis en diversidad, para darle voz a
los no incluidos.
 Revisión crítica de la noción de territorio.
 Fomento a la apropiación del arte.
 Compromiso constante con el presente.
 Conexión vital con su entorno en el centro de Medellín.
Plan Maestro
El Museo de Antioquia se planteó transformar el espacio que lo rodea, y la
zona del Centro de Medellín en la que se encuentra, en un distrito cultural para
la ciudad, siendo este uno de sus más importantes objetivos a largo plazo.
Este plan incluye la ampliación de la sede principal de la institución hacia la
parte trasera de su actual edificio. Con esto, el Museo tendrá más espacio para
exhibir su colección y realizar actividades culturales y educativas.
Además, de la mano de la Administración Municipal y Entidades Culturales del
departamento, se hará la intervención arquitectónica de varios sectores y
edificios para el rescate y aprovechamiento de esta zona.
Políticas Comunicacionales
8

La política de comunicaciones es un conjunto de lineamientos que han de
servir de referencia a las decisiones y actuaciones de los miembros de una
organización en cuanto a los procesos de comunicación se refiere.
Como toda política corporativa, crea criterios y marcos de actuación a ser
aplicados en todos sus niveles jerárquicos para convertirse en pautas de
comportamiento obligatorio que no son negociables.
La comunicación juega un papel fundamental en el desarrollo del Museo. Las
instituciones no pueden existir sin comunicación y para ésta se efectúe de
manera clara y eficiente, se desarrollan políticas, estrategias y planes
comunicacionales.
El desarrollo de una política comunicacional toma en consideración los
objetivos y las metas del Museo a corto, mediano y largo plazo, los cuales
deben estar actualizados a las exigencias de la temporada, la ciudad, las
actividades importantes y los visitantes.
La misión del Museo es muy raro que sufra modificaciones a lo largo del
tiempo pero nunca hay que descuidarla pues es el tronco vertebral por el cual
se mueve.
El alineamiento de estos aspectos define lo que se hace en términos generales
cada día, cada mes, cada año respecto a la visión que quieren alcanzar.
El museo como espacio de crecimiento personal, profesional e institucional
desarrolla diferentes políticas comunicacionales:
Comunicación interna
El desarrollo de un sistema de comunicación interna debe ser fiable y lo más
simple posible e involucrara a todo el personal de la institución. Si hay
problemas de comunicación, hay problemas dentro del Museo. La
comunicación está presente en todas partes.
Tipos de Comunicación
Comunicación interna
9

La comunicación en el personal puede desarrollarse de diferentes maneras y
por diferentes vías:
 Comunicación Informal es toda la comunicación no sistematizada,
muchas veces es implícita, se da de manera espontánea, cara a cara,
notas y también por dispositivos móviles.
 Comunicación Formal es la que más interesa, involucra memos,
reportes, manuales de procedimientos propios, mensajes, carteleras
internas, reuniones, mails internos, asignaciones, cronogramas,
circulares y otros.
Comunicación Externa
La comunicación externa está dirigida principalmente a cuatro sectores:
Visitantes:
La comunicación con el visitante puede desarrollarse de las siguientes
maneras:
 Folletería: en ellos se encuentra información de las exposiciones
presentes y futuras, talleres que se desarrollan en la institución y
actividades o eventos especiales de interés para el visitante. Se
encuentra principalmente dentro del museo y en otros museos o
instituciones culturales, como también en los principales hoteles e
instituciones educativas. Apunta a un público masivo, es de fácil
entendimiento, si es posible en dos idiomas, contiene un plano de la
ubicación del museo y principales líneas de transportes que se acerquen
al mismo.
 Carteleras: contienen entre otras cosas, un cronograma de las
actividades y exposiciones que se llevará a cabo en el museo y temas
de interés, reseñas históricas de artistas e información de piezas
importantes en exposición. Posibles circuitos vinculados con otros
museos de la zona o museos de la misma tipología, historia y alianzas
institucionales. 10

 Mailing: pueden desarrollarse en dos formas vía postal o vía correo
electrónico. La vía postal puede desarrollarse con acuerdos con correos
privados a cambio de publicidad en folleterías, catálogos o con cartelería
dentro de la institución. El correo electrónico, es el más utilizado por el
museo. En ambos casos pueden constituir el mailing con datos
aportados por los visitantes.
 Pagina Web: permite tener presencia en internet y llegar a nuevos
mercados con una audiencia global.
Los medios tradicionales y redes sociales
Para conseguir que los medios se interesen en la institución se desarrolla una
política específica para esto, estrechando vínculos con los responsables de
esas áreas en los diferentes medios. Las acciones que se pueden desarrollar
son para las diferentes actividades que se quiere promocionar.
Organismos Dependientes
Para los organismos de los cuales depende la Institución, es necesaria una
política comunicacional diferente al resto, pues son lo que otorgaran el
presupuesto de la institución. Sabemos que estos organismos se mueven el
ámbito político, así que la acción a desarrollarse será política. Por un lado
deberá figurar el nombre del organismo dependiente con sus autoridades en
toda folletería, catálogos, gacetillas de prensa y demás vías de comunicación
con el visitante o los medios que se generen en el museo. Así además de las
vías convencionales de comunicación que establece el organismo dependiente
(notas, informes, programación futura) habrá que involucrar a las autoridades
en todos los eventos que se organicen en el museo. Las invitaciones deberán
ser enviadas por correo y personalizadas. Se pedirá una confirmación de
asistencia para poder manejarse con los medios pues las figuras políticas
atraen a éstos. Si la institución es privada o dependientes de fundaciones se
desarrollan las políticas comunicaciones de la empresa responsable y si se
considera pertinente la comunicación la llevará a cabo el área de comunicación
de la empresa.
11

La comunicación con otros Museos
Esta comunicación se desarrollara e involucra a las redes de museos mediante
La Mesa de los Museos, el cual es un espacio de participación y coordinación
interinstitucional para la Gestión de la Política Pública de Entidades
Museales, establecida mediante el Acuerdo Municipal N° 14 de 2015 y, como
tal, define sus propias estrategias de trabajo, organización y operatividad, con
el apoyo de la Secretaría de Cultura Ciudadana.
Esta no es la primera estrategia de fortalecimiento para el sector de los museos
en la ciudad, pues ya se habían promovido espacios de articulación a través de
la Red de Museos de Antioquia (RMA), Nodo Medellín y Valle de Aburrá, en
cuyo espacio se pensaron acciones como el “Plan Padrino de Museos”, y
otras estrategias de formación, representación y comunicación del sector.
Sin embargo, con el ánimo de generar una mayor continuidad y plantear unas
estrategias de divulgación y apropiación más dinámicas e incluyentes, el
equipo de Memoria, Patrimonio y Archivo Histórico de la Secretaría de Cultura
Ciudadana respaldó la iniciativa de los museos de la ciudad que, en 2015 se
unieron para promover distintas acciones de manera articulada, con el fin de
formular una propuesta que respondiera de manera real a las necesidades de
los museos de la ciudad, y en especial, que apuntara a la formulación de una
política pública para la sostenibilidad de sus programas y proyectos culturales.
El sueño de la Política Pública de Entidades Museales se hizo realidad y la
Administración Municipal ratificó su intención de respaldar la labor de los
museos, entendiendo su importancia como depositarios de la memoria, las
expectativas e interpretaciones contemporáneas de la vida a través del arte, la
historia, la memoria, la naturaleza y las ciencias y, en especial, considerando
las responsabilidades que tienen los museos en el rescate, salvaguarda,
exhibición y divulgación del patrimonio cultural de la humanidad.
(Esta información se amplía en los Gráficos Nº 1, 2 y 3).
Organigrama Funcional
12

El organigrama de esta Institución Antioqueña se configura como un diagrama
donde se describe el funcionamiento jerárquico y funcional que define la
estructura administrativa.
A la cabeza de la organización existen tres divisiones que gerencian y
administran la institución, con cadenas de mando en cascada, siendo la
Asamblea General, La Junta Directiva y la Dirección General, de las cuales se
desprenden tres grandes departamentos de funcionamiento, siendo éstos
Estética y Patrimonio, Sostenibilidad y Soporte, teniendo delimitadas cada una
sus respectivas sub áreas con funciones y responsabilidades establecidas.
Esta información se observa seguidamente:
Organigrama Funcional del Museo de Antioquia.
Fuente: Museo de Antioquia
13

SEGUNDA PARTE
Análisis de Características de la Organización
El Museo de Antioquia es una Organización formal con años de trayectoria
dentro del departamento, funciona bajo un modelo organizacional de entorno,
ya que se enlazada con la Mesa de los Museos, con los diferentes aliados
institucionales y medios de comunicación que lo hacen un empresa de alto
prestigio y un referente del binomio cultura-educación no sólo dentro del
Departamento, sino en el país.
Dentro de su organización se observa una estructura matricial con tres líneas
de autoridad con parámetros gerenciales y corporativos, siendo la asamblea
general el más importante, ya que toma en consideración los jefes
departamentales y fuerzas vivas para la toma de decisiones en colectivo. En
sus espacios se da el encuentro, el diálogo, los saberes, la cultura, la
participación activa, mediante el fortalecimiento de las competencias
ciudadanas de convivencia, paz, participación, responsabilidad democrática y
pluralidad, identidad y valoración de la diversidad.
Evaluación de los Canales Formales e Informales de la comunicación
Esta institución maneja una excelente red formal e informal comunicacional
tanto de manera horizontal como vertical desde y hacia los diferentes
departamentos y gerencias, así como hacia el exterior con visitantes, los
medios tradicionales y redes sociales, organismos aliados y otros museos,
utilizando una gran variedad de elementos comunicativos.
14

Funciones de la Comunicación
Se pudo constatar que la comunicación cumple las cuatro funciones
específicas de control, motivación, expresión emocional e informativa desde lo
emocional, cognitivo y comunicativo por medio de espacios de convivencia y
reflexión, estructurados desde las herramientas de las diferentes prácticas
corporativas, haciendo esta sinergia, una institución exitosa.
Fundamentos de la Administración
El proceso de administración se refiere a planear, organizar la estructura de
órganos y cargos que componen el Museo de Antioquia, dirige, ejecuta,
controla y evalúa sus actividades de todos y cada uno de ellos.
La eficiencia de esta Institución cultural es producto de la suma de las
eficiencias de los trabajadores, y que ésta se pudo alcanzar mediante la
racionalidad, es decir la adecuación de los medios (órganos y cargos) a los
fines que se desean alcanzar.
La administración además de tener una función individual de coordinar, posee
la habilidad general para armonizar los esfuerzos individuales que se
encaminan al cumplimiento de las metas del grupo. Todos estos factores
determinan el funcionamiento exitoso los cuales se integran para mejorar el
desenvolvimiento, se conjugan de manera estructural para establecer
condiciones de funcionamientos corporativas y empresariales dentro del
Museo.
Técnicas de Diagnóstico
El Museo ha implementado evaluaciones diagnósticas del sistema de
comunicación y los diferentes canales, ya sea a nivel interpersonal, grupal,
departamental e interdepartamental para conocer su grado de productividad y
el trabajo en equipo.
15

Los métodos usados para recolectar esta información son: la observación, la
entrevista, el cuestionario, el análisis de las redes de comunicación, la
entrevista grupal y el análisis de opiniones.
Teoría Administrativa
El Museo funciona mediante una Teoría estructuralista, ya que la perspectiva
se ubica sobre la estructura organizacional, las personas y el ambiente. Tiene
un enfoque de la organización múltiple y globalizante, formal e informal. La
organización es considerada una unidad social grande y compleja por las
alianzas que posee. Se basa en un sistema abierto y utiliza un modelo natural.
Los trabajadores desempeñan roles dentro de niveles jerárquicos:
o Nivel técnico.
o Nivel gerencial.
o Nivel institucional.
o Nivel social.
Los objetivos organizacionales tratan de lograr un equilibrio entre los objetivos
organizacionales e individuales. Los incentivos son materiales y sociales.
Cultura Corporativa Existente
La cultura corporativa es determinante para el éxito mantenido del Museo, ya
que influye directamente en la actitud y rendimiento de sus empleados.
La cultura corporativa impulsa las creencias, los valores, las costumbres y las
prácticas de un grupo de personas que forman una organización. Transmiten a
los empleados un sentimiento de identidad que facilita la cohesión entre todos
los miembros de la compañía.
Una gran cultura corporativa enlaza a todos sus empleados y les hace ver que
son parte de un todo.
En el Museo resaltan dos tipos de trabajadores:
 Estrellas: que son los empleados capaces de cumplir con los objetivos
planteados de la forma adecuada, es decir, de acuerdo con la cultura
organizacional establecida. Son los empleados ideales.
16

 Potencias: sus formas y valores encajan con cultura corporativa, sin
embargo, necesitan mejorar su rendimiento con formación y apoyo, este
tipo de empleados se convertirán en estrellas.
Tercera Parte
Conclusiones
El Museo de Antioquia es una Institución que a través del tiempo ha practicado
de manera sostenida diversas políticas de funcionamiento interno y de alianzas
estratégicas con fuerzas vivas dentro de la Ciudad y el Departamento.
Se observa un ambiente laboral muy grato y profesional donde el grupo de
trabajo es unido, responsable y con sentido de pertenencia.
Valoran mucho el esfuerzo de las demás personas, teniendo en cuenta la
experiencia laboral de cada trabajador, capacitándolos en un espacio de
aprendizaje productivo, interesante y divertido, formando un equipo de trabajo
comprometido.
Las funciones de cada quien son muy claras, lo cual permite la fluidez en el
desarrollo de las actividades de cada una de las personas del equipo.
17

Ilustración Nº1
Fachada del edificio principal Museo de Antioquia
Fuente: Universes in Universe
Ilustración Nº 2:
Espacios internos del Museo de Antioquia
19

Fuentes: www.museodeantioquia.co
Ilustración Nº 3:
La Casa del Encuentro
Fuentes: www.museodeantioquia.co
20

Ilustración Nº 4
Mapa del museo Piso 1
Fuente: www.museodeantioquia.co
21

Ilustración Nº 5:
22

Ilustración Nº 6:
23

Gráfico Nº 1:
Política Pública de la Mesa de los Museos
25

Gráfico Nº 2:
Gráfico Nº 3:
26

Gráfico Nº 4:
Medios Aliados del Museo de Antioquia
27

Anexo Nº 1
Noticia de la Revista Memoria y Patrimonio de Medellín
Medellín Será La Sede De La VII Mesa Nacional De Museos
MUSEOS DE MEDELLÍN.
La apertura de la VII Mesa Nacional de Museos contará con la asistencia de Lina
Botero Villa, secretaria de Cultura Ciudadana de Medellín; Daniel Castro Benítez,
director del Museo Nacional de Colombia; y Juan Carlos Cipagauta, Coordinador del
Programa Fortalecimiento de Museos.
Los días 30 y 31 de octubre de 2018, se realizará en Medellín la VII Mesa Nacional de
Museos, evento que este año tiene como tema central Museos para un nuevo país. La
Mesa busca establecer un diálogo presencial con los representantes del sector para
identificar acciones comunes, recibir retroalimentación sobre la actividad del Programa
de Fortalecimiento de Museos (PFM) y construir estrategias de mejora para el sector
museístico de Colombia.
Para Medellín este encuentro es muy importante, porque ayuda a la continuidad y
sostenibilidad de la Política Pública de Museos que tiene la ciudad desde el 2015. Se
trata de una oportunidad para que la ciudad, desde su experiencia, aporte a la
consolidación e implementación de la Política Nacional de Museos, reconociendo
también que este VII encuentro de la Mesa Nacional de Museos ayuda, sin duda alguna,
a que el trabajo que estamos haciendo en Medellín se siga fortaleciendo desde el
intercambio de experiencias con museos de otras regiones del país. Además, estos
encuentros ayudan a poner en evidencia la transformación de los museos en los últimos
años como espacios a los cuales la ciudadanía acude para vivir experiencias a partir de
encuentros con el arte”, asegura Lina Botero Villa, secretaria de Cultura Ciudadana
de Medellín.
En el evento se realizarán jornadas de diálogo sobre memoria, museos y comunidad.
Además, se presentará la Política Nacional de Museos y se propondrán talleres que
buscan implementarla en los territorios.
29

“Es gratificante que podamos realizar las jornadas de trabajo ‘en vivo y en directo’ y
reencontrarnos con los colegas de todas partes del país para compartir sobre nuestras
actividades y objetivos comunes, que en este caso se materializarán con la propuesta de
documento de Política para el sector de los museos que hemos venido construyendo en
los últimos años”, sostuvo Daniel Castro Benítez, Director del Museo Nacional de
Colombia.
El segundo día se reunirá el Consejo Nacional de Museos, espacio en el que se
encontrarán los delegados y representantes de las distintas redes temáticas y territoriales
de museos, y se acordarán los compromisos asumidos por los diferentes actores para la
implementación de la Política Nacional de Museos en las regiones. De esta manera, se
reafirma el papel del Consejo Nacional de Museos como principal mecanismo de
organización, participación y validación del sector museístico del país”, explicó Juan
Carlos Cipagauta, coordinador del Programa Fortalecimiento de Museos.
En los diálogos y jornadas de trabajo de la VII Mesa Nacional de Museos participarán
los delegados de las redes departamentales de museos e invitados especiales como
Gloria Ramírez, integrante del Salón del Nunca Más de Granada (Antioquia); José
Nevardo García, del Museo Histórico de El Peñol (Antioquia); y Américo Castilla,
Presidente y Fundador de la Fundación TYPA, y asesor del Ministerio de Patrimonio de
Argentina.
30

Anexo Nº 2: Aliados Institucionales del Museo de Antioquia
 Red de Escuelas de Música.
 Anilla Cultural Latinoamerica-Europa.
 Programa Buen Comienzo.
 Corporación Región.
 Comité Intergremial de Antioquia.
 Despacho de la Primera Dama de Medellín.
 Fenalco Antioquia.
 Museo Casa de la Memoria.
 Mesa de Museos de Medellín.
 Emisora Cámara de Comercio.
 Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia.
 Fundación Ferrocarril de Antioquia.
 Medellín Convention Bureau.
 Orquesta Filarmónica de Medellín.
 Coopebombas.
 Sociedad de Mejoras Públicas.
 Procolombia.
 Universidad Eafit.
 Biblioteca Pública Piloto.
 Cooperativa Financiera Confíar.
 Grupo Atlas.
 Cámara de Comercio de Medellín para Antioquia.
 Melborp
 Parque Comercial El Tesoro.
31

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